PENERAPAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI pdf

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Akta kelahiran merupakan bentuk identitas bagi setiap anak yang menjadi bagian yang

tidak terpisahkan dari hak sipil dan politik warga negara. Hak atas identitas merupakan

bentuk pengakuan negara terhadap keberadaan seseorang di depan hukum. Hak identitas bagi

seorang anak dinyatakan tegas dalam Undang-undang pasal 5 No. 23 tahun 2002 yang

menyebutkan bahwa “setiap anak berhak atas suatu nama sebagai identitas diri dan status kewarganegaraan”. Sejalan dengan itu maka penerbitan akta kelahiran sebagai sub pilar dari adminstrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya, agar dapat memberikan

manfaat dalam perbaikan Pemerintahan dan pembangunan, dimana pengelolaan data

administrasi penduduk merupakan tanggung jawab Pemerintahan Kabupaten/Kota, dalam

pelaksanaanya diawali dari RT/RW/Kelurahan dan Kecamatan selaku ujung tombak

pendaftaran penduduk. Sistem informasi kependudukan telah banyak dikembangkan oleh

Pemerintah untuk mendukung pelayanan terhadap masyarakat, salah satu media yang

dimanfaatkan oleh Pemerintah adalah media teknologi informasi. Media ini banyak

dimanfaatkan oleh Pemerintah sehingga terbentuklah sebuah konsep elektronik government

(e-government) yang telah di rancangan untuk mendukung sistem informasi Pemerintahan, termasuk di dalamnya menyangkut sistem administrasi kependudukan. Manfaat diterapkanya

e-government pada setiap lapisan adalah meningkatkan fungsi pelayanan publik serta meningkatkan kinerja sumber daya manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan

efektifitas kerja dari Pemerintah Kabupaten/Kota. Dengan demikian informasi yang

dihasilkan akan menjadi lebih lengkap, cepat dan akurat dengan biaya yang lebih efisien

dalam pengelolaan data dan pencarian data/informasi.

Pemerintahan daerah yang mempunyai admistrasi kependudukan salah satunya adalah

Kota Batu, dimana sistem administrasinya ini sering melibatkan banyak masyarakat yang

memerlukan pelayanan admistrasi yang baik. Terdapat beberapa pelayanan administrasi

kependudukan yang dilayani oleh Pemerintah Kota Batu diantaranya adalah administrasi

kartu tanda penduduk, kartu keluarga, surat keterangan pindah kependudukan, akta

kelahiran, surat kematian dan lain sebagainya.

(2)

Sipil, khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan,

pelaksanaan dan pengendalian. Sistem tersebut diberi nama Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan (SIAK).

1.2.Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka munculah sebuah

identifikasi masalah yang didapatkan yaitu sebagai berikut :

1.2.1. Apa yang melatarbelakangi dibuatnya Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan (SIAK) ?

1.2.2. Bagaimana tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran?

1.2.3. Apa Standart Operational Procedure (SOP) dalam pembuatan akta kelahiran? 1.2.4. Apa kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan

(SIAK)?

1.2.5. Bagaimana alur pembuatan akta kelahiran yang direkomendasikan?

1.3.Tujuan

1.3.1. Mengetahui latar belakang dibuatnya Sistem Informasi Administrasi

1.3.2. Mengetahui tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran.

1.3.3. Mengetahui Standart Operational Procedure (SOP) dari pembuatan akta kelahiran.

1.3.4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi

(3)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Definisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan (SIAK) berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran

Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta

pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.

. Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam Negri (Depdagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 TentangAdministrasi Kependudukan, Pengelolaan SIAK bertujuan:

a. Meningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;

b. menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses;

c. mewujudkan pertukaran data secara sistemik melalui sistem pengenal tunggal, dengan tetap menjamin kerahasiaan.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain:

a. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

b. Penerbitan NIK Nasional.

c. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik lainnya.

d. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka perencanaan pembangunan dan pelaksanaan programpemerintah.

2.2.Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan kantor pemerintah yang menyediakan

pelayanan masyarakat seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Akta

(4)

pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran dan Surat Keterangan Kematian. Dinas Kependudukan

dan Catatan Sipil mengharapkan dengan adanya software khusus ini dapat mempermudah

penduduk dalam proses pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran, dan Surat Keterangan

Kematian dengan hanya 1 kali mengisi formulir saja selanjutnya system yang akan mencatat

dan memberikan output yang dibutuhkan oleh setiap proses yang akan dibuat.

2.3.Akta kelahiran

Akta Kelahiran merupakan dokumen/data penting yang dikumpulkan dalam pelaksanaan

pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang dalam pendaftaran register akta

pencatatan sipil, yang mendapat pengakuan negara atas status keperdataan seseorang. Akta

kelahiran mempunyai kepastian hukum, ketentraman, ketertipan, ketersediaannya data

penduduk yang akurat. Persyaratan yang harus dibawa ketika akan mengajukan permohonan

pembuatan akta kelahiran antara lain :

 Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang disahkan kelurahan / Desa

 Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli

 Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)

 Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua

 Foto copy Kartu Susunan Keluarga

 Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku

 Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan

 Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA

(5)

BAB III

PEMBAHASAN

3.1.Latar Belakang Sistem Informasi Administrasi Kepedudukan (SIAK)

Indonesia merupakan salah satu negara berkembang yang jumlah penduduknya sangat

besar. Sebagai negara kepulauan, penduduk Indonesia memiliki persebaran yang tidak

merata. Berbagai masalah yang merupakan akibat dari persebaran penduduk yang tidak

merata kerap kali muncul dan mendesak pemerintah untuk dapat sesegera mungkin bertindak

untuk mengambil sebuah kebijakan. Menyikapi berbagai permasalahan itu pemerintah

berusaha memperoleh data tentang kependudukan di Indonesia yang akurat untuk mampu

membuat pemetaan yang tepat guna menanggulangi masalah kependudukan baik di tingkat

lokal dan nasional. Data tersebut diperlukan untuk mampu membuat sebuah program dalam

rangka pengendalian jumlah, pertumbuhan, dan pemerataan persebaran penduduk

Sebagai salah satu langkah untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran

kependudukan yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah mulai

membuat sebuah kebijakan dengan mengadakan program yang dahulu dikenal dengan Sistem

Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK) yang dibuat sekitar tahun 1996. SIMDUK

adalah sebuah kebijakan yang diterapkan di daerah kabupaten/kota, dan ditujukan untuk

menangani status kependudukan dengan segala perubahannya. SIMDUK itu sendiri

merupakan suatu aplikasi untuk mengelola data kependudukan daerah yang meliputi Kartu

Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Sensus Penduduk, dan

Demografi Penduduk.

Pada pelaksanaannya di lapangan ternyata didapati berbagai kelemahan SIMDUK

sebagai sebuah sistem untuk mengelola data kependudukan. Nomor Induk Kependudukan

(NIK) pada SIMDUK dapat berubah ketika pemilik NIK berpindah domisili, karena KTP

SIMDUK mengikuti nomor urut yang berada di Kecamatan, bukan nomor induk di tingkat

kota. KTP SIMDUK juga masih berpotensi terjadinya pemalsuan identitas karena disebabkan

kurang detailnya data-data mengenai penduduk. Berdasarkan hal tersebut pemerintah

menggantinya dengan sebuah kebijakan yang baru. Kebijakan baru itu tentunya juga lebih

menjawab segala kebutuhan yang diperlukan untuk melengkapi data kependudukan. Untuk

membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan yang sesuai dengan

(6)

kependudukan yang ada. Dengan adanya pengelolaan data secara online maka

kelemahan-kelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. Beberapa manfaat dari

penerapan SIAK antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data statistik tersebut dapat

digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program

bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan

mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya.

3.2.Tahap Pembuatan Akta Kelahiran

3.2.1. Input

Penginputan data dan percetakan pada akta kelahiran dilakukan oleh bagian operator

yang bersangkutan pada bagian seksi pengolahan data dan statistik, setelah data-data dari

pemohon masuk dan lengkap dan diolah menjadi suatu informasi yang dicetak di kertas

buram. Sebelumnya pemohon mendaftar pada petugas dibagian informasi, setelah

mendaftar pemohon akan diberikan formulir pelaporan kelahiran jika pemohon ingin

membuat akta kelahiran, yang kemudian formulir tersebut harus diisi terlebih dahulu oleh

pemohon dengan melengkapi persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan agar dapat

segera diproses lebih lanjut. Persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan antara lain :

 Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang disahkan kelurahan / Desa

 Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli

 Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)

 Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua

 Foto copy Kartu Susunan Keluarga

 Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku

 Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan

 Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA

 Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP yang masih berlaku

Jika dokumen sudah lengkap maka dilakukan pemeriksaan berkas oleh kepala seksi

yang bersangkutan, jika dokumen lengkap dan memenuhi persyaratan maka proses dapat

dilanjutkan, tetapi jika berkas atau dukumen tersebut tidak lengkap atau tidak memenuhi

persyaratan maka berkas tersebut dianggap BATAL atau biasanya disingkat dengan BTL

(7)

persyaratan untuk dapat diproses. Setelah pemeriksaan berkas pemohon dapat melakukan

pembayaran retribusi yang sesuai dengan Peraturan Daerah.

Pemeriksaan konsep juga dilakukan oleh petugas loket dan kepala seksi dan kepala

bagian yang bersangkutan, setelah selesai diperiksa dan diproses, kutipan akta dapat

dicetak. Proses tersebut belum selesai sampai disini tetapi masih ada beberapa proses

pemeriksaan yang dilakukan walaupun akta tersebut sudah dicetak sebelum akta tersebut

diserahkan kepada pemohon. Pemeriksaan kutipan akta harus diperiksa juga oleh

sekretaris setelah proses tersebut dapat dilalui maka proses yang terakhir adalah

penandatanganan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu. Jika

semua proses dilalui maka kutipan akta dapat diserahkan kepada pemohon.

3.2.2. Output

Output (Keluaran) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk

subsistem yang lain. Berikut ini adalah output yang dikeluarkan dari pembuatan akta

kelahiran pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, salah satunya berupa kutipan

akta kelahiran. Kutipan akta kelahiran yang dibuat akan dikeluarkan melalui dua bahasa

yaitu bahasa inggris dan bahasa indonesia. Dalam penulisan akta kelahiran ada dua jenis

yaitu :

1. Penulisan akta kelahiran yang dicetak

2. Penulisan akta kelahiran yang ditulis pada buku register secara manual.

Perbedaan antara penulisan akta kelahiran yang dicetak dan ditulis secara manual

adalah akta kelahiran yang dicetak menggunakan dua bahasa yaitu bahasa indonesia dan

bahasa inggris, alasannya agar akta kelahiran ini dapat digunakan dinegara manapun,

sedangkan untuk akta kelahiran yang ditulis secara manual ini disimpan di dinas

kependudukan dan pencatatan sipil sebagai arsip, namun dalam penulisan akta ini terdapat

tanda tangan dua saksi dan tandatangan pelapor, yaitu orang yang melaporkan atau

(8)

Akta yang dicetak Akta secara manual

Setiap pembuatan akta kelahiran akan diberikan nomor kutipan akta. Kutipan akta

kelahiran seorang anak yang tidak mengetahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya

diserahkan kepada yang bersangkutan setelah dewasa, mengenai salinan akta kelahirannya

tetap disimpan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang isinya sama dengan

kutipan akta yang diutulis di buku register. Seluruh akta catatan sipil mempunyai kekuatan

hukum apabila telah ditandatangani oleh pegawai luar biasa catatan sipil diatas materai

secukupnya. Kewenangan menandatangani akta catatan sipil hanya beberapa orang yang

mendapatkan surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah untuk pekerjaan itu.

3.3.Standard Operating Procedure (SOP) dalam Pembuatan Akta Kelahiran

Dalam penyusunan Standard Operating Procedure pada penerbitan kutipan akta kelahiran dilandasi dasar hukum, beberapa diantaranya adalah UU. No 25 Tahun 2009

tentang Pelayanan Publik, UU No. 24 tahun 2013 tentang Perubahan Undang-undang No. 23

tahun 2006 tentang Adminstrasi Kependudukan, Peraturan MENPAN No.21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standart Operating Procedure (SOP) Adminstrasi

Pemerintahan. Karena dokumen-dokumen kependudukan bersifat sangat penting sehingga

diperlukan kualifikasi tertentu untuk dapat mengisi posisi sebagai pelaksana kegiatan, dalam

hal ini adalah pelaksana kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran, diantaranya :

(9)

 Memahami kebijakan mengenai penerbiban kutipan akta kelahiran

 Memiliki pemahaman tentang penerbitan kutipan akta kelahiran

 Memahami aplikasi SIAK

 Dapat mengoperasikan perangkat lunak pengolah data

 Mampu berkomunikasi dengan baik

 Arsiparis

Berdasarkan SOP penerbitan kutipan akta kelahiran, peralatan yang harus disediakan

dalam kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran antara lain :

 Peraturan perundang-undangan tentang kependudukan dan pencatatan sipil

 Komputer PC, printer, scanner

 Perangkat lunak pengolah data dan aplikasi SIAK

 ATK

(10)

Berikut adalah alur prosedur penerbitan kutipan akta kelahiran

No Kegiatan Pelaksana

Pemoho

Kadis Petugas LoketPe ngambil

an

1 Pemohon datang mengambil kartu

antrian ke petugas pendaftaran

2 Petugas pendaftaran memberi

nomor antrian dan mengarahkan

pemohon menuju loket

pengurusan

3 Petugas loket memanggil

pemohon sesuai dengan nomor

antrian

4 Pemohon menyerahkan berkas

pengajuan kepada petugas loket

5 Petugas loket menerima,

mengecek kelengkapan berkas

dan memverifikasi sesuai dengan

database

6 Petugas loket mengembalikan

(11)

an

dilengkapi apabila kekurangan

persyaratan

7 Pemohon menyerahkan kembali

berkas persyaratan yang sudah

lengkap kepada petugas loket

8 Petugas loket menerima berkas

persyaratan yang sudah lengkap

dan menyerahkan formulir

pelaporan kelahiran kepada

pemohon untuk diisi dan

dtandatangani

9 Petugas loket memberi paraf pada

lembar checklist kelengkapan

berkas

(12)

an

11 petugas loket menyerahkan berkas

kepada Kasi Kelahiran dan

Kematian

12 Kasi kelahiran dan kematian

menerima berkas yang sudah

lengkap untuk diperiksa dan

diparaf

menyerahkan berkas yang sudah

diparaf tersebut kepada petugas

loket untuk diregister

14 Petugas loket meregister dalam

buku register akta kelahiran

15 Petugas loket menyerankan semua

(13)

an

petugas operator untuk dicetak

16 Petugas operator menerima berkas

tersebut dan mencetak kutipan

akta kelahiran

17 Petugas operator menyerahkan

kutipan akta kelahiran yang sudah

dicetak kepada kasi kelahiran dan

kematian untuk diperiksa dan

diparaf

mencatat kutipan akta kelahiran

dalam buku kendali

memberikan kutipan akta

(14)

Kadis Petugas LoketPe

menandatangani buku kendali

21 Kepala bidang pencatatan sipil

menyerahkan kutipn akta

kelahiran yang sudah diparaf dan

buku kendali yang sudah

ditandatangani kepada kepala sub

bagian umum dan kepegawaian

untuk ditandatangani kepala dinas

22 Kepala sub bagian umum dan

kepegawaian menyerahkan

kutipan akta kelahiran dan buku

kendali yang telah ditandatangani

(15)

an

bidang pencatatan sipil

memeriksa kutipan akta kelahiran

dan buku kendali untuk

diserahkan kepada kasi kelahiran

dan kematian

memberi stempel basah dan

stempeltimbul pada kutipan akta

kelahiran

menyerahkan kutipan akta

kelahiran yang telah distempel

kepada petugas loket pengambilan

(16)

No Kegiatan Pelaksana Pemoho

n

Petugas Pendaft

aran

Petugas Loket

Kasi Kelahiran

dan Kematian

Petugas Operato

r

Kabid Pencatat

an Sipil

Kasubag Umum

& Kepewai

an

26 Petugas operator mengarsip

semua berkas pengajuan tersebut

ke dalam odner sesuai dengan

urutan nomor register

27 Petugas loket pengambilan

menyerahkan dokumen kutipan

akta kelahiran tersebut kepada

(17)

3.4.Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

3.4.1. Kelebihan

Adapun beberapa kelebihan yang diharapkan nantinya bisa berkembang dengan

terciptanya SIAK adalah :

 Memberikan informasi yang cepat kepada masyarakat tentang pembuatan dokumen kependudukan.

 Mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan

 Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.

 Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data

dan informasi kependudukan yang akurat.

3.4.2. Kelemahan

 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) masih belum mempunyai fitur yang terintegrasi langsung dengan kedutaan. Sehingga jika ada WNI maupun

WNA yang ingin membuat dokumen kependudukan yang terkait langsung dengan

kedutaan akan membutuhkan waktu yang lama karena sistem tidak terintegrasi

dengan kedutaan.

 Sistem tidak dapat diakses oleh masyarakat sehingga segala proses penginputan data ke dalam database dilakukan oleh operator dari kantor dispendukcapil

sehingga dapat menyebabkan adanya antrian. Akan lebih efektif jika masyarakat

dapat mengakses sistem tersebut sehingga pengisian formulir dan penyerahan

persyaratan berkas dapat dilakukan secara online. Masyarakat hanya perlu datang

ke kantor dispendukcapil ketika dokumen kependudukan yang dikehendaki selesai

dibuat.

3.5.Alur Pembuatan Akta Kelahiran yang Direkomendasikan

Untuk efisiensi waktu, sebaiknya dilakukan pemnngkasan alur prosedur. Alur yang

direkomendasikan adalah dengan melakukan pemangkasan mulai dari tahap ke 22 dan 23.

Sebaiknya setelah kutipan akta kelahiran dan buku kendali ditandatangani oleh kepala dinas

langsung saja diserahkan kembali kepada Kasi Kelahiran dan Kematian. Dengan melakukan

pemangkasan yang demikian akan memangkas jumlah tahapan yang awalnya 27 menjadi 25

sehinga diharapkan dapat menyebabkan efisiensi waktu. Ilustrasi dari pemangkasan tahapan

(18)

an

1 Pemohon datang mengambil kartu

antrian ke petugas pendaftaran

2 Petugas pendaftaran memberi

nomor antrian dan mengarahkan

pemohon menuju loket

pengurusan

3 Petugas loket memanggil

pemohon sesuai dengan nomor

antrian

4 Pemohon menyerahkan berkas

pengajuan kepada petugas loket

5 Petugas loket menerima,

mengecek kelengkapan berkas

dan memverifikasi sesuai dengan

database

6 Petugas loket mengembalikan

berkas kepada pemohon untuk

dilengkapi apabila kekurangan

(19)

an

7 Pemohon menyerahkan kembali

berkas persyaratan yang sudah

lengkap kepada petugas loket

8 Petugas loket menerima berkas

dan menyerahkan formulir

pelaporan kelahiran kepada

pemohon untuk diisi dan

dtandatangani

9 Petugas loket memberi paraf pada

lembar checklist kelengkapan

berkas

10 Petugas loket menyerahkan Buku

Register kepada pemohon dan 2

(20)

an

11 petugas loket menyerahkan berkas

kepada Kasi Kelahiran dan

Kematian

menerima berkas yang sudah

lengkap untuk diperiksa dan

diparaf

menyerahkan berkas yang sudah

diparaf tersebut kepada petugas

loket untuk diregister

14 Petugas loket meregister dalam

buku register akta kelahiran

15 Petugas loket menyerankan semua

(21)

an

petugas operator untuk dicetak

16 Petugas operator menerima berkas

tersebut dan mencetak kutipan

akta kelahiran

17 Petugas operator menyerahkan

kutipan akta kelahiran yang sudah

dicetak kepada kasi kelahiran dan

kematian untuk diperiksa dan

diparaf

mencatat kutipan akta kelahiran

dalam buku kendali

memberikan kutipan akta

(22)

Kadis Petugas LoketPe

menandatangani buku kendali

menyerahkan kutipn akta

kelahiran yang sudah diparaf dan

buku kendali yang sudah

ditandatangani kepada kepala

dinas untuk ditandatangani

22 Kepala dinas menyerahkan

kutipan akta kelahiran dan buku

kendali yang telah ditandatangani

kepada Kasi kelahiran dan

kematian untuk diberi stempel

(23)

an

memberi stempel basah dan

stempeltimbul pada kutipan akta

kelahiran

menyerahkan kutipan akta

kelahiran yang telah distempel

kepada petugas loket pengambilan

dan menyerahkan berkas

pengajuan kepada petugas

operator untuk diarsip

25 Petugas operator mengarsip

semua berkas pengajuan tersebut

(24)

No Kegiatan Pelaksana Pemoho

n

Petugas Pendaft

aran

Petugas Loket

Kasi Kelahiran

dan Kematian

Petugas Operato

r

Kabid Pencatat

an Sipil

Kasubag Umum

& Kepewai

an

26 Petugas loket pengambilan

menyerahkan dokumen kutipan

akta kelahiran tersebut kepada

(25)

BAB IV

PENUTUP

4.1.Kesimpulan

Pembuatan akta kelahiran dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan (SIAK) bertujuan untuk :

 memperlancar dan mempercepat proses pencarian arsip/dokumen akta kelahiran, serta laporan - laporan pengurusan akta kelahiran.

 mengurangi keterlambatan dalam pencarian berkas arsip/dokumen disebabkan oleh ketidakteraturan posisi dan tempat arsip tersebut.

 memberikan laporan dan keterangan yang lebih cepat dan akurat kepada masyarakat yang membutuhkan segera.

4.2.Saran

Supaya tidak terjadi antrian, akan lebih baik jika Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan (SIAK) dapat di-online kan kepada masyarakat, setidaknya pada tahap

pengisian formulir dan pengumpulan persyaratan berkas. Dengan mekanisme yang

demikian operator hanya bertugas memvalidasi data-data yang telah diinput oleh

masyarakat ke dalam sistem. Masyarakat datang ke kantor dispendukcapil hanya saat

(26)

DAFTAR PUSTAKA

Agustin L. Hutabarata, S.H.. 2013. “Definisi Akta Kelahiran”.

<www.hukumonline.com/klinik/detail/lt5188a4eecc621/konsekuensihukum-

mengubah-keterangan-dalam-akta-kelahiran>. [diakses tanggal 22 Oktober 2015]

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, Buku Panduan Operasional Perangkat Lunak Pencatatan Kelahiran dan Browsing Data, Batu, 2011.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, SOP Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran, Batu, 2014