45
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN ANALISIS
SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan
Sub bab ini berisi gambaran umum perusahaan meliputi sejarah, profile, lokasi, fasilitas, visi dan misi, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab, serta proses bisnis dari perusahaan. Sub bab ini juga berisi analisis terhadap kondisi SI/TI saat ini dalam mendukung bisnis yang berjalan.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
RSIA Yadika dikembangkan dari rumah bersalin yang didirikan oleh Yayasan Abdi Karya tahun 1976. Rumah bersalin ini awalnya berada di bawah tanggung jawab dr. M ismardi Sp. OG (1976-1993). Rumah bersalin ini kemudian berganti nama menjadi Rumah Sakit Wanita Yadika, yang kemudian berganti nama lagi menjadi Rumah Sakit Ibu Anak Yadika. Pergantian ini terjadi karena belum adanya peraturan pemerintah Indonesia yang mengijinkan untuk berdiri rumah sakit dengan tipe rumah sakit wanita.
3.1.2. Profil Perusahaan
RSIA Yadika Kebayoran Lama adalah rumah sakit dengan tipe rumah sakit ibu dan anak dengan tambahan perawatan estetika, yang memberikan pelayanan di bidang kesehatan kepada masyarakat.
RSIA Yadika ini merupakan satu dari empat rumah sakit yang dikelola oleh yayasan Yadika yang tersebar di Jakarta dan Lampung. Adapun daftar rumah sakit yang dikelola yayasan Yadika yaitu:
1. Rumah Sakit Yadika Pondok Bambu, Jakarta Timur.
2. Rumah Sakit Ibu Anak Yadika Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 3. Rumah Sakit Yadika Karang Tengah Ciledug, Tangerang. 4. Rumah Sakit Yadika Natar, Lampung.
3.1.3. Lokasi Perusahaan
RSIA Yadika berlokasi di Jl. Ciputat Raya No.5 Kebayoran Lama Jakarta Selatan. Daerah cakupan dari RSIA Yadika yaitu:
1. Daerah Cakupan Langsung (Lingkaran Pusat)
Kelurahan Kebayoran Lama Selatan dengan perumahannya. 2. Daerah Cakupan (Lingkaran Dalam)
a. Kelurahan Cipulir dengan perumahannya b. Kelurahan Grogol Utara dengan perumahannya c. Kelurahan Grogol Selatan dengan perumhannya d. Kelurahan Kebayoran Lama Utara
3. Daerah Jangkauan Luas
a. Utara : Bagian Selatan Kodya Jakarta Pusat dengan perumahannya
b. Selatan : Bagian Utara dari Kecamatan Pesanggarahan c. Barat : Bagian Timur dari Kecamatan Pesanggarahan d. Timur : Bagian Barat dari Kecamatan Kebayoran Baru
Berdasarkan analisis data pasien yang dilakukan RSIA Yadika ditemukan bahwa lokasi tempat tinggal pasien, adalah :
1. Pondok Pinang dengan perumahannya 2. Kodam dengan perumahannya
3. Rempoa dengan perumahaannya 4. Tanah Kusir dengan perumahannya 5. Kebayoran Lama dengan perumahannya 6. Bintaro dengan perumahannya
7. Sekoal - Lemigas
3.1.4. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari RSIA Yadika adalah menjadi saran penyembuhan yang dipilih oleh pelanggan karena mutu pelayanan.
M isi yang dikembangkan RSIA untuk mencapai visi perusahaan adalah memberikan pelayanan dengan semangat cinta kasih dan didukung dengan teknologi kedokteran yang tepat guna serta berbekal komitmen, semangat dan dedikasi yang tinggi dari seluruh direksi dan staf RSIA Yadika.
M oto RSIA Yadika adalah kepedulian akan kepentingan pasien adalah yang utama.
3.1.5. Fasilitas Perusahaan
Adapun fasilitas pelayanan yang terdapat di RSIA Yadika, yaitu: 1. Instalasi Gawat Darurat.
2. Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan 3. Poliklinik Anak
4. Poliklinik Bedah
5. Poliklinik Penyakit Dalam / Internist 6. Poliklinik THT
7. Poliklinik Kulit, Kelamin dan Kecantikan 8. Poliklinik Syaraf
9. M edical Check Up 10. Estetika RSIA Yadika
3.1.6. S trategi Perusahaan
RSIA Yadika pada awal berdiri ditujukan khusus bagi wanita saja dengan nama Rumah Sakit Wanita (RSW) Yadika. Pada proses perizinan pihak rumah sakit mengalami kendala dikarenakan dinas kesehatan tidak dapat mengeluarkan izin. Izin tidak dapat dikerluarkan dengan alasan belum terdapat peraturan yang mengatur tata cara pengelolaan dan pendefinisian Rumah Sakit Wanita.
Adanya kendala ini membuat pihak manajemen merubah strategi dengan merubah dari RSW menjadi RSIA. Untuk menjadi RSIA yang terkemuka pihak manajemen rumah sakit memfokuskan diri terhadap bidang Estetika. Dengan fokus
dibidang Estetika, RSIA Yadika diharapkan menjadi RSIA dengan Estetika yang terbaik.
Pada tahun 2004, pemerintah mengeluarkan kebijakan yang membatasi seorang dokter untuk praktek hanya pada empat rumah sakit saja. Kebijakan pemerintah menjadi halangan bagi RSIA Yadika untuk menjadi RSIA dengan Estetika terbaik. Kebijakan pemerintah membuat RSIA Yadika kesulitan dalam mencari dokter spesialis bagian Estetika untuk praktek pada RSIA Yadika. Sebagian besar dokter lebih memilih memiliki izin praktek pada rumah sakit yang memiliki reputasi baik.
Jumlah dokter yang tidak memadai merubah strategi yang digunakan. Strategi yang diterapkan adalah menjadi rumah sakit yang memiliki reputasi yang baik. Dengan reputasi yang baik diharapkan dapat mengundang dokter spesialis untuk praktek pada RSIA Yadika. Dengan jumlah dokter yang memadai dan handal diharapkan dapat menjadikan RSIA Yadika menjadi RSIA dengan Estetika terbaik.
3.1.7. S truktur Organisasi Perusahaan
RSIA Yadika dipimpin oleh seorang direktur yang dibantu oleh seorang sekretaris, yang membawahi divisi humas, teknologi informasi, dan dua orang wakil direktur yang membawahi beberapa kepala bidang. Dalam kegiatan operasional sehari-hari direktur menerima laporan kerja dari wakil direktur dan kepala bidang untuk mengetahui keadaan perusahaan, baik dari segi medis, umum, dan keuangan.
Wakil direktur membawahi beberapa kepala bidang dari setiap departemen, yaitu:
1. Wakil Direktur M edik : membawahi kepala bidang pelayanan medik, kepala bidang penunjang medik dan kepala bidang keperawatan.
2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membawahi kepala bidang bagian administrasi / keuangan, kepala bagian umum, dan kepala bagian personalia.
Struktur organisasi perusahaan dapat menggambarkan tugas, tanggung jawab, dan hubungan antar bagian dalam perusahaan. Sehingga alur proses kerja dapat dilakukan secara benar. Struktur organisasi RSIA Yadika dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
3.1.8. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Perusahaan
Berdasarkan struktur organisasi diatas, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang ada di RSIA Yadika adalah sebagian berikut:
1. Direktur.
a. M engarahkan organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan b. M engawasi pelaksanaan operasi perusahaan melalui laporan yang
diterima.
c. M enyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan tahunan.
d. M emimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan 2. Sekretaris Direktur.
a. M enyelenggarakan dan mengelola kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan direktur
3. Wakil Direktur M edik.
a. M embawahi kepala bidang pelayanan medik b. M embawahi kepala bidang penunjang medik c. M embawahi kepala bidang keperawatan 4. Wakil Direktur Umum dan Keuangan.
a. M embawahi kepala bagian bidang administrasi / keuangan b. M embawahi kepala bagian umum
5. Humas.
a. M engatur hubungan baik antara rumah sakit dengan organisasi masyarakat sekitar
b. M enginformasikan setiap kegiatan sosial yang diselenggarakan oleh pihak rumah sakit yang ditujukan kepada masyarakat sekitar
6. Teknologi Informasi.
a. M elaksanakan, mengkoordinasi serta mengevaluasi pemakaian komputer untuk tujuan sistem informasi di rumah sakit
7. Kepala bidang pelayanan medik.
a. M embawahi kepala instalasi gawat darurat b. M embawahi kepala poli rawat jalan c. M embawahi kepala rawat inap d. M embawahi kepala ICU / NCU e. M embawahi kepala OK / VK
f. M embawahi penanggung jawab OK / VK g. M embawahi kepala klinik gigi dan dr. eluarga h. M embawahi dr. ruangan
8. Kepala bidang penunjang medik.
a. M embawahi kepala sub bagian instalasi radiologi dan USG b. M embawahi kepala sub bagian instalasi farmasi
d. M embawahi kepala sub bagian instalasi gizi e. M embawahi kepala sub bagian sanitasi f. M embawahi kepala sub bagian estetika
g. M embawahi penanggung jawab pengawetan jenazah 9. Kepala bidang keperawatan.
a. M embawahi kepala sub bagian keperawatan poli rawat jalan b. M embawahi kepala sub bagian keperawatan rawat inap c. M embawahi kepala sub bagian keperawatan ruang bayi
d. M embawahi kepala sub bagian keperawatan instalasi gawat darurat e. M embawahi kepala sub bagian keperawatan ICU / NCU
f. M embawahi kepala sub bagian keperawatan ruang bersalin (VK) g. M embawahi kepala sub bagian keperawatan ruang operasi (OK) 10. Kepala bidang administrasi/keuangan.
a. M embawahi kepala sub bagian accounting dan pelaporan keuangan b. M embawahi penanggung jawab kasir
c. M embawahi kepala sub bagian customer service dan receiptionist 11. Kepala bagian umum.
a. M embawahi kepala sub bagian IPSRS b. M embawahai kepala sub bagian Logistik 12. Kepala bagian personalia.
a. M embawahi kepala sub bagian administrasi personel dan rekruitmen b. M embawahi kepala sub bagian pendidikan dan latihan
3.2. Analisis Proses Bisnis dan Alur Kerja
Proses bisnis yang berjalan pada RSIA Yadika dikelompokkan menjadi lima bagian besar yaitu:
1. Rawat Jalan
Alur kerja yang ada pada rawat jalan dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-2 Alur Kerja Rawat Jalan
2. Rawat Inap
Alur kerja yang ada pada rawat inap dapat digambarkan sebagai berikut:
3. Operasi (OK)
Alur keja yang ada pada operasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-4 Alur Kerja Operasi
4. Persalinan (VK)
Alur kerja yang ada pada persalinan dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-5 Alur Kerja Persalinan
5. Instalasi Gawat Darurat
Gambar 3-6 Alur Kerja Instalasi Gawat Darurat
3.3. Analisis Terhadap Perusahaan
Pada sub bab ini akan dibahas mengenai analisis terhadap lingkungan internal dan lingkungan eksternal perusahaan. Sesuai dengan landasan teori yang ada pada bab dua sebelumnya, perencanaan strategi sistem informasi dapat dilakukan dengan analisis lingkungan eksternal dan internal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI. Hasil analisis ini akan menunjukkan gambaran kondisi dan situasi pada RSIA Yadika baik dari segi bisnis dan SI/IT.
3.3.1. Analisis Terhadap Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan internal bisnis perusahaan dengan menggunakan value shop. Selain itu juga akan membahas analisis lingkungan internal SI/TI RSIA Yadika.
3.3.1.1. Value Shop
Seperti telah dijelaskan pada bab dua landasan teori, alat yang digunakan untuk menganalisis lingkungan internal perusahaan adalah value shop. Value shop akan menggambarkan pelayanan yang dijual kepada pasien, yang mana pelayanan yang dijual tersebut merupakan kebutuhan yang diharapkan pasien kepada perusahaan.
Aktifitas bisnis yang ada di RSIA Yadika menurut nilai, terdiri dari dua kegiatan/aktifitas. Aktifitas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Aktifitas Utama.
Aktifitas utama RSIA Yadika merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk membantu perusahaan dalam menyediakan pelayanan atau service yang memuaskan kepada pasien. Aktifitas utama tersebut terdiri dari tujuh kegiatan, yaitu:
1) Business acquisition
Kebutuhan bisnis yang ada meliputi:
a. Kebutuhan akan pelayanan penyembuhan penyakit umum dan khusus
b. Kebutuhan akan pelayanan pasien menetap di rumah sakit c. Kebutuhan akan pelayanan konsultasi bagi ibu hamil d. Kebutuhan akan pelayanan ibu melahirkan
f. Kebutuhan akan pelayanan tindakan operasi g. Kebutuhan akan pelayanan gawat darurat h. Kebutuhan akan pelayanan penjualan obat
i. Kebutuhan akan pelayanan pemeriksaan bagian dalam j. Kebutuhan akan pelayanan pemesanan ambulance 2) Problem specification
Spesifikasi permasalahan yang ada yaitu:
a. Ketersediaan rumah sakit berkualitas yang dapat menjangkau masyarakat golongan menengah ke atas di daerah Jakarta Selatan belum terlalu banyak
b. Sarana dan prasarana rumah sakit belum terlalu memuaskan c. Fasilitas penunjang lainnya di rumah sakit belum terlalu
maksimal
3) Knowledge application
Beberapa hal yang diajukan untuk menjawab permasalahan yang ada yaitu dengan tersedianya sebuah rumah sakit yang memenuhi fasilitas sebagai berikut:
a. Instalasi Gawat Darurat
b. Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan c. Poliklinik Anak
e. Poliklinik Penyakit Dalam / Internist f. Poliklinik THT
g. Poliklinik Kulit, Kelamin dan Kecantikan h. Poliklinik Syaraf
i. M edical Checkup dan Laboratorium j. Apotik
k. Estetika RSIA Yadika 4) Allocation resources
Untuk menunjang penyediaan layanan yang diajukan, maka diperlukan sumber daya atau resource sebagai berikut:
a. Uang b. M anusia c. Waktu
5) Configure solution
Dilakukan pengaturan strategi implementasi agar rumah sakit dengan fasiltias yang diajukan, serta dengan sumber daya yang telah dialokasikan dapat terwujud dengan baik.
6) Execute solution
M ewujudkan adanya sebuah rumah sakit dengan fasilitas yang telah diajukan, yang disesuaikan dengan strategi yang telah diatur agar hasil yang dicapai maksimal.
7) Marketing the capability
RSIA Yadika sebagai rumah sakit yang mampu menyediakan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pasien dipasarkan ke masyarakat luas. Sehingga masyarakat yang ingin mendapatkan pelayanan penyembuhan dengan kualitas dan harga yang bersaing dapat datang ke RSIA Yadika.
2. Aktifitas Pendukung.
Aktivitas pendukung yang ada di RSIA Yadika adalah seluruh aktivitas yang penting untuk mengawasi dan membangun bisnis sepanjang waktu dan secara tidak langsung menambah nilai bagi perusahaan. Ada empat empat aktifitas pendukung yang ada pada RSIA Yadika, yaitu: 1) Administrasi / Keuangan. Aktifitas pada bagian ini adalah untuk
menyediakan laporan pemasukan dan pengeluaran keuangan RSIA Yadika. Serta bertanggung jawab dalam urusan administrasi pasien serta karyawan yang ada di RSIA Yadika.
2) Umum. Aktifitas pada bagian ini adalah untuk mengawasi keperluan pengadaan barang atau logistik pada RSIA Yadika. Serta bertanggung jawab terhadap infrastruktur yang ada pada RSIA Yadika.
3) Personalia. Aktivitas pada bagian ini adalah segala aktivitas yang dilakukan oleh departemen personalia Yadika. Aktivitas yang dilakukan personalia tersebut adalah penerimaan karyawan,
pengangkatan karyawan, kontrak karyawan, mengawasi kehadiran karyawan, dan mengawasi penyediaan fasilitas yang diterima karyawan yang bekerja di RSIA Yadika.
4) Teknologi Informasi. Aktifitas pada bagian ini adalah membantu percepatan kegiatan pada RSIA Yadika melalui teknologi dan sistem informasi.
Gambaran value shop pada RSIA Yadika dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 3-7 Value Shop pada RSIA Yadika
3.3.1.2. Sistem Informasi Yang Berjalan
RSIA Yadika belum memiliki sistem informasi yang baik, yang dapat membantu kinerja dan bisnis perusahaan. RSIA Yadika pernah pada tahun 2009 pernah mengiplementasikan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit) yang bekerjasama dengan konsultan. Namun implementasi ini gagal total yang dikarenakan adanya ketidaksepakatan yang tercapai oleh kedua belah pihak
pada pertengahan implementasi. Pada awal implementasi sistem informasi ini, pihak rumah sakit dapat menikmati manfaat yang diberikan. M odul awal yang dikerjakan pada saat itu adalah modul pendaftaran pasien, yang mana modul ini pun belum terselasaikan sepenuhnya. M anfaat yang sempat dinikmati tersebut kemudian tidak dirasakan kembali oleh pihak RSIA Yadika, karena ketidaksepakatan yang terjadi ditengah-tengah tahapan implementasi antara pihak RSIA Yadika dan konsultan yang menjadi rekanan.
Beberapa manfaat yang dapat dirasakan di awal-awal kehadiran sistem informasi dengan hanya modul pendaftaran yaitu:
1. Pendaftaran pasien baru tidak terlalu lama.
2. Data yang perlu diisi secara manual pada form pendaftaran tidak terlalu banyak.
3. Pencarian data pasien yang telah pernah mendaftar tidak terlalu lama. 4. Data pasien dapat diakses oleh poliklinik yang dituju secara langsung.
Adapun fungsi-fungsi yang ada pada modul pendaftaran pasien yang pernah dibangun dapat dilihat pada table di bawah ini:
Tabel 3-1. Daftar Fungsi SIRS RSIA Yadika – Modul Pendaftaran
No Sub M odul Fungsi
1 Pendaftaran Pasien Pendaftaran pasien poliklinik
Pendaftaran pasien penunjang medis Pendaftaran pasien gawat darurat Pendaftaran pasien rawat inap 2 Pendaftaran Pasien Baru Input data pasien baru
Input data pasien lama Input data bayi rumah sakit 3 Edit Data Pasien Edit data umum
4 Perjanjian Daftar perjanjian 5 Pindah Ruangan Form pindah ruangan
Cetak form 6 Paket Informasi Jadwal dokter
Riwayat pasien Paket bedah Paket melahirkan Pasien rawat inap Informasi medik Informasi ruangan Informasi antrian
7 Laporan Kinerja
3.3.1.3. Arsitektur Jaringan RS IA Yadika
Arsitektur jaringan RSIA Yadika dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini.
Gambar 3-8 Arsitektur Jaringan RSIA Yadika
Pada gambar diatas, dapat dilihat bahwa topologi jaringan dari RSIA Yadika adalah gabungan dari topologi Star. Setiap perangkat tidak terhubung secara langsung, tetapi terpusat ke suatu perangkat yaitu switch. Setiap swicth digunakan untuk membagi jaringan kedalam segmen yang lebih kecil, yaitu antar departemen.
3.3.1.4. S pesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Pada tabel dibawah ini, dijelaskan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasional RSIA Yadika.
Tabel 3-2 Spesifikasi Perangkat Keras
No Nama Perangkat Spesifikasi
1 Komputer Setiap komputer di RSIA Yadika memiliki spesifikasi sebagai berikut:
• Pentium IV, 1.6 GB • RAM 512 MB • Hardisk 40 GB
2 Switch • Port 12
3 Server • Pentium IV, 4 GB
• RAM 4GB • Hardisk 250 GB
Tabel 3-3 Spesifikasi Perangkat Lunak
No Nama Perangkat Spesifikasi
1 Komputer Setiap komputer di RSIA Yadika memiliki spesifikasi sebagai berikut:
• Windows XP Pro • Ms Office
2 Server • Windows XP Pro
• Apache • MySql
3.3.2. Analisis Terhadap Lingkungan Eksternal Perusahaan
Pada sub bab ini akan dibahas analisis lingkungan eksternal RSIA Yadika. Lingkungan eksternal perusahaan tersebut antara lain pemasok, lembaga keuangan, pelanggan, pesaing, serta pemerintah.
Lingkungan eksternal menjadi faktor yang sangat penting bagi perusahaan dalam menentukan strategi SI/TI karena faktor eksternal dapat menjadi ancaman bagi perusahaan dan apabila dianalisis dengan baik dapat menjadi peluang bisnis bagi perusahaan. M etode yang digunakan dalam melakukan analisis lingkungan eksternal RSIA Yadika adalah metode lima kekuatan bersaing oleh Porter dan metode PEST.
3.3.2.1. Lima Kekuatan Bersaing oleh Porter
Salah satu teknik analisis yang digunakan untuk menganalisis lingkungan eksternal bisnis dari RSIA Yadika adalah dengan menggunakan lima kekuatan bersaing oleh Porter. Saat ini persaingan di bidang bisnis sudah tidak dapat di prediksi, oleh karena itu lima kekuatan bersaing oleh Porter menyatakan bahwa kekuatan bersaing dapat mengembangkan strategi persaingan untuk meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Analisis lima kekuatan bersaing oleh Porter bertujuan untuk menganalisis posisi kompetitif perusahaan dalam dunia industri
Gambar 3-9 Lima Kekuatan Bersaing oleh Porter
Analisis lima kekuatan bersaing oleh Porter pada RSIA Yadika adalah sebagai berikut:
1. Ancaman Pendatang Baru
Ancaman pendatang baru. Pendatang baru yang dimaksud adalah perusahaan baru yang bergerak dalam bidang industi yang sama dengan RSIA Yadika, dimana perusahaan tersebut menghasilkan pelayanan kesehatan yang sama dengan RSIA Yadika, namun tidak tertutup kemungkinan perusahaan yang merubah strategi bisnisnya menjadi perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan kesehatan
Pendatang Baru : Rumah Sakit Pelanggan : Masyarakat Golongan Menengah Atas Pemasok : - Perusahaan Besar Farmasi - Penyedia Peralatan Rumah Sakit Produk Pengganti : Poliklinik Umum Pesaing Industri : - RS Bintaro - RS Pertamina RS Pondok Indah - RS Suyoto
Perusahaan baru ini dianggap ancaman karena memungkinkan meningkatnya persaingan antar perusahaan dalam industri yang sama 2. Kekuatan Pemasok
Dalam proses memberikan pelayanan kesehatan RSIA Yadika memerlukan beberapa produk dari pemasok. Produk yang diperlukan mencakup obatan dan peralatan rumah sakit. Seperti obat-obatan diperoleh dari beberapa perusahaan besar farmasi. Untuk pemenuhan kebutuhan peralatan RSIA Yadika berusaha meningkatkan relasi kerja sama yang baik dengan pemasok.
3. Ancaman Produk Pengganti
RSIA Yadika yang merupakan tipe rumah sakit ibu dan anak juga memiliki poliklinik seperti di rumah sakit lainnya secara umum. Pelayanan penyakit umum yang ditawarkan di rumah sakit lainnya seperti di RS Suyoto mampu memberikan pelayanan dengan fasilitas yang sama namun dengan harga yang lebih bersaing. Hal inilah yang merupakan ancaman dari produk pengganti RSIA Yadika.
4. Kekuatan Pembeli
Kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan tidak diragukan lagi untuk mencari pelayanan kesehatan dengan kualitas yang baik dengan harga yang terjangkau. Terkhusus bagi para ibu dan anak, RSIA Yadika menjadi solusi terpercaya yang mampu memikat para pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang terbaik.
Adanya beberapa rumah sakit dan pusat pelayanan kesehatan lainnya yang berada di sekitar RSIA Yadika menjadikan pasien akan lebih selektif dalam memilih rumah sakit yang dituju untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang memuaskan. A gar RSIA Yadika tetap menjadi pilihan masyarakat dalam mendapatkan pelayanan kesehatan, maka RSIA Yadika harus mampu bersaing dengan para pesaingnya tersebut. Hal tersebut dapat tercapai dengan adanya suatu strategi yang diterapkan oleh pihak manajemen, dan dengan sarana prasarana yang baik serta sumber daya manusia yang berkualitas yang dimiliki oleh RSIA Yadika.
3.3.2.2. PES T
Analisis dampak lingkungan eksternal perusahaan terhadap strategi RSIA Yadika dapat dilihat dari sisi Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi (PEST).
1. Politik
Adapun faktor dari sisi politik yang mempengaruhi strategi RSIA Yadika adalah sebagai berikut:
1. Regulasi kebijakan pemerintah mengenai praktek dokter.
Kebijakan pemerintah mengenai praktek dokter sangat berpengaruh terhadap banyaknya dokter yang bersedia melakukan praktek pada RSIA Yadika. Kebijakan pemerintah yang saat ini hanya memperbolehkan seorang dokter melakukan praktek hanya pada tiga tempat saja menjadi salah satu alasan lambatnya pertumbuhan RSIA
Yadika, sesuai dengan Undang-Undang praktik kedokteran pasal 37 ayat 2. Hal ini disebabkan kebijakan ini mempengaruhi dokter untuk praktek pada tempat yang sudah terpercaya dan ternama.
2. Regulasi kebijakan pemerintah mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit khususnya rumah sakit dengan tipe rumah sakit ibu dan anak. Untuk setiap tipe rumah sakit pemerintah menerapkan beberapa aturan yang berbeda mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit. Kebijakan yang diterapkan pemerintah mempengaruhi bagaimana sebuah rumah sakit bekerja. Dengan demikian, kebijakan ini menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi strategi perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Salah satu contoh pengaruh kebijakan pemerintah mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit adalah, strategi perusahaan yang pada awalnya ingin mendirikan sebuah rumah sakit dengan tipe rumah sakit wanita (RSW), kemudian berubah menjadi rumah sakit dengan tipe rumah sakit ibu dan anak (RSIA). Perubahan strategi ini dikarenakan perusahaan tidak mendapatkan izin karena tidak adanya peraturan mengenai tata cara pengelolaan rumah sakit dengan tipe rumah sakit wanita.
2. Ekonomi
Adapun faktor dari sisi ekonomi yang mempengaruhi strategi RSIA Yadika adalah sebagai berikut:
1. Daya beli masyarakat yang dipengaruhi oleh perkembangan ekonomi sekitarnya. Kemampuan masyarakat mengeluarkan uang untuk memakai layanan RSIA Yadika mempengaruhi banyaknya jumlah pasien yang akan berobat. Golongan masyarakat yang berobat pada RSIA Yadika adalah kebanyakan kalangan menengah. Dengan demikian, semakin tinggi daya beli masyarakat maka semakin banyak masyarakat yang akan berobat ke RSIA Yadika.
2. Perkembangan ekonomi sekitar wilayah RSIA Yadika.
Perkembangan ekonomi masyarakat di sekitar wilayah rumah sakit mempengaruhi jumlah pengunjung yang akan dating. Apabila perkembangan ekonomi sekitar RSIA Yadika semakin menurun maka masyarakat akan lebih memilih rumah sakit yang lebih terjangkau. 3. Perkembangan nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing.
Sebagian besar peralatan yang digunakan pada setiap proses bisnis RSIA Yadika merupakan peralatan yang didatangkan dari luar negeri. Nilai tukar mata uang sangat mempengaruhi kemampuan pihak rumah sakit untuk melakukan pengadaan barang atau jasa/servis.
3. S osial
Adapun faktor dari sisi sosial yang mempengaruhi strategi RSIA Yadika adalah sebagai berikut:
Tingkat kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan terutama bagi ibu hamil dan anak bayi akan mempengaruhi perkembangan rumah sakit. Semakin tinggi kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan maka akan semakin tinggi juga jumlah pengunjung RSIA Yadika. Dan hal ini berlaku sebaliknya, apabila masyarakat tidak menganggap bahwa kesehatan bukan hal yang utama, maka semakin kecil jumlah pengunjung.
2. Cara pemilihan rumah sakit yang didasari terhadap nama baik dokter praktek dan rumah sakit.
Pola pikir masyarakat dalam pemilihan rumah sakit yang akan dituju didasari nama baik seorang dokter dan rumah sakit. Apabila dokter yang melakukan praktek pada suatu rumah sakit kurang terkenal dan tidak ada referensi untuk dokter tersebut maka masyarakat akan memilih menghindari rumah sakit tersebut.
4. Teknologi
Adapun faktor dari sisi teknologi yang mempengaruhi strategi RSIA Yadika adalah sebagai berikut:
1. Perkembangan teknologi di bidang kesehatan.
Sebagian besar proses bisnis perusahaan tergantung terhadap teknologi yang ada. Perkembangan teknologi di bidang kesehatan akan mempengaruhi proses bisnis RSIA Yadika. Penerapan teknologi terbaru akan menjadi suatu daya jual bagi perusahaan.
2. Perkembangan teknologi yang dapat membantu proses automatisasi. Automatisasi proses dengan menggunakan teknologi yang ada kurang diterapkan pada RSIA Yadika. Sebagian besar proses dilakukan secara manual dengan konsumsi waktu yang lumayan lama. Penulis beranggapan apabila automatisasi proses dilakukan pada perusahaan maka akan memberikan dampak positif yang besar dari sisi penggunaan waktu setiap proses dan daya jual perusahaan.
3.3.3. Analisis S WOT
Dari hasil analisis terhadap lingkungan internal dan eksternal bisnis perusahaan, maka SWOT yang terdapat pada RSIA Yadika seperti yang terdapat pada tabel berikut.
Tabel 3-4 SWOT RSIA Yadika
FAKTOR INTERNAL FAKTOR EKSTERNAL
Kekuatan (Strength) :
• RSIA Yadika memiliki nama baik sebagai rumah sakit bertipe rumah sa kit ibu dan anak
• Biaya pengobatan yang
menjangkau golongan menengah ke bawah
• Hubungan komunikasi dengan pemasoksudah terjalin dengan baik
• Memiliki pemasokdan pasien yang loyal
• Memiliki modal/keuangan yang kuat yang didukung penuh oleh Yayasan Abdi Karya
• Memiliki SDM yang profesional dengan adanya dokter spesialis kandungan
• Memiliki SOP
Peluang (Opportunity):
• Target pasar yaitu masyarakat golongan menengah ke atas • Menjadi rumah sakit ibu dan yang
terkenal
• Menjadi rumah sakit yang memiliki layanan estetika yang optimal • Pemanfaatan SI/TI
• Pengelolaan hubungan yang baik dengan pasien
• Mendapatkan perhatian khusus dari pihak yayasan, sehingga mendapatkan dana yang lebih besar
FAKTOR INTERNAL FAKTOR EKSTERNAL
• Memiliki layanan Estetika
Kelemahan (Weakness):
• Manajemen rumah sakit yang masih disesuaikan lagi dengan kebijakan pemilik yayasan • Kurangnya minat dokter spesialis
untuk praktek di RSIA Yadika • Kegiatan operasional belum
terkomputerasisasi
• Pemasaran yang belum optimal dengan memanfaatkan teknologi yang berkembang
• Tenaga laboratorium masih
outsource
Ancaman (Threat) :
• Krisis ekonomi yang mengakibatkan pelayanan ke sehatan semakin mahal • Mempertahankan SDM yang
sudah ada agar lebih loyal terhadap perusahaan
• Persaingan dengan rumah sakit lain yang lebih mapan
M atriks SWOT merupakan gambaran kekuatan dan kelemahan perusahaan secara internal serta peluang dan ancaman yang berasal dari eksternal. M atriks ini digunakan untuk menyusun strategi yang akan dirancang untuk perusahan. M atriks SWOT RSIA Yadika dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 3-5. Matriks SWOT RSIA Yadika
IFAS
EFAS
Kekuatan (S)
• RSIA Y adika memiliki nama baik sebagai rumah sakit bertipe rumah sakit ibu dan anak
• Biay a pengobatan y ang menjangkau golongan menengah ke bawah
• Hubungan komunikasi dengan pemasok sudah terjalin dengan baik
• Memiliki pemasok dan pasien y ang loy al • Memiliki modal/keuangan y ang kuat yang
didukung penuh oleh Y ay asan Abdi Kary a • Memiliki SDM y ang profesional dengan
adany a dokter spesialis kandungan • Memiliki SOP
• Memiliki lay anan Estetika
Kelemahan (W)
• Manajemen rumah sakit yang masih disesuaikan dengan kebijakan pemilik y ayasan
• Kurangny a minat dokter spesialis untuk praktek di RSIA Y adika
• Kegiatan operasional belum terkomputerasisasi
• Pemasaran yang belum optimal dengan memanf aatkan teknologi yang
berkembang
• Tenaga laboratorium masih outsource
Peluang (O)
• Target pasar yaitu masy arakat golongan menengah ke atas
• Menjadi rumah sakit ibu dan y ang terkenal
• Menjadi rumah sakit y ang memiliki lay anan estetika yang optimal • Pemanf aatan SI/TI
• Pengelolaan hubungan y ang baik dengan pasien
• Mendapatkan perhatian khusus dari pihak y ayasan, sehingga mendapatkan dana y ang lebih besar
STRATEGI SO
• Meningkatkan pelayanan kesehatan secara umum dan layanan estetika, tidak hany a berf okus bagi pelayanan ibu dan anak
• Membangun SI/TI dan memanfaatkany a sebagai strategi bagi perusahaan • Memberikan pelay anan kesehatan y ang
optimal
STRATEGI WO
• Mengembangkan SI/TI yang menjadi nilai lebih dalam proses bisnis perusahaan
• Memberikan service y ang baik dalam
membina hubungan y ang baik dengan pasien
• Membuat customer relationship
manage ment sebagai media komunikasi
dengan pasien untuk meningkatkan hubungan y ang baik
• Membuat supply chain manage ment
sebagai media komunikasi dengan pemasok, untuk mendapatkan inf ormasi harga y ang ter-update dan memonitor barang y ang ada digudang dengan pemasok
Ancaman(T)
• Krisis ekonomi y ang mengakibatkan pelay anan kesehatan semakin mahal • Mempertahankan SDM y ang sudah ada
agar lebih loy al terhadap perusahaan • Persaingan dengan rumah sakit lain
y ang lebih mapan
STRATEGI ST
• Mencari segmen pasar y ang lebih potensial
• Meningkatkan pelayanan pada pasar y ang telah ada dan menempatkan orang y ang tepat, berpengalaman dan memiliki kinerja y ang baik dalam proses pemasaran
STRATEGI WT
• Tetap menawarkan pelayanan kesehatan y ang baik untuk mencapai target
• Meningkatkan minat dokter-dokter handal untuk melakukan praktek di RSIA Y adika
• Mengumpulkan inf ormasi perkembangan pasar dengan lebih intensif
• Meningkatkan hubungan y ang baik dengan tenaga outsource yang ada
3.3.4. Balanced Scorecard
Balanced scorecard digunakan untuk memetaan penilaian sistem manajemen RSIA Yadika dari segi perspektif keuangan, pelanggan, proses intenal bisnis, pembelajaran dan pertumbuhan. Pemetaan ini digunakan untuk mengolah strategi jangka panjang perusahaan, terutama untuk mencapai tujuan, ukuran strategi, target, insiatif strategis bagi perusahaan. Berikut pemetaan ke empat perspektif tersebut.
Tabel 3-6. Balanced Scorecard RSIA Yadika
Perspectives Objectives Measurements Targets Program Note
2011 2012 2013 Financial ROI Maximum Kembalian ekuitas semakin tinggi 12% 15% 20% SIRS Dalam tiga tahun diharapkan ROI mencapai 20% Peningkatan pendapatan perubahan Persentase perubahan pendapatan 11% 12% 13% SIRS, SCM Dalam tiga tahun diharapkan peningkatan pendapatan perubahan mencapai 13% Customer Peningkatan kualitas layanan terhadap pasien Hasil survei terhadap pasien 100% Puas 100% Puas 100% Puas CRM Peningkatan kualitas hubungan terhadap pasien Persentase kedatangan pasien yang sama 60% 70% 80% CRM Dalam tiga tahun diharapkan persentase kedatangan pasien yang sama mencapai 80% Internal Processes Diagnosa yang akurat Persentase kesalahan diagnosa 99.9% 99.9% 99.9% SIRS Proses diagnosa yang optimal Waktu yang dibutuhkan untuk mendiagnosa penyakit 10
menit 5 menit 5 menit
SIRS Penanganan pasien baru secara optimal Waktu yang dibutuhkan untuk penanganan pasien
baru 5 menit 5 menit 5 menit
SIRS, CRM Learning & Growth Peningkatan pengetahuan pegawai Waktu penyelesaian suatu pekerjaan 100% tepat waktu 100% tepat waktu 100% tepat waktu CRM, SIRS
Tingkat kepuasan
pegawai Index survey
75%
Puas 77% Puas 90% Puas
SIRS Dalam tiga tahun diharapkan kepuasan pegawai mencapai 90% Tenaga ahli yang memadai Perbandingan tenaga ahli dan bidang 1 : 5 1 : 2 1 : 1 SIRS, CRM
3.4. Hasil Analisis Terhadap Perusahaan
Setelah melakukan analisis terhadap lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI RSIA Yadika diperoleh hasil analisis yang dapat membantu dalam memberi usulan atau rekomendasi terhadap perencanaan strategi sistem informasi RSIA Yadika.
Analisis yang dilakukan terhadap lingkungan internal bisnis menggunakan metode value shop. Sementara analisis terhadap lingkungan eksternal dilakukan menggunakan metode PEST dan kekuatan bersaing oleh Porter. Analisis yang dilakukan terhadap lingkungan internal dan eksternal perusahaan kemudian diukur menggunakan SWOT dan balanced scorecard.
Dari hasil analisis yang dilakukan terhadap lingkungan internal dan eksternal serta setelah melakukan pengukuran maka diperoleh kesimpulan bahwa RSIA Yadika memerlukan adanya pengembangan teknologi yang ada didalam perusahaan agar dapat mencapai tujuan perusahaan dan strategi bisnis sangat dibutuhkan. Pengembangan ini dapat dilakukan dengan menerapkan sistem yang mampu mendukung proses bisnis yang terintegrasi baik antara perusahaan dengan pasien, perusahaan dengan pemasok, serta mengoptimalkan proses bisnis internal perusahaan. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
Sistem informasi yang diharapkan diimplementasikan pada RSIA Yadika juga harus didukung oleh pemamfaatan teknologi yang dapat memberikan nilai tambah dalam dunia persaingan dan memenangkan pasar, yaitu melalui inovasi-inovasi jasa pelayanan yang akan dihasilkan sehingga tetap memilki daya jual yang tinggi.
3.5. Masalah yang Dihadapi
Setelah hasil analisis yang telah disimpulkan terhadap lingkungan internal dan eksternal bisnis serta lingkuangan internal dan eksternal SI/TI RSIA Yadika, maka diperoleh kesimpulan permasalahan dari hasil analisis tersebut, yang nantinya dapat dijadikan sebagai acuan dalam memberi usulan untuk membantu perencanaan strategi sistem informasi pada RSIA Yadika. Kesimpulan yang menjadi masalah pada perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pihak manajemen RSIA Yadika masih belum sadar akan pentingnya peranan IT dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan.
2. Belum adanya sistem informasi yang menunjang proses bisnis masing-masing divisi yang ada pada perusahaan.
3. Infrastruktur IT yang belum terorganisasi dengan baik.
4. Belum adanya website perusahaan yang dapat mendukung pemasaran pelayanan yang ditawarkan kepada pasien.
5. Kurang baiknya distribusi informasi pada perusahaan mengakibatkan sering terjadinya kesalahpahaman antar departemen yang mengakibatkan aktivitas bisnis tidak berjalan secara efektif dan efisien.
6. Belum adanya sistem yang digunakan untuk menjaga dan memelihara hubungan kerja dengan pasien dan calon pasien. Sehingga informasi mengenai pasien tidak tersimpan dengan baik.
7. Belum adanya sistem yang dapat digunakan untuk memudahkan perusahaan dalam berkomunikasi dengan pemasok obat-obatan dan peralatan rumah
sakit, terutama untuk informasi harga, persediaan stok, pembelian, dan pengiriman.
8. Kebutuhan manajemen terhadap laporan mengenai keadaan perusahaan masih ditangani secara manual.
