Microsoft Excel 2013
(Lanjutan)
i
Isi Kandungan
1 Penggunaan Subtotal, Group & Outline ... 1
1.1 Pendahuluan ... 1
1.2 Penjumlahan Menggunakan Subtotal ... 1
1.3 Group & Outline ... 4
2 Penggunaan PivotTable ... 6
2.1 Pendahuluan ... 6
2.2 Membina PivotTable ... 6
2.3 Membina PivotChart ... 10
3 Conditional Formatting ... 12
3.1 Menyediakan Conditional Formatting ... 12
3.2 Menghapuskan Conditional Formatting ... 14
3.3 Menyelenggara Berbilang Conditional Formatting ... 15
3.4 Conditional formatting presets ... 15
4 Data Validation ... 17
4.1 Pendahuluan ... 17
4.2 Nilai Terhad ... 17
4.3 Membina Senarai ... 20
5 Formula dan Fungsi Lanjutan ... 23
5.1 Pendahuluan ... 23
5.2 Fungsi IF ... 23
5.3 VLookup ... 25
5.4 Fungsi Tarikh dan Masa ... 28
5.5 Fungsi Text ... 30
6 Penggunaan “What If Analysis” ... 32
6.1 Pendahuluan ... 32
6.2 Menyediakan Formula ... 32
6.3 Goal Seek ... 33
6.4 Data Table ... 34
6.5 Scenarios ... 35
ii
7 Mengurus Keselamatan Data ... 41
7.1 Pendahuluan ... 41
7.2 Katalaluan (password) untuk workbook. ... 41
7.3 Menghapuskan Katalaluan (workbook) ... 42
1
1 Penggunaan Subtotal, Group & Outline
1.1 Pendahuluan
Subtotal adalah satu ciri yang memudahkan proses mendapatkan hasil pengiraan dalam bentuk penjumlahan mengikut salah satu kategori (column) di dalam table.
Kategori yang hendak digunakan untuk Subtotal perlulah disusun (sort) terlebih dahulu.
Group & Outline adalah ciri alternatif untuk Hide & Unhide. Ciri ini memudahkan anda menutup atau memaparkan column atau row mengikut keperluan anda. Ia lebih mudah digunakan berbanding ciri Hide & Unhide.
1.2 Penjumlahan Menggunakan Subtotal
1. Buka fail Jualan.xlsx
2. Save as fail ini sebagai Latihan_Subtotal.xlsx.
3. Klik pada mana-mana sel di column Pengedar.
4. Klik Home tab Sort & Filter Sort A to Z untuk susun data menggunakan column ini.
5. Table anda akan dipaparkan seperti berikut:
6. Klik Data tab Subtotal.
7. Pada tetingkap Subtotal, klik pada senarai At each change in: dan tukarkan kepada Pengedar.
8. Pastikan Use function: ialah Sum dan Add subtotal to: memilih Jumlah sahaja.
9. Klik OK.
2 10. Table anda akan dipaparkan seperti berikut:
11. Terdapat Group & Outline di sebelah kiri. Untuk table ini:
a. Nombor 1 = paparan Grand Total b. Nombor 2 = paparan Subtotal c. Nombor 3 = paparan semua
12. Klik pada setiap nombor tersebut melihat perubahan paparan table anda.
13. Anda juga boleh klik pada tanda + atau – untuk paparan sebahagian data di dalam table tersebut.
14. Untuk copy dan paste Subtotal sahaja di table, klik pada nombor 2 dan highlight table anda.
3
15. Klik Home tab Find & Slect Go to Special... Visible cells only.
16. Copy table anda.
17. Klik pada tab Insert Worksheet, paste table anda tadi di sel A1. Table anda akan dipaparkan seperti berikut:
18. Klik kembali worksheet Ringkasan.
19. Klik pada mana-mana sel di dalam table.
20. Klik Data tab Subtotal.
21. Klik pada butang Remove All untuk menghapuskan subtotal pada table anda.
4
1.3 Group & Outline
1. Highlight column F (Harga_Seunit) dan column G (Amaun).
2. Klik Data tab Group.
3. Group & Outline akan dipaparkan di bahagian atas table.
4. Klik pada tanda – di kawasan group & outline.
5. Column F & G telah ditutup. Untuk membukanya kembali, klik pada tanda + di kawasan group & outline.
6. Untuk menghapuskan group & outline, klik Data tab Ungroup.
7. Save fail anda.
5
Nota
6
2 Penggunaan PivotTable
2.1 Pendahuluan
PivotTable adalah satu table yang interaktif dan dinamik dimana ia membenarkan data dalam jumlah yang besar digabung dan dibandingkan dengan mudah. Kesinambungan dari PivotTable adalah PivotChart, di mana graf disediakan hasil daripada PivotTable.
Setiap perubahan yang dilaksanakan di PivotChart akan memberikan impak kepada PivotTable.
2.2 Membina PivotTable
1. Buka fail Jualan.xlsx.
2. Save as sebagai Latihan_PivotTable.xlsx.
3. Klik pada mana-mana sel di dalam table.
4. Klik Insert tab PivotTable.
5. Klik OK pada tetingkap Create PivotTable.
6. PivotTable yang kosong tersedia untuk anda di worksheet dan column headers bertukar menjadi Field Lists di sebelah kanan.
7 7. Klik pada Pengedar dan Jumlah.
8. PivotTable akan terhasil seperti berikut:
9. Klik pula pada Kumpulan. PivotTable akan berubah bentuk seperti berikut:
8
10. Anda boleh mengubah kedudukan Kumpulan ke column dengan mengalihkan butang Kumpulan di Row Labels ke Column Labels. PivotTable akan berubah seperti berikut:
11. Untuk memaparkan jumlah dalam bentuk peratusan, tarikh field Jumlah sekali lago ke Values.
9
12. Double click pada mana-mana Sum of Jumlah2 di PivotTable.
13. Tetingkap Value Field Settings dipaparkan.
14. Tukarkan yang berikut di dalam tetingkap Value Field Settings seperti berikut:
a. Custom Name: % Jumlah
b. Klik Show Values As: % of Column Total 15. Klik OK.
10
16. PivotTable anda akan dipaparkan seperti berikut:
2.3 Membina PivotChart
1. Pastikan sel yang aktif berada di dalam PivotTable.
2. Tekan kekunci F11 untuk menghasilkan PivotChart di worksheet baru atau klik Options tab PivotChart untuk menghasilkan PivotChart pada worksheet yang sama dengan PivotTable.
3. PivotChart dipaparkan seperti berikut:
4. Terdapat nilai dalam bentuk peratusan di dalam graf ini.
5. Save fail anda.
11
Nota
12
3 Conditional Formatting
Conditional formatting membenarkan pengguna memberikan format tertentu seperti warna, font, ikon dan data bars kepada sel secara bersyarat. Untuk conditional formatting dilaksanakan, data pada sel perlulah memenuhi syarat yang ditetapkan.
Contohnya, sekiranya nilai data kurang dari 2000, sel akan bertukar merah.
3.1 Menyediakan Conditional Formatting
Conditional formatting yang bakal disediakan ini adalah untuk memberi format kepada sel yang nilai datanya adalah melebihi 4000.
1. Buka fail CFormatting.xlsx.
2. Pilih sel B2-E10.
3. Klik Home tab Conditional Formatting Greater than...
13 4. Taipkan 4000.
5. Tukarkan format sel kepada Green Fill with Dark Green Text.
6. Klik OK.
7. Anda akan perhatikan bahawa sel yang mempunyai nilai melebihi 4000 akan bertukar kepada warna hijau secara automatik.
8. Anda boleh membina beberapa conditional formatting pada kawasan sel yang sama.
14
3.2 Menghapuskan Conditional Formatting
1. Klik Home tab Conditional Formatting Clear Rules.
2. Pilih Clear Rules from Entire Sheet sekiranya anda ingin menghapuskan kesemua conditional formatting pada worksheet tersebut.
3. Conditional formatting akan dihapuskan pada sel.
15
3.3 Menyelenggara Berbilang Conditional Formatting
1. Klik Home tab Conditional Formatting Manage Rules.
2. Klik pada Rule yang ingin diubahsuai.
3. Klik butang Edit Rule.
3.4 Conditional formatting presets
Selain daripada Rules yang dibina oleh pengguna, Excel juga menyediakan Conditional Formatting Presets yang dibahagikan kepada 3 kategori:
a) Data Bars adalah seperti graf bar yang terdapat di dalam kawasan sel yang dipilih.
b) Color Scales menukar warna sel mengikut nilai data sel. Ia menggunakan dau atau 3 warna gradient. Contohnya, kombinasi warna Hijau - Kuning - Merah, nilai tertinggi adalah hijau, nilai pertengahan adalah kuning dan nilai terendah adalah merah..
c) Icon Sets menyediakan ikon spesifik mengikut nilai data.
16
3.4.1 Menggunakan Conditional Formatting Presets 1. Pilih sel B2-E10.
2. Klik Home tab Conditional Formatting Color Scales Green-Yellow-Red Color Scales.
3. Conditional formatting akan memberikan warna pada sel mengikut skala warnanya.
17
4 Data Validation
4.1 Pendahuluan
Data Validation digunakan sebagai salah satu cara utnuk meningkatkan integriti table yang telah disediakan. Ia juga boleh mengurangkan kesilapan semasa menaip nilai sesuatu sel sekiranya terdapat julat nilai yang terhad untuk sesuatu sel di dalam table.
4.2 Nilai Terhad
1. Buka fail data-validation.xlsx.
2. Save as sebagai Latihan_Data.xlsx
3. Di worksheet Data, kita akan menghadkan column Marks supaya boleh menerima nilai dari 1-100 sahaja. Tetingkap error akan dipaparkan sekiranya had nilai tidak dipatuhi.
4. Highlight C2:C11.
5. Klik Data tab Data Validation.
6. Tetingkap Data Validation dipaparkan.
18
7. Pada Settings tab, pilih Whole Number pada ruangan Allow:.
8. Taipkan 0 pada ruangan minimum dan 100 pada ruangan maximum.
9. Klik pada Input Message tab, pilih Show input message when cell is selected.
10. Pada ruangan Title:, taipkan “Input Nilai”
11. Pada ruangan Input message:, taipkan “Nilai 1-100 sahaja.”.
12. Klik pada Error Alert tab.
13. Pilih Show error alert after invalid data is entered.
19 14. Pada ruangan Title:, taipkan “Nilai Tidak Sah”
15. Pada ruangan Input message:, taipkan “Nilai 1-100 sahaja ye.”.
16. Klik OK.
17. Apabila anda klik pada sel di column Marks, terdapat arahan (Input Message) pada sel tersebut.
18. Taipkan 221, dan anda akan dipaparkan dengan tetingkap error.
20
4.3 Membina Senarai
1. Klik pada worksheet List.
2. Highlight B2:B11.
3. Klik Data tab Data Validation.
4. Tetingkap Data Validation dipaparkan.
21 5. Pada Settings tab, pilih List pada ruangan Allow:.
6. Pada ruangan Source:, highlight G2:G11.
7. Klik OK.
8. Setiap sel akan mempunyai senarai berbentuk drop down list untuk anda memilih data yang disediakan.
9. Sediakan juga senarai untuk column Course menggunakan senarai di I2:I7.
10. Save fail anda.
22
Nota
23
5 Formula dan Fungsi Lanjutan
5.1 Pendahuluan
Formula adalah satu ekspresi untuk mengira sesuatu nilai di dalam sel. Fungsi adalah formula yang telah disediakan oleh Excel untuk digunakan oleh pengguna.
5.2 Fungsi IF
Untuk menggunakan formula IF, ikutilah langkah – langkah berikut.
1. Buka fail Markah.xlsx.
2. Save as fail ini sebagai Latihan_IF.xlsx 3. Klik sel F4.
4. Taipkan ‘=’. Klik pada anak panah kecil yang terdapat pada kekotak fungsi. Pilih IF.
5. Tetingkap fungsi IF dipaparkan.
6. Dalam kes ini, kita hendak menguji sama ada purata markah pelajar melebihi 45 atau tidak. Jika Purata (E4)>=45,maka Status (F4)=‘Lulus’, sebaliknya Status
=’Gagal’.
24
7. Masukkan E4>=45 di ruang Logical_test, ”Lulus” di ruang Value_If_true dan
“Gagal” di ruang Value_If_false.
8. Klik OK.
9. Untuk mendapatkan status untuk pelajar yang lain, double click fill handler pada sel F4.
10. Save fail anda.
25
5.3 VLookup
Fungsi VLOOKUP (vertical lookup) akan membandingkan nilai di dalam table dengan nilai yang disediakan di dalam column pertama satu lookup table untuk mendapatkan keputusan jawapan daripada column berlainan di row yang sama di dalam lookup table tersebut.
1. Buka fail Sales.xlsx.
2. Save as sebagai Latihan_vlookup.xlsx
3. Worksheet Sales mengandungi table yang ingin mendapatkan Product Name daripada Product ID yang disediakan.
4. Product Name terdapat pada table di worksheet Codes.
5. Klik pada worksheet Sales dan klik sel C3.
26 6. Taip =VLOOKUP(
7. Klik pada butang
f
x untuk membuka tetingkap Function Arguments untuk Vlookup.8. Terdapat 4 komponen di dalam Vlookup:
a. Lookup_value: Nilai daripada table asal yang hendak dibandingkan dengan column pertama lookup table.
b. Table_array: Lookup table yang mempunyai pilihan keputusan/jawapan berdasarkan nilai yang dibandingkan.
c. Col_index_num: Column yang mempunyai pilihan keputusan/jawapan untuk dipaparkan di table asal.
d. Range_lookup: Taipkan FALSE di sini sekiranya anda ingin membandingkan nilai secara spesifik. Sekiranya anda ingin membandingkan julat nilai, biarkan sahaja ruangan ini kosong.
27
9. Taipkan yang berikut pada ruangan yang disediakan:
a. Lookup_value: B3
b. Table_array: Codes!A1:B6 c. Col_index_num: 2
d. Range_lookup: FALSE 10. Klik OK.
11. Jawapan akan kelihatan seperti berikut:
28
12. Untuk mendapatkan jawapan bagi sel yang selebihnya di dalam column Product Name, laksanakan yang berikut:
a. Double click sel C3.
b. Highlight A1:B6 di dalam formula, tekan kekunci F4 dan tekan Enter.
13. Double click fill handler pada sel C3.
14. Table anda akan kelihatan seperti berikut:
5.4 Fungsi Tarikh dan Masa
1. Buka fail date-time-functions.xlsx
2. Pada worksheet Fungsi, analisa setiap fungsi yang diberikan.
29
3. Berikut adalah formula-formula untuk fungsi tarikh dan masa.
30
5.5 Fungsi Text
1. Buka fail text-functions.xlsx
2. Pada worksheet text, analisa setiap fungsi yang diberikan.
31
Nota
32
6 Penggunaan “What If Analysis”
6.1 Pendahuluan
What If Analysis adalah satu ciri yang disediakan di dalam MS Excel 2010 untuk merancang dan menganalisa data menggunakan berbilang nilai data untuk mendapatkan berbilang keputusan anggaran. Terdapat 3 ciri asas yang terdapat di dalam What If Analysis iaitu Goal Seek, Data Table dan Scenario.
6.2 Menyediakan Formula
1. Buka fail What_if.xlsx.
2. Save as sebagai Latihan_WIA.xlsx.
3. Pada worksheet Goal Seek, klik sel B4.
4. Taipkan =PMT(
5. Klik pada butang
f
xuntuk membuka tetingkap Function Arguments untuk PMT.6. Pada ruangan Rate, taipkan B2/12.
7. Pada ruangan Nper, taipkan B3.
8. Pada ruangan Pv, taipkan B1.
9. Biarkan ruang Fv dan Type kosong.
10. Klik OK.
33
11. Anda akan dapati formula ini memberikan jawapan dalam bentuk negatif.
6.3 Goal Seek
Goal Seek digunakan apabila anda ingin menetapkan keputusan sesuatu formula dengan manipulasi salah satu komponen di dalam formula.
1. Untuk menetapkan Monthly sebagai -RM900 sahaja, klik pada sel B4.
2. Klik Data tab What If Analysis Goal Seek...
3. Tetingkap Goal Seek dipaparkan.
34
4. Taipkan -900 untuk ruangan To value: dan B3 untuk ruangan By changing cell:.
5. Klik OK.
6. Excel akan memberikan nilai –RM900 sebagai jawapan dengan memanipulasikan bilangan Repayments.
7. Klik OK.
6.4 Data Table
Sekiranya anda ingin manipulasi 2 komponen di dalam formula PMT, Data Table perlu digunakan.
1. Klik pada worksheet Data Table.
2. Highlight B6:F10.
3. Klik Data tab What If Analysis Data Table...
4. Tetingkap Data Table dipaparkan.
5. Klik pada sel B3 untuk ruangan Row input cell:.
6. Klik pada sel B1 untuk ruangan Column input cell:.
7. Klik OK.
35
8. Jawapan akan diberikan di dalam sel-sel berwarna hijau.
6.5 Scenarios
Untuk memanipulasikan lebih daripada 2 komponen di dalam formula, Sceanrios boleh digunakan.
1. Klik pada worksheet Goal Seek.
2. Klik pada sel B4.
3. Klik Data tab What If Analysis Scenario Manager...
4. Tetingkap Scenario Manager dipaparkan.
5. Klik butang Add...
6. Tetingkap Edit Scenario dipaparkan.
36 7. Taipkan seperti berikut:
8. Klik OK.
9. Tetingkap Scenario Values dipaparkan.
10. Taipkan seperti berikut:
11. Klik Add.
12. Tetingkap Add Scenario dipaparkan.
13. Taipkan seperti berikut:
37 14. Klik OK.
15. Tetingkap Scenario Values dipaparkan.
16. Taipkan seperti berikut:
17. Klik Add.
18. Tetingkap Add Scenario dipaparkan.
19. Taipkan seperti berikut:
38 20. Klik OK.
21. Tetingkap Scenario Values dipaparkan.
22. Taipkan seperti berikut:
23. Klik OK.
24. Tetingkap Scenario Manager dipaparkan.
39 25. Klik pada butang Summary...
26. Tetingkap Scenario Summary dipaparkan.
27. Klik pada sel B4 untuk ruangan result cells:.
28. Klik OK.
29. Anda akan dipaparkan dengan worksheet baru yang mengadungi table ringkasan scenario yang dilaksanakan.
30. Save fail anda.
40
Nota
41
7 Mengurus Keselamatan Data
7.1 Pendahuluan
Data yang sulit di dalam workbook boleh dilindungi dengan meletakkan katalaluan pada workbook tersebut.
7.2 Katalaluan (password) untuk workbook.
1. Buka fail Katalog.xlsx.
2. Klik File tab Save As.
3. Pada tetingkap Save As, klik Tools General Options.
4. Tetingkap General Options akan dipaparkan.
5. Pada kotak Password to open, taip 123 dan klik OK.
6. Tetingkap Confirm Password akan dipaparkan. Anda perlu menaip semula katalaluan yang pertama (123).
7. Klik OK.
42 8. Klik OK.
9. Klik butang Save.
10. Klik OK untuk kotak amaran yang dipaparkan.
11. Tutup fail Katalog.xlsx.
12. Buka kembali fail Katalog.xlsx. Tetigkap Password dipaparkan.
13. Taip 123 dan klik OK.
7.3 Menghapuskan Katalaluan (workbook)
1. Untuk menghapuskan katalaluan, klik File tab Save As.
2. Pada tetingkap Save As, klik Tools General Options.
43 3. Tetingkap General Options akan dipaparkan.
4. Pada kotak Password to open, delete katalaluan dan klik OK.
5. Klik butang Save.
6. Klik OK untuk kotak amaran yang dipaparkan.
7. Tutup fail tersebut.
44
