MANAJEMEN PROYEK pada proyek pengembanga (12)

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 1 of 7

MANAJEMEN PROYEK

Dari flow diatas bisa dipahami bahwa management project adalah kegiatan manajerial sebuah proyek yang  mencakup ruang lingkup, koneksi antar departemen, prosedur kerja serta banyak fase yang harus dilalui. 

A. MARKETING 

‐ Koneksi eksternal dua arah dengan customer  ‐ Mengikuti tender/penawaran produk 

‐ Kick of Meeting dengan didampingi oleh tim Engineering 

KoM biasanya membahas tentang scope of work, schedule kerja, masalah teknis dan term of  payment 

‐ Melakukan komunikasi yang intens dengan pihak customer. Hal ini bisa dilakukan dengan cara  email atau telepon, dll 

‐ Entertain customer, tujuannya untuk lebih mendekatkan hubungan kedua perusahaan   

Beberapa hal yang harus dipunyai oleh marketing :  ‐ Percaya diri 

‐ Pengetahuan tentang spesifikasi produksi  ‐ Memiliki kemampuan bahasa asing  ‐ Jiwa entrepreneur 

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 2 of 7

 

‐ Koneksi internal dua arah dengan Engineering 

‐ Berkoordinasi dengan tim Engineering jika akan mengikuti tender atau melakukan penawaran  produk untuk hal teknis dan spek produk 

‐ Meminta pendampingan tim Engineering pada saat KoM dengan pihak customer   

‐ Koneksi satu arah dengan Finance/Accounring 

‐ Memberikan  data/kesepahaman  PO/Tender  terutama  mengenai  term  of  payment  untuk  ditindak lanjuti departemen Finance/Accounting kepada pihak customer 

 

B. ENGINEERING 

‐ Koneksi internal dua arah :  Dengan Marketing 

‐ Berkoordinasi dengan departemen Marketing pada saat tim Marketing akan melakukan tender  atau akan melakukan penawaran produk 

‐ Memberikan data/analisa yang valid tentang suatu produk kepada tim Marketing 

‐ Melakukan pendampingan terhadap tim Marketing pada saat KoM dengan pihak customer  ‐ Meminta salinan data PO/Tender kepada tim Marketing untuk dilakukan analisa/estimasi lebih 

lanjut   

Dengan QC 

‐ Berkoordinasi dengan departemen QC untuk melakukan checking drawing, baik as planned  drawing maupun shop drawing 

‐ Memberikan salinan Packing List, As Plan Drawing dan Shop Drawing sebagai panduan dalam  melakukan pengawasan kualitas produk 

Dengan Procurement 

‐ Meminta update data harga material/jasa sebagai bahan pembuatan RAB   

Dengan Customer 

‐ Memberikan update laporan pogress pabrikasi 

‐ Memberikan problem solving terkait teknis implementasi produk 

Tugas Engineering dalam hal ini antara lain : 

 Analisa/estimasi produk. Produk dokumen dari tugas ini diantaranya :  ‐ Schedule Produk 

‐ Bill of Quantity  ‐ Material take off  ‐ RAB 

‐ Lembar Progress Pabrikasi  ‐ Packing List Material  ‐ As Plan Drawing  ‐ Shop Drawing  ‐ Patron Plate 

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 3 of 7

‐ Koneksi internal satu arah : 

Dengan Finance/Accounting 

‐ Memberikan  salinan  data  RAB  sebagai  panduan  departemen  Finance/Accounting  dalam  melalukan bugdeting 

 

Dengan Procurement 

‐ Memberikan salinan data Material Take Off sebagai panduan Procurement dalam belanja  material dengan disertai salinan schedule produk 

Dengan PPIC 

‐ Memberikan salinan schedule produk 

‐ Memberikan salinan data Cutting, Patron Plate dan Shop drawing sebagai panduan untuk  membuat SPK ke bagian Produksi 

‐ Memberikan salinan Lembar Progress Pabrikasi untuk dilakukan update secara teratur terhadap  status pabrikasi produk 

Dengan Logistik 

‐ Memberikan salinan Packing List 

Dengan Produksi 

‐ Memberikan salinan schedule produk 

‐ Melakukan pengawasan dan monitoring secara berkala terhadap proses pabrikasi agar semua  berjalan sesuai drawing dan standar yang telah ditetapkan 

C. Finance/Accounting 

‐ Koneksi internal satu arah  Dengan Marketing 

‐ Menerima salinan PO/Tender sebagai acuan dalam melakukan penagihan pembayaran ke pihak  customer dan acuan untuk melakukan penyetoran pajak sesuai nilai PO/Tender 

Dengan Engineering 

‐ Menerima salinan RAB sebagai acuan dalam melakukan pembayaran ke pihak supplier baik itu  material maupun jasa dan acuan dalam monitoring budget yang pembelajaannya dilakukan oleh  Procurement 

Tugas Finance dalam hal ini : 

 Colect dokumen sebagai syarat untuk penagihan pembayaran produk ke pihak customer 

 Menerima  dan  melakukan  pencatatan  dokumen  tagihan  dari  pihak  supplier  melalui  Procurement 

 Membuat schedule pembayaran ke pihak supplier terkait produk  

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 4 of 7

 Melakukan monitoring budget 

 Membuat profit and lost terkait produk setelah produk dinyatakan finish pabrikasi 

‐ Koneksi eksternal satu arah  Dengan Customer 

‐ Submit dokumen penagihan ke pihak customer terkait produk 

‐ Koneksi internal dua arah  Dengan Procurement 

‐ Berkoordinasi dengan Procurement dalam melakukan negosiasi jadwal dan term of payment ke  pihak supplier 

‐ Meminta salinan data PO material/jasa yang rilis ke supplier 

D. Procurement 

‐ Koneksi internal dua arah  Dengan Engineering 

‐ Memberikan data harga material/jasa valid yang diminta oleh Engineering 

Dengan Finance/Accounting 

‐ Berkoordinasi dengan Finance/Accounting dalam penyusunan jadwal dan term of payment ke  supplier 

‐ Memberikan data dan dokumen terkait PO material/jasa rilis 

Dengan Logistik 

‐ Meminta data stock material sebelum melakukan pembelian material 

‐ Memberikan informasi/data kedatangan raw material sesuai PO material yang rilis  ‐ Memberikan informasi/data pihak ketiga sesuai PO jasa yang rilis 

‐ Meminta Logistik untuk melakukan pencatatan terhadap material yang keluar atau pun masuk  dan menyerahkan dokumen pendukungnya 

Tugas Procurement dalam hal ini : 

 Melakukan pencatatan kebutuhan material sesuai Material Take Off dari Engineering   Melakukan penawaran harga material ke beberapa supplier 

 Melakukan penawaran harga jasa ke beberapa penyedia jasa (galvanis, ekspedisi, dll)   Melakukan negosiasi harga material/jasa, jadwal pembayaran, besaran term of payment 

 Melakukan analisa kebutuhan material setelah mendapat data stock material dari Logistik,  selanjutnya memutuskan pembelian sesuai kebutuhan 

 Membuat PO material/jasa sesuai kebutuhan 

 Berkoordinasi dengan Finance/Accounting perihal jadwal pembayaran dan term of payment   Berkoordinasi dengan Logistik untuk material yang masuk maupun yang keluar terkait produk   Colect  dokumen  material  yang  masuk  sesuai  PO  material,  kemudian  menyerahkan  ke 

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 5 of 7

E. Production Planning and Inventory Control (PPIC) 

‐ Koneksi internal dua arah  Dengan Produksi 

‐ Berkoordinasi dengan Produksi dalam menyusun planning produksi sesuai tingkat urgensi dan  kesiapan fasilitas produksi 

‐ Koneksi internal satu arah  Dengan QC 

‐ Menyerahkan salinan data plan produksi yang sudah disesuaikan dengan data Cutting Plan  Material dari Engineering 

Tugas PPIC dalam hal ini : 

 Membuat perencanaan produksi disesuaikan dengan tingkat urgensi dan kesiapan produksi,  plan produksi harus mengacu pada Schedule Produk dan Cutting Plan Material dari Engineering   Membuat SPK untuk Produksi 

 Membuat progress produksi yang mengacu pada Lembar Progress Pabrikasi, selanjutnya mem‐ publish‐nya ke departemen‐departemen yang berwenang 

 Membuat alat kerja bantu (mal, patron, dsb) dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja  produksi dan mempercepat proses produksi 

 Mendistribusikan salinan As Plan Drawing dan Shop Drawing   Menganalisa waktu proses produksi 

 Inventarisir material baik itu finish good maupun sisa produksi, selanjutnya melaporkan ke  Logistik 

F. Quality Control (QC) 

‐ Koneksi internal dua arah  Dengan Engineering 

‐ Melakukan check and recheck As Plan Drawing, Shop Drawing termasuk detail drawing bersama  Engineering 

Dengan Logistik 

‐ Berkoordinasi dalam melakukan checking spesikasi raw material  ‐ Berkoordinasi dalam melakukan checking packing material finish good  ‐ Berkoordinasi dalam pengawasan saat material loading dan unloading   

‐ Koneksi internal satu arah  Dengan Produksi 

‐ Melakukan pengawasan kualitas hasil proses produksi 

‐ Melakukan kontrol terhadap tingkat akurasi dan presisi alat ukur di Produksi 

Tugas QC dalam hal ini : 

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 6 of 7

 Check tingkat akurasi dan presisi alat ukur terutama yang digunakan di Produksi 

 Check alat bantu kerja yang digunakan di Produksi (mal, patron, dsb)   Check spesifikasi raw material 

 Check hasi produksi   Check trial produk 

 Check material hasil galvanis   Check packing material finish good 

 Melakukan koreksi terhadap kesalahan baik itu yang terjadi pada drawing, alat ukur, hasil  produksi, dll 

 Melakukan pencatatan terhadap setiap kesalahan tang terjadi dalam rangkaian proses produksi  untuk dijadikan bahan evaluasi 

G. Logistik 

‐ Koneksi internal dua arah  Dengan Procurement 

‐ Berkoordinasi menyangkut informasi kedatangan raw material  ‐ Berkoordinasi dalam penggunaan stock material yang sudah tersedia 

‐ Berkoordinasi untuk proses produksi menyangkut pihak ketiga (galvanis, bending, dll) jika  diperlukan 

‐ Berkoordinasi dalam melakukan pendataan material in and out 

Dengan Produksi 

‐ Berkoordinasi dalam melakukan stock of name  ‐ Berkoordinasi dalam penggunaan material produksi 

‐ Berkoordinasi dalam pendataan, sortir dan packing material yang akan diproduksi oleh pihak  ketiga (galvanis, bending, dll) jika diperlukan 

‐ Berkoordinasi dalam sortir dan packing material finish good 

Dengan QC 

‐ Berkoordinasi melakukan check spesifikasi raw material baik itu material stock atau material  baru sesuai PO material tang dirilis oleh Procurement 

‐ Berkoordinasi pada saat packing material finish good  ‐ Berkoordinasi pada saat loading dan unloading material 

Tugas Logistik dalam hal ini : 

 Melakukan pendataan raw material sesuai PO material yang rilis   Melakukan distribusi raw material untuk diproduksi 

 Colect dokumen perjalanan material dari supplier sesuai PO material yang rilis   Melakukan stock of name material secara berkala 

 Melakukan sortir material yang sudah diproduksi baik itu material finish atau material tersebut  akan dilakukan proses berikutnya oleh pihak ketiga 

 Packing material untuk dikirim ke customer 

 Membuat surat jalan untik perjalanan material ke cuxtomer atau pihak ketiga 

endangkoswara – academia.edu/linkedin

Page 7 of 7

‐ Koneksi eksternal satu arah 

Dengan Customer 

‐ Mengirim material finish good ke customer baik itu dilakukan sendiri maupun menggunakan  pihak ketiga (ekspedisi) dengan disertai dokumen yang sah 

H. Produksi 

‐ Koneksi internal dua arah  Dengan PPIC 

‐ Berkoordinasi dengan PPIC dalam menyusun planning produksi sesuai tingkat urgensi dan  kesiapan fasilitas produksi terutama kesiapan mesin dan ketersediaan bahan baku 

Dengan Logistik 

‐ Berkoordinasi dalam melakukan stock of name secara berkala terutama setelah masa proses  produksi satu produk dinyatakan telah selesai 

‐ Berkoordinasi dalam penggunaan material produksi dan kemanfaatannya 

‐ Berkoordinasi dalam pendataan, sortir dan packing material yang akan diproduksi oleh pihak  ketiga (galvanis, bending, dll) jika diperlukan 

‐ Berkoordinasi dalam sortir dan packing material finish good 

Tugas Produksi dalam hal ini : 

 Melakukan persiapan mesin untuk proses produksi   Melakukan persiapan alat ukur dan kelengkapannya   Melakukan persiapan alat bantu kerja (mal, patron, dll)   Melakukan kesiapan dan kebersihan area proses produksi   Koordinasi internal tim 

 Melakukan proses produksi sesuai dengan SPK dari PPIC yang telah disesuaikan dengan Schedule  Produk 

 Melakukan repairing (jika diperlukan) 

 Sortir dan packing material produksi yang akan dikirim ke pihak ketiga untuk dilakukan proses  produksi berikutnya (galvanis, bending, dll) sesuai kebutuhan 

 Sortir dan packing material finish good   Melakukan trial untuk setiap produk baru 

 Melakukan stock of name di akhir proses produksi 

 Closing proses produksi (pembersihan area produksi, perawatan mesin, perawatan alat ukur, dll)