JURNAL ILMIAH
PENANGANAN DAN PENGELOLAAN SURAT ARSIP DINAMIS AKTIF
PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM PROVINSI JAWA TENGAH
Oleh: Adhi Kurniawan
2 ABSTRAK
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan
administrasi negara atau lembaga. Pengertian arsip dinamis tersebut dikemukakan
oleh Drs. Basir Barthos dalam bukunya, Manajemen Kearsipan (2007: 4). Arsip
dinamis itu adalah arsip yang intensitas penggunaanya masih sangat tinggi, maka
juga bisa disebut arsip dinamis aktif.
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) Provinsi
Jawa Tengah merupakan salah satu lembaga milik negara yang memiliki,
menerbitkan, menerima, dan mengelola arsip dinamis aktifnya melalui unit
pengolah kearsipan. Salah satu arsip dinamis aktif yang dikelola adalah
penanganan surat yang terdiri dari surat masuk dan surat keluar.
Penanganan surat merupakan hal yang vital bagi setiap instansi, baik swasta
maupun negeri. Penanganan surat yang baik dapat mempermudah gerak instansi
untuk memajukan dan memakmurkan instansi itu sendiri. Oleh karena itu
diperlukan berbagai macam sumber yang menunjang kegiatan penanganan surat
tersebut. Melalui surat itulah, antar lembaga dan instansi saling berkomunikasi,
menerima dan memberi kabar, hingga memberi dan menerima bantuan. Tentu
bahasa yang digunakan merupakan bahasa formal yang baku. Didalam ilmu
kearsipan, penerapan penanganan surat yang baik akan mempermudah proses
3 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah adalah salah satu lembaga
pemerintahan yang bergerak pada bidang koperasi, usaha mikro, pelatihan
usaha, bantuan modal usaha, dan badan hukum perkoperasian. Dengan
memiliki satu bagian umum kesekretariatan dan lima bidang khusus
perkoperasian, Dinas ini memiliki banyak melakukan dan menerima kegiatan
surat-menyurat antar instansi/ lembaga dan individu.
Perihal melimpahnya surat tentunya menimbulkan permasalahan tentang
penanganan arsip yang kurang sepadan dengan jumlah pengelola arsip itu
sendiri, ketepatan sistem yang digunakan, serta kefektivan penyampaian surat
kepada yang tertuju berbanding dengan prosedur kearsipan yang digunakan.
Pada ilmu kearsipan, terdapat tata cara pengelolaan surat-surat aktif
tersebut yang disebut dengan manajemen arsip aktif. Dikutip dari Irra
Chrisyanti Dewi dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan,
manajemen arsip aktif merupakan kegiatan pengorganisasian, penataan, dan
pengklasifikasian dokumen atau warkat yang volume penggunaan masih
tinggi dan masih bernilai administratif untuk digunakan sebagai penunjang
administrasi suatu instansi atau lembaga. (2009: 13)
Berdasarkan uraian singkat mengenai perlunya penanganan arsip-arsip
surat aktif, maka permasalahan yang akan dibahas dalam jurnal ini adalah
sistem yang tepat serta alur proses pengurusan surat yang sesuai, tertuang
4
1) Bagaimana sistem/azas kearsipan yang digunakan dalam
bidang-bidang kerja di Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah
tersebut?
2) Bagaimana alur proses penanganan surat yang tepat digunakan
pada Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah tersebut?
3) Bagaimana proses penyimpanan arsip surat aktif tersebut?
B. Identifikasi Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah sebelumnya bernama
Dinas Pelayanan Koperasi dan Usaha Kecil Menengah yang di bentuk
berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 tahun 2001.
Dengan dikeluarkannya Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor
Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja dinas daerah Provinsi Jawa
Tengah makan dinas pelayanan koperasi dan usaha kecil menengah berganti
nama.
Dinas Koperasi dan UMKM memiliki tugas pokok melaksanankan urusan
Pemerintah Daerah bidang koperasi dan usaha mikro, kecil, dan menengah
berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantu. Fungsi dari Dinas yang
berkantor di Jalan Sisingamangaraja 3A Semarang ini, antara lain;
1) Perumusan kebijakan teknis bidang koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan
5
2) Penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum bidang koperasi
dan usaha mikro kecil dan menenngah lingkup provinsi.
3) Pembinaan, fasilitas dan pelaksanaan tugas di bidang kelembagaan
koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah, serta pemberdayaan
koperasi simpan pinjam lingkup provinsi.
4) Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang koperasi dan usaha mikro,
kecil, dan menengah.
5) Pelaksanaan kesekretariatan dinas.
6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah menggunakan struktur
organisasi sebagai pembagian tugas dan kerja sesuai dengan tugas pokok dan
fungsi Dinas tersebut yang menangani perkoperasian dan kegiatan korporasi
lainnya yang terkait. Dinas yang memiliki kantor yang direnovasi pada tahun
2011 ini memiliki beberapa bidang sebagai pelaksana kinerja Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD). Bidang tertinggi adalah Kepala Dinas. Kemudian
terdapat Sekretariat Dinasyang memiliki tiga sub bagian, yaitu Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian, Sub bagian Program, dan Sub Bagian Keuangan.
Dibawahnya lagi, terdapat lima bidang, yaitu Bidang Kelembagaan Koperasi
dan UMKM, Bidang Pemberdayaan Koperasi, Bidang Pemberdayaan UMKM,
Bidang Pemberdayaan Koperasi Simpan Pinjam, dan Unit Pelaksana Teknis
Daerah. Bidang-bidang ini yang merupakan karakteristik khusus kerja Dinas
6 Sub Bagian Program Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian
Struktur Organisasi Dinas Koperasi dan UMKM Jawa Tengah
7 METODE PENELITIAN
1. Pengumpulan Data
a. Observasi atau Pengamatan
Pengamatan dilakukan untuk mengetahui keadaan arsip, sistem kearsipan
yang digunakan, alur proses pengurusan surat, dan tata cara penyimpanan
surat aktif tersebut secara sederhana. Selain itu, juga untuk mengetahui
bidang-bidang pada Dinas Koperasi dan UMKM serta jumlah gambaran
umum rata-rata surat yang masuk.
Gambaran umum tentang proses penanganan surat masuk dan surat keluar
ditangani secara sederhana. Sistem yang digunakan adalah sistem kartu
kendali. Melalui pengamatan penulis, azas yang dipraktekkan menggunakan
desentralisasi, karena ditunjukkan bahwa setiap sub bagian mengorganisasi
dokumen dan warkatnya masing-masing.
Humas dari Dinas Koperasi dan UMKM menunjukkan perihal struktur
organisasi yang tertera pada buku pedoman kedinasan pada Dinas Koperasi
dan UMKM Jawa Tengah di bagian Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas
(2011: 7).
Pada ruangan tiap-tiap bidang memiliki filling cabinet yang difungsikan
sebagai tempat menyimpan arsip dinamis aktif, terutama surat masuk dan
surat keluar. Penuturan perwakilan Dinas tersebut juga mengatakan bahwa
setiap surat yang masuk ke Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah
8
b. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengetahui pendapat para pengurus penanganan
surat dan proses penyimpanannya tentang keefektivan kedua sistem dan
proses tersebut.
c. Studi Banding
Dinas ini juga mengadaptasi tata cara pengelolaan arsip dari Badan Arsip dan
Perpustakaan (Barpus) Provinsi Jawa Tengah, namun diterapkan secara
sederhana dan belum memenuhi standar sistem kearsipan. Kesempatan studi
banding diberikan untuk mengikuti kegiatan pemberkasan arsip Dinas
Koperasi dan UMKM di Barpus yang berlokasi di Jalan Setiabudi Srondol
tersebut.
Pelaksanaan delegasi tersebut juga digunakan untuk menambah
pengetahuan tentang manajemen arsip pada umumnya dan pelaksanaan arsip
yang tepat untuk diterapkan di Dinas Koperasi dan UMKM khususnya.
d. Studi Pustaka
Beberapa buku literatur digunakan untuk membantu pelaksanaan kegiatan
penanganan surat di Dinas Koperasi dan UMKM. Perihal tersebut
dimaksudkan untuk memahami dan mempermudah menyesuaikan teori dan
9
menangani sistem arsip yang belum seragam, penataan arsip dinamis, dan
pengorganisasian arsip terdapat di dalam buku literatur sebagai penunjang
teoritik.
2. Kerangka Metode Penelitian
Pengurusan atau penanganan surat adalah merupakan proses kegiatan
mengelola informasi surat-surat dinas masuk dan keluar, yaitu mulai dari
aktivitas surat masuk atau surat yang diterima dari pihak luar, aktivitas
pengiriman surat, termasuk mengarahkan dan menyalurkan surat ke
meja-meja kerja, sampai dengan penyimpanannya. (Bambang Parjono Widodo.
10 PEMBAHASAN
Pengurusan atau penanganan surat merupakan kegiatan vital dalam proses
berkomunikasi formal antar instansi atau individu-instansi. Mengacu pada
pengertian pentingnya surat sebagai komunikasi, pengertian surat itu sendiri
dalam Keputusan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara RI Nomor 72 tahun
2003 tentang Tata Naskah Dinas (Nomor: 72/ Kep/ M. PAN/ 07/ 2003) yang
berarti pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh organisasi
sebagai sarana komunikasi untuk menyamoaikan informasi jedinasan kepada
pihak lain. (Bambang Parjono Widodo. 2011: 1.6)
Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah adalah dinas yang
mengusung azas/sistem desentralisasi. Azas desentralisasi adalah azas yang
mempersilahkan masing-masing unit kerja/ bagian melakukan secara mandiri
proses pengurusan surat mulai dari penerimaan, pemeriksaan, penyortiran
pengarahan, pencatatan, pengendalian, serta pengiriman, baik proses surat
masuk maupun surat keluar.
Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah menggunakan sistem
penanganan surat menggunakan kartu kendali. Jenis surat yang ditangani azas
desentralisasi sistem kartu kendali ini terbagi menjadi empat golongan.
Memang secara substansi, prosedur kartu kendali mempermudah proses
penanganan surat masuk dan surat keluar pada masing-asing bagian kerja.
11
1. Surat Rahasia atau Surat Tertutup
Surat rahasia adalah surat yang berisikan informasi-informasi vital yang
hanya diperuntukkan kepada yang tertuju pada surat. Hak mengetahui isi
informasi hanya terbatas pada pengirim dan penerima surat.
2. Surat Kilat atau Surat Penting
Jenis surat ini adalah dokumen berisi informasi yang memerlukan
penyelesaian sangat segera, mengingat isi informasi yang sangat penting
untuk disampaikan. Tujuan informasi surat ini antara lain sebagai
pertimbangan pengambilan keputusan, sebagai penentuan pengambilan
kebijakan, hingga informasi-informasi yang perlu segera disampaikan dan
ditindaklanjuti oleh penerima.
3. Surat Biasa
Merupakan surat sehari-hari yang masuk maupun keluar pada instansi/
badan/ lembaga. Surat ini ditangani dengan prosedur biasa dalam
pengurusan surat masuk maupun keluar.
4. Surat Undangan atau Surat Pribadi
Surat undangan maupun surat pemberitahuan yang bersifat sementara
adalah jenis surat yang informasi terkandungnya habis setelah dibaca atau
habis masa waktu periodenya. Surat ini bersifat mudah disusustkan atau
dimusnahkan setelah informasi tersampaikan kepada yang tertuju, baik
instansi/ lembaga maupun ke individu.
Keempat jenis surat tersebut, pengendalian surat penting dicatat dan
dikendalikan oleh kartu kendali, sedangkan surat biasa, surat rahasia, dan surat
12
Pengendalian kartu kendali dilakukan oleh unit kearsipan sebagai satuan
kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola arsip dinamis aktif, termasuk
pengurusan surat. Formulir kartu kendali memiliki rangkap tiga. Lembar
tersebut memiliki fungsi penunjukkan lokasi arsip dan menghindari pencatatan
ganda. Pengendalian kartu kendali hanya terjadi sekali di unit kearsipan. Jadi
unit pengolah masing-masing subbagian/ bidang hanya menerima dan
menyimpan formulir sebagai bukti bahwa surat yang berkaitan telah
dikendalikan dan dicatat lokasi penyimpanannya, sebelum diteruskan ke unit
pengolah lainnya. Kartu kendali juga sebagai tanda bukti pencatatan dan bukti
pengiriman surat.
Sarana lainnya dari kartu kendali adalah lembar pengantar dan lembar
disposisi. Lembar pengantar berfungsi sebagai mencatat surat rahasia, surat
biasa, dan surat pribadi. Lembar ini memiliki rangkap dua, tidak berwarna,
dan langsung ditujukan kepada unit pengolah yang dituju.
Lembar disposisi berfungsi sebagai tanggapan/ balasan dari pimpinan atas
surat yang masuk dan diterimanya, agar bisa menjadi arahan kepada
staf-stafnya atas pertimbangan isi surat tersebut. Jadi lembar disposisi itu disiapkan
oleh staf mendampingi surat yang diterima, kemudian disposisi tersebut diisi
13
INDEKS: TANGGAL:
NO. URUT:...M/ K
KODE:
ISI RINGKAS:
LAMPIRAN :
DARI: KEPADA:
TANGGAL: NO. SURAT:
PENGOLAH:... PARAF:... CATATAN:
Bentuk dan format kartu kendali
Sumber: Pengurusan Surat (Bambang P.W.. 2011: 4.19)
LEMBAR PENGANTAR SURAT TERTUTUP/ BIASA
UNIT PENGOLAH: Disampaikan Tgl.:
Pukul: No. Urut Asal Surat/
Ditujukan
Tanggal Perihal Keterangan
Diterima tanggal:... Pukul:... Paraf Penerima :... Nama:...
Bentuk dan format lembar pengantar
14
RAHASIA *) PENTING BIASA
*) beri tanda X sesuai dengan sifat surat
INDEKS TANGGAL PENYELESAIAN
PERIHAL: GL/ NO : ASAL SURAT:
INSTRUKSI/ INFORMASI **) DITERUSKAN KEPADA
**) INSTRUKSI ditunjukkan kepada staf
INFORMASI ditunjukkan kepada pejabat yang setingkat SESUDAH DIGUNAKAN HARAP SEGERA DIKEMBALIKAN KEPADA:
TANGGAL:
Bentuk dan format lembar disposisi
Sumber: Pengurusan Surat (Bambang P.W.. 2011: 4.22)
Prosedur Penanganan Surat
1) Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah berbagai macam bentuk surat dan informasi tertulis
yang diterima oleh suatu lembaga/ organisasi/ instansi dari lembaga
lainnya. Itu artinya, surat masuk tersebut dikirim oleh unit pengolah
lembaga/ organisasi/ instansi lain. Sedangkan bidang dalam lembaga,
penerima berbagai macam bentuk surat dan informasi tertulis tersebut
disebut dengan unit kearsipan. Tanggung jawab unit kearsipan ini pada
masing-masing instansi yaitu penyelenggaraan kearsipan mulai dari
penciptaan, pendistribusian, penggunaanm pemeliharaan, dan penyusutan.
15
diteruskan ke unit pengolah yang dituju. Adapun tatacaranya sebagai
berikut;
I. Pada Unit Kearsipan i. Penerimaan Surat ii. Pemilahan Surat
Pemilahan terdiri dari proses penggolongan surat terbuka/
tertutup, kemudian memeriksa kebenaran alamat tertuju dan
lampiran bila ada, dan mengidentifikasi tujuan/ bidang surat
yang dituju.
iii. Pengarahan Surat
Langkah menentukan golongan surat, apaka surat tersebut
termasuk surat terbuka, surat penting, atau surat biasa.
Langkah selanjutnya adalah mengarahkan surat tersebut
kepada bidang yang dituju. Tidak semua surat harus
melalui pimpinan terlebih dahulu. Kecuali surat penting
perlu dilampiri disposisi untuk pimpinan. Selain jenis surat
itu, bisa diarahkan ke unit pengolah sesuai perihal surat.
iv. Pencatatan atau Pengendalian Surat
Semua surat masuk, baik surat tertutup maupun surat
terbuka, dicatat dan dikendalikan dengan sarana pencatatan
surat. Dalam hal ini, Dinas Koperasi dan UMKM Jawa
16 v. Pendistribusian Surat ke Unit Pengolah
Surat yang masuk yang telah dikendalikan dan dicatat
diteruskan ke unit pengolah.
II. Pada Unit Pengolah
i. Penerimaan Surat dari Unit Kearsipan
Surat masuk diterima dari unit kearsipan beserta sarana
pengendalian surat tersebut (dalam hal ini menggunakan
kartu kendali). Apabila terdapat surat yang salah
pengiriman pada unit pengolah, akan dikembalikan ke unit
kearsipan, dan akan dikirim ke unit pengolah yang tertuju.
ii. Pengendalian atau Pencatatan Surat
17
Proses penanganan surat masuk dengan kartu kendali
Sumber: Observasi pada Dinas Koperasi dan UMKM Jateng
2) Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah sarana komunikasi dari internal lembaga/ organisasi/
instansi kepada lembaga/ individu lainnya. Surat keluar juga berfungsi
sebagai balasan surat masuk dari lembaga/ organisasi/ instansi lainnya.
Hal-hal yang diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah
penetapan azas pengurusan surat, terkait dengan keterlibatan unit kerja
yang memproses surat keluar dan pengamanan isi informasi surat. Adapun
tatacara pengurusan surat keluar sebagai berikut;
I. Pada Unit Pengolah
Unit pengolah, dalam hal surat keluar, memiliki tugas sebagai
pembuat surat. Pembuatan surat diawali dari penyiapan konsep
sesuai arahan pimpinan. Setelah diberi arahan oleh pimpinan, unit
ini membuat rancangan surat, diajukan kepada pimpinan untuk
dikoreksi, dan meminta pimpinan untuk menandatangani surat
tersebut. Kemudian melengkapi surat dengan badan surat (Nomor
surat, tanggal surat, lampiran surat, pembuka surat, isi surat, dan
penutup surat). Setelah surat siap, hal yang dilakukan unit
pengolah adalah menyimpan pertinggal surat (record), mencatat/
mengendalikan surat dengan kartu kendali, dan terakhir adalah
menyampaikan surat ke unit kearsipan dengan buku ekspedisi.
18 i. Pengarahan Surat
Diawali dengan proses penerimaan surat dari unit pengolah
dan membubuhkan paraf pada buku ekspedisi tanda
peneriamaan surat dari unit tersebut. Surat diperiksa oleh
unit kearsipan untuk menggolongkan jenis surat tersebut
(surat terbuka atau tertutup).
ii. Pencatatan atau Pengendalian Surat
Mencatat isi perihal surat apabila surat tersebut terbuka.
Apabila surat tersebut tergolong surat penting, maka
disegerakan untuk diproses kirim.
iii. Pengiriman Surat
Proses penanganan surat keluar dengan kartu kendali
19 DAFTAR PUSTAKA
Buku Pedoman Kedinasan pada Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa
Tengah. 2011. Semarang: Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Tengah
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka
Widodo, Bambang Parjono. 2011. Pengurusan Surat. Tangerang: Penerbit
