RISALAH RAPAT KOMISI KELEMBAGAAN (K II) SENAT AKADEMIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Rapat / Sidang 

Rapat Komisi Kelembagaan (K‐II) Senat Akademik ITB 

No. : 11/RK2‐SA‐ITB/20150129  Hari / Tanggal  Rabu / 29 Januari 2015  Waktu   pkl. 15.00 – 17.00  Tempat  Ruang Rapat Senat Akademik 

Balai Pertemuan Ilmiah ITB  Jalan Dipati Ukur No. 4 Bandung 

Peserta 

Hadir (8 orang):, Indratmo Soekarno, Intan Ahmad,       

Jann Hidayat Tjakraatmadja, Joko Siswanto, Mikrajuddin Abdullah,       

M. Salman AN, Reynaldo Zoro,  Ricky Lukman Tawekal   

Tidak hadir (6 orang): Andi Isra Mahyuddin, B. Kombaitan, Dicky R. Munaf, 

Puti Fatida Marzuki, Tati Suryati Syamsudin, Tutus Gusdinar Kartawinata  

 

Undangan lain 

Hadir ( 1 orang): Richard K. Mengko   

Tidak hadir (2 orang): Emmy Suparka, Rochim Suratman    

Agenda Rapat  1._2. Diskusi tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN‐BH  _Lain‐lain   

 Catatan Rapat 

1. Diskusi tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN‐BH    Indratmo:   Pada pertemuan ini akan ditentukan langkah lanjut untuk pembuatan  SK tentang organ dan pola hubungan kerja antar organ ITB PTN‐BH    Intan:    Model yang lebih cocok dengan pola hubungan kerja pada Perguruan  Tinggi adalah kolegial (collegiality) dan berbagi (shared government),  meskipun memiliki kelemahan antara lain agak lambat dalam  pengambilan keputusan.                

  Richard:   MWA dan SA sebaiknya juga diikutkan oleh Rektor dalam  pengambilan keputusan yang akan dijadikan SK Rektor.    Joko:   Perlu ada konsensus di antara Rektor, Ketua SA, dan Ketua MWA  untuk sering berdiskusi sehingga diharapkan tidak ada komplit.   Pada matriks organ kerja, perlu ditambahkan kolom untuk  penanggungjawab.    Jann:    MWA sdh memulai melakukan kajian tentang Pola Hubungan 3 Organ  ITB (MWA‐SA‐Rektor), dengan hasil terakhir sebagaimana dalam  lampiran.   MWA menilai bahwa untuk merancang pola hubungan 3 Organ ITB  tidak hanya: a) fokus pada pembagian tugas; b) fokus pada  pembagian kekuasaan; dan c) pola dan aturan kerja. Namun, perlu  juga menggambarkan sistem pendukung agar hubungan kerja antar 3  Organ lebih "smart". Karena itu, MWA akan mengusulkan agar sistem  yang mengatur pola hubungan 3 Organ ITB dilengkapi dengan 5  sistem nilai, yaitu:  1. Normatif,   2. Kebijakan dan stratejik  3. Kontrol/pengarahan  4. Operasional  5. Pusat pengetahuan (brain) 

Pusat Pengetahuan (Brain) – berfungsi untuk menyediakan dan  mendistribusikan informasi/pengetahuan di antara 3 Organ ITB,  untuk membahas, atau mencari solusi atas isu‐isu yang bersumber  dari Sistem‐4. Sistem‐5 direalisasikan sebagai manajemen  data/informasi, service provider internal, atau pusat pengetahuan  dimana 3 Organ ITB mampu melakukan koordinasi (mengambil  keputusan) dengan efisien dan efektif.   Jika saat ini ada pendapat bahwa hubungan 3 Organ ITB dalam  bentuk segi‐3, dimana MWA ada dalam posisi tertinggi, memang  didasarkan atas apa yang tersurat dalam Statuta. Diantaranya, ada  pasal di statuta yang menyatakan bhw: a) MWA berhak mengangkat  dan memberhentikan Rektor;  b)  MWA memberi mandat kepada SA  dalam hal Kebijakan Akademik; c) MWA memberi mandat kepada  Rektor dalam hal eksekusi Kebijakan,; d) MWA memonitor dan  mengevaluasi kinerja SA dan Rektor. Namun, dalam draft Naskah 

Akademik dari MWA, sepanjang dalam tahap operasional, Pola  Hubungan antara MWA‐SA‐Rektor dilaksanakan dengan pola shared 

governance.   

Richard: 

 MWA Shared governance terjadi setelah MWA memberi mandat 

kepada SA dan Rektor.    Joko:   Untuk keputusan yang bersifat kebijakan, sebaiknya dibuat tidak  kaku. Tapi kalau SOP harus dibuat rinci.    Intan:   Keputusan di Perguruan Tinggi relatif lebih lambat karena pada  hakekatnya pengambil keputusan bukanlah staf pekerja.    Indratmo: 

 Perlu dibuat SWOT analysis terhadap pilihan organ ITB bersifat kolegial dan  berbagi. 

  Intan: 

 Apakah pendekatan MWA hanya sekedar agar ITB tetap jalan atau agar ITB  berubah jadi lebih baik? 

 Perlu dukungan dari staf kepegawaian (back office).   

Zoro: 

 Sebaiknya ditekankan bahwa hubungan organ ITB yang dikembangkan  sesuai dengan Statuta. 

  Zoro: 

 Sebaiknya MWA yang menjelaskan tentang sifat hubungan organ ITB tsb  agar tidak menimbulkan kesan SA mau mengambil alih. 

 

Indratmo: 

 Untuk menyempurnakan draf naskah akademik Pola Hubungan 3 Organ ITB  diusulkan MWA membentuk tim kerja dengan anggotanya ada yang dari  Komisi 2 SA dan Rektorat. 

  Joko: 

 Perlu ada sosialisasi tentang Statuta ITB kepada civitas akademika.   

     

Kesimpulan:  

1. Perlu dibuat mukadimah yang menyiratkan konsep pola hubungan antara 3  organ terbaik untuk ITB  bersifat kolegial dan berbagi. 

2. Perlu dibuat tim kerja dengan perwakilan dari MWA, SA, dan Rektorat untuk  menuntaskan Pola Hubungan 3 Organ ITB 

      Lain‐lain    Joko:   Renip perlu diperbaharui sesuai dengan statuta.          Bandung, 29  Januari 2015   Komisi Kelembagaan SA‐ITB           Menyetujui   Sekretaris,       Ketua Komisi Kelembagaan SA‐ITB           (M. Salman A.N.)       (Indratmo Soekarno)             

 

 

DRAFT

NASKAH AKADEMIK

POLA HUBUNGAN 3 ORGAN ITB (MWA – SA – REKTOR)

                           

VERSI-1

23 AGUSTUS 2014

   

   

DAFTAR  ISI 

1. Latar Belakang 

2. Konsep Pola Hubungan 3 Organ ITB 

3. Usulan Pola Hubungan 3 Organ ITB 

1.

LATAR BELAKANG 

 

Pasal 5 ayat 1 dan 2 Statuta ITB menyatakan ketentuan umum tentang ITB, yaitu: 

a. ITB  merupakan  universitas penelitian yang  mengembangkan  ilmu  pengetahuan,  teknologi, seni,  ilmu sosial  serta ilmu  humaniora  dan  yang  diakui dunia untuk  memajukan dan mewujudkan bangsa yang kuat, bersatu, berdaulat, bermartabat dan  sejahtera. 

b. ITB mendidik intelektual untuk membangun kearifan dan kekuatan moral dalam  mencari  dan  menemukan  kebenaran  serta  mampu  memimpin    bangsa  dan  berpartisipasi aktif dalam pergaulan dunia.  Dua ayat tentang ketentuan umum ITB tersebut di atas, merupakan penjabaran dari Visi dan  Misi ITB, sebagai berikut:    Visi ITB:  Untuk memandu arah pengembangan ITB, Senat Akademik (SA) ITB melalui Surat Keputusan  No.022/SK/K‐01‐SENAT/1999 menetapkan Visi ITB sebagai berikut: 

“ITB menjadi lembaga pendidikan tinggi dan pusat pengembangan sains, 

teknologi dan seni yang unggul, handal dan bermartabat di dunia yang bersama 

dengan lembaga terkemuka bangsa menghantarkan masyarakat Indonesia menjadi 

bangsa yang bersatu, berdaulat, dan sejahtera.”   

Misi ITB: 

Surat Keputusan Senat Akademik ITB No.023/SK/K‐01‐SENAT/1999, menetapkan Misi ITB,  sebagai pernyataan akan pentingnya keberadaan ITB sebagai sebuah lembaga pendidikan  tinggi, yaitu: 

”Memandu perkembangan dan perubahan yang dilakukan masyarakat melalui 

kegiatan Tri Dharma perguruan tinggi yang inovatif, bermutu dan tanggap terhadap 

perkembangan global dan tantangan lokal”.  Pernyataan  Visi  dan  Misi  ITB  serta  ketentuan  umum  tentang  ITB  tersebut  di  atas  menggambarkan bahwa ITB ingin menjadi universitas penelitian yang diakui dunia, dan  sekaligus mampu memberikan nilai dan manfaat bagi bangsa Indonesia. Disamping itu, ITB  ingin  menjadi  lembaga  yang  memiliki  kekuatan  moral  dan  mampu  membimbing 

pembangunan bangsa serta aktif dalam pergaulan dunia.  

Ketentuan ini, tidak mungkin bisa diraih jika organisasi ITB masih seperti yang ada sekarang.  Arah dan bentuk ITB yang diinginkan tersebut akan sulit diwujudkan, jika keterampilan  pengambilan keputusan serta perilaku para pejabat yang sedang memegang amanah untuk  menjalankan   3  Organ ITB,  tidak  didukung oleh  organisasi  yang mampu memberikan  informasi/pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan   dengan akurat dan  cepat. 

Untuk merealisasikan visi dan menjalankan misi, Statuta ITB pasal 19 ayat 1 menjelaskan lebih  lanjut tentang peran dan fungsi 3 Organ ITB yang diberi kewenangan untuk mengendalikan  sekaligus menjalankannya, yang terdiri atas MWA, SA dan Rektor, dimana masing‐masing  organ tersebut, memiliki fungsi pokok sebagai berikut: 

a. Majelis Wali Amanat (MWA), adalah organ ITB yang diberi kewenangan dalam  menyusun dan menetapkan kebijakan umum ITB. 

b. MWA mendelegasikan penyelenggaraan kegiatan Tridharma serta seluruh kegiatan  penunjang dan pendukung lainnya kepada Rektor. Karena itu, Rektor adalah organ ITB  yang memimpin penyelenggaraan dan pengelolaan Tridharma ITB, dan 

c. MWA mendelegasikan fungsi penetapan norma dan kebijakan akademik ITB   serta  pengawasan pelaksanaannya kepada SA. Karena itu  SA, adalah organ ITB yang  menjalankan fungsi menyusun, merumuskan, menetapkan kebijakan, memberikan  pertimbangan, dan melakukan pengawasan di bidang akademik. 

Secara umum, peran utama MWA adalah mengarahkan (direct) agar “haluan kapal” ITB tetap  menuju Visi ITB yang dicita‐citakan, serta menjaga (protect) agar “kapal” ITB tetap melaju  sejalan dengan Misi yang diembannya. Agar MWA mampu melakukan direct dan protect,  maka ketiga Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor) harus connect. Dengan demikian, ada tiga syarat  yang harus dipenuhi agar “kapal” ITB mampu melaju dengan arah yang benar, dengan  melakukan program‐program kerja yang efektif dan efisien, yaitu: 

a. Adanya hubungan yang efektif antar MWA‐SA‐Rektor, dan efektifitas hubungan ini  ditentukan oleh pemahaman yang baik tentang bagaimana mereka berhubungan satu  dengan lainnya. 

b. Efektifitas  hubungan  tidak  akan  tergambar  dalam  struktur  organisasi  –  tapi  membutuhkan peta khusus untuk menjelaskan pola hubungan yang diharapkan (Peta  Hubungan).  c. Efektifitas hubungan sangat dipengaruhi oleh Model Organisasi yang dipilih ITB, dan  untuk ini ITB sebaiknya menjalankan prinsip‐prinsip model organisasi Modern.    Bagian selanjutnya dari naskah akademik ini, akan mengupas lebih rinci tentang konsep dan  rencana aplikasi pola hubungan antara 3 organ ITB, dengan menggunakan konsep pola  hubungan organisasi modern.           

   

2.

KONSEP POLA HUBUNGAN 3 ORGAN ITB 

Sebagaimana diuaraikan di atas, bahwa untuk menggambarkan pola hubungan antara 3  organ ITB akan menggunakan konsep model organisasi modern. Namun untuk lebih jelasnya,  mengapa konsep organisasi modern yang dipilih, kita bahas dulu apa beda antara konsep  organisasi Mekanistik (Klasik) dengan Organismik (Modern), sebagaimana  dapat dilihat pada  tabel‐1. 

 

Tabel‐1: Karakteristik Paradigma Organisasi 

No  Paradigma Organisasi Klasik Paradigma Organisasi  Modern

1 

Organisasi adalah kumpulan  aktifitas. Informasi/pengetahuan  /pengalaman, umumnya tidak  mengalir atau dibawa orang.

Organisasi mampu menyimpan dan mengalirkan  informasi /pengetahuan/ pengalaman diantara 3 Organ  ITB 

2  Organisasi alat untuk membagi  kekuasaan (power allocation) 

Organisasi seperti mahluk hidup – memiliki kecerdasan  (mampu belajar), dimana setiap unit organisasi mampu  memperbaiki dirinya dan membuat keputusan dengan  cepat & akurat

3  Pola dan aturan kerja ditetapkan  secara detail dan bersifat kaku 

Organisasi memiliki iklim kerja yang kondusif untuk  mandiri (self organization), bekerja lebih fleksibel dan  cerdas.     Paradigma Organisasi Mekanistik (Klasik), yaitu organisasi yang bekerja seperti mesin/robot,  yang hanya bekerja sesuai dengan aturan mekanistik, sehingga memiliki 3 karakteristik utama  sebagai berikut:  a. Fokus pada pembagian tugas;  b. Fokus pada pembagian kekuasaan;  c. Pola dan aturan kerja: detail dan kaku.                 

                                  Gambar‐1: Pola Hubungan MWA‐SA‐Rektor Model Organisasi Klasik  Gambar‐1 menjelaskan pola hubungan antara MWA‐SA dan Rektor ITB berdasarkan Statuta  ITB, jika kita memilih Paradigma Organisasi ITB berdasarkan model Organisasi Klasik, tampak  bahwa model Organisasi Klasik memiliki kelemahan, khususnya karena organisasi klasik tidak  mampu memfasilitasi para pejabatnya untuk bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut:  a. Bagaimana agar MWA/SA dapat melakukan proses monitoring, validasi, evaluasi dan 

memberikan umpan balik kepada Rektor dengan cepat dan berkualitas? 

b. Bagaimana agar MWA/SA mampu memberikan arahan (atas permintaan Rektor yang  mungkin datang) mendadak, dengan cepat dan berkualitas? 

c. Bagaimana agar organisasi ITB mampu beradapasi/belajar dengan cerdas: mampu belajar 

dari kesalahan, mampu menduplikasi best practices antar unit, mudah mencari informasi, 

mampu  membuat  keputusan dengan cepat dan berkualitas, mampu menyesuaikan 

rencana agar sesuai dengan perubahan kondisi? 

d. Bagaimana agar MWA/SA mampu memastikan bahwa aktivitas Rektorat telah sesuai  dengan arahan MWA/SA? 

e. Bagaimana agar   antara MWA‐SA‐Rektor mampu melakukan PROSES KOMUNIKASI/  KOORDINASI yang efektif untuk menghasilkan informasi/pengetahuan yang dibutuhkan  dalam penetapan keputusan? 

Kelemahan  lebih  lanjut  dari  organisasi  klasik,  yaitu  tidak  memiliki  daya  tahan  untuk  menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, makin kompleks dan bersifat tidak pasti.  Organisasi masa kini membutuhkan organisasi yang memiliki daya tahan dan kecerdasan,  karena:    MWA SA _Rektor     Monitoring dan Evaluasi    Laporan Kinerja Minta Pengarahan Monitoring, Validasi Evaluasi Dan Feedback dan

Arahan

   

 

Laporan Kinerja Akademik

Monitoring, Validasi Kebijakan Tri Dharma Pt.; Nilai2 Pertimbangan Renip, Renstra Dan Rka

Laporan Kinerja; Memberi Pertimbangan Pemerintah, Masyarakat, Alumni, Mahasiswa, D T  

Identitas, Nilai, Visi & Misi; Renip, Renstra, Rka; Target Kinerja Kebijakan Umum;

Identitas, Nilai2, Visi & Misi; Renip, Renstra, Rka; Target Kinerja, Kebijakan Umum

a. Sebagai suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya.  

b. Apabila ingin hidup dan bertahan, maka organisasi tersebut harus dapat menyesuaikan  diri dengan lingkungannya.  

c. Kegagalan  menyesuaikan  diri  terhadap  lingkungan  akan  berakibat  fatal,  organisasi  tersebut tidak akan memiliki masa depan. 

 

Mengingat   adanya kelemahan organisasi klasik sebagaimana dijelaskan di atas, maka ITB  harus  memiliki  organisasi  yang  selain  memiliki  kemampuan  untuk  bertahan  terhadap  perubahan lingkungan, juga harus cerdas agar mampu mewujudkan visi dan menjalankan  misinya. Karena itu ITB membutuhkan organisasi yang memiliki kemampuan untuk mencapai  performansi secara optimum dan sekaligus mampu untuk bertahan (survive) dalam jangka  waktu yang panjang (to be viable).  

Organisasi yang sesuai dengan tujuan di atas adalah Organisasi Modern, yaitu organisasi yang  secara  umum  memiliki  karakteristik  mampu  menyimpan  dan  mendistribusikan  informasi/pengetahuan dengan baik, mampu membuat keputusan dengan cepat dan akurat,  mampu  belajar,  dan  mampu  mandiri.  Model  Organisasi  Modern  sangat  cocok  untuk  diterapkan di ITB, karena memiliki 3 karakteristik sebagai berikut: 

 

a. Mampu menyediakan informasi/ pengetahuan/ yang dibutuhkan; 

b. Mampu belajar dan mampu membuat keputusan dengan cepat dan akurat; serta  c. Memampukan para aparatnya untuk mandiri (self organization)

 

 

3.

USULAN POLA HUBUNGAN 3 ORGAN ITB 

 

Pola hubungan antara MWA‐SA‐Rektor ITB dikembangkan dengan mengacu pada konsep 

Valuable System Model, yaitu sistem yang memandu kita untuk menjabarkan pola hubungan 

3 organ ITB dengan menggunakan 5 Sistem Viable yang harus ada dan bekerja dengan efektif  dalam organisasi ITB, dengan rincian sebagai berikut: 

a. Sistem‐1:   Normatif – menjelaskan identitas, nilai‐nilai dan budaya ITB, serta visi dan  misi ITB, yang menjelaskan tentang arah dan kondisi masa depan ITB yang  diharapkan oleh Masyarakat Institut.  

b. Sistem‐2:   Kebijakan dan Stratejik ‐ berfungsi sebagai Intelegent yang memonitor  lingkungan sekitar dan menjelaskan pedoman perilaku serta langkah dan cara  untuk mencapai visi/tujuan organisasi. Sistem‐2 dijabarkan dalam bentuk 

c. Sistem‐3:   Kontrol/Pengarahan: berfungsi untuk mengendalikan program‐program kerja  yang ada di sistem‐4, dengan melakukan monitoring, verifikasi serta evaluasi  atas proses pengelolaan sumber daya yang dioperasikan oleh Sistem‐4.  Sistem‐3 berperan untuk memastikan agar sistem‐4 melakukan fungsinya 

dengan baik dan sesuai kebijakan dan rencana stratejik ITB (Sistem‐2).  d. Sistem‐4:   Operasional: Merupakan unit operasional dari Tridharma ITB, yang 

menjelaskan proses eksekusi program‐program akademik, penelitian dan 

pengabdian kepada masyarakat ITB. 

e. Sistem‐5:   Pusat Pengetahuan (Brain) – berfungsi untuk menyediakan dan 

mendistribusikan informasi/pengetahuan diantara 3 Organ ITB, untuk  membahas, atau mencari solusi atas isu‐isu yang bersumber dari Sistem‐4.  Sistem‐5 direalisasikan sebagai manajemen data/informasi, service provider  internal, atau pusat pengetahuan dimana 3 Organ ITB mampu melakukan  koordinasi (mengambil keputusan) dengan efisien dan efektif.         

Tabel‐2: Peran dan Fungsi 5 Sistem Viable Organ ITB: 

   

SISTEM  PERAN  FUNGSI PERILAKU  INDIKATOR

S‐1 Normatif  _kondisiKonstitusi _masa (Arah _depan) dan  Nilai  dan Budaya  Budaya Kerja  Legitimasi 

S‐2  Stratejik  Kebijakan dan strategi Rencana Stratejik Orientasi Program  Efektifitas

S‐3 Arahan  Struktur_Sistem Organisasi _Manajemen dan   Audit/Kontrol_Realisasi  Orientasi Kinerja  Efektifitas 

S‐4 Operatif  Sistem  Operasi  Eksekusi Solusi Masalah  Efisiensi

S‐5  Brain  Sumber_/Pengetahuan Informasi    Koordinasi/_{ring Knowledge}Sha‐ Kooperatif_{(Sharing)    (Learning)}Cerdas

 

Tabel‐2 menjelaskan peran dan fungsi 5 Sistem Viable diantara 3 Organ ITB. Mengacu pada  Statuta ITB, khususnya pasal‐pasal yang mengatur peran dan fungsi ke 3 Organ ITB, dapat  disusun pola hubungan 3 Organ ITB, sebagaimana dapat dilihat pada gambar‐2.  

Gambar‐2 menunjukkan bahwa model dasar dari pola hubungan antara MWA‐SA‐Rektor ITB  dapat disebut MODEL‐1334, artinya Organisasi ITB memiliki model dasar:  

SATU organisasi ITB dengan TIGA Organ Pengendali (MWA‐SA‐REKTOR), mengendalikan  

TIGA tingkat kendali, berdasarkan pada EMPAT fungsi kendali.                        Gambar‐2:  Model‐1334 sebagai Model Dasar Organisasi ITB      1. ORGANISASI ITB 18 OPERASI 4 FUNGS I KE NDALI MAJELIS WALI AMANAT S A REKTO R KEBIJAKAN UMUM RKA RENIP, RENSTRA, 3 ORGAN PENGENDALI 3 TI NGKAT K E NDALI KEBIJAKAN AKADEMIK

K = KOORDINASI; BRAIN = PUSAT PENGETAHUAN

MANDAT SUPERVISI ARAHAN KENDALI NORMATIF (S-1) KENDALI STRATEJIK (S-2) KENDALI OPERASIONAL (S-3 dan S-4) BRAIN

IDENTITAS NILAI VISI & MISI

(S-5)   K K K S-5 (BRAIN)

Model Dasar Organisasi ITB (Model‐1334), dapat dijelaskan sebagai berikut: 

a. SATU Organisasi ITB, artinya: 3 Organ ITB sebagai satu  kesatuan organisasi (ITB ONE);  b. TIGA Organ Pengendali ITB, terdiri atas MWA‐SA‐Rektor, sesuai Statuta ITB dan masing‐

masing memiliki peran dalam mengarahkan, mengendalikan dan mengeksekusi unit  organisasi ITB; 

c. TIGA Tingkat Kendali: Artinya MWA memiliki fungsi sebagai Pengendali Normatif; MWA  dan SA memiliki fungsi sebagai Pengendali Stratejik; dan Rektor memiliki fungsi sebagai  Pengendali Operasional; 

d. EMPAT Fungsi Kendali, dimana pembagian tugas‐fungsinya diatur oleh Statuta ITB sebagai  berikut: fungsi Mandat (MWA mendapat mandat dari stakeholders), fungsi Supervisi  (ditugaskan kepada MWA dan SA); fungsi Arahan (ditugaskan kepada MWA dan SA); serta  fungsi Operasional (ditugaskan kepada Rektor). 

 

Mengacu pada tabel‐2 (peran dan fungsi 5 Sistem Viable ITB), serta gambar‐2 (Model Dasar  Organisasi ITB – Model 1334) dan ketentuan pembagian tugas berdasarkan Statuta ITB, dapat  dibuat pola hubungan diantara 3 Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor) sebagaimana dapat dilihat  pada Gambar‐3, sebagai penyempurnaan dari Gambar‐1.                                            Gambar‐3: Pola Hubungan Antara MWA‐SA‐Rektor ITB  MWA (Sistem-1, 2 & 3) SA

(Sistem-2 dan 3) _(Sistem-4) Rektor

      4 4 3 2 4 Pemerintah, Masyarakat, Alumni, Mahasiswa, Dosen,

Tenaga Kependidikan Sistem-5 (Brain) 3 ₃ 2 1, 2 1

 

Pada akhirnya dapat dibuat tabel‐3 yang menjelaskan peran dan fungsi 5 Sistem Viable ITB.  Hal yang menarik untuk dicatat yaitu peran dan fungsi Sistem‐5, yaitu sistem Brain (Pusat 

Pengetahuan) ITB, yang tidak tercantum dalam Statuta ITB dan harus dibangun karena  berperan sentral sebagai Otak‐nya Organisasi ITB, yang memudahkan proses koordinasi dan  kooperatif dari 3 Organ ITB (MWA‐SA‐Rektor). 

Tabel‐3: Alokasi 5 Sistem Viable ITB diantara MWA‐SA‐Rektor ITB   

SISTEM‐1: KENDALI NORMATIF   

1.1. KENDALI NORMATIF DITETAPKAN MWA 

A  NORMATIF  MWA  SA  REKTOR 

1  Norma dan Etik       

  a. Kode Etik ITB  Menyusun & 

Menetapkan     

  b. Kode Etik Dosen  Menetapkan  Mengusulkan   

  c. Kode Etik Tenaga Kependidikan  Menetapkan    Mengusulkan 

  d. Kode Etik Mahasiswa  Menetapkan    Mengusulkan 

  e. Kode Etik Sivitas Akademika ITB  Menetapkan  Mengusulkan    2  Identitas ITB  Menetapkan  Mengusulkan  Melaksanakan  3  Lambang, Bendera, Mars & Hymne  Menetapkan  Mengusulkan  Melaksanakan  4  Nilai‐nilai Dasar Penyelenggaraan 

Tridharma ITB  Menetapkan  Mengusulkan  Melaksanakan  5  Prinsip ITB  Menetapkan  Mengusulkan  Melaksanakan  6  Perubahan Statuta  Menyetujui  Mengusulkan  Mengusulkan 

B  KEBIJAKAN UMUM  MWA  SA  REKTOR 

1  Kebijakan keuangan/anggaran  Menetapkan 2  Kebijakan SDM  Menetapkan  3  Kebijakan Sarana dan Prasarana Menetapkan 

1.2. KENDALI NORMATIF YANG DIDELEGASIKAN KEPADA SA 

C  KEBIJAKAN TRI DHARMA MWA SA REKTOR

1  Kebijakan  akademik    Merumuskan, Menetapkan 

& Mengawasi  Melaksanakan  2  Kebijakan Penelitian    Merumuskan, Menetapkan 

& Mengawasi  Melaksanakan  3  Kebijakan Pengabdian Masyarakat    Merumuskan, Menetapkan 

& Mengawasi  Melaksanakan                                 

            Lanjutan Tabel‐3 

SISTEM‐2:  KENDALI  STRATEJIK  2.1. RENCANA STRATEJIK DITETAPKAN MWA 

A  KENDALI STRATEJIK   MWA  SA  REKTOR 

1  Menyusun Visi  Menetapkan     

2  Menyusun Misi  Menetapkan     

3  Menetapkan Tujuan ITB  Menetapkan  Mengusulkan  Melaksanakan  4  Rencana Jangka Panjang (RENIP)  Mengesahkan Merumuskan 

5  Rencana Jangka Menengah (RENSTRA)  Mengesahkan  Memberi  Pertimbangan 

Menyusun &  Melaksanakan 6  Rencana Kerja & Anggaran Tahunan 

(RKAT)  Mengesahkan 

Memberi  Pertimbangan 

Menyusun &  Melaksanakan 7  Menyusun Tolok Ukur Kinerja Rektor  Menetapkan    Mengusulkan  8  Menyusun Tolok Ukur Kinerja SA  Menetapkan  Mengusulkan    9  Menyusun Tolok Ukur Kinerja MWA  Menetapkan  Mengusulkan  Mengusulkan 

2.2. KENDALI ORGANISASI DITETAPKAN MWA 

B  KENDALI ORGANISASI   MWA  SA  REKTOR 

1  Organisasi MWA  Menetapkan

2  Tata Cara Pengusulan dan Pemilihan  Pengurus MWA 

Merumuskan & 

Melaksanakan    

3  TataPemberhentian Cara Pemilihan, Anggota Pengangkatan Kehormatan dan    MWA 

Merumuskan & 

Melaksanakan    Mengusulkan 

4  Penyusunan Peraturan MWA dan  Perubahannya 

Merumuskan & 

Melaksanakan Mengusulkan  Mengusulkan  5  Mengangkat Ketua & Anggota KA  _MenetapkanMemilih &    Mengusulkan 

6  Pengambilan Keputusan Tertinggi 

Penyelesaian Masalah ITB  Menyelesaikan  Masukan  Masukan 

7  Organisasi SA  Menetapkan Mengusulkan 

8 

Ketentuan mengenai komposisi  Anggota, Pemilihan, Pengangkatan,  Pemberhentian, Penggantian, Kewajiban  dan Hak anggota SA 

Merumuskan & 

Menetapkan  Mengusulkan   

9  KetentuanPengangkatan, Mengenai Pemberhentian Pemilihan, dan    Penggantian Ketua dan Sekretaris SA

Menetapkan  Merumuskan & 

Melaksanakan   

10  Organisasi ITB  Menetapkan Mengusulkan 

11  _PengangkatanTata Cara Penjaringan, _{&  Pemberhentian} Pemilihan,  _{Rektor Menetapkan}Memilih &  Mengusulkan Calon   

12  Mengangkat WR Akademik  Menyetujui Mengusulkan

13  _sertaIkhtiar _Kesehatan Pengembangan _Keuangan Aset _ITB &  Kekayaan  Merumuskan_Melaksanakan &    Memberikan_Masukan   2.3. KENDALI ORGANISASI YANG DIDELEGASIKAN KEPADA SA 

C  KENDALI SDM  MWA  SA  REKTOR  1  Tata Cara Pengusulan dan Pemilihan 

MWA    

Merumuskan & 

melaksanakan    2  Alat Kelengkapan, Hak Suara dan Tata 

Cara Pengambilan Keputusan SA    

Merumuskan,  menetapkan & 

melaksanakan 

  3 

Ketentuan mengenai jenis, bentuk serta  pemberian dan pencabutan Gelar dan 

Ijazah    

Merumuskan,  menetapkan & 

mengawasi  Melaksanakan  4  Pengangkatan Guru Besar  Pertimbangan  Mengusulkan 5  _KehormatanPemberian dan    Pencabutan Gelar     _RekomendasiMemberikan   Mengusulkan_Melaksanakan & 

 

Lanjutan Tabel‐3 

SISTEM‐3: KONTROL DAN PENGARAHAN  3.1: KONTROL DAN PENGARAHAN DITETAPKAN  MWA 

A  PENGAWASAN, MONITORING & 

EVALUASI  MWA  SA  REKTOR 

1  Evaluasi Kinerja Rektor   Melakukan    Melaporkan  2  Evaluasi Kinerja SA  Melakukan  Melaporkan  Melaporkan  3  Pengawasan Proses Internal & 

Eksternal Audit  Melakukan    Melaporkan 

4  Pengawasan Pelaksanaan Kegiatan  Tri 

Dharma  Melakukan  Melakukan  Melaporkan 

5  Pengawasan Kegiatan non Akademik  Melakukan    Melaporkan  6  Mendapatkan Masukan dari Stake 

Holders  Melakukan    Melaporkan 

7  Akuntabilitas ITB  Melakukan    Melaporkan 

8  Akuntabilitas MWA  Melaporkan     

B  ARAHAN TENTANG KERJASAMA   MWA  SA  REKTOR 

1  Mempengaruhi Kebijakan agar 

Mendukung ITB/Pendidikan  Merintis   

Masukan &  Melaksanakan  2  Menggalang Dukungan Dana  Merintis    Masukan & 

Melaksanakan  3  Menggalang Dukungan Kerja Sama  Merintis    Masukan & 

Melaksanakan  4  Membina dan mengembangkan jejaring 

nasional & internasional  Merintis   

Masukan &  Melaksanakan  5  Arah dan Kebijakan Kerjasama  Merintis    Masukan & 

Melaksanakan   

   

   

Lanjutan Tabel‐3 

SISTEM‐4:  KENDALI OPERASIONAL   

4.1.  KENDALI ORGANISASI PELAKSANA YANG DIDELEGASIKAN KE ‐ REKTOR 

A  ORGANISASI REKTORAT  MWA  SA  REKTOR  1  Badan Pengelola Usaha dan Dana Lestari        Menetapkan  2  Penentuan jumlah, Nomenklatur Jabatan serta 

rincian tugas dan wewenang WR        Merumuskan & Melaksanakan  3  Hak, Kewajiban & Tanggung Jawab Mahasiswa ITB        Merumuskan & Menetapkan 

4  Organisasi Kemahasiswaan        Menasehati 

5  Kealumnian ITB        Menasehati & 

Mengembangkan  6  Kebijakan dan pelaksanaan mutu Pendidikan        Menetapkan & Melaksanakan 

7  Ketentuan mengenai biaya pendidikan dan 

beasiswa serta persyaratannya        Menetapkan & Melaksanakan  8  Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru        Menetapkan & Melaksanakan  9  Pemberian Penghargaan        Menetapkan & Melaksanakan  10  Penyusunan Tata Tertib Akademik        Menetapkan & Melaksanakan 

B  OPERASIONALISASI  AKADEMIK  MWA  SA  REKTOR 

1  Penjaringan mahasiswa, pelaksanaan pendidikan, 

dan wisuda       

C  OPERASIONALISASI  SDM  MWA  SA  REKTOR 

1  Persyaratan WR serta pimpinan unsur pembantu 

Rektor      Menetapkan & Melaksanakan 

2  Pengangkatan dan Pemberhentian WR, Pimpinan 

Unit dan Pegawai      Menetapkan & Melaksanakan  3  Sanksi Pelanggaran terhadap Norma dan Etika dan 

/atau Peraturan Akademik kpd Sivitas Akademika      Menetapkan & Melaksanakan  4  Sangsi Pelanggaran kepada Mahasiswa dan Tenaga 

Kependidikan      Menetapkan & Melaksanakan 

5  Ketentuan Mengenai Pegawai Tetap dan Tidak 

Tetap      Menetapkan & Melaksanakan 

6  Sistem Kepegawaian ITB      Menetapkan & Melaksanakan  7  Pengangkatan, penjenjangan, pengelolaan dan 

penegakan disiplin tenaga kependidikan      Menetapkan & Melaksanakan  8  Pengangkatan, penjenjangan, pengelolaan dan 

penegakan disiplin tenaga kerja asing      Menetapkan & Melaksanakan 

D  OPERASIONALISASI KEUANGAN  MWA  SA  REKTOR 

1  Pengelolaan Kekayaan ITB      Menetapkan & Melaksanakan  2  Pengelolaan SUK dan SKD      Menetapkan & Melaksanakan 

3  Tata Cara Perolehan dan Penggunaan Kekayaan      Menetapkan & Melaksanakan  4  Sistem Perencanaan & Pengelolaan Kekayaan ITB      Menetapkan & Melaksanakan 

E  OPERASIONALISASI SARANA‐PRASARANA  MWA  SA  REKTOR 

1 

Sistem Pengelolaan, Prosedur Pendayagunaan,  Sistem Akutansi dan Pelaporan Sarana dan  Prasarana ITB 

    Menetapkan & Melaksanakan 

   

Lanjutan Tabel‐3 

SISTEM‐5: KENDALI KOORDINASI  

5.1. PUSAT PENGETAHUAN (BRAIN) 3 ORGAN ITB ‐  DITETAPKAN MWA 

A  ALAT KOORDINASI  3 

ORGAN ITB  MWA  SA  REKTOR 

1  Sistem Pelaporan  Menetapkan &  melakukan 

Mengusulkan &  melakukan 

Mengusulkan &  melakukan  2  Sistem Monitoring  Menetapkan & 

melakukan 

Mengusulkan &  melakukan 

Mengusulkan &  melakukan  3  Sistem Evaluasi  Menetapkan & 

melakukan 

Mengusulkan &  melakukan 

Mengusulkan &  melakukan  4  Melaporkan progres & kinerja   Melakukan  Melakukan  Melakukan  5  Analisis kinerja  Melakukan  Melakukan  Melakukan  6  Evaluasi kinerja  Melakukan  Melakukan  Melakukan  7  Berbagi (sharing) informasi  Melakukan  Melakukan  Melakukan  8  Koordinasi keputusan,umpan 

balik, dan tindak lanjut.  Melakukan  Melakukan  Melakukan 

9 

Capturing informasi/  pengetahuan dari sumber  internal/eksternal 

Melakukan  Melakukan  Melakukan 

10  Manajemen penyimpanan  informasi 

Melakukan 

   

11  Manajemen distribusi informasi  Melakukan      12  Manajemen sekuriti informasi  Melakukan