SISTEM RETUR PENJUALAN PADA PT GOODWILL

(1)

i

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III

Oleh:

SITI LATIFAH 3111411029

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS

POLITEKNIK NEGERI BATAM

2017

(2)

ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk

telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : SITI LATIFAH

NIM : 3111411029

Tanda Tangan :

(3)

iii

LEMBAR PENGESAHAN

TUGAS AKHIR

SISTEM RETUR PENJUALAN PADA PT GOODWILL

Oleh:

SITI LATIFAH 3111411029

BATAM, 16 Juni 2017

Dosen Pembimbing

Mega Mayasari, S.E.,M.Sc. NIK. 110069

Dosen Penguji I Dosen Penguji II

Sinarti, SE., M.Sc., Ak.,CA. NIP. 197810112012122001

Adi Irawan Setiyanto, S.E., M.Ec.Dev. NIK. 114128

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur diucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak dari masa awal perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-NYA penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Kedua orang tua yang telah memberikan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir.

3. Kakak yang memberikan doa dan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan tugas akhir.

4. Ibu Mega Mayasari,S.E.,M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan tugas akhir ini.

5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen di Politeknik Negeri Batam yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan pendidikan moral yang berharga dan berguna selama penulis mengikuti perkuliahan.

(5)

v

6. Pemimpin dan seluruh karyawan PT Goodwill yang telah membantu memperoleh data yang penulis perlukan.

7. Sahabat dan teman-teman yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu dan telah membantu penulis menyelesaikan tugas akhir ini dari awal sampai akhir.

Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga tugas akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Batam, 16 Juni 2017

Siti Latifah 3111411029

(6)

vi

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Politeknik Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Siti Latifah

NIM : 3111411029

Program Studi : Akuntansi Jenis karya : Tugas akhir

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive

Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :

“Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill” beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Batam berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Pada tanggal : Batam 16 Juni 2017 Yang menyatakan (Siti Latifah)

(7)

vii

ABSTRAK

Nama : Siti Latifah Program Studi : Akuntansi

Judul :“SISTEM RETUR PENJUALAN PADA PT GOODWILL

PT Goodwill adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang fabrikasi lembaran logam. Penjualan barang dagang memerlukan sistem retur penjualan agar perusahaan dapat mencapai laba yang optimal. Penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem retur penjualan pada PT Goodwill agar pencatatan pereturan penjualan tercatat dengan benar. Penulis menganalisis penelitian ini menggunakan metode deskriptif. Dokumen retur penjualan pada PT Goodwill belum lengkap dan fungsi terkait sistem retur penjualan belum melaksanakan tugas dengan semestinya. Hasil penelitian ini menyarankan dokumen dan fungsi terkait sistem retur penjualan yang seharusnya diterapkan pada PT Goodwill sehingga sistem retur penjualan dapat berjalan dengan baik dan benar.

Kata kunci:

Dokumen retur penjualan, fungsi terkait sistem retur penjualan, sistem retur penjualan.

(8)

viii

ABSTRACT

Name : Siti Latifah Study Program : Accountancy

Title : ”SALES RETURN SYSTEM ON PT GOOWILL”

PT Goodwill is a company engaged in sheet metal fabrication. Sales of merchandise require a system of sales returns to enable the company to achieve optimal returns. This study aims to create a system of sales returns at PT Goodwill for recording sales recording recorded correctly. The author analyzed this research using descriptive method. Document sales returns at PT Goodwill are not yet complete and the related sales return system functions have not performed properly. The results of this study suggest documents and functions related to sales return systems that should be applied to PT Goodwill so that the sales return system can run properly and correctly.

Key words:

Document sales returns, sales return system related functions, sales returns system.

(9)

ix

DAFTAR ISI

TUGAS AKHIR ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi

ABSTRAK ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 2

BAB II DASAR TEORI ... 3

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 11

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi ... 11

3.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi ... 12

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi ... 12

3.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instans ... 14

BAB IV PEMBAHASAN ... 16

4.1 Deskripsi Kerja... 16

4.1.1 Lokasi Unit Kerja ... 16

4.1.2 Rincian Tugas... 16

4.1.3 Tanggung Jawab... 19

4.1.4 Target yang Diharapkan ... 19

4.2 Deskripsi Alat dan Produk ... 19

4.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan ... 19

4.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan... 20

4.3 Pembahasan ... 20

4.3.1 Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Penjualan di PT Goodwill ... 21

4.3.2 Analisa Permasalahan Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill 23 4.3.3 Solusi Permasalahan Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill ... 24

(10)

x BAB V PENUTUP ... 30 5.1 Kesimpulan ... 30 5.2 Saran ... 30 DAFTAR PUSTAKA ... 31 DAFTAR LAMPIRAN ... 32

(11)

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Flowchart Sistem Retur Penjualan. ... 8

Gambar 2. 2 Flowchart Sistem Retur Penjualan (lanjutan). ... 9

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT Goodwill. ... 12

Gambar 4. 1 Flowchart Proses Pembuatan DO (delivery order) dan Invoice. ... 18

Gambar 4. 2 Contoh Surat Jalan ... 21

Gambar 4. 3 Flowchart Sistem Retur Penjualan pada Pt Goodwill yang Diusulkan Penulis dengan Mengganti Barang Baru. ... 26

Gambar 4. 4 Flowchart Sistem Retur Penjualan pada Pt Goodwill yang Diusulkan Penulis dengan Memotong Kartu Piutang... 28

(12)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan melakukan kegiatan usaha bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang optimal dengan pengeluaran yang seminimal mungkin. Keuntungan yang optimal dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan. Perusahaan dalam mencapai tujuan mengandalkan penjualan, karena penjualan suatu produk merupakan salah satu sumber pendapatan bagi perusahaan. Perusahaan tidak dapat menggunakan penjualan dengan baik akan menurunkan perkembangan perusahaan itu sendiri. Kondisi ini memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan yang baik dalam usaha meningkatkan pendapatan.

Perusahaan melakukan penjualan suatu produk tidak jauh dari permasalahan kerusakan atau kecacatan produk yang menyebabkan keluhan pembeli karena produk tidak bisa digunakan. Kerusakan atau kecacatan produk dapat berdampak pada kerugian perusahaan jika sistem pengembalian barang tidak diterapkan dengan baik. Prosedur sistem retur penjualan yang baik meliputi prosedur pembuatan memo kredit, penerimaan barang dan pencatatan retur penjualan (Mulyadi 2016).

PT Goodwill merupakan suatu perusahaan fabrikasi lembaran logam yang melakukan kegiatan produksi komponen-komponen elektronik dengan model sesuai permintaan pelanggan. Perusahaan dalam menjual barang kepada pelanggan masih ditemukan barang rusak atau cacat karena proses produksi

(13)

mengalami permasalahan teknis atau pengemasan barang tidak sesuai sehingga pelanggan melakukan pengembalian barang. PT Goodwill melakukan pengiriman kembali barang yang baru sebagai ganti dari barang yang rusak kepada pelanggan tidak menggunakan sistem retur penjualan dengan benar. Dokumen dan fungsi terkait tidak berjalan baik, perusahaan menerima informasi retur barang dari pelanggan tidak menerbitkan memo kredit sehingga perusahaan mengirimkan barang baru kepada pelanggan tidak disertai tagihan sedangkan pelanggan memotong tagihan pada penjualan barang yang rusak.

PT Goodwill belum menerapkan sistem retur penjualan dengan benar mengakibatkan kerugian. Perusahaan mengalami kerugian periode tahun 2016 sebesar $ 1.198,72. PT Goodwill perlu sistem retur penjualan yang baik dan benar sehingga perusahaan dapat berjalan secara efektif dan mendapatkan keuntungan yang lebih optimal.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh PT Goodwill adalah:

a. Prosedur retur penjualan pada PT Goodwill belum berjalan dengan baik. b. Dokumen sistem retur penjualan pada PT Goodwill belum lengkap.

c. Fungsi terkait pada sistem retur penjualan PT Goodwill belum melaksanakan tugas dengan semestinya.

(14)

3

BAB II

DASAR TEORI

2.1 Pengertian Sistem Dan Prosedur a. Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Mulyadi (2016) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Menurut Baridwan (2009) sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

b. Pengertian Prosedur

Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2016) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.

Menurut Baridwan (2009) prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.

(15)

2.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Penjualan 2.2.1 Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2016), dokumen yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:

a. Memo Kredit

Dalam pencatatan transaksi retur penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

b. Laporan Penerimaan barang (LPB)

Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang dikembalikan oleh pembeli.

2.2.2 Fungsi Terkait

Menurut Mulyadi (2016), fungsi yang terkait dalam sistem retur penjualan yaitu: a. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut

(16)

5

dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.

b. Fungsi Penerimaan

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

c. Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

d. Fungsi Akuntansi

Dalam retur penjualan,fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.

2.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2016), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem retur penjualan adalah:

a. Jurnal Umum atau Jurnal Retur Penjulan

Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum, atau jika perusahaan

(17)

menggunakan jurnal khusus, dicatat dalam jurnal retur penjualan. Berkurangnya beban pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan produk jadi akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan harga pokok persediaan produk jadi dan berkurangnya beban pokok penjualan akibat transaksi retur penjualan adalah bukti memorial.

b. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur akibat dari transaksi tersebut.

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.

d. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.

2.2.4 Prosedur Sistem Retur Penjualan

Menurut Mulyadi (2016) jaringan prosedur yang membentuk sistem retur penjualan meliputi:

(18)

7

a. Prosedur Pembuatan Memo Kredit

Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.

b. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Berdasarkan penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.

c. Prosedur Pencatatan Retur Penjualan

Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan ke dalam buku pembantu piutang. Dalam prosedur ini pula berkurangnya beban pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.

(19)

2.2.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Penjualan

Bagan alir dokumen sistem retur penjualan menurut Mulyadi (2016) dapat dilihat pada gambar 2.1.

Catatan:

LPB:Laporan Penerimaan Barang Bagian Order

Penjualan Bagian Penerimaan Barang Bagian Gudang

Mulai Menerima pemberita huan retur penjualan Membuat memo kredit LPB 1 Memo Kredit 2 1 1 2 Memo Kredit 1 Menerima & memeriksa barang Membuat laporan penerimaan barang 2 LPB 1 2 Memo Kredit 1 3 2 Bersama dengan penyerahan barang ke Bagian Gudang 2 LPB 2 Kartu Gudang N Sumber: Mulyadi (2016)

(20)

9

Bagan alir dokumen sistem retur penjualan (lanjutan) menurut Mulyadi (2016) dapat dilihat pada gambar 2.2.

Bagian Piutang Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal

3 LPB 1 2 Me mo Kre dit 1 Kartu Gudang Ke pada Pe mbe li 4 4 LPB 1 Me mo Kre dit 2 Mengisi harga pokok barang LPB 1 Me mo Kre dit 2 Kartu Persediaan 5 5 LPB 1 Me mo Kre dit 2 Jurnal Re tur Pe njualan N Se le sai T Sumber: Mulyadi (2016)

Gambar 2. 2 Flowchart Sistem Retur Penjualan (lanjutan).

2.3 Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016) unsur pengendalian internal sistem retur penjualan terdiri dari:

a. Organisasi

(21)

2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan.

3. Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1. Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan membubuhkan tanda tangan otorisasi dalam memo kredit.

2. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan.

c. Praktik yang Sehat

1. Memo kredit bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

2. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account

receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian

catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

3. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar.

(22)

11

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi

Ibu Rini Nedra lahir di kota Padang pada tahun 1973. Setelah lulus kuliah, Ibu Rini Nedra merantau ke Batam dan bekerja di salah satu perusahaan asing milik warga negara India. Perusahaan tersebut bergerak dibidang industri fabrikasi lembaran logam.

Ibu Rini Nedra menjabat sebagai Human Resource Departement (HRD) yang bertanggung jawab menangani karyawan. Tahun 2004, perusahaan tersebut mengalami kebangkrutan. Pengalaman dan relasi selama 7 tahun yang dimiliki Ibu Rini Nendra, memotivasi beliau untuk mendirikan perusahaan industri fabrikasi lembaran logam sendiri.

Tanggal 14 April 2005 Ibu Rini Nedra mendirikan PT Goodwil dengan bermodalkan mesin dan tenaga kerja seadanya. PT Goodwill didirikan di kota Batam karena kota Batam dekat dengan negara Singapura. Negara Singapura merupakan pemasok bahan baku utama PT Goodwill. Ketekunan dan kerja keras yang dimiliki Ibu Rini Nedra mengantarkan PT Goodwill menuju kesuksesan hingga saat ini.

(23)

3.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi

Visi PT Goodwill adalah menjadi salah satu perusahaan fabrikasi yang berdaya saing di Indonesia dan Internasional. Misi PT Goodwill adalah:

a. Memberikan layanan dan solusi terbaik melalui inovasi yang berkelanjutan, penelitian dan pengembangan, regional dan internasional.

b. Menjaga dan meningkatkan kualitas produk.

c. Menciptakan lapangan kerja bagi masyarakat sekitar. d. Mendorong pertumbuhan ekonomi negara.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi

Struktur Organisasi PT Goodwill dapat dilihat pada gambar 3.1.

DIRECTOR ACCOUNTING MANAGER GENERAL MANAGER HUMAN RESOURCE DEPARTEMENT QUALITY CONTROL ACCOUNTING STAFF MAINTENANCE OPERATOR SALES &

PLANNER TOOL MAKER

SUPERVISOR PRODUCTION

Sumber: PT Goodwill

(24)

13

Tugas dan tanggung jawab: 1. Director

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan. 2. Menentukan kebijakan-kebijakan perusahaan. 2. General Manager

1. Memberikan pengarahan pada masing-masing bagian. 2. Mengkoordinasikan tugas setiap bagian.

3. Accounting Manager

1. Mengatur dan menjamin kelancaran penerimaan dan pengeluaran kas. 2. Mengawasi penyelenggaraan akuntansi keuangan.

4. Human Resource Departement

1. Mengatur dan menanggulangi masalah-masalah personalia perusahaan. 2. Membina serta mengawasi terciptanya disiplin dan tertib kerja setiap

karyawan. 5. Accounting Staff

1. Membuat dokumen pengiriman barang dan tagihan barang. 2. Membuat voucher pengeluaran kas.

3. Merekap penjualan selama perbulan. 4. Melakukan rekonsiliasi bank.

5. Menginput daftar pembayaran customer. 6. Sales & Planner

1. Mengontrol bahan baku yang diperlukan. 2. Membuat daftar barang yang akan diproduksi. 3. Mengontrol persediaan bahan baku.

(25)

7. Supervisor Production

1. Mengatur jalannya produksi. 2. Mengawasi kinerja operator. 8. Tool Maker

1. Membuat dan merancang tooling. 2. Memperbaiki kerusakan tooling. 9. Quality Control

1. Memeriksa kualitas barang. 10. Maintenance

1. Mengontrol jalannya mesin agar tidak ada kendala. 2. Memperbaiki kerusakan mesin.

11. Operator

1. Memproduksi barang sampai jadi.

3.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi

PT Goodwill memproduksi part-part elektronik sesuai dengan permintaan pelanggan. Pelanggan memberikan drawing sesuai model part yang diinginkan.

Drawing tersebut dibuat menjadi tooling atau mesin cetak untuk mencetak part

tersebut. Tooling itu sendiri bisa disediakan dari pelanggan untuk diproduksi di PT Goodwill. Tooling yang sudah jadi dipasangkan di mesin oleh tool maker dan bahan baku lembaran-lembaran logam siap untuk diproduksi oleh bagian operator. Dalam proses memproduksi mesin juga selalu dikontrol oleh bagian maintenance agar mesin tidak mengalami permasalahan yang dapat mengakibatkan proses produksi berhenti.

(26)

15

Part-part yang sudah diproduksi, siap untuk dikirim kepada pelanggan.

Pelanggan PT Goodwill mencakup beberapa perusahaan di Indonesia. Kota Batam sendiri terdapat 6 perusahaan dan 1 perusahaan di kota Surabaya.

(27)

16

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Kerja 4.1.1 Lokasi Unit Kerja

PT. Goodwill terletak di Komplek Union Industrial Park Blok J No. 5 Batu Ampar, Batam. Penullis ditempatkan pada bagian accounting staff.

4.1.2 Rincian Tugas

Adapun rincian tugas penulis selama magang industri adalah:

a. Menginput PO (purchase order) ke sistem yang sudah dikonfirmasi oleh

planner.

b. Membuat DO (delivery order) dan invoice pengiriman barang secara harian. c. Membuat voucher pengeluaran kas.

d. Merekap penjualan setiap bulan. e. Rekonsiliasi bank.

Dari semua rincian tugas di atas, yang paling sering penulis lakukan adalah Membuat DO (delivery order) dan invoice pengirim barang secara harian. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan DO (delivery order) dan invoice adalah:

a. Menerima PO (purchase order) pelanggan yang sudah dikonfirmasi oleh

sales & planner.

(28)

17

c. Menerima delivery note (DN) dari planner berupa rincian barang yang akan dikirim ke customer.

d. Mengecek ketersediaan (purchase order) PO di sistem, jika (purchase order) PO masih tersedia kemudian lanjut ketahap pembuatan DO (delivery order) dan invoice, jika (purchase order) PO tidak tersedia maka delivery note (DN) dikembalikan kepada planner untuk diperbaharui.

(29)

Flowchart proses pembuatan (delivery order) dan invoice dapat dilihat pada

gambar 4.1.

Sales & Planner Accounting Staff

No Yes Catatan : DN : Delivery Note DO : Delivery Order MENERBITKAN PO-O MENERIMA PO-O MENG-INPUT PO-O

²

INVOICE

¹

² DO ¹ Yes/ No MULAI MENERIMA DN MENERBITKAN DN KETERSEDIAAN DIPERB AHARUI

Sumber: Data diolah sendiri

(30)

19

4.1.3 Tanggung Jawab

Berikut tanggung jawab penulis selama magang industri:

a. Memastikan nama barang, jumlah dan harga yang diinput ke dalam sistem sudah sesuai dengan PO (purchase order) yang sudah diotorisasi.

b. Memastikan isi DO (delivery order) dan invoice sudah sesuai dengan

delivery note (DN).

c. Memastikan nominal voucher pengeluaran kas sudah benar.

d. Memastikan tidak ada kesalahan pencatatan dalam rekonsiliasi bank.

4.1.4 Target yang Diharapkan Berikut target yang penulis harapkan:

a. Penulis berharap dapat menginput PO (purchase order) tepat waktu sebelum pembuatan delivery order (DO) dan invoice.

b. Penulis berharap dapat merekap data penjualan pelanggan setiap bulan dengan tepat waktu.

c. Penulis berharap dapat melakukan rekapitulasi bank setiap bulan dengan tepat waktu.

4.2 Deskripsi Alat dan Produk

4.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan:

a. Sistem Accurate. Sistem ini berisi lengkap tentang semua data PO (purchase

order), DO (delivery order), invoice, piutang pelanggan, pembayaran dan

(31)

b. Microsoft Excel. Perangkat ini digunakan untuk memasukkan data seperti data DO (delivery order) dan invoice manual, rekap penjualan pelanggan. c. Microsoft Word. Perangkat ini digunakan untuk membuat label packing

barang, dokumen surat menyurat.

Perangkat keras yang digunakan: komputer, printer, mesin photocopy, telepon, alat tulis, dan rak arsip.

4.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan

Berikut data dan dokumen yang diolah dan dihasilkan adalah: a. Surat order pembelian/PO (purchase order).

b. Surat pengiriman barang/DO (delivery order) & surat tagihan (invoice).

4.3 Pembahasan

Belum ada sistem retur penjualan yang baik dan benar pada PT Goodwill menimbulkan masalah seperti tidak ada informasi mengenai retur penjualan kepada bagian accounting staff. Hal ini mengakibatkan tidak ada pencatatan retur penjualan pada saat penggantian barang. Dokumen sistem retur penjualan yang tidak lengkap juga membuat kesulitan dalam pencatatan barang retur. Fungsi terkait sistem retur penjualan pada PT Goodwill belum melibatkan beberapa fungsi terkait yang seharusnya sehingga tugas belum dilaksanakan dengan semestinya. Sistem retur penjualan yang baik dan benar pada PT Goodwill adalah hal yang penting untuk mencegah perusahaan mengalami kerugian karena mengganti barang baru akan tetapi tidak menerima pembayaran.

(32)

21

4.3.1 Sistem Retur Penjualan yang Terjadi di PT Goodwill

4.3.1.1 Dokumen Terkait Sistem Retur Penjualan yang Digunakan di PT Goodwill

Dokumen terkait sistem retur penjualan yang digunakan di PT Goodwill adalah Surat jalan. Dokumen surat jalan dibuat oleh bagian operator saat pengiriman barang baru sebagai ganti barang yang rusak. Dokumen ini diotorisasi oleh bagian operator. Dokumen surat jalan terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada

customer dan rangkap 2 untuk perusahaan. Dokumen surat jalan yang digunakan

pada PT Goodwill dapat dilihat pada gambar 4.2.

Sumber: PT. Goodwill

Gambar 4. 2 Contoh Surat Jalan

4.3.1.2 Fungsi Terkait Sistem Retur Penjualan di PT Goodwill Berikut fungsi terkait sistem retur penjualan di PT Goodwill:

(33)

a. Fungsi General Manger

Fungsi general manager menerima informasi dari customer mengenai pengembalian barang retur penjualan. General Manager memberikan informasi kepada bagian operator untuk diproses.

b. Fungsi Operator

Bagian ini bertugas untuk mengecek stok barang. Stok barang yang tersedia akan dikirim ke customer dengan menerbitkan dan mengotorisasi surat jalan. Bagian operator juga melakukan fungsi pengiriman barang ke customer dan mengambil barang retur dari customer.

c. Fungsi Akuntansi

Bagian ini bertugas untuk mencatat transaksi retur penjualan dan pencatatan berkurang piutang customer.

4.3.1.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan yang Terjadi di PT Goodwill Prosedur sistem retur penjualan yang terjadi di PT Goodwill adalah:

a. Pertama general manager menerima informasi pengembalian barang retur dari customer dan memberikan informasi tersebut kepada bagian operator. b. Bagian operator melakukan pengecekan stok barang sesuai pada informasi

yang diterima dari General Manager, stok barang yang tersedia langsung dikirim ke customer dengan menerbitkan surat jalan. Operator memberikan informasi kepada general manager saat stok barang tidak ada untuk diinformasikan kepada customer bahwa barang akan dikirim saat barang sudah diproduksi.

(34)

23

c. Bagian akuntansi mencatat debit note yang diterima dari customer untuk mencatat berkurangnya piutang. Debit note diterima bagian accounting staff 2-3 bulan setelah penggantian barang.

4.3.2 Analisa Permasalahan Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill 4.3.2.1 Dokumen Surat Jalan Tidak Jelas

Dokumen surat jalan yang diterbitkan saat pengiriman barang baru ke customer tidak jelas pengarsipannya. Belum adanya sistem retur penjualan di PT Goodwill membuat bagian operator menganggap dokumen surat jalan adalah dokumen yang tidak penting. Surat jalan yang tidak diarsipkan mengakibatkan kesulitan bagi

accounting staff untuk mengetahui barang retur pada daftar di debit note sudah

diganti atau belum.

4.3.2.2 Fungsi Terkait Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill belum Melaksanakan Tugas dengan Semestinya

Fungsi terkait sistem retur penjualan pada PT Goodwill belum melibatkan bagian

sales&planner dan perlu penambahan untuk bagian gudang. Sehingga

pemberitahuan barang retur tidak perlu dilaksanakan oleh bagian operator dan bagian operator tidak seharusnya mengecek stok ketersediaan barang.

4.3.2.3 Tidak ada Informasi Mengenai Retur Penjualan ke Bagian

Accounting Staff

Sistem retur penjualan yang tidak baik pada PT Goodwill mengakibatkan informasi retur penjualan dari customer yang diberikan kepada general manager

(35)

tidak sampai kepada bagian accounting staff, sehingga dalam pengiriman barang baru kepada customer tidak ada pencatatan retur barang.

4.3.3 Solusi Permasalahan Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill 4.3.3.1 Dokumen Retur Penjualan yang Diperlukan

Berikut adalah dokumen yang perlu dalam sistem retur penjualan yang penulis usulkan:

a. Memo Kredit

Dokumen memo kredit sebagai dasar pencatatan piutang customer atas transaksi retur penjualan.

b. Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Dokumen LPB merupakan dokumen pendukung memo kredit yang dikeluarkan oleh fungsi gudang sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang dikembalikan oleh customer. Dokumen LPB sebagai dasar pencatatan ketersediaan barang di gudang.

c. Credit Note

Dokumen credit note merupakan dokumen pemberitahuan kepada customer bahwa piutang customer berkurang.

d. Surat Jalan

Dokumen surat jalan dibuat oleh bagian gudang saat pengiriman barang baru sebagai ganti barang yang rusak. Dokumen ini diotorisasi oleh bagian gudang untuk memastikan pencatatan retur barang sudah diganti.

(36)

25

4.3.3.2 Fungsi yang Terlibat

Berikut adalah fungsi terkait dalam sistem retur penjualan pada PT Goodwill yang penulis usulkan:

a. General Manager

Bagian General Manager dalam menerima informasi mengenai pereturan barang dari customer menginformasikan ke bagian sales & planner untuk di proses.

b. Sales & Planner

Bagian sales & planner setelah mendapatkan informasi retur barang dari bagian General Manager kemudian menerbitkan dan mengotorisasi memo kredit 3 rangkap.

c. Gudang

Bagian gudang harusnya memiliki karyawan sendiri untuk ditugaskan dan bertanggung jawab pada stok barang. Setelah memo kredit diterima kemudian bagian gudang menyiapkan barang untuk dikirim kepada customer dan menerbitkan dokumen LPB untuk pencatatan pada kartu gudang.

d. Bagian Accounting Staff

Bagian accounting staff setelah menerima memo kredit dari sales & planner kemudian memberikan informasi kepada customer bahwa barang retur sudah diganti agar customer tidak menerbitkan debit note . Apabila barang tidak diganti bagian accounting staff menerbitkan credit note yang kemudian diberikan kepada customer dan mencaatat kartu piutang customer. Bagian

accounting staff juga bertugas untuk mencatat transaksi retur penjualan

(37)

4.3.3.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan yang Diusulkan

4.3.3.3.1 Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill yang Diusulkan Penulis dengan Mengganti Barang Baru

Flowchart sistem retur penjualan pada PT Goodwill yang diusulkan penulis

dengan mengganti barang baru dapat dilihat pada gambar 4.3.

General Manager Sales & Planner

+

Bagian Gudang Accounting Staff

MULAI Memberitahu retur penjualan kepada sales & planner Memo Kredit N Jurnal Retur Penjualan N Selesai Menerima pemberitahu an retur penjualan 3 2 1 Memo Kredit 1 Memo Kredit 2 LPB 2 1 2 Surat Jalan 1 Kepada customer beserta penyerahan barang LPB 1 Kartu Gudang N

Gambar 4. 3 Flowchart Sistem Retur Penjualan pada Pt Goodwill yang Diusulkan Penulis dengan Mengganti Barang Baru.

Berikut prosedur sistem retur penjualan pada PT Goodwill dengan mengganti barang baru yang diusulkan penulis:

(38)

27

a. Pertama bagian General manager menerima pemberitahuan retur penjualan dari customer kemudian memberitahukan kepada bagian sales & planner untuk diproses.

b. Bagian sales & planner setelah mendapatkan informasi retur barang dari bagian General manager kemudian menerbitkan dan mengotorisasi memo kredit 3 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan pengiriman barang baru, rangkap 2 diberikan kepada bagian

accountin staff sebagai informasi adanya barang retur penjualan dan rangkap

3 diarsipkan oleh sales & planner.

c. Bagian gudang setelah menerima memo kredit rangkap 1 kemudian menerbitkan dokumen LPB rangkap 2, LPB rangkap 1 diberikan kepada bagian accounting staff dan rangkap 2 digunakan untuk pencatatan pada kartu gudang. Bagian gudang menerbitkan surat jalan 2 rangkap yang diotorisasi, surat jalan rangkap 1 diberikan kepada customer saat pengiriman barang dan rangkap 2 diarsipkan.

d. Bagian accounting staff setelah mendapatkan memo kredit rangkap 2 dari

sales & planner dan LPB rangkap 1 dari bagian gudang kemudian accounting staff memberikan informasi kepada customer bahwa barang retur sudah

diganti agar customer tidak menerbitkan debit note. Bagian accounting staff juga bertugas untuk mencatat transaksi retur penjualan berdasarkan memo kredit.

(39)

4.3.3.3.2 Flowchart Sistem Retur Penjualan pada PT Goodwill yang Diusulkan Penulis dengan Memotong Kartu Piutang

Flowchart sistem retur penjualan pada PT Goodwill yang diusulkan penulis

dengan memotong kartu piutang dapat dilihat pada gambar 4.4.

General Manager Sales & Planner

+

Bagian Gudang Accounting Staff

MULAI Memberitahu retur penjualan kepada sales & planner Memo Kredit N Jurnal Retur Penjualan N Menerima pemberitahu an retur penjualan 3 2 1 Memo Kredit 1 Memo Kredit 2 Diterima dari customer beserta penerimaan barang Kartu Gudang Debit Note LPB 1 2 Debit Note LPB 1 Credit Note 2 1 Kartu Piutang N Diberikan kepada customer Selesai

Gambar 4. 4 Flowchart Sistem Retur Penjualan pada Pt Goodwill yang Diusulkan Penulis dengan Memotong Kartu Piutang.

Berikut prosedur sistem retur penjualan pada PT Goodwill dengan memotong kartu piutang yang diusulkan penulis:

(40)

29

a. Pertama bagian General manager menerima pemberitahuan retur penjualan dari customer kemudian memberitahukan kepada bagian sales & planner untuk diproses.

b. Bagian sales & planner setelah mendapatkan informasi retur barang dari bagian General manager kemudian menerbitkan dan mengotorisasi memo kredit 3 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian gudang, rangkap 2 diberikan kepada bagian accounting staff sebagai informasi adanya barang retur penjualan dan rangkap 3 diarsipkan oleh sales & planner.

c. Bagian gudang setelah menerima memo kredit rangkap 1 dan menerima

Debite Note dari customer kemudian menerbitkan dokumen LPB rangkap 2,

LPB rangkap 1 diberikan kepada bagian accounting staff dan rangkap 2 digunakan untuk pencatatan pada kartu gudang.

d. Bagian accounting staff setelah mendapatkan memo kredit rangkap 2 dari

sales & planner, LPB rangkap 1 dari bagian gudang dan Debit Note dari

bagian gudang yang diterima dari customer kemudian accounting staff untuk mencatat transaksi retur penjualan berdasarkan memo kredit dan menerbitkan

Kredit Note rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada customer dan rangkap

kedua digunakan untuk mencatat pada kartu piutang customer dan kemudian diarsipkan berdasarkan nomor.

(41)

30

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab IV, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

a. Tidak tercatatnya retur penjualan customer disebabkan tidak adanya informasi yang jelas saat pereturan barang.

b. Dokumen pengiriman barang baru tidak diarsipkan dengan benar karena karyawan tidak mengetahui sistem retur penjualan dengan jelas. Hal ini menyebabkan kesuliatan dalam pencatatan retur penjualan.

5.2 Saran

Berikut ini adalah saran penulis terhadap system retur penjualan pada PT Goodwill:

a. Proses retur penjualan sebaiknya melibatkan bagian sales & planner dan menambah bagian gudang.

b. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi PT Goodwill di masa yang akan datang untuk dapat dikembangkan dan diperbaiki.

(42)

31

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. (2009). Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi, Yogyakarta. Mulyadi (2016). Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Salemba Empat. Jakarta.

(43)

32

DAFTAR LAMPIRAN

Delivery Order (DO)

(44)

33

Invoice

(45)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

16 Februari 2011

MAGANG INDUSTRI

di

PT GOODWILL

Disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Magang Industri

Oleh: Siti Latifah 3111411029

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERIBATAM

(46)

No.FO.8.4.3.1-V0 _35/78HAL. KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN MAGANG PT GOODWILL Oleh: Siti Latifah 3111411029 Batam, 31 April 2017

Dosen Pembimbing Magang Pembimbing Perusahaan

Mega Mayasari, S.E., M.Sc. Hengki Ariawan, SE NIK 110069

(47)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

LEMBAR PENGESAHAN

Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa : Nama : Siti Latifah

NIM : 3111411029

telah melaksanakan Magang Industri di PT Goodwill

mulai tanggal 1 Februari 2017 sampai dengan 30 April 2017

Batam, 23 Mei 2017 Pembimbing ,

Hengki Ariawan, SE HRD

(48)

No.FO.8.4.3.1-V0 _37/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

KATA PENGANTAR

Puji syukur diucapkan atas selesainya proses magang industri di PT Goodwill kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan laporan magang ini. Penulisan laporan magang ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa awal perkuliahan sampai saat ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-NYA penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Kedua orang tua yang telah memberikan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir.

3. Kakak yang memberikan doa dan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan tugas akhir.

4. Ibu Mega Mayasari,S.E.,M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan laporan ini.

(49)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen di Politeknik Negeri Batam yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan pendidikan moral yang berharga dan berguna selama penulis mengikuti perkuliahan.

6. Pemimpin dan seluruh karyawan PT Goodwill yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang penulis perlukan.

7. Sahabat dan teman-teman yang telah banyak membantu penulis.

8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu dan telah membantu penulis menyelesaikan laporan ini dari awal sampai akhir.

Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga tugas laporan magang ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Batam, 23 Mei 2017

Siti Latifah 3111411029

(50)

No.FO.8.4.3.1-V0 _39/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Daftar Isi

1. Gambaran Umum Perusahaan/Instansi ... 40 1.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi ... 40 1.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi ... 40 1.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi ... 41 1.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi ... 43 2. Deskripsi Kegiatan Magang Industri ... 45 2.1 Deskripsi Kerja... 45 2.1.1 Lokasi Unit Kerja ... 45 2.1.2 Rincian Tugas... 45 2.1.3 Tanggung Jawab... 45 2.1.4 Target yang Diharapkan ... 46 2.1.5 Kendala yang Dihadapi Dalam Menyelesaikan Tugas ... 46 2.1.6 Flow Chart Pekerjaan ... 46 2.2 Deskripsi Alat dan Produk ... 49 2.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan ... 49 2.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan... 49 3. Kesimpulan dan Saran... 50 3.1 Kesimpulan ... 50 3.2 Saran ... 51 Lampiran ... 52 Lampiran A Log Book ... 52

(51)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

1. Gambaran Umum Perusahaan/Instansi

1.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi

Ibu Rini Nedra lahir di kota Padang pada tahun 1973. Setelah lulus kuliah, Ibu Rini Nedra merantau ke Batam dan bekerja di salah satu perusahaan asing milik warga negara India. Perusahaan tersebut bergerak dibidang industri fabrikasi lembaran logam.

Ibu Rini Nedra menjabat sebagai Human Resource Departement (HRD) yang bertanggung jawab menangani karyawan. Tahun 2004, perusahaan tersebut mengalami kebangkrutan. Pengalaman dan relasi selama 7 tahun yang dimiliki Ibu Rini Nendra, memotivasi beliau untuk mendirikan perusahaan industri fabrikasi lembaran logam sendiri.

Tanggal 14 April 2005 Ibu Rini Nedra mendirikan PT Goodwil dengan bermodalkan mesin dan tenaga kerja seadanya. PT Goodwill didirikan di kota Batam karena kota Batam dekat dengan negara Singapura. Negara Singapura merupakan pemasok bahan baku utama PT Goodwill. Ketekunan dan kerja keras yang dimiliki Ibu Rini Nedra mengantarkan PT Goodwill menuju kesuksesan hingga saat ini.

1.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi

PT Goodwill dalam menjalankan usahanya agar berkembang ke arah yang lebih baik serta dapat mencapai tujuannya menerapkan visi dan misi sebagai berikut:

(52)

No.FO.8.4.3.1-V0 _41/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Visi Perusahaan:

Menjadi salah satu perusahaan fabrikasi yang berdaya saing di Indonesia dan Internasional.

Misi Perusahaan:

1. Memberikan layanan dan solusi terbaik melalui inovasi yang berkelanjutan, penelitian dan pengembangan, regional dan internasional.

2. Menjaga dan meningkatkan kualitas produk.

3. Menciptakan lapangan kerja bagi masyarakat sekitar. 4. Mendorong pertumbuhan ekonomi negara.

1.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi

Struktur Organisasi PT Goodwill dapat dilihat pada gambar berikut:

(53)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Tugas dan tanggung jawab:

1. Director

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan. b. Menentukan kebijakan-kebijakan perusahaan. 2. General Manager

a. Memberikan pengarahan pada masing-masing bagian. b. Mengkoordinasikan tugas setiap bagian.

3. Manager Accounting

a. Mengatur dan menjamin kelancaran penerimaan dan pengeluaran kas. b. Mengawasi penyelenggaraan akuntansi keuangan.

4. Human Resource Departement

a. Mengatur dan menanggulangi masalah-masalah personalia perusahaan. b. Membina serta mengawasi terciptanya disiplin dan tertib kerja setiap

karyawan. 5. Staff Accounting

a. Membuat dokumen pengiriman barang dan tagihan barang. b. Membuat voucher pengeluaran kas.

c. Merekap penjualan selama perbulan. d. Melakukan rekonsiliasi bank.

(54)

No.FO.8.4.3.1-V0 _43/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

6. Sales & Planner

a. Mengontrol bahan baku yang diperlukan. b. Membuat daftar barang yang akan diproduksi. c. Mengontrol persediaan bahan baku.

7. Supervisor Production

a. Mengatur jalannya produksi. b. Mengawasi kinerja operator. 8. Tool Maker

a. Membuat dan merancang tooling. b. Memperbaiki kerusakan tooling. 9. Quality Control

a. Memeriksa kualitas barang. 10. Maintenance

a. Mengontrol jalannya mesin agar tidak ada kendala. b. Memperbaiki kerusakan mesin.

11. Operator

a. Memproduksi barang sampai jadi.

1.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi

PT Goodwill memproduksi part-part elektronik sesuai dengan permintaan pelanggan. Pelanggan memberikan drawing sesuai model part yang diinginkan.

(55)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

tersebut. Tooling itu sendiri bisa disediakan dari pelanggan untuk diproduksi di PT Goodwill. Tooling yang sudah jadi dipasangkan di mesin oleh tool maker dan bahan baku lembaran-lembaran logam siap untuk diproduksi oleh bagian operator. Dalam proses memproduksi mesin juga selalu dikontrol oleh bagian maintenance agar mesin tidak mengalami permasalahan yang dapat mengakibatkan proses produksi berhenti.

Part-part yang sudah diproduksi, siap untuk dikirim kepada pelanggan.

Pelanggan PT Goodwill mencakup beberapa perusahaan di Indonesia. Kota Batam sendiri terdapat 6 perusahaan dan 1 perusahaan di kota Surabaya.

(56)

No.FO.8.4.3.1-V0 _45/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

2. Deskripsi Kegiatan Magang Industri

2.1 Deskripsi Kerja 2.1.1 Lokasi Unit Kerja

PT. Goodwill terletak di Komplek Union Industrial Park Blok J No. 5 Batu Ampar, Batam. Penullis ditempatkan pada bagian staff accounting.

2.1.2 Rincian Tugas

Adapun rincian tugas penulis selama magang industri adalah sebagai berikut : a. Menginput PO (purchase order) ke sistem yang sudah dikonfirmasi oleh

planner.

b. Membuat DO (delivery order) dan invoice pengiriman barang secara harian. c. Membuat voucher pengeluaran kas.

d. Merekap penjualan setiap bulan. e. Rekonsiliasi bank.

2.1.3 Tanggung Jawab

1. Memastikan nama barang, jumlah dan harga yang diinput ke dalam sistem sudah sesuai dengan PO (purchase order) yang sudah diotorisasi.

2. Memastikan isi DO (delivery order) dan invoice sudah sesuai dengan delivery

note (DN).

3. Memastikan nominal voucher pengeluaran kas sudah benar.

(57)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

2.1.4 Target yang Diharapkan Berikut target yang penulis harapkan:

d. Penulis berharap dapat menginput PO (purchase order) tepat waktu sebelum pembuatan delivery order (DO) dan invoice.

e. Penulis berharap dapat merekap data penjualan pelanggan setiap bulan dengan tepat waktu.

f. Penulis berharap dapat melakukan rekapitulasi bank setiap bulan dengan tepat waktu.

2.1.5 Kendala yang Dihadapi Dalam Menyelesaikan Tugas

Komputer yang digunakan beberapa kali tidak menyala saat dihidupkan dan mengalami mati secara mendadak saat digunakan sehingga menghambat pekerjaan.

2.1.6 Flowchart Pekerjaan

Dari semua rincian tugas diatas, yang paling sering penulis lakukan adalah Membuat DO (delivery order) dan invoice pengirim barang secara harian. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan DO (delivery order) dan invoice adalah sebagai berikut :

a. Menerima PO (purchase order) pelanggan yang sudah dikonfirmasi oleh sales

& planner.

(58)

No.FO.8.4.3.1-V0 _47/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

c. Menerima delivery note (DN) dari planner berupa rincian barang yang akan dikirim ke customer.

d. Mengecek ketersediaan (purchase order) PO di sistem, jika (purchase order) PO masih tersedia kemudian lanjut ketahap pembuatan DO (delivery order) dan invoice, jika (purchase order) PO tidak tersedia maka delivery note (DN) dikembalikan kepada planner untuk diperbaharui.

(59)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Berikut alur flowchart Proses Pembuatan (delivery order) dan invoice.

Gambar 2 Flowchart proses pembuatan DO (delivery order) dan invoice.

Sales & Planner Staff Accounting

No Yes Catatan : DN : Delivery Note DO : Delivery Order MENERBITKAN PO-O MENERIMA PO-O MENG-INPUT PO-O ² INVOICE ¹ ² DO ¹ Yes/ No MULAI MENERIMA DN MENERBITKAN DN KETERSEDIAAN DIPERB AHARUI

(60)

No.FO.8.4.3.1-V0 _49/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

2.2 Deskripsi Alat dan Produk

2.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan :

a. Sistem Accurate. Sistem ini berisi lengkap tentang semua data PO (purchase

order), DO (delivery order), invoice, piutang pelanggan, pembayaran dan

rekapitulasi bank.

b. Microsoft Excel. Perangkat ini digunakan untuk memasukkan data seperti data DO (delivery order) dan invoice manual, rekap penjualan pelanggan.

c. Microsoft Word. Perangkat ini digunakan untuk membuat label packing barang, dokumen surat menyurat.

Perangkat keras yang digunakan: komputer, printer, mesin photocopy, telepon, alat tulis, dan rak arsip.

2.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan 1. Surat order pembelian/PO (purchase order).

(61)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

3. Kesimpulan dan Saran

3.1 Kesimpulan

Selama pelaksanaaan kegiatan magang tiga bulan di PT Goodwill, penulis mendapatkan pengalaman, manfaat dan ilmu baru yang belum penulis dapatkan pada saat proses belajar di Politeknik Negeri Batam karena dapat mengetahui aktivitas dunia kerja.

Manfaat yang dapat penulis simpulkan selama praktek industri yaitu :

1.

Manfaat dari tugas yang telah dilaksanakan bagi penulis a. Melatih penulis mengenai kedisplinan waktu.

b. Melatih penulis agar dapat bekerja secara teliti dari tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

c. Memberikan ilmu kepada penulis tentang proses penjualan yang dilakukan suatu perusahaan.

d. Memberikan ilmu kepada penulis mengenai penggunaan sistem Accurate. e. Melatih mental penulis mengenai masalah-masalah kerja yang harus

dijalankan sehingga dapat menemukan solusi yang tepat

2.

Manfaat dari tugas yang telah dilaksanakan bagi perusahaan

a. Membantu meringankan perusahaan dalam pencatatan transaksi shingga dokumen dapat tertata.

b. Pekerjaan yang diminta oleh perusahaan dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai waktu yang telah ditetapkan.

(62)

No.FO.8.4.3.1-V0 _51/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

3.2 Saran

Setelah pelaksanaan kegiatan magang di PT Goodwill penulis ingin memberikan beberapa saran yaitu :

1. Sebaiknya dalam pelaksanaan magang dapat mengikuti peraturan yang sudah diterapkan perusahaan dengan baik.

2. Bagi perusahaan sebaiknya komputer yang digunakan untuk operasional segera diperbaiki sehingga pekerjaan tidak terganggu.

(63)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

4. Lampiran

4.1 Lampiran A Log Book

Logbook magang merupakan data yang memberikan informasi mengenai rincian kegiatan magang yang penulis lakukan selama tiga bulan dalam menjalankan aktivitas kegiatan magang sebagai staff accounting di PT. Goodwill. Lampiran logbook dapat dilihat pada halaman berikutnya.

4.2 Lampiran B Deskripsi Produk yang Dihasilkan

Deskripsi Produk yang dihasilkan merupakan data yang memberikan informasi mengenai dokumentasi yang dihasilkan penulis selama melakukan kegiatan sebagai staff accounting di PT. Goodwill. Lampiran deskripsi produk yang dihasilkan dapat dilihat pada halaman berikutnya.

(64)

No.FO.8.4.3.1-V0 _53/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Laporan Magang Industri Minggu ke 1

Tgl 1 Februari 2017 s/d tgl 4 Februari 2017 Identitas Mahasiswa

Nama Mahasiswa : Siti Latifah

NIM : 3111411029

No. Tlp/Hp : 081378482365

Identitas Perusahaan dan Pembimbing di Perusahaan Nama Perusahaan : PT Goodwill

Alamat / No. Telp : Komp Union Industrial Park Blok J No. 5, Batu Ampar

0778-425683

Pembimbing : Bp. Hengki Ariawan

Jabatan : HRD

No. Tlp / Hp : 082284109051 Rincian Kegiatan Magang

1. Merekap penjualan customer bulan Januari 2017. 2. Meng-input tagihan supplier.

3. Meng-input PO customer ke sistem Accurate.

4. Membuat invoice dan delivery order PT. Patlite & PT. Tomoe.

Batam, 4 Februari 2017 Pembimbing di Perusahaan

(65)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Laporan Magang Industri Minggu ke 2

NIM : 3111411029

No. Tlp/Hp : 081378482365

0778-425683

Jabatan : HRD

1. Membuat invoice dan delivery order PT. Patlite & Digi Singpore Pte Ltd. 2. Meng-input PO customer ke sistem Accurate.

3. Meng-edit daftar gaji karyawan yang diterima dari HRD untuk ditambahkan nomor rekening karyawan kemudian meng-emailkan ke manager Accounting dan konsultan pajak untuk perhitungan PPH21. 4. Mencatat dan menerbitkan voucher pengeluaran gaji karyawan yang

dibayar melalui bank dan cash.

5. Meng-input manual invoice ke Ms. Excell.

(66)

No.FO.8.4.3.1-V0 _55/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Laporan Magang Industri Minggu ke 3

NIM : 3111411029

No. Tlp/Hp : 081378482365

0778-425683

Jabatan : HRD

1. Membuat invoice dan delivery order PT. Patlite, PT. Tomoe & Digi Singapore Pte Ltd.

2. Meng-input PO customer ke sistem Accurate. 3. Meng-input tagihan supplier.

(67)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Laporan Magang Industri Minggu ke 4

NIM : 3111411029

No. Tlp/Hp : 081378482365

0778-425683

Jabatan : HRD

1. Membuat invoice dan delivery order PT. Patlite. 2. Meng-input PO customer ke sistem Accurate. 3. Meng-input manual invoice ke Ms. Excell.

(68)

No.FO.8.4.3.1-V0 _57/78HAL.

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Laporan Magang Industri Minggu ke 5

Tgl 27 Februari 2017 s/d tgl 4 Maret 2017 Identitas Mahasiswa

NIM : 3111411029

No. Tlp/Hp : 081378482365

0778-425683

Jabatan : HRD

1. Membuat invoice dan delivery order PT. Patlite & Digi Singapore Pte Ltd.

2. Meng-input PO customer ke sistem Accurate. 3. Meng-input tagihan supplier.

4. Merekap penjualan customer bulan Februari 2017. 5. Melakukan rekonsil bank.

6. Mencatat penerimaan penjualan PT. Patlite. 7. Menyiapkan paskat karyawan bulan Maret.

Batam, 4 Maret 2017 Pembimbing di Perusahaan

(69)

KPS DIR

_{Borang PBM:}

Pelaksanaan Magang

Laporan Magang Industri Minggu ke 6

Tgl 6 Maret 2017 s/d tgl 11 Maret 2017 Identitas Mahasiswa

NIM : 3111411029

No. Tlp/Hp : 081378482365

0778-425683

Jabatan : HRD

1. Membuat invoice dan delivery order PT. Patlite, PT. Tomoe & Digi Singapore Pte Ltd.

2. Meng-input PO customer ke sistem Accurate.

3. Meng-edit daftar gaji karyawan yang diterima dari HRD untuk ditambahkan nomor rekening karyawan kemudian meng-emailkan ke manager Accounting dan konsultan pajak untuk perhitungan PPH21. 4. Mencatat dan menerbitkan voucher pengeluaran gaji karyawan yang

dibayar melalui bank dan cash.

5. Meng-input manual invoice ke Ms. Excell.

Batam, 11 Maret 2017 Pembimbing di Perusahaan