LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

(1)

i

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PENINGKATAN TERTIB ADMINISTRASI PENYAMPAIAN LAPORAN TAHUNAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

(PPID) PEMBANTU MELALUI PEMBUATAN FORMAT LAPORAN TAHUNAN DI KABUPATEN LUMAJANG

DISUSUN OLEH:

HENDRI SETYAWAN, S.I.Kom NIP. 19900223 201903 1 003

NDH : 30

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN KE-CLXXXIX

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

TAHUN 2020

(2)

ii LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PENINGKATAN TERTIB ADMINISTRASI PENYAMPAIAN LAPORAN TAHUNAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA

INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU MELALUI PEMBUATAN FORMAT LAPORAN TAHUNAN DI KABUPATEN

LUMAJANG

Telah disempurnakan berdasarkan masukan Coach, Mentor, dan Narasumber pada Seminar Pelaksanaan Aktualisasi,

hari ………. tanggal ………. 2020

di Ruang Kelas Angkatan 189 Pusdik Brimob Watukosek, Kabupaten Pasuruan

Penyelenggaraan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur

Pasuruan, ………….. 2020 Mengesahkan

Coach/Pembimbing,

Dr. IMAM TRISNO EDY, MM Widyaiswara Ahli Utama NIP. 19590407 198503 1 015

Mentor,

IDRUS, A.Md Penata III/c

NIP. 19681009 199202 1 003

(3)

iii BERITA ACARA

SEMINAR PELAKSANAAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CALON PNS GOLONGAN III ANGKATAN CLXXXIX TAHUN 2020 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Pada hari ………. tanggal ……..… 2020, telah dilaksanakan Seminar Pelaksanaan Aktualisasi bagi peserta Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan III Angkatan CLXXXIX Tahun 2020 Pemerintah Provinsi Jawa Timur:

Nama : HENDRI SETYAWAN, S.I.Kom Angkatan/NDH : 189/30

Judul : Peningkatan Tertib Administrasi Penyampaian Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Melalui Pembuatan Format Laporan Tahunan di Kabupaten Lumajang.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya dan ditanda- tangani oleh:

Pasuruan, ……..….. 2020

Coach, Peserta,

Dr. Imam Trisno Edy, MM Hendri Setyawan, S.I.Kom Widyaiswara Ahli Utama NIP.19931014 201903 2 012 NIP. 19590407 198503 1 015

(4)

iv

Mentor, Penguji/Narasumber

Idrus, A.Md Prof. Dr. Wateno Oetomo

Kasi Informasi Publik NIP. 19681009 199202 1 003

(5)

v KATA PENGANTAR

Alhamdulilahi robbil ‘aalamiin puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat taufiq seta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kegiatan aktualisasi dengan judul “Peningkatan Tertib Administrasi Penyampaian Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Melalui Pembuatan Format Laporan Tahunan di Kabupaten Lumajang” dengan baik. Sholawat dan salam semoga selalu tercurah kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan pengikutnya. Laporan kegiatan aktualisasi dan habituasi nilai-nilai dasar Pegawai Negeri Sipil atau selajutnya disebut PNS, bertujuan untuk meningkatkan tertib administrasi laporan tahunan pelayanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

Penulis merasa masih banyak terdapat kekurangan dalam penulisan ini, namun laporan ini dapat terselesaikan karena dukungan berbagai pihak, oleh karena itu dengan ketulusan hati perkenankan kami mengucapkan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesarnya kepada :

1. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Jawa Timur.

2. BUPATI Lumajang.

3. Plt. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang.

4. Plt. Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lumajang yang telah memberangkatkan CPNS untuk melaksanakan Latsar.

5. Idrus, A.Md selaku Kepala Seksi Informasi Publik pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang serta sebagai mentor atas semua arahan, motivasi, dukungan, masukan dan bimbingan selama perancangan program aktualisasi.

6. Dr. Imam Trisno Edy, M.M., selaku coach atas semua inspirasi, dorongan, masukan dan bimbingannya.

(6)

vi 7. Seluruh Widyaiswara yang telah membimbing dalam perkuliahan dan memberikan pengarahan terkait materi ANEKA untuk dapat diinternalisasikan dan diaktualisasikan di instansi.

8. Keluarga besar Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang.

9. Seluruh Panitia yang telah membantu dan menfasilitasi kegiatan latsar.

10. Keluarga besar peserta Latsar Golongan III a Angkatan 189 tahun 2020.

Meskipun dalam penulisan laporan kegiatan aktualisasi ini penulis telah mencurahkan segala kemampuan, namun kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam tesis ini tak luput dari kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan dari pembaca sekalian, yang dapat dijadikan perbaikan di masa yang akan datang. Akhir kata, semoga laporan aktualisasi ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Pasuruan, 03 April 2020

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

(7)

vii

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI ... ii

BERITA ACARA ... iii

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi ... 5

1.2.1. Tujuan Aktualisasi ... 5

1.2.2. Manfaat Aktualisasi ... 5

1.3. Ruang Lingkup Aktualisasi ... 6

BAB II GAMBARAN LEMBAGA/INSTITUSI 2.1. Deskripsi Organisasi ... 7

2.2. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang ... 7

2.2.1. Kedudukan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang ... 8

2.2.2. Tugas Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang .. 8

2.2.3. Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang . 8 2.3. Struktur/Susunan Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang ... 9

2.4. Uraian Tugas Seksi Informasi Publik pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang ... 10

2.4.1. Pekerjaan/Uraian Tugas Pranata Humas pada Seksi Informasi Publik pada Dinas Komunikasi dan Informatika

(8)

viii

Kabupaten Lumajang...10

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI 3.1 Identifikasi, Penetapan dan Gagasan Pemecahan Isu ... 12

3.1.1 Identifikasi Isu ... 12

3.1.2 Penetapan Isu ... 19

3.1.3 Gagasan Pemecahan Isu ... 19

3.2 Diagram Alur Kegiatan Pemecahan Isu ... 21

3.3 Matrik Rencana Kegiatan Aktualisasi ... 23

3.4 Jadwal Rencana Kegiatan Aktualisasi... 35

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI 4.1 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ... 37

4.2 Hasil Capaian Kegiatan Aktualisasi ... 54

4.3 Analisis Dampak ... 55

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 63

5.2 Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA ... 65

LAMPIRAN ... 66

DAFTAR TABEL

Halaman

(9)

ix

Tabel 3.1 Identifikasi Isu ... 12

Tabel 3.2 Seleksi Isu Menggunakan Metode AKPL ... 14

Tabel 3.3 Seleksi Isu Menggunakan Metode USG ... 17

Tabel 3.4 Matrik Rencana Kegiatan Aktualisasi ... 23

Tabel 3.5 Jadwal Rancangan Aktualisasi………..………..35

Tabel 4.1 Rekapitulasi Pengumpulan Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2019 (Januari-Februari) ... 49

Tabel 4.2 Rekapitulasi Pengumpulan Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2019 (Setelah Menggunakan Format Baru) ... 50

Tabel 4.3 Hasil Capaian Kegiatan Aktualisasi ... 54

Tabel 4.4 Analisis Dampak ... 56

(10)

x DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika

Kabupaten Lumajang ... 9 Gambar 3.1 Diagram Alur Kegiatan Pemecahan Isu ... 21

(11)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Saat ini kita menghadapi era digital yang biasa dikenal dengan industry 4.0. Perubahan era ini menuntut manusia untuk melakukan perubahan-perubahan yang inovatif. Perubahan ini hendaknya juga dilakukan oleh ASN sehingga terjadi perubahan pelayanan publik ke arah yang lebih baik. Perubahan tersebut diharapkan kedepannya seorang Aparatur sipil Negara harus memiliki integritas, profesional, netral, bebas dari intervensi politik dan bersih dari korupsi serta mampu menjalankan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan pancasila dan Undang-Undnag Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945.

Berdasarkan berdasarkan Undang – Undang No 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), fungsi Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa. Salah satu fungsi Aparatur Sipil Negara adalah sebagai pelayan publik, yakni melaksanakan tugas dan memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Aparatur Sipil Negara (ASN) dituntut cekatan dan mumpuni menyelenggarakan pelayanan publik yang baik bagi masyarakat, berkarakter dalam melaksanakan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, dan sanggup berperan sebagai perekat persatuan dan kesatuan bangsa. Tidak ada lagi Aparatur Sipil Negara (ASN) yang berfikir dirinya adalah seorang penguasa yang harus dilayani.

Aparatur Sipil Negara (ASN) mempunyai nilai-nilai dasar utama, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika publik, komitmen mutu, anti korupsi yang biasa disingkat ANEKA. Nilai nilai dasar tersebut harus di aktualisasikan dalam profesi masing-masing Aparatur Sipil Negara (ASN) dan dijadikan pedoman dalam menjalani profesinya. Aparatur Sipil Negara (ASN) terdiri

(12)

2 dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja untuk instansi pemerintah.

Untuk menjadi ASN yang seutuhnya seseorang harus terlebih dahulu menjalani beberapa tahapan. Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) adalah salah satu tahapan untuk menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Untuk menjadi seorang PNS, CPNS harus memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang bagaimana melaksanakan pelayanan publik dengan baik. Oleh karena itu, seorang CPNS harus mengikuti diklat pendidikan dan pembekalan. Pembekalan pengetahuan dan keterampilan CPNS diatur dalam Peraturan LAN nomor 12 tahun 2018 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) pada pasal 1 butir 8 disebutkan bahwa Pelatihan Dasar CPNS adalah pendidikan dan pelatihan dalam masa prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat, dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang.

Pelaksanaan Pelatihan Dasar CPNS terdiri dari pelatihan dalam kelas dan luar kelas. Pelatihan dalam kelas yakni pembekalan yang mencangkup materi dinamika kelompok, pengembangan sumber daya aparatur dan nilai- nilai ASN, muatan teknis substansi lembaga, wawasan kebangsaan, ANEKA, whole of government, manajemen ASN, pelayanan publik, dan aktualisasi. Adapun pelaksanaan pelatihan diluar kelas berupa habituasi yakni mengaktualisasikan rancangan aktualisasi pada lembaga atau instansi terkait.

Peran pranata humas di bidang penyelenggaraan pelayanan informasi publik, yaitu menjembatani komunikasi antara Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama dengan PPID Pembantu dalam hal pengumpulan informasi dan dokumentasi. Selain itu, fungsi pranata humas lainnya adalah menyelenggarakan penertiban materi pelayanan informasi, mengumpulkan isu hubungan internal, serta menganalisis data dan informasi dalam rangka pelaksanaan hubungan eksternal.

(13)

3 PPID Pembantu Kabupaten Lumajang yang mempunyai tugas membantu PPID Utama Kabupaten Lumajang dalam melaksanakan tanggung jawab, tugas, dan wewenangnya, mempunyai kewajiban menyampaikan laporan tahunan layanan informasi publik selama kurun waktu 1 (satu) tahun, yang sesuai dengan ketentuan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010.

Berdasarkan ketentuan tersebut, laporan tahunan layanan informasi publik sekurang-kurangnya:

1. Memuat gambaran umum kebijakan pelayanan informasi dan dokumentasi publik;

2. Memuat gambaran umum pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi publik, yang meliputi sarana dan prasarana pelayanan informasi dan dokumentasi publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani pelayanan informasi dan dokumentasi publik beserta kualifikasinya, dan anggaran pelayanan informasi dan dokumentasi publik serta laporan penggunaannya;

3. Rincian pelayanan informasi dan dokumentasi publik yang meliputi jumlah permohonan Informasi Publik, waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik dengan klasifikasi tertentu, jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau keseluruhannya, dan jumlah permohonan Infromasi Publik yang ditolak beserta alasannya.

4. Rincian penyelesaian sengketa Informasi Publik, yang meliputi jumlah keberatan yang diterima, tanggapan atas keberatan yang diberikan dan pelaksanaannya, jumlah permohonan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi yang berwenang, dan hasil mediasi dan/atau keputusan ajudikasi Komisi Informasi yang berwenang dan pelaksanaannya oleh badan publik, jumlah gugatan yang diajukan ke pengadilan, dan hasil putusan pengadilan dan pelaksanaannya oleh badan publik.

(14)

4 5. Kendala internal dan eksternal dalam pelaksanaan layanan

informasi dan dokumentasi publik.

6. Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi dan dokumentasi.

Dalam tugas melaksanakan tanggung jawab sebagai pranata humas yang menjembatani komunikasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang, ditemukan beberapa kendala yang butuh perhatian khusus.

Sesuai pengamatan dan observasi penulis dalam penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang, ditemukan beberapa temuan isu sebagai berikut: 1).

Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang, 2). Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik, 3). Rendahnya tingkat kepatuhan PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang dalam menyampaikan laporan tahunan layanan informasi publik, 4). Rendahnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untuk memahami peraturan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik, 5). Kurangnya koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu.

Temuan di atas memunculkan kondisi yang diharapkan penulis, yakni sebagai berikut: 1). Tertibnya administrasi laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang, 2).

Keseragaman laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang, 3). Meningkatnya kepatuhan PPID Pembantu Kabupaten Lumajang dalam menyampaikan laporan tahunan layanan informasi publik, 4). Meningkatnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untu memahami peraturan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik, 5). Meningkatnya koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu.

Berdasarkan hasil analisa isu, didapatkan isu utama yaitu kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik

(15)

5 oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang. Isu ini menjadi prioritas utama untuk diselesaikan. Hal ini dikarenakan jika isu tersebut tidak dilakukan penyelesaian, maka akan berdampak pada kecepatan penyampaian laporan tahunan layanan informasi public dan berpengaruh pada tingkat keterbukaan informasi publik.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis memutuskan untuk melakukan rancangan aktualisasi agar dapat meningkatkan tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang. Oleh karenanya, penulis memutuskan membuat rancanan aktualisasi dengan judul PENINGKATAN TERTIB ADMINISTRASI PENYAMPAIAN LAPORAN TAHUNAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMBANTU MELALUI PEMBUATAN FORMAT LAPORAN TAHUNAN DI KABUPATEN LUMAJANG.

1.2. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi 1.2.1. Tujuan Aktualisasi

Tujuan dalam rancangan aktualisasi ini yaitu :

a. Terwujudnya peningkatan tertib administrasi penyampaian laporan tahunan oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

b. Terwujudnya keterbukaan informasi publik.

c. Terwujudnya peningkatan kepatuhan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

d. Terlaksananya nilai-nilai aktualisasi dasar PNS Melalui ANEKA pada rancangan kegiatan yang akan dilaksanakan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang..

1.2.2. Manfaat Aktualisasi

Manfaat yang akan diperoleh dalam rancangan aktualisasi yaitu : a. Bagi Internal

(16)

6 1) Meningkatkan kecepatan penyampaian laporan tahunan

layanan informasi publik;

2) Membantu tercapainya peningkatan keterbukaan informasi publik; dan

3) Membantu meningkatkan pelayanan informasi publik.

b. Bagi Eksternal

1) Meningkatkan tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang;

2) Meningkatkan pertanggung jawaban penyelenggaraan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu;

1.3. Ruang Lingkup Aktualisasi

1. Melakukan konsultasi ke mentor dan coach terkait rancangan aktualisasi.

2. Mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan.

3. Merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang.

4. Mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

5. Melakukan implementasi laporan tahunan layanan informasi publik kepada PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

6. Melakukan evaluasi hasil implementasi.

7. Menyusun laporan pelaksanaan aktualisasi.

BAB II GAMBARAN LEMBAGA/INSTITUSI

(17)

7 2.1. Deskripsi Organisasi

Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang terletak di Jalan Alun-Alun Utara nomor 7 Kecamatan Lumajang, Kabupaten Lumajang. Nomor telepon (0334) 8780990, alamat website : diskominfo.lumajangkab.go.id dengan alamat email : [email protected].

• VISI

VisiKabupatenLumajangadalah

”TerwujudnyaMasyarakat Lumajang yangBerdaya Saing,Makmur danBermartabat”

• MISI

Misi Kabupaten Lumajang adalah

1. Mewujudkan perekonomian daerah berkelanjutan berbasis pada pertanian, usaha mikro dan pariwisata

2. Pemenuhan kebutuhan dasar untuk mewujudkan masyarakat yang lebih sejahtera dan mandiri

3. Reformasi birokrasi yang efektif, professional dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar dan bersih (good and clean governance) yang berbasis teknologi informasi

2.2. Kedudukan, Tugas dan FungsiDinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang

Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Lumajang Nomor 61 tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Komunikasi dan Informatika.

(18)

8 2.4.1. Kedudukan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten

Lumajang

Dinas Komunikasi dan Informatika merupakan unsur pelaksana urusan Pemerintahan Daerah di bidang komunikasi dan informatika, persandian dan statistik.

Dinas Komunikasi dan Informatika dipimpin oleh Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2.4.2. Tugas Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang Dinas Komunikasi dan Informatika mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang komunikasi dan informatika, persandian dan statistik.

2.4.3. Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang Dinas Komunikasi dan Informatika dalam melaksanakan tugas, menyelenggarakan fungsi :

1) Perumusan kebijakan di bidang pengelolaan sumber daya informatika, penatakelolaan aplikasi informatika,pengelolaan informasi dan komunikasi publik, penyelenggaraan persandiandan statistik sektoral;

2) Pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumberdayainformatika, penatakelolaan aplikasi informatika, pengelolaan informasi dan komunikasi publik, penyelenggaraan persandian dan statistik sektoral;

3) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan pengelolaan sumber daya informatika, penatakelolaan aplikasi informatika, pengelolaan informasi dan komunikasi publik, penyelenggaraan persandian dan statistik sektoral;

4) Pelaksanaan administrasi DinasKomunikasi dan Informatika; dan

5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugasdan fungsinya.

(19)

9 2.3. Struktur/Susunan Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika

Kabupaten Lumajang

Struktur organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang sesuai dengan Gambar 1.

Gambar 2.1Struktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika KabupatenLumajang

(20)

10 2.4. Uraian Tugas Seksi Informasi Publik pada Dinas Komunikasi dan

Informatika Kabupaten Lumajang

1. Mempersiapkan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis dalam hal pengelolaan informasi publik.

2. Menyusun rencana dan program kerja dalam hal penyelenggaraan pengelolaan informasi publik.

3. Menyusun norma, standar, prosedur, dan kriteria penyelenggaraan kebijakan dalam hal pengelolaan informasi dan dokumentasi.

4. Menyelenggarakan layanan permohonan informasi dan dokumentasi serta sengketa informasi.

5. Menyelenggarakan pembinaan forum Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten.

6. Menyelenggarakan forum Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi tingkat Desa/Kelurahan.

7. Memantau, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan kebijakan pelayanan informasi publik.

8. Memberikan saran dan pertimbangan mengenai langkah dan tindakan yang perlu diambil kepada Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi Publik.

9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi Publik.

2.4.1. Pekerjaan/Uraian Tugas Pranata Humas pada Seksi Informasi Publik pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang

Jabatan peserta yang dilaksanakan saat ini yaitu Pranata Humas di bidang Informasi Publik. Adapun pekerjaan atau uraian tugas pranata humas sesuai Sasaran Kerja Pegawai (SKP) antara lain:

1. Mengumpulkan informasi dan dokumentasi PPID Utama.

2. Melakukan koordinasi dengan PPID Pembantu terkait pengumpulan informasi dan dokumentasi ke PPID Utama.

(21)

11 3. Membantu pelaksanakan layanan permohonan informasi dan

dokumentasi serta sengketa informasi.

4. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat.

5. Membantu pelaksanakan pembinaan forum peningkatan kapasitas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten.

6. Membantu pelaksanakan forum peningkatan kapasitas PejabatPengelola Informasi dan Dokumentasi tingkat Desa/Kelurahan.

7. Membantu penyampaian informasi ketentuan di bidang cukai

(22)

12 BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Identifikasi, Penetapan dan Gagasan Pemecahan Isu 3.1.1 Identifikasi Isu

Identifikasi isu dalam kegiatan aktualisasi ini diperoleh dari penemuan masalah atau problematika yang terjadi pada instansi penulis yakni Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang seksi Informasi Publik. Adapun identifikasi isu dijabarkan dalam tabel berikut :

Tabel 3.1 Identifikasi Isu

No Identifikasi Isu Kondisi Sekarang Kondisi Yang diharapkan 1. Kurangnya tertib

administrasi penyampaian

laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten

Lumajang.

Kurangnya tertib administrasi

penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

Tertibnya

administrasi laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten

Lumajang.

2. Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik.

Kurangnya

keseragaman laporan tahunan layanan infomasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

Keseragaman laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten

Lumajang.

3. Rendahnya tingkat kepatuhan PPID Pembantu di

Tingkat kepatuhan PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang

Meningkatnya kepatuhan PPID Pembantu

(23)

13 Kabupaten

Lumajang dalam menyampaikan laporan tahunan layanan informasi publik.

dalam

menyampaikanlaporan tahunan layanan informasi publik ke

PPID Utama

Kabupaten Lumajang dinilai masih rendah.

Kabupaten

Lumajang dalam menyampaikan laporan

tahunanannya.

4. Rendahnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untuk memahami peraturan

penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik.

Minat Ketua dan

Admin PPID

Pembantu untuk memahami peraturan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik dinilai masih rendah.

Meningkatnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untuk menaati peraturan

penyampaian

laporan tahunan layanan informasi publik.

5. Kurangnya

koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu.

Kurangnya koordinasi antara PPID Utama

dengan PPID

Pembantu dalam hal menyampaikan

informasi dan dokumentasi maupun pergantian

kepengurusan ketua dan admin PPID Pembantu.

Meningkatnya koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu.

Dari beberapa isu yang ada, langkah selanjutnya adalah menyeleksi isu tersebut menggunakan metode AKPL (Aktual, Kekhalayakan, Problematik dan Kelayakan) dengan skala penskoran 1-5. Metode ini digunakan untuk mengetahui bahwa isu tersebut benar terjadi yang telah

(24)

14 menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya. Jika diperbaiki, dapat memberikan nilai kekhalayakan yang baik untuk semua orang serta isu tersebut logis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab. Nilai AKPL ini didapat dari hasil pengamatan dan pengalaman selama melakukan observasi.

Tabel 3. 2 Seleksi Isu Menggunakan Metode AKPL N

o Isu A K P L Total Peringka

t 1. Kurangnya tertib administrasi

penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

5 3 4 5 17 I

2. Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik.

4 1 4 5 14 II

3. Rendahnya tingkat kepatuhan penyampaian laporan tahunan layanan publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

1 1 4 5 11 III

4. Rendahnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untuk memahami peraturan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik.

1 1 3 4 9 IV

5. Kurangnya koordinasi antara PPID

Utama dengan PPID Pembantu. 1 1 1 3 6 V

(25)

15 Adapun kriteria penetapan indikator AKPL, yaitu:

Aktual :

1. Pernah benar-benar terjadi 2. Benar-benar sering terjadi

3. Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan 4. Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaran 5. Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan

Kekhalayakan

1. Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak 2. Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak 3. Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak 4. Menyangkut hajat hidup orang banyak

5. sangat menyangkut hajat hidup orang banyak

Problematik

1. Masalah sederhana

2. Masalah kurang kompleks

3. Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi 4. Masalah kompleks

5. Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya

Kelayakan 1. Masuk akal 2. Realistis

3. Cukup masuk akal dan realistis 4. Masuk akal dan realistis

5. Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya

(26)

16 Berdasarkan hasil analisis menggunakan metode AKPL, isu pertama mengenai “Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang”, dari aktual mendapatkan skor 5, kekhalayakan mendapatkan skor 3, problematika mendapatkan skor 4, dan kelayakan mendapatkan skor 5 dengan jumlah total skor 17. Hal ini dapat dijabarkan bahwa isu pertama benar benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan, cukup menyangkut hajat hidup orang banyak, merupakan masalah yang kompleks serta bersifat masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.

Isu kedua mengenai “Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik”, dari aktual mendapatkan skor 4, kekhalayakan mendapatkan skor 1, problematika mendapatkan skor 4, dan kelayakan mendapatkan skor 5 dengan jumlah total skor 14. Isu kedua benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaran dan tidak menyangkut hajat hidup orang banyak, serta merupakan masalah kompleks dan bersifat masuk akal, realistis dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya..

Isu ketiga mengenai “Rendahnya tingkat kepatuhan penyampaian laporan tahunan layanan public oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang” dari aktual mendapatkan skor 1, kekhalayakan mendapatkan skor 1, problematika mendapatkan skor 4, dan kelayakan mendapatkan skor 5 dengan jumlah total skor 11. Isu ketiga pernah benar-benar terjadi dan tidak tidak menyangkut hajat hidup orang banyak, serta merupakan masalah kompleks dan bersifat masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.

Isu keempat mengenai “Rendahnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untuk memahami peraturan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik”, dari aktual mendapatkan skor 1, kekhalayakan mendapatkan skor 1, problematika mendapatkan skor 3, dan kelayakan mendapatkan skor 4, dengan jumlah total skor 9. Isu keempat pernah

(27)

17 benar-benar terjadi dan tidak menyangkut hajat hidup orang banyak, serta masalah sederhana dan masuk akal dan realistis.

Isu kelima mengenai “Kurangnya koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu”, dari aktual mendapatkan skor 1, kekhalayakan mendapatkan skor 1, problematika mendapatkan skor 1, dan kelayakan mendapatkan skor 3, dengan jumlah total skor 6. Isu kelima pernah benar- benar terjadi dan tidak menyangkut hajat hidup orang banyak, serta masalah sederhana dan cukup masuk akal dan realistis.

Setelah penetapan isu dengan menggunakan teknik AKPL, kemudian menarik 3 isu yang dipertimbangkan kembali untuk dijadikan isu prioritas.

Ketiga isu tersebut kembali diidentifikasi dengan menggunakan teknik U (Urgency), S (Seriousness), dan G (Growth).

Tabel 3.3 Seleksi Isu Menggunakan Metode USG

No Isu U S G Jumlah Peringkat

1 Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

5 5 5 15 I

2 Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik.

5 5 4 14 II

3 Rendahnya tingkat kepatuhan penyampaian laporan tahunan layanan publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

4 4 3 11 III

(28)

18 Adapun kriteria penetapan indikator USG, yaitu:

Urgency :

1 : Tidak penting 2 : Kurang penting 3 : Cukup penting 4. : Penting

5. : Sangat penting

Seriousness :

1 : Akibat yang ditimbulkan tidak serius 2 : Akibat yang ditimbulkan kurang serius 3 : Akibat yang ditimbulkan cukup serius 4. : Akibat yang ditimbulkan serius

5. : Akibat yang ditimbulkan sangat serius

Growth :

1 : Tidak berkembang 2 : Kurang berkembang 3 : Cukup berkembang 4. : Berkembang

5 : Sangat berkembang

Berdasarkan hasil analisis menggunakan metode USG, isu pertama mengenai “Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang”

memiliki urgensi sangat penting dan akibat yang ditimbulkan sangat serius. Hal ini dikarenakan ketertiban penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik berpengaruh pada tingkat keterbukaan informasi publik. Isu ini jika tidak segera ditindak lanjuti, akan berkembang dan menimbulkan masalah yang serius.

Isu kedua mengenai “Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik” sangat penting dan memiliki

(29)

19 akibat yang sangat serius. Hal ini dikarenakan isu tersebut berkaitan dengan penyeragaman laporan tahunan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang. Selain itu, isu ini jika tidak segera ditindak lanjuti akan berkembang dan menimbulkan masalah.

Isu ketiga mengenai “Rendahnya tingkat kepatuhan penyampaian laporan tahunan layanan publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang”, merupakan hal yang penting dan akibat yang ditimbulkan serius. Hal ini dikarenakan isu tersebut berkaitan dengan pertanggung jawaban penyelenggaraan layanan informasi publik oleh tiap-tiap PPID Pembantu. Isu ini jika tidak segera ditindak lanjuti, akan menimbulkan masalah.

Berdasarkan pendekatan analisis teknik AKPL dan USG, maka kesimpulan yang diperoleh mengarah pada isu :

“Kurangnya Tertib Administrasi Penyampaian Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang”

3.1.2 Penetapan Isu

Berdasarkan list isu yang diuji dengan menggunakan pendekatan teknik AKPL dan USG, maka dapat diperoleh isu prioritas yang harus ditangani terlebih dahulu, yaitu “Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang”. Pemilihan isu tersebut dilakukan dengan analisis dampak jika hal tersebut tidak ditangani maka akan berdampak pada hal-hal berikut ini:

1. Ketertiban penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang berpengaruh pada tingkat keterbukaan informasi publik.

2. Keseragaman laporan tahunan layanan informasi publik

(30)

20 3.1.3 Gagasan Pemecahan Isu

Merujuk pada permasalahan di atas, maka peneliti mengusulkan sebuah gagasan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan Peningkatan Tertib Administrasi Penyampaian Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Melalui Pembuatan Format Laporan Tahunan di Kabupaten Lumajang.

Untuk mewujudkan gagasan di atas, maka dibutuhkan beberapa rangkaian kegiatan dalam pelaksanaan aktualisasi nilai-nilai dasar di tempat kerja. Rangkaian kegiatan aktualisasi adalah sebagai berikut:

1) Melakukan konsultasi ke mentor dan coach terkait rancangan aktualisasi.

2) Mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan.

3) Merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang.

4) Mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

5) Melakukan implementasi laporan tahunan layanan informasi publik kepada PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

6) Melakukan evaluasi hasil implementasi.

7) Menyusun laporan pelaksanaan aktualisasi.

(31)

21 3.2 Diagram Alur Kegiatan Pemecahan Isu

Berikut penjelasan diagram alur kegiatan yang dilakukan sebagai salah satu cara untuk memecahkan isu yang terjadi dalam seksi informasi publik pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu:

Gambar 3.1 Diagram Alur Kegiatan Pemecahan Isu Melakukan

konsultasi dengan mentor dan coach

terkait rancangan aktualisasi

Mengumpulkan bahan penyusunan

format laporan tahunan

Merancang format laporan tahunan pelayanan informasi

publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang

Mensosialisasikan hasil format baku

laporan tahunan pelayanan informasi publik ke Ketua atau

Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang

Melakukan implementasi laporan tahunan pelayanan informasi

publik kepada PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang

Melakukan evaluasi hasil implementasi

Menyusun laporan pelaksanaan

aktualisasi.

(32)

22 3.3 Matrik Rencana Kegiatan Aktualisasi

Nama : Hendri Setyawan, S.I.Kom

Unit Kerja : Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang

Identifikasi isu :

a. Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

b. Belum adanya format baku dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik.

c. Rendahnya tingkat kepatuhan penyampaian laporan tahunan layanan publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

d. Rendahnya minat Ketua dan Admin PPID Pembantu untuk memahami peraturan penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik.

e. Kurangnya koordinasi antara PPID Utama dengan PPID Pembantu.

Isu yang diangkat : “Kurangnya tertib administrasi

penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang”

Gagasan pemecahan isu : “Peningkatan Tertib Administrasi Penyampaian Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Melalui Pembuatan Format Laporan Tahunan di Kabupaten Lumajang”

(33)

23 Tabel 3.4 Matrik Rencana Kegiatan Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan

Kegiatan Output/Hasil

Keterkaitan Substansi Mata

Pelatihan

Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi

Penguatan Nilai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1 Melakukan konsultasi dengan mentor dan coach ‘terkait rancangan aktualisasi.

1. Menghubungi kepala seksi informasi publik (sebagai

mentor) untuk menentukan waktu dan tempat konsultasi.

2. Melakukan konsultasi dengan mentor

Terlaksananya konsultasi dan koordinasi dengan mentor dan Coach dan disetujuinya rancangan aktualisasi

Akuntabilitas:

 Tanggung jawab terhadap

rancangan aktualisasi yang dibuat.

Nasionalisme:

 Menghormati arahan dan saran dari mentor maupun coach.

Kegiatan tersebut mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu peduli, integritas, akuntabel, dan professional.

(34)

24 terkait isu dan

solusi untuk diangkat menjadi rancangan aktualisasi.

3. Memaparkan rancangan aktualisasi, mengumpulkan masukan dan saran

perbaikan.

4. Mengolah rencana awal dan masukan untuk

Etika Publik:

 Melakukan

konsultasi dengan hormat, sopan, dan santun.

Komitmen Mutu:

 Melakukan

koordinasi dengan mentor dan coach Anti Korupsi:

 Memaparkan kondisi awal dengan data secara jujur

efektif, profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar, dan bersih ( good and clean

governance) yang berbasis teknologi informasi.

(35)

25 mendapatkan

perbaikan rencana.

5. Mencatat rencana yang telah mendapat perbaikan serta melakukan dokumentasi.

2 Mengumpulka

n bahan

penyusunan format laporan tahunan.

1. Menyiapkan bahan dan peralatan.

2. Membaca regulasi tata cara pembuatan laporan

tahunan.

Terkumpulnya bahan penyusunan format laporan tahunan.

Akuntabilitas:

Tanggung jawab terhadap penyiapan bahan.

Komitmen mutu Teliti dalam

membaca regulasi

Kegiatan tersebut mendukung visi Kabupaten

Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan

Kegiatan tersebut menguatkan nilai organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu komitmen, profesionalisme,

(36)

26 3. Melakukan

observasi pada PPID

Kabupaten/Kota Kategori A di bidang keterbukaan informasi publik.

tata cara pembuatan laporan tahunan.

bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi

birokrasi yang efektif,

profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar, dan bersih ( good

and clean

governance) yang berbasis

teknologi informasi

integritas, dan disiplin.

3 Merancang format laporan

1. Menyiapkan bahan/data dan

Terwujudnya format (template) laporan

Akuntabilitas: Kegiatan tersebut mendukung visi

Kegiatan tersebut menguatkan nilai

(37)

27 tahunan

layanan informasi publik

bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang.

regulasi sebagai pedoman.

2. Melakukan diskusi dengan tim PPID Utama.

3. Membuat format (template) laporan tahunan layanan

informasi publik.

tahunan layanan informasi publik.

 Tanggung jawab terhadap

pembuatan

rancangan format laporan tahunan.

 Transparan dalam pembuatan format laporan tahunan.

Etika Publik:

 Melakukan

koordinasi dengan hormat, sopan, dan santun.

 Mengutamakan diskusi dengan saling menghargai pendapat maupun masukan.

Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang efektif,

profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar, dan bersih ( good

organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu komitmen,

integritas, disiplin, dan menjunjung tinggi demokrasi.

(38)

28 Komitmen Mutu:

Membaca regulasi tata cara pembuatan laporan tahunan dengan teliti.

and clean governance) yang berbasis teknologi informasi.

4 Mensosialisasi kan hasil format baku laporan

tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

1. Mengirimkan undangan kepada ketua/admin PPID

Pembantu.

2. Menyiapkan peralatan sosialisasi.

3. Menyampaikan materi

sosialisasi dengan jelas.

Terlaksananya kegiatan sosialisasi format laporan tahunan layanan informasi publik.

Akuntabilitas:

Melaksanakan kegiatan sosialisasi secara terbuka serta menerima kritik dan saran.

Etika Publik Menyampaikan sosialisasi dengan sopan, komunikatif, dan mudah

dimengerti.

Kegiatan tersebut mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang

Kegiatan tersebut menguatkan nilai organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu komitmen,

professionalisme, dan integritas.

(39)

29 efektif,

profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar, dan bersih ( good and clean

5 Melakukan implementasi laporan tahunan layanan informasi

1. Melakukan koordinasi dengan PPID Pembantu untuk

mengimplemen

Terlaksananya implementasi format laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu.

Akuntabilitas:

Tanggung jawab dalam

pengimplementasian format laporan tahunan.

Kegiatan tersebut mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat

Kegiatan tersebut menguatkan nilai organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten

(40)

30 publik kepada

PPID

Pembantu di Kabupaten Lumajang.

tasikan hasil format laporan tahunan dalam pembuatan laporan tahunan layanan informasi publik.

2. Mengirimkan format laporan tahunan

kepada ketua/admin PPID

Pembantu.

3. Menghubungi ketua/admin PPID

Etika Publik:

Melakukan koordinasi

dengan PPID

Pembantu secara sopan.

Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang efektif,

governance) yang berbasis

Lumajang, yaitu komitmen, integritas, dan profesionalisme

(41)

31 Pembantu

untuk

mengirimkan kembali hasil penyusunan laporan tahunan layanan informasi publik.

teknologi informasi

6 Melakukan evaluasi hasil implementasi.

1. Menyiapkan bahan evaluasi berupa hasil rekapitulasi sebelum implementasi dan sesudah implementasi.

Terlaksananya evaluasi hasil implementasi.

Akuntabilitas:

Hasil evaluasi dapat dipertanggungjawabk an.

Komitmen Mutu:

Kegiatan tersebut mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing,

Kegiatan tersebut menguatkan nilai organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu akuntabel,

(42)

32 2. Mengevaluasi

hasil

implementasi 3. Menerima kritik

dan saran dari coah/mentor sebagai perbaikan.

Menerima masukan dan saran sebagai pedoman perbaikan.

makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang efektif,

integritas, dan profesionalisme.

(43)

33 7 Menyusun

laporan pelaksanaan aktualisasi.

1. Mengumpulka n data dan bukti

pendukung setiap laporan kegiatan.

2. Melakukan konsultasi dengan mentor dan coach mengenai hasil

pelaksanaan aktualisasi agar dapat dibuat laporan aktualisasi

Tersusunnya laporan pelaksanaan aktualisasi .

Akuntabilitas:

Menyusun laporan dengan transparan atau sesuai dengan kenyataan dan bertanggung jawab.

Nasionalisme:

Menyelesaikan kegiatan dengan saling menghormati, musyawarah

mufakat, dan

kekeluargaan dalam melakukan konsultasi laporan aktualisasi.

Anti Korupsi:

Kegiatan tersebut mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang efektif,

profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan

Kegiatan tersebut menguatkan nilai organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang, yaitu akuntabel, integritas, komitmen, profesionalisme, dan anti korupsi.

(44)

34 yang dapat

dipertanggung jawabkan.

3. Menyusun laporan aktualisasi secara sistematis.

Menyusun laporan hasil pelaksanaan aktualisasi dengan jujur serta

melampirkan data sesuai fakta.

yang baik, benar, dan bersih ( good and clean

(45)

35 3.4 Jadwal Rencana Kegiatan Aktualisasi

Agar dapat mengaplikasikan kegiatan Aktualisasi, diperlukan sebuah jadwal kegiatan yang harus sudah tersusun agar rencana aktualisasi bisa berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Berikut merupakan jadwal rencana kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang.

Tabel 3.5 Jadwal Rancangan Aktualisasi

No Kegiatan

MINGGU HABITUASI KE-

Februari Maret April

4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Melakukan konsultasi ke mentor dan coach

terkait rancangan dan persetujuan aktualisasi 2. Mengumpulkan bahan penyusunan format

laporan tahunan.

3.

Merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang.

4.

Mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

(46)

36 5.

Melakukan implementasi laporan tahunan layanan informasi publik kepada PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang.

6. Melakukan evaluasi hasil implementasi.

(47)

37 BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI

Dalam rangka menyelesaikan tahap akhir laporan kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan selama 30 hari di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang yang tepatnya pada bidang Informasi dan Komunikasi Publik, beberapa kegiatan pemecahan masalah sesuai isu terpilih adalah

“Kurangnya tertib administrasi penyampaian laporan tahunan layanan informasi publik oleh PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang” telah dilaksanakan. Melalui kegiatan habituasi ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan publik, khususnya pelayanan informasi publik. Beberapa uraian yang terdiri atas penjelasan kegiatan secara umum, pemahaman nilai-nilai dasar PNS, deskripsi pelaksaan kegiatan aktualisasi, hasil capaian kegiatan aktualisasi dan analisis dampak, kontribusi kegiatan terhadap visi dan misi organisasi akan diuraikan dari masing-masing kegiatan di atas sebagai berikut. Terdapat 7 kegiatan pendukung yang terpilih untuk menyelesaikan isu utama yang terpilih, yaitu:

1. Melakukan konsultasi ke mentor dan coach terkait rancangan dan persetujuan aktualisasi;

2. Mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan;

3. Merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang;

4. Mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang;

5. Melakukan implementasi laporan tahunan layanan informasi publik kepada PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang;

6. Melakukan evaluasi hasil implementasi;

(48)

38 4.1 DESKRIPSI PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

4.1.1 Melakukan konsultasi ke mentor dan coach terkait rancangan dan persetujuan aktualisasi

4.1.1.1 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Deskripsi kegiatan melakukan konsultasi ke mentor dan coach terkait rancangan dan persetujuan aktualisasi dijabarkan sebagai berikut.

Kegiatan 1 : Melakukan konsultasi ke mentor dan coach terkait rancangan dan persetujuan aktualisasi Waktu pelaksanaan : 28-29 Ferbuari 2020

Tempat pelaksanakan : Ruang Kelas 189 Pusdik Brimob Watukosek Pasuruan

Pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini telah dirancang sebelumnya dalam matrik kegiatan aktualisasi. Dalam matrik kegiatan aktualisasi terdapat kegiatan yang direncanakan. Adapun kegiatan pertama yang telah dilaksanakan adalah melakukan konsultasi dengan Coach dan Mentor, sehingga dalam kegiatan ini penulis memperoleh gambaran terhadap isu yang akan penulis jadikan sasaran aktualisasi diri.

Kegiatan diskusi rencana kegiatan dengan Coach dan Mentor ini dilakukan dalam lima langkah yaitu:

1. Menghubungi kepala seksi informasi publik (sebagai mentor) untuk menentukan waktu dan tempat konsultasi.

2. Melakukan konsultasi dengan mentor terkait isu dan solusi untuk diangkat menjadi rancangan aktualisasi.

3. Memaparkan rancangan aktualisasi, mengumpulkan masukan dan saran perbaikan.

4. Mengolah rencana awal dan masukan untuk mendapatkan perbaikan rencana.

5. Mencatat rencana yang telah mendapat perbaikan serta melakukan dokumentasi.

Adapun bukti kegiatan konsultasi dengan Coach dan Mentor dapat dilihat pada lampiran kegiatan 1.

(49)

39 4.1.1.2 Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar yang Mendasari Kegiatan

Aktualisasi Akuntabilitas

Nilai etika publik diimplementasikan dengan mempertanggungjawabkan rancangan aktualisasi yang telah dibuat.

Nasionalisme

Menghormati arahan dan saran dari mentor mengenai rancangan aktualisasi merupakan salah satu bentuk implementasi dari nilai nasionalisme.

Selain itu, juga mewujudkan nilai-nilai permusyawaratan. Koordinasi tersebut bertujuan untuk dapat merancang kegiatan aktualisasi secara tepat dan sistematis.

Etika Publik

Nilai etika publik diimplementasikan dengan melakukan diskusi dan menerima saran serta masukan dari pembimbing. Selain itu, etika publik diimplemantasikan dengan berbicara hormat dan santun kepada pembimbing serta pemberian informasi secara komunikatif dan jelas.

Akuntabilitas

Mencatat saran dan masukan dari pembimbing secara cermat dan teliti merupakan salah satu bentuk implementasi nilai akuntabilitas. Kegiatan tersebut bertujuan untuk mendokumentasikan saran dan masukan pembimbing agar mudah dalam merevisi rancangan aktualisasi.

Komitmen Mutu

Nilai komitmen mutu diimplementasikan dengan melakukan koordinasi bersama mentor secara tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Anti Korupsi

Nilai anti korupsi diimplementasikan dengan memaparkan kondisi awal dengan data secara jujur dan transparan.

4.1.1.3 Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Melalui pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini, diharapkan dapat mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu

(50)

40 reformasi birokrasi yang efektif, profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar, dan bersih ( good and clean governance) yang berbasis teknologi informasi.

4.1.1.4 Penguatan Nilai Organisasi

Nilai – nilai organisasi yang diterapkan dalam kegiatan diskusi rancangan aktualisasi dengan pembimbing ini memperkuat nilai Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang yaitu peduli, integritas, akuntabel, dan profesional. Nilai peduli diterapkan dalam hal menerima saran dan kritik dari mentor maupun coach, sebagai bahan perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan. Nilai integritas diterapkan dalam hal melakukan setiap arahan dari mentor maupun coach secara konsisten.

Nilai akuntabel diterapkan dengan bertanggung jawab terhadap laporan yang telah dibuat. Nilai profesionalisme diterapkan dengan melakukan setiap kegiatan maupun arahan dari mentor maupun coach secara profesional, sesuai kemampuan, dan berprinsip pada moral.

4.1.2 Mengumpulkan Bahan Penyusunan Format Laporan Tahunan 4.1.2.1 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Deskripsi kegiatan mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan dijabarkan sebagai berikut.

Kegiatan 2 : Mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan

Waktu pelaksanaan : 9 Maret 2020

Tempat pelaksanakan : Ruang Bidang Informasi dan Komunikasi Publik Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang

Kegiatan kedua dalam aktualisasi ini adalah mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan. Kegiatan aktualisasi ini terdiri dari beberapa tahapan. Tahap pertama yaitu menyiapkan bahan peralatan. Dalam hal ini, penulis menyiapkan bahan peralatan berupa komputer .

(51)

41 Tahap kedua yaitu membaca regulasi tata cara pembuatan laporan tahunan. Beberapa regulasi yang menjadi bahan acuan adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010.

Tahap ketiga yaitu melakukan observasi pada website PPID Kabupaten/Kota Kategori A di bidang keterbukaan informasi publik, sebagai bahan referensi pembuatan laporan tahunan. Adapun bukti kegiatan mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan dapat dilihat pada lampiran kegiatan 2.

4.1.2.2 Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar yang Mendasari Kegiatan Aktualisasi

Akuntabilitas

Nilai akuntabilitas diimplementasikan dengan mempertanggungjawabkan seluruh bahan/ peralatan dalam menyusun format laporan tahunan.

Komitmen Mutu

Teliti dalam membaca regulasi tata cara pembuatan laporan tahunan merupakan bentuk implementasi dari nilai komitmen mutu. Ketelitian tersebut perlu diterapkan agar hasil format laporan yang telah disusun sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

Melalui pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini, diharapkan dapat mendukung visi Kabupaten Lumajang, yaitu terwujudnya masyarakat Lumajang yang berdaya saing, makmur, dan bermartabat. Dan misi ke 3, yaitu reformasi birokrasi yang efektif, profesional, akuntabel, dan transparan untuk mewujudkan pemerintahan yang baik, benar, dan bersih ( good and clean governance) yang berbasis teknologi informasi.

Nilai – nilai organisasi yang diterapkan dalam kegiatan mengumpulkan bahan penyusunan format laporan tahunan ini memperkuat nilai Dinas

(52)

42 Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang yaitu peduli, integritas, akuntabel, dan profesional. Nilai peduli diterapkan dengan cara mempersiapkan bahan maupun peralatan dengan baik, terutama menjaga perangkat komputer agar tetap bersih. Nilai integritas diterapkan dengan cara melakukan pengumpulan bahan regulasi serta observasi secara konsisten.

Nilai akuntabel diterapkan dengan cara bertanggung jawab terhadap seluruh bahan yang dikumpulkan. Nilai profesional diterapkan dengan cara mengumpulkan bahan sesuai dengan prosedur dan menjunjung tinggi profesionalisme dalam bekerja.

4.1.3 Merancang Format Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang 4.1.3.1 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Deskripsi kegiatan merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang dijabarkan sebagai berikut.

Kegiatan 3 : Merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang

Waktu pelaksanaan : 12 Maret 2020

Tempat pelaksanakan : Ruang Bidang Informasi dan Komunikasi Publik Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang

Kegiatan ketiga dalam aktualisasi ini adalah merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang. Kegiatan aktualisasi ini terdiri dari beberapa tahapan. Tahap pertama yaitu menyiapkan bahan/data dan regulasi sebagai pedoman. Dalam hal ini, penulis menyiapkan bahan berupa regulasi yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik, yaitu Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010.

Tahap kedua yaitu melakukan diskusi dengan tim PPID Utama sebagai

(53)

43 bahan pertimbangan. Sedangkan tahap ketiga adalah membuat format (template) laporan tahunan layanan informasi publik, yang berdasarkan pada aturan tata cara pembuatan laporan tahunan pelayanan informasi publik.

Adapun bukti merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang dapat dilihat pada lampiran kegiatan 3.

Akuntabilitas

Nilai akuntabilitas diimplementasikan dengan mempertanggungjawabkan hasil pembuatan format laporan tahunan pelayanan informasi publik, serta transparan dalam membuat format laporan tahunan tersebut.

Etika Publik

Melakukan koordinasi dengan hormat, sopan, dan santun dalam penyusunan format laporan tahunan bersama Tim PPID Utama merupakan bentuk implementasi dari nilai etika publik. Serta, mengutamakan diskusi dan saling menghargai pendapat maupun masukan dari anggota tim.

Komitmen Mutu

Teliti dalam membaca regulasi tata cara pembuatan laporan tahunan merupakan bentuk implementasi dari nilai komitmen mutu. Ketelitian tersebut perlu diterapkan agar hasil format laporan yang telah disusun sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

(54)

44 Nilai – nilai organisasi yang diterapkan dalam kegiatan merancang format laporan tahunan layanan informasi publik bersama Tim PPID Utama Kabupaten Lumajang ini memperkuat nilai Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang yaitu peduli, integritas, akuntabel, dan profesional. Nilai peduli diterapkan dalam hal menerima saran dan kritik dari seluruh anggota tim, sebagai bahan perbaikan dalam penyusunan format laporan tahunan.

Nilai integritas diterapkan dalam hal melakukan penyusunan secara konsisten.

Nilai akuntabel diterapkan dengan bertanggung jawab terhadap format laporan tahunan yang telah dibuat. Nilai profesionalisme diterapkan dengan melakukan penyusunan sesuai kemampuan dan berprinsip pada moral.

4.1.4 Mensosialisasikan Hasil Format Baku Laporan Tahunan

Layanan Informasi Publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang

4.1.4.1 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Deskripsi kegiatan mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang dijabarkan sebagai berikut.

Kegiatan 4 : Mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang Waktu pelaksanaan : 18 Maret 2020

Tempat pelaksanakan : Ruang Rapat Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang

Kegiatan keempat yang telah dilaksanakan adalah mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang. Pelaksanaan kegiatan ini bertujuan untuk memberikan gambaran secara jelas tentang pengimplementasian format laporan tahunan tersebut terhadap laporan tahunan pelayanan informasi publik tiap-tiap PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang. Kegiatan sosialisasi ini terdiri dari beberapa tahapan. Tahap pertama adalah mengirimkan undangan kepada ketua/admin PPID Pembantu

(55)

45 tentang jadwal kegiatan sosialisasi. Tahap kedua adalah menyiapkan peralatan sosialisasi. Sedangkan tahap ketiga adalah menyampaikan materi sosialisasi dengan jelas.

Adapun bukti kegiatan sosialisasi tersebut dapat dilihat pada lampiran kegiatan 4.

Akuntabilitas

Nilai akuntabilitas diimplementasikan dengan cara melaksanakan kegiatan sosialisasi secara terbuka serta menerima kritik dan saran.

Etika Publik

Menyampaikan sosialisasi dengan sopan, komunikatif, dan mudah dimengerti merupakan bentuk implementasi dari nilai etika publik. Sehingga, diharapkan seluruh peserta sosialisasi dapat memahami tata cara pembuatan laporan tahunan sesuai format yang telah disusun.

Nilai – nilai organisasi yang diterapkan dalam kegiatan mensosialisasikan hasil format baku laporan tahunan layanan informasi publik ke Ketua atau Admin PPID Pembantu di Kabupaten Lumajang ini memperkuat nilai Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lumajang yaitu peduli, integritas, akuntabel, dan profesional. Nilai peduli diterapkan dengan melakukan kegiatan sosialisasi dengan baik dan menyampaikan pesan secara komunikatif agar dapat diterima oleh seluruh peserta sosialisasi. Nilai