Siklus proses bisnis pendukung
Makalah
Untuk memenuhi tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Jurusan: Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Yenny Farlina Yoris (55516120048)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
ABSTRACT
BAB I PENDAHULUAN
Jika kita berbicara masalah keamanan sistem informasi, maka tidak luput pula dari resiko atau ancaman-ancaman sistem informasi akuntansi yang sering kita temui kasus umumnya seperti peretas sistem (hacker), atau penyebar virus yang membuat sistem informasi akuntansi tidak berjalan sesuai dengan siklusnya, malware atau program illegal yang bahkan bisa membuat kerusakan terjadi pada sistem.
Sesungguhnya masalah utama yang dihadapi oleh sistem informasi akuntansi yaitu : Threats atau ancaman pada sistem
Ancaman adalah aksi yang mengganggu stabilitas sistem informasi akuntansi yang berasal dari dalam sistem itu sendiri maupun dari luar sistem. Ancaman-ancaman tersebut dapat disebabkan oleh 3 faktor, yaitu :
1. Ancaman dari alam ( ex: Bencana yang membuat sistem rusak, dll )
2. Ancaman dari manusia ( ex: Sabotase sistem oleh pihak dalam perusahaan, ) 3. Ancaman lingkungan ( ex: Lingkungan sistem yang tidak memadai )
Kelemahan dari suatu sistem kemungkinan besar timbul pada saat mendesain atau/dan menetapkan prosedur sistem tersebut. Kelemahan ini bias juga disebabkan oleh factktor perangkat lunak dan/atau perangkat keras yang digunakan oleh sistem.
Keamanan suatu sistem informasi akuntansi meliputi 3 hal yaitu : 1. Pendekatan preventif
yang bersifat mencegah terjadinya kemungkinan terjadinya ancaman dan kelemahan
2. Pendekatan detective
yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan dan proses yang mengubah sistem dari keadaan normal menjadi keadaan tidak normal atau rusak.
3. Pendekatan corrective
yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang sudah tidak seimbang untuk dikembalikan dalam keadaan normal
Dua masalah diatas akan berdampak pada 6 hal penting dalam berjalannya sistem informasi akuntansi ke-enam hal tersebut yaitu :
1. Efektifitas
2. Efisiensi
Efisiensi sistem sangat penting bagi kegiatan akuntansi dan keuangan perusahaan. Efisiensi ini akan mempengaruhi tingkat kinerja serta target dan ke-akurat-an informasi yang diterima, serta kecepatan pemrosesan informasi. Ketika ke-efisiensi-an terganggu, maka perusahaan akan mengalami gangguan yang mengakibatkan ketidak tepatan informasi, ketidak akuratan informasi, serta lambannya waktu yang dibutuhkan dalam pengelolaan informasi
3. Kerahasiaan
Semua perusahaan sangat merahasiakan informasi kuangan-nya. Security system (keamanan sistem) harus sangat baik untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, contohnya kebocoran informasi keuangan oleh pihak yang ingin mengambil keuntungan pribadi. Kerahasiaan termasuk salah satu hal yang sangat amat penting perannya dalam perusahaan.
4. Integritas
Sistem informasi keuangan yang digunakan oleh perusahaan harus bisa di akses oleh computer lain. Sehingga control atau pengawasan pada bagian keauangan dapat di pantau oleh pejabat perusahaan yang bersangkutan. Integritas juga diperlukan untuk kinerja akuntan perusahaan, pastinya mereka tidak bekerja masing-masing, dan pastinya pula mereka bekerja pada satu data keuangan perusahaan yang sama, sehingga integritas diperlukan untuk mengakses satu data yang sama dalam computer yang berbeda.
Integritas yang terganggu mengakibatkan kekacauan pada bagian-bagian tertentu. Contohnya data yang tidak dapat di akses melalui server, kurangnya pemantauan dari atasan, serta kinerja yang sangat kacau.
5. Keberadaan
6. Kepatuhan
Pada dasarnya sistem yang telah dibuat oleh pendiri sistem akan di-aplikasikan dan berjalan sesuai dengan yang kita perintahkan oleh user, itu lah yang kita sebut kepatuhan sistem. Jika terjadi gangguan pada kepatuhan sistem, maka contoh mudah-nya sistem akan berjalan secara otomatis, atau kemungkinan akan berjalan randomize(secara acak/tidak teratur). Solusi yang dapat dilakukan yaitu memperbaiki sistem tersebut. Terganggunya kepatuhan sistem informasi akuntansi akan berakibat fatal (tergantung dari kerusakan sistem tersebut) pada sistem keuangan perusahaan. Dan penataan ulang (seperti input data, dsb) yang akan dilakukan akan memakan waktu lama.
Penciptaan suatu sistem tentu bertujuan untuk kehandalan kinerja perusahaan. Threats dan vulnerability secara pasti akan mengganggu kehandalah sistem informasi akuntansi yang telah dibuat. Semua perusahaan menginginkan kehandalan dalam sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lainnya agar kinerja pada perusahaan meningkat dan data keungan terjaga, aman, dan akurat.
Untuk menjamin ke-enam hal tersebut agar aman dari ancaman-ancaman yang tidak seharusnya terjadi, maka harus ada 10 point yang mampu mencegah ke-enam masalah tersebut terjadi. Ke-10 hal tersebut adalah :
Ø Akses control pengawasan sistem yang digunakan
Ø Jaringan dan telekomunikasi yang digunakan
Ø Manajemen akuntansi/keuangan praktis yang dipakai
Ø Update (pengembangan) system yang digunakan secara berkala
Ø Cryptographs yang diterapkan
Ø Arsitektur dari sistem informasi akuntansi yang digunakan
Ø Pengoperasian data yang aman
Ø Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Bisnis Berlanjut dan Disaster Recovery Plan (DRC) atau Perencanaan Pemulihan Bencana.
Ø Kebutuhan hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang diterapkan
BAB II PEMBAHASAN
Pemahaman Umum Mengenai Buku Besar
Buku besar atau biasa juga disebut general ledger memegang peranan yang penting dalam pelaporan akuntansi. Karena ini adalah rincian atau rekapan dari jurnal umum yang sehari – hari dijurnal. Dan angka total dari buku besar inilah yang akan tersaji di laporan keuangan.
Buku besar adalah kumpulan akun – akun pembukuan, yang masing – masing digunakan untuk mencatat informasi tentang aset tertentu, ekuitas, pendapatan atau beban tertentu. Sesuai dengan skala kegiatan dan tingkat kerincian informasi yang akan disajikan di dalam pelaporan keuangannya, masing – masing perusahaan menentukan sifat dan jenis, dan banyaknya akun buku besarnya. Pada umumnya perusahaan mempunyai daftar susunan akun buku besar yang disebut chart of account. Masing – masing akun biasanya diberi nomor kode untuk memudahkan didalam mengidentifikasi dengan membuat cross-references dengan pencatatan transaksi di dalam jurnal.
Sebagian akun buku besar termasuk dalam kategori akun permanen ( akun riil ), sedangkan sebagian lainnya termasuk dalam kategori akun nominal. Akun permanen menunjukan informasi tentang jumlah atau saldo dari sesuatu, seperti misalnya aset atau kewajiban yang dipunyai oleh atau yang ada pada perusahaan pada saat tertentu. Termasuk dalam kategori permanen adalah akun aset, kewajiban dan ekuitas atau akun buku besar yang saldonya disajikan dalam laporan posisi keuangan ( neraca ), sehingga sering kali disebut juga sebagai akun neraca.
Sedangkan akun nominal adalah akun buku besar yang ditutup pada setiap akhir periode akuntansi dan dibuka kembali pada setiap awal periode akuntansi. Akun nominal menunjukkan informasi tentang aliran dari sesuatu. Yang termasuk dalam kategori akun nominal ini adalah akun – akun pendapatan dan beban. Akun buku besar yang saldonya disajikan di dalam laporan laba rugi sehingga sering kali disebut juga sebagai akun laba rugi.
Dalam periode akuntansi yang sedang berjalan beberapa akun buku besar menunjukkan informasi campuran antara akun permanen dan akun nominal, sehingga disebut akun campuran.Pada akhir periode akuntansi, dilakukan penyesuaian terhadap setiap akun campuran untuk memisahkan komponen yang bersifat permanen dan komponen nilainya.
Termasuk dalam buku besar, pada umumnya juga beberapa penilaian. Akun penilaian yang saldonya harus ditambahkan kepada saldo akun buku besar terkait disebut adjusting account , sedang akun penilaian yang saldonya harus dikurangkan dari saldo akun buku besar terkait disebut contra atau offset accounts. Akun – akun penilaian hanya ditutup pada akhir periode akuntansi apabila akun buku besar terkait juga ditutup.
Perusahaan tempat saya bekerja lebih mirip kepada lembaga non profit. Dimana perusahaan kami didirikan untuk mengelola dana hibah dari donor. Dana hiah diperuntukkan guna pelaksanaan Pendidikan dan Peltihan, serta sertifikasi tenaga kerja di bidang energi terbarukan.
Sebagaimana dengan perusahaan pada umumnya, tujuan utama laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang relevan untuk memenuhi kepentingan para penyumbang, anggota pengelola, kreditor, dan pihak lain yang menyediakan sumber daya bagi yayasan. Pihak pemakai laporan keuangan yayasan memiliki kepentingan bersama dalam rangka menilai:
a. Jasa yang diberikan oleh yayasan dan kemampuannya untuk terus memberikan jasa tersebut.
b. Cara pengelola melaksanakan tanggung jawabnya dan aspek lain dari kinerja yayasan.
Setiap laporan keuangan menyediakan informasi yang berbeda, dan informasi dalam suatu laporan keuangan biasanya melengkapi informasi laporan keuangan lain. Secara rinci tujuan laporan keuangan termasuk catatan atas laporan keuangan, adalah untuk menyajikan informasi mengenai :
a. Jumlah dan aktiva, kewajiban serta aktiva bersih suatu yayasan
b. Pengaruh transaksi, peristiwa, dan situasi lainnya yang mengubah nilai serta sifat aktiva bersih
c. Jenis dan jumlah arus masuk serta arus keluar sumber daya selama satu periode dan hubungan diantara keduanya
d. Cara suatu yayasan mendapatkan dan membelanjakan kas, memperoleh pinjaman dan melunasi pinjama, serta faktor lainnya yang berpengaruh terhadap likuiditasnya e. Usaha jasa suatu yayasan.
Sistem Akuntansi dan Pelaporan Perusahaan
Akuntansi berbasis kas dan akuntansi berbasis akural menggunakan kriteria yang berbeda untuk menentukan kapan mengakui serta mencatat pengeluaran dan penerimaan dalam catatan keuangan. Pada akuntansi berbasis kas, pendapatan diakui ketika kas diterima dan disetorkan, sementara biaya dicatat dalam periode akuntansi ketika tagihan dibayarkan. Dalam akuntansi berbasis akrual, pendapatan diwujudkan dalam periode akuntansi ketika pendapatan itu di peroleh, misalnya,saat jasa yang dikontrak diberikan dan ditentukan hibah terpenuhi,tanpa menghiraukan waktu penerimaan kas dari donasi. Belanja dicatat sebagai pengurangan utang saat pembayaran, misal ketika membayar persediaan yang dipesan, membayar lembur karyawan, dan meminjam printer untuk pencetakan.
Sistem akuntansi di tempat kami menganut keduanya, cash basis dan accrual basis untuk beberapa akun. Sistem akuntansi terdiri dari catatan-catatan akuntansi (buku cek, jurnal, dan buku besar), serta serangkaian proses dan prosedur yang ditetapkan untuk staf, sukarelawan, dan/atau para profesional dari luar yayasan. Secara umum proses akuntansi mulai dari transaksi sampai dengan pelaporan adalah sebabagi berikut:
b. Pencatatan transaksi kas pada petty cash report c. Jurnal
d. Rekonsiliasi Budget vs Actual e. Rekonsialiasi Bank
f. Pelaporan ke Donor
Pencatatan transaksi Bank
Di tahap ini yang dilakukan adalah identifikasi semua transaksi pembayaran dikumpulan dalam satu daftar yang disebut “Payment Request”. Payment request adalah daftar rencana pembayaran melakui bank transfer. Daftar tersebut kemudian dimintai approval kepada Project Manager. Bilamana persetujuan sudah di dapat, maka eksekusi pembayaran bisa dilakukan.
Sebelum pembayaran di lakukan bagian keuangan terlebih dahulu meminta tanda tangan Direktur diatas cek. Setelah semua cek tandatangani baru kemudia pencairan dan pembayaran dilakukan.
Pencatatan transaksi Kas
Untuk pengeluaran atau pebayaran dengan nilai nominal sampai dengan satu juta rupiah dilakukan melalui mekanisme petty cash. Semua dibayar tunai dengan persetujuan dari Office and Admin Manager. Daftar pembayaran kemudian di catatan didalam laporan petty cash. Pada akhir bulan atau bila saldo kas kecl sudah mendekati Rp.500.000 maka di lakukan pengisian kembali saldo petty cash. Maksimal saldo petty cash untuk satu kali pengisian adalah Rp. 5.000.000,-
Laporan petty cash kemudian dilaporkan kepada Project manager untuk mendapat approval. Selain laporan petty ash terdapat juga laporan cash opname yang merinci mengenai fisik uang yang ada di brankas.
Penjurnalan
Dalam tahap ini semua transaksi di catat di dalam format jurnal yang telah disesuaikan dengan template yang disesuaikan dengan lap keuangan donor.
Rekonsiliasi Bank
Setiap bulan, saldo buku cek harus disesuaikan dengan saldo perkiraan bank. Proses ini melibatkan tiga langkah dasar yaitu :
1. Membandingkan cek dan deposito dalam buku cek dengan laporan bank, lalu menyesuaikan beberapa ketidaksesuaian.
2. Menyesuaikan biaya bank atau bunga bank yang dihasilkan dengan saldo buku cek. 3. Mengurangi cek nonkas dari saldo bank dan menambahkan pada cek yang disetorkan, yang belum dicerminkan dalam saldo bank.
Penerima dana (grantee) setiap bulannya diharuskan untuk melaporkan penggunaan dana sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan. Semua dana yang telah dikeluarkan harus disandingkan dengan masing masing anggaran (budget line) yang sebelumnya telah disetujui oleh donor. Laporan Budget vs actual kemudian dikirim ke Donor untuk mencatat status anggaran.
Pelaporan Donor
SPelaporan donor terdiri atas laporan keuangan dan non keuangan. Laporan non keuangan adalah laporan yang berisi progress report yaiu laporan kemajuan project.
Ancaman Terhadap Sistem Informasi Akuntansi
Secara garis besar, ada 4 jenis ancaman terhadap SIA, yaitu: 1. Bencana alam dan bencana politik, misalnya kebakaran. 2. Kesalahan software dan tidak berfungsinya perangkat keras. 3. Tindakan-tindakan yang tidak disengaja.
4. Tindakan yang disengaja (kriminal komputer).
Diantara berbagai penyebab meningkatnya problem pengamanan adalah sebagai berikut.
1. Kenaikan jumlah sistem client / server yang berakibat informasi tersedia untuk semua karyawan.
2. Karena jaringan lokal (LAN) dan sistem client / server mendistribusikan data kepada pemakai.
3. Wide Area Network (WAN) memberi peluang bagi pelanggan dan pemasok saling mengakses masing-masing sistem data.
Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :
1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified 2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file) 4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran 7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran 8. Performansi jelek
Meskipun ancaman terhadap SIA meningkat, sayangnya banyak organisasi tidak melakukan proteksi secara memadai terhadap data yang mereka miliki, karena alasan sebagai berikut.
1. Persoalan pengendalian komputer sering disepelekan dan dianggap remeh, dan perusahaan menganggap bahwa kehilangan informasi penting sebagai sesuatu yang tidak dianggap merugikan atau dianggap merupakan ancaman.
3. Sebagian perusahaan tidak menyadari bahwa pengamanan data merupakan hal yang serius bagi kelangsungan hidup perusahaa. Informasi adalah sebuah sumberdaya strategik, dan untuk melindungi informasi tersebut memerlukan oersyarat yang strategik pula.
4. Tekanan produktivitas dan biaya memotivasi manajemen untuk mengabaikan pengukuran pengendalian yang memang cukup memakan waktu.
Konsep Umum Pengendalian adalah sebagai berikut.
1. Pengendalian Intern (internal control). Adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Antara sebuah tujuan dengan tujuan lainnya seringkali bertentangan.
2. Pengendalian Manajemen (management control). Merupakan konsep yang lebih luas dibandingkan dengan pengendalian intern, yang memiliki karakteristik sebagai berikut: (a) merupakan bagian yang integral dari tanggung jawab manajemen, (b) dirancang untuk mengurangi terjadinya berbagai kesalahan (error & irregularities), dan untuk mencapai tujuan organisasi, dan (c) berorientasi kepada personil dan mencoba membantu karyawan mencapai tujuan organisasi dengan mengikuti kebijakan organisasi
3. Pengendalian Adiministrasi (administrative control). Adalah pengendalian yang menjamin efisiensi operasional dan ketaatan kebijakan manajemen. Sebaliknya, pengendalian akuntansi (accounting control) adalah pengendalian yang bertujuan membantu menjaga aktiva dan menjamin akurasi dan daya andal catatan keuangan perusahaan.
4. Struktur Pengendalian Intern (internal control structure), memiliki tiga elemen, yaitu:
a. Lingkungan pengendalian, yang menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan khusus.
b. Sistem akuntansi, terdiri atas metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait
DAFTAR PUSTAKA
http://tiasaccountingworld.blogspot.co.id/2013/11/akuntansi-yayasan.html
http://ekonomimahasiswa.blogspot.co.id/2015/03/sistem-informasi-akuntansi-bab-9-konsep.html
https://aminahhumairoh.wordpress.com/2010/10/23/pengendalian-sistem-informasi-akuntansi/
