BAB III
M ERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS
PROSES M ENULIS PESAN BISNIS
• Pesan-pesan
bisnis
bisa
ditujukan
untuk
pelanggan,
pemasok,
kantor
pajak,
kantor
akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung
maupun tidak langsung berhubungan dengan
organisasi kita
• Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga
langkah dalam proses menulis yaitu:
1. Merencanakan pesan bisnis,
2. Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
• Ketiga
langkah di atas
diaplikasikan pada
berbagai macam pesan
PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS
•
Perencanaan pesan bisnis adalah proses penet apan
berbagai kegiat an
yang akan dilakukan sebelum
pesan bisnis t ersebut diluncurkan.
•
Purw anto (2006:69) proses perencanaan meliputi kegiatan;1. M enentukan tujuan
2. M enganalisis audiens
3. M enentukan ide pokok 4. M enyeleksi saluran dan m edia
1. M enet apkan Tujuan Pesan Bisnis
• Penentuan tujuan yang jelas bagi organisasi akan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan yang mencakup:
a. Keputusan untuk Meneruskan Pesanjika pesan penting dan mempunyai pengaruh yang besar bagi organisasi sebaiknya disampaikan.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens mengetahui motif/tujuan audiens, supaya dapat menanggapinya dengan baik dan tepat.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan memasukkan informasi yang tepat, sehingga isinya tidak kabur dan dapat dimengerti.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang digunakan
media / saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan disesuaikan dengan tujuan yang dikehendaki, dapat berupa lisan maupun tulisan.
1. M enet apkan Tujuan Pesan Bisnis
• Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;
1. Memberikan Informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
2. Melakukan Persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagimana dikehendaki.
3. Melakukan Kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang dengan pihak lain.
• Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah mereka menerima pesan.
Tinggi
Sedang
Rendah
Tinggi
Sedang
Rendah
Kolaborasi
Persuasi
Informasi
Kendali Komunikator
P
a
rt
is
ip
a
s
i
A
u
d
ie
n
s
Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator
Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis
TUJUAN UM UM TUJUAN KHUSUS
M em beri Inform asi M enyajikan penjualan bulan lalu ke M anajer Pem asaran
Persuasi (M em bujuk) M eyakinkan M anajer Pemasaran untuk m engangkat karyaw an baru bagian penjualan.
Kolaborasi M em bantu Departem en Personalia
m engem bangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru.
Cara M enguji Tujuan
• Bovee
&
Thill
(2009:128)
tujuan
pesan
bisnis
dikatakan
jelas
dan
bermakna
apabila
dapat
menjawab lima pertanyaan;
1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai
akibat dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang
tepat?
5. Apakah tujuan penyampaian pesan
mengacu
pada tujuan organisasi?
(Bila
jawabannya
sebaliknya
maka
tunda
atau
batalkan untuk mengirimkannya)
Cara M enguji Tujuan
• Djoko Purwanto (2011:89), apakah suatu tujuan yang
telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu
dilakukan pengujian dengan 4 (empat) pertanyaan
berikut:
a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Penyampaian ide/gagasan disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki (finansial, manajerial, sumber daya, teknis operasional)
.
b. Apakah Waktunya Tepat?
Penyampaian ide/gagasan disesuaian dengan ketepatan waktu (misal: waktu krisis, tidak melakukan ekspansi pabrik).
Cara M enguji Tujuan
c.Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?
Penyampaian ide/gagasan yang disampaikan oleh yang berkedudukan tinggi lebih dapat diterima, dari pada yang berkekdudukan rendah.
d.Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi
Perusahaan?
Penyampaian pesan mengacu pada tujuan organiasi secara keseluruhan (kebijakan organisasi).
(Bila jawabannya “
TIDAK
”, sebaliknya di tunda atau
dibatalkan penyampaiannya)
• Analisis
audiens
merupakan
proses
pemeriksaan
seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dengan
audiens / komunikan.
• Audiens bisa individu atau organisasi.
• Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens
dan memprediksi reaksinya terhadap pesan
• Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;
– Mengembangkan profil audiens.
– Memenuhi kebutuhan informasi audiens.
– Memuaskan kebutuhan motivasional audiens.
• Metode yang dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan / observasi, wawancara, survei.
Cara M engembangkan Profil audiens
• Menentukan ukuran dan komposisi audiens.
Besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan menentukan bentuk dan format penulisan pesan.
Semakin banyak audiens, semakin beragam perilaku, pendidikan, status, sikap.
• Mengenali audiens utama.
Kenali dan pastikan orang yang paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan (posisi kunci).
• Menentukan tingkat pemahaman audiens.
Memprediksi kemampuan serap audiens
• Memperkirakan reaksi audiens.
Cara M engembangkan Profil audiens
• Hubungan Komunikator dengan Audiens.
Komunikator yang belum dikenal Audiensi, Audiensi harus diyakinkan terlebuh dahulu.
Komunikaotr dengan pemampilan meyakinkan, membuat Audien termotivasi untuk menyimak pesan yang disampaikan. Sehingga pesan tersampakan dengan baik.
M em enuhi
M em enuhi Kebut uhan
Kebut uhan Inform asi
Inform asi
• Ada lima pedoman agar
pesan bisnis mampu
memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan
segera penuhi
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan
informasi tambahan yang relevan perlu diberikan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
dan berikan perhatian khusus.
M em enuhi
M em enuhi Kebut uhan
Kebut uhan M ot ivasional
M ot ivasional Audiens
Audiens
• Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-sama
seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku
audiens.
• Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang
dapat dilakukan.
1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat
diterima oleh audiens.
• Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika.
• Menjelaskan sebab-akibat (Misalnya: menaikkan pinjaman ke bank)
2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.
• Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebihdiarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, menaikkan status / gengsi, suka, benci, dan lain-lain
• Setiap pesan bisnis akan bermuara pasa satu tema
pokok yaitu ide pokok
(main idea).
• Selain ide pokok dibutuhkan juga ide pendukung
(supporting idea).
•
Topik
dan
Ide Pokok
merupakan sesuatu yang
berbeda
•
Topik
adalah subjek pesan yang lebih luas.
•
Ide Pokok
merupakan pernyataan tentang suatu topik
yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh audiens.
• Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan
komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok
persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan
diperoleh bila kegiatan dilakukan.
• Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
Menggali Ilham
(
brainstorming
),
yang memberikankeleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dengan mempertimbangkan alternatif tentang tujuan, audiens, dan fakta yang ada.
Beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain:
Random List.
Membuat nulis ide-ide pokok dalam daftar mengenai segala sesuatu yang dipikirkan.
CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.
Dengan membuat lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan temuan (Findings), kesimpulan
(Conclusions), dan rekomendasi (Rekomendations) yang akan diberikan.
Jurnalistic Approach.
Memberikan butir yang menengenai jawabanSiapa(who), Apa(what), Kapan(when), Dimana(where), Bagaimana
(how)yang akan menjelaskan ide pokok.
• Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran
yaitu
Saluran Lisan
dan
Saluran Tertulis
.
• Saluran mana yang digunakan tergantung pada
tujuan pesan, waktu, formalitas dan harapan
audiensnya.
• Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis
media yang dapat dipilh seperti; surat, surat
elektronik, telepon, faximile, buletin.
Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
• Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
• Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
• Tidak membutuhkan catatan permanen
• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis
• Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan
KELEBIHAN
•
M enyediakan umpan balik dengan segera.•
M em ungkinkan t erjadinya kenyamanan berint eraksi.•
M eliput i berbagai isyaratnonverbal.
•
M em ungkinkan mengeks-presikan em osi dibalik pesan.KELEM AHAN
•
Tidak menyediakan rekam-an komunikasi yg dapat dibukt ikan t anpa alat perekam.•
M engurangi kendali komunikat or pada pesan•
Seringkali mengabai kankemungkinan memperbaiki at au mengedit pesan
SALURAN KOM UNIKASI TERTULIS
Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:
• Tidak diperlukan umpan balik secara langsung.
• Pesan terperinci dan kompleks.
• Memerlukan perencanaan yang seksama.
• Memerlukan catatan yg permanen.
• Penerima dalam jumlah yang banyak.
• Penerima
sulit
dijangkau
karena
tersebar
secara geografis.
• Ingin meminimalkan distorsi.
Kelebihan Dan Kelemahan Komunikasi Tertulis
Kelebihan
•
M em ungkinkan m em buat rencana dan m engendalikan pesan.•
M eningggalkan bukti yang dapat diverifikasi•
M em inim alkan distorsipesan.
•
Dapat m enjangkau penerim a yang secara geografis jauh.Kelemahan
•
M em butuhkan w aktu untuk um pan balik•
Kekurangan isyarat non-verbal•
M embutuhkan keterampilan khusus dlam m enyiapkan, dan m em produksinya•
M em butuhkan banyaksum berdaya utk membuat dan m endistribusikannya
M EDIA
SALURAN LISAN
•
Percakapan t at ap m uka
(pidat o,rapat , dll)
•
Telepon
•
Audio, TV, kom put er
•
Teleconference
•
Video conference
SALURAN TERTULIS
•
Surat , m em o, laporan
selebaran, proposal
•
E-m ail
•
Telepon (SM S)
•
Kom put er
•
Faks
•
Telegram
Pertimbangan dalam Pemilihan M edia
•
Kekayaan sebuah m edia, yait u kem am puan m edia
unt uk; m enyam paikan pesan, m enfasilit asi um pan
balik.
•
Form alit as sebuah pesan.
•
Ket erbat asn m edia.
•
Tujuan pengirim .
•
Urgensi dan biaya.
•
Preferensi / harapan penerim a.
Gambar : Kekayaan media
Lebih
kaya
Lebih“kurus” Dokumen
tidak beralamat
Dokumen yang beralamat
Telepon dan
Bertatap muka Termasuk: catatan, memo,
surat, e-mail dan IM
Termasuk: percakapan, rapat,presentasi, videoconference
Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan standar
Termasuk: voice mail dan teleconference
