Konversi Sistem Informasi Tugas Individu (1)

(1)

Konversi Sistem Informasi

Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)

Disusun oleh: Bagus Sundoro (P 056133812.54E)

MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

(2)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...2

BAB I PENDAHULUAN...3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA...4

BAB III PEMBAHASAN...5

3.1. Konversi Langsung (Direct Conversion)...5

3.2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)...5

3.3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)...5

3.4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)...6

3.5. Metode untuk Mengkonversi File atau Database...6

BAB IV PENUTUP...10

(3)

BAB I PENDAHULUAN

Di era teknologi informasi seperti sekarang ini, kebutuhan terhadap teknologi informasi sudah menjadi hal yang mendasar khususnya bagi dunia usaha agar bisa bersaing dengan perusahaan lain. Dengan kata lain hampir seluruh bidang usaha mulai dari usaha kecil dan menengah (UKM) sampai perusahaan multinasional telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam kegiatan usahanya. Banyak sekali keuntungan yang diperoleh perusahaan dengan memanfaatkan information technology (IT) antara lain:

 IT dapat memperluas pangsa pasar.

 IT dapat meningkatkan efisiensi operasional dan waktu.

 IT dapat mengurangi biaya produksi dan operasional.

 IT dapat memberikan keunggulan kompetitif.

 IT dapat memberikan peluang bisnis baru.

Perusahaan yang berorientasi kepada laba (profit oriented) pasti menginginkan bisa menghasilkan laba sebesar-besarnya dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Perusahaan yang paling efisienlah yang akan bisa memenangkan persaingan. Dengan banyaknya keuntungan dan manfaat yang diperoleh perusahaan sebagaimana tersebut di atas maka tidak bisa dipungkiri bahwa IT menjadi sangat penting dan dibutuhkan oleh sebagian besar perusahaan agar mereka bisa menjadi lebih efisien dan menjadi pemimpin di dalam pasarnya (market leader).

(4)

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Konversi system informasi merupakan tahapan yang dilakukan untuk mengganti sistem yang lama atau proses perubahan dari system lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam proses pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak yang sudah jadi dan siap pakai dan yang akan dijalankan pada komputer baru, maka proses konversi relatif lebih mudah. Akan tetapi jika system baru merupakan perangkat lunak yang dibuat berdasarkan permintaan atau pesanan (customize), database server baru, perangkat computer baru, jaringan baru dan perubahan yang cukup signifikan dalam dalam bisnis prosesnya, maka proses konversi menjadi lebih sulit.

Menurut Efrem G. Mallach dalam jurnal internasionalnya, “On the information technology (IT) side, conversion can involve hardware, operating system (OS), database management system (DBMS) and the database it supports, and/or application portfolio”. Menentukan metodologi untuk konversi sistem informasi tidaklah mudah karena harus memperhatikan dan mempertimbangkan lima aspek IT. Sebuah sistem informasi terdiri dari lima komponen yaitu: hardware, software, data, prosedure and manusia (Kroenke 1981; Kroenke 2009). Konversi terhadap salah satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain. Sebagai contoh konversi terhadap database akan mempengaruhi penggunaan prosedur dan aplikasi baru membutuhkan perubahan spesifikasi hardware.

Dalam setiap konversi system informasi tidak akan pernah lepas dari konversi datanya. Menurut Thomson Reuters Elite sebuah IT Consultant, “In simplest terms, data conversion is the process of moving a firm’s existing data into the new data format required by any new business application software and database”.

(5)

BAB III PEMBAHASAN

3.1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Metode konversi langsung dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama terlebih dahulu dan kemudian menggantikannya dengan sistem baru. Metode ini merupakan cara yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali lagi ke sistem lama. Pendekatan dengan metode konversi ini akan bermanfaat apabila :

 Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.

 Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.

 Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

 Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

3.2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada metode konversi parallel, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu dan kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan dari metode ini adalah memberikan tingkat perlindingan yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan kelemahannya adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3.3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

(6)

baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Metode ini mempunyai kelebihan yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya adalah keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

3.4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Kelebihan metode konversi Pilot (Pilot Conversion) adalah resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung, biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel, dan cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

3.5. Metode untuk Mengkonversi File atau Database

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada keberhasilan konversi data yang harus dilakukan untuk perpindahan dari sistem lama ke sistem baru. Dengan adanya konversi sistem maka database yang lama juga harus dimodifikasi setidaknya dalam beberapa aspek berikut ini:

 Format databse

 Isi database

 Media penyimpanan database

Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk melakukan konversi file atau database yaitu:

1. Konversi File Total.

(7)

tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi:

 File Master. Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

 File Transaksi. File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

 File Indeks. File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

 File Tabel. File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

 File Backup. Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

2. Konversi File Gradual

Jenis konversi file ini terutama digunakan dengan metode konversi sistem paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

 Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.

 Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.

 Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.

(8)

Sebagaimana telah disebutkan pada bab sebelumnya, kompleksitas dan tingkat kesulitan proses perubahan atau penggantian sistem lama ke sistem baru dipengaruhi oleh 5 komponen sistem informasi yaitu: software, database, hardware, prosedur dan manusia. Konversi sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru dapat mengalami kegagalan dan berakibat fatal karena :

 Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.

 Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.

 Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

 Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

 Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.

 Level kematangan perusahaan terhadap IT masih rendah.

Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Untuk itu agar kegagalan dalam konversi sistem informasi dapat dihindari maka perlu dilakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang

belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang IT/sedikit tentang IT, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan IT ini.

2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

(9)

 Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

 Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

 Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

(10)

BAB IV PENUTUP

Konversi sistem informasi sangat lazim dan banyak dilakukan oleh perusahaan-perusahaan untuk membantu mencapai tujuan perusahaan-perusahaan tersebut. Konversi sistem informasi merupakan suatu proses untuk mengganti sistem lama dengan menerapkan atau mengimplementasikan suatu sistem baru. Konversi sistem informasi dapat dilakukan dengan 4 cara atau metode yaitu::

1. Konversi langsung (cut over atau direct conversion ) 2. Konversi paralel (parallel run conversion)

3. Konversi pilot (pilot conversion)

4. Konversi bertahap (phase-in conversion)

(11)

DAFTAR PUSTAKA

http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/