7. Anjab Kepala Bagian Tata Usaha

(1)

A. IDENTITAS JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Bagian Tata Usaha

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: Fakultas Hukum

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Universitas Diponegoro

Kementerian Pendidikan Nasional

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Dekan dan Pembantu Dekan

6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja anda):

Kota : Semarang Provinsi : Jawa Tengah

Kepala Bagian Tata Usaha

Ka. Sub. Bagian Kepegawaian dan Keuangan

Ka. Sub. Bagian Umum dan Pemeliharaan

Aset

Ka. Sub. Bagian Kemahasiswaan

dan Alumni Ka. Sub. Bagian

Akademik

DEKAN

(2)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

D. RINCIAN TUGAS

Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi umum, perlengkapan, pengelolaan aset, keuangan, kepegawaian, pendidikan, kemahasiswaan, alumni dan perencanaan serta sistem informasi untuk memperlancar kegiatan fakultas .

TUGAS POKOK

1. Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi umum meliputi ketatausahaan, kerumahtanggaan, akademik, kepegawaian , keuangan, perlengkapan, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi .

1.1. Membagi tugas kepada para kasubbag sesuai dengan tugas masing-masing 1.2. Memberikan pengarahan kepada kasubbag untuk kelancaran pelaksanaan tugas 1.3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bagian tata usaha

1.4. Melaksanakan evaluasi, penilaian dan pemantauan pelaksanaan tugas di masing subbag

Peranan/Wewenang : 1. Pengarah

2. Koordinator 3. Pembinaan 4. Penilai

Indikator Prestasi :

1. Tercapainya kegiatan sesuai dengan rencana dan target 2. Terlaksananya kegiatan secara efektif dan efisien

3. Meningkatnya kemampuan pegawai dalam melaksanakan tugas 4. Terwujudnya keterpaduan pelaksanaan tugas

2. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja bagian

2.1. Mempelajari rencana dan program kerja bagaian tahun sebelumnya dan dokumen lain yang relevan

2.2. Menghimpun data dan informasi untuk penyusunan program kerja 2.3. Mengevaluasi pelaksanaan program kerja tahun sebelumnya 2.4. Menyusun rancangan rencana dan program kerja bagian 2.5. Menelaah program kerja bagian

2.6. Menetapkan program kerja bagian

Peranan/wewenang :

1. Penanggungjawab kegiatan

2. Koordinator kegiatan penyusunan rencana dan program kerja bagian 3. Pengambilan keputusan

4. Menetapkan program kerja bagian Indikator Prestasi :

1. Terlaksananya kegiatan penyusunan program kerja bagian

(3)

3. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja Fakultas

3.1. Mempelajari renstra dan program kerja Fakultas tahun sebelumnya dan dokumen lain yang relevan

3.2. Menghimpun data dan informasi untuk penyusunan program kerja fakultas berdasarkan usulan unit kerja

3.3. Mengevaluasi pelaksanaan/capaian program kerja tahun sebelumnya 3.4. Mengarahkan penyusunan rencana dan program kerja fakultas

3.5. Memfasilitasi penyusunan dan penetapan rencana program kerja fakultas

Peranan/wewenang : 1. Pengarah kegiatan

2. Koordinator kegiatan penyusunan rencana dan program kerja fakultas 3. Fasilitator kegiatan

Tersusunnya rencana dan program kerja fakultas dengan baik

4. Menghimpun, menelaah dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan fakultas

4.1. Mengumpulkan bahan (data, informasi, peraturan perundang-undangan dan referensi) yang relevan dengan administrasi umum/ketatausahaan, akademik, keuangan, kepegawaian, perlengkapan dan kemahasiswaan

4.2. Mengolah bahan (data, informasi,peraturan perundang-undangan dan referensi)

4.3. Menelaah dan menganalisa bahan (data, informasi, peraturan perundangan-undangan dan referensi)

4.4. Menyusun pedoman/peraturan

4.5. Menyebarluaskan peraturan perundangan-undangan

Peranan /wewenang : 1. Pengarahan

2. Koordinator 3. Korektor

Indikator prestasi :

Tersebarluaskan peraturan perundangan-undangan yang berhubungan dengan kegiatan fakultas dengan baik.

5. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengaddian kepada masyarakat

5.1. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

5.2. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian

5.3. Menyusunan pedoman/ketentuan yang berhubungan dengan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

5.4.Menyusun pedoman/peraturan akademik meliputi kalender akademik, penerimaan mahasiswa baru, registrasi akademik, registrasi administrasi, cuti kuliah, jadwal kuliah, ujian, wisuda, dan upacara akademik.

5.5. Melakukan evaluasi akademik meliputi evaluasi kurikulum, EPSBED,dan EWMP. 5.6.Menyusun pedoman penelitian meliputi tatacara pengajuan,pelaksanaan, pembiayaan dan pertanggungjawaban

5.7.Menyusun pedoman pengabdian kepada masyarakat meliputi tata cara pengajuan, pembiayaan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban

(4)

Peranan /wewenang : 1. Koordinator

2. Fasilitator 3. Pengarah

1. Tersusunnya peraturan akademik dan terselenggaranya kegiatan proses belajar Mengajar dengan baik

2. Tersusunnya pedoman penelitian dan terselenggaranya kegiatan penelitian dengan baik 3. Tersusunnya pedoman pengabdian kepada masyarakat dan terselenggaranya kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan baik

6. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, inventarisasi, penatausahaan dan usulan penghapusan barang perlengkapan/aset

6.1. Menghimpun dan mengkaji peraturan di bidang perlengkapan dan pengelolaan aset 6.2. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan perlengkapan

6.3.Melaksanakan penyusunan perencanaan pengadaan barang perlengkapan 6.4. Melaksanakan pengadaan barang pelengkapan dan aset

6.5. Melaksanakan penyimpanan barang perlengkapam

6.6. Melaksanakan inventarisasi, pemberian kodedan nomor barang/aset 6.7. Melaksanakan pendistribusian barang

6.8. Melaksanakan pengusulan penghapusan

6.9. Melaksanakan penatausahaan dan pelaporan dengan sistem akuntansi pemerintah

Peranan /wewenang : 1. Pengarah

2. Koordinator Indikator prestasi :

1. Tersusunnya rencana pengadaan sesuai dengan kebutuhan 2. Terlaksananya pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku

3. Terlaksananya penyimpanan dengan baik

4. Terlaksananya inventarisasi dan pemberian kode nomor barang dengan baik dan benar

5. Terlaksananya pendisribusian barang tepat waktu dan penggunanya

6. Terlaksananya usulan penghapusan sesuai ketentuan

7. Terlaksananya penatausahaan dan peloporan barang yang akuntabel

7. Melaksanakan urusan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan lainnya

7.1. Melaksanakan penyiapan undangan,pengiriman surat, tempat, dan konsumsi rapat dinas 7.2. Melaksanakan penyiapan undangan, pengiriman surat, tempat dan peralatan upacara resmi 7.3. Melaksanakan penyiapan undangan, pengiriman surat, tempat, peralatan dan konsumsi untuk pertemuan lainnya

7.3. Melaksanakan pencatatan dan pengaturan jadwal rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan lainnya

Peranan /wewenang :

1. Pengarah 2. Koordinator

3. Penanggungjawab Indikator prestasi :

1. Terselenggaranya kegiatan rapat dinas dengan baik 2. Terselenggaranya kegiatan upacara resmi dengan baik

(5)

8. Melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi penyusunan formasi,pengadaan, usulan mutasi, pembinaan dan kesejahteraan pegawai

8.1. Menelaah dan melakukan pengkajian terhadap peraturan kepegawaian dan disiplin PNS 8.2. Melakukan evaluasi disiplin dan kinerja pegawai

8.3. Melaksanakan penyusunan usulan formasi pegawai dengan mempertimbangan kebutuhan dan kompetensi

8.4. Melaksanakan penyusunan rencana pengadaan pegawai

8.5. Melaksanakan usulan mutasi pegawai dengan mempertimbangkan kompetensi dan kebutuhan unit

8.6. Melaksanakan pemantuaan disiplin pegawai dan melakukan pembinaan baik berupa pemberian sanksi atau penghargaan

8.7. Melaksanakan pengusulan pemberian penghargaan, sanksi dan pengusulan pensiuan Pegawai

8.8. Melakukan penilaian DP3, menyusun Daftar Urut Kepangkatan, melakukan pengurusan kenaikan pangkat dan jabatan pegawai, Karpeg, Askes, Taspen, KP4 dan cuti pegawai 8.9. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa

Peranan /wewenang :

1. Pengarah

2. Koordinator 3. Fasilitator

1. Tersusunnya rencana formasi pegawai sesuai kebutuhan dan kompetensinya 2. Terselenggarannya pengadaan pegawai sesuai kebutuan

3. Tersusunnya usulan mutasi pegawai

4. Terselenggaranya pembinaan dan pengembangan pegawai

5. Tercapainya kinerja pegawai dan kesejahteraan pegawai

6. Terpenuhinya kebutuhan pegawai dan dosen sesuai kompetensinya

9. Melaksanakan urusan keuangan meliputi penyusunan anggaran, penggunaan, pelaksanaan, monitoring anggaran, dan pertanggungjawaban

9.1. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang keuangan 9.2. Melakukan evaluasi pelaksanaan anggaran tahun sebelumnya

9.3. Melaksanakan penyusunan anggaran

9.4. Melakukan monitoring pelaksanaan anggaran 9.5. Melakukan pemantaun pertanggungjawaban

Peranan /wewenang :

1. Melakukan pemantauan penyusunan anggaran

2. Koordinator

3. Fasilitator Indikator prestasi :

1. Tersusunnya perencanaan anggaran\

2. Terlaksananya pembiayaan kegiatan dengan baik dan tepat waktu

3. Terlaksanakan pertanggungjawaban keuangan dengan baik, benar dan tepat waktu

10. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan alumni

10.1. Menghimpun dan mengkaji peraturan dibidang kemahasiswaan 10.2. Mengumpulkan dan menganalisa data kemahasiswaan dan alumni 10.3. Memberikan ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

10.4. Melakukan seleksi pemilihan mahasiswa berprestasi

10.5. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan

(6)

10.7. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan

10.8. Melaksanakan tracer alumni dan menyelenggarakan temu alumni

Peranan /wewenang :

1. Pengarah 2. Koordinator 3. Fasilitator

1. Terselenggaranya kegiatan mahasiswa dan pembinaan mahasiswa 2. Terselenggaranya pemberian beasiswa

3. Adanya jalinan komunikasi dengan alumni

11. Melaksanakan administrasi perencanaan dan sistem informasi

11.1. Memfasilitasi penyusunan rencana program, kegiatan dan sasaran di lingkungan fakultas 11.2. Mengkoordinasikan penyusuanan rencana program, kegiatan

11.3. Memfasilitasi penetapan rencana program dan kegiatan 11.4. Menelaah rencana program dan kegiatan

11.5. Melakukan pengkajian sistem informasi terhadap peraturan ,renstra universitas, renstra fakultas dan kebijakan yang terkait

11.6. Melakukan evaluasi pengelolaan sistem informasi

11.7. Memberikan pengarahan dan mengasi bawahan untuk mengembangkan sistem informasi 11.8. Meningkatkan pengelolaan sistem informasi dengan basis teknologi informasi

11.9. Meningkatkan layanan informasi secara terpadu

Peranan /wewenang : 1. Koordinator

2. Fasilitator

1. Tersusunnya rencana program, kegiatan dan sasaran fakultas

2. Terwujudnya layanan sistem informasi yang baik dan terpadu

12. Memelihara kebersihan, keindahan dan keamanan ruang kantor gedung kuliah/ laboratorium dan fasilitas umum lainnya

12.1. Melakukan evaluasi kegiatan pemeliharaan,keindahan, kebersihan dan keamanan 12.2. Menyusun program pemeliharaan, kebersihan, keindahan dan keamanan untuk dilaksanakan

12.3. Menugasi bawahan untuk melaksanakan program pemeliharaan, kebersihan keindahan dan keamanan

12.4. Memberikan fasilitas berupa bahan, alat untuk mendukung kerja

Peranan/wewenang : 1. Pengarah

2. Koordinator 3. Memeriksa

Terciptanya lingkungan yang bersih, nyaman, aman, tertib dan bersih.

13. Menyusunan laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas

13.1. Mengumpulkan bahan untuk penyusunan laporan bagian dan mempersiapkan laporan Fakultas

(7)

13.3. Melakukan koreksi laporan bagian dan konsep laporan Fakultas

13.3. Menyampaikan laporan bagian kepada atasan dan menyampaikan konsep laporan Fakultas

Peranan /wewenang : 1. Penanggungjawab 2. Koordinator

3. Fasilitator Indikator prestasi :

1. Tersusunnya laporan kegiatan bagian

2. Tersusunnya laporan kegiatan fakultas

TUGAS TAMBAHAN

1. Menjadi anggota Tim Sertifikasi Dosen

1.1. Menerima surat keputusan penugasan dari atasan 1.2. Melakukan rapat dengan anggota tim

1.3. Melaporkan hasil sertifikasi dosen Peranan/wewenang :

1. Memberikan masukan 2. Koordinator kesekretariat 3. Fasilitator

Tercapainya jumlah dosen yang telah tersertifikasi 2. Menjadi ketua tim Penyusunan LAKIP Fakultas

2.1. Menerima surat keputusan penugasan dari atasan 2.2. Melakukan rapat dengan anggota tim

2.3. Melakukan penyusunan LAKIP Fakultas 2.4. Melaporkan hasil penyusunan LAKIP Peranan/wewenang :

Memimpin Tim penyusunan LAKIP Fakultas Indikator Prestasi :

Tersusunnya LAKIP Fakultas yang baik dan tepat waktu 3. Menjadi Tim Pengadaan Barang/Jasa

3.1. Menerima surat keputusan penugasan dari kuasa pengguna anggaean 3.2. Melakukan rapat dengan anggota tim

3.3. Melakukan pelelangan pengadaan barang/jasa 3.4. Melaporkan hasil pelelangan/pengadaan Peranan/wewenang :

1. Panitia Pengadaan 2. Fasilitator

Terlaksananya pengadaan barang/jasa yang transfaran, akuntabel, tepat waktu dan sesuai ketentuan yang berlaku.

(8)

1. Menjadi anggota Tim Evaluasi Kurikulum Fakultas 1.1. Menerima surat keputusan penugasan dari atasan 1.2. Melakukan rapat dengan anggota tim

1.3. Melaporkan hasil evaluasi kurikulum kepada atasan Peranan/wewenang :

1. Koordinator 2. Fasilitator

Tersusunnya kurikulum yang kompeten terhadap kebutuhan lapangan kerja 2. Menjadi anggota Tim Penyusunan Renstra Fakultas Hukum

2.1. Menerima surat keputusan penugasan dari atasan 2.2. Melakukan rapat dengan anggota tim lainnya

2.3. Melaporkan hasil penyusunan Renstra Fakultas Hukum kepada atasan Peranan/wewenang :

1. Koordinator 2. Fasilitator Indikator Prestasi :

Tersusunnya Renstra Fakultas Hukum tepat waktu

3. Mewakili Dekan dan Pembantu Dekan mengikuti rapat di tingkat Universitas atau di luar 3.1. Mengikuti rapat koordinasi/pimpinan

3.2. Menghadiri undangan baik di lingkungan Universitas maupun instansi lain Peranan/wewenang :

Sebagai wakil pimpinan atas nama fakultas Indikator Prestasi :

Memperoleh informasi yang bermanfaat bagi fakultas

TUGAS-TUGAS BERKALA (PERIODIK)

1. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan 1.1. Menghimpun berkas-berkas kegiatan

1.2. Mendelegasikan kepada bawahan 1.3. Memeriksa laporan yang dibuat 1.4. Menyerahkan laporan kepada atasan

Peranan/wewenang :

1. Mendelegasikan tugas kepada bawahan 2. Memeriksa laporan yang dibuat

Tersusunnya laporan yang sesuai dengan kegiatannya 2. Menjadi Panitia Ujian Fakultas

3. Menjadi Panitia Semester Sisipan 4. Menjadi Panitia Upacara Wisuda

5. Menjadi Panitia Penerimaan Mahasiswa

(9)

JABATAN YANG

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERNAL INSTANSI

penugasan, konsultasi dan pelaporan

Penugasan, konsultasi dan pelaporan

Koordinasi dan konsultasi Koordinasi dan konsultasi Koordinasi dan konsultasi Koordinasi dan konsultasi

EKTERNAL INSTANSI

JABATAN YANG Kabag. Pengelola Aset Kabag. Pendidikan Kabag. Kerjasama Kabag. Kesma Kabag. Minarik Kabag. Perencanaan Kabag. Sistem Informasi

BAUK

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

Kasubbag. Akademik Kasubbag. Keu dan Kepeg. Kasubbag. Umum dan PA Kasubbag. Kemahasiswaan

(10)

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

Penyusunan program kerja dan anggaran Penyiapan penyusunan program kerja fakultas Pemantauan pelaksanaan kegiatan

Penyusunan laporan Penyusunan anggaran

Revisi anggaran RBA, DIPA Fakultas

Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

Sesuai siklus perencanaan dan penganggaran

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang

diawasi

Frekuensi Pengawasan

Kasubbag. Akademik Kasubbag. Keu & Kepeg Kasubbag. Umum & PA Kasubbag. Kmhs &

Alumni

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll Waktu untuk

Menemukan

Jumlah Uang Untuk Keperluan

Sesuai dengan RBA Pembiayaan kegiatan

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

Komputer Data dan informasi terhambat

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran

(bagi instansi)

(11)

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Tidak ada

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Tidak ada

3. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk : 80 % b. Berdiri : 10 % c. Berjalan : 10 % 4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 90 % b. Di luar gedung : 10 % 5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

√ √

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja)

BAGIAN II

(12)

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. Tidak ada

BAGIAN B. Tidak ada

BAGIAN C. Tidak ada

BAGIAN D. Tidak ada

BAGIAN E. Tidak ada

BAGIAN F. Tidak ada

(13)

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/ KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal : Strata 1 yang relevan

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. : Diklat Pim III, kemampuan manajerial

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat: ya

3. Pengalaman Kerja.

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai: Apa/Dalam Jabatan apa? : Kasubbag Berapa lama minimum? : 2 tahun

4. Persyaratan fisik : Sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: 35 tahun maksimal 50 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.