PENGEMBANGAN INDIKATOR MUTU
PELAYANAN FARMASI
Perspektif Manajemen dan Medication Safety
IRMA RISDIANA, MPH, Apt
Program Studi Profesi Apoteker
Definisi Mutu/Quality
(Philip B Crosby)
• Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan
persyaratan (the conformance of requirements)
• Empat hal yang mutlak menjadi bagian integral dari
manajemen mutu adalah :
- Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan
- Sistem mutu adalah pencegahan
- Standar penampilan mutu adalah tanpa cacat
(zero defect)
- Ukuran mutu adalah harga/nilai ketidaksesuaian
• Persyaratan mutu/quality requirement :
1. Technical requirement
2. Customer requirement
INDIKATOR
• Definisi Indikator : Suatu cara untuk menilai
penampilan kerja dengan menggunakan
instrumen
• Syarat Indikator (Donabedian)
– Measurable (dapat diukur)
– Reliable
(dapat diandalkan)
– Valid
(benar)
– Specific
(tertentu)
– Relevant
(berhubungan)
– Timely
(tepat/sesuai waktu)
FUNGSI INDIKATOR
• Keamanan
• Tanda adanya masalah
• Menilai apakah proses sesuai standar
• Menilai keberhasilan
• Antisipasi agar tidak melanggar aturan
• Mencari peluang perbaikan
• Menilai dampak dari suatu intervensi
• Untuk membandingkan (benchmarking)
Tiap-tiap indikator mempunyai tujuan:
“To replace intuition by fact”
• Prioritas tinggi
• Sederhana
• Mulai dengan sedikit indikator
• Data tersedia
• Ditingkatkan secara bertahap
• Dampak terhadap pengguna
• Mengukur berbagai dimensi
Penetapan Target/Sasaran
Pencapaian Indikator
Kepustakaan
Hasil Penelitian
Benchmarking
Kepatutan
Bagaimana
mengembangkan indikator
mutu ?
8
Karakteristik Mutu
Mutu
Produk
Pelayanan
Mutu
Spesifikasi dimensi dan
karakteristik operasional
Masa penggunaan dan
ketahanan
Keamanan produk
Keterkaitan standar
Pemeliharaan
Penggunaan energi dan
bahan baku
Dampak terhadap
lingkungan
Biaya operasi
Keindahan
Ketepatan
Konsistensi
Tanggapan pd pelanggan
Keahlian
Keramahan
Kemudahan kontak
Komunikasi
Pemahaman Pelanggan
KERANGKA KONSEP QUALITY IMPROVEMENT
PERSYARATAN pasien, masyarakat,
pemerintah
Perbaikan sistem manajemen mutu secara terus menerus
Tanggung
jawab
manajemen
Manajemen
sumber
daya
Realisasi
Pelayanan/
produk
Penilaian,
analisa, dan
peningkatan
pelayanan
Kepuasan
pasien/
masyarakat
pemerintah
INPUT
PRODUK
OUTPUT
INDIKATOR MUTU
PENGELOLAAN OBAT
Distribution
Procurement
Use
Management Support
Organization
Financing
Information Management
Human Resources
Selection
Drug Management Cycle
KERANGKA KONSEP PENGELOLAAN OBAT YANG
EFISIEN
IFRS
PFT
RAB RS
Kebutuhan Obat
SDM
Tahap Pengelolaan
Obat :
•Perencanaan
•Pengadaan
•Penyimpanan
•Distribusi
•Penggunaan
1. Pengukuran
indikator mutu
•
Perencanaan
•
Pengadaan
•
Penyimpanan
•
Distribusi
•
Penggunaan
2. Analisa
3. Rencana intervensi
4. Intervensi
•Pengel obat yang
efektif dan efisien :
•Kecukupan jenis
dan jumlah obat
•Mutu pelyn ter-
Jamin
•Harga terjangkau
•Penggunaan
obat yang rasional
•Waste rendahl
TAHAP PERENCANAAN
Nama Indikator Tujuan Cara Pengukuran Target % dana yang tersedia dengan
keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan
• Untuk mengetahui seberapa jauh persediaan dana RS diberikan kepada farmasi •Untuk meramalkan ketersediaan obat •Mengumpulakan data rencana/realisasi anggaran dan kebutuhan/perencana an obat dalam
periode satu tahun •Realisasi/rencana anggaran dibagi kebutuhan kali 100%
100%
Perbandingan ant jml item obat yg ada dlm perencanaan dg kenyataan pemakaian
Untuk mengetahui seberapa jauh ketepatan perkiraan dalam perencanaan
•Lihat buku catatan peMbelian, lap stok obat dan pemakaian obat kemudian hitung jumlah pengadaannya dalam periode waktu tertentu •Bandingkan dengan rencana pengadaan Menyesuaikan dengan kesepakatan/kepatuta n
TAHAP PENGADAAN
Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target
Frek. Pengadaan tiap item obat
Untk mengetahui berapa kali obat2 tsb dipesan tiap
bulannya
• Ambil 30 sampel kartu stok obat secara acak
• Catat berapa kali pengadaan obat • Bandingkan dengan hasil EOI • Semakin rendah frek. kemungkinan penumpukan barang semakin tinggi
Frek. Kesalahan faktur Utk mengetahui berapa kali petugas melakukan kesalahan penerimaan
Ambil sampel faktur secara acak Cocokkan dengan Surat pesanan Jika ada, lihat buku catatan penerimaan barang
Catat frekuensi kesalahan faktur
Sangat Minimal Sesuaikan target dengan kondisi setempat Frek. tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati
Utk mengetahui kualitas pembayaran RS
Melihat daftar hutang
Cocokkan dengan daftra pembayaran Catat frekuensi keterlambatan
pembayaran
Tidak ada yang tertunda
TAHAP PENYIMPANAN
Macam Indikator Tujuan Indikator Cara Pengukuran Standar/Target
Kecocokan barang & kartu stok
Utk mengetahui keandalan data penyimpanan
Lakukan sampel counting
Lihat jumlah barang antara data fisik, kartu stok, data komputer
Catat yang tidak cocok
100% cocok atau sesuai
Turn Over Ratio Utk mengetahui berapa kali perputaran modal
Cari data omset satu tahun dan nilai stok opname akhir tahun
TOR = omset setahun/nilai stok
Industri manufaktur : ≥ 9 kali
Jasa/RS : ≥ 12 kali Sistem Penataan
Gudang
Menilai sistem penataan obat di gudang
•Ambil 30 sampel obat
•Cocokan nama obat, no batch, tgl ED dan tgl beli
•Catat yang tidak sesuai kaidah FEFO dan FIFO
Menilai sistem penataan obat di gudang
% nilai obat ED dan rusak
Mengetahui besarnya kerugian FRS
•Cari nama, jumlah dan harga obat ED •Hitung total nilai ED
•Bagi dengan total stok opname akhir tahun
≤ 1%
% Stok mati Utk mengetahui item obat
yang tidak digunakan selama ≥ 3 bulan
•Cari nama, jumlah dan harga obat stok mati •Hitung total nilai stok mati
•Bagi dengan total stok opname akhir tahun
≤ 1% atau ≤ 3%
% stok obat akhir tahun
Utk mengetahui nilai stok akhir obat
Menilai tingkat efisiensi inventori
NIlai stok akhir dibagi jumlah nilai total persediaan
TAHAP DISTRIBUSI
Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target
Rata2 waktu melayani resep (dispensing time)
Mengetahui
kecepatan pelayanan
Ambil 30 sampel pasien ralan dan ranap per pekan/minggu
Catat waktu penyerahan resep sampai pemberian obat
Sesuaikan dengan
permintaan dan harapan pelanggan
Standar resep paten dan racikan berbeda % obat generik yang dilayani Mengetahui ketersediaan obat generik
Ambil 100 resep secara acak Hitung total item generik yang diserahkan dibagi yang diresepkan
100%
% obat terlayani Meengetahui kemampuan
menyediakan resep
Ambil data jumlah pasien rawat jalan
Kurang 10% (asumsi mondok atau pem diagnosa)
Ambil data jumlah resep
Bagi jumlah resep dengan jumlah pasien ralan kalikan 100%
≥ 95%
% obat dilabeli dengan benar
Mengetahui
penguasaan petugas ttg info pokok yang hrs dicantumkan
Ambil sampel 30 resep
Hitung jumlah obat yang dilabeli benar
Meliputi : nama pasien, aturan pakai,
TAHAP USE
(WHO,1993)
Macam Indikator Tujuan Tujuan Standar/Target
Jml item
obat/lembar resep
Mengukur derajat polifarmasi Ambil sampel 100 resep secara acak Hitung jumlah peresepan generik, jumlah obat tiap lembar resep Resep mengandung AB, injeksi, vitamin dan analgetik serta resep yang mengandung obat formularium dan non formularium
Berkisar antara 1,3 – 2,2 obat/lbr
Indonesia : 3,3 obat/lbr % penulisan obat
generik
Mengukur kecenderungan penulisan obat generik
Berkisar ≥ 82% atau ≥ 94% Indoensia : ≥ 80%
% penulisan resep antibitotika
Mengukur penggunaan antibiotika secara berlebihan
Berkisar antara 29% - 43 % Yaman : 22,7%
% penulisan resep analgetik
Mengukur penggunaan analgetik yang berlebihan
Belum ada standar tertentu Sebagai kontrol peresepan analgetik yg berlebihan
% penulisan resep injeksi
Mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan
Berkisar 0,2% - 48% Yaman : 17.2% % penulisan resep
vitamin
Mengukur penggunaan vitamin yang berlebihan
Belum ada standar tertentu Sebagai kontrol peresepan vitamin yg berlebihan
% penulisan resep sesuai
formularium
Indicator of Prescribing Quality (WHO, 1999)
•
Rata-rata jumlah obat per lembar resep
•
Prosentase obat yang diresepkan dengan nama
generik
•
Prosentase antibiotic yang diresepkan
•
Prosentase injeksi yang diresepkan
•
Prosentase obat esensial dan obat formularium yang
diresepkan
•
Peresepan yang mematuhi standar terapi/standar
pelayanan medik
•
Prosentase pasien yang tidak diberikan terapi obat
•
Prosentase pasien yang puas dengan pengobatan yang
diterima
Indikator Dispensing
(WHO,1999)
• Rata-rata waktu pelayanan obat
• Rata-rata waktu pemberian informasi obat
• Prosentase obat diresepkan yang dapat dilayani
• Prosentase obat yang diberi label dengan
benar/lengkap (meliputi : nama pasien, nama obat,
dosis dan frekuensi penggunaan)
NO DESKRIPSI INTERPRETASI
1 Indikator Waktu tunggu pelayanan resep racikan 25 menit dan non racikan 10 menit
2 Ukuran prosentase
3 Target Cakupan kesesuaian waktu tunggu 85% untuk resep racikan dan 80% untuk resep non racikan
4 Sumber Data Lembar pemantauan waktu tunggu 5 Jumlah Data per Periode
Updating
30 pengamatan per minggu
6 Pengumpulan data :
Cara Pengambilan Data
Mencatat waktu dari mulai resep masuk sampai obat diserahkan
Waktu Pengumpulan Tiap minggu
Alat Bantu Stop watch, lembar pemantauan waktu tunggu 9 Cara Penghitungan tan tan tan pengama jumlah Total dar s sesuai pengama Jumlah x 100%
10 Penyajian Data Tabel 11 Update Data Perbulan 12 Periode Evaluasi Per 3 bulan
13 Evaluasi Buat evaluasi atau validasi pencapaian sasaran mutu ( Quality Objective) dan tentukan langkah tindak lanjut berupa:
Bila target tercapai: perbaiki target, kembangkan sasaran mutu lain.
Bila tidak tercapai, lakukan tindakan koreksi dan pencegahan (lihat formulir tindakan koreksi dan pencegahan
PEDOMAN
PENGUKURAN
INDIKATOR
SASARAN MUTU PIC AKTUAL TARGET Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Kaur. Farmasi Rawat Jalan
Direktur Meningkatkan cakupan pelayanan resep dengan waktu tunggu
pelayanan resep racikan 25 menit dan non racikan 10 Ka.Ur. farmasi Rawat Jalan R= 76.28% NR= 84.75% R= 80% NR= 85%
Irma R, SSi., Apt. dr. H.A.Hidayat, Sp.OG, M.Kes
Relevansi dengan Kebijakan Mutu Batasan/Definisi Operasional
ANTUSIAS dalam pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari resep diterima sampai obat diserahkan
Monitoring (mingguan) No Action Plan PIC
Jan Feb Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. 5
Evaluasi jadwal dan metode kerja SDM Mengatur jadwal istirahat
Menjamin ketersediaan obat
Mengusulkan penambahan tenaga untuk mencapai rasio resep banding pegawai yang ideal.
Penambahan dan peremajaan alat kerja
Kaur. Farmasi Ralan
No Sumber / Jenis Data PIC Rekap Hasil Monitoring (Bulanan)
BULAN
1. Lembar monitoring waktu tunggu resep Kaur.
Farmasi
Ralan Januari Februari Maret
Cara Perhitungan / Pengukuran
tan tan tan pengama jumlah Total dar s sesuai pengama Jumlah x 100% FTKP No. FTKP No. FTKP No BULAN
April Mei Juni Bila Sasaran Mutu tidak tercapai saat Monitoring, segera lakukan Analisa
dengan menggunakan Form FTKP
FTKP No. FTKP No. FTKP No
INDIKATOR MUTU PELAYANAN
FARMASI
Perspektif Medication Safety dan
Clinical Pharmacy
MEDICATION USE SYSTEM
Seleksi dan
pengadaan obat
monitoring
Penyiapan
dan dispensing
Pemberian
Peresepan
formularium
Penilaian
pasien;
menentukan
Kebutuhan
terapi obat ;
pemilihan obat
dan peresepan
Pembelian dan
penyimpanan obat;
review dan
konfirmasi ;
penyiapan obat;
distribusi ke
pasien/
unit perawatan,
pemebrian
informasi obat
Review obat
yang
diserahkan
dan order;
penilaian
pasien dan
pemberian
Menilai
respon
pasien
terhadap
obat;
pelaporan
reaksi pasien
dan
terjadinya
error
Klinisi dan
administra
tor
Dokter/
Prescriber
Farmasis
Perawat/profesi
kesehatan lain
Seluruh praktisi
plus pasien dan
/atau keluarga
outpatient
inpatient
Indikator Prescribing Error
1.
Rata-rata jumlah item obat per lembar resep
2.
Jumlah kejadian penulisan resep obat yang tidak diperlukan oleh
pasien (unnecessary drug theraphy).
3.
Jumlah kejadian penulisan resep obat yang salah (wrong drug)
4.
Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu kecil/rendah
(dosage too low)
5.
Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu besar/tinggi
(dosage too high)
6.
Jumlah kejadian penulisan resep dengan 2 obat atau lebih yang
berinteraksi (potential drug interaction)
7.
Persentase antibiotik kombinasi yang diresepkan.
8.
Persentase peresepan yang tidak mematuhi standar terapi yang
ditetapkan.
9.
Persentase pasien yang puas dengan pengobatan yang diterima.
10. Persentase kesalahan terkait dengan incompatibilitas (pharmaceutical
issues)
11. Persentase kesalahan dalam penulisan resep atau ketidakjelasan
penulisan resep
Indikator Dispensing Error
1. Rata-rata waktu pemberian informasi obat.
2. Persentase kesalahan pengambilan obat
3. Persentase kesalahan pemberian
etiket/label obat
4. Persentase kesalahan peracikan obat
5. Persentase kesalahan penyerahan obat
pasien
6. Persentase kesalahan penulisan copy
resep/salinan resep
Indikator Administration Error
1.
Jumlah kesalahan memberi obat pada pasien (wrong medication)
2.
Jumlah kesalahan pemberian dosis obat (wrong dose)
3.
Jumlah kejadian lupa memberikan obat pada pasien
4.
Jumlah kesalahan pemilihan pelarut injeksi (wrong diluent error)
5.
Jumlah kesalahan dalam penentuan kecepatan pemberian obat (wrong
rate error)
6.
Jumlah ketidapatuhan terhadap metode aseptic (process errors
Penyajian Data dan
Analisa
Bentuk Penyajian Data
• Tabel
• Grafik :
a. Pie
b. Balok dan Bar chart
c. Control chart (p chart, u chart, XmR chart) dll
• Narasi: terutama untuk data yang bersifat kualitatif seperti jam buka
pelayanan, kelengkapan dokumen, tingkat pendidikan dan kompetensi
karyawan dll
Contoh Grafik Pie:
% Ketidaklengkapan Label Obat
Persentase Ketidaklengkapan Label Obat
12,8%
8,7%
56,4% 9,2%
12,9%
Tanggal R/ tak ditulis Nama tidak benar
Cara pakai tidak lengkap No R/ tak ditulis
% peresepan non formularium
(chart control)
Indikator % penulisan resep non formularium
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Bulan % r e s e p n o n f o rm u la ri u m
Analisa data % non formularium
• Adanya spsesial variation (statistical
process) :
a. Adanya 2 titik yang menonjol
penyimpangannya
b. Adanya peningkatan yang
berurutan pada periode tertentu
• Kejadian tertentu yang spesifik
menjadi penyebab dari
penyimpangan
Dispensing Time
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 re ra ta d is p t im e ( m e n it ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 121314151617 1819202122 2324252627 282930 tanggaldispensing time resep non racikan
