11. Kasubag Kemahasiswaan dan Alumni

(1)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

A. IDENTITAS JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kasubbag. Kemahasiswaan dan Alumni

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: Fakultas 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/

Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Universitas Diponegoro

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Kepala Bagian Tata Usaha 6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja

anda):

Kota: Semarang Provinsi: Jawa Tengah

Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan urusan administrasi Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni agar terwujud pelayanan administrasi kemahasiswaan yang baik sehingga diperoleh hasil yang optimal dan maksimal untuk mendukung tugas pokok Fakultas.

Kepala Subbag Alumni & Kemahasiswaan

Staff Staff Staff

(2)

D. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK

Tugas Manajerial

1. Memimpin dan Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian 1.1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;

1.2. Menghimpun an mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kemahasiswaan; 1.3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di Bidang Kemahasiswaan dan

Alumni;

1.4. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; 1.5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

1.6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; 1.7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;

1.8. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa;

1.9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan; 1.10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

1.11. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan; 1.12. Menyusun laporan Sub Bagian

1.13. Mengkoordinir tugas kepada para staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing; 1.14. Memberi arahan kepada para staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

1.15. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Sub Bagian Kemahasiswaan ; 1.16. Melaksanakan pembinaan staf di lingkungan Sub Bagian Kemahasiswaan dalam

melaksanakan tugas;

1.17. Memonitor, mengevaluasi dan menilai pelaksanaan tugas di bidang Kemahasiswaan

Peranan/wewenang :

 Pembagi tugas, pemberi arahan, pengkoordinir, pembina, pemonitor, pengevaluasi, dan penilai pelaksanaan kegiatan;

 Mengingatkan dan menegur bawahan yang lalai dalam melaksanakan tugas.

Indikator Prestasi :

 Tercapainya kegiatan sesuai dengan rencana/ target;

 Terlaksananya kegiatan secara efektif dan efisien;

 Meningkatkan kemampuan pegawai dalam melaksanakan tugas;

 Terwujudnya keterpaduan pelaksanaan tugas.

TUGAS TAMBAHAN

1. Melaksanakan prosesi Penerimaaan Mahasiswa Baru (PMB)

1.1. Mempersiapkan upacara penerimaan mahasiswa baru di Fakultas

1.2. Melaksanakan urusan administrasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru

Peranan/ Wewenang :

 Sebagai Koordinator kegiatan prosesi penerimaan mahasiswa baru

 Melakukan urusan administrasi Penerimaan Mahasiswa Baru

(3)

 Lancarnya Pelaksanaan kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru

 Tercapainya kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru sesuai dengan rencana/ target 2. Pendampingan tugas-tugas Program Kreativitas Mahasiswa

2.1. Mengumpulkan berkas-berkas calon peserta Program Kreativitas Mahasiswa; Mempersiapkan data calon peserta Program Kreativitas Mahasiswa;

2.2. Melaksanakan pengiriman berkas peserta Program Kreativitas Mahasiswa; 2.3. Memonitor proses lanjut usulan Program Kreativitas Mahasiswa

Peranan/ Wewenang :

 Sebagai koordinator kesekretariatan tugas pendampingan Program Kreativitas Mahasiswa

 Melakukan administrasi Program Kreativitas Mahasiswa

 Memberi masukan terhadap pelaksanaan kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa

 Lancarnya pelaksanaan kegiatan pendampingan Program Kreativitas Mahasiswa

 Tercapainya kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa sesuai rencana/ target

3. Membuat TOR dan RBA bidang Kemahasiswaan

3.1. Menyiapkan berkas-berkas usulan TOR dan RBA di bidang Kemahasiswaan 3.2. Menyusun data usulan TOR dan RBA dibidang Kemahasiswaan

Peranan/ Wewenang :

 Sebagai wakil koordinator dalam penyusunan usulan TOR dan RBA di Bidang Kemahasiswaan;

 Tersusunnya TOR dan RBA bidang Kemahasiswaan dengan baik sesuai peraturan dan tepat waktu

TUGAS LAIN-LAIN

1. Melaksanakan tugas sebagai panitia dan pengawas ujian Mid Semester dan UAS 1.1. Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan hasil ujian Mid Semester dan UAS 1.2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kehadiran pengawas

Peranan/ Wewenang :

 Sebagai koordinator penerima hasil ujian Mid Semester dan UAS

 Melakukan monitoring kehadiran pengawas

 Lancarnya pelaksanaan kegiatan penerimaan hasil ujian Mid Semester dan UAS

 Tercapainya kegiatan pengawasan sesuai rencana/ target

2. Melaksanakan pengelepasan lulusan Fakultas dan Universitas

2.1. Mengkoordinir data lulusan yang akan diwisuda di Universitas 2.2. Menyiapkan prosesi pelaksanaan penglepasan lulusan di Fakultas

Peranan/ Wewenang :

 Sebagai koordinator prosesi upacara penglepasan lulusan di Fakultas dan Universitas

(4)

 Lancarnya pelaksanaan kegiatan prosesi upacara penglepasan lulusan di Fakultas dan Universitas

 Tercapainya kegiatan prosesi penglepasan sesuai rencana/ target

3. Melakukan urusan administrasi yang berkaitan dengan klaim asuransi jiwa bagi mahasiswa yang mengalami kecelakaan/ meninggal

 Mengumpulkan berkas yang berkaitan dengan klaim asuransi mahasiswa

 Mengajukan klaim asuransi ke Universitas

 Memonitor pengajuan klaim asuransi mahasiswa

Peranan/ Wewenang :

 Mengoreksi berkas pengajuan klaim asuransi mahasiswa

 Mengingatkan dan memonitor pengajuan klaim asuransi mahasiswa

 Tercapainya kepuasan pelayanan klaim asuransi mahasiswa bagi orang tua mahasiswa

 Terpenuhinya pengajuan klaim asuransi mahasiswa bagi mahasiswa yang mengalami kecelakaan/ meninggal

TUGAS-TUGAS BERKALA (PERIODIK)

1. Melaksanakan kegiatan Dies Natalis Fakultas

 Mengumpulkan data-data alumni sesuai dengan permintaan Panitia Dies Natalis di Fakultas

 Melaksanakan rapat koordinasi dengan panitia Dies Natalis

Peranan/wewenang :

 Sebagai wakil koordinator panitia kegitan Dies Natalis

 Melakukan urusan Administrasi yang berkaitan dengan kepanitiaan kegiatan Dies Natalis

 Memberi masukan terhadap panitia Dies Natalis

 Lancarnya pelaksanaan kegiatan Dies Natalis Fakultas

 Tercapainya pelaksanaan kegiatan Dies Natalis

2. Kegiatan pengawasan penerimaan calon mahasiswa baru melaui jalur SNMPTN ujian tulis

 Melaksanakan verifikasi data calon mahasiswa baru

 Melakukan pengawasan

Peranan/wewenang :

 Sebagai pengawas

 Melakukan administrasi yang berkaitan dengan pelaksanaan ujian SNMPTN

(5)

 Lancarnya pelaksanaan kegiatan pengawasan ujian SNMPTN

 Tercapainya kegiatan sesuai rencana/ target

JABATAN YANG

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

Intern Instansi

1. Pembantu Dekan III 2. KTU

1. Konsultasi Tugas 2. Konsultasi Tugas 3. Konsultasi Tugas

Ekstern Instansi

1. Pembantu Rektor III 2. KBAK

3. Kabag Kesma/ Kabag Minarik

1. UNDIP 2. UNDIP 3. UNDIP

1. Konsultasi/ Koordinasi Tugas 2. Konsultasi/ Koordinasi Tugas 3. Konsultasi/ Koordinasi Tugas

JABATAN YANG

JABATAN YANG SETARA

1. Kasubbag Keu dan Kepeg 2. Kasubbag UPA

3. Kasubbag Akademik 4. Kasubbag Lain

1. Fakultas 2. Fakultas 3. Fakultas 4. Universitas

1. Koordinasi Tugas 2. Koordinasi Tugas 3. Koordinasi Tugas 4. Koordinasi Tugas

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

Staf Fakultas Pembagian Tugas

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

Pelaksanaan tugas rutin Penyusunan rencana kerja Penyusunan laporan

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi

Frekuensi Pengawasan

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan

(6)

Staf 3 Orang Pelaksanaan tugas Setiap hari

ADMINISTRASI

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll Waktu untuk Menemukan

Kesalahan

Waktu untuk Memperbaiki

Konsep surat

Konsep Surat Keputusan

5 menit per surat 5 -10 menit

5 menit 10 – 20 menit

KEUANGAN/BULAN

Jumlah Uang Untuk Keperluan

-

-PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

Komputer dan printer Kesalahan hasil/ data hilang

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)

Segala sesuatu yang bersifat rahasia dan perlu dirahasiakan

Bila rahasia bocor akan merugikan negara

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Tidak ada

Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Gangguan penglihatan dan radiasi komputer

2. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk : 70 % b. Berdiri : 10 % c. Berjalan : 20 %

3. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 75 % b. Di luar gedung : 25 % 4. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu 

b. Penerangan _

c. Ventilasi 

d. Ketenangan 

e. Kebersihan 

f. Keleluasaan - luas ruang

(7)



5. Alat Keselamatan Kerja : Fire Extinguisher dan APAR

BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. Tidak Ada

BAGIAN B. Tidak Ada

BAGIAN C. Tidak Ada

BAGIAN D. Tidak Ada

BAGIAN E. Tidak Ada

BAGIAN F. Tidak Ada

BAGIAN G. Tidak Ada

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/ KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal : Sarjana

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat

- Diklat Prajabatan ya

- Diklat Pim IV ya

3. Pengalaman Kerja.

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai: Apa : Kasubbag

Dalam Jabatan apa : di Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Berapa lama minimum : 4 Tahun

4. Persyaratan fisik : Sehat Jasmani dan rohani

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Umur Minimal : 29 tahun

Umur maksimal : 50 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan : ______________________

(8)

Nama Jelas : KTU