User Manual Finance Operation PT PERTAMINA GAS

(1)

2018

User Manual

Finance Operation

PT PERTAMINA GAS

(2)

2 | P a g e

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ...2

I. Halaman Utama Aplikasi...3

1. User Sender and Reciever Pengalihan Anggaran Operasi ...5

(3)

3 | P a g e

I. Halaman Utama Aplikasi

Aplikasi Finance Operation dapat diakses menggunakan Internet Explorer/Google Chrome/Mozzila Firefox yaitu dengan cara menuliskan langsung alamat aplikasi

http://ptmkpwebapp04.pertamina.com/financeoperation/. Untuk server latihan dapat mengakses alamat http://172.20.0.48/financeoperation. Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:

Halaman Sign In Aplikasi Finance Operation

Untuk dapat mengakses Aplikasi Finance Operation, ketikkan User Name, Password dan pilih Company Code kemudian klik tombol ‘Log In’. Setelah itu akan tampil halaman sebagai berikut :

(4)

4 | P a g e Halaman di atas adalah halaman utama aplikasi “Finance Operartion”, yang didalamnya terdapat beberapa menu, diantaranya :

1. Budgeting

1.1 Create Request 1.2 List Request

1.3 List Request Finance 2. Master

2.1 Maintain Hirarky Pengalihan Anggaran 2.2 Maintain Cost Element Exluded 3. Report

3.1 Report Budgeting User 3.2 Report SALR

3.3 List Cost Element SAP

1. Budgeting

1.1 Create Request

Tampilan pilihan menu Budgeting pada halaman utama aplikasi Finance Operation

(5)

5 | P a g e

Tampilan pilihan Menu Budgeting bagian Create Request pada aplikasi Finance

Operation

Ketika link Create Request di klik, maka akan muncul tampilan halaman seperti

(6)

6 | P a g e

Tampilan halaman Create Request Budgeting

Jika scroll pada tabel di geser ke kanan, maka terlihat bahwa tabel terbagi dua bagian utama, yaitu bagian Reciever dan Sender.

(7)

7 | P a g e Bagian Receiver pada tabel adalah kolom untuk mengisi informasi mengenai pihak yang melakukan permintaan pengalihan anggaran operasional.

Tampilan halaman Create Request Tabel Bagian Sender

Sedangkan bagian Sender pada tabel adalah kolom untuk mengisi informasi mengenai pihak yang menerima permintaan pengalihan anggaran operasional.

Pada prinsipnya, pengisian kolom bagian Reciever dan Sender adalah sama. Ada kolom-kolom yang wajib diisi seperti Cost Center, Cost Element, Category, Plant, UOM, Unit Price, Description, Justifikasi, serta Volume Pembelanjaan dan untuk kolom selain yang di sebutkan sebelumnya bersifat opsional.

Dalam pengisian Form Halaman Create Request, ada 4 jenis case yang dimungkinkan, yaitu :

1. Kode Cost Center Sender sama dengan Kode Cost Center Reciever, Kode

Cost Element Sender berbeda dengan Kode Cost Element Reciever,

(8)

8 | P a g e

Kode pada Reciever

Kode pada Sender

2. Transfer Budget Cost Element Special Untuk mengalihkan Cost Center tertentu dengan GL/ Cost Element yang khusus. Apabila terjadi pengalihan seperti ini maka request pengalihan akan langsung diterima keuangan tanpa approval sender maupun receiver.

(9)

9 | P a g e

3. Transfer Budget Beda Direktorat/VP Kode Cost Center Sender berbeda dengan

Cost Center Reciever, Pengalihan yang membutuhkan approval dari Cost Center

tertinggi baik dari Sender atau

Receiver.

(10)

10 | P a g e

4. Cost Center atasan mengalihkan Cost Center anggota (Cost Center atasan dapat mengalihkan Cost Center yang dibawahnya)

Ketik salah satu dari data Cost Center tersebut. Hal yang sama juga dilakukan pada saat pengisian Cost Element.

Proses pengisian tabel bagian Sender sama dengan proses pengisian tabel bagian Reciever. Jika semua textbox telah diisi, klik tombol ‘Add New Row’ untuk menambah baris tabel yang baru jika permintaan pengalihan anggaran lebih dari satu, atau klik tombol ‘Check’ jika ingin memastikan apakah data yang dimasukkan sudah benar atau belum, klik tombol ‘Save’ untuk melakukan proses penyimpanan

(11)

11 | P a g e data, klik tombol ‘Edit’ kika ingin mengubah data yang telah tersimpan, klik tombol ‘Delete’ jika ingin menghapus data, atau klik tombol ‘Upload From Excel’ jika ingin menambahkan data dari dokumen Excel.

Jika proses setelah salah satu tombol aksi di klik, maka akan muncul informasi di bagian atas halaman Form Request seperti di bawah ini :

Tampilan Tabel Bagian Reciever setelah melakukan ‘Check’

Tampilan Tabel Bagian Sender setelah melakukan ‘Check’

Pada bagian ini, User harus memperhatikan kolom yang di centang ( ) karena itu sangat menentukan proses yang akan dilakukan selanjutnya. Jika Kolom ‘Need

Approval’ ditandai (terjadi pada Case 3), maka system akan secara otomatis

(12)

12 | P a g e kemudian memilih siapa pejabat di Cost Center tersebut ketika meng klik tombol CHECK. Ketika request di SAVE maka system akan mengirimkan email notifikasi untuk mengingatkan agar pejabat terkait login ke aplikasi ini untuk mengapprove request tersebut. Pejabat terkait harus Login dan melakukan ’Approve’. Jika kolom

‘Cost Element Special’ ditandai (terjadi pada Case 2), maka Cost Element tersebut

termasuk Kategori Spesial dan tidak memerlukan Approve. Dan jika kolom ‘Need

Approval’ dan ‘Cost Element Special’ tidak ditandai (terjadi pada Case 1 dan Case 4), maka tidak perlu dilakukan approve dan permintaan akan langsung masuk ke

Bagian Keuangan menunggu untuk di Approve oleh Bagian Keuangan.

Tampilan halaman Create Request setelah melakukan ‘Save’

Informasi ‘Save’ Berhasil

(13)

13 | P a g e

Tampilan halaman Create Request setelah melakukan ‘Update’

Tampilan halaman Create Request setelah melakukan ‘Delete’

1.2 List Request

Informasi ‘Update’ Berhasil

Informasi ‘Delete’ Berhasil

(14)

14 | P a g e

Tampilan pilihan List Request pada Sub Menu User Sender and Reciever

Pengalihan Anggaran Operasional

Ketika link Link Request di klik, maka akan muncul tampilan halaman seperti di bawah ini :

Tampilan halaman List Request pada Sub Menu User Sender and Reciever

Pengalihan Anggaran Operasional

Pada halaman List Request, terdapat tabel yang berisi daftar permintaan pengalihan anggaran yang telah dilakukan. Di bagian atas terdapat beberapa kriteria untuk memudahkan melakukan pencarian data, caranya isi textbox sesuai dengan kriteria data yang ingin di cari, kemudian klik tombol ‘Search’, maka data yang sesuai dengan kriteria yang dipilih akan muncul di tabel.

(15)

15 | P a g e Ada terdapat dua tabel pada halaman List Request, yaitu tabel daftar Sender dan tabel daftar Reciever. Namun tabel yang di tampilkan hanya salah satunya saja, berdasarkan otorisasi Login User sebagai Sender atau Reciever. Jika Login User sebagai Sender, maka tabel yang ditampilkan adalah tabel daftar Sender dan jika

Login User sebagai Reciever, maka tabel yang ditampilkan adalah tabel daftar

Reciever.

Untuk melanjutkan proses permintaan pengalihan anggaran ke Bagian Keuangan, data permintaan yang telah tersimpan sebelumnya harus di approve terlebih dahulu oleh kedua pihak Sender dan Reciever, caranya adalah dengan meng-klik link ‘Kode Request’ yang ingin di approve. Permintaan baru bisa masuk ke Bagian Keuangan apabila kedua pihak telah melakukan approve. Setelah link ‘Kode Request’ di klik, maka akan tampil halaman seperti di bawah ini :

Halaman Form Request untuk melakukan Approve Data oleh Reciever dan Sender Pada halaman ini User memastikan lagi data request yang telah di isi sebelum melakukan Approve data. Klik tombol ‘Add New Row’ untuk menambah baris tabel yang baru jika ada penambahan permintaan pengalihan anggaran, klik tombol ‘Check’ jika ingin memastikan apakah data yang dimasukkan sudah benar atau belum, klik tombol ‘Edit’ jika ingin mengubah data yang telah tersimpan, klik tombol

(16)

16 | P a g e ‘Delete’ jika ingin menghapus data, dan klik tombol ‘Approve’ jika data telah dipastikan benar dan siap untuk diteruskan ke Bagian Keuangan.

Apabila pada saat melakukan Approve data namun masih ada data yang tidak benar, maka di atas halaman akan muncul pesan sebagai berikut :

Dan apabila Approve berhasil, maka akan muncul pesan sebagai berikut :

1.3 List Request Finance

Untuk dapat mengakses List Request Finance, pilih menu Budgeting pada halaman utama :

Tampilan pilihan List Request pada Sub Menu Finance Processor Pengalihan

Anggaran Operasional

Informasi untuk memeriksa kembali data yang telah diisi sebelumnya

Informasi bahwa Approve data berhasil dilakukan

(17)

17 | P a g e Jika link List Request pada Sub Menu Finance Processor Pengalihan Anggaran

Operasional di klik, maka akan tampil halaman sebagai berikut :

Halaman List Request pada Sub Menu Finance Processor Pengalihan Anggaran

Operasional

Pada halaman List Request, terdapat tabel yang berisi daftar permintaan pengalihan anggaran operasional yang telah di approve oleh Reciever dan Sender. Di bagian atas terdapat beberapa kriteria untuk memudahkan melakukan pencarian data, caranya isi

textbox sesuai dengan kriteria data yang ingin di cari, kemudian klik tombol ‘Search’,

maka data yang sesuai dengan kriteria yang dipilih akan muncul di tabel.

Untuk menyetujui permintaan pengalihan anggaran operasional yang telah di

approve oleh Reciever dan Sender, Bagian Keuangan juga harus melakukan Approve

data permintaan tersebut ke SAP, caranya adalah dengan meng-klik link ‘Kode Request’ yang akan di approve yang terdapat pada tabel daftar request. Setelah link ‘Kode Request’ di klik, maka akan tampil halaman seperti di bawah ini :

(18)

18 | P a g e

Halaman Form Request untuk melakukan Posting Data oleh Bagian Keuangan Pada halaman ini Bagian Keuangan memastikan lagi data request yang telah di isi sebelum melakukan Posting data ke SAP, klik tombol ‘Check’ jika ingin memastikan apakah data yang dimasukkan sudah benar atau belum, dan klik tombol ‘Posting’ jika data telah dipastikan benar dan siap untuk diproses di SAP.

Kasus – kasus untuk latihan yang dapat digunakan dalam aplikasi ini :

Cost Center sama Cost Element berbeda :

No _Kegiatan Langkah-Langkah

1. Login sebagai Requestor atau Receiver  Buka halaman :

http://172.20.0.48/fi nanceoperation Logi n sebagai Manager Legal  Masukkan User ID : supriyadi

(19)

19 | P a g e

No _Kegiatan Langkah-Langkah

2. Menu Create Request  Klik Menu Create Request

3. Form ha laman Create Request untuk Receiver

a ta u Requestor

Case I : Cost Center sama Cost Element Berbeda

 Masukan Data Test untuk Receiver sbb : Cos t Center : E0102001

Cos t El ement : 6001008100 Ca tegory : V

Res orce : Pl a nt : UOM : MON Uni t Pri ce: 1000000 Des cription : test Jus ti fikasi : test

Vol ume Pembelanjaan Receiver pada Ja nuari :

February : Ma ret : Apri l :

(20)

20 | P a g e No _Kegiatan Langkah-Langkah Mei : Juni : Jul i : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember : SENDER

Cos t Center : E0102001 Cos t El ement : 6001008110 Ca tegory : V

Vol ume Pembelanjaan Sender pada Ja nuari : February : Ma ret : Apri l : Mei : Juni :

(21)

21 | P a g e No _Kegiatan Langkah-Langkah Jul i : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember :  Klik tombol “CHECK”  Klik tombol “SAVE”  Logout

4 Login sebagain keuangan  Buka halaman :

http://172.20.0.48/fi nanceoperation  Masukkan User ID : finance.phe

Pa s sword : pertamina 5

Li s t Request untuk di approve oleh Keuangan

 Klik menu Finance Operation Pengalihan Anggaran Operasi

-> List Request

6 Display Request Keuangan  Klik No Request ID

5. Mengecek Budget  Klik tombol “CHECK”

6. Mentransfer Budget  Klik Tombol “POST”

Transfer Budget Cost Element Special

1 Logi n sebagai Requestor atau Receiver  Buka halaman :

http://172.20.0.48/fi nanceoperation  Masukkan User ID : ignatius.wibowo

(22)

22 | P a g e

2. Menu Crea te Request  Klik Menu Create Request

3. Form ha laman Create Request untuk Receiver

a ta u Requestor

Cos t El ement : 6001006100 (GL Khus us Pa yroll) Ca tegory : V Res orce : Ma ret : Apri l : Mei : Juni : Jul i : Pl a nt : CH00 UOM : MON Uni t Pri ce: 1000000 Des cription : test Jus ti fikasi : test

Vol ume Pembelanjaan Receiver pada Ja nuari : February : Ma ret : Apri l : Mei : Juni :

(23)

23 | P a g e Jul i : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember : SENDER

Res orce : Pl a nt : CH00 UOM : MON Uni t Pri ce: 1000000 Des cription : test Jus ti fikasi : test

Vol ume Pembelanjaan Sender pada Juni : Jul i : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember :  Klik tombol “CHECK”  Klik tombol “SAVE”  Logout

(24)

24 | P a g e

4. Mengecek Budget  Klik tombol “CHECK”

 Muncul Message Type “E” baik di sisi Sender maupun Receiver Muncul Pesan “Error” di kolom Message Text baik Sender ma upun recei vernya seperti gambar dibawah i ni

 Request tidak dapat dilanjutkan karena hanya uid yg mempunyai Cos t Center E0401001 yg da pat mengalihkan Cost El ement 6001006100

Case 3. Transfer Budget Beda Cost Center (VP prest pendanaan dan pembedaharaan ke VP

Kontroler)

1 Logi n sebagai manager 1 yg memi liki cost center E0403001

 Buka halaman :

http://172.20.0.48/fi nanceoperation  Masukkan User ID : fauzi

Pa s sword : pertamina

2 Menu Crea te Request  Klik Menu Create Request

3 Form ha laman Create Request untuk Receiver

a ta u Requestor

(25)

25 | P a g e Pl a nt : CH00

UOM : MON Uni t Pri ce: 1000000 Des cription : test Jus ti fikasi : test

Vol ume Pembelanjaan Receiver pada Ja nuari : February : Ma ret : Apri l : Mei : Juni : Jul i : Agus tus : 1 September : Oktober : November : Des ember : SENDER

Res orce : Pl a nt : CH00 UOM : MON Uni t Pri ce: 1000000

(26)

26 | P a g e Des cription : test

Jus ti fikasi : test

Vol ume Pembelanjaan Sender pada Ja nuari : February : Ma ret : Apri l : Mei : Juni : Jul i : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember :  Klik tombol “CHECK”  Klik tombol “SAVE” 4 Logi n sebagai Cost Center Receiver untuk

mengaprove request

 Buka halaman :

http://172.20.0.48/fi nanceoperation

Ma s ukkan User ID : a ri .marsudi Pa s sword : pertamina

5 Li s t Request untuk di approve oleh Sender Cost Center a tasan

 Klik menu Finance Operation User Sender and Receiver Penga lihan Anggaran Operasi -> Li st Request

6 Di s play Request Sender  Klik No Request ID

7 Check Budget  Klik Tombol CHECK

(27)

27 | P a g e

9 Logi n sebagai Keuangan  Buka halaman :

10 Li s t Request untuk di posting oleh Finance  Klik menu Finance Processor Pengalihan Anggaran

Opera si PHE -> List Request

11 Di s play Request Receiver  Klik No Request ID

12 Check Budget  Klik Tombol CHECK

13 Pos t Budget  Klik Tombol Approve

Cost Center Atasan Mengalihkan Cost Center anak buahnya

1 Logi n sebagai dirut PHE yg memiliki Cos t Center E0001001

 Buka halaman :

http://172.20.0.48/fi nanceoperation  Masukkan User ID : ignatius.wibowo

2 Form ha laman Create Request untuk Receiver

a ta u Requestor

(28)

28 | P a g e Vol ume Pembelanjaan Receiver pada

Ja nuari : February : Ma ret : Apri l : Mei : Juni : Juli : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember : SENDER

Vol ume Pembelanjaan Sender pada Ja nuari :

(29)

29 | P a g e Ma ret : Apri l : Mei : Juni : Jul i : Agus tus :1 September : Oktober : November : Des ember :  Klik tombol “CHECK”  Klik tombol “SAVE”  Logout

3 Logi n sebagai Keuangan  Buka halaman :

4 Check Budget  Klik tombol CHECK

5 Pos t Budget  Klik tombol POST

2. Master

2.1 Maintain Hirarky Pengalihan Anggaran

Seringkali struktur organisasi di Pertamina mengalami perubahan setiap tahunnya, oleh karena itu maka agar web Finance Operation mengikuti struktur organisasi terbaru, maka untuk mengelola struktur organisasi tersebut dapat menggunakan halaman Maintain Hirarky Pengalihan Anggaran.

(30)

30 | P a g e Langkah – langkah Maintain Hirarky Pengalihan Anggaran

1. Pilih metode Insert, Update atau Delete Hirarky 2. Pilih Company Code yang ingin di maintain

3. Jika ingin mengupload menggunakan Excel silahkan download templatenya 4. Masukan Hirarky berdasarkan urutan dari yang paling kecil ke yang paling besar

misal :

No _CenterCost _{Center 1}Cost _{Center 2}Cost _{Center 3}Cost _{Center 4}Cost

1 A0000001 A1501001

2 A0000002 A0000001 A1501001

3 A0001001 A0000001 A1501001

4 A0001002 A0001001 A0000001 A1501001

5 A0001003 A0002010 A0002001 A0000001 A1501001

6 A0001004 A0001001 A0000001 A1501001

5. Jika ada GL Khusus dapat di masukan sekaligus atau menyusul di transaksi berikutnya (disarankan jika hirarky yang ingin diinput banyak maka transaksi selanjutnya dapat diinput menyusul)

(31)

31 | P a g e Jika ingin memasukan seluruh Cost Element yang mengandung kata 6002 dapat memasukan seperti dibawah ini :

6. Klik tombol untuk menyimpan

2.2 Maintain Cost Element Exluded