1
RINGKASAN EKSEKUTIF
a. Ringkasan Implementasi program dan hasil utama yang telah dicapai sampai dengan 31 Juli 2012
Sejauh ini dari 3 komponen kegiatan yang dilaksanakan pada awal tahun 2012 hingga pertengahan tahun 2012 dari 3 sub kegiaatn yang ada yaitu: 1) Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen, 2) Kegiatan 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan klini, 3) Kegiatan 3.1 Pengembangan Sistem Database Terintegrasi, 4) Kegiatan 3.2.: Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu, telah sebagian terlaksana, yaitu sebagai berikut:
Sub-aktivitas/ Mekanisme dan rancangan
Komponen dan sub
komponen Hasil Utama yang dicapai
“Kegiatan 1: Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen” Melakukan
pengembangan
kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum
Pengembangan Staf Non-Gelar
dimilikinya 2 orang dosen dan 1 orang
teknisi yang memiliki kemampuan
penggunaan media audio visual sebagai media pembelajaran
Lokakarya Pengembangan Metode Pembelajaran
E-learning
Peningkatan kemampuan staf pengajar dalam metode pembelajaran e-learning
serta dihasilkannya draft metode belajar e-learning.
Pengadaan Barang dan Jasa
3 paket pengadaan yang diluncurkan ke tahun 2012 yang telah diselesaikan proses pengadaannya dan kontraknya dan seluruh barang telah sampai di FK Universitas HKBP Nommensen. Untuk pengadaan civil work sampai saat ini sedang pada tahap pembuatan dokumen lelang.
Untuk pengadaan tenaga ahli, TOR yang telah mendapatkan persetujuan CPCU yaitu TOR perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem.
Pengambangan Staf Bergelar
Pada tahun 2012 sebanyak 3orang dari staf pengajar telah mengikuti ujian seleksi masuk dan telah lulus pada program pendidikan S-2, dan 1 orang staf pengajar pada program pendidikan S-3
2
Pengembangan Staf Non-Gelar
3 kegiatan, yaitu berupa Pengembangan staf pengajar sebanyak 2 orang untuk Pembelajaran menggunakan media audio visual dan 1 orang teknisi dalam hal teknik pengggunaan media audio visual
Implementasi
Kurikulum beserta
dengan rancangan
pembelajaran
Hibah Pengajaran Dua buah grant hibah pengajaran sedang dilaksanakan sampai pada tahap Penetapan reviewer, dengan SK Dekan, penetapan 2 blok oleh Dekan pada hibah pengajaran, serta Penawaran/pengumuman hibah pengajaran kepada staf pengajar.
Kegiatan 2: Penyusunan Kepaniteraan Klinis di FK Nommensen Pengembangan
standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI, berupa pengembangan standar dan instrumen klinis
Pengembangan Staf Non-Gelar
staf yang dapat memberikan gambaran buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik kepada seluruh dokter
(baik di FK Universitas HKBP
Nommensen dan RS. Pendidikan), serta adanya draft buku standar panduan dan instrumen kepaniteraan klinik yang akan
digunakan oleh seluruh
mahasiswa/mahasiswi FK Universitas HKBP Nommensen. Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis Pengembangan Staf Non-Gelar
staf yang dapat mendata kasus-kasus dari setiap bagian yang akan dilalui oleh sistem kepaniteraan klinik sehingga dapat mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung, serta dapat mengembangkan
draft sistem pelayanan Rumah Sakit yang lebih terpadu dan sederhana.
Kegiatan 3.1: Pengembangan Sistem Database Terintegrasi
Perancangan dan
penegmbangan sistem informasi akademik, E-learning, perpustakaan dan tugas akhir.
Policy Study E-Learning
Kegiatan ini berlangsung dari awal bulan agustus sampai dengan akhir bulan september. tahapan yang telah berjalan berupa penetapa tim pelaksana FK UHN, pengumpulan bahan-bahan pendukung, wawancara langsung dengan para dosen maupun mahasiswa untuk mendapatkan
3
masukan berkaitan dengan elearning serta pembuatan kuisioner.
Tenaga Ahli
Pembuatan E-Learning
Kegiatan ini akan berlangsung selama 2 bulan, mulai bulan September 2012. Hingga saat ini, telah dilakukan persiapan awal yakni pencarian beberapa calon tenaga ahli untuk selanjutnya akan diserahkan kepada bagian pengadaan barang dan jasa
Policy Study Sistem Informasi Akademik
Kegiatan ini dilaksanakan selama 4 bulan yakni pada bulan Agustus s.d November 2012. Hingga saat ini telah dilakukan pengumpulan bahan-bahan pendukung oleh tim FK UHN yang telah terbentuk.
Tenaga Ahli
Perumusan Masalah dan Penetapan Kebutuhan Sistem.
Kegiatan ini telah telah sampai pada tahap penetapan tenaga ahli oleh bagian
pengadaan barang dan jasa. Dan
pelaksanaan kegiatan sendiri akan dilaksanakan selama 2 minggu (on site) dimulai pada tanggal 4 September 2012.
Tenaga Ahli
Perancangan Sistem
Sesuai dengan terjadwal, kegiatan ini akan dilaksanakan pada minggu ke-2 September 2012. Hingga saat ini baru dilakukan persiapan awal yakni pencarian calon tenaga ahli.
Pengembangan Staf Non-Gelar Software Developer
Kegiatan ini sedang berlangsung, durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012, diharapkan setelah mengikuti kegiatan ini peserta dapat
mengelola, memelihara dan
mengembangkan perangkat lunak yang ada
sehingga tetap mampu memenuhi
kebutuhan FK-UHN Pengembangan Syaf
Non-Gelar Database Administrator.
Kegiatan ini sedang berlangsung, dengan durasi durasi 3 bulan yakni bulan Agustus, September dan Oktober 2012. Setelah kegiatan ini diharapkan peserta dapat menjadi administrator perangkat lunak sistem informasi akademik FK-UHN dalam
4
kegiatan akademik sehari-hari Kegiatan 3.2: Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu
Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu
Pengembangan Staf Non-Gelar
Adanya masukan dalam merancang
penyusunan, kebijakan, standart, manual mutu dan audit mutu berbasis sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (SPMPT)
b. Ringkasan kemajuan Fisik, Pengadaan dan keuangan Kemajuan fisik pelaksanaan program:
a. Pengembangan staf, secara keseluruhan kemajuan fisik untuk pendidikaN bergelar sebesar 46,4%
1) Pendidikan bergelar S2 dalam negeri, perolehan kemajuan fisik sebesar 46,4% telah berlangsung proses seleksi dan pengumuman untuk 3 orang staf pengajar dari total 3 orang yang telah direncanakan
2) Pendidikan bergelar S3 dalam negeri, satu orang yang direncanakan untuk mengikuti program ini sedang menunggu proses pengumuman ujian masuk/seleksi
b. Hibah pengajaran Teaching grant melalui proses seleksi, perolehan kemajuan fisik sebesar 10% pada kedua tim grant
c. Kemajuan fisik organisasi kepaniteraan klinis hingga saat ini di FK Universitas HKBP Nommensen sudah mulai terbentuk. Telah terbentuk susunan oraganisasi kepaniteraan klinik dengan telah terpilih dan berfungsinya ketua Tahapan Pendidikan Kedokteran, yang sampai saat ini telah menghasilkan Buku Panduan Kepaniteraan Klinik dan Buku Log untuk mahasiswa.
d. Pengadaan barang, proses pengadaan yang telah selesai dilakukan hingga Juli 2012 berupa 3 paket pengadaan yang diluncurkan dari tahun 2011 ke tahun 2012 yang telah diselesaikan proses pengadaannya dan kontraknya dan seluruh barang telah sampai di FK Universitas HKBP Nommensen
c. Ringkasan status indikator kinerja
No INDIKATOR KINERJA Baseline
(2010)
Target (tahun) Capaian s/d
Tengah tahun 2012
2011 2012 2013
Indikator Utama
1 Akreditasi PSPD Belum Sosialisasi Diajukan Akreditasi
Nilai C
Berkas akreditasi sudah masuk ke
BAN-PT
2 Terlaksananya konten dari cetak
biru kurikulum.
6 blok 15 blok 19 blok 19 blok 17 blok
3 Adanya standar pelaksanaan
kepaniteraan klinis
- Draft Lengkap Terlaksana Standar sudah
ada, namun belum disyahkan
5
terintegrasi
5 Implementasi Penjaminan Mutu
Akademik
- 50% 70% 100% 50%
No INDIKATOR KINERJA Baseline (2010)
Target (tahun) Capaian s/d
Tengah tahun 2012
2011 2012 2013
Indikator Tambahan
1 Proses Akreditasi PSPD 0 Disiminasi
dan pengumpulan data Pengajuan Hasil Nilai C Sedang pengajuan
2 Terlaksananya konten dan
modul dari rancangan
pembelajaran
6 blok 15 blok 19 blok 19 blok 17 blok
3 Persentase ketersediaan
penuntun/petunjuk praktikum dan skill lab.
27% 75% 90% 100% 75%
4 Persentase ketersediaan
sumber daya FK
Nommensen bagi
kebutuhan keseluruhan blok
20% 30% 50% 70% 40%
5 Persentase jumlah
mahasiswa yang mengikuti remedial
82,8% 60% 40% 20% belum dianalisis
6 Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok
93% 95% 97% 100% belum dianalisis 7 Jumlah transaksi buku/bulan di perpustakaan 50 200 350 500 154 8 Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan - 100 150 200 75
9 Metode evaluasi hasil
belajar untuk seluruh blok
4 4 4 6 4
10 Persentase sarjana
kedokteran lulusan FK
Nommensen angkatan I
0 0 60% 90% 0
11 Penilaian pelaksanaan dari
konten kurikulum dan
modul dari rancangan
pembelajaran sesuai dengan standar mitra
- Cukup Baik Baik Cukup
12 Tersedianya informasi
tentang pelaksanaan
pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring.
- - 50% 100% 50%
13 Tersedianya dokumen
standard (panduan dan
instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen
- 10% 60% 100% 50%
14 Tersedianya informasi data kasus/penyakit yang sesuai
6
dengan standar SKDI pada
RSPU maupun RSPA
Jejaring.
15 Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS Jejaring di diluar RSPU dan RSPA
- - 2 4 4
16 Terlaksananya pendidikan
kepaniteraan klinis per
bagian
- - - 66% -
17 Tingkat kelulusan
kepaniteraan klinis per
bagian
- - - 80% -
18 Tingkat kepuasan pengguna IT
- 50% 70% 90% -
19 Tingkat Kecepatan Akses - - 256 Kbps 256 Kbps -
20 Jenis Layanan Yang
Menggunakan IT
- - Data Data -
21 Tingkat Kepuasan
Mahasiswa atas Pelayanan Berbasis IT
- Cukup Baik Sangat
Baik
-
22 Kelengkapan Struktur
Organisasi UPM
- ada lengkap Lengkap Ada, belum
lengkap
23 Tingkat pemahaman
budaya mutu akademik (%)
- 40 80 100 40
24 Persentase pelaksanaan
budaya mutu akademik
sehari-hari
- 25 70 100 25
25 Terlaksananya siklus
Monev in per tahun
- - 1 2 1 siklus
26 Terlaksananya siklus
penjaminan mutu setiap
tahun
- - ½ siklus 1 siklus 1 siklus
d. Ringkasan analisis kekuatan dan kelemahan dalam implementasi program serta strategi perbaikan
Kekuatan FK Universitas HKBP Nornmensen dalam implementasi program HPEQ project yaitu adanya :
a) Dukungan dan komitmen dari Pimpinan Universitas dan Fakultas, baik secara moril maupun materil (dana komitmen dan non komitmen).
b) Support dan Pendampingan maksimal dari institusi mitra, FK UAJ dalam perancanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kegiatan HPEQ Project.
Dalam implementasi PHK-PKPD di FK Universitas HKBP Nornmensen, pelaksana program (PIU) menghadapi beberapa kendala yaitu:
1. Kurangnya pengalaman PIU PHK-PKPD FK Nommensen dalam mengelola kegiatan PHK-PKPD
2. Tidak adanya tenaga administrasi yang bekerja secara penuh (full timer) di PHK-PKPD FK Nommensen.
7
3. Kurangnya staf dosen tetap yang dapat melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Hal ini dirasakan lebih lagi terutama pada saat semakin banyak staf yang dikirimkan untuk Pengembangan Staf Bergelar S2.
e. Rencana Implementasi aktivitas sampai dengan Desember 2012
Pada bulan September sampai dengan Desember 2012 telah direncanakan untuk pelaksanaan seluruh kegiatan yang belum dilaksanakan .
8
BAB 1. PENDAHULUAN
Laporan ini merupakan gambaran tentang pelaksanaan program, dan capaian, hambatan dan kekuatan yang ada dari implementasi program HPEQ projek FK Nommensen sampai dengan tengah tahun 2012
Kegiatan 1 : Penguatan Keberadaan dan Implementasi KBK di FK Nommensen A. Latar Belakang
Program Pendidikan Kedokteran Universitas HKBP Nomensen menerapkan sistem Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) berdasarkan Standar Kompetensi Dokter Indonesia, Standar Pendidikan Profesi Dokter dan KIPDI III dengan strategi belajar SPICES (S=Student Centered, P= Problem Based Learning, I= Integrated, C= Commuity Oriented, E= Early Clinical Esposure, S= Systematic) dengan yang menggunakan pendekatan PBL (Problem Based Learning) dalam small group (kelompok kecil). Dari profil kurikulum (tabel A.10 – A.13 proposal awal) masih ditemui adanya perbedaan isi dari kurikulum yang diusulkan dalam proposal pendirian FK Nommensen. Hal ini disebabkan evaluasi dari MEU terhadap isi kurikulum pada proposal pendirian (yang disusun oleh task force pendirian FK Nommensen) dengan melihat keberadaan SDM, sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan kurikulum tersebut. Selain itu, penjabaran isi kurikulum dalam Buku Rancangan Pembelajaran (BRP) semester masih dapat mengakibatkan perubahan isi kurikulum yang terdapat pada tabel tersebut, karena penyusunan dan pembakuan BRP dilakukan secara bertahap sehingga memungkinkan memasukkan kandungan terbaru kurikulum sesuai dengan keadaan teknologi kedokteran terkini.
Pada tahun 2011 telah terlaksana kegiatan Assesment Pelaksanaan KBK di Institusi yang lebih maju dan Lokakarya Penyempurnaan Desain dan Cetak biru kurikulum yang menghasilkan draft cetak biru KBK FK Nommensen berupa content dan sebaran bidang ilmu pada setiap blok yang telah disempurnakan.
Seluruh kegiatan PBM didasarkan atas sistem Blok yang telah diimplementasikan dalam KBK FK Nommensen. Namun konten 21 blok terdahulu akan dipadatkan dan disebar ke dalam konten 20 blok.
Hingga saat ini telah disusun dan dibukukan 13 buku Rancangan Pembelajaran (BRP) untuk 13 blok dari 20 blok yang direncanakan.
Begitu juga dengan kegiatan belajar mandiri yang tidak terlaksana dengan baik. Hal ini terkait dengan inefisiensi pembelajaran di FK antara lain: (1) sebagian dosen terlihat terlalu monoton dalam menyampaikan pokok bahasan dan sebagian lagi terkesan terlalu terburu-buru dalam menyampaikan pokok bahasan dalam satu kali pertemuan, (2) Dalam penyampaiannya sebagian materi yang diberikan tidak mendukung integrasi dari mata kuliah tersebut pada blok dimaksud, (3) Kegiatan belajar mandiri yang tidak terlaksana dengan baik, (4) Sebagian metode pembelajaran khususnya perkuliahan lebih berpusat kepada dosen.
Akar permasalahan dari kondisi tersebut adalah : (1) Penyusunan konten dari KBK yang belum optimal, (2) Ketersediaan sumber daya FK Nommensen yang belum memenuhi kecukupan rasio kebutuhan, (3) Belum dipahaminya integrasi antar mata kuliah dalam satu blok dan antar blok oleh mahasiswa dan sebagian dosen, (4) Belum dipahaminya metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa oleh sebagian dosen dan mahasiswa, (5) Tiadanya dasar kriteria bagi penentuan standar kelulusan evaluasi materi pembelajaran.
Untuk itu akan diperlukan adanya evaluasi dan penajaman terhadap kompetensi dan relevansi kurikulum yang sedang dilaksanakan melalui bimbingan dan binaan dari institusi kedokteran yang lebih maju dalam menyusun dan mengembangkan isi dari KBK FK Nommensen serta pengembangan sumber daya pendukungnya agar sesuai dengan kebutuhan layanan kesehatan masyarakat dan teknologi kedokteran saat ini.
9 B. Rasional
Permasalahan PBM yang belum memenuhi standar proses KBK blok harus diatasi dengan memperbaiki kurikulum dan menyesuaikan implementasinya sesuai standar yang seharusnya. Dengan adanya KBK yang terarah dan terintegrasi menuju satu fokus utama yaitu menghasilkan lulusan kedokteran yang profesional dengan kompetensi yang sesuai dengan standar, maka FK Nommensen akan dapat dengan efisien mengarahkan semua sumber daya yang ada untuk peningkatan kompetensi lulusan.
Agar penyajian materi kurikulum yang telah diperbaiki tersebut lebih baik maka perlu dikembangkan integrasi dari ke-6 metode pembelajaran baik di perkuliahan, praktikum dan lab skills. Untuk itu dosen sebagai fasilitator dan motivator juga dituntut memiliki kompetensi, kemampuan dan inovasi dalam mengembangkan metode pembelajaran dan media pembelajaran guna meningkatkan interaksi pembelajaran di dalam kelas yang lebih berpusat kepada mahasiswa.
Adanya mitra yang telah terukur kapasitas dan kapabilitasnya dalam melaksanakan KBK dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam mengembangkan desain kurikulum FK Nommensen.
C. Tujuan
Meningkatkan kompetensi keilmuan mahasiswa dan kualitas lulusan FK agar sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan.
D. Mekanisme dan Rancangan
Mekanisme kegiatan ini dilaksanakan melalui :
1. Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan bagi pelayanan kesehatan masyarakat, melalui :
- Penyempurnaan isi kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran melalui reposisi dan peningkatan konten dari sebagian blok dalam cetak biru kurikulum serta modul rancangan pembelajaran untuk seluruh blok telah berjalan dalam tahun 2011 untuk 13 blok dan akan dilanjutkan pada tahun 2012 sampai mencapai 19 blok.
2. Melakukan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum melalui - Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan
pelayanan akademik dengan pemenuhan kecukupan rasio sarana pendukung dan mahasiswa. Pada tahun 2011 pengadaan alat laboratorium biomedik dan skills lab, peralatan kelas, peralatan pendukung dan bahan pustaka belum dapat dilaksanakan sehingga diluncurkan ke tahun 2012
- Peningkatan kompetensi keilmuan SDM sesuai dengan kebutuhan implementasi kurikulum. Pada tahun 2011 mulai dilakukan pengembangan staf untuk studi lanjut S2 (Ilmu Pendidikan Kedoktera, Ilmu Biomedik Anatomi, Ilmu Biomedik Biokimia, Kedokteran Tropis) dan sedangkan S3 gagal untuk direalisasikan. Pengembangan staf non gelar pengelolaan perpustakaan, teknisi penyiapan dan perawatan peralatan skills lab, serta teknisi penyiapan dan perawatan peralatan laboratorium biomedik. Dengan tersedianya staf yang kompeten pada bidang yang dibutuhkan untuk implementasi KBK blok, maka kualitas proses pembelajaran akan optimal baik dalam perkuliahan, praktikum dan skills lab.
- Peningkatan kualitas dan kuantitas peminat FK Nommensen. Kegiatan ini berdasarkan saran dari reviewer ditiadakan dengan alasan keluaran dan mekanisme kegiatan yang tidak jelas.
3. Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran melalui
- Pada tahun 2011 dilakukan pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa melalui Hibah Pengajaran yang akan memberikan dorongan kepada dosen
10
untuk meningkatkan kemampuan profesionalnya dalam merencanakan dan melaksanakan proses pembelajaran. Kegiatan ini akan dilakukan dengan metode penugasan atau penunjukan langsung dari Dekan. Pada tahun 2011 terdapat 2 buah
grant yang ditargetkan akan selesai.
Pada tahun 2012 akan dilakuakan pelaksananaan 2 buah grant Hibah Pengajaran yang dilakukan secara kompetisi internal dan penetapan pemenang akan dilakuakan oleh rektor Universitas HKBP Nommensen
- Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran. Untuk itu akan dilakukan kegiatan pengembangan (lokakarya) Student Center Learning
(SCL) pada tahun 2011, pengembangan metode belajar e-learning serta pengembangan sistem forum diskusi dosen dan mahasiswa berbasis komputer pada tahun 2012. Melalui kegiatan ini diharapkan akan meningkatkan keterampilan dosen dalam melaksanakan metode SCL serta mendorong mahasiswa untuk lebih aktif dalam proses belajar mandiri.
4. Menyempurnakan sistem evaluasi materi pembelajaran melalui :
- Telah dilakukan penyempurnaan metode evaluasi terhadap perkuliahan (formatif/sumatif), tutorial, praktikum (OSPE), dan skills lab (OSCE) melalui lokakarya sistem assesment dalam KBK pada tahun 2011 dengan narasumber dari institusi mitra.
- Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir (karya tulis ilmiah). Untuk itu akan dilakukan pengembangan (lokakarya) pembimbingan dan penulisan tugas akhir pada tahun 2012 dengan narasumber dari institusi mitra. Setelah pelaksanaan kegiatan ini akan disusun system dan mekanisme pembimbingan yang selanjutnya dimintakan pada dosen untuk diterapkan dalam membimbing dan mengevaluasi mahasiswa dalam penyusunan tugas akhir.
- Peningkatan kesiapan lulusan dalam menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia berbasis komputer. Untuk itu akan dikirimkan dosen melakukan assessment ke institusi mitra yang telah melaksankan sistem assessment berbasis computer (CBT) pada tahun 2013 dan didatangkan tenaga ahli bagi pengembangan standard pengujian berbasis komputer bagi materi-materi pada metode pengajaran dan dilakukan pengembangan sistem assesment berbasis komputer (CBT) pada tahun 2013 dengan harapan lulusan FK Nommensen mempunyai pengalaman dan pemahaman tentang topik yang akan diujikan dalam UKDI.
11 E. Sumber Daya yang dibutuhkan
Barang dan Jasa Pengembang an Staf Hibah Pengajaran Lokakarya & PS Dana khusus 1
Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat.
2
Melakukan evaluasi dan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum
Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik dengan pemenuhan kecukupan rasio sarana pendukung dan mahasiswa
• Peralatan Laboratorium luncuran 2011 1,269,170,000 • Peralatan Kelas (IT) luncuran tahun 2011 148,319,000 • Furniture luncuran tahun 2011 137,250,000 • Bahan Pustaka luncuran tahun 2011 188,714,356 • Pengadaan jasa konsultan domestic luncuran 2011 22,920,000 •Peralatan Laboratorium tahun 2012 3,802,757,000 • Peralatan Kelas (IT) luncuran tahun 2012 150,171,500 •Furniture tahun 2012 167,595,000 • Bahan Pustaka tahun 2012 219,843,096 Peningkatan kompetensi keilmuan SDM
Pengembangan Staf bergelar
• S2, IPK, FK UGM 41,300,000 • S2, Biomedik Anatomi,FK USU 33,400,000 • S2, Biomedik Biokimi, FK USU 19,250,000 • S2, Mikrobiologi, FK UI 45,025,000 • S2, Kedokteran Tropis, FK USU 39,125,000 • S2, Farmakologi, FK UI 45,025,000 • S2, Imunologi, FK UI 45,025,000 • S2, Histologi, FK UI 45,025,000 • S3, Ilmu Kedokteran, FK USU 32,950,000 Pengembangan Staf Non-gelar
• ATLS 5,000,000 • ACLS 3,500,000 • Teknik Pengawetan Mayat 13,810,000 • Teknik Penggunaan Alat Laboratorium Fisiologi 13,810,000 • Teknik Pewarnaan dan Pengawetan Parasit 13,810,000 • Teknik Pembuatan Slide Histopatologis 13,810,000 • Pembelajaran Menggunakan Media/Audio Visual 12,760,000 • Pembelajaran Menggunakan Media/Audio Visual 12,760,000 • Teknik Penggunaan Media/Audio Visual 12,760,000 3
Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran
Pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa
• Hibah Pengajaran 100,000
Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran
• Pengembangan sistem forum diskusi berbasis web 30,000,000 • Lokakarya Pengembangan Metode Belajar E-learning 19,468,750 4 Menyempurnakan sistem evaluasi materi pembelajaran
• Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir 19,468,750
No Tahun
Komponen Pembiayaan
Total
12 F. Jadwal Pelaksanaan
Rencana Aktivitas 3 Tahun
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Menata isi KBK agar konten yang terdapat di dalamnya sesuai bagi peningkatan kualitas lulusan yang dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan masyarakat melalui :
-Mendapatkan gambaran konten dan pelaksanaan KBK -Penyempurnaan isi kurikulum beserta dengan
rancangan pembelajaran
Melakukan evaluasi dan pengembangan kebutuhan sumber daya pendukung kurikulum :
-Peningkatan ketrampilan mahasiswa, keefektifan proses belajar mengajar dan pelayanan akademik
-Peningkatan kompetensi keilmuan SDM
-Peningkatan kualitas dan kuantitas peminat FK Nommensen
Implementasi Kurikulum beserta dengan rancangan pembelajaran :
-Pengembangan berbagai pendekatan, metode dan teknik pembelajaran yang dapat mengembangkan pemahaman dan kreativitas belajar mahasiswa
-Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan strategi pembelajaran
Menyempurnakan sistem evaluasi materi pembelajaran
-Penyempurnaan metode evaluasi terhadap perkuliahan (formatif/sumatif), tutorial, praktikum (OSPE), dan skills lab (OSCE) yang telah dilaksanakan
-Menyusun metode evaluasi penyusunan tugas akhir (karya tulis ilmiah)
-Peningkatan kesiapan lulusan dalam menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia berbasis komputer Evaluasi pelaksanaan implementasi KBK :
-Pemantauan dan pendampingan proses penyempurnaan dan implementasi kurikulum
-Melakukan assesment terhadap pelaksanaan KBK secara menyeluruh
13 G. Indikator Keberhasilan Aktivitas
INDIKATOR KINERJA Baseline
(2010)
Target (tahun)
2011 2012 2013
Indikator Utama
Akreditasi PSPD Belum Sosialisasi Draft Pengajuan dan
Hasil Min C Terlaksananya konten dari cetak biru kurikulum. 6 blok 15 blok 19 blok 21 blok Indikator Tambahan
Adanya rancangan sumber daya FK Nommensen 6 blok 15 blok 19 blok 19 blok
Terlaksananya konten dan modul dari rancangan pembelajaran.
6 Blok 15 Blok 21 Blok 21 Blok Persentase ketersediaan penuntun/petunjuk praktikum
dan skills lab.
27% 75% 100% 100%
Persentase ketersediaan sumber daya FK Nommensen bagi kebutuhan keseluruhan blok
20% 30% 50% 70%
Persentase rata-rata tingkat efektivitas kelulusan blok 93% 95 97 100 Persentase jumlah mahasiswa yang mengikuti
remedial
82,8 60 40 20
Jumlah transaksi buku/bulan diperpustakaan 50 200 350 500
Jumlah pengunjung/minggu di perpustakaan - 100 150 200
Metode evaluasi hasil belajar untuk seluruh blok 4 4 4 6 Penilaian pelaksanaan dari konten kurikulum dan
modul dari rancangan pembelajaran sesuai dengan standar mitra.
- cukup baik baik
H. Keberlanjutan
Seluruh struktur dan isi KBK FK Nommensen akan tertuang pada materi-materi perkuliahan, tutorial, praktikum dan skills lab pada setiap blok yang telah direview, yang mana akan diimplementasikan dan dikelola dalam bentuk modul-modul oleh setiap Kepala Departemen di bawah koordinasi MEU.
Aktivitas penajaman kurikulum akan menjadi bagian aktivitas yang rutin dilakukan FK Nommensen dan menggunakan sumber daya yang minimal sehingga akan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan. Pada prinsipnya, peninjauan kurikulum secara berkala telah menjadi agenda/kebijakan yang ditetapkan Universitas HKBP Nommensen bagi setiap prodi. Relasi yang dibangun dengan mitra (FK UAJ) juga akan terus dikembangkan sebagai kegiatan rutin di tingkat FK karena aktivitas ini dapat memberikan dampak yang panjang kepada peningkatan relevansi lulusan tanpa memerlukan tambahan sumber daya yang besar. Sementara itu untuk pemeliharaan peralatan akan menjadi bagian anggaran rutin.
I. Penanggungjawab Aktivitas
14
Kegiatan 2: Penyusunan Sistem Kepaniteraan Klinis A. Latar Belakang
Pendidikan Kepaniteraan Klinis FK Nommensen akan dimulai pada semester ke delapan bagi mahasiswa angkatan I yaitu semester genap T.A. 2012/2013 (Tabel A.10 dan A.11 proposal awal). Sampai saat ini belum ada kurikulum yang dapat mendukung pelaksanaannya. Untuk itu perlu disusun standar pelaksanaan kepaniteraan klinis. Dalam tahap persiapan pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis ini, selain penyusunan kurikulum, juga dibutuhkan adanya persiapan sumber daya, instrumen dan tempat pelaksanaan.
Adapun keberadaan tempat pelaksanaan pendidikan klinis yang ada saat ini sangat terbatas, dimana selain RSPU (RSU Balige), FK Nommensen baru menjalin kemitraan (MOU) dengan 2 Rumah Sakit Umum sebagai Rumah Sakit Pendidikan Afiliasi (tabel A.41 proposal awal). Keberadaan RSPU dan ke 2 RSPA ini masih jauh dari cukup. Untuk RSPU, selain jarak yang cukup jauh (5 jam perjalanan), kelas pelayanan dari RS tersebut (kelas C) masih meliputi 8 bagian/departemen dengan jumlah kasus yang tidak merata antar bagian dan terbatasnya daya tampung menjadi hambatan utama dalam pelaksanaan kepaniteraan klinis. Namun dari sisi ketersediaan tempat tidur (172 TT) dan luas ruangan (9553 m2) dan jumlah kunjungan per tahun (41936) sudah setara dengan RS kelas B pemerintah. Sedangkan untuk RSPA, keberadaan RSPA (RSU H. Adam Malik) yang sudah merupakan RSPU bagi salah satu FK PTN yang ada di propinsi SUMUT dapat mengakibatkan terbatasnya daya tampung bagi mahasiswa FK Nommensen. Sedangkan keberadaan Gleni Hospital sebagai RSPA kurang memungkinkan dimana minimnya keberadaan kasus (kamar kelas 3 hampir tidak ada) dan adanya perubahan manajemen pengelola. Sebagai gantinya FK Nommensen telah menjalin kemitraan dengan RSU Tarutung (7 jam perjalanan) yang telah memenuhi syarat sebagai RSP kelas B dan telah memiliki pengalaman melaksanakan pendidikan kepaniteraan klinis bagi salah satu FK PTN yang ada di propinsi SUMUT.
B. Rasional
Tahap Kepaniteraan Klinik memberikan pengetahuan, pengalaman, keterampilan dan melatih sikap serta perilaku mahasiswa sebagai seorang dokter sehingga dapat memenuhi dan mencapai standar dokter umum sesuai dengan SKDI.
Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis, sumber daya dan tempat bagi pelaksanaannya diharapkan akan memberikan landasan yang kuat bagi FK Nommensen dalam melaksanakan proses pendidikan kepaniteraan klinis nantinya. Melalui kelengkapan kurikulum, instrumen pendukung/pelaksanaan akan memberikan pengertian dan pemahaman yang jelas untuk masing-masing pihak (FK, mahasiswa dan RSP/RS jejaring) tentang hak dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan tahapan kepaniteraan klinis ini. Melalui pengembangan SDM juga diharapkan akan dapat memberikan pola pembimbingan yang sesuai dengan batasan kompetensi dokter umum yang tercantum dalam SKDI.
Adanya mitra (FK UAJ) yang telah terukur kapasitas dan kapabilitasnya dalam pelaksanaan kepaniteraan klinis dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam penyusunan sistem dan implementasi kepaniteraan klinis pada tahun 2013 di FK Nommensen.
C. Tujuan
Mempersiapkan implementasi pendidikan klinik dalam menghasilkan dokter lulusan FK Nommensen dengan kualitas yang sesuai dengan SKDI.
D. Mekanisme dan Rancangan
Mekanisme dan rancangan dari kegiatan ini dilaksanakan melalui tahapan : 1. Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis
15
- Pada tahun 2011, telah terbentuk unit pelaksanaan kepaniteraan klinis di FK Nommensen
- Telah tersusunnya fungsi tugas unit pelaksanaan kepaniteraan klinis di FK Nommensen.
- Terdapat kendala belum adanya penguatan keberadaan pelaksanaan kepaniteraan klinis melalui SK Rektor dan kurangnya sumber daya manusia yang akan dikaryakan pada unit pelaksanaan kepaniteraan klinis FK Nommensen, sehingga solusinya adalah perekrutan dosen tetap FK Nommensen.
2. Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI
- Terdapatnya gambaran kurikulum dan pelaksanaan kepaniteraan klinis di institusi mitra. Dan telah dilakukan pengiriman staf ke institusi mitra untuk memetakan keberadaan kurikulum, sumber daya pendukung dan implementasinya, yang akan menjadi masukan bagi penyusunan sistem kepaniteraan klinis FK Nommensen. Kegiatan ini telah dilakukan pada tahun 2011.
- Fakultas Kedokteran Nommensen telah mempunyai draft standard pelaksanaan kepaniteraan klinis.
- Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis melalui lokakarya perumusan standar kepaniteraan klinis dan pendampingan penyusunan standar pelaksanaan kepaniteraan klinik oleh tenaga ahli dari institusi mitra pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya kurikulum/standar bagi pelaksanaan kepaniteraan klinis yang sesuai dengan kebutuhan stake holder.
- Telah dan masih berlangsungnya penjajakan rencana MoU antara RS Pendidikan Utama dan Jejaring dengan Fakultas Kedokteran Nommensen. Hingga saat ini, yang menjadi RS Pendidikan Utama FK Nommensen adalah RS Swadana daerah Tarutung (MoU antara yayasan dengan bupati dan MoU antara FK dan RSUD). - Yang direncanakan menjadi RS Pendidikan Jejaring adalah RSUD Balige, RSUD
Dolok Sanggul, RSUD Porsea, RSUD dr. Hadrianus Sinaga Pangururan, RSUD Kabanjahe, RSUD Sidikalang, RSUD Perdaganganm RSUD Pematang Siantar dan RSUD Tebing Tinggi dan usulan kerjasama masih dalam proses.
- Hingga sampai saat ini, masih berlangsungnya pendataan keberadaan kasus dari RS Pendidikan Utama dan Jejaring yang akan diambil dari profile Rumah Sakit. - Untuk itu akan dilakukan pengembangan sistem pendataan keberadaan kasus dan
layanan rumah sakit di Sumatera Utara pada tahun 2012. Sedangkan pada tahun 2013 akan diadakan pengembangan sistem implementasi kepaniteraan klinik. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya kesepahaman persepsi dan konsep pembimbingan sesuai SKDI serta adanya staf pengajar dan suvervisor klinik yang memiliki pengetahuan dan keterampilan sesuai SKDI.
- Penyusunan standar sistem evaluasi kepaniteraan klinis. Untuk itu akan dilakukan kegiatan lokakarya dengan topik evaluasi dan penyusunan sistem assesment klinik pada tahun 2013 dengan narasumber dari institusi mitra. Melalui kegiatan ini diharapkan staf pengajar dan suvervisor dapat merancang dan menerapkan clinical assesment dalam kepaniteraan klinik.
3. Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis melalui :
- Pengenalan sistem kepaniteraan klinis, melalui kegiatan lokakarya sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis bagi seluruh stakeholders pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini seluruh pihak yang terkait akan memahami standar dan instrumen dari pelaksanaan kegiatan kepaniteraan klinik.
- Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan. Untuk itu akan dilakukan lokakarya pra orientasi
16
dan clinical teaching pada kepaniteraan klinis pada tahun 2013 dengan narasumber dari institusi mitra.
4. Implementasi sistem kepaniteraan klinis
- Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik. Untuk itu akan dilakukan renovasi asrama dan ruang diskusi bagi mahasiswa yang sedang menjalani koas di RS Balige sebagai RSPU. Dengan kegiatan ini diharapkan akan memberikan lingkungan dan suasana belajar yang aman dan nyaman bagi mahasiswa yang sedang koas sehingga akan lebih meningkatkan daya tangkap dan pemahaman dari mahasiswa terhadap materi kepaniteraan klinis - Pelaksanaan kepaniteraan klinik berbasis kompetensi dengan pendampingan
tenaga ahli dari UAJ dilaksanakan pada tahun 2013. 5. Evaluasi kegiatan penyusunan sistem kepaniteraan klinis
- Akan dilakukan assesment terhadap pelaksanaan sistem kepaniteraan klinis secara menyeluruh. Untuk itu institusi mitra akan datang mengevaluasi pelaksanaannya secara keseluruhan pada tahun 2013 dengan harapan implementasi sistem kepaniteraan klinis secara keseluruhan dapat terukur dan memberi masukan bagi kesinambungan pengembangannya di FK Nommensen.
17 E. Sumberdaya yang dibutuhkan
Barang dan Jasa
Pengembangan
Staf Civil work Lokakarya & PS Dana khusus
1
Pengembangan unit pelaksana
kepaniteraan klinis
Penguatan keberadaan unit pelaksana kepaniteraan klinis
2
Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis
• Tenaga Ahli Pendampinan Penyusunan
Standar Kepaniteraan Klinik 27,500,000 • Teknik Penyusunan Standar dan dokumen
Pendidikan Klinis 12,760,000
• Lokakarya Perumusan Standar
Kepaniteraan Klinik 19,468,750
Membangun kerjasama dengan RSP dan RS Jejaring
• Pengembangan Sistem Pendataan
keberadaan dan pelayanan RS di Sumut 60,000,000
3
Pengembangan pra orientasi
kepaniteraan klinis :
Pengenalan sistem kepaniteraan klinis Pengenalan orientasi sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan
12,760,000 4 Implementasi sistem kepaniteraan klinis
Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik
• Renovasi Asrama
300,000,000
5
Evaluasi kegiatan penyusunan sistem kepaniteraan klinis
No Tahun
Komponen Pembiayaan (rupiah)
Total
18 F. Jadwal Pelaksanaan
Rencana Aktivitas 3 Tahun
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Pengembangan unit pelaksana kepaniteraan klinis : - Pendirian unit pelaksana kepaniteraan klinis di FK Nommensen - Penguatan keberadaan unit pelaksana kepaniteraan klinis Pengembangan standard pelaksanaan kepaniteraan klinis sesuai dengan SKDI :
- Mendapatkan gambaran kurikulum dan pelaksanaan kepaniteraan klinis di institusi mitra - Pengembangan standard dan instrumen pendidikan klinis - Membangun kerjasama dengan RSP dan RS Jejaring - Penyusunan standar sistem evaluasi kepaniteraan klinis Pengembangan pra orientasi kepaniteraan klinis
- Pengenalan sistem kepaniteraan klinis - Pengenalan orientasi
sistem pelayanan rumah sakit dan kebutuhan kasus per bagian untuk seluruh tahapan Implementasi sistem kepaniteraan klinis : - Pengembangan akses sumber belajar dalam implementasi kepaniteraan klinik
19 - Pelaksanaan kepaniteraan klinik berbasis kompetensi
Evaluasi penyusunan sistem kepaniteraan klinis
G. Indikator Keberhasilan Aktivitas
INDIKATOR KINERJA Baseline
(2009)
Target (tahun)
2011 2012 2013
Indikator Utama
Adanya standar pelaksanaan kepaniteraan klinis n.a Draft Lengkap Terlaksana Indikator Tambahan
Pemetaan informasi pelaksanaan pendidikan klinis selama ini di institusi mitra, RSP dan RSU Jejaring.
n.a 50% 50% 100%
Penyusunan dokumen standard (panduan dan instrument) serta evaluasi pendidikan klinik untuk setiap departemen.
n.a 80% 60% 100%
Pemetaan data kasus/penyakit yang sesuai dengan standar SKDI pada RSP maupun RSU Jejaring.
n.a - 50% 100%
Adanya ikatan kerjasama dengan RS dan supervisor klinik RS jejaring diluar RSPU dan RSPA.
n.a - 2 4
Terlaksananya pendidikan kepaniteraan klinis per bagian
- - - 66%
Tingkat kelulusan kepaniteraan klinis per bagian
- - - 80%
H. Keberlanjutan
Pada akhir program ini, kurikulum pendidikan klinik diharapkan dapat terintegrasi dengan baik melalui pelaksanaan kepaniteraan klinis mahasiswa. Seluruh struktur dan isi sistem kepaniteraan klinik akan tertuang pada panduan dan perangkat evaluasi, yang mana akan diimplementasikan dan dikelola dalam bentuk modul-modul pada setiap Rumah Sakit Pendidikan serta RS Jejaring dengan koordinasi WD I.
Pada prinsipnya, tahap kepaniteraan klinis merupakan jenjang yang harus ditempuh oleh seorang mahasiswa FK untuk dapat menjadi seorang dokter umum, sehingga telah menjadi agenda/kebijakan yang ditetapkan FK Nommensen bagi setiap mahasiswa. Relasi yang dibangun dengan mitra dan institusi kesehatan juga akan terus dikembangkan sebagai kegiatan rutin di tingkat FK karena aktivitas ini dapat memberikan dampak yang panjang kepada peningkatan sistem kepaniteraan klinis tanpa memerlukan tambahan sumber daya yang besar. Aktivitas pengembangan sistem kepaniteraan klinik akan menjadi bagian aktivitas yang rutin dilakukan FK Nommensen dan menggunakan sumber daya yang minimal sehingga akan dapat dilaksanakan secara berkelanjutan.
I. Penanggungjawab Aktivitas dr. Joice Sonya Panjaitan,Sp.KK
20
Kegiatan 3: Peningkatan Mutu Manajemen Fakultas Kedokteran Melalui Perbaikan Tata Kelola di Bidang Sistem Informasi dan Penjaminan Mutu
Kegiatan 3.1 : Pengembangan Sistem Database Terintegrasi A.Latar Belakang
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kinerja suatu organisasi yang dalam hal ini adalah Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses akademik yang berlangsung menjadi lebih efisien, terukur, fleksibel.
Berdasarkan Laporan Lengkap Evaluasi Diri (Bab 2. Hal. 14-15) tata kelola kegiatan akademik di FK Nommensen masih berdiri sendiri dan belum terintegrasi dengan sistem informasi di tingkat universitas. Disamping itu penyajian informasi-informasi yang dibutuhkan belum didukung oleh sebuah sistem yang terpadu. Hal ini menyebabkan proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lebih lama sebelum disajikan dalam bentuk informasi. Akar masalah adalah : belum adanya standar baku sistem informasi yang terintegrasi antar unit di FK Nommensen. Dengan demikian diperlukan pengembangan sebuah sistem yang dapat menangani dan mengolah data-data yang berhubungan dengan kegiatan akademik sehingga mampu memenuhi kebutuhan pihak-pihak disemua tingkat dengan akurat dan aktual.
Sebagaimana telah direncanakan sebelumnya, beberapa kegiatan yang semestinya dilaksanakan pada tahun 2011, ada yang mengalami penundaan (Pengadaan Tenaga Ahli Penetapan Bentuk dan Spesifikasi DBMS) dan sebagian lainnya dibatalkan (Pengembagan Staff Non Gelar). Hal ini disebabkan oleh kurangnya sumber daya baik dari segi kuantitas maupun kualitas, sehingga syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi guna terlaksananya kegiatan tersebut tidak dapat tercapai.
B. Rasional
Melalui integrasi manajemen sistem informasi dan peningkatan kualitas infrastruktur jaringan pendukungnya disertai dengan kompetensi staf pengelola yang memadai, proses pengolahan data sampai dapat tersaji kedalam bentuk informasi akan lebih efisien, akurat dan aktual. Hal ini akan meningkatkan kualitas layanan akademik dan kemudahan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Pada akhirnya dapat tercipta suasana akademik yang lebih kondusif.
C. Tujuan
Adanya MIS FK Nommensen dengan suatu standar dan stabilitas DBMS yang akurat melalui keberagaman bentuk sistem informasi yang sesuai bagi kebutuhan user dan memberikan kemudahan akses serta akurasi data/informasi.
D. Mekanisme dan Rancangan
Mekanisme dan rancangan dari sub aktifitas ini akan dilaksanakan melalui :
1. Pengadaan jasa tenaga ahli dalam perumusan masalah dan penetapan kebutuhan sistem. Guna memastikan semua kebutuhan data telah lengkap terkumpul dan terdokumentasi, mengevaluasi kekurang dari sistem yang ada dan memberi usulan perbaikan dari sistem tersebut sehingga dapat diperoleh sebuah standar baku operasional yang siap untuk dikembangkan. (LUNCURAN 2011)
2. Dengan telah diperolehnya sebuah standart baku operasional pada kegiatan sebelumnya, maka selanjutnya didatangkan tenaga ahli guna merancang konsep dan spesifikasi sistem yang akan dibangun secara detil (blueprint sistem).
21
3. Pengembangan perangkat lunak pendukung sistem informasi akademik. Untuk itu akan dilakukan kegiatan pengembangan perangkat lunak oleh lembaga konsultan. 4. Pengembangan perangkat lunak modul e-learning. Untuk itu akan dilakukan kegiatan
pengembangan perangkat lunak oleh lembaga konsultan.
5. Sosialisasi sistem informasi yang telah dikembangkan, guna memperkenalkan sistem yang akan diimplementasikan dan memberikan suatu petunjuk teknis tentang pengoperasian sistem baru serta pendayagunaan tenaga pelaksana sistem yang kompeten dan berkualitas. Untuk itu akan dilakukan kegiatan lokakarya sosialisasi sistem informasi akademik dan e-learning.
6. Peningkatan kompetensi staf dalam merawat, mengembangkan dan mengelola sistem yang ada. Untuk itu diadakan pengembangan staff non gelar, yakni :
a. Pendidikan non gelar software developer. b. Pendidikan non gelar database administrator. E.Sumberdaya yang dibutuhkan.
Sub Aktivitas/Mekanisme dan rancangan Komponen & Sub KomponenBiaya
Estimasibiaya & sumber pendanaan
PHK-PKPD DRK
1. Pengadaan tenaga ahli,
sistem analis. Barang dan jasa 22,920,000 2.Pengadaan tenaga ahli
perancangan dan pengembangan DBMS
Barang dan Jasa 22,920,000
3. Pengembangan perangkat lunak pendukung sistem informasi akademik. Pengembangan sistem 220,000,000 4. Pengembangan modul e-learning. Pengembangan sistem 60,000,000 5. Sosialisasi dan implementasi sistem informasi yang telah dikembangkan.
Lokakarya 19,468,750 900,000
6.Pengembangan staff non
gelar, software developer . Pengembangan Staff. 10,100,000 7.Pengembangan staff non
gelar, database administrator. Pengembangan Staff. 10,100,000 F.Jadwal Pelaksanaan.
Rencana Aktivitas Tahun 2012
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Pengadaan tenaga ahli, perumusan masalah dan pengumpulan kebutuhan data.
2. Perancangan sistem dan DBMS.
3. Pengembangan perangkat lunak
pendukung sistem informasi akademik. 4. Pengembangan perangkat lunak E-Learning. 5. Sosialisasi dan implementasi sistem
22 6. Pengembangan staff non gelar, software
developer .
7. Pengembangan staff non gelar, database administrator.
G.Indikator Keberhasilan.
Indikator kinerja utama dan indikator kinerja pendukung yang dijadikan alat ukur keberhasilan pelaksanaan aktifitas pada saat yang akan datang diuraikan pada tabel berikut.
INDIKATOR KINERJA Baseline
(2010)
Target (tahun)
2011 2012 2013
Indikator Utama
Jumlah Sistem Informasi Yang Terintegrasi - - 2 5
Indikator Tambahan
Presentase terkumpulnya spesifikasi kebutuhan data. - 5% 100% - Tingkat pemahaman staff terkait mengenai pengoperasian
sistem informasi akademik dan elearning.
- - 100% -
Sistem program akademik dapat berjalan dengan baik berdasarkan evaluasi atas user pengguna program tersebut.
- - 70% 90%
Persentase meningkatnya sistem tatakelola kegiatan akademik.
- - 80% 100%
Tingkat kepuasaan mahasiswa atas pelayanan berbasis IT
- - cukup baik
Tingkat efektifitas program e-learning untuk mendukung proses pembelajaran berdasarkan evaluasi mahasiswa dan dosen.
50% 100%
Staf akademik yang menggunakan program e-learning dalam proses pembelajaran.
8 dosen 20 dosen Kemandirian sumberdaya manusia internal
mengelola dan merawat SIA baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak.
40% 60%
Sebagai hasil dari tersedianya, SI akademik dan elearnign maka keuntungan yang diperoleh tidak hanya dari segi ketersediaan data namun yang lebih penting adalah kinerja dari unit kerja yang terkait dengan Sistem Informasi yang telah ada akan lebih meningkat baik dari segi waktu kerja yang lebih singkat dan kualitas kerja yang semakin baik. Hal ini akan lebih terpenuhi dengan penerapan manajemen data dan sistem informasi dimana tata kelola pelaksanaan kegiatan sistem informasi mulai dari pelaksanaan entry data hingga pemeliharaan dilaksanakan dengan aturan yang jelas.
H. Keberlanjutan
Pada prinsipnya kegiatan ini akan terus berlanjut dengan kegiatan maintenance sistem informasi dan DBMS yang akan menjadi kegiatan rutin dari setiap unit/orang yang terkait dengan sistem ini. Kegitan ini meliputi: entry data, edit data, delete data. Kegiatan ini dapat memberikan dampak yang positif kepada peningkatan suasana akademik tanpa memerlukan sumber daya yang besar.
Kegiatan maintenance seperti back-up sistem informasi dan DBMS juga akan dilakukan staf khusus yang telah menjalani pelatihan. Sementara itu untuk pemeliharaan peralatan akan menjadi bagian anggaran rutin.
I. Penanggungjawab Aktivitas Sindak Hutauruk, SKom
23
Kegiatan 3.2 : Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu A. Latar Belakang
Salah satu tugas dari manajemen perguruan tinggi adalah mendorong institusi untuk melaksanakan peningkatan mutu yang berkelanjutan. Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) yang dilakukan atas dasar perijinan penyelenggaraan program, penjaminan mutu internal dan penjaminan mutu eksternal. Penjaminan mutu berfungsi untuk memastikan bahwa semua karakteristik dan kinerja sesuai dengan standar/harapan dan persyaratan melalui dokumen (dokumen akademik dan dukumen mutu), dan pelaksanaan audit/evaluasi. Sistem jaminan mutu merupakan sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan mutu.
Dari evaluasi diri proposal awal (bab 2. Hal 17, 19-20), saat ini belum ada suatu sistem penjaminan mutu yang baku/terstandar di FK Nommensen. Hal ini terlihat dari tingkat remedial mahasiswa yang cukup tinggi dibarengi dengan bobot evaluasi yang berbeda untuk jumlah dan jenis evaluasi yang sama diantara BRP dan Buku Panduan Prodi Kedokteran Nommensen. Selain itu proses monitoring hanya dilakukan oleh MEU sehingga cukup menambah beban kerja MEU dan kurang terarah. Begitu juga dengan pelaksanaan proses akademik yang berbeda antara FK dengan fakultas lainnya yang ada di Nommensen.
Akar permasalahannya adalah : (1) belum adanya suatu Sistem Penjaminan Mutu di FK Nommensen, (2) minimnya paradigma civitas akademika FK Nommensen tentang posisi dan arti penting penjaminan mutu, (3) minimnya kemampuan sumber daya FK Nommensen tentang sistem jaminan mutu. (4) belum adanya dokumen akademik dan dokumen mutu, (5) belum adanya instrumen audit mutu akademik yang sesuai dengan standar mutu akademik FK Nommensen.
Mengingat potensi kebutuhan, pengembangan dan pemanfaatannya di masa depan, maka dirasakan kebutuhan untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu di FK Nommensen. Adanya mitra (FK UAJ) yang telah berpengalaman dalam merancang dan menerapkan sistem jaminan mutu dalam aplikasi sehari-hari akan membantu dalam penyusunan dan implementasi sistem penjaminan mutu pada tahun 2013 di FK Nommensen.
B. Rasional
Adanya sistem penjaminan mutu akan memberikan kerangka kerja yang dapat diandalkan oleh FK Nommensen untuk merumuskan dan implementasi program mutu, serta mengukur/ mengaudit kinerja organisasi untuk perbaikan mutu tanpa akhir. Dengan Penjaminan Mutu ini diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar dan secara berkelanjutan berupaya meningkatkan standar. Oleh sebab itu perlu untuk memadukan semua unsur yang dibutuhkan organisasi untuk memperbaiki kepuasan pelanggan melalui produk, jasa dan proses yang lebih baik.
Melalui penjaminan mutu ditetapkan standar akademik pada semua jenjang organisasi pelaksana akademik sehingga dapat memfilter variasi proses akademik pada subsistem pelaksana akademik yang berbeda-beda dimana pada akhirnya akan diperoleh gambaran yang akurat mengenai kinerja akademik. Gambaran akurat terhadap kinerja akademik akan menjadi panduan yang valid dalam kerangka peningkatan kinerja dan efisiensi proses pembelajaran.
24 C. Tujuan
Membangun pemahaman system penjaminan mutu kepada seluruh civitas akademik FK Nomemsen dalam kegiatan akademik sehari-hari.
Terbangunnya kebijakan dan standard akademik serta dokumen mutu.
Melakukan standarisasi system penjaminan mutu FK Nommensen dengan standarisasi internasional yang berlaku.
D. Mekanisme dan Rancangan
Mekanisme dan rancangan dari sub aktifitas ini akan dilaksanakan melalui : 1. Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen.
- Pendirian unit penjaminan mutu (UPM) di FK Nommensen telah dilaksanakan dengan sudah terbentuknya struktur organisasi gugus penjamin mutu di fakultas Kedokteran. Dan ini telah diperkuat dengan adanya SK Rektor.
- Penguatan keberadaan gugus penjaminan mutu.
Untuk itu akan diadakan pemenuhan kebutuhan sarana pendukung tugas dan fungsi gugus penjamin mutu difakultas kedokteran agar dapat melaksanakan kegiatannya dengan lancar.
2. Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu.
- Pada tahun 2012 akan dikirimkan staf ke institusi mitra untuk melihat dan mempelajari cara penyusunan instrumen audit mutu yang akan menjadi dasar bagi FK Nommensen dalam menyusun dan melaksanakan audit mutu.
- Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu. Kegiatan ini akan dilakukan oleh UPT Penjaminan Mutu FK Nommensen dengan masukan dari staf yang telah mengikuti pelatihan di institusi mitra. Untuk mendukung kegiatan penyusunan ini akan dilakukan pendampingan oleh jasa konsultan sistem manajemen mutu (ISO) pada tahun 2011 dan 2012, untuk tahun 2011 kegiatan ini belum terlaksana dan akan dilaksanakan pada tahun 2012. Dengan kegiatan ini diharapkan adanya jaminan kualitas kepada para stakeholders melalui pengakuan standarisasi jaminan mutu dan dokumen mutu yang tersertifikasi oleh jasa Sertifikator ISO. Di akhir kegiatan ini dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada stakeholder.
3. Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu
- Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu melalui pendampingan dari tenaga ahli pada tahun 2012 serta lokakarya evaluasi standar monitoring internal dan audit mutu pada tahun 2013. Dengan kegiatan ini akan ada suatu sistem monitoring dan evaluasi internal.
- Melakukan audit mutu, melalui pendampingan dari tenaga ahli pada tahun 2013. Dengan kegiatan ini akan dilakukan audit pelaksanaan sistem jaminan mutu ½ siklus tahun 2012 dan 1 siklus tahun 2013, untuk mengetahui keefektifan pelaksanaan standar dan instrument yang telah dibangun serta keterbangunan budaya mutu dalam kegiatan akademik sehari-hari.
4. Evaluasi pelaksanaan SPM secara menyeluruh.
Melakukan assesment terhadap pelaksanaan system jaminan mutu secara menyeluruh. Untuk itu institusi mitra akan datang mengevaluasi pelaksanaan system jaminan mutu secara keseluruhan pada tahun 2013 dengan harapan implementasinya secara keseluruhan dapat terukur dan memberi masukan bagi kesinambungan pengembangannya di FK Nommensen.
25 E. Sumberdaya yang dibutuhkan
No Tahun/ Komponen Pembiayaan (ribu rupiah) Total
Barang dan jasa Pengemb angan Staf Hibah Pengajaran Lokakar ya & PS Dana Khusus Tahun 2012
1 Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen 2 Pengembangan sistem dan instrument
jaminan mutu :
- Mendapatkan gambaran dan pemahaman teknik penyusunan kebijakan, standar, manual dan
audit mutu yang berbasis SPMPT 12,760 12,760
- Penetapan standard metode
penyusunan dokumen mutu 167,000
167,00 0
3 Implementasi sistem penjaminan mutu - Mendapatkan gambaran visual
pelaksanaan sistem penjaminan
mutu 57,455 57,455
4 Mengadakan audit berkala terhadap
pelaksanaan sistem jaminan mutu : - Menyusun dan mengevaluasi
standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu
27,500 27,500
5 Evaluasi pelaksanaan SPM secara menyeluruh F. Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktivitas 3 Tahun Tahun 2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mengembangkan Unit Penjaminan Mutu (UPM) FK Nommensen :
- Penguatan keberadaan unit penjaminan mutu
Pengembangan sistem dan instrument jaminan mutu : - Mendapatkan gambaran dan pemahaman teknik
penyusunan kebijakan, standar, manual dan audit mutu
- Penetapan standard metode penyusunan dokumen mutu
Mengadakan audit berkala terhadap pelaksanaan sistem jaminan mutu :
- Menyusun dan mengevaluasi standar monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu
26 G. Indikator Keberhasilan Aktivitas
INDIKATOR KINERJA Baseline
(2009)
Target (tahun)
2011 2012 2013
Indikator Utama
Implementasi Penjaminan Mutu Akademik - 50% 70% 90%
Indikator Tambahan
Kelengkapan Struktur Organisasi UPM - Ada Lengkap lengkap
Tingkat pemahaman budaya mutu akademik (%) - 40 80 100
Persentase pelaksanaan budaya mutu akademik sehari-hari - 25 70 100
Terlaksananya siklus Monev in per tahun - - 1 2
Terlaksananya siklus penjaminan mutu setiap tahun - - ½ siklus 1 siklus H. Keberlanjutan
Aktivitas ini akan menjadi suatu budaya yang rutin dilakukan di FK Nommesen. Adanya kebijakan, standard dan dokumen mutu yang telah diimplementasikan secara bersama akan dapat mengarahkan seluruh proses pada rencana yang telah ditetapkan sehingga aktifitas akan berkelanjutan karena pada prinsipnya tidak memerlukan investasi major.
I. Penanggungjawab Aktivitas : dr. Susi Sembiring, SpAn
Perubahan-perubahan program yang terjadi selama implementasi di tahun 2012
Perubahan komponen pembiayaan dari pengembangan sistem menjadi policy study dan tenaga ahli dengan rincian sebagai berikut:
Nama Kegiatan Policy Study Tenaga Ahli Total
Aktivitas 3.1.
Pengembangan Perangkat Lunak
Pendukung Sistem Informasi 1 Paket 3 bulan 7.500.000 212.500.000 220.000.000
Aktivitas 3.1. Modul E-Learning 1 Paket 2 bulan 7.500.000 52.500.000 60.000.000
Aktivitas 3.2.
Pengembangan Sistem Penetapan dan
Penyusunan Dokumen Mutu 1 Paket 3 bulan 7.500.000 49.500.000 57.000.000
Aktivitas 3.2.
Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Internal Quality Audit dan Audit Sistem)
1 Paket 1 bulan 7.500.000 47.500.000 55.000.000
Aktivitas 3.2. Sertifikasi Sistem Penjaminan Mutu 1 Paket 1 bulan 7.500.000 47.500.000 55.000.000
Pada awalnya kelima kegiatan tersebut masuk ke dalam komponen Pengembangan Sistem, namun setelah berdiskusi dan direview oleh reviewer, diubah menjadi Pengadaan Jasa tenaga ahli dan Policy Study
27
KETUA PELAKSANA PROGRAM/ (Dekan)
Direktur Eksekutif/Wakil
Koordinator Adm dan Keuangan Koordinator
Pengadaan AKTIVITAS AKTIVITAS AKTIVITAS MONEVIN PENGADAA N MITRA PENGAD AAN
PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor)
Koordinator Program
BAB 2. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM
PHK-PKPD Nommensen dijalankan oleh suatu organisasi pelaksana kegiatandengan struktur seperti pada Gambar 2.1. Organisasi ini terdiri dari Penanggung Jawab Program (Rektor Nommensen), Ketua Pelaksana dijabat oleh Dekan FK Nommensen, Direktur Eksekutif ditambah Wakil Direktur Eksekutif (untuk membantu keseluruhan tugas pokok dan fungsi Direktur Eksekutif, Koordinator Program, Koordinator Administrasi dan Keuangan, Koordinator Pengadaan dan empat orang PIC serta Tim Monitoring dan Evaluasi (Monevin) serta staf pendukung lainnya. Seluruh Pejabat yang duduk dalam organisasi pelaksana kegiatan ini diupayakan berdasarkan kualifikasi UP2 yang ditentukan dan dilengkapi dengan uraian tugas yang jelas. Sementara Mitra adalah Universitas Atmajaya, memberikan pendampingan sejak penyusunan proposal lengkap dan pengajuan program kegiatan ke CPCU hingga implementasi program di FK Nommensen.
Gambar 2.1. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen
Koordinasi pelaksanaan dilakukan melalui pertemuan-pertemuan yang diprakarsai oleh Ketua Pelaksana, ataupun Direktur Eksekutif. Pertemuan ini dijadwalkan minimal 1 bulan sekali untuk mengintegrasikan proses-proses pelaksanaan maupun untuk mendiskusikan hal-hal yang teknis terkait dengan aktivitas ataupun ada perubahan kegiatan yang timbul akibat ketentuan-ketentuan baru yang membutuhkan arahan dan keputusan strategis dari pimpinan Fakultas atau Universitas.
28
Uraian tugas dari seluruh pejabat dalam organisasi pelaksanaan kegiatan ini adalah : 1. Penanggung jawab
Rektor bertanggung jawab terhadap keseluruhan program, termasuk kepada Dirjen Dikti, HPEQ Project dan sivitas akademika Nommensen maupun kepada publik atas pelaksanaan dan pelaporan PHK-PKPD. Memberikan arahan-arahan kebijakan terhadap materi pelaksanaan program. Rektor juga berperan dalam monitoring dan evaluasi melalui Tim Monevin.
2. Ketua Pelaksana (KP)
Tugas Pokok Ketua Pelaksana (KP) adalah : mengarahkan dan mengawasi kegiatan dalam implementasi program. Ketua Pelaksana (KP) secara ex officio dirangkap oleh Dekan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen.
Ketua Pelaksana Pelaksana difungsikan untuk :
1. Mengkoordinasikan pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD. 2. Mengarahkan dan memonitor perkerjaan seluruh Tim PHK-PKPD.
3. Menambah dan menetapkan tim/staf bila diperlukan demi kelancaran pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD.
4. Menandatangani surat undangan rapat dan pengiriman dokumen bila dibutuhkan sesuai dengan kebutuhannya
5. Menandatangani dokumen-dokumen yang dianggap perlu memperoleh persetujuan dari ketua.
6. Melakukan presentasi pada saat pelaksanaan site visit oleh tim Reviewer DIKTI.
7. Melakukan teguran baik lisan maupun tertulis kepada seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan PHK-PKPD. yang lalai menjalankan tugas.
8. Memberikan jawaban terhadap semua pertanyaan dari tim Penjamin Mutu, Monev Internal, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal yang disertai dengan bukti pendukungnya.
9. Bertanggungjawab kepada Penanggungjawab Program (Rektor Nommensen) 3. Direktur Eksekutif (DE)
Tugas Pokok Direktur Eksekutif adalah sebagai perpanjangan Ketua Pelaksana dalam melaksanakan segala administrasi dan pelaporan kegiatan. Direktur Eksekutif (DE) dijabat oleh MEU Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen.
Direktur Eksekutif difungsikan untuk :
1. Melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh Bagian Unit Keuangan (BUK), Bagian Program, Bagian Unit Pengadaan (BUP), dan seluruh Penanggungjawab Kegiatan (PIC).
2. Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan BUK, BUP dan seluruh kegiatan aktivitas.
3. Membuat ringkasan laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para penanggungjawab kegiatan secara periodik, dan menyampaikannya kepada KP.
4. Membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya.
5. Membuat Laporan Keuangan
6. Melakukan presentasi kemajuan pelaksanaan pengadaan fisik pada saat diadakan site visit
29
7. Membantu KP dalam menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pelaksanaan program yang disertai dengan bukti pendukungnya.
4. Wakil Direktur Eksekutif (WDE)
Tugas Pokok Wakil Direktur Eksekutif adalah membantu melaksanakan tugas pokok Direktur Eksekutif dan seluruh fungsi Direktur Eksekutif. Wakil Direktur Eksekutif dijabat oleh Dosen Tetap FK Nommensen.
5. Koordinator Program
Tugas Pokok Koordinator Program adalah sebagai perpanjangan DE dalam melaksanakan segala administrasi dan pelaporan kegiatan..
Koordinator Program difungsikan untuk :
1. Membantu DE melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh Bagian Unit Keuangan (BUK), Bagian Unit Pengadaan (BUP), dan seluruh Penanggungjawab Kegiatan (PIC).
2. Membantu DE melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan BUK, BUP dan seluruh kegiatan aktivitas.
3. Membuat ringkasan laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan para penanggungjawab kegiatan secara periodik, dan menyampaikannya kepada DE.
4. Membantu DE untuk membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya.
5. Membantu DE untuk membuat Laporan Keuangan
6. Membantu DE membuat Laporan Program antara lain Laporan Kemajuan, RIP tahun berikutnya dan Laporan Tahunan pada setiap awal tahun berikutnya.
7. Membuat DE membuat Laporan Keuangan
8. Melakukan presentasi kemajuan pelaksanaan pengadaan fisik pada saat diadakan site visit
oleh Tim Penjamin Mutu maupun Reviewer DIKTI.
9. Membantu DE dalam menjawab semua pertanyaan dari tim Monevin, Monev Eksternal maupun Tim Auditor Internal terkait dengan pelaksanaan program yang disertai dengan bukti pendukungnya.
6. Koordinator Administrasi dan Keuangan
Tugas Pokok Koordinator Administrasi dan Keuangan adalah mengelola pendanaan dan membuat pertanggungjawaban penggunaan dana yang mengacu pada peraturan dan perundangan yang berlaku. Proses pengelolaan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban dibantu oleh anggota tim dan dilaporkan kepada DE. Koordinator Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Kepala Keuangan Universitas HKBP Nommensen.
Koordinator Administrasi dan Keuangan difungsikan untuk :
1. Melakukan koordinasi, dan pengarahan terhadap pelaksanaan kegiatan para PIC dan BUP.
2. Melakukan proses pencairan dana untuk setiap kegiatan ataupun pengadaan barang dan jasa setelah mendapat persetujuan dari DE dan Ketua Pelaksana.
3. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap laporan keuangan PIC. 4. Membuat laporan keuangan bulanan dan menyampaikan kepada DE
