PEMBUATAN PROGRAM UNTUK PENGENDALIAN PELAKSANAAN
PROYEK MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS DENGAN
PENDEKATAN ANALISIS VARIANS
RULLY KURNIAWAN
Jurusan Teknik Sipil, FTSP, Universitas Gunadarma
ABSTRAKSI
Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana. Pengendalian pelaksanaan proyek dibutuhkan untuk mengukur penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu proyek.
Begitu pentingnya kebutuhan informasi-informasi yang melaporkan dan menggambarkan kondisi hasil pelaksanaan pekerjaan. Teknik pelaporan harus cepat dan akurat diberikan untuk menghindari keterlambatan, kerugian pembiayaan, kebutuhan tenaga kerja, dan permasalahan lainnya. Faktor-faktor dari permasalahan pelaksanaan proyek tersebut yang menjadikan pentingnya kebutuhan atas sistem informasi yang dapat membantu memberikan informasi yang cepat dan akurat.
Program pengendalian pelaksanaan proyek dikembangkan menggunakan Microsoft Access dengan rumusan perhitungan analisis varians. Program ini memberikan informasi perhitungan dan kondisi yang merespon hasil perhitungan terhadap data-data pelaksanaan proyek, pembiayaan proyek, kesuaian pengunaan waktu rencana. Program perhitungan yang ditampilkan untuk pengendalian pelaksanaan proyek adalah pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan jadwal proyek, serta penentuan indeks produktivitas dan kinerja tenaga kerja.
Kata Kunci: Pengendalian Pelaksanaan Proyek, Microsoft Access, Analisis Varians.
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang
Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana. Monitoring dan pengendalian proyek dibutuhkan untuk mengukur penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu proyek.
Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek dibutuhkan suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang harus secara aktif diketahui, diikuti dan diamati selama pelaksanaan.
Untuk itu pembuatan program aplikasi yang dapat membantu dalam pengendalian pelaksanaan proyek diperlukan. Program aplikasi tersebut menggunakan Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians untuk mempermudah kegiatan pengendalian pelaksanaan proyek dan monitoring biaya, jadwal, dan kemajuan prestasi fisik tiap minggunya beserta keterangan yang menjelaskan kondisinya.
2. Maksud dan Tujuan Penulisan
Membuat program untuk pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan
Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians.
3. Ruang Lingkup Penulisan
Pada penulisan ini, studi kasus dilakukan dalam ruang lingkup sebagai berikut: 1. Pembuatan program pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan Microsoft
Access dengan pendekatan analisis varians.
2. Uji coba kinerja (verifikasi dan validasi) program pengendalian pelaksanaan proyek terhadap hasil perhitungan manual dari sampel data Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta.
4. Kontribusi Penulisan
Menyediakan program untuk pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan
Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians.
5. Lokasi Tugas Akhir
Penelitian ini menggunakan sampel data ditujukan untuk verifikasi dan validasi program. Sampel data ini yang digunakan sebagai data masukkan bisa dari proyek yang masih berjalan dan proyek yang sudah terealisasi. Dan pada penelitian ini data yang digunakan adalah: Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta. Proyek ini sudah berjalan atau termasuk dalam kategori proyek yang sudah direalisasikan.
TINJAUAN PUSTAKA
Untuk mendukung proses penulisan tugas akhir ini, pada tinjauan pustaka akan membahas teori-teori yang berhubungan dengan topik penulisan tugas akhir ini. Pembahasan yang dibahas meliputi pengendalian pelaksanaan proyek, analisis varians,
microsoft access, program pengendalian pelaksanaan proyek, dan hasil penelitian yang
1. Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Pengendalian proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana. Jadi dengan kata lain, berbagai macam kegiatan di kantor pusat dan lapangan yang telah direncanakan harus dipantau dan dikendalikan implementasinya agar hasilnya sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan
(Suharto, 1997). Monitoring dan pengendalian proyek dibutuhkan untuk mengukur
penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu proyek (Hegazy and Petzold, 2003).
a. Unsur-unsur Pengendalian
Agar suatu sistem pengendalian dapat bekerja dengan efektif diperlukan unsur-unsur berikut: tolak ukur yang realistis, perangkat yang dapat memproses dengan cepat dan tepat, prakiraan yang akurat, dan rencana tindakan (action
plan).
b. Aspek dan Obyek Pengendalian
Garis besar aspek dan obyek pengendalian proyek amat luas, diantaranya yang terpenting adalah sebagai berikut: pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya, pengendalian waktu (jadwal), dan pengendalian kinerja dan produktivitas.
c. Teknik dan Metode Pengendalian
Pada sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolak ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian pelaksanaan proyek terdapat beberapa macam teknik dan metode yang luas pemakainya, yaitu:
Pengendalian Kemajuan Proyek
Pada proses pengendalian kemajuan proyek, untuk mengetahui besaran deviasi yang terjadi. Rumus yang digunakan:
Deviasi (%) = Realisasi (%) – Rencana (%) Keterangan:
Deviasi adalah nilai selisih realisasi dengan rencana. Realisasi adalah bobot prestasi yang terlaksana. Rencana adalah bobot prestasi yang harus dicapai. Kondisi yang dihasilkan dari perhitungan diatas, antara lain:
Tabel 1.
Kondisi Pada Pengendalian Kemajuan Proyek Negatif Pelaksanaan Proyek Terlambat
Positif Pelaksanaa Proyek Cepat Nol Pelaksanaannya Proyek Tepat Waktu Sumber: (Suharto, 1997)
Pengendalian Biaya dan Jadwal
Untuk perhitungan pengendalian biaya dan jadwal, Rumus yang digunakan, antara lain:
CV = BCWP - ACWP SV = BCWP - BCWS Keterangan:
CV (Cost Varians) ialah nilai besaran varians biaya. SV (Schedule Varians) ialah nilai besaran varians jadwal. BCWP (Budged Cost of Work Prefomed) ialah nilai hasil. ACWP (Actual Cost of Work Performed) ialah pengeluaran. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) ialah anggaran. Kondisi yang dihasilkan dari perhitungan diatas, antara lain:
Tabel 2.
Kondisi dari Perhitungan Pengendalian Biaya dan Jadwal Varians Jadwal SV=BCWP–BCWS Varians Biaya CV=BCWP–ACWP Keterangan Positif Nol Positif Nol Negatif Nol Negatif Positif Negatif Positif Positif Nol Nol Negatif Negatif Nol Negatif Positif
Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran.
Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat daripada rencana dengan biaya lebih rendah daripada anggaran
Pengendalian Indeks dan Produktivitas
Pengendalian ini digunakan untuk mengetahui besaran indeks dari sumber daya (tenaga kerja) yang ada. Rumus yang digunakan adalah:
CPI = BCWP/ACWP SPI = BCWP/BCWS Keterangan:
CPI (Cost Productivity Indeks): indeks produktivitas biaya. SPI (Schedule Productivity Indeks): indeks produktivitas jadwal. BCWP (Budged Cost of Work Prefomed): nilai hasil.
ACWP (Actual Cost of Work Performed): pengeluaran. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): anggaran. Kondisi yang dihasilkan dari perhitungan diatas, antara lain:
Tabel 3.
Kondisi Pada Indeks Produktivitas dan Kinerja
<1 Pengeluaran lebih besar dari anggaran dan realisasi lebih kecil dari rencana
>1 Pengeluaran lebih kecil dari anggaran dan realisasi lebih besar dari rencana
= 1 Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran. Sumber: (Suharto, 1997)
2. Analisis Varians
Analisis varians merupakan metode pengendalian yang luas pengunaanya, yang baik untuk biaya dan jadwal. Mekanismenya adalah membandingkan perencanaan dengan kenyataan hasil pelaksanaan (Suharto, 1997). Proses menganalisis varians dengan menggunakan data rencana rencana/aktual proyek yaitu: Grafik “S” dengan milestone dan bagan balok. Teknik pengendalian ini akan memperlihatkan perbedaan antara lain:
a. Biaya pelaksanaan dengan anggaran. b. Waktu pelaksanaan dengan jadwal.
c. Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana.
d. Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran. e. Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.
3. Microsoft Access
a. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah software yang merupakan bagian dari Microsoft Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database (BSI, 2003). Microsoft Access merupakan tool yang cukup produktif untuk
yang lebih daya guna, Visual Basic, Microsoft Excel, dan Microsoft Project (Callahan, 1995).
b. Keunggulan Microsoft Access
Kemudahannya dalam mendisain struktur program. Dapat memberikan informasi dari hasil perhitungan. Tampilannya lebih menarik.
Menampilkan output program dalam laporan dan grafik.
c. Pengenalan Database
Database adalah kelompok fakta yang diatur berhubungan dengan pengolahan data. Didalam Microsoft Access ada beberapa tingkatan data, yaitu: Field: kumpulan dari data sejenis, Record: kumpulan dari field sejenis, Table: kumpulan dari record-record, dan Database: kumpulan dari tabel.
d. Arsitektur Database
Dalam merancang program harus mengerti dan memahami masing-masing bagian dari arsitektur database pada Microsoft Access yaitu, antara lain: Table, Query, Form, Report, Page, Macro, dan Modul.
Gambar 1. Proses Alur Kerja Logika Dasar Umum Pada Microsoft Access
Sumber: (Sumiyana, 1994) e. Operator Standar
Operator adalah perintah yang memanipulasi nilai atau variabel dan memberikan suatu hasil. Data-data yang dimanipulasi atau dihasilkan oleh operator, sehingga memberikan suatu hasil tertentu dinamakan operan. Operator-operator yang sering digunakan dalam Microsoft Access adalah: Operator Aritmatika, Operator Relasi, Operator Logika, dan Operator String.
f. Operasi Percabangan
Operasi percabangan adalah sebuah operasi yang menganalisa suatu keadaan dan mengambil keputusan berdasarkan pada hasil dari analisis tersebut. Jika kondisi benar, maka akan dijalankan instruksi tertentu. Jika salah, maka dijalankan instruksi yang lain.
Supaya pernyataan berkondisi bisa diproses, maka diperlukan beberapa perintah untuk memprosesnya yaitu: IIF, If...Then, dan Select Case.
4. Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek dengan Pendekatan Analisis Varians
Program ini didasari pada penggunaan Microsoft Access dengan menggunakan pendekatan analisis varians yang dapat memberikan informasi-informasi cepat pada proses pengendalian kemajuan proyek (bobot prestasi), pengendalian biaya dan jadwal, dan indeks kinerja dan produktifitas sumber daya (tenaga kerja). Output yang diberikan untuk pelaporan berupa hasil varians, kondisi yang terjadi, dan grafik pembanding.
Gambar 2. Diagram Alur Kerja Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Sumber : Hasil Olahan
5. Hasil Penelitian Yang Relevan
Sebagai kerangka berpikir awal dan untuk mendukung dalam penelitian selanjutnya, ada penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti lain yang berhubungan dan sesuai dengan masalah yang akan dibahas. Peneliti tersebut adalah Ahmad Kurniawan dan Andan Yuniarto yang sama-sama berasal dari Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada. Hasil penelitiannya yaitu program berbasis Microsoft
Access yang dikontribusikan untuk menitik beratkan pada Kasus Sistem Informasi
Biaya Proyek, Kontraktor “Noyo Genggong”.
METODOLOGI PENELITIAN
Dalam setiap penelitian pada umumnya dikenal istilah “Metode Penelitian”. Dengan adanya metode penelitian ini diharapkan agar disetiap langkah yang akan diambil dalam penelitian dapat dilakukan dengan benar, sehingga penelitian tersebut dapat selesai pada tahap pengambilan kesimpulan (Arikunto.S, 1995).
INPUT
Data Kemajuan Proyek
Data Biaya dan Jadwal
PROSES
Nilai Deviasi
Nilai CV & SV
Nilai CPI & SPI
OUTPUT
Laporan Hasil Perhitungan Kondisi Yang Terjadi Grafik Perbandingan
PROGRAM PENGENDALIAN PELAKSANAAN PROYEK
Penelitian merupakan proses yang panjang dan menyeluruh, dimana berawal pada minat untuk mengetahui fenomena tertentu. Gagasan tersebut ditujukan untuk lebih mengenal hubungan antara bagian-bagian berdasarkan landasan teori yang ada. Konseptualisasi proses-proses tersebut kemudian dituangkan menjadi suatu metode penelitian lengkap dengan pola analisis observasi serta pengumpulan data yang diperlukan. Dari hasil observasi yang dilakukan maka akan diperoleh data dan kemudian data tersebut diolah dan dianalisis sehingga akhirnya dapat ditarik kesimpulan yang diperlukan.
1. Metode dan Proses Penelitian
Program pengendalian pelaksanaan proyek yang akan dibuat adalah program pendukung dalam suatu proses pengendalian pelaksanaan proyek atau kegiatan monitoring, yang dapat memberikan informasi-informasi cepat kondisi yang terjadi pada tiap minggunya sepanjang siklus proyek. Program ini ditujukan untuk efektifitas kegiatan personil manajemen proyek dan kontruksi dalam mengambil keputusan dalam kegiatan proyek berikutnya.
Pembuatan program pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access, software ini merupakan bagian dari dari Microsoft
Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database (BSI, 2003). Program ini menggunakan pendekatan analisis varians. Analisis varians
merupakan metode pengendalian yang luas pengunaanya, yang baik untuk biaya dan jadwal. Mekanismenya adalah membandingkan perencanaan dengan kenyataan hasil pelaksanaan (Suharto, 1997).
2. Cara Pengumpulan Data
Adapun cara pengumpulan data penulisan tugas akhir ini adalah : a. Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi pustaka ini dilakukan untuk memperoleh teori-teori, konsep-konsep serta variabel-variabel. Hal tersebut bersumber dari catatan, jurnal ilmiah, buku dan sebagainya guna mendukung dan memperkuat penelitian ini.
b. Studi Lapangan (Field Research)
Studi ini dilakukan dengan mengumpulkan data-data proyek kontruksi yang sedang berjalan atau proyek konstruksi lampau berupa laporan harian, mingguan, bulanan, dan grafik “S” rencana/aktual yang digunakan sebagai sampel data guna melakukan verifikasi dan validasi program. Data yang digunakan didapat dari Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta.
3. Verifikasi dan Validasi Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Untuk mengetahui apakah program pengendalian pelaksanaan proyek yang telah dibuat dapat dipergunakan sesuai tujuan dan untuk mengetahui keakuratan dari program tersebut dapat diterima, maka dilakukan verifikasi dan validasi terhadap program tersebut.
a. Verifikasi
Menurut Turban (1995), verifikasi adalah:
Berhubungan dengan pembuatan sistem yang “benar”, yaitu sistem yang secara teknis dapat dioperasikan (programnignya benar).
Subtansinya adalah sistem tersebut bisa/benar dalam implementasinya (pada hal khusus).
b. Validasi
Menurut Turban (1995), validasi mengarah terhadap performance system, yaitu: Berkenaan dengan pembuatan sistem yang benar secara teknik sesuai dengan kebutuhan dari pemakai.
Berhubungan dengan kinerja sistem dengan tingkat akurasi yang dapat diterima.
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 1. Gambaran Sampel Data
Dari sampel yang diperoleh proses analisa datanya, yaitu dengan penggunaan metode analisis varians. Data proyek yang digunakan dari proyek yang sedang berjalan ataupun proyek yang telah direalisasikan. Pada data Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta akan dianalisa sebagai sampel data masukan pada program pengendalian pelaksanaan proyek. Data proyek ini termasuk dalam proyek yang telah direalisasikan. Data yang dianalisis dengan metode analisis varians dari grafik “S”, laporan kemajuan proyek, dan pembiayaan proyek tiap minggu.
2. Perhitungan Manual Data Proyek a. Perhitungan Untuk Deviasi Proyek
Pada proses perhitungan pengendalian kemajuan proyek untuk menentukan deviasi, rumus yang dipakai adalah:
Deviasi = Akumulatif Realisasi (%) – Akumulatif Rencana (%) b. Perhitungan Pembiayaan Proyek Berdasarkan Kemajuan Proyek
Untuk menentukan hasil perhitungan pembiayaan proyek tiap minggunya, rumus yang dipakai adalah:
Rencana (Rp) = Akumulatif Rencana (%) * Nilai Kontrak Realisasi (Rp) = Akumulatif Realisasi (%) * Nilai Kontrak Deviasi (Rp) = Deviasi (%) * Nilai Kontrak
c. Perhitungan BCWP, BCWS, dan ACWP
Pada proses perhitungan untuk pengendalian biaya dan jadwal, menentukan terlebih dahulu indikator-indikator untuk perhitungan dengan metode analisis varians terpadu (BCWS, ACWP, dan BCWP). Perhitungan untuk indikator-indikator ini diperoleh dari:
ACWP = Akumulatif Rencana (Rp) BCWP = Akumulatif Realisasi (Rp)
BCWS = ACWP + Deviasi Biaya (Tiap Minggu Sebelumnya) d. Perhitungan Varians Biaya dan Jadwal
Pada perhitungan ini menggunakan metode analisis varians terpadu untuk menentukan varians biaya dan jadwal pada kegiatan pengendalian biaya dan jadwal. Data-data yang digunakan berdasarkan Tabel 4.3. sebagai indikator-indikator untuk perhitungan dengan metode analisis varians terpadu, rumus yang digunakan:
Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP e. Perhitungan Indeks Produktivitas dan Kinerja
Perhitungan ini untuk mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya suatu proyek. Dari hasil yang diperoleh dapat menentukan kesesuaian kebutuhan tenaga kerja untuk kegiatan proyek. Rumus yang digunakan:
Indeks Kinerja Biaya (CPI) = BCWP/ACWP Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = BCWP/BCWS
3. Pembahasan Hasil Perhitungan dan Kondisi Yang Terjadi Pada Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta
Pembahasan ini adalah pembahasan dimana hasil perhitungan dengan metode analisis varians dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggu. Hal ini dapat mengendalikan dan memonitor permasalahan penjadwalan dan kesesuaian pengeluaran biaya dengan nilai hasil yang dicapai dari pelaksanaan proyek.
a. Pengendalian Kemajuan Proyek
Pada pengendalian kemajuan proyek, perhitungan deviasi dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi yang terjadi antara lain:
Apabila hasil deviasi nilainya positif (+), berarti pelaksanaan proyek cepat. Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan lebih cepat daripada rencana.
Apabila hasil deviasi negatif (-), berarti pelaksanaan proyek terlambat. Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan lebih lambat daripada rencana.
Apabila hasil deviasi nilainya nol atau nilai realisasi sama dengan rencana (=0), berarti pelaksanaan proyek tepat waktu atau sesuai rencana. Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan rencana.
Faktor-faktor yang mempengaruhi cepat tidaknya prestasi fisik dicapai, biasanya dipengaruhi oleh:
Kesiapan sumber daya (tenaga kerja, material, dan peralatan). Pembiayaan proyek.
Perbaikan kesalahan pengerjaan. Faktor cuaca.
Berdasarkan hasil perhitungan deviasi dalam pengendalian kemajuan proyek, kita dapat mengetahui kesesuaian realisasi pelaksanaan terhadap rencana. Dan menggambarkan tindakan yang harus dicapai untuk tahap pelaksanaan proyek berikutnya.
b. Pengendalian Biaya dan Jadwal
Pada pengendalian biaya dan jadwal dari hasil perhitungan varians biaya dan jadwal dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi yang terjadi antara lain:
Varians Biaya
Jika hasil varians biaya nilainya positif, berarti pengeluaran lebih besar daripada anggaran.
Jika hasil varians biaya nilainya negatif, berarti pengeluaran lebih kecil daripada anggaran.
Jika hasil varians biaya nilainya nol atau sama dengan nol, berarti pengeluaran sesuai dengan anggaran.
Indikasi-indikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan hasil varians biaya dipengaruhi oleh:
Terjadinya kesalahan pelaksanaan jenis pekerjaan.
Kesuaian hasil prestasi fisik yang dicapai dengan biaya yang lebih murah.
Varians Jadwal
Jika hasil varians jadwal nilainya positif, berarti realisasi pekerjaan lebih besar daripada rencana/jadwal.
Jika hasil varians jadwal nilainya negatif, berarti realisasi pekerjaan lebih kecil daripada rencana/jadwal.
Jika hasil varians jadwal nilainya nol atau sama dengan nol, berarti realisasi pekerjaan sesuai dengan rencana/jadwal.
Indikasi-indikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan hasil varians jadwal sama dengan hasil deviasi prestasi pekerjaan.
Berdasarkan hasil-hasil perhitungan pada pengendalian biaya dan jadwal bahwa angka negatif varians biaya terpadu yang menunjukkan bahwa biaya lebih tinggi dari anggaran, disebut cost overrun. Angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai biaya. Sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan biaya kurang dari pada anggaran, yang disebut cost underrun. Demikian juga halnya dengan jadwal; angka negatif berarti terlambat, angka nol berarti tepat, dan positif berarti lebih cepat daripada rencana.
c. Pengendalian Produktivitas dan Kinerja
Pada pengendalian biaya dan jadwal dari hasil perhitungan varians biaya dan jadwal dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi yang terjadi antara lain:
Indeks Kinerja Biaya
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya lebih besar dari satu (>1), berarti pengeluaran lebih kecil daripada anggaran.
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya kurang dari satu (<1), berarti pengeluaran lebih besar daripada anggaran.
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya satu atau sama dengan satu (=1), berarti pengeluaran sesuai dengan anggaran.
Indeks Kinerja Jadwal
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya lebih besar dari satu (>1), berarti realisasi pekerjaan lebih besar daripada rencana/jadwal.
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya kurang dari satu (<1), berarti realisasi pekerjaan lebih kecil daripada rencana/jadwal. Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya satu atau sama dengan satu (=1), berarti realisasi pekerjaan sesuai dengan rencana/jadwal.
Dengan mengetahui besaran indeks produktivitas dan kinerja, diharapkan dapat menyesuaikan penyediaan jumlah tenaga kerja. Jika angka produktivitas yang bergerak ke bawah memberikan petunjuk bertambah besarnya jumlah keperluan tenaga kerja untuk jumlah pekerjaan tertentu.
PEMBUATAN PROGRAM PENGENDALIAN PELAKSANAAN PROYEK 1. Kerangka Desain Program
Struktur program ini terdiri atas: a. Desain Tabel
Tabel adalah bagian dari database yang didalamnya terdapat sekumpulan data yang memiliki struktur tabel, record, field, dan nilai data. Tabel pada program ini didesain sesuai pengelompokan data-data untuk tiap-tiap pengendalian. Tabel yang didesain untuk perhitungan pengendalian pelaksanaan proyek, antara lain: Spesifikasi proyek, pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan jadwal proyek, serta pengendalian produktivitas dan kinerja pengunaan tenaga kerja.
b. Desain Query
Suatu fasilitas yang mempunyai kemampuan mengolah data field dari tabel agar dapat dimanipulasi. Didalam mendisain query rumusan perhitungan atau
calculated field pada analisis varians dimasukkan untuk memanipulasi data
proyek. Rumusan perhitungan atau calculated field yang dimasukkan pada program ini, antara lain: perhitungan-perhitungan varians, kondisi-kondisi hasil perhitungan, dan keterangan dari hasil perhitungan pengendalian pelaksanaan proyek.
c. Desain Form
Mempermudah memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Interface yang didesain dan ditampilkan untuk memudahkan pengguna dalam memasukkan data-data proyek pada tabel pada program tersebut, antara lain: spesifikasi proyek, pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan jadwal, serta pengendalian produktivitas dan kinerja.
d. Desain Report
Merupakan hasil dari pengelolaan database yang disajikan secara informatif berupa laporan tertulis dari hasil pekerjaan, baik itu laporan di monitor atau laporan pada cetakan kertas. Bentuk laporan untuk media penyampaian informasi dari program tersebut, antara lain: laporan-laporan hasil perhitungan beserta kondisi yang merespon hasil perhitungan dan grafik perbandingan.
2. Perhitungan (Calcullated Field) Pada Program a. Pengendalian Kemajuan Proyek
Rumusan pada proses perhitungan pengendalian kemajuan proyek ini, menentukan besaran deviasi yang terjadi. Rumusan yang digunakan adalah: Deviasi = Realisasi (%) - Rencana (%)
b. Pengendalian Biaya dan Jadwal
Rumusan pada proses perhitungan pengendalian biaya dan jadwal proyek ini, menentukan kesuaian anggaran yang dialirkan dengan nilai hasil fisik proyek. Rumusan yang digunakan adalah:
Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP
BCWS : Anggaran yang dialirankan tiap skala waktu tertentu. ACWP : Jumlah anggaran terpakai tiap skala waktu tertentu. BCWP : Nilai hasil pelaksanaan tiap skala waktu tertentu. c. Indeks Produktivitas dan Kinerja
Rumusan pada proses perhitungan indeks produktivitas dan kinerja untuk mengukur efisiensi sumber daya/ tenaga kerja yang telah ada. Rumusan yang digunakan adalah
Indeks Kinerja Biaya (CPI) = BCWP/ACWP Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = BCWP/BCWS 3. Kondisi Yang Terjadi dari Hasil Perhitungan
Dari hasil perhitungan diatas, kita dapat menyimpulkan bagaimana kondisi yang terjadi pada proyek. Maka keterangan dari kondisi yang terjadi yaitu, antara lain:
a. Pengendalian Kemajuan Proyek
Kondisi yang mengambarkan hasil perhitungan adalah: Tabel 4.
Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Kemajuan Proyek Negatif Pelaksanaan Proyek Terlambat
Positif Pelaksanaa Proyek Cepat Nol Pelaksanaan Proyek Tepat Waktu Sumber: (Suharto, 1997)
b. Pengendalian Biaya dan Jadwal
Tabel 5.
Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Biaya dan Jadwal Varians Jadwal (SV) Varians Biaya (CV) Keterangan Positif Nol Positif Nol Negatif Nol Negatif Positif Negatif Positif Positif Nol Nol Negatif Negatif Nol Negatif Positif
Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran.
Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat daripada rencana dengan biaya lebih rendah daripada anggaran
Sumber: (Suharto, 1997)
c. Indeks Produktivitas dan Kinerja
Dalam program perhitungan indeks produktivitas dan kinerja, bila didapat hasil perhitungan (= 0) maka keterangan pada program ini tidak dapat menggambarkan kondisi hasil perhitungan tersebut atau diasumsikan proyek belum berjalan. Kondisi yang menggambarkan hasil perhitungan adalah:
Tabel 6.
Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Produktivitas dan Kinerja <1 Pengeluaran lebih besar dari anggaran dan realisasi
lebih kecil dari rencana
>1 Pengeluaran lebih kecil dari anggaran dan realisasi lebih besar dari rencana
= 1 Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran. Sumber: (Suharto, 1997)
4. Menambahkan Event Procedure
Event Procedure digunakan pada baris dan tombol perintah yang ada di
form-form program pengendalian pelaksanaan proyek. Penambahan ini dilakukan demi memudahkan dalam memasukkan data-data proyek bagi pengguna. Adapun Event
a. SetFokus digunakan untuk memberitahukan Microsoft Access untuk mengarahkan fokus ke form yang ditentukan atau ke obyek kontrol. Event
Procedure ini digunakan untuk obyek DoCmd, dipisahkan dengan tanda titik dari
obyek yang diinginkan.
b. MsgBox “Pernyataan” digunakan untuk menampilkan suatu argumen pesan yang ingin ditampilkan ke pengguna. Karena ini merupakan argumen string, maka peletakan pesan tersebut di antara tanda petik.
5. Pembuatan Password
Pembuatan password dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan dari data-data yang telah dimasukkan pada program pengendalian pelaksanaan proyek. Jadi bagi pengguna lain yang akan menggunakan harus mengetahui nomor password pemiliknya.
6. Verifikasi dan Validasi
Untuk verifikasi terhadap program pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan dengan melakukan interaktif dubuger, sehingga jika terjadi kesalahan maka sistem akan memberitahukan. Untuk itu verifikasi juga dilakukan dengan melakukan perunutan terstruktur terhadap program dalam pembuatannya.
Untuk menguji keakuratan dan kemampuan dan kemampuan program, dilakukan validasi terhadap program tersebut. Validasi dilakukan pengujian data proyek Hotel Manhattan sebagai data masukan. Dari perbandingan tersebut, kita dapat mengetahui fungsi dari rumusan yang dimasukkan ”benar”.
7. Tampilan-tampilan Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Gambar 3. Tampilan Form Spesifikasi Proyek
Sumber: Hasil Olahan
Gambar 4. Tampilan Form Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Gambar 5. Tampilan Form Pengendalian Kemajuan Proyek
Sumber: Hasil Olahan
Gambar 6. Tampilan Form Entry Kemajuan Proyek
Sumber: Hasil Olahan
Gambar 7. Tampilan Form Pengendalian Biaya dan Jadwal
Gambar 8. Tampilan Form Entry Biaya dan Jadwal
Sumber: Hasil Olahan
Gambar 9. Tampilan Form Entry Produktivitas dan Kinerja
Sumber: Hasil Olahan
PENUTUP 1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian berupa pembuatan dan penggunaan program untuk kegiatan pengendalian dan monitoring pelaksanaan proyek terhadap sampel data Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta, diperoleh kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut:
a. Analisis varians merupakan salah satu teknik dan metode pengendalian pelaksanaan proyek. Metode ini cukup efektif untuk perhitungan-perhitungan dalam mengukur penyimpangan-penyimpangan dan memberikan menggambarkan kondisi-kondisi dari hasil perhitungan pada tahap pelaksanaan proyek.
b. Program pengendalian pelaksanaan proyek dikontribusikan untuk sistem informasi yang cepat dan efektif dari kegiatan monitoring dan pengambilan keputusan pelaksanaan pekerjaan pada tahap berikutnya. Program ini menggunakan Microsoft Access XP 2002 dikarenakan perangkat lunak ini memiliki kemudahan dalam pembuatan program, tampilan yang menarik, hasil output yang variatif, dan calculated fieldnya dapat dikombinasikan dengan analisis varians.
c. Verifikasi dan validasi program pengendalian pelaksanaan proyek ini menggunakan sampel data proyek yang sudah terealisasikan ataupun proyek yang masih berjalan. Pada tahap ini kesesuaian hasil perhitungan dan kondisi yang menggambarkannya dari perhitungan menggunakan program dengan perhitungan manual. Program ini terbukti benar dapat digunakan untuk pengendalian dan monitoring pelaksanaan proyek. Dari data Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta yang digunakan sebagai data masukan pada program ini diperoleh dari Grafik “S” rencana/aktual, laporan kemajuan proyek, laporan pembiayaan proyek.
2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian saran yang dapat diusulkan, antara lain:
a. Bila dalam laporan kemajuan proyek tidak tercantum tiga indikator yaitu: Nilai Hasil (BCWP), Anggaran (BCWS), dan Pengeluaran (ACWP) untuk data masukan pada perhitungan mengunakan program. Maka kita harus mencari dulu besaran nilai indikator-indikator tersebut.
b. Dalam pengaplikasian demi berfungsinya fasilitas dan kemampuan yang dimiliki oleh program pengendalian pelaksanaan proyek, baiknya diaplikasikan pada
Microsoft Access XP atau Microsoft Access (97 dan 2000) yang memiliki fasilitas
yang dapat menampilkan data dalam bentuk grafik (Pivot Chart View).
DAFTAR PUSTAKA
Bina Sarana Informatika, Paket Program Niaga II (Microsoft Access), Penerbit Bina Sarana Informatika, Jakarta, 2003
Catapult, Microsoft Access 2000 Microsoft Office Aplication Step by Step, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000
Dipohusodo, I., Manajemen Proyek dan Konstruksi, Cetakan Pertama, Penerbit Kanisius, Yogyakarta, 1996
Hegazy, T., and Petzold, K., Genetic Optimization for Dynamic Project Control, Journal of Construction Engineering and Management, Vol. 129, No. 4, 2003
Soeharto, I., Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operasional, Cetakan Pertama, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1997
Sumiyana, Kapita Selekta Kasus Pemprograman Bisnis dan Akutansi Berbasis Microsoft
Access, Edisi Pertama, Penerbit BPFE, Yogyakarta, 1999
Turban, E., Decision Support System and Expert System in Construction Management,
