Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit Rizani
Paiton
(Disusun untuk memenuhi tugas UAS mata kuliah Sistem Informasi Manajemen)
Oleh:
Dinnya Yesica Tandy 152110101217 Kelas Alih Jenis
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS JEMBER
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit Rizani Paiton” ini dengan lancar. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas dalam mata kuliah Sistem Informasi Manjemen Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember.
Dalam penyusunan makalah ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang setulusnya kepada:
1. Ibu Irma Prasetyowati., S.K.M.,M.Kes.,selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember
2. Ibu Yennike Tri H., S.KM., M.Kes., selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen..
3. Bapak dr. Hariyadi Santosa, MM., selaku Direktur RS Rizani Paiton.
4. Bapak Deva Lutfian, SE.,., selaku Kepala Perencanaan dan Pengembangan RS Rizani Paiton.
5. Orang tua yang selalu mendukung secara moril maupun materil.
6. Teman-teman seperjuangan yang menempuh mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
7. Semua pihak yang telah memberikan dorongan serta motivasi guna terselesaikannya makalah ini.
Penulis mengharapkan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian. Penulis juga menerima kritik dan saran dari semua pihak agar makalah ini menjadi lebih baik.
Jember, Oktober 2016
COVER...i
KATA PENGANTAR...ii
DAFTAR ISI...iii
DAFTAR TABEL...iv
DAFTAR GAMBAR...v
BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang...1
1.2 Rumusan Masalah...2
1.3 Tujuan...2
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian...3
2.2 Tahapan SDLC...3
2.3 Kelebihan dan Kekurangan...10
BAB III. METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian...11
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian...11
3.2.1 Tempat Penelitian...11
3.2.2 Waktu Penelitian...11
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Profil RS Rizani Paiton...12
4.2 Analisis Penerapan SIM...14
BAB V. PENUTUP 5.1 Kesimpulan...28
5.2 Saran...28
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi...16
Gambar 2.2 Alur Billing System...22
Gambar 2.3 Alur Sistem Informasi Farmasi...23
Gambar 2.4 Tampilan Interface...25
Gambar 2.5 Tampilan Billing System...25
Gambar 2.6 Tampilan Input Instalasi Admisi...26
Gambar 2.7 Tampilan Input Keperawatan di Instalasi Ranap...26
Gambar 2.8 Tampilan Input Stok Obat/Farmasi...27
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahanperubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia. Sistem informasi manajemen adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen berbeda dengan sistem informasi pada umumnya karena sistem informasi manajemen digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan.
Rumah Sakit Rizani Paiton merupakan salah satu rumah sakit yang ada di Kabupaten Probolinggo yang telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dimana SIMRS itu sendiri berfungsi untuk memudahkan dan memaksimalkan pelayanan yang dimiliki oleh RS Rizani. Dalam penerapannya, SIM RS Rizani menggunakan metode Structured Design Life Cycle (SDLC) yaitu sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem.
Berdasarkan hal tersebut, penulis ingin melakukan analisis penerapan metode pengembangan SIM khususnya SDLC di RS Rizani Paiton, mengidentifikasi bagaimana tahapan-tahapan dalam penerapan SIM di RS Rizani.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana penerapan metode pengembangan Sistem Informasi Manajemen di instansi Rumah Sakit Rizani Paiton?
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan umum
Menganalisis metode pengembangan Sistem Informasi Manajemen di RS Rizani Paiton.
1.3.2 Tujuan khusus
1. Untuk mengidentifikasi metode pengembangan SIM di RS Rizani Paiton.
2. Untuk mengidentifikasi tahapan-tahapan pengembangan SIM di RS Rizani Paiton.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian
System Development Life Cycle (SDLC) merupakan sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem. Metodologi SDLC dimulai dengan ide-ide yang berasal dari pengguna, melalui studi kelayakan, analisis dan desain sistem, pemrograman, pilot testing, implementasi, dan analisis setelah diimplementasikan (evaluasi). Dokumentasi yang dibuat selama melakukan pembangunan atau pengembangan sistem digunakan untuk perubahan-perubahan di masa yang akan datang, misalnya melanjutkan pengembangan sistem, modifikasi atau penghilangan (deletion).
2.2 Tahapan SDLC
Beberapa ahli sistem informasi menyatakan bahwa SDLC merupakan pengembangan sistem secara tradisional dan memiliki beberapa tahapan. Pada intinya langkah-langkah dalam metodologi SDLC adalah:
1. Mengevaluasi sistem yang ada
Dengan evaluasi, akan diketahui kekurangan-kekurangan (defisiensi) yang ada dalam sistem. Hal ini dapat dilakukan dengan cara melakukan interview/wawancara dengan pengguna yang menggunakan sistem tersebut dan melakukan konsultasi dengan orang-orang yang berkompeten di bidang itu,
2. Mendefinisikan kebutuhan sistem baru yang akan dibangun
Kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem lama harus dijelaskan secara spesifik sehingga menjadi perhatian untuk perbaikan sistem yang akan dibangun. Selain menganalisis dan mendefinisikan masalah, sistem informasi yang ada juga memprediksi kemungkinan solusi untuk sistem informasi yang akan dibangun atau dikembangkan serta proses organisasinya.
3. Mendesain sistem yang diusulkan
komunikasi, dan masalah keamanan sistem informasi. Merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras, dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.
4. Pengembangan sistem yang baru
Komponen-komponen dan program harus tersedia dan diinstall. Membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan pengujian secara akurat. Melakukan instalasi dan pengujian terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak. Pengguna yang akan menggunakan sistem harus dilatik dan semua aspek yang terdapat dalam sistem informasi tersebut harus dicoba.
5. Penggunaan sistem baru
Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara. Sistem baru dapat diimplementasikan untuk menggantikan sistem lama. Penerapan sistem baru sebagai pengganti sistem lama yang ada dapat dilakukan secara serentak ataupun bertahap. Hal ini tergantung dari kesiapan organisasi, teknis, operasional, dan biaya yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Pada tahap ini, organisasi perlu melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
6. Evaluasi
Harus dilakukan terhadap sistem informasi baru yang telah/sedang berjalan. Hal yang dilakukan adalah mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan. Pemeliharaan sistem dilakukan dengan sungguh-sungguh dan teliti secara terus-menerus, sehingga sistem infomasi yang dibangun dapat bermanfaat bagi organisasi tersebut.
SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup sejumlah fase/tahapan (Kadir, 2002). Meskipun jumlah tahapan dalam SDLC dalam berbagai literatur berbeda-beda, pada prinsipnya secara keseluruhan semua proses yang dilakukan sama.
1. Analisa sistem
adanya peluang baru. Namun ada kalanya inisatif pengembangan sistem baru berasal dari bagian yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem informasi, yang bermaksud mengembangakan sistem yang sudah ada atau menangani masalah-masalah yang berlum tertangani (Kadir,2002)
Tujuan utamanya adalah untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisa sistem mencakup studi kelayakan dan analisa kebutuhan (Kadir, 2002).
a. Studi kelayakan
Studi kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi Pengembangan sistem tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi :Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.
1) Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan. 2) Pengidentifikasian para pemakai sistem.
3) Pembentukan lingkup sistem (Kadir, 2002).
Selain itu, selama dalam tahapan studi kelayakan sistem analis juga melakukan tugas-tugas seperti berikut:
1) Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru. 2) Pembuatan analisa untuk membuat dan atau membeli aplikasi. 3) Pembuatan analisa biaya/manfaat.
4) Pengkajian terhadap risiko proyek.
5) Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek (Kadir, 2002).
b. Analisa kebutuhan
Spesisifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang sistem, dan pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal) (Kadir, 2002).
Analisa kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem (Kadir, 2002).
Untuk melakukan analisa kebutuhan, analisa sistem biasanya melakukan langkah-langkah seperti berikut:
1) Wawancara
2) Riset terhadap sistem yang sekarang 3) Observasi lapangan tahapan analisa sistem. Hasil akhirnya berupa spesifikasi rancangan yang sangat rinci sehingga mudah diwujudkan pada saat pemrograman.
a. Perancangan konseptual
1) Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak.
2) Penyimpanan data
Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih detail, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25 karakter) letaknya dalam berkas.
3) Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem.
4) Prosedur pemrosesan dan operasi
Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan (Kadir, 2002). b. Perancangan fisik
Rancangannnya bersifat konseptual diterjemahkan dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang lengkap tentang modul-modul sistem dan antarmuka antaramodul, serta rancangan basis data secara fisik. Hasil akhirnya berupa rancangan keluaran, rancangan masukan, rancangan antarmuka pemakai dan sistem, rancangan platform, rancangan basis data, rancangan modul, rancangan kontrol, dokumentasi, rencana pengujian, dan rencana konversi.
1) Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen. 2) Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data. 3) Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan
interaksi antara pemakai dan sistem (menu, ikon, dan lain-lain). 4) Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perngkat
keras dan perangkat lunak yang digunakan.
6) Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau program kerja bekerja).
7) Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan).
Pada tahap ini terdapat banyak aktivitas yang dilakukan, yaitu berupa: a. Pemrograman dan pengujian
b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak c. Pelatihan kepada pemakai
Berdasarkan perancangan fisik, pemrograman memulai melakukan pemrograman, merupakan aktivitas pembuatan program atau sederatan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan masing-masing maksud instruksi.setiap program menjalani pengujian secara individual untuk memastikan bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan pengujian unit. Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini disebut debugging.
Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk melihat efek ketika program saling dikaitkan. 2) Pengujian sistem
Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji. Sistem divalidasikan terhadap spesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji.
3) Pengujian penerimaan
Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembangan sistem, personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi (sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai).
4) Pengujian instalasi
Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional, sistem perlu diuji kembali setelah dipasang pengujian seperti inilah yang disebut pengujian instalasi (Kadir, 2002).
b. Konversi
dokumentasi pengembangan, dokumentasi operasim dan dokumentasi pemakai.
4. Operasi dan pemeliharaan
Setelah masa sistem berjalan sepenuhnya menggantikan sistem yang lama, sistem memasuki pada tahapan operasi dan pemeliharaan. Selama sistem beroperasi, pemeliharaan sistem tetap diperlukan karena beberapa alasan. Pertama, mungkin sistem masih menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama pengujian sistem. Kedua, pemeliharaan diperlukan karena perubahan bisnis dan lingkungan atau adanya permintaan kebutuhan baru (misalnya berupa laporan) oleh pemakai. Ketiga, pemeliharaan juga bisa dipicu karena kinerja sistem yang menjadi menurun sehingga barangkali
perubahan-1) Terjadinya pembagian proyek menjadi tahap-tahap yang tidak fleksibel, karena komitmen harus dilakukan pada tahap awal proses
2) Dapat mengakibatkan sulitnya merespons perubahan kebutuhan pengguna 3) Model SDLC harus digunakan hanya ketika persyaratan dipahami dengan
baik
4) Jarang sekali proyek riil mengikuti aliran sekuensial yang dianjurkan model karena model ini bisa melakukan itersi tidak langsung.
5) Pelanggan sulit untuk menyatakan kebutuhan secara eksplisit sehingga sulit untuk megakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek.
7) Pengembang sering malakukan penundaan yang tidak perlu karena anggota tim proyek harus menunggu tim lain untuk melengkapi tugas karena memiliki ketergantungan hal ini menyebabkan penggunaan waktu tidak efesien.
BAB III. METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Berdasarkan teknik dan alat yang digunakan, serta tempat dan waktu penelitian yang dilakukan, penelitian ini menggunakan metode survei. Metode survei merupakan pengumpulan data primer dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada responden (Notoadmodjo, 2010).
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian 3.2.1 Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Rizani Paiton di Jalan Raya Surabaya – Situbondo KM 137 Desa Sumberejo Kecamatan Paiton Kabupaten Probolinggo.
3.2.2 Waktu Penelitian
BAB IV. PEMBAHASAN
4.1 Profil Rumah Sakit
Rumah Sakit Rizani adalah salah satu rumah sakit swasta yang didirikan di Kabupaten Probolinggo Jawa Timur yang menyediakan layanan kesehatan yang berkualitas dari staf berdedikasi dan profesional dengan menggunakan teknologi terkini dan fasilitas berstandar tinggi bagi masyarakat. RS ini berada di wilayah yang strategis yaitu antara Kabupaten Probolinggo dan Kabupaten Situbondo tepatnya di Jalan Raya Surabaya – Situbondo KM 137 Desa Sumberejo Kecamatan Paiton Kabupaten Probolinggo.
RS Rizani telah menetapkan visi dan misi untuk menjamin tersedianya layanan yang dapat dipertanggung jawabkan. Berikut ada visi,misi, nilai, dan motto RS Rizani:
Visi:
Terwujudnya rumah sakit yang terpercaya dengan pelayanan kesehatan yang orofesional, handal, mampu berkembang sesuai dengan kemajuan ilmu kedokteran modern yang berstandar internasional.
Misi:
2. Mendorong terwujudnya sumberdaya manusia yang profesional, akuntabel, dan berorientasi pada pelanggan.
3. Memberikan pelayanan dengan tetap memperhatikan aspek sosial ekonomi. 4. Selalu melakukan inovasi dalam pelayanan, fasilitas, dan sumber daya insani. Nilai:
R = Responsive, cepat tanggap dalam melayani dan menyelesaikan masalah pasien
I = Inexpensive, fasilitas modern dengan tarif yang terjangkau
Z = Zestful, selalu semangat dalam pelayanan dan totalitas saat bekerja A = all-in, memberikan pelayanan kepada seluruh lapisan masyarakat
N = Nearest, rumah sakit yang terpercaya dengan pelayanan kesehatan yang profesional yang berada sangat dekat dengan masyarakat Kab. Probolinggo
Berikut adalah pelayanan yang tersedia di RS Rizani, baik pelayanan medis maupun pelayanan penunjang medis.
Poli spesialis penyakit kulit dan kelamin
Poli spesialis mata
Poli spesialis THT
Poli spesialis gigi
Poli spesialis jantung pembuluh darah
5. Instalasi Perawatan Intensif (ICU & NICU) 6. Kamar Bersalin
4.2 Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit sebagai salah satu institusi dalam bidang kesehatan yang dituntut untuk selalu meningkatkan kinerja dan mutunya. Hal ini termasuk peningkatan sarana penunjang, salah satunya yaitu komputerisasi yaitu mencakup peningkatan sumberdaya manusia, penyempurnaan sistem pembantu kerja dan kegiatan operasional sehari-hari baik yang berkaitan dengan pelayanan pasien maupun operasional intern di rumah sakit. Oleh karena itu, rumah sakit tidak bisa lepas untuk selalu melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem khususnya pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi saat ini dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan teknologi informasi, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi IT secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Yang mendorong organisasi menggunakan metode ini adalah pertimbangan biaya, waktu, ketersediaan SDM, dan kebutuhan layanan dukunga pelanggan.
Rumah sakit yang berdiri sejak 2013 ini, pada awalnya tidak memiliki sumberdaya di bidang IT sehingga untuk penerapan SIM, pihak manajemen memutuskan untuk menggunakan pihak ketiga, dan menyerahkan seluruh proses kepada vendor. Sehingga dapat diasumsikan alasan rumah sakit menggunakan outsourcing dalam layanan sistem informasi antara lain:
Biaya ekonomis
Keahlian dan kompetensi internal yang tidak memadai
Perubahan teknologi yang cepat
Buruk dalam layanan sistem informasi
Fokus pada kompetensi inti
Top manajemen kurang perhatian terhadap inovasi IT di RS
Meskipun menggunakan pihak ketiga sebagai pihak yang merancang SIM, dari hasil wawancara yang dilakukan kepada pihak programmer, metode pengembangan SIM yang digunakan adalah SDLC (Structured Design Life Cycle).
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi
Tahapan untuk mengembangkan sistem yang digunakan oleh programmer adalah sebagai berikut:
1. Analisa sistem
Tahapan analisa sistem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Permintaan dapat datang dari manajemen rumah sakit yang mengetahui bahwa sistem sangat dibutuhkan untuk mempercepat proses pelayanan. Inisiatif pengembangan sistem baru berasal dari bagian yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem informasi, yang bermaksud mengembangkan sistem yang sudah ada atau menangani masalah-masalah yang belum tertangani. Dalam hal ini, yang dilakukan adalah mencatat pasien yang masuk dan keluar setiap harinya ke dalam satu buku induk, dan kemudian mencatatnya kembali dengan menggunakan program excel dan Dbase. Permasalahan registrasi yang sering terjadi diantaranya nomor rekam medis yang hilang, pencatatan ganda baik nama maupun nomor rekam medis, dan sulitnya mendapatkan informasi jumlah pasien yang masuk dan kelur secara cepat dan tepat. Dan sulitnya mencari data pasien dan rekam medis pasien apabila pasien tersebut datang kembali berobat.
Pada tahap ini, programmer memastikan bahwa dengan pembuatan sistem ini maka akan benar-benar dapat dicapai dengan sumberdaya dan
Analisa Sistem
Perancangan
Sistem
Implementasi
Sistem
Operasi dan
Pemeliharaan
dengan memperhatikan kendala yang terdapat di rumah sakit dan dampak terhadap lingkungan sekeliling. Dilakukan studi kelayakan meliputi:
a. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem b. Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan c. Pengidentifikasian para pemakai sistem
d. Pembentukan lingkup sistem
Setelah dilakukan pengamatan dan analisa, bagian rekam medis pasien rawat inap selama ini masih melakukan pencatatan data registrasi pasien rawat inap secara manual. Mereka sangat membutuhkan sebuah program yang dapat
Kelompok BHP (Barang Habis Pakai)
Expired Date Obat
Expired Date Review
Kategori obat
Golongan obat
Master kategori dan golongan obat Sedangkan untuk registrasi pasien: 1) Data pasien
Data pasien terdiri dari: nomor rekam medis, nama pasien, perusahaan, no ktp, tanggal lahir, usia, alamat, gender, gol.darah, rujukan, rawat jalan/rawat inap.
2) Data dokter
Data dokter terdiri dari : kode dokter, nama dokter, alamat dokter, telepon dokter, handphone dokter dan spesialis.
3) Data perawat
Data perawat terdiri dari : kode perawat, nama perawat, telepon perawat, shift Pada perancangan konseptual, kebutuhan pengguna dan pemecahan masalah yang sudah dianalisis kemudian dibuat untuk diimplementasikan. Kemudian dibuat evaluasi alternatif berupa:
a. Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak.
Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih detail, termasuk ukuran data (misalnya, nama obat maksimal terdiri atas 25 karakter) letaknya dalam berkas.
c. Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem.
d. Prosedur pemrosesan dan operasi
Rancangan yang telah dibuat menjelaskan masukan yang telah diproses dan disimpan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Selanjutnya rancangan konseptual diterjemahkan dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang lengkap tentang modul-modul sistem dan antarmuka antarmodul, serta rancangan basis data secara fisik. Hasil akhirnya berupa:
a. Rancangan keluaran, berbentuk laporan dan rancangan dokumen b. Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data c. Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi
antara pemakai dan sistem yaitu menu, ikon, dan lainnya.
d. Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perngkat keras dan perangkat lunak yang digunakan.
e. Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data, termasuk penentuan kapasitas masing-masing.
f. Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau program kerja bekerja). g. Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan
dalam sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan).
h. Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan sistem.
i. Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem. j. Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru
Namun pada tahap perancangan ini tidak dibagikan kepada pihak rumah sakit. Sehingga jika ada perubahan informasi, pihak rumah sakit harus menghubungi programmer.
3. Implementasi sistem
Berdasarkan perancangan fisik, pemrograman memulai melakukan pemrograman, merupakan aktivitas pembuatan program atau sederatan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan masing-masing maksud instruksi. Kemudian dilakukan pengujian terhadap sistem, dan penerapan oleh pengguna. Setelah sistem dirancang, programmer mulai menguji sistem apakah sudah dapat menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
4. Operasi dan pemeliharaan
Hingga saat ini pemeliharaan sistem yang telah beroperasi masih dilakukan khususnya oleh kepala unit perencanaan dan pengembangan. SIM yang telah ada di RS Rizani masih belum dapat memberikan informasi secara nyata, karena kurang up to date. Sedangkan untuk pembaruan informasi, pihak RS harus menghubungi programmer sebagai pihak ketiga, sehingga dibutuhkan waktu yang tepat untuk membarui informasi/input pada sistem. Selain itu, RS Rizani tidak memiliki programmer internal sehingga kepala unit perencanaan dan pengembangan harus melakukan pemeliharaan secara otodidak.
Setiap ruangan di unit sudah tersedia PC, 27 unit komputer dan 2 unit laptop (bagian manajemen). Berikut rincian ruangan yang tersedia PC:
2 unit di instalasi admisi
1 unit di instalasi rekam medik
3 unit di instalasi farmasi
1 unit di instalasi rawat inap King (VVVIP)
1 unit di instalasi rawat inap VVIP
1 unit di instalasi rawat inap VIP dan kelas 1
1 unit di instalasi rawat inap kelas 2 dan 3
1 unit di instalasi rawat inap VK
1 unit di instalasi bedah sentral
1 unit di ruangan komite mutu
1 unit di ruangan komite PPI (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi)
1 unit di ruangan sub bagian umum
1 unit di ruangan Manager On Duty (MOD)
3 unit di ruangan bagian keuangan
2 unit di ruangan sub bagian SDM
4 unit di ruangan sub bagian layanan perusahaan dan asuransi
1 unit di ruangan sekretaris akreditasi
Tidak semua unit masuk ke dalam SIM RS Rizani. SIM yang dirancang untuk rumah sakit hanya billing system dan farmasi. Instalasi yang terhubung dengan billing system adalah instalasi admisi (menyediakan informasi identitas pasien), instalasi rawat inap (menyediakan informasi tentang input keperawatan, jasa tenaga kesehatan), instalasi poliklinik (menyediakan informasi tentang input keperawatan, jasa tenaga kesehatan), instalasi bedah sentral (menyediakan informasi tentang input keperawatan, jasa tenaga kesehatan). Sedangkan untuk instalasi farmasi mempunyai sistem sendiri yang berkaitan dengan stok obat, dan terhubung pula pada billing system.
SIM yang telah beroperasi ini mempunyai kekurangan di antaranya dikarenakan dalam perancangannya menggunakan metode outsourcing maka pihak RS tidak dapat melakukan pembaruan informasi terkini, karena yang mengelola secara keseluruhan adalah vendor. Selain itu, data yang ada dalam sistem tidak riil, sehingga peran arsip rekam medik masih sangat dibutuhkan untuk informasi pasien. Pendokumentasiannya dengan penyimpanan arsip, lalu dimasukkan ke sistem. Untuk data yang tidak masuk dalam sistem, hanya ada di komputer masing-masing yang terhubung dengan server yang kemudian dapat dikoneksikan ke semua unit dengan LAN. Sedangkan untuk instalasi farmasi, telah dilakukan perbaikan, sehingga mulai proses barang datang hingga masuk stok gudang sudah dapat memberikan informasi secara riil, meskipun harus tetap dilakukan pengecekan stok sebulan sekali.
Keterangan:
: masuk billing system
: tidak masuk billing system/manual Gambar 2.3 Alur Sistem Informasi Farmasi
FARMASI
Pasien (kuitansi rincian biaya) Billing
system Konfirmasi
tagihan
KASIR
STATUS RM STATUS RM
REKAM MEDIK
RANAP (input keperawatan)
KASIR FARMASI POLI
ADMISI (DATA PASIEN) PASIEN
Keterangan:
: masuk billing system
: tidak masuk billing system/manual
Jumlah obat Kadaluarsa No. Faktur Utang/tunai Nama perusahaan Bagian
penerimaan
farmasi SIF Gudang
Supplier Bagian
pengadaan
Jumlah obat Billing penjualan
Sistem Stok Kasir
3) Mudah diaplikasikan
4) Memberikan template tentang metode analisis, desain, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan.
Berikut adalah kekurangan dari sistem yang ada di RS Rizani:
8) Terjadinya pembagian proyek menjadi tahap-tahap yang tidak fleksibel, karena komitmen harus dilakukan pada tahap awal proses
9) Dapat mengakibatkan sulitnya merespons perubahan kebutuhan pengguna 10) Model SDLC harus digunakan hanya ketika persyaratan dipahami dengan baik 11) Jarang sekali proyek riil mengikuti aliran sekuensial yang dianjurkan model karena
model ini bisa melakukan itersi tidak langsung.
12) Pelanggan sulit untuk menyatakan kebutuhan secara eksplisit sehingga sulit untuk megakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek.
13) Pelanggan harus bersikap sabar karena harus menunggu sampai akhir proyek dilalui. Sebuah kesalahan jika tidak diketahui dari awal akan menjadi masalah besar karenaharus mengulang dari awal.
14) Pengembang sering malakukan penundaan yang tidak perlu karena anggota tim proyek harus menunggu tim lain untuk melengkapi tugas karena memiliki ketergantungan hal ini menyebabkan penggunaan waktu tidak efesien.
Gambar 2.4 Tampilan Interface
Gambar 2.6 Tampilan Input Instalasi Admisi
Gambar 2.8 Tampilan Input Stok Obat/Farmasi
4.1 Kesimpulan
Rumah Sakit Rizani Paiton merupakan salah satu rumah sakit yang ada di Kabupaten Probolinggo yang telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dimana SIMRS itu sendiri berfungsi untuk memudahkan dan memaksimalkan pelayanan yang dimiliki oleh RS Rizani. Dalam penerapannya, SIM RS Rizani menggunakan metode Structured Design Life Cycle (SDLC) yaitu sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem.
Tahapan-tahapan untuk pengembangan SIM adalah analisa sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, operasi dan pemeliharaan sistem. Kelebihan yang dirasakan oleh RS Rizani adalah pelayanan kepada pasien menjadi lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan cara manual. Di sisi lain, pihak RS masih merasa perlu dilakukan pengembangan-pengembangan lebih lanjut terkait penerapan SIM yang telah digunakan saat ini, sehingga diperlukan perbaikan-perbaikan.
4.2 Saran
Pihak RS Rizani diharapkan dapat mengembangkan sistem informasi manajemennya sendiri (tidak outsourcing) demi kenyamanan perbaikan maupun pemeliharaan sistem yang telah ada saat ini salah satunya dengan memiliki sumber daya IT yang ahli di bidangnya. Selain bisa mengembangkan sistem secara mandiri, pihak RS juga akan dapat menambahkan/memperbarui informasi-informasi yang terkait demi kemajuan di RS.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2014. https://joulisinolungan.wordpress.com/2014/12/10/pengembangan-sistem-teknologi-informasi-metode-sdlc-system-development-life-cycle/ (diakses tanggal 20 Oktober 2016)
Fatta, Al Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Jogjakarta: ANDI
Khairani, Enny. 2009. Pengembangan Sistem Registrasi Pasien Rawat Inap Di Rumah Sakit Haji Medan Tahun 2009. Skripsi: Universitas Sumatera Utara.
repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/14627/1/10E01009.pdf (diakses tanggal 20 Oktober 2016)
