i
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA SINAR TERANG MOTOR
Oleh : FRENDY WINANTA NIM : 232010007
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2015
ii
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
Jalan Diponegoro 52-60 Telp : (0298) 21212, 311881 Telex 22364 ukwsa ia Salatiga 50711 – Indonesia Fax. (0298) 213433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah iniNama : Frendy Winanta NIM : 232010007 Program Studi: AKUNTANSI
Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi,
Judul : Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor
Pembimbing : Elisabeth Penti Kurniawati, S.E.,M.Ak. Tanggal diuji : 27 Maret 2015
adalah benar-benar hasil karya saya.
Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan tanpa penulis aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, termasuk pencabutan gelar keserjanaan yang telah saya peroleh.
Salatiga, 24 February 2015 Yang memberi pernyataan,
iv
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis menyadari bahwa selama proses perkuliahan dan penyelesaian penulisan skripsi ini banyak pihak yang telah membantu serta memberikan semangat dan motivasi kepada penulis.
Oleh karena itu dengan terselesaikannya penulisan skripsi ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
Bapak Hari Sunarto, SE., MBA. PhD selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana.
Bapak Dr.Usil Sis Sucahyo, SE., MBA. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas
Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, S.E.,M.Ak. selaku pembimbing yang telah
memberikan waktu, tenaga, dan pikiran selama proses bimbingan sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan.
Ibu Suzy Novianti, SE.,MM.,Akt. selaku wali studi yang membimbing dan memberi
saran selama penulis menempuh studi.
Seluruh staf pengajar FEB-UKSW yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada
penulis selama menempuh studi.
Seluruh staf TU FEB-UKSW yang telah membantu penulis dalam pengurusan
persyaratan administrasi skripsi.
Papa saya Untung Witarsin, mama saya Tintin Kristiana, kakak saya Sendy Winanta, adik saya Hendy Winanta yang selalu berdoa dan memberi dukungan untuk
saya.
Detta, Via, Taka, Yonathan, Agung, Marcell, Echo, Puspo, Antoni, Ivana, Olin, David Wahyu, Tita, Andre Kurnia, Dias, David Halomoan, Dimaz R, mas Dendy, domon dan teman-teman dekat yang baik dan menyenangkan, terima kasih
v
Semua teman dan pihak yang tidak dapat kusebutkan namanya satu persatu. Tuhan Yesus Memberkati.
Salatiga, 24 February 2015 Penulis
vi
MOTTO
“Satu-satunya cara melakukan sebuah pekerjaan yang luar biasa adalah dengan mencintai apa yang saat ini tengah Anda
kerjakan.” (Steve Jobs)
“ memangnya apa yang akan Anda coba untuk kerjakan ketika Anda tahu bahwa Anda tidak akan gagal?” (Dr. Robert
Schuller)
Kegagalan bukanlah disaat kamu terjatuh, tetapi disaat kamu menyerah dan berhenti berusaha berdiri setelah terjatuh.
Tiada yang mustahil jika kita percaya.
vii
ABSTRACT
Information system which is applied in a computerized system enables the company in managing the data easily and efficiently. Hence, the company can know the company development to improve the company operational activities and the managerial decision-making.
The Sinar Terang Motor is a company dealing with sales on motorbike accessories. The transactional book-keeping in this company is still operated manually and has not yet owned the standard form. The note-paper documents are not kept neatly and regularly, so that business decision-making does not go smoothly, and moreover, it is difficult to overview the company development. Based on the above problems, the systematic company book keeping is crucially needed. Transactions in Sinar Terang Motor increase a great deal and more complex, so computerized system to input and to store data is badly needed.
The aim of this research is to construct a computerized accounting information system. The technic on the data analysis applied in this research is analysis on research and development. The applications to construct the system in this research consist of two softwares, that is, Microsoft Access 2007 and visual basic 6.0. Microsoft Access 2007 plays its function to store database, as this database storage has 11 tables. Whereas, the Microsoft Visual Basic 6.0.plays its function to display the database, as this database display application has 10 forms and 11 reports.
The realization to support the replacement of the manual note-transaction system into the computerized system, is by appointing the employees incharge of application-operating, by training them, by giving the data backup, and by supplying the UPS.
Keywords: information systems, information system design, revenue cycle, and expenditure cycle.
viii
SARIPATI
Sistem informasi yang digunakan secara terkomputerisasi dapat membantu perusahaan dalam mengelola data dengan mudah dan efisien, sehingga perusahaan dapat mengetahui perkembangan perusahaan guna meningkatkan kegiatan operasional perusahaan dan pengambilan keputusan manajemen. Sinar Terang Motor merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan aksesoris motor. Pencatatan transaksi di perusahaan ini dilakukan secara manual dan belum memiliki formulir baku. Kertas pencatatan tidak disimpan secara rapi dan teratur, sehingga mengakibatkan tidak lancarnya pengambilan keputusan bisnisnya dan sulit mengetahui perkembangan perusahaan. Berdasarkan masalah di atas, perusahaan membutuhkan sistem pencatatan yang sistematis. Transaksi Sinar Terang Motor semakin banyak dan kompleks, oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk menginput dan menyimpan data. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi akuntansi terkomputerisasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis
research and development. Aplikasi yang digunakan untuk merancang sistem
dalam penelitian ini 2 software yaitu Microsoft Access 2007 dan visual basic
6.0. Microsoft Access 2007 ini berfungsi untuk penyimpanan database.
Aplikasi penyimpanan database ini memiliki 11 tabel. Sedangkan Microsoft
visual basic 6.0 berfungsi untuk penampilan database. Aplikasi penampilan database ini memiliki 10 form dan 11 report.
Untuk mendukung penggantian sistem pencatatan transaksi manual menjadi terkomputerisasi yaitu menunjuk karyawan yang bertanggung jawab menjalankan aplikasi dan memberikan pelatihan, melakukan backup data, dan menyediakan UPS.
Kata kunci: sistem informasi, Perancangan Sistem Informasi, Siklus pendapatan, dan siklus pengeluaran.
ix
KATA PENGANTAR
Informasi menjadi salah satu hal yang sangat penting dan berpengaruh bagi kehidupan dalam perusahaan. Kebutuhan akan informasi ini menyebabkan perusahaan membutuhkan suatu sistem yang terkelola dengan baik atas aktivitas yang dilakukan, yang akhirnya dapat menghasilkan informasi secara lengkap dan akurat.
Sinar Terang Motor di Pasuruan-Jawa Timur memiliki sistem informasi yang perlu dikembangkan seiring dengan perkembangan usaha saat ini. Sistem informasi yang baru diharapkan dapat mempermudah kinerja Sinar Terang Motor dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil kembali data-data yang ada.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan keilmuan di bidang sistem informasi akuntansi bagi pembaca dan pihak lain yang berkepentingan.
Salatiga, 24 February 2015 Penulis
x
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi ... ii
Persetujuan atau Pengesahan ... iii
Ucapan Terima Kasih. ... iv
Motto. ... vi Abstract ... vii Saripati. ... viii Kata Pengantar . ... ix Daftar Isi ... x Tabel ... xii Gambar ... xiii Pendahuluan ... 1 Latar Belakang ... 1 Persoalan Penelitian ... 2
Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 2
Tinjauan Pustaka ... 3
Sistem Informasi Akuntansi ... 3
Siklus Pendapatan ... 4
Siklus Pengeluaran ... 5
Perancangan Sistem ... 5
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) ... 6
Flowchart ... 7
Entity Relationship Diagram ... 8
Microsoft Access ... 9
Visual Basic 6.0 ... 10
xi
Objek Penelitian ... 10
Jenis Data dan Sumber Data ... 11
Metode Pengumpulan Data ... 11
Teknik Analisis ... 12
Langkah-Langkah Analisis ... 12
Analisis dan Pembahasan ... ... 13
Menggambarkan Sistem Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor ... 13
Profil ... 13
Data Flow Diagram ... 13
Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor 16 Analisis Kebutuhan Sinar Terang Motor ... 16
Rancangan Sistem Informasi Akuntansi ... 17
Mengidentifikasi entitas dan kardinalitas ... 20
Merancang Aplikasi Menggunakan Microsoft Access 2007 ... 22
Merancang Tampilan Sistem Informasi menggunakan Visual basic 6.0 ... 26
Kesimpulan, dan Saran ... 47
Kesimpulan ... 47
Saran ... 48
Daftar Pustaka ... 49
xii
Tabel 1. Langkah-Langkah Analisis Pada Sinar Terang Motor ... 12
Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor ... 16
Tabel 3. Tabel Relational ... 21
Tabel 4. Tabel Persediaan ... 23
Tabel 5. Tabel Detail Penjualan. ... 23
Tabel 6. Tabel Detail Pembelian ... 23
Tabel 7. Tabel Kas ... 23
Tabel 8. Tabel Penjualan ... 24
Tabel 9. Tabel Pembelian ... 24
Tabel 10. Tabel Penerimaan Kas Lain ... 24
Tabel 11. Tabel Pengeluaran Kas Lain ... 25
Tabel 12. Tabel Karyawan ... 25
Tabel 13. Tabel Pemasok ... 25
Tabel 14. Tabel Pelanggan ... 26
xiii
Gambar 1. Simbol Data Flow Diagram ... 7
Gambar 2. DFD Context Existing Pada Sinar Terang Motor ... 13
Gambar 3. DFD Level 0 Existing Pada Sinar Terang Motor ... 14
Gambar 4. DFD level 1 memproses pendapatan existing pada Sinar Terang Motor ... 15
Gambar 5. DFD level 1 memproses pengeluaran existing pada Sinar Terang Motor ... 15
Gambar 6. DFD level 1 memproses pelaporan existing pada Sinar Terang Motor ... 15
Gambar 7. Flowchart Rancangan Siklus Pendapatan Pada Sinar Terang Motor 18 Gambar 8 Flowchart Rancangan Siklus Pengeluaran Pada Sinar Terang Motor 20 Gambar 9 Relationships pada Sinar Terang Motor ... 21
Gambar 10. Alur Menu Sistem Informasi Akuntansi Siklus pendapatan dan Siklus Pengeluaran Pada Sinar Terang Motor ... 26
Gambar 11. Login pada Sinar Terang Motor ... 27
Gambar 12. Menu Utama ... 27
Gambar 13. Menu file ... 28
Gambar 14. Pengaturan login ... 28
Gambar 15. Pengaturan beban ... 29
Gambar 16. Pengaturan pendapatan ... 29
Gambar 17. Menu data ... 30
Gambar 18. Master data barang ... 30
Gambar 19. Master pelanggan ... 31
Gambar 20. Master karyawan ... 31
Gambar 21. Master pemasok... 32
Gambar 22. Menu Transaksi ... 32
Gambar 23. Transaksi penjualan ... 33
xiv
Gambar 25. Transaksi penerimaan kas ... 34
Gambar 26. Transaksi pengeluaran kas ... 34
Gambar 27. Transaksi kas awal ... 35
Gambar 28. Transaksi kas kecil ke kas besar ... 35
Gambar 29. Transaksi kas besar ke kas kecil ... 35
Gambar 30. Menu laporan... 36
Gambar 31. Desain laporan data pelanggan ... 36
Gambar 32. Laporan data pelanggan ... 37
Gambar 33. Desain laporan data karyawan... 37
Gambar 34. Laporan data karyawan ... 38
Gambar 35. Desain laporan data pemasok ... 38
Gambar 36. Laporan data pemasok ... 38
Gambar 37. Desain laporan daftar barang... 39
Gambar 38. Laporan daftar barang ... 39
Gambar 39. Desain perubahan persediaan barang ... 40
Gambar 40. Laporan perubahan persediaan barang ... 40
Gambar 41. Desain laporan penjualan ... 41
Gambar 42. Laporan penjualan ... 41
Gambar 43. Desain Laporan pembelian ... 42
Gambar 44. Laporan pembelian ... 42
Gambar 45. Desain laporan penerimaan kas ... 43
Gambar 46. Laporan penerimaan kas... 43
Gambar 47. Desain laporan pengeluaran kas ... 43
Gambar 48. Laporan pengeluaran kas ... 43
Gambar 49. Desain laporan kas kecil ... 44
Gambar 50. Laporan kas kecil ... 44
Gambar 51. Desain laporan kas besar ... 44
Gambar 52. Laporan kas besar ... 45
xv
Gambar 54. Laporan kas keseluruhan ... 45 Gambar 55. Desain laporan laba rugi ... 46 Gambar 56. Laporan laba rugi ... 46
xvi
Lampiran
1
PENDAHULUAN Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, tidak dapat dipungkiri lagi bahwa saat ini telah banyak instansi-instansi pemerintah maupun swasta, perusahaan-perusahaan perorangan maupun kelompok yang berskala besar ataupun kecil yang sudah memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam pekerjaan. Hal itu dikarenakan komputer memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, dan keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual (Sari, 2011).
Dengan ada teknologi informasi dalam sistem informasi telah mengubah sistem informasi yang dahulu menggunakan manual, tetapi sekarang menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sistem informasi yang digunakan secara terkomputerisasi, dapat membantu perusahaan dalam mengelola data dengan mudah dan efisien, sehingga perusahaan dapat mengetahui perkembangan perusahaan guna meningkatkan kegiatan operasional perusahaan dan pengambilan keputusan manajemen. Setiap perusahaan akan berupaya untuk mencapai tujuan dan harapannya dengan efektif dan efisien. Efekif dan efisien perusahaan sangat tergantung pada baik buruknya pengelolaan pada perusahaan itu sendiri. Pengelolaan yang baik perlu didukung dengan beberapa sistem yang mengaturnya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendaliannya. Sistem terkomputerisasi akuntansi menggunakan teknologi informasi yang berbasis aplikasi komputer akuntansi yang bertugas mengolah laporan keuangan secara otomatis, cepat dan memiliki tingkat akurasi yang lebih baik.
Penelitian Aryanitha (2012), menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada Aneka Jaya Automobil menggunakan sistem manual dari hasil analisisnya terdapat beberapa kelemahan dalam akuntansi penjualan tunai seperti perangkapan fungsi bagian keuangan yang tidak dipisahkan. Dari kekurangan tersebut dapat terlihat bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada Aneka Jaya Automobil belum efektif.
2
Sinar Terang Motor merupakan usaha yang bergerak dalam bidang penjualan aksesoris perlengkapan motor. Selain itu Sinar Terang Motor juga memberikan jasa pelayanan service motor. Sinar Terang Motor memiliki perkembangan yang cukup baik di usahanya. Pencatatan transaksi seperti pencatatan nota penjualan dan nota pembelian dilakukan secara manual. Perusahaan belum memiliki formulir baku terkait dengan transaksi tersebut dan menggunakan kertas kosong atau kertas seadanya dalam pembuatan nota penjualan dan nota pembelian. Setelah pencatatan dilakukan, kertas pencatatan tersebut tidak disimpan secara rapi dan teratur. Hal ini menimbulkan rentan kehilangan dokumen dan kesulitan dalam pencarian dokumen ketika dibutuhkan. Situasi tersebut dapat menghambat manajemen dalam pengambilan keputusan bisnisnya sehingga sistem informasi yang digunakan seharusnya bisa menyajikan informasi secara cepat dan akurat.
Berdasarkan masalah di atas, perusahaan membutuhkan sistem pencatatan yang sistematis. Transaksi Sinar Terang Motor semakin banyak dan kompleks, oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk menginput dan menyimpan data. Dengan adanya sistem terkomputerisasi menjadi mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan suatu usaha dan dapat meningkatkan efisiensi waktu dan biaya pada Sinar Terang Motor.
Persoalan penelitian
Persoalan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi pada Sinar Terang Motor–Pasuruan saat ini?
2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi Sinar Terang Motor–Pasuruan?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi akuntansi terkomputerisasi.
3
1. Bagi pemilik Sinar Terang Motor: dapat dengan mudah mengetahui informasi untuk kegiatan operasional perusahaan serta untuk mengetahui perkembangan perusahaan.
2. Bagi peneliti dan pembaca: mengetahui peranan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang diterapkan pada suatu perusahaan.
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2006), menyatakan bahwa, “Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.”
Menurut Romney dan Steinbart (2006) tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Mendukung operasi – operasi sehari-hari.
2. Mendukung pengambbilan keputusan manajemen.
3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung jawaban.
Sistem informasi akuntansi memiliki beberapa bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akuntansinya. Siklus akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2006) dibagi menjadi 5 siklus, yaitu:
1. Siklus pendapatan 2. Siklus pengeluaran 3. Siklus produksi
4. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) 5. Siklus keuangan
4
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemprosesan informasi terkait yang terus berulang dengan penyediaan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut. (Romney dan Steinbart, 2005). Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Dalam siklus pendapatan terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan (Romney dan Steinbart, 2005) yaitu:
1. Entitas Pesanan Penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan adalah pesanan penjualan (sales order). Proses melakukan pesanan penjualan mencakupi 3 (tiga) tahap yaitu: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. 2. Mengirim Pesanan
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirim barang dagangan yang diminta oleh pelanggan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap yaitu: mengambil dan mengepak pesanan, dan mengirim pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan). Departemen bagian gudang dan pengiriman yang melakukan aktivitas ini.
3. Bagian Penagihan dan Piutang
Aktivitas ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice).
4. Menerima Pembayaran atau Kas
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah menerima pembayaran penerimaan dari penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas
5
sedangkan penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang. Yang melakukan aktivitas ini adalah bagian kasir.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2005). Dalam siklus pengeluaran terdapat tiga aktivitas dasar bisnis yang dilakukan (Romney dan Steinbart, 2005) yaitu:
1. Pemesanan barang
Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan beberapa banyak yang dibeli, seperti juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan dibeli.
2. Menerima dan Menyimpan Barang
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Bagiam penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari pemasok. Bagian penerimaan memiliki dua tanggung jawab utama yaitu memutuskan apakah akan menerima kiriman dan menverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim.
3. Membayar Barang dan Layanan
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasi bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.
Perancangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2001:196), Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahapan ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisa sistem.
6
Tujuan Perancangan Sistem menurut Jogiyanto (2001:209) tujuan utama perancangan sistem adalah:
1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan user yang terlibat.
Menurut Whitten dan Bentley (2007: 38), dalam perancangan sistem informasi dilakukan dengan tahap - tahap sebagai berikut :
1. Tahap perencanaan sistem informasi yang akan dirancang.
2. Tahap analisis terhadap kebutuhan informasi pada sistem informasi tersebut. 3. Tahap perancangan sistem informasi.
4. Tahap penerapan sistem informasi yang telah dirancang.
Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram )
Diagram arus data (Data Flow Diagram - DFD) secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan merencanakan sistem baru. Tidak ada cara yang ideal untuk mengembangkan DFD, karena masalah yang berbeda membutuhkan metode yang berbeda pula (Romney dan Steinbart, 2012).
DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber dokumen dan sebagainya, DFD termasuk alat komunikasi medium yang baik antara designer dan pemakai karena mudah dipahami (Kendall & Kendall, 2002).
Dalam penjelasan suatu sistem tersebut dibutuhkan beberapa komponen data flow diagram yang mengilustrasikan bagaimana aliran data dalam suatu sistem, komponen tersebut adalah entitas (entities), proses (process), media penyimpanan (data storage) dan arus data (data flows).
7
Sumber : Romney, B. dan Steinbart, J., 2009, Accounting Information Systems
Eleventh Edition, Prentice Hall, United States.
Gambar 1. Simbol Data Flow Diagram
Menurut Romney dan Steinbart (2012), DFD merupakan penjelasan secara grafik tentang aliran data dalam organisasi. DFD menggunakan empat simbol dasar untuk merepresentasikan sumber data dan tujuan, aliran data, proses, dan penyimpanan data.
Flowchart
Menurut Romney (2009) flowchart merupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan sekumpulan standar dari simbol untuk menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan aliran data dalam sistem.
Simbol flowchart menurut Romney (2009) dapat dibagi kedalam empat kategori sebagai berikut:
Simbol input atau output: merepresentasikan media atau perangkat yang menyediakan input atau mencatat output dari pemrosesan operasi.
Simbol pemrosesan: menunjukan tipe perangkat yang digunakan untuk memproses data atau menunjukan apakah pemrosesan diproses secara manual. Simbol tempat penyimpanan: merepresentasikan perangkat yang digunakan
8
Simbol aliran dan lainnya: menunjukan aliran data dan barang. Simbol ini juga menyatakan operasi dimana flowchart mulai atau berakhir, dimana keputusan dibuat, kapan menambahkan catatan penjelasan untuk flowchart.
Entity-Relationship Diagram (ERD)
Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database sistem informasi akuntansi sebagai alat pembuatan konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasikan entitas apa yang seharusnya dimasukkan kedalam database sistem informasi akuntansi, dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam
database tersebut (Romney dan Steinbart, 2006).
Menurut Romney dan Steinbart (2006) ERD mempunyai beberapa elemen yaitu: 1. Entitas: segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat
diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Ada dua macam entitas yaitu entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Contohnya entitas persediaan. Sedangkan entitas lemah merupakan entitas yang kemunculannya tergantung pada keberadaan entitas lain dalam suatu relasi.
2. Atribut: merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas.
Jenis-jenis atribut menurut Romney dan Steinbart (2006) sebagai berikut: a) Kunci utama (primary key) adalah atribut, atau kombinasi dari
beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel. Sebagai contoh: nomor barang pada persediaan.
b) Kunci luar (foreign key) adalah atribut yang muncul dalam suatu tabel yang juga merupakan kunci utama dalam tabel lainnya. Contohnya nomor pelanggan dan nomor penjual merupakan kunci luar dalam tabel penjualan.
9
c) Non-key attribute adalah informasi penting mengenai entitasnya
contoh: tabel persediaan terdapat jumlah persediaan, daftar harga.
3. Relasi atau hubungan: relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari kumpulan (himpunan) entitas yang berbeda. Penghubung antara kumpulan (himpunan) relasi dengan kumpulan (himpunan) entitas dan kumpulan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis.
4. Cardinality: hubungan kardinalitas menunjukkan berapa banyak kejadian pada suatu entitas dalam suatu hubungan yang dapat dihubungkan dengan kejadian dari entitas lain dalam hubungan tersebut. Terdapat tiga macam relasi kardinalitas di dalam ERD:
a. satu ke satu (one to one) setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B begitu sebaliknya.
b. satu ke banyak (one to many) setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
c. banyak ke banyak (many to many) setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak kumpulan (himpunan) entitas dengan kumpulan (himpunan) entitas B dan begitu pula sebaliknya.
Microsoft Access
Microsoft Access adalah program pengolah basis data atau database management system (DBMS) berbasis Windows yang masuk dalam keluarga Microsoft Office (Madcoms, 2004).
Menurut Madcoms (2004) Microsoft access terdapat 4 komponen utama yaitu: 1. Table: kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu.
2. Queries: sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi berdasarkan data yang disimpan dalam tabel.
3. Forms: digunakan untuk:
10
b. Membuat form dialog box (form criteria) untuk input user kemudian menampilkan data sesuai input dengan form atau report.
c. Membuat form switchboard untuk membuka form atau report lain. 4. Reports: untuk menampilkan data dengan format yang bisa diatur atau
dirancang sesuai dengan keinginan sehingga tampilannya menjadi lebih baik dibandingkan dengan query.
Dalam penelitian ini Microsoft Access ini hanya menggunakan komponen tabel yang berfungsi sebagai menyimpanan database.
Visual Basic 6.0
Definisi visual basic menurut Andi sunyoto (2007 : 1), Visual Basic 6.0 merupakan salah satu software pembuat program aplikasi yang sangat handal. Software ini diambil dari nama bahasa pemrograman yaitu visual basic. Bahasa pemrograman adalah bahasa-bahasa yang dapat di mengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu.
Menurut Adi Kurniadi (2003 : 6), beberapa kemampuan atau manfaat Visual basic diantaranya adalah seperti :
1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.
2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti kontrol ActiveX, file Help, aplikasi Internet, dan sebagainya.
3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhiran berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.
Dalam penelitian ini Microsoft visual basic berfungsi sebagai penampilan database.
METODE PENELITIAN Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah Sinar Terang Motor. Sinar Terang Motor adalah toko aksesoris motor dan melayani service motor yang terletak di Kota Pasuruan - Jawa Timur. Sinar Terang Motor ini bertempat di Jl. Raya Gayam, Gondang Wetan Pasuruan - Jawa Timur. Sinar Terang Motor didirikan oleh Ari Gunawan pada tahun
11
2006. Sinar Terang Motor ini cukup berkembang pesat di Kota Pasuruan dan banyak diminati pelanggannya. Sinar Terang Motor tersebut menjual aksesoris motor dan menerima jasa service motor. Sinar Terang Motor telah memperkerjakan 6 - 9 orang termasuk keluarga guna mendukung dalam kegiatan bisnis sehari-hari.
Penelitian ini lebih memfokuskan pada dua siklus sistem informasi akuntansi yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran karena dalam perusahaan ini aktivitas utamanya adalah pembelian dan penjualan barang, apabila kedua siklus tersebut tidak berjalan lancar maka proses bisnisnya akan terhambat.
Jenis Data dan Sumber Data
Data primer adalah data yang langsung diambil dari sumbernya. Data primer dari penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan dengan pemilik, dan karyawan-karyawan Sinar Terang Motor untuk memperoleh informasi tentang proses dan prosedur dari siklus pendapatan dan siklus pengeluaran untuk membantu perancangan sistem informasi akuntansi. Sedangkan observasi dilakukan dengan mengamati proses dan prosedur dari siklus pendapatan dan siklus pengeluaran di Sinar Terang Motor Pasuruan-Jawa Timur.
Data sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan peneliti dari berbagai sumber yang telah ada (peneliti sebagai tangan kedua). Data sekunder dalam penelitian ini adalah dokumen yang terkait dengan sistem informasi pada Sinar Terang Motor. Dokumen tersebut terdiri dari dokumen siklus pendapatan dan siklus pengeluaran di Sinar Terang Motor. Dokumen siklus pendapatan meliputi nota penerimaan kas dan nota penjualan. Dokumen siklus pengeluaran meliputi nota pembelian. selain itu terdapat dokumen penerimaan kas lain berupa penjualan motor dan lain-lain, dan pengeluaran kas lain berupa nota pembayaran listrik, air dan telpon, dan lain-lain.
Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan pemilik mengenai sistem informasi akuntansi pada usaha dan kebutuhan rancangan sistem. Pengumpulan data sekunder dilakukan dengan mengumpulkan
dokumen-12
dokumen yang tersedia pada siklus pendapatan, dan siklus pengeluaran pada Sinar Terang Motor Pasuruan.
Teknik Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam menjawab persoalan penelitian yang telah dirumuskan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif. Teknik analisis deskriptif kuantitatif bertujuan untuk menggambarkan sistem informasi akuntansi pada Sinar Terang Motor.
Langkah – Langkah analisis
Langkah – langkah analisis sistem informasi yang hendak dilakukan sebagai berikut: Tabel 1. Langkah-langkah analisis pada Sinar Terang Motor
No Perencanaan sistem informasi menurut
Whitten dan Bentley (2007: 38) Langkah-langkah analisis pada Sinar Terang Motor
1. Tahap perencanaan sistem informasi
yang akan dirancang.
Menggambarkan sistem informasi akuntansi saat ini dan merancangannya pada Sinar Terang Motor
2. Tahap analisis terhadap kebutuhan
informasi pada sistem informasi tersebut
Mengidentifikasikan kebutuhan informasi akuntansi pada Sinar Terang Motor
3. Tahap perancangan sistem informasi 1. Mengidentifikasi entitas dan kardinalitas
2. Merancang ERD konteks, keybased, dan
fullatributed
3. Merancang database menggunakan Microsoft
Access 2007
4. Merancang tampilan sistem informasi
menggunakan visual basic 6.0
4. Tahap penerapan sistem informasi yang
telah dirancang
Mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan data-data dari Sinar Terang Motor.
Perancangan sistem informasi pada Sinar Terang Motor ini berfokus pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Aktivitas yang terkait adalah siklus penjualan, siklus pembelian, siklus penerimaan kas lain, dan siklus pengeluaran lain.
Dalam perancangan sistem informasi ini, Microsoft access 2007 digunakan sebagai aplikasi yang mendukung dalam pembuatan database, dan untuk user
interface menggunakan visual basis 6.0. Kedua software tersebut akan dipadukan
untuk menghasilkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan pada Sinar Terang Motor.
13
Analisis dan Pembahasan
1. Menggambarkan Sistem Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor a. Profil
Sinar Terang Motor merupakan perusahaan dagang yang sedang berkembang. Dalam perkembangan perusahaan ini hal yang perlu di kembangkan paling dasar adalah siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Karena dalam siklus pendapatan dan pengeluaran aktivitas utamanya adalah pembelian dan penjualan barang yang dilakukan secara tunai. Apabila kedua aktivitas tersebut tidak berjalan dengan lancar maka proses bisnisnya juga tidak akan berjalan dengan lancar. Sehingga dibutuhkan sistem yang dapat mengontrol jalannya kedua aktivitas tersebut.
b. DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks
Dalam DFD (Data Flow Diagram) level konteks, menunjukkan batasan sistem pendapatan dan pengeluaran yang dirancang untuk Sinar Terang Motor. Terdapat tiga external agent pada sistem informasi pendapatan dan pengeluaran Sinar Terang Motor, yaitu pelanggan, supplier, dan pemilik. Ketiga external agent tersebut menjadi sumber dan tujuan data sistem informasi pada Sinar Terang Motor.
pelanggan
pemasok
Sistem pendapatan dan pegeluaran Sinar
Terang Motor
pemilik
PO
Jawaban atas permintaan
barang Nota penjualan uang PO barang uang Laporan kas Nota pembelian permintaan
14
DFD (Data Flow Diagram) Level 0
Pada tahap ini, aliran data yang digambarkan akan lebih detail. Penggambaran ini akan menjelaskan secara terperinci dari satu proses menuju proses lain dalam Sinar Terang Motor proses yang terjadi adalah pengolahan input dari external agent yang kemudian diolah oleh sistem dan menghasilkan output yang akan dipakai oleh external agent kembali.
pelanggan 1.0 memproses penjualan dan penerimaan kas lain PO Nota penjualan Barang uang persediaan pesanan 2.0 memproses pembelian dan pengeluaran kas lain pemasok
Nota pembelian persediaan uang 3.0 memproses pelaporan Pemilik Laporan kas Karyawan gaji Jawaban atas permintaan
PO barang
kas
permintaan
karyawan
Gambar 3: DFD level 0 existing pada Sinar Terang Motor
DFD (Data Flow Diagram) Level 1
Pemodelan data dan proses untuk merancang sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Sinar Terang Motor tidak cukup hanya sampai pemodelan DFD level 0 saja. Dibutuhkan lagi pemodelan proses dan aliran data yang lebih terperinci yang terjadi pada setiap proses-proses tersebut. Melalui DFD (Data Flow Diagram) Level 1 ini akan dirancang pemodelan proses dan data secara lebih terperinci pada setiap proses yang ada. Pemodelan secara lebih terperinci ini bertujuan agar sistem informasi yang dirancang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas bisnis pada Sinar Terang Motor terkait penerimaan dan pengeluaran kas.
15 pelanggan 1.1 memproses pesanan 1.2 Memproses penerimaan kas PO uang
Jawaban atas permintaan barang persediaan Nota penjualan pesanan Kas permintaan
Gambar 4: DFD level 1 memproses pendapatan existing pada Sinar Terang Motor
pemasok 2.1 memproses pembelian barang 2.2 memproses Pembayaran gaji karyawan 2.3 memproses Pembayaran lain-lain uang
Nota pembelian persediaan persediaan
karyawan gaji Kas PO barang karyawan
Gambar 5: DFD level 1 memproses pengeluaran existing pada Sinar Terang Motor
3.1 memproses laporan kas 3.2 memproses laporan penjualan 3.3 memproses laporan persediaan pesanan persediaan Pemilik Laporan kas Laporan penjualan Laporan persediaan kas
16
2. Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor a. Analisis Kebutuhan Sinar Terang Motor
Berdasarkan masalah pada Sinar Terang Motor, maka analisis kebutuhan sistem informasi berdasarkan keputusan bisnis pada Sinar Terang Motor dipaparkan dalam tabel 2 berikut ini:
Tabel 2: Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pada Sinar Terang Motor
No. Siklus Keputusan Bisnis
Kebutuhan Informasi
Tersedia Keterangan Kebutuhan Laporan / dokumen 1. Siklus pendapatan Menerima pesanan penjualan Pesanan pelanggan Kurangnya data pelanggan di dalam pemesanan Laporan pemesanan Ketersediaan persediaan
Tidak tersedia laporan
persediaan tiap harinya Laporan persediaan Mengirim pesanan Alamat pelanggan
Tidak terdapat data
pelanggan dalam penjualan Daftar pelanggan Menerima pembayaran atau kas dari penjualan
Penjualan
pelanggan
Tidak terdapat data
pelanggan dalam penjualan Laporan penjualan Jumlah kas yang harus diterima
Tidak ada pemisahkan
antara kas atas
penjualan dan
penerimaan kas lain
Bukti penjualan dan laporan kas Menerima pembayaran atau kas dari lainnya
Jumlah kas yang harus
diterima
Tidak ada pemisahkan
antara kas atas
penjualan dan
penerimaan kas lain
Bukti penerimaan kas lain dan laporan kas 2. Siklus pengeluaran Memesan barang Informasi pembelian
Tidak ada data
karyawan dalam
penanggung jawaban atas pembelian barang
Daftar permintaan pembelian Ketersediaan
barang
Tidak tersedia laporan
persediaan tiap harinya Laporan persediaan Menerima dan menyimpan barang Pembelian kepada pemasok
Tidak ada data
karyawan dalam
penanggung jawaban atas pembelian barang
Bukti pembelian
Penerimaan barang
Tidak tersedia laporan
persediaan tiap harinya Laporan persediaan dan nota pembelian
17
pembelian pemasok karyawan dalam
penanggung jawaban atas pembelian barang
pemasok
Ketersediaan kas
Tidak ada pemisahan antara pembelian dan pengeluaran kas lain
Bukti pembelian dan laporan kas Membayar kas lainnya Ketersediaan kas
Tidak ada pemisahan antara pembelian dan pengeluaran kas lain
Bukti pengeluaran kas lain dan laporan kas
Dengan adanya sistem informasi secara terkomputerisasi berbasis database, Sinar Terang Motor akan terbantu dalam mewujudkan kebutuhan-kebutuhan di atas. Sistem informasi secara terkomputerisasi akan membantu menyelesaikan masalah yang terjadi. Untuk lebih mempermudah pengguna dan karyawan dalam mengoperasikan, sistem informasi tersebut dirancang dengan kebutuhan informasi akuntansi yang menyerupai aktivitas yang terjadi secara nyata pada Sinar Terang Motor.
b. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Rancangan Siklus Pendapatan
Berdasarkan aktivitas siklus pendapatan pada Sinar Terang Motor diatas, terdapat tambahan di bagian penjualan berupa database pelanggan dan database persediaan. Di bagian gudang berupa database persediaan dan memberikan laporan dokumen penyerahan barang berangkap 2, yang 1 rangkap akan disimpan sebagai bukti atas pengeluaran barang dan yang 1 rangkap akan diberikan kepada bagian penjualan guna membuat nota penjualan, dan nota penjualan dibuat dengan 2 rangkap yang 1 akan diberikan pelanggan guna pembayaran dan 1 rangkap akan disimpan. Di bagian keuangan menambahkan database kas, dan menambahkan nota pelunasan pelanggan menjadi 2 rangkap, yang 1 nota pelunasan akan diberikan kepada pelanggan dan yang 1 akan dibuat laporan penerimaan kas guna memberikan laporan penerimaan kas kepada pemilik, berikut ini adalah rancangan flowchart siklus pendapatan:
18 Pendapatan Sinar Terang Motor
Bagian penjualan
Pelanggan Bagian gudang Bagian keuangan
P h a se mulai 1 PO 1 PO persediaan tersedia 1 PO tidak 2 1 Laporan penyerahan barang 1 PO ya Menyerahkan barang B pelanggan D 1 Laporan penyerahan barang 2 1 Nota penjualan C N B 1 Nota penjualan pembayaran 1 Nota penjualan uang D C D 1 Nota penjualan uang kas 2 1 Nota pelunasan pelanggan Penerimaan kas lain Pembuatan laporan penerimaan kas Laporan penerimaan kas selesai pelanggan penjualan Membuat PO Membuat nota penjualan Pengecekan persediaan Mencatat penerimaan kas Persediaan Persediaan Karyawan Menginput PO Menginput nota penjualan menginputt penerimaan kas
19
Rancangan Siklus Pengeluaran
Berdasarkan aktivitas siklus pengeluaran pada Sinar Terang Motor diatas, terdapat tambahan di bagian gudang berupa database persediaan dan database pembelian untuk mengetahui pembelian persediaan yang harus dibeli dan memberikan laporan dokumen laporan permintaan barang berangkap 3, yang 1 rangkap akan disimpan sebagai bukti atas permintaan pembelian, 1 rangkap diberikan kepada bagian pembelian, dan 1 rangkap diberikan kepada bagian keuangan. Selain itu di bagian gudang laporan penerimaan barang menjadi 2 rangkap, 1 rangkap diberikan kepada bagian keuangan untuk pencocokan atas pembelian guna pembayaran pembelian dan yang 1 rangkap akan disimpan sebagai bukti atas penerimaan barang. Di bagian pembelian ditambahkan database pemasok untuk membeli persediaan kepada pemasok mana, serta di dokumen order pembelian menjadi 2 rangkap, 1 rangkap akan diberikan ke pemasok dan 1 akan disimpan sebagai bukti order pembelian. Sedangkan di bagian keuangan terdapat database kas secara terkomputerisasi, dan nota pembelian dan nota pembayaran menjadi 2 rangkap, 1 rangkap nota pembelian dan nota pembayaran yang masing-masing akan dicatat dan yang 1 rangkap nota pembelian dan nota pembayaran disimpan sebagai bukti. berikut ini adalah rancangan flowchart siklus pengeluaran:
20
Pengeluaran Sinar Terang Motor
Bagian gudang Bagian pembelian Bagian keuangan pemasok
Ph as e mulai tersedia ya 3 2 N 1 permintaan pembelian persediaan E 1 faktur D 2 1 Laporan penerimaan barang N persediaan 1 permintaan pembelian 2 1 order pembelian C N E 2 permintaan pembelian 1 Laporan penerimaan barang kas 2 1 Nota pembelian 2 1 Nota pembayaran N N
Mengeluarkan kas dan membuat laporan pengeluaran kas C 1 Order pembelian Mengirim faktur dan barang 2 1 faktur D N 1 Nota pembelian 1 Nota pembayaran uang supplier N Laporan pengeluaran kas selesai pembelian pemasok Mengecek persediaan Mebuat permintaan pembelian tidak Membuat laporan penerimaan barang order pembelian Mencatat transaksi dan membuat nota
pembayaran persediaan karyawan karyawan Menginput laporan penerimaan persediaan
menginput dan membuat nota pembayaran Menginput order
pembelian
Gambar 8 Flowchart Rancangan Siklus Pengeluaran Pada Sinar Terang Motor
Mengidentifikasi entitas dan kardinalitas
Selain aktivitas penjualan dan pembelian dalam penelitian ini, juga menambahkan aktivitas penerimaan kas lain dan pengeluaran kas lain sebab perusahaan juga mendapat saldo kas tidak dari penjualan dan pembelian namun juga didapat dari penerimaan kas lain dan pengeluaran kas lain. Dari penerimaan kas lain berupa investor dari pemilik, pinjaman dari bank dan lain-lainnya. Dari pengeluaran kas lain berupa gaji, listrik, air dan telpon, dan lain-lain.
21
Berdasarkan rancangan diatas, berikut ini adalah relationships pada Sinar Terang Motor:
Gambar 9. Relationships pada Sinar Terang Motor
Tabel 3. Tabel Relational
Table Name Primary Key Foreign Key Attributes
Tabel Persediaan Kode Barang
-
Nama barang, satuan, harga jual, harga beli, kategori.
Tabel Kas Kode kas - Nama kas
Tabel Karyawan Kode karyawan
-
Nama karyawan,
alamat karyawan,
jabatan karyawan,
telpon karyawan
Tabel pemasok Kode pemasok
-
Nama pemasok, alamat
pemasok, telpon
pemasok, CPP
pemasok
Tabel Pelanggan Kode pelanggan
-
Nama pelanggan,
alamat pelanggan,
22
Tabel Detail Penjualan
- No bukti penjualan, kode
barang
Jumlah barang Tabel Detail Pembelian
- No bukti pembelian, kode
barang
Jumlah barang
Tabel Penjualan No bukti
Penjualan
Kode karyawan, kode kas, kode pelanggan
Tanggal penjualan,
jumlah bayar
Tabel Pembelian no bukti
pembelian
Kode karyawan, kode kas, kode pemasok
Tanggal pembelian,
jumlah bayar Tabel pengeluaran Kas
lain
No bukti
pengeluaran kas
Kode karyawan, kode kas Tanggal pengeluaran
kas, jenis pengeluaran
kas, jumlah
pengeluaran kas Tabel penerimaan kas
lain
No bukti
penerimaan kas
Kode karyawan, kode kas Tanggal penerimaan
kas, jenis penerimaan kas, jumlah penerimaan kas
Merancang aplikasi database menggunakan Microsoft Access 2007
Berdasarkan Hasil dari pemodelan data dan proses pada Sinar Terang Motor dalam merancang siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, kemudian dijadikan sebagai dasar dalam pembuatan database yang dibutuhkan pada sistem tersebut.
Database ini digunakan sebagai tempat menyimpan dan mengolah file data input atau output pada sistem. Database akan meghubungkan antara data satu dengan data yang
lainnya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Berikut beberapa database yang dirancang dengan menggunakan Microsoft access 2007:
Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu. Berikut adalah tabel untuk masing-masing resource, event, dan agent.
Resource
Pada siklus pendapatan dan pengeluaran dalam Sinar Terang Motor terdapat 4 resource yaitu persediaan, beban, pendapatan, dan kas, sehingga dibutuhkan 4 tabel yaitu tabel persediaan, tabel beban, tabel pendapatan, dan tabel kas.
23
a. Tabel Persediaan
Dalam tabel persediaan terdapat 5 field yaitu: Tabel 4. Tabel Persediaan
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode barang Text 20 Primary key
Nama barang Text 50
Unit Text 10
Harga jual Currency
Harga beli Currency
Kategori Text 6
Data resource tabel persediaan memiliki 2 tabel pembantu yaitu tabel detail penjualan dan tabel detail pembelian yang guna untuk memindahkan persediaan dari penyimpanan satu ke penyimpanan yang lain.
Tabel Detail Penjualan
Dalam tabel detail penjualan terdapat 3 field yaitu: Tabel 5. Tabel Detail Penjualan
Field Name Data Type Field Size Keterangan
No bukti penjualan Text 12 Foreign Key
Kode barang Text 20 Foreign Key
Jumlah barang number Long Interger
Tabel Detail Pembelian
Dalam tabel detail pembelian terdapat 3 field yaitu: Tabel 6. Tabel Detail Pembelian
Field Name Data Type Field Size Keterangan
No bukti pembelian Text 12 Foreign Key
Kode barang Text 20 Foreign Key
Jumlah barang number Long Interger
b. Tabel Kas
Dalam tabel kas terdapat 3 field yaitu:
Tabel 7. Tabel Kas
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode kas Text 2 Primary key
Nama kas Text 10
24
Event
Pada siklus pendapatan dan pengeluaran dalam Sinar Terang Motor terdapat 4
event yaitu penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan pengeluaran kas, sehingga
dibutukan 4 tabel yaitu tabel penjualan, tabel pembelian, tabel penerimaan kas, dan tabel pengeluaran kas.
a. Tabel Penjualan
Dalam tabel penjualan terdapat 5 field yaitu: Tabel 8. Tabel Penjualan
Field Name Data Type Field Size Keterangan
No bukti penjualan Text 12 Primary key
Tanggal penjualan Date/Time (button calendar)
Kode kas Text 2 Foreign Key
Kode karyawan Text 10 Foreign Key
Kode pelanggan Text 10 Foreign Key
Jumlah bayar Currency
b. Tabel Pembelian
Dalam tabel pembelian terdapat 6 field yaitu: Tabel 9. Tabel Pembelian
Field Name Data Type Field Size Keterangan
No bukti pembelian Text 12 Primary key
Tanggal pembelian Date/Time (button calendar)
Kode kas Text 2 Foreign Key
Kode karyawan Text 10 Foreign Key
Kode pemasok Text 3 Foreign Key
Jumlah bayar Currency
c. Tabel Penerimaan Kas Lain
Dalam tabel penerimaan kas lain terdapat 6 field yaitu: Tabel 10. Tabel penerimaan kas lain
Field Name Data Type Field Size Keterangan
No bukti penerimaan kas Text 15 Primary key
Tanggal penerimaan kas Date/Time (button calendar)
Nama penerimaan kas Text 25
Kode karyawan Text 10 Foreign Key
Kode kas Text 2 Foreign Key
25
d. Tabel Pengeluaran Kas Lain
Dalam tabel pengeluaran kas lain terdapat 6 field yaitu: Tabel 11. Tabel pengeluaran kas lain
Field Name Data Type Field Size Keterangan
No bukti pengeluaran kas Text 15 Primary key
Tanggal pengeluaran kas Date/Time (button calendar)
Nama pengeluaran kas Text 25
Kode karyawan Text 10 Foreign Key
Kode kas Text 2 Foreign Key
Jumlah pengeluaran kas Currency
Agent
Pada siklus pendapatan dan pengeluaran dalam Sinar Terang Motor terdapat 3 agent yaitu pelanggan, karyawan dan pelanggan, sehingga dibutuhkan 3 tabel yaitu tabel pelanggan, tabel karyawan dan tabel pelanggan.
a. Tabel Karyawan
Dalam tabel karyawan terdapat 5 field yaitu:
Tabel 12. Tabel karyawan
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode karyawan Text 10 Primary key
Nama karyawan Text 20
Alamat karyawan Text 25
Jabatan Text 15
Telpon karyawan Text 12
b. Tabel pemasok
Dalam tabel pemasok terdapat 5 field yaitu: Tabel 13. Tabel pemasok
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode pemasok Text 3 Primary key
Nama pemasok Text 25
Alamat pemasok Text 15
Telpon pemasok Text 12
26
c. Tabel pelanggan
Dalam tabel pelanggan terdapat 5 field yaitu: Tabel 14. Tabel pelanggan
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode pelanggan Text 10 Primary key
Nama pelanggan Text 25
Alamat pelanggan Text 35
Telpon pelanggan Text 12
Merancang Tampilan Sistem Informasi Menggunakan Visual Basic 6.0
Berdasarkan pemodelan data, proses dan database pada Sinar Terang Motor, kemudian dirancang sebuah alur menu pada sistem informasi yang akan dibuat. Alur ini akan mempermudah dalam merancang desain tampilan pada sistem informasi tersebut.
LOGIN
MENU UTAMA
FILE DATA TRANSAKSI LAPORAN
PENGATURAN LOG OUT KELUAR MASTER DATA BARANG MASTER KARYAWAN MASTER PELANGGAN MASTER PEMASOK TRANSAKSI PENJUALAN TRANSAKSI PEMBELIAN PENERIMAAN KAS LAIN PENGELUARAN KAS LAIN KAS AWAL MUTASI KAS DAFTAR PELANGGAN DAFTAR PEMASOK DAFTAR KARYAWAN DAFTAR PERSEDIAAN BARANG LAPORAN PERUBAHAN BARANG LAPORAN PENJUALAN LAPORAN PEMBELIAN LAPORAN PENERIMAAN KAS LAPORAN PENGELUARAN KAS LAPORAN KAS Gambar 10. Alur Menu Sistem Informasi Akuntansi Siklus pendapatan dan Siklus
27
Log in
Form login muncul ketika pengguna akan menggunakan atau mengoperasikan
sistem informasi akuntansi Sinar Terang Motor. Form ini berfungsi untuk menjaga keamanan dan otorisasi pada sistem tersebut. Penggunan harus mengisikan id dan
password pada form agar dapat mengoperasikan sistem informasi akuntansi Sinar
Terang Motor.
Gambar 11. Login pada Sinar Terang Motor Menu Utama
Menu Utama ini merupakan tampilan awal ketika pengguna masuk ke dalam sistem informasi akuntansi Sinar Terang Motor. Pada form Menu Utama ini terdapat 4 menu, yaitu File, Data, Transaksi, dan Laporan.
28
Menu File
Pada Menu File terdapat 3 menu yaitu pengaturan, Log Out, dan keluar.
Gambar 13. Menu File Pengaturan
Pengaturan ini terdapat 3 menu yaitu login, beban, dan pendapatan. Login
Form login ini terdapat 2 form yaitu tambah user dan edit user.
Tambah user digunakan ketika pemilik atau admin yang ingin menambahkan karyawan yang dipercaya untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi Sinar Terang Motor. Edit user digunakan ketika pengguna atau karyawan akan mengubah password yang mereka gunakan dalam mengakses sistem informasi akuntansi Sinar Terang Motor.
29
Beban
Form beban digunakan untuk menambahkan, mengupdate, dan
menghapus akun beban yang terdapat pada Sinar Terang Motor.
Gambar 15. Pengaturan beban Pendapatan
Form pendapatan digunakan untuk menambahkan, mengupdate, dan menghapus akun pendapatan yang terdapat pada Sinar Terang Motor.
30
Menu Data
Menu data berfungsi sebagai menambahkan, mengupdate, dan menghapus data pada Sinar Terang Motor. Terdapat 4 menu di dalam menu data, yaitu master data barang, master karyawan, master pelanggan, dan master pemasok.
Gambar 17. Menu data Master Data Barang
Form master data barang ini digunakan untuk menambahkan,
mengupdate, dan menghapus data barang.
31
Master pelanggan
Form master pelanggan ini digunakan untuk menambahkan, mengupdate, dan
menghapus data pelanggan.
Gambar 19. Master pelanggan Master karyawan
Form master karyawan ini digunakan untuk menambahkan,
mengupdate, dan menghapus data karyawan.
32
Master pemasok
Form master pemasok ini digunakan untuk menambahkan,
mengupdate, dan menghapus data pemasok.
Gambar 21. Master pemasok Menu Transaksi
Menu Transaksi ini merupakan menu yang dirancang agar dapat mewakili aktivitas dan transaksi yang terjadi secara nyata pada Sinar Terang Motor yang terkait dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Data yang diinput ke dalam menu transaksi ini akan mempengaruhi kondisi kas yang dimiliki oleh Sinar Terang Motor. Terdapat 6 menu pada Menu Transaksi ini, yaitu transaksi penjualan, transaksi pembelian, transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, kas awal, dan mutasi kas.
33
Transaksi penjualan
Form transaksi penjualan ini digunakan untuk mencatat rincian
penjualan barang dari pelanggan dan menghitung total tagihan yang harus dibayarkan. Form ini berfungsi untuk menghasilkan nota, dan nota tersebut akan diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi yang dilakukan.
Gambar 23. Transaksi penjualan Transaksi pembelian
Form transaksi pembelian ini digunakan untuk mencatat rincian
pembelian barang dari pemasok dan menghitung total tagihan yang harus dibayarkan. Form ini berfungsi untuk menampilkan informasi pembelian yang dilakukan oleh Sinar Terang Motor.
34
Transaksi penerimaan kas
Form transaksi penerimaan kas digunakan untuk mengisikan data
penerimaan kas perusahaan yang bersumber dari aktivitas selain penjualan.
Gambar 25. Transaksi penerimaan kas Transaksi pengeluaran kas
Form transaksi pengeluaran kas digunakan untuk mengisikan data
pengeluaran kas perusahaan yang bersumber dari aktivitas selain pembelian.
35
Kas Awal
Form transaksi kas awal digunakan untuk mengisikan data kas
perusahaan pada setiap bulannya.
Gambar 27. Transaksi kas awal Mutasi kas
Form mutasi kas digunakan untuk memindahkan kas perusahaan dari
kas kecil ke kas besar begitu sebaliknya. Kas kecil ke kas besar
Gambar 28. Transaksi kas kecil ke kas besar Kas besar ke kas kecil
36
Menu Laporan
Menu Laporan ini adalah menu yang berisi laporan yang terkait dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Sinar Terang. Terdapat 10 menu pada Menu Laporan ini, yaitu daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar karyawan, daftar barang, laporan perubahan barang, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, dan laporan kas.
Gambar 30. Menu Laporan Laporan Data Pelanggan
37
Gambar 32. Laporan Data Pelanggan Laporan Data karyawan
38
Gambar 34. Laporan data karyawan Laporan Data Pemasok
Gambar 35. Desain laporan data pemasok
39
Laporan daftar barang
Gambar 37. Desain laporan daftar barang
40
Laporan Perubahan Persediaan Barang
Gambar 39. Desain perubahan persediaan barang
41
Laporan Penjualan
Gambar 41. Desain laporan penjualan
42
Laporan Pembelian
Gambar 43. Desain laporan pembelian
43
Laporan penerimaan kas
Gambar 45. Desain laporan penerimaan kas
Gambar 46. Laporan penerimaan kas Laporan Pengeluaran kas
Gambar 47. Desain laporan pengeluaran kas
Gambar 48. Laporan pengeluaran kas Laporan kas
Laporan kas ini di buat menjadi 3 laporan kas, yaitu laporan kas kecil, laporan kas besar, dan lapran kas keseluruhan.
44
Laporan kas kecil
Gambar 49. Desain laporan kas kecil
Gambar 50. Laporan kas kecil Laporan kas besar
45
Gambar 52. Laporan kas besar Laporan kas keseluruhan
Gambar 53. Desain laporan kas keseluruhan
46
Laporan laba rugi
Gambar 55. Desain laporan laba rugi
Gambar 56. Laporan laba rugi
Selain memberikan password, bentuk keamanan yang lain yaitu dengan
backup data. Backup data dilakukan agar data-data di dalam database bisa disimpan
47
Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Sinar Terang Motor memiliki 2 (dua) aktivitas utama yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada proses bisnisnya. Untuk mencatat proses bisnis tersebut pada Sinar Terang Motor masih menggunakan sistem informasi akuntansi yang manual. Sistem informasi yang digunakan perusahaan saat ini masih manual seperti pencatatan laporan transaksi nota penjualan dan nota pembelian. Dalam pencatatan laporan transaksi tersebut menggunakan lembaran kertas kosong dan lembaran kertas kosong tersebut tidak disimpan secara rapi dan teratur. Hal tersebut belum mampu memenuhi harapan pihak perusahaan. Sehingga dari dasar itulah Sinar Terang Motor membutuhkan sistem yang terkomputerisasi yang berbasis database yang dapat digunakan untuk menginput, memproses, dan mengambil kembali data-data.
Sistem informasi database pada Sinar Terang Motor menggunakan 2 aplikasi yaitu Microsoft access 2007 dan Microsoft visual basic 6.0. Microsoft Access 2007 ini berfungsi untuk penyimpanan database. Aplikasi penyimpanan database ini memiliki 11 tabel. Sedangkan Microsoft visual basic 6.0 berfungsi untuk penampilan
database. Aplikasi penampilan database ini memiliki 10 form, dan 11 report.
Perancangan sistem informasi database membutuhkan 11 tabel di dalam aplikasi ini adalah: Tabel Persediaan, Tabel Kas, Tabel Karyawan, Tabel pemasok, Tabel Pelanggan, Tabel Detail Penjualan, Tabel Detail Pembelian, Tabel Penjualan, Tabel Pembelian, Tabel pengeluaran Kas lain, dan Tabel penerimaan kas lain. Perancangan sistem informasi database membutuhkan 10 form di dalam aplikasi ini adalah: Form data barang, Form pelanggan, Form karyawan, Form pemasok, Form penjualan, Form pembelian, Form penerimaan kas lain, Form pengeluaran kas lain, Form kas awal, dan Form mutasi kas. Perancangan sistem informasi database membutuhkan 11 report dalam aplikasi ini adalah: Laporan data karyawan, Laporan data pelanggan, Laporan data pemasok, Laporan data barang, Laporan perubahan barang, Laporan penjualan, Laporan pembelian, Laporan penerimaan kas lain, Laporan pengeluaran kas lain, Laporan kas, dan Laporan laba rugi.
48
Dengan menggunakan aplikasi sistem database ini juga dapat memberikan beberapa keuntungan:
1. mengurangi biaya dokumen karena hanya berupa softcopy. 2. memudahkan pencariaan data.
3. memudahkan dan mempercepat pengambilan keputusan oleh pemilik.
Saran
Dengan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting bagi Sinar Terang Motor untuk mendukung penggantian sistem pencatatan transaksi manual menjadi terkomputerisasi yaitu:
1. Menunjuk karyawan yang bertanggung jawab menjalankan aplikasi dan memberikan pelatihan.
2. melakukan backup data ke dalam kaset CD setiap transaksinya secara rutin oleh pemilik atau karyawan agar mencegah terjadi kehilangan data, sehingga perusahaan memiliki cadangan datanya.
3. menyediakan UPS guna untuk mencegah terjadinya pemadaman listrik yang tidak diduga.
49
DAFTAR PUSTAKA
Adi Kurniadi. 2000. Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Penerbit Elex Media Komputindo.
Andi Sunyoto, “Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL”, Andi Offset. Yogyakarta, 2007.
Aryanitha, A O., 2012. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada Aneka Jaya Automobil, Depok, Universitas Gunadarma.
Bodnar, G. H. dan William S. H. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Yogyakarta : ANDI.
Borg, W.R. & Gall, M.D. G. (1989). Educational Research: An Introduction, Fifth Edition. New York: Longman.
Christiana, M. 2012. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Sukorejo Kendal, UKSW, Salatiga.
Haviluddin. 2009. Memahami Penggunaan Diagram Arus Data, Jurnal Informatika Mulawarman, Samarinda. Volume 4 No. 3 September 2009.
Jogiyanto, H.M., 1989 dan 1995 “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”dan “Pengenalan Komputer”, Yogyakarta, Andi Offset,
Kendall & Kendall. 2002. Systems Analysis and Design, Fifth Edition. Prentice Hall, Inc. Upper Saddle River, New Jersey 07458
Madcoms, 2004. Microsoft Office Access 2003. Yogyakarta: Andi.
Romney, B. dan Steinbart, J., 2012, Accounting Information Systems, Twelfth Edition, Prentice Hall, United States.
Rusti, S. C. 2012. Penelitian Pengembangan (Research And Development/ R&D) http://shilviacitrarusti.blogspot.com/2012/04/penelitian-pengembangan-r.html Sari, W. L. 2011. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Berbasis
