LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada bagian
Tata Usaha Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Apa saja macam arsip yang berada di ruangan Tata Usaha pada Rumah Sakit
Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
2. Siapa yang mengelola arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
3. Bagaimana proses pengelolaan arsip pada ruangan tata usaha Rumah Sakit Jiwa
Provinsi Sumatera Utara?
4. Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit
Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
5. Apa upaya mengatasi hamabatan yang dialami dalam pengelolaan arsip
LAMPIRAN II
PEDOMAN WAWANCARA
Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada staf ruangan
Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Bagaimana proses pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara?
2. Apa saja macam-macam arsip yang di simpan pada ruangan Rekam Medis Rumah
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
3. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis pada Rumah Sakit
Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
4. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip Rekam Medis pada
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
5. Apa saja fasilitas yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip Rekam Medis pada
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
6. Bagaimana keadaan lingkungan kerja kearsipan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara?
7. Berapa kali dilakukan pembersihan ruangan penyimpanan arsip dinamis pada Rumah
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
8. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan disusutkan
LAMPIRAN II
TRANSKIP WAWANCARA
1. Hasil Transkip Wawancara Informan 1
Wawancara dilakukan pada tanggal 18 Februari 2016 pada pukul 10.00 WIB.
Bertempatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. Let.
Jend. Jamin Ginting S km. 10/jl. Tali Air No.21 dengan Ibu Robah dan Bapak Riski.
Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan
dengan dan .
P : Selamat pagi bu, saya Aditya mahasiswi USU. Saya ingin melakukan penelitian
disini.
: Iya selamat pagi dek, silahkan duduk. Ada yang bias saya bantu dek?
P : Begini bu, saya mau bertanya tentang pengelolaan arsip disini buk.
: Oh iya, silahkan dek.
P : Iya bu, terimakasih sebelumnya bu. Apa saja arsip yang berada di ruangan Tata
Usaha pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: Arsip yang tercipta yang berada di ruangan Tata Usaha berupa surat dinas (surat
pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit
itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin
observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan
P : terus ya bu, siapa saja yang mengelola arsip pada ruangan ini buk?
: Pada awalnya setiap surat-surat yang masuk ke Rumah Sakit terlebih dahulu
di lihat ini surat bersifat rahasia atau tidak, kemudia surat di catat ke daftar
pengendali masuk, selanjutnya surat diteruskan kepada yang berhak
diterima, disimpan pada rak penyimpanan. Semua kegiatan tersebut
dikerjakan oleh pegawai tata usaha yang mengelola surat masuk dan surat
keluar dek.
: Lalu bagaimana cara pengelolaan arsip pada ruangan ini buk?
: Pada awalnya setiap surat-surat yang masuk ke Rumah Sakit terlebih dahulu
di lihat ini surat bersifat rahasia atau tidak, kemudia surat di catat ke daftar
pengendali masuk, selanjutnya surat diteruskan kepada yang berhak
diterima, disimpan pada rak penyimpanan.
: Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit
Jiwa Provinsi Sumatera Utara, bu?
: ya begitu lah dek, namanya semua surat yang masuk dan keluar kami
kerjakan secara manual. Apabila arsip yang masuk atau keluar kami
butuhkan kembali kami mesti mencari ke daftar pengendali masuk dan
daftar pengendali keluar melihat satu-satu itu yang membuat pekerjaan kami
lama, selain itu arsip di ruangan ini masih belum tertata dengan baik dek.
: Apa saja upaya yang dilakukan dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit
: ya dengan cara meminta pada petugas memaksimalkan pekerjaan,arsip-arsip
yang telah dipakai ditarok kembali ke tempat penyimpanan, melakukan
pencatatan arsip sesuai dengan peraturan isntansi, serta mengupayakan agar
arsip-arsip bisa disimpan ke dalam komputer agar memudahkan kami untuk
temu kembali arsip
: iya bu, terimakasih banyak ya bu atas bantuannya. Saya permisi dulu ya bu
2. Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 18 Februari 2016 pada pukul 10.00
WIB. Bertempatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat
di Jln. Let. Jend. Jamin Ginting S km. 10/jl. Tali Air No.21 dengan Ibu Robah
dan Bapak Riski. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan
informan disimbolkan dengan dan .
P : Selamat pagi pak, saya Aditya mahasiswi USU. Saya ingin melakukan
penelitian disini.
: Iya selamat pagi dek, silahkan duduk. Ada yang bias saya bantu dek?
P : Begini pak, saya mau bertanya tentang proses pengelolaan arsip Rekam Medis
pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
: Oh iya, silahkan dek.
P : Iya bu, terimakasih sebelumnya bu. Bagaimana proses pengelolaan arsip
yang berada di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara ?
: Rekam medis yang telah tercipta di rumah sakit ini disimpan selama pasien
masih datang berkunjung untuk berobat dan apabila dalam kurun waktu 5
tahun setelah kunjungan terakhir maka status rekam medis pasien tersebut
P : wah, lama juga ya pak. Selanjutnya apa saja macam-macam arsip di ruangan
rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: Ia dek, karena rekam medis punya kurun waktu tersendiri apalagi untuk
arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa. Yang berada di ruangan ini ya
cuma berkas rekam medis pasien dek
P : Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di ruangan
rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: kami diruangan mengikuti prosesdur yang dikeluarkan oleh departemen
kesehatan RI tahun 2006 yang merupakan revisi buku kedua dek, disana
semua tentang arsip rekam medis dijelaskan. Dimulai dari penerimaan
berkas arsip, pengisian formulir pasien bagi pasien baru dan untuk pasien
lama hanya menyerahkan kartu berobat saja untuk meminjam berkas rekam
medis miliknya.
P : oo, begitu ya pak, sistem apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera
Utara ?
: kami diruangan melakukan penyimpanan dengan sistem sentralisasi dek.
Yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam kesatuan baik
catatan-catatan kunjungan ke poliklinik selama seorang pasien masih dirawat.
P : ,lalu apa saja fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di
: Sementara itu, pada ruangan rekam medis hanyak menyimpan rekam medis
pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem
penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan
menggunnakan roll’o pack
P : Bagaimana keadaan di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa
Provinsi Sumatera Utara ?
: ya begini lah dek, ruangan masih kurang memadai begitu juga dengan
fasilitas penyimpanan arsipnya juga kurang dek selain itu kami masih
bekerja secara manual untuk mencari berkas pasien
P : Berapa kali dilakukan pembersihan ruangan penyimpanan arsip dinamis pada
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
: setiap hari dek, karena ini berkas rekam medis yang isi datanya masih
digunakan oleh dokter sebagai acuan untuk kerja mereka, sebisa mungkin
kami melakukan pembersihan setiap hari pada rak-rak penyimpanan
P : Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan
disusutkan agar tidak terdapat kesalahan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara?
: untuk rekam medis pasien, kami setelah waktu kunjungan terakhir pasien
arsip atau berkas rekam medisnya masih disimpan dek, masih kami tumpuk
sampai waktu simpan 5 tahun setelah kunjungan terakhir. Karena untuk
berkas arsip rumah sakit jiwa lebih memiliki waktu simpan yang lama dek.
: oh begitu ya pak, terimakasih banyak ya pa atas bantuannya. Saya permisi
LAMPIRAN III 1. Filling Kabinet
3. Tumpukan Arsip Rekam Medis
4. Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis yang Masih Kosong
