PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Manajemen adalah suatu proses yang berguna dalam merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan berbagai usaha dari anggota organisasi dengan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa aspek manajemen, seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, manajemen pemasaran, manajemen operasional dan lain sebagainya. Diantara sekian banyaknya aspek manajemen, yang perlu untuk diperhatikan dalam suatu organisasi baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa adalah manajemen operasional. Hal ini dikarenakan kegiatan operasional dari suatu organisasi dapat dianggap sebagai mesin penggerak atau pendukung kegiatan pada organisasi tersebut.
Kegiatan operasional tersebut yang akan mempengaruhi baik buruknya kondisi keuangan suatu perusahaan. Sebagai contoh, bagian pemasaran menawarkan produk dari perusahaan dan produk tersebut cukup diminati oleh banyak orang.
Namun dalam kenyataannya, bagian produksi maupun bagian penyediaan barang sebagai salah satu fungsi operasional perusahaan tersebut tidak dapat menyediakan barang tersebut dengan efisien dan efektif. Hal ini tentunya akan mengecewakan calon pelanggan dan juga akan mempengaruhi pandangan masyarakat terhadap image
dan kinerja perusahaan. Oleh karena itu, manajemen operasional sangat perlu diperhatikan dalam memberikan sesuatu yang telah dijanjikan.
Meskipun fungsi operasional di dalam suatu organisasi penting untuk diperhatikan, namun fungsi ini diperlakukan sama halnya dengan fungsi-fungsi lainnya seperti fungsi pemasaran dan keuangan. Kegiatan operasional yang dimaksud dalam industri manufaktur tentunya berbeda dengan perusahaan jasa. Dalam dunia industri manufaktur, kegiatan operasional yang dimaksud adalah suatu proses dalam memproduksi suatu unit barang. Sedangkan dalam perusahaan jasa, kegiatan operasional yang dimaksud adalah suatu proses dimana kita dituntut untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan dan mencapai customer satisfaction.
Kegiatan operasional dalam industri jasa tentunya berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Untuk perusahaan distribusi misalnya, kegiatan operasionalnya adalah dalam hal penyediaan/pengadaan barang dan jasa agar dapat memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini cukup penting untuk diperhatikan mengingat modal yang dibutuhkan cukup besar. Persediaan barang yang ada dalam perusahaan distribusi tersebut akan mempengaruhi tingkat pelayanan kepada pelanggan karena hal ini berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pelanggan. Pengiriman barang kepada pelanggan dengan tepat waktu akan meningkatkan nilai kepuasaan pelanggan akan pelayanan perusahaan. Hal ini harus senantiasa ditingkatkan mengingat sekarang ini banyaknya produk-produk pesaing yang beredar di masyarakat baik itu produk dalam negeri maupun produk luar negeri.
Dengan demikian, pengadaan barang dengan efektif dan efisien merupakan salah satu hal yang perlu mendapat perhatian khusus bagi perusahaan distribusi,
disamping hal-hal lainnya. Hal ini dikarenakan pengadaan atau penyediaan barang tersebut akan mempengaruhi keuangan perusahaan selain daripada tingkat kepuasan pelanggan itu sendiri. Pengendalian persediaan barang di gudang dapat dilihat dari besarnya days of inventory-nya. Semakin besar days of inventorty-nya maka semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat mengendalikan days of inventory (DOI) tersebut seoptimal mungkin. Besarnya tingkat DOI sebuah produk akan mempengaruhi besarnya inventory turnover dari produk tersebut.
Pengendalian persediaan berkaitan dengan bagaimana cara pemesanan dilakukan, misalnya: kapan sebaiknya pemesanan dilakukan, berapa banyak barang yang harus dipesan. Kesemuanya itu dapat dilakukan dengan perencanaan dan pengendalian sistem persediaan yang baik. Hal tersebut sangat diperlukan sekali oleh suatu perusahaan distribusi, karena hal ini menyangkut pemasaran yang baik. Dengan demikian, perencanaan persediaan yang efektif dan efisien diperlukan guna mendapatkan suatu tingkat persediaan yang optimal sehingga dapat dicapai keuntungan semaksimal mungkin.
1.2. Rumusan Masalah
Masalah-masalah yang berkaitan dengan fungsi operasional dalam perusahaan distribusi cukup beragam, mulai dari penerimaan barang di gudang sampai pada pengiriman barang tersebut ke pelanggan. Masalah efisiensi dan efektifitas pada perusahaan distribusi terjadi dalam hal penyediaan barang di gudang. Masalah
persediaan barang di gudang tersebut harus benar-benar diperhatikan dalam hal pendistribusian. Distribusi harus dapat melakukan optimasi antara permintaan pasar dan persediaan gudang dengan baik agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stok barang karena keduanya menimbulkan biaya. Terlebih lagi, kekurangan stok tersebut akan menyebabkan tidak terpenuhi permintaan dengan baik yang mengakibatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan menjadi buruk.
Masalah persediaan merupakan salah satu masalah yang cukup penting bagi distributor, karena sebagian besar modal yang dikeluarkan semuanya tertanam barang-barang tersebut, yaitu sekitar 30% sampai 40% dari modal tersebut berupa inventory. Masalah persediaan barang (inventory) khususnya dalam hal inventory turnover merupakan salah satu masalah yang dihadapi bagian logistik di perusahaan yang akan diteliti. Permasalahannya adalah inventory turnover yang cukup rendah akibat tingginya tingkat DOI untuk beberapa produk khususnya yang memiliki kontribusi yang cukup besar terhadap total penjualan. Sebanyak 72% produk tersebut memiliki tingkat DOI yang tinggi. Standar days of inventory yang ditetapkan adalah 6 hari atau dengan kata lain inventory turnover–nya 60 kali/tahun. Sedangkan untuk produk tersebut rata-rata inventory turnover-nya adalah sekitar 30 kali/tahun (days of inventory = 12 hari). Hal ini jelas akan mengurangi profit. Sebagai ilustrasi, pada Tabel 1.1 berikut ini dapat dilihat perbandingan antara tingkat pengembalian dari biaya operasi yang dapat diperoleh antara keduanya. Data yang digunakan adalah data asumsi.
Tabel 1.1. Perbandingan OROI antara DOI 6 hari dan DOI 12 hari
60 times/year (6 days) 30 times/year (12 days) COGS Rp 60.000 Rp 60.000 Inventory Rp 1.000 Rp 2.000 Sales Rp 100.000 Rp 80.000 Expenses Rp 10.000 Rp 10.000 Cash Rp 30.000 Rp 30.000 Acct. Receivable (A/R) Rp 20.000 Rp 20.000 Operating Income
(Sales-COGS-Expenses) Total Assets
(Cash+A/R+Inventory)
OIROI 59% 19%
51.000
Rp Rp 52.000 Inventory Turnover
30.000
Rp Rp 10.000
Dari hasil perhitungan di atas, terlihat jelas bahwa dengan semakin tinggi inventory turnover-nya maka semakin besar tingkat OIROI (Operating Income Return on Investment). OIROI merupakan perbandingan antara operating income dengan total assets. Semakin kecil total assets semakin besar OIROI yang akan dihasilkan. Oleh karenanya, inventory harus dapat ditekan seminimal mungkin guna meningkatkan nilai OIROI. Inventory turnover (ITO) tersebut berbanding terbalik dengan DOI-nya (ITO = 365 days/DOI). Dengan demikian, untuk mencapai tingkat inventory turnover yang telah ditetapkan tersebut dan dalam pencapaian profit yang maksimal, maka jumlah persediaan (inventory) yang ada sekarang ini perlu dioptimasikan. Hal ini dikarenakan penyebab tingginya days of inventory (DOI) adalah stok barang yang berlebihan.
1.3. Tujuan dan Manfaat
Perencanaan dan pengendalian persediaan tersebut dimaksudkan agar tidak terjadi stok yang berlebihan maupun kekurangan stok, yang kedua hal tersebut akan mengakibatkan tambahan biaya. Selain itu juga kekurangan stok akan berpengaruh pada pemasaran produk tersebut, karena kekurangan stok kemungkinan akan mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman barang tersebut dan hal ini menyangkut kepuasan pelanggan sebagai pihak konsumen. Dalam segala jenis usaha, yang terpenting dan seharusnya diperhatikan adalah masalah kepuasan pelanggan.
Agar kepuasan pelanggan dapat tetap terjaga dan pelanggan tidak beralih ke produk (sejenis) dengan merk yang lain, maka perlu dilakukan suatu rencana persediaan yang tepat agar didapat persediaan yang seoptimal mungkin.
Tujuan penulisan tesis ini adalah untuk:
1. Menganalisa sistem perencanaan pengadaan barang yang digunakan.
2. Menentukan tingkat persediaan yang optimal dalam konteks jumlah barang, waktu pemesanan dan jangka waktu penyimpanan guna mencapai sasaran pelayanan pelanggan semaksimal mungkin.
3. Memperbaiki sistem perencanaan persediaan guna mencapai tingkat standar DOI yang meliputi sistem pemesanan barang dan sistem pengendalian.
Manfaat daripada penulisan ini adalah:
1. Membantu perusahaan mencapai standar DOI 6 hari tersebut dengan mengoptimalkan persediaan barang di gudang serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan guna memenuhi kepuasan pelanggan.
2. Membantu pihak manajemen persediaan pada perusahaan distribusi dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan yang efektif dan efisien dengan sistem yang terintegrasi dan otomatisasi.
1.4. Ruang Lingkup
Berkaitan dengan masalah tersebut di atas, maka untuk analisa dan pemecahan masalah dilakukan pengumpulan data. Data-data yang dikumpulkan berupa data bagian logistik yang berupa data penjualan dan data persediaan barang serta data pendukung lainnya. Data tersebut difokuskan pada produk yang memiliki kontribusi penjualan yang cukup besar terhadap total penjualan serta waktu penyimpanan produk tersebut cukup lama. Permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan ini adalah mengenai masalah tingkat persediaan yang optimal yang mana dikaitkan dengan waktu penyimpanan yang optimal serta tingkat pelayanannya.
Tingkat persediaan optimal yang akan dibahas mencakup bagaimana menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk menghindari kelebihan maupun kekurangan stok di gudang serta menentukan kapan produk tersebut harus dipesan serta waktu optimum yang diperkenankan untuk menyimpan barang tersebut. Hal-hal tersebut di atas akan mempengaruhi tingkat pelayanan yang merupakan kemampuan perusahaan dalam melayani permintaan pelanggan yang berkaitan pengiriman barang yang tepat waktu. Adapun metode yang digunakan untuk melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan adalah dengan model fixed-time order dan fixed-quantity order dengan pertimbangan bahwa permintaannya merupakan permintaan bebas.
