KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena karunia dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul “Korespondensi Komunikasi Telepon Bahasa Indonesia”.
Selaras dengan tujuan pembelajaran mata pelajaran korespondensi komunikasi telepon Bahasa Indonesia, modul ini difokuskan pada upaya pengembangan kemampuan dan pemahaman fenomena kehidupan perkantoran sehari-hari, khususnya pada kegiatan ruang lingkup komunikasi yang baik dan benar di kantor. Melalui modul ini penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penguasaan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dalam kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku dari sumber lainya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.
Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul ini. Tidak lupa, tim penulis mengucapka terima kasih kepada keluarga atas segala dukungan, pengertian, dan doanya selama ini. Ppenulis juga mengucapkan terima kasih kepada Tuhan yang Maha Esa yang selalu memberikan kesehatan lahir dan batin dalam penyusunan modul ini.
Akhirnya, penulis berharap modul ini dapat memberikan sumbangan dalam proses kegiatan belajar mata pelajaran korespondensi. Penulis menyadari buku ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun akan sangat penulis harapkan sebagai upaya penyempurnaan modul ini. Penulis berharap semoga modul ini bermanfaat dan menambah wawasan pengetahuan bagi para pembacanya.
Malang, November 2019
Penulis
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN
MODEL PENYAJIAN
PETA KONSEP
KEGIATAN BELAJAR 1
PENGERTIAN TELEPON
MACAM
–
MACAM PESAWAT TELEPON
MACAM MACAM HUBUNGAN TELEPON
ETIKA PENANGANAN TELEPON
HAMBATAN DALAM BERTELPON
RANGKUMAN
PENDAHULUAN
Bahan ajar ini membahas tentang mata pelajaran korespondensi diperuntukan bagi sekolah menengah kejuruan, khususnya kelompok bisnis manajemen. Mata pelajaran ini merupakan ilmu pengetahuan dasar komunikasi dan surat menyurat, sehingga dapat berkomunikasi secara lancar, baik lisan maupun tulisan. dalam kehidupan organisasi dilingkungan pekerjaan kantor
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi yang berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan atau maksud yang lain dari pengirim pesan (komunikator kepada penerima pesan (komunikan). Penerima dan pengirim pesan dalam ini dapat bertindak selaku pribadi, dapat juga wakili lembaga. Berkat kemajuan teknologi, komunikasi ini dipermudah dan diperlancar melalui pesawat telepon.
Bahan ajar ini membahas dasar-dasar komunikasi yang terdiri dari pengertian dan komponen-komponen, proses komunikasi, faktor keberhasilan dan penghambat komunikasi, serta fungsi media komunikasi. Di dala ini juga membahas tentang prinsip-prinsip teknik komunikasi yang berisi tentang faktor utama dalam berbicara, pengertian dan juga macam-macam prinsip berbicara, persiapan penyajian komunikasi lisan, teknik berbicara efektif, daftar kecakapan berbicara, berkomunikasi lisan secara efektif.
Salah satu kemampuan atau sub kompetensi yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan bagian integral dari penguasaan sub-sub kompetensi seorang sekretaris hal ini merupangan penanganan telepon. Untuk itu bahan ajar ini juga membahas tentang pengoperasian pesawat telepon, etiket penanganan telepon, menerima telepon, menelepon, dan hambatan-hambatan dalam penanganan telepon.
Korespondensi pada bahan ajar ini dibatasi pada komunikasi lisan dan tulisan. Peranan komunikasi tertulis, yang berisi tentang dasar surat-menyurat, jenis- jenis surat, bagian-bagian surat, bentuk-bentuk surat, perlengkapan dan teknik melipat surat. Dan juga membahas tentang bahasa surat apa yang benar dalam surat pribadi dan surat dinas, petunjuk menulis surat pribadi, surat dinas dan dasar-dasar surat niaga.
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat bahan ajar ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam bahan ajar ini. b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu, maka tanyakan kepada guru/instruktur sampai paham.
c. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggungjawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
f. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang mendukung materi praktek.
g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
h. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
2. Guru
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan bahan ajar, cara pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
e. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
Kompetensi Inti
KI 3 : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri
sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.
KI 4 : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Kompetensi Dasar
K.D. 3.2. Menerapkan komunikasi telepon Bahasa Indonesia. K.D. 4.2. Melakukan komunikasi telepon Bahasa Indonesia. Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Menjelaskan pengertian telepon
2. Mengidentifikasi macam-macam pesawat telepon 3. Mengemukakan macam-macam hubungan telepon 4. Mengklasifikasi etika penanganan telepon
5. Mencegah hambatan dalam hubungan telepon Kemampuan yang Diharapkan
Setelah mengamati, berdiskusi, dan mengkomunikasikan materi pembelajaran, peserta didik diharapkan dapat :
1. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta didik mampu menjelaskan pengertian telepon dengan baik.
2. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta didik mampu mengidentifikasi macam-macam pesawat telepon dengan benar.
3. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta didik mampu mengemukakan macam-macam hubungan telepon dengan baik.
4. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta didik mampu mengklasifikasi etika penanganan telepon dengan benar. 5. Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi, menggali
informasi dan presentasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor, peserta didik mampu mencegah hambatan dalam hubungan telepon dengan benar.
MODEL PENYAJIAN
Modul ini disajikan dengan model discovery learning untuk mengembangkan materi menerapkan penggunaan peralatan kantor dan komunikasi yang efektif, sopan dan benar antar sesama intern dan ekstern kantor dalam kegiatan komunikasi bahasa Indonesia yang baik dan benar di mata pelajaran Korespondensi. Berikut 6 tahapan yang disajikan di
Discovery Learning dalam bagan.
1. Simulasi
Pada peserta didik disajikan bacaan yang memuat suatu masalah atau persoalan yang mengharuskan peserta didik menyelidiki sendiri materi yang akan dipelajari.
2. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini peserta didik diberi kesempatan mengidentifikasi berbagai macam permasalahan. Peserta didik kemudian diberi kesempatan untuk merumuskan hipotesis, jawaban sementara atas pertanyaan yang diajukan pendidik.
3. Pengumpulan Data
Pada tahap ini peserta didik diberi keleluasaan untuk mengumpulkan berbagai informasi dari sumber belajar sebanyak mungkin sebagai penguat untuk menjawab hipotesis peserta didik yang dapat memperkuat hipotesis atau mematahkan hipotesis sementara mereka.
4. Pengolahan Data
Pada tahap ini semua informasi yang didapat peserta didik (dari berbagai sumber baik internet, majalah, wawancara, ataupun melakukan ujicoba sendiri) dikumpulkan dan diolah, kemudian hasil akhir digunakan untuk menjawab pertanyaan yang ada.
5. Pembuktian
Pada tahap ini peserta didik melakukan pengecekan kembali hipotesis yang sebelumnya dirumuskan, apakah terjawab atau tidak, apakah menarik atau tidak berdasar hasil pengolah data.
6. Menarik Kesimpulan
Pada tahap ini peserta didik belajar untuk menarik kesimpulan.
PEMBAHASAN
KOMUNIKASI TELEPON BAHASA INDONESIA
Pengertian Telepon Macam-macam
pesawat telepon
Macam-macam Klasifikasi Etika
Hubungan Telepon Penanganan Telepon
Klasifikasi Etika Penanganan Telepon
Materi
Pengertian telepon
Macam-macam pesawat telepon Macam-macam hubungan telepon Etika penanganan telepon
Hambatan dalam hubungan telepon
Tujuan Pembelajaran
1. Menjelaskan pengertian telepon
2. Menguraikan macam-macam pesawat telepon 3. Menguraikan macam-macam hubungan telepon
4. Mengidentifikasikan etika dalam penanganan bertelepon 5. Mengemukakan hambatan dalam hubungan telepon
KEGIATAN BELAJAR 1
Komunikasi Telopon Bahasa Indonesia
Dalam sebuah organisasi atau bisnis, komunikasi memiliki peranan sangat penting karena merupakan bentuk koordinasi antar anggota atau tim untuk
menyampaikan ide dan gagasan. Dalam artikel ini akan dibahas lebih dalam tentang pengertian komunikasi dan peranannya dalam bisnis.
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang dapat dimengerti dan diterima oleh orang lain. Selain dengan cara verbal, komunikasi juga bisa dilakukan dengan bahasa tubuh atau menggunakan gesture untuk tujuan tertentu.
Secara harafiah, definisi komunikasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi. Komunikasi secara umum bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada orang lain.
Menurut Shannon dan Weaver, pengertian Komunikasi adalah wujud interaksi manusia yang keduanya ada ikatan dan saling mempengaruhi satu sama lain, baik sengaja atau tidak sengaja. Komunkikasi tidak hanya dalam bentuk verbal saja, namun termasuk ekspresi muka, teknologi dan lukisan seni.
Kompetensi Dasar
K.D. 3.2. Menerapkan komunikasi telepon Bahasa Indonesia. K.D. 4.2. Melakukan komunikasi telepon Bahasa Indonesia.
PENGERTIAN TELEPON
Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Telepon biasanya beroperasi menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Dengan seiring semakin pesatnya teknologi, saat ini telah dikembangkan telepon genggam. Telepon genggam yang biasanya dikenal dengan sebutan handphone (disingkat hp, disebut pula dengan telepon selular atau ponsel) adalah sebuah perangkap telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional, namun dapat dibawah kemana-mana (portable) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless). Indonesia pada masa sekarang telah memiliki dua jaringan telepon nirkabel, yaitu Global System for Mobile Telecommunications (GSM) dan Code Devision Multiple Acces (CDMA).
Telepon genggam mempunyai fungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon tapi tidak hanya itu, namun juga berfungsi mengirim dan menerima pesan singkat atau biasa disebut dengan SMS (Short Message Service). Telepon yang jauh lebih mahal sering menambahkan fitur kamera dan layanan Internet (Wireless Appliocation Protocol; WAP dan General Packet Radio Services; GPRS). Ada pun penyedia jasa telepon genggam di beberapa negara yang menyediakan layanan generasi ketiga (ThirdGeneration ; 3G) yang menambahkan jasa.
Pada saat gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Setelah di bagian sirkuit telpon terdapat dua jalur yaitu bagian positif berfungsi sebagai Tip yang menunjukkan angka nol sedangkan dibagian yang negatif berfungsi sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC. Dengan demikian kedua jalur tersebut bisa digunakan untuk memproses suatu pesan dari pengirim pesan untuk sampai ke penerima pesan dan juga dapat menghasilkan suara pada telepon, dan sinyal electric tersebut ditransmisikan melalui kabel telepon dan kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengarkan oleh penerima telepon.
Teruntuk Teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital. Angka-angka yang sebagai nomor telepon merupakan frekuensi tertentu yang memiliki satuan Hertz. Hubungan yang utama ada dalam sirkuit akan menjadi on hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran. Bunyi yang akan muncul di telepon penerima menandakan telepon telah siap digunakan.
Perkembangan Telepon
Berikut ini terdapat beberapa perkembangan telepon dari masa ke masa, terdiri atas: 1. 1871, Antonio Meucci menekan kan penemuannya yang disebut sound Telegraph.
Penemuannya ini memeberikan adanya komunikasi dalam bentuk suara antara dua orang dengan menggunakan perantara kabel.
2. 1875, Transmitters and Receivers for Electric Telegraphs yaitu penghargaan yang mendapatkan hak paten atas penemuan Meucci yang diraihh oleh perusahaan telekomunikasi The Bell. Perusahaan The Bell menggunakan sitem getaran multiple baja untuk memberikan jeda pada sirkuit.
3. 1876, pada tahun ini sistem yang digunakan memberikan metode untuk mentransmisikan suara secara telegraf, dan perusahaan Bell mematenkan Improvement in Telegraphy
4. 1877, Tempat dimana telepon pertama kali dibuat dengan pengawasan Watson yaitu The Charles Williams Shop, dan selanjutnya menjadi departemen pengembangan dan riset dari perusahaan tersebut. Alexander Graham Bell selalu memantau produktivitas perusahaan tersebut dan pada akhir tahun ada tiga ratus telepon dapat digunakan. Perusahaan Bell pun mematenkan telepon electro-magnetic dapat digunakan dengan magnet permanen, diafragma besi, dan dering panggilan.
5. 1878, pada saat dipimpin oleh Theodore N. Vail, perusahaan Bell mempunyai sekitar 10.000 telepon yang sudah dapat digunakan oleh masyarakat. Papan pengganti manual telah ditemukan sehingga menimbulkan banyak kemungkinan telepon terhubung melalui sebuah saluran pertukaran.
6. 1880, pada tahun ini sirkuit metalic pertama dipasang. Sirkuit tersebut merupakan pembaharuan dari sirkuit one-wire yang menjadi two-wire. Pembaharuan ini dapat mengurangi gangguan yang seringkali terjadi saat menggunakan jalur one-wire. 7. 1891, pada tahun ini pertama kali digunakan telepon dengan nomor dial. Telepon
dapat bekerja dengan otomatis yang dapat menghubungkan penelepon kepada operator dengan cara menekan nomor dial berdasarkan instruksi yang ada.
8. 1915, pada era ini pertama kali digunakan telepon dengan sistem wireless . Sistem ini dapat memudahkan para pengguna telepon untuk dapat berhubungan walaupun lintas negara.
MACAM-MACAM PESAWAT TELEPON
1. Macam – macam Pesawat Telepon
Dilihat dari tata letakanya, ada macam-macam pesawat telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut :
- Telepon meja (tablephone) yaitu telepon yang diletakan di atas meja - Telepon dinding (wallphone) yaitu telepon yang diletakkan diatas dinding - Ttelepon Mobil, Kapal, atau Pesawat
Macam- Macam pesawat telepon terdiri dari 6 macam yaitu : 1. Pesawat Telepon Local Batere (LB)
yaitu pesawat telepon yang mempunyai satuan listrik dari batrai yang sudah terpasang di pesawat telepon sendiri (secara lokal). Baterai yang biasa digunakan yaitu jenis baterai kering. Dengan demikian kondisi baterai sangat menentukan kualitas pembicaraan. Contohnya : Telepon Open Wire
2. Pesawat Telepon Sentral Batere (CB)
yaitu pesawat telepon yang mempunyai sistem satuan listrik arus DC yang berada di sentral telepon. Baterai yang biasa dipakai bisa baterai basah (lead acid) yang biasanya setiap waktu dilakukan sistem charge dan discharge(proses pengisian dan pengosongan baterai). Contohnya : Pesawat telepon type DLG-12515 buatan Ericson.
3. Pesawat Telepon Otomat Roda Pilih ( Rotary Dial )
yaitu pesawat telepon yang mempunyai sentral telepon yang dapat berjalan secara otomatis dimana sistem satuan listrik tersebut diberikan dari sentral. Contohnya : Pesawat telepon dengan tipe H-63 dan H-70 yang dibuat oleh Simens Jerman dan juga PT. INTI. 4. Pesawat Telepon dengan Tombol Tekan ( Push Button )
yaitu pesawat telepon yang dimana sentral telepon otomat nya digunakan pada sistem catuan listriknya diberikan pada sentral. Contohnya : Telepon dengan tipe SSB2912AFAT yang dibuat oleh BTM atau CO Belgia.
5. Peswat telpon Wireless
Yaitu sejenis dengan pesawat telepon tipe push button, tetapi antara Handset dengan tombol push button tidak dihubungkan dengan menggunakan kabel, melainkan menggunakan udara yang sebagai media utama untuk menghantarkan frekuensi pembicaraannya.
6. Pesawat Telepon Genggam ( Hand Phone )
Yaitu sama dengan perangkat terminal telepon yang terdapat kompak dan komplit, yang dimana antara perangkat Microphone , Earphone dan remote kontrol unitnya serta pada sistem catu dayanya sudah menjadi satu dengan telepon tersebut.
Dapat dilihat dari tata letaknya, dalam suatu organisasi ada macam-macam telepon yang digunakan, antara lain yaitu:
a. Telepon meja atau dapat disebut dengan tablephone, yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
b. Telepon dinding atau biasa disebut dengan wallphone, yaitu telepon yang biasanya diletakkan pada dinding.
c. Telepon pesawat, mobil, atau kapal.
Sedangkan dilihat dari segi kapasitas atau kemampuan pada peralatan yang digunakan pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut
a) Telepon dengan satu jalur (single line telephone), dapat digunakan dengan sistem tuts atau putarangka. Biasanya jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
b) Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), dengan multi button ini dapat melalukan telepon masuk yang dimana dapat diatur dalam penyampaiannya kepada orang yang akan dipanggil. Dan biasanya telepon jenis seperti ini banyak digunakan oleh suatu organisasi
c) Sistem hunting, dalam sistem ini menjelaskan bahwa satu nomor telepon dapat digunakan secara bersamaan atau serentak untuk dibeberapa saluran.
d) Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), sistem ini menjelaskan bahwa telepon tidak perlu dipegang saat berbicara.
Sementara itu, hubungan telepon dapat dilihat dari jarak jangkauannya dengan ini dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan dalam lingkup daerah tertentu, seperti daerah Bandung. Pada hubungan lokal ini tidak perlu menggunakan kode area tempat yang dituju.
b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan dimana telepon dengan antara dua orang yang memiliki jarak yang cukup jauh, contohnya seperti antar provinsi atau antar kota, tetapi tetap dalam satu negara. Dalam melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan nomor kode wilayah kepada tempat penelpon yang dituju.
c. Hubungan internasional, yaitu dimana hubungan antara telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara atau mempunyai jarak yang sangat jauh. Sehingga dalam melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode pada sambungan internasional negara yang dituju oleh penelpon.
DARI SEGI JARINGAN
Dalam hal ini dilihat dari segi jaringan yang digunakan, telepon dibagi menjadi 2 jenis, yaitu dengan jaringan kabel dan dengan jaringan nirkabel atau telepon satelit.
1) Telepon jaringan kabel, yaitu dimana pesawat telepon dihubungkan dengan kabel telepon. Pada instansi pemerintahan atau pun perusahaan besar, dalam pemakaian telepon jaringan kabel biasanya dilengkapi dengan switchboard, yang dimana digunakan untuk operator telepon dalam menyambungkan, menerima, dan menghubungkan keluar. Switchboard ini dapat dihubungkan pada pesawat telepon satu atau lebih hubungan dan dilengkapi dengan ekstensi yaitu sambungan pada unit-unit yang ada pada kantor atau instansi tersebut. Ada dua jenis switchboard yaitu:
» Private Automatic Branch Exchange (PABX), merupakan sistem hubungan telepon yang pengoperasiannya dapat dilakukan tanpa harus melalui operator. Pada sistem ini, penelepon dapat melakukan panggilan telepon secara langsung kepada nomor telepon yang ingin dituju yaitu dengan cara menekan nomor khusus agar dapat memperoleh saluran keluar, setalh itu menekan nomor telepon yang ingin dituju.
» Private Manual Branch Exchange (PMBX), yaitu sistem yang hubungan telepon dengan pengoperasiannya melalui operator. Pada sistem ini, penelepon dapat melakukan panggilan dengan melalui operator terlebih dahulu yaitu bisa dengan cara menekan nomor khusus operator yang sudah tertera terlebih dahulu, setelah itu dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang ingin dituju.
2) Pesawat telepon jaringan nirkabel atau biasa disebut dengan telepon satelit, yaitu telepon yang tidak perlu dihubungkan dengan kabel telepon, tetapi langsung dihubungkan melalui satelit komunikasi. Satelit merupakan suatu tempat pengulang yang ditempatkan jauh di angkasa luar, yang berfungsi untuk mengirim ulang sinyal atau data yang diterima. Satelit yang mempunayai ulang sinyal transmisi telekomunikasi yang diterima dari salah satu stasiun bumi kepada seluruh daerah yang dicakup oleh satelit yaitu disebut dengan satelit komunikasi. Sedangkan itu satelit yang mengirimkan kembali data yang diterima ke bumi berupa informasi yang dilihat oleh sensor satelit, perumpamaan: Saat ini fungsi dari satelit terus berkembang, tidak hanya dari segi teknologi televisi tetapi juga salam segi telepon, baik telepon tetap maupun telepon bergerak. Kelebihan satelit yaitu pada jangkauan nya karena tidak terhalang oleh kendala geografis yang ada.
MACAM-MACAM HUBUNGAN TELEPON
Macam – macam Hubungan Telepon
Macam – macam hubungan telepon dalam sebuah organisasi :
- Hubungan antar bagian atau bisa disebut dengan intern, dalam satu kantor dapat hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain.
- Hubungan local atau bisa disebut dengan setempat, hubungan yang dilakukan dalam satu kota yang mana dilakukan oleh komunikator dengan komunikan yakni pada satu lingkup daerah tertentu.
- Hubungan interlokal, hubungan telpon yang dimana tetap dalam satu negara yang terjadi antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi. Supaya dapat melakukan hubungan telepon ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah penelpon yang dituju. Seperti, dari Pontianak ingin melakukan telepon ke Surabaya, maka agar telepon mudah tersambung harus menekan terlebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Maka dari itu, baru diikuti dengan nomor telepon yang akan dituju.
- Hubungan internasional atau biasa disebut dengan overseas call, dimana hubungan telepon langsung yang berjarak lumayan jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang di negara yang lain. Hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan nomor 001 atau 008 terlebih dahulu. Setelah itu, lalu menekan kode Negara, kode wilayah, kemudian nomor telepon yang akan dituju. Hal yang perlu diperhatikan saat melakukan hubungan internasional yaitu, perbedaan waktu antar Negara, supaya tidak menyalahi etiket bertelepon. Penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon jika ingin melakukan hubungan telepon
Bertelepon merupakan pengadakan komunikasi dari satu tempat ke tempat yang lain, agar dapat menyampaikan maksud tanpa harus bertatap muka dengan si telepon. Dalam suatu hotel mempunyai jenis hubungan telepon yang dapat dibedakan menjadi 4 bagian. Diantaranya yaitu:
1. Hubungan Antar Departemen atau Antar Seksi. Hubungan antar departemen atau antar seksi di Hotel merupakan hubungan telepon yang berlangsung di dalam wilyah hotel yang dilakukan baik melalui tamu dengan tamu yang tinggal di hotel, tamu dengan karyawan hotel, karyawan dengan karyawan, ataupun antar karyawan untuk kepentingan hotel sendiri.
2. Hubungan Local. Hubungan telepon yang dilakukan dalam satu kota dari satu hotel ke hotel lain atau pembicaraan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota atau daerah. Biasanya ada sambungan lokal yang dilakukan oleh tamu ataupun karyawan hotel tanpa dikenakan biaya. Walaupun demikian untuk menghindari biaya yang terlalu tinggi maka disediakan telepon koin atau bisa disebut Coin Box untuk tamu yang tidak menginap di hotel.
ETIKA PENANGANAN TELEPON
3. Hubungan Interlokal atau biasa disebut dengan Long Distance Call, yaitu hubungan telepon yang masih dalam satu negara dan dilakukan dari satu kota ke kota lain dalam satu pulau atau pun hubungan dari satu pulau ke pulau lain yang. Hubungan interlokal ini biasanya sering dilakukan oleh tamu dan pimpinan hotel. Agar memudahkan perhitungan beban biaya pembicaraan, maka yang perlu dilakukan harus melalui petugas telepon (telephone Operator). Tarif biaya telepon sesuai dengan lama pembicaraan, tarif pembayaran, dan jarak penelpon.
4. Hubungan Internasional atau biasa disebut dengan Overseas Call, yaitu hubungan telepon jarak jauh yang dilakukan antar negara dari satu negara ke negara lain. Hubungan ini biasanya dilakukan melalui Telephone Operator dan akan memesan kepada petugas pusat (Telkom Central) dengan memberikan data. Hal itu dilakukan jika nanti hotel belum memiliki saluran SLJJ.
Etika Penanganan Telepon
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika bertelepon dikantor, yaitu sebagai berikut :
❖ Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuliskan pesan-pesan yang diterima dan harus dicatat.
❖ Pegang ganggang telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara dapat diterima dengan jelas.
❖ Bunyi usahakan nafas teratur dengan baik. Sehingga pada saat mulai berbicara tidak terdengar desah nafas.
❖ Saat membuka percakapan hindari menggunakan kata “hallo”. Karena kata “Hallo” terkesan santai dan sok akrab, sehingga kurang tepat untuk digunakan dalam bertelepon dilingkungan kantor.
❖ Menyimak dengan baik yang dibicarakan penelpon.
❖ Tanggapi dengan cepat dari maksud pembicaraan penelepon. Orang yang berbicara, maka akan memberikan kesan bahwa ia di perhatikan.
❖ Berbicara dengan sikap menyenangkan. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan orang, menahan diri agar tetap sabar. Tidak mudah terpancing emosi, tetap ramah dan sopan dalam melakukan telepon langsung.
❖ Penelepon perlu mengetahui siapa nama yang akan di telepon, jabatannya, dan perusahaannya. Saat telepon mulai tersambung, penelepon menyebutkan nama dan jabatan yang dihubungi. Maka dari situ pelepon terlihat sudah siap melakukan telepon.
❖ Jangan menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi. Apabila terpaksa harus menggunakan telepon karena ada urusan keluarga yang penting, gunakanlah dengan bijaksana sehingga tidak mengganggu tugas-tugas kantor.
❖ Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu. Contoh : “ mungkin masih ada lagi yang bisa kami bantu pak/bu?” Bila tidak ada segera ucapka terima kasih dan sampaikan salam penutup.
❖ Etika Penanganan Telepon Dalam Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris atau Bahasa Asing Lainnya Setiap aktivitas manusia saat ini, lebih khusus pada kegiatan perkantoran sudah pasti menggunakan alat komunikasi berupa media telepon genggam atau smartphone dengan tujuan agar lebih praktis. Seorang pegawai atau karyawan harus mampu menelpon dengan tepat, baik menerima maupun menghubungi rekan kerja. Kegiatan menelepon bukanlah termasuk kegiatan tatap muka secara langsung sehingga ketika menelepon harus berbicara secara jelas, percaya diri, dan menyenangkan Adapun etika bertelepon yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:
a. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan;
b. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya
c. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja
d. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan hobi ngerumpi. Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita
e. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, apa, bisa diulang? Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.
f. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
g. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras. Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.
h. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya? Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Mungkin saat ini orang yang kita hubungi sedang sibuk, sehingga dengan terpaksa kita mengganggu di sela-sela kesibukannya
i. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan dan jangan bicara dit elepon sambil makan atau berdecak.
j. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan. Cepatlah meminta maaf jika membuat kesalahan pada saat melakukan hubungan telepon. Akhiri pembicaraan dengan sesuai. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcome), serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakhiri pembicaraan.
k. Letakkan telepon dengan perlahan. Seseorang yang menerima atau menelepon dengan sikap yang menyenangkan, dan efektif akan memberikan kesan positif bagi perusahaan tempatnya bekerja. Sikap baik, ramah serta hormat ketika bertelepon merupakan hal yang sangat penting karena bersikap ramah akan terpantul dalam suara. Kesan yang ramah dapat pula ditimbulkan dengan menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi. Bahasa yang digunakan saat bertelepon harus santun, meskipun kita mengenal dekat orang tersebut, tetapi kita tetap harus sopan, hormat, tidak menggunakan bahasa yang kurang baik atau pun tidak pantas.
Dengan memiliki etika, suatu individu diharapkan mampu menilai diri, mengenal diri mereka secara kritis agar bertindak sesuai moralitas dan berlandaskan pengetahuan, tanggung jawab dan hati nurani (Menurut Susanto. 1997. Sekretaris sebagai Manajer: Evolusi Peran Sekretaris).
HAMBATAN DALAM HUBUNGAN TELEPON
Hambatan Dalam Hubungan Telepon
Gangguan teknis terjadi jika sarana/media komunikasi yang digunakan mengalami kerusakan atau kendala-kendala misalnya komunikasi menggunakan HP signyal tidak mendukung atau jaringan terganggu, saat presentasi menggunakan LCD tiba-tiba listrik mati dsb. (Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga: Jakarta).
Pada umumnya, ada hambatan hambatan dalam hubungan telepon, di antaranya ialah:
Faktor kondisi fisik pada peralatan telepon
Adapun hambatan yang tergolong ke dalamnya, yaitu : - Suara yang berisik tidak jelas
- Suara tiba-tiba hilang dan timbul lagi - Suara yang tiba-tiba mengecil
- Saat menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak - Tidak terdengar nya nada sambung
- Tiba-tiba sambungan terputus pada saat percakapan berlangsung
Faktor pada pengguna atau pemakai
Hambatan yang berhubungan dengan si pemakai adalah : - Berbicara dengan berdecak atau sambil makan - Bernicara monoton dan pengucapannya tidak jelas - Berbicara yang terlalu cepat
- Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain - Berbicara sambil bercanda gurau
- Berbicara sambal menggerakan kepala ke kanan dan ke kiri - Berbicara dengan desah nafas yang kencang hingga terdengar - Letak gagang telepon terlalu ke bawah
Langkah – langkah Peleyanan Telepon Bahasa Indonesia
Dalam menerima telepon, ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan, berikut ini merupakan pelayanan telepon bahasa Indonesia yaitu :
- Mempersiapkan alat tulis, kalender meja letakkan di dekat telepon agar mudah jika diperlukan
- Catatlah nomor telepon yang sering dibutuhkan atau penting dan letakkanlah di meja kerja untuk memudahkan bila diperlukan
- Jangan berbicara dengan orang lain pada saat menelepon
- Saat melakukan pembicaraan telepon, kata – kata yang diucapkan harus dengan jelas, perhatikan nada suara, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar
- Pada saat melakukan telepon, sebaiknya jawab telepon tersebut dengan memberi identitas kita, secepat mungkin untuk bertanya siapa yang diajak bicara, jika penelepon tidak mau menyebutkan identitas, maka jangan kita hubungkan dengan pimpinan walaupun hal tersebut dalam keadaan yang sangat mendesak.
- Pada saat pimpinan tidak ada di tempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan yang ada maka jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui - Pada saat panggilan telepon datang, tetapi Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon dari orang lain terlebih dahulu. Meminta kepada penelepon pertama tadi supaya dapat menunggu, kemudian selanjutnya jawab panggilan penelepon kedua, mintalah kepadanya supaya penelepon bersedia menunggu sebentar. Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, dan meminta maaf kepada si penelpon pertama karena harus diminta untuk menunggu.
RANGKUMAN
Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Dalam suatu perkantoran telepon sangatlah dibutuhkan untuk efisiensi dan efektifitas suatu pekerja dalam kantor maupun di dalam organisasi perusahaan, jika semua dilakukan dengan cepat maka perusahaan akan mendapatkan profit yang besar pula dan pelayanan yang mumpuni untuk para costumernya.
Untuk menjadikan pelayanan perusahaan maupun organisasi menjadi efektif dan efisien, maka mereka harus mempunyai alat komunikasi yang canggih, salah satunya telepon. Para karyawan harus mengetahui apa saja yang harus dikuasai dalam berkomunikasi lewat telepon. Mulai dari apa itu telepon mereka harus menguasai, apa saja macam-macam pesawat telepon, apa saja macam macam hubungan telepon baik interlokal maupun mancanegara (internasional), hambatan-hambatan dalam berkomunikasi lewat telepon dan yang terpenting adalah etika kita saat bertelepon dengan lawan bicara yang notabene bisa saja pihak internal dan eksternal dalam perusahaan yang akan mempengaruhi citra dari perusahaan tersebut.
Jika semua dijalankan dengan baik maka semua kegiatan perusahaan akan berjalan dengan baik, efektif, efisien, dan benar yang akan berdampak pada profit yang terus meningkan dan relasi yang berjalan dengan baik dengan perusahaan sendiri maupun dengan relasi rekan perusahaan lain yang bekerja sama dengan perusahaan/organisasi kita.
TUGAS
1. Soal Pilihan Ganda
I. Kerjakan soal dibawah ini dengan tepat dan teliti, pilih salah satu jawaban dari 5 option yang ada (a,b,c,d,e)!
1. Suatu proses penyusunan simbol-simbol/lambang-lambang oleh pihak pembuat pesan disebut... a. Responsif b. Feedback c. Encoding d. Decoding e. Receiving
2. Dalam proses komunikasi seseorang yang menyampaikan pesan atau lambang-lambang disebut….. a. Proses komunikasi b. Komunikator c. Komunikan d. Komponen e. Respon
3. Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak komunikator kepada komunikan melalui gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat (body language) disebut...
a. Komunikasi verbal b. Komunikasi non verbal c. Komunikasi satu arah d. Komunikasi linier e. One way communication
4. Faktor yang paling utama dalam komunikasi lisan adalah… a. abjad
b. suara dan bunyi c. getaran
d. kata-kata e. angka-angka
5. Media komunikasi Verbal yang sering digunakan dalam lingkungan kantor adalah… a. Internet b. Radio c. Interkom d. Tape Recorder e. Televisi
6. Sebelum menelepon / panggilan keluar, sekretaris biasanya mencatat semua pokok yang akan disampaikan dan ditulis kedalam…
a. LPT
b. Reminder c. Block Note
d. Desk Kalender e. Kartu Kendali
7. Berikut ini etika yang tidak tepat dalam melayani panggilan telepon masuk adalah... a. Mengucapkan kata halo
b. Mengangkat telepon pada dering ketiga c. Mengucapkan salam
d. Menutup telepon lebih cepat dari pada penelepon e. Menyimak dengan baik
8. Jika anda diminta untuk menelepon relasi oleh atasan, maka langkah pertama yang dipersiapkan adalah....
a. Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan
b. Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan
c. Langsung menekan / memutar nomor telepon relasi d. Mencatat data dibuku telepon
9. Pengejaan (Spelling) Alphabet untuk kata “HATI” adalah.... a. Halo, alpa, tango, india
b. Halo, alpa, time, india c. Halo, alpa, tango, indigo d. Hotel, alpa, tango, india e. Hotel, astra, tango, india
10. Dalam etiket bertelepon, maksimal telepon berdering adalah... a. 1 kali b. 2 kali c. 3 kali d. 4 kali e. 5 kali
11.Faktor – faktor penghambat Komunikasi efektif, kecuali... a. Kurangnya kemampuan
b. Sikap yang kurang tepat c. Kurangnya pengetahuan
d. Kurang memahami sistem sosial e. Indera yang baik
12.Percakapan yang terjadi antara komunikator dengan komunikan dalam satu kota/satu wilayah yang sama, merupakan sambungan telepon...
a. Lokal b. Interlokal c. Internasional d. Daerah e. Satu negara
13.Cara menggunakan pesawat telepon otomat adalah dengan . . . a. Memasukkan kartu magnetik
b. Memutar nomor dalam roda pilih c. Memasukkan uang koin
d. Menekan tombol-tombol angka yang dikehendaki e. Memutar generator tangan
14.Begitu telepon berdering sekretaris harus segera mengangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali hal ini merupakan…
a. prinsip bertelepon yang baik b. Teknik bertelepon yang baik c. Komunikasi telepon
d. Komunikasi dua arah e. Komunikasi dua arah
15.Salah satu hal penting yang harus diingat /diisi oleh seorang sekretaris pada waktu mengisi LPT dalam membuat janji temu melalui telepon adalah ...
a. Tanggal dan waktu perjanjian b. Ucapan yang jelas
c. Sikap dan kata-kata yang baik d. Melatih suara agar enak didengar
ESSAY
Lengkapi pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang benar !
1. Telepon merupakan salah satu media komunikasi yang sangat praktis saat ini. Namun demikian setiap media pasti mempunyai kelemahan. Kelemahan kelemahan apa yang dihadapi pada saat anda melakukan komunikasi melalui telepon?
2. Bagaimanakah cara anda menjawab telepon masuk dengan benar?
3. Dalam menerima telepon hendaknya mencatat hal-hal yang sifatnya penting. Mengapa demikian?
4. Guna mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon hendaknya dilengkapi dengan berbagai macam alat. Alat apa yang dimaksud?
5. Mengapa ketika brtelepon di kantor harus menggunakan bahasa resmi?
TES FORMATIF
KEGIATAN DISKUSI 1. Duduklah bersama kelompokmu 2. Tentukan :
Kelas :
Nama Kelompok : 1. ... (No. Absen) 2. ... (No. Absen) Jawablah pertanyaan – pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar
1) Buatlah percakapan melalui telepon per kelompok (2 Orang) dengan memilih satu dari beberapa tema berikut !
1. Negosiasi
2. Janji Temu dengan Pimpinan 3. Komplain
4. Undangan Rapat
2) Praktekan percakapan telepon yang telah kalian buat sesuai tema di depan kelas dengan tidak membawa teks !
KUNCI JAWABAN
Pilihan Ganda 1. C 2. B 3. B 4. B 5. C 6. C 7. A 8. B 9. D 10.C 11.E 12.A 13.C 14.D 15.A Essay1. Masalah-masalah yang timbul pada komuikasi
− Saat bertelponan terputus karena hilangnya koneksi jaringan − Kehabisan pulsa saat bertelponan
− Penelpon tidak mendapat respon dari penerima telpon
− Respon yang diberikan penerimma telpon tidak sesuai yang diinginkan − Suara penelpon tidak jelas
− Ketika bertelponan terdengar suara berisik
− Penerima telpon menutup terlebih dahulu sambungan telpon − Penerima telpon tidak menghargai penelpon dengan berbicara − Misalnya penelpon berbicara terlalu brtele-tele
2. Cara menjawab telepon dengan benar:
1) Angkat telepon secepatnya. Saat telepon kantor berbunyi, membiarkan penelepon menunggu bukan sikap yang sopan. Sebelum dering ketiga, segera angkat telepon dan sapalah orang yang menelepon.
2) Peganglah gagang telepon di depan wajah. Mungkin Anda ingin langsung berbicara, tetapi pastikan dahulu alat penerima suara pada telepon sudah berada di depan wajah. Berbicaralah jika posisi gagang telepon sudah benar supaya penelepon menerima informasi yang lengkap.
3) Tarik napas dalam-dalam sebelum berbicara. Setelah memosisikan telpon di depan wajah, tarik napas panjang untuk menenangkan diri dan memfokuskan pikiran sebelum mengucapkan salam. Dengan demikian, Anda bisa berbicara dengan tenang sambil berkonsentrasi.
4) Sebutkan nama perusahaan dan nama Anda. Cara ini memberi tahu penelepon bahwa ia sudah tersambung dengan perusahaan yang ingin dihubungi. Jadi, pastikan ia tahu nama perusahaan dan nama Anda. Sebutkan nama perusahaan terlebih dahulu. Anda boleh menulis kata-kata yang ingin diucapkan saat menerima panggilan telepon supaya Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus disampaikan ketika telepon berdering. Susunan kata bisa disesuaikan dengan situasi dan kondisi di tempat Anda bekerja.
5) Siapkan alat tulis dan buku catatan di samping pesawat telepon. Dengan demikian, Anda bisa langsung mencatat jika penelepon ingin meninggalkan pesan atau memberikan informasi. Jangan biarkan ia menunggu karena Anda harus mencari kertas dan bolpoin untuk menulis.
3. Agar pesan yang disampaikan tidak ada yang terlewat ataupun salah Adapun cara mencatat isi telepon yaitu :
1) Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.
2) Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan.
4. Alat yang perlu digunakan guna mempermudah berkomunikasi melalui telepon ialah : pulpen / pensil / kertas / note / lembar pesan telpon.
5. Ketika seseorang bertelepon, apa yang dikatakan dan bagaimana sikap yang muncul, mencerminkan kepribadiannya. Namun kepribadian seseorang ketika bertelepon ini sebenarnya mewakili citra dari kantor atau perusahaan tempat seseorang bekerja. Orang sering menarik kesimpulan berdasarkan kesan atau reaksi yang diperoleh ketika bertelepon. Setiap perusahaan telah berusaha membangun citra yang baik, namun bila seorang karyawan tidak mampu menangani telepon dengan baik tentunya akan merusak citra yang dimiliki oleh kantor atau perusahaan. Sebaiknya, sikap yang baik ketika bertelepon, akan turut mengangkat citra positif bagi perusahaan atau kantor. Bagi karyawan sendiri bila dapat membina hubungan yang baik ketika bertelepon, akan sangat bermanfaat bagi perkembangan karier pribadi.
Telepon perusahaan atau kantor hanya digunakan untuk kepentingan kantordan perusahaan. Bila digunakan untuk kepentingan pribadi akan berdampak kurang baik bagi citra diri. Apalagi jika sampai di jadikan tempat untuk bergunjing. Selain perusahaan menjadi rugi membayar pulsa tinggi, barangkali akan menghambat perkembangan kantor atau perusahaan, seandainya ada telepon penting yang akan masuk, sehingga tanpa disadari akan menghambat pekerjaan.
Skor Pilihan Ganda
Apabila jawaban benar diberi poin 2 dan apabila jawaban salah diberi poin 0
Skor Esai
Apabila jawaban benar dan lengkap diberi poin 3 dan salah diberi poin 0
PENILAIAN
Skor = skor pilihan ganda + skor esaiErnawati, Jetti. 2018. Otomatisasi Tata Kelola Kantor. Malang : PT. Latif Kitto Mahesa
Sukoco, Badri Munir.2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga: Jakarta
Lukas Dwiantara. (2006). Etiket di Tempat Kerja, diambil dari buku elektronik http://books.google.co.id//books?Id=a1q1toWsDSUC&printsec=frontcov r &hl=id#v=onepage&q&f=false diakses pada tanggal 9 Juni 2013. https://www.maxmanroe.com/vid/sosial/pengertian-komunikasi.html https://www.dosenpendidikan.co.id/telepon-adalah/
TOTAL PLAGIARSM
20%
