ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

(1)

1

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR SATUAN

POLISI PAMONG PRAJA KOTA PANGKALPINANG

Poopi Anggraini

Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

email : PoopiAnggeraini@yahoo.co.id

Abstrak

Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang formed in order to carry out the duties of government field Enforcing

Regulation (Regulation), which is led by a Head of the Office of the Mayor Pangkalpinang jawan held by the Regional

Secretary. Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang is located at Jl. Diamond Stone Village Girimaya

Pangkalpinang. Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang have some technical areas and sub-sections.

Here will be discussed regarding employee data processing system consisting of employee data collection in and out through the process of moving staff, The process of making DP3 (List of Work Implementation Assessment), the process of making a Certificate of Family Allowances To Get Payments (KP4), periodic employee payroll process, the process of recording training and reporting process. All data processing personnel in the Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang relate to the Regional Employment Board and the Department of Revenue, Finance and Asset Management Regional Pangkalpinang.

Kata Kunci:

Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang and Employee Data Processing System

1.

Pendahuluan

Penerapan sistem informasi pada suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu instansi untuk memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat.

Sistem Informasi dibuat untuk mempermudah dalam pengelolaan dan penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi.

Kantor Satuan Polisi Pamong Praja memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan diolah. Apalagi di era pemerintahan dengan konsep Good Governance ini diperlukan adanya sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan akan pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.

Dengan penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian. Untuk itulah dibuat Analisa dan

Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi bagian kepegawaian dan pegawai itu sendiri.

2.

Tinjauan Pustaka

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Dalam sistem informasi adanya inti dan tujuan yang

menghasilkan informasi itu sendiri. Walaupun

sesederhana mungkin sistem informasi yang

dikembangkan, jika bisa menghasilkan informasi yang diharapkan tentunya pengembangan sistem informasi tersebut akan dikatakan berhasil.

Menurut [Aji supriyanto 2005] “sistem informasi adalah

suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”. Sedangkan pendapat [Al-bahra bin

ladjamudin 2005] mengatakan“sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat

dilaksanakan akan memberikan informasi bagi

pengambil keputusan dan atau mengendalikan

(2)

2

2.2 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Sun Microsystem Inc., dalam buku tutorial panduan siswa dinyatakan “ The unifiedModelling (UML) is a graphical language for visualizing, specipying, constructing and documenting the artifacts

of a software-intensive system”. (UML adalah bahasa

nyata (grafis) yang menggambarkan, menetapkan, membangun, dam mendokumentasikan sesuatu (benda) pada sebuah system perangkat secara intensif).

Seperti bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan

sintaksis/ semantik. Notasi UML merupakan

sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram software. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan sintaksis UML mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat didefinisikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumya : Object-Oriented Design (OOD) dari Grady Booch, Object Modeling Technique (OMT) dari jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson Object-Oriented Software Engineering (OOSE) dari Jacobson.

2.3 Analisa Sistem Berorientasi Objek

Menurut [Aji supriyanto 2005] “Analisa system berorientasi objek adalah tahap menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh sistem software, bukan mengenai

bagaimana sistem software melakukannya”.

Yang dilakukan dalam analisa berorientasi objek adalah

mempelajari domain permasalahan, kemudian

menghasilkan spesifikasi dari tingkah laku eksternal yang diamati akan mempengaruhi dan mendukung domain perusahaan.

2.4 Teori Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Menurut schwalbe (2000 : 8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik dari suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek tersebut.

Berdasarkan referensi buku manajemen proyek

(2003 : 3), manajemen proyek merupakan kegiatan yang merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan summber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personal perusahaan untuk menempatkan tugas tertentu dalam proyek.

2.5 Teori Pendukung Pengolahan Data Kepegawaian

Pengertian dari pengolahan data adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi. Dan untuk pengertian

kepegawaian itu sendiri telah dijelaskan dalam undang-undang (UU) Nomor 8 Tahun 1974 disebut bahwa yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal-hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri.

Selain itu, did_{alam Undang-Undang Nomor 43 Tahun}

1999 yang dimaksud dengan Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Sehingga pengertian dari pengolahan data dan pengertian kepegawaian yang telah dijelaskan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengolahan data kepegawaian adalah pengolahan data menjadi informasi untuk menunjang pelaksanaan dari suatu unit kepegawaian dalam instansi untuk menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan pegawai dengan maksud mencapai suatu tujuan.

2

.6 Teori Bahasa Pemrograman Visual Basic.Net 2008

Microsoft Visual Basic 2008 adalah program untuk

membuat aplikasi microsoft windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar (Sunyoto 2007,h 1).

Microsoft Visual Basic 2008 adalah salah satu kelompok bahasa pemrograman yang dibuat Microsoft dan tergabung dalam satu paket bahasa pemrograman tersebut terdiri dari Microsoft Visual C# 2008, Microsoft Visual Basic 2008, Microsoft C++ dan Microsoft Web Developer 2008 (Hendrayudi 2009, h.2).

3. Metode Penilitian

Dalam penyusunan penelitian ini untuk mencapai tujuannya digunakan beberapa metode penelitian yang mendukung diantaranya yaitu :

a. Studi Kepustakaan

Metode penelitian dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis yang terkait dengan penelitian ini.

b. Studi Lapangan

(3)

3

1) Pengamatan (Observation)

Pengumpulan data dilakukan dengan cara

mendatangi secara langsung bidang

kepegawaian Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang dan melakukan pengamatan terhadap sistem berjalan.

2) Wawancara (Interview)

Pengumpulan data dilakukan dengan

mengadakan tanya jawab secara langsung

dengan pihak-pihak terkait untuk

memperoleh gambaran secara umum tentang sistem kepegawaian dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penelitian.

3) Dokumentasi (Documentation)

Pengumpulan data dengan cara mempelajari dokumentasi tertulis yang berkaitan dengan sistem informasi kepegawaian.

3.4 Proses Bisnis

Dalam menyajikan permasalahan yang ada pada sistem manual maka perlu diketahui proses-proses apa saja yang akan terjadi di instansi dalam kegiatan sehari-hari agar dapat menganalisa setiap proses. Berikut proses sistem berjalan pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang :

a. Proses Mutasi Pegawai

Proses pendataan pegawai masuk dan keluar pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang yaitu Bagian Kepegawaian Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang menerima SK mutasi dari Badan Kepegawaian

Daerah (BKD) lalu Bagian Kepegawaian

menyerahkan SK mutasi ke Pegawai.

b. Proses Surat Keterangan Untuk Pembayaran

Tunjangan Keluarga (KP4)

Pegawai memberikan data-data untuk membuat Surat Keterangan Untuk Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) kepada Bagian Kepegawaian. Lalu Bagian Kepegawaian mengetik data-data yang diberikan pegawai dan diserahkan kepada

pegawai untuk ditandatangani. Setelah

ditandatangani diserahkan kembali kepada Bagian

Kepegawaian. Lalu Bagian Kepegawaian

menyerahkan kepada Kepala Kantor Satuan Polisi

Pamong Praja Kota Pangkalpinang untuk

ditandatangani dan diserahkan kembali kepada Bagian Kepegawaian dan Bagian Kepegawaian

mengirimkan Surat Keterangan Untuk

Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) kepada Dinas Pendapatan, Pengelolaan, Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kota Pangkalpinang.

c. Proses Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Bagian Kepegawaian membuat Surat Perintah Tugas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan yang akan diserahkan ke Pegawai. Kemudian setelah selesai mengikuti pendidikan dan pelatihan Pegawai melaporkan kepada Bagian Kepegawaian bahwa pendidikan dan pelatihan telah selesai dan menyerahkan Surat Tanda Tamat Pendidikan Dan Pelatihan.

d. Proses Kenaikan Gaji Berkala

Bagian Kepegawaian membuat surat Kenaikan Gaji Berkala dan menyerahakhan kepada Kepala Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang untuk disetujui dan ditandatangani, setelah disetujui dan ditandatangani Kepala Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang menyerahkan surat kenaikan gaji berkala kepada Bendaharawan Gaji Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang. Bendaharawan Gaji Satuan

Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang

menyerahkan surat Kenaikan Gaji Berkala ke Dinas Pendapatan, Pengelolaan, Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kota Pangkalpinang.

e. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

(DP3) Pegawai Negeri Sipil.

Bagian Kepegawaian menyerahkan formulir DP3 ke atasan langsung masing - masing pegawai, atasan langsung menerima formulir DP3 dan mengisi formulir DP3 dan memberikan nilai. Selanjutnya formulir DP3 yang telah diisi nilai diserahkan ke bagian kepegawaian untuk diketik, setelah selesai DP3 diketik diserahkan kembali ke atasan langsung masing-masing pegawai untuk ditandatangani. Kemudian DP3 yang telah

ditandatangani diserahkan lagi ke bagian

kepegawaian, kemudian DP3 yang telah terkumpul dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Pangkalpinang.

f. Proses Pembuatan Laporan Daftar Urut

Kepangkatan (DUK)

(4)

4

4.

Hasil dan Pembahasan

4.1 Use Case Diagram

a. Use Case Diagram Master

Gambar 4.1 Use Case Diagram Master

b. Use Case Diagram Transaksi

Gambar 4.2

Use Case Diagram Transaksi

c. Use Case Diagram Laporan

Gambar 4.3

Use Case Diagram Laporan

4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)

Pegawai Punya1

Jabatan Punya2 Golongan

Dipimpin Kepala_Kantor Punya3 DP3 Status_Anak Isi Ada KP4 Mutasi Bisa 1 1 1 1 1 M 1 1 M 1 M Dapat Surat_Kenaikan_ Gaji_ Berkala 1 1 M 1 Terima STTPP Kd_Jab Nm_Jab NIP Kd_Jab NIP Kd_Gol _Pangkat Kd_Gol Nm_KaKantor NIP_KaKantor Jab_KaKantor Gol_KaKantor Pangkat_KaKantor NIP_KaKantor NIP Harus Pendidikan 1 M NIP Kd_Pendidikan Kd_Pendidikan Tingkat_Pendidikan Nama_Pendididan Tempat_Pendidikan Jurusan Thn_Lulus NIP No_SK_Mutasi No_SK_Mutasi Tgl_Mutasi Tempat_Lama Tempat_Baru Ket Tempat Jen_STTPP NIP Kd_KP4 Tgl_KP4 Nm_SuamiIstri TL_SuamiIstri Tgl_Perkawinan Jml_Anak NIP Kd_KP4 Kd_StatusAnak StatusAnak TglLhr_Anak Pendidikan Keterangan NIP Kd_DP3 Kd_DP3 Tgl_Penilaian Masa_Penilaian Kesetian Prestasi_Kerja Tanggung_Jawab Ketaatan Kejujuran Kerja_Sama Prakarsa Kepemimpinan Jumlah Nilai_Rata-Rata Keberatan Tanggapan Keputusan NIP No_Surat_KGB No_Surat_KGB Tgl_Surat_KGB Gapok_Lama Gapok_Baru NIP Nama Masa_Kerja Tmpt_Lahir Tgl_Lahir Status Jenkel Agama Alamat Pekerjaan Surat_Tugas Punya 1 M No_STTPP Tgl_STTPP Nm_STTPP TMT_Gol TMT_Jab Unit_Kerja Tunj_Jab N Kd_KP4 Kd_StatusAnak Nama_Anak Status_Perkawinan Pekerjaan_Anak No_STTPP No_ST Tgl_ST Perihal Tgl_Mulai Tgl_Selesai 1 M NIP No_ST Gambar 4.4

ERD (Entity Relationship Diagram)

Entry Data Golongan

Entry Data Jabatan

Entry Data Kepala Kantor

Entry Data Status Anak Bag.Kepegawaian

Entry Data Pegawai

Entry Data Pendidikan

Cetak Surat Kenaikan Gaji Berkala

Cetak Surat Tugas

Cetak DP3

Cetak KP4

Entry Data Mutasi

Entry Data STTPP Bag.Kepegawaian

Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Cetak Laporan Mutasi

(5)

5

4.3 Struktur Tampilan

ENTRY DATA GOLONGAN

ENTRY DATA JABATAN

ENTRY DATA KEPALA KANTOR

ENTRY DATA STATUS ANAK

TRANSAKSI

ENTRY DATA PEGAWAI

ENTRY DATA PENDIDIKAN

LAPORAN

CETAK LAPORAN MUTASI

CETAK LAPORAN DAFTAR URUT KEPANGKATAN

(DUK) MASTER

CETAK SURAT KENAIKAN GAJI BERKALA

CETAK SURAT TUGAS

CETAK DP3

CETAK KP4

ENTRY DATA MUTASI

ENTRY DATA STTPP

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR

SATUAN POLISI PAMONG PRAJA KOTA PANGKALPINANG

Gambar 4.5 Struktur Tampilan

4.4 Rancangan Layar

a. Menu Utama

Menu Utama

Menu Utama

MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR

Gambar 4.6 Rancangan Layar Menu Utama

b. Entry Data Pegawai

ENTRY DATA PEGAWAI

NIP

Nama

Masa Kerja

Tempat Lahir

Tanggal Lahir

Status

Jenis Kelamin

<<input>>

No NIP Nama

<<display>> <<display>> <<display>>

Z Z Z

SIMPAN BATAL KELUAR

ENTRY DATA PEGAWAI

<<input>>

Agama

Alamat

TMT Golongan

Tempat Lahir

TMT Jabatan

Unit Kerja

<<input>>

DATA JABATAN

Kode Jabatan

Nama Jabatan

Tunjangan Jabatan

<<input>>

<<input>> pilih

DATA GOLONGAN

Kode Golongan

Pangkat

<<input>> pilih

DATA KEPALA KANTOR

NIP Kepala Kantor

Nama Kepala Kantor

Golongan Kepala Kantor

<<input>>

pilih

Pangkat Kepala Kantor

Jabatan Kepala kantor

<<input>>

Masa Kerja Tempat Lahir Tanggal Lahir

Z Z Z

Status Jenis Kelamin Agama

Z Z Z

Alamat

<<display>>

Z

Gambar 4.7

(6)

6

c. Cetak Surat Tugas

FormCetakSuratTugas

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai

<<input>>

CETAK BATAL KELUAR

CETAK SURAT PERINTAH TUGAS

<<input>>

<<input>> <<input>>

<<input>>

DATA PEGAWAI

NIP

Nama

Masa Kerja

Status

Golongan

Pangkat

<<input>> pilih

<<input>>

<<input>> <<input>>

TOMBOL

Gambar 4.8

Rancangan Layar Transaksi Cetak Surat Tugas

d. Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

MASUKKAN TANGGAL

Pilih Pilih

CETAK KELUAR

Gambar 4.9

Rancangan Layar Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

4.5 Sequence Diagram

a. Sequence Diagram Entry Data Pegawai

Gambar 4.10

Sequence Diagram Entry Data Pegawai

: Bag.Kepegawaian : FMenuUtama : FEntryDataPegawai : CtrlEntryDataPegawai : Pegawai : Jabatan : Golongan : Kepala_Kantor

Open()

InputDataPegawai()

PilihDataJabatan()

GetDataJabatan() DisplayDataJabatan()

Simpan()

Simpan() Display()

Batal()

Kosong()

Keluar()

Keluar() Keluar() PilihDataJabatan()

PilihDataGolongan)

PilihDataGolongan()

GetDataGolongan() DisplayDataGolongan()

PilihDataKepalaKantor()

GetDataKepalaKantor() DisplayDataKepalaKantor()

(7)

7

b. Sequence Diagram Cetak Surat Tugas

Gambar 4.11

Sequence Diagram Cetak Surat Tugas

c. Sequence Diagram Cetak Laporan Daftar Urut

Kepangkatan (DUK)

Gambar 4.12

Sequence Diagram Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

4.6 Class Diagram

Gambar 4.13 Class Diagram

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dari uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

a. Dengan diterapkannya Analisa dan Perancangan

Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net, diharapkan dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan.

b. Mempermudah mengolah dan mengontol data

kepegawaian .

c. Meningkatkan efisiensi kerja karena pengolahan

data dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat dan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan.

d. Penyimpanan berkas pada sistem berjalan

memerlukan banyak tempat, hal tersebut dapat

: Bag.Kepegawaian : FMenuUtama : FCetakSuratTugas : CtrlCetakSuratTugas : Surat_Tugas : Pegawai : Golongan Open()

Open() InputSuratTugas()

GetDataGolongan() DisplayDataPegawai()

Cetak()

Batal()

Batal() Kosong()

Keluar() Keluar()

Keluar() PilihDataPegawai()

InputSuratTugas()

PilihDataPegawai()

GetDataPegawai()

DisplayDataGolongan()

Cetak()

SimpanSurat_Tugas() ShowSurat_Tugas()

: Bag.Kepegawaian : FMenuUtama : FCetakLaporanDaftarUrutKepangkatan (DUK)

: CtrlCetakLaporanDaftarUrutKepangkatan (DUK)

: Pegawai : Golongan : Jabatan : Pendidikan : Kepala_Kantor Open()

Open() PilihPeriode()

GetPendidikan()

ShowLaporanDaftarUrutKepangkatan(DUK)()

Keluar()

Keluar() Keluar()

GetJabatan() Cetak()

GetKepala_Kantor() PilihPeriode()

DisplayPeriode()

Cetak()

(8)

8

diatasi dengan adanya Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Keprgawaian Pada Kanror Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net.

e. Dari segi kecepatan proses, ketepatan,

pengontrolan, pengarsipan maupun dari segi penghematan waktu dan tenaga pada sistem yang yang terkomputerisasi ini lebih baik dari sistem manual.

5.2 Saran

Sehubungan dengan hal-hal tersebut di atas dan untuk meningkatkan keberhasilan Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Pada Kantor Satuan Polosi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net, maka berikut ini adalah saran-saran agar program dapat berjalan dengan lebih efektif, yaitu :

a. Diperlukan pelatihan terhadap sumber daya

manusia yang sudah ada untuk mendukung keberhasilan sistem ini.

b. Diperlukan adanya back up data untuk

mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.

c. Sistem yang baru perlu ditunjang dengan

pemeliharaan yang baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.

d. Koordinasi yang baik dapat menentukan

keberhasilan sistem ini.