Sekretaris Daerah
Asisten Administrasi
Kabag. Orpeg
Kabag. Umum Kabag. Humas dan Protokol
INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Kepala Bagian Umum 2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja : Sekretariat Daerah Eselon II : Sekretaris Daerah Eselon III : Asisten Administrasi 4. Kedudukan dalam struktur organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin pelaksanaan urusan keuangan, rumah tangga, dan perlengkapan sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai penunjang pelaksanaan tugas sekretariat.
6. Uraian Tugas
a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan umum di bidang keuangan, rumah tangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat Daerah;
b. Menyusun rencana, program kerja, kegiatan, laporan kinerja dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas sesuai prosedur dan peraturan-perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
c. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas Bagian Umum sesuai prosedur dan peraturan-perundang-undangan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar;
d. Memberi saran, pendapat, dan pertimbangan kepada atasan;
e. Mendistribusikan tugas, memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan berdasar pembagian tugas, target kinerja, dan ketentuan peraturan perundang-undangan agar dapat melaksanakan tugas dengan baik;
f. Melaksanakan penyusunan petunjuk pemecahan masalah dari hasil inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang perencanaan anggaran, verifikasi dan perbendaharaan, serta akuntansi dan pelaporan keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
g. Melaksanakan penyusunan anggaran Kas bujet, Naskah SPD Anggaran Belanja, Konsep Pedoman Pelaksanaan Anggaran, Konsep Nota Keuangan, Rencana Perubahan Anggaran di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
i. Melaksanakan penyusunan perhitungan anggaran dan realisasi belanja di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
j. Melaksanakan penyusunan laporan pelaksanaan anggaran di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
k. Memberikan pengesahan terhadap hasil pemeriksaan/penelitian Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Keuangan Belanja di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
l. Melaksanakan pembayaran terhadap supletair dan tunjangan-tunjangan lainnya di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
m. Menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) terhadap Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Uang Panjar (UP) pada semua jenis SPM berdasarkan kepada syarat-syarat yang ditentukan di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan; n. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/Unit Kerja terkait untuk kelancaran
pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
o. Menyelenggarakan ketatausahaan dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
p. Melaksanakan penyusunan petunjuk pemecahan masalah dari hasil inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang perencanaan anggaran, verifikasi dan perbendaharaan, serta akuntansi dan pelaporan keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
q. Melakukan kegiatan tata usaha pimpinan dan umum di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
r. Melaksanakan urusan rumah tangga Bupati, Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
s. Mengadakan dan mengelola barang daerah di Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
t. Menyusun data informasi yang berhubungan dengan bidang keuangan, rumah tangga dan perlengkapan sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
u. Melakukan kegiatan pembinaan dan penataan arsip Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
v. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan barang dan kebutuhan pemeliharaan barang bagi unit kerja di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
w. Mengurus dan menyiapkan kelengkapan untuk keperluan perjalanan dinas pimpinan sesuai prosedur agar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan target kinerja yang telah ditetapkan;
x. Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja Bagian Umum;
y. Membina, mengawasi, dan menilai kinerja bawahan termasuk memberikan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3); dan
7. Bahan Kerja
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Kertas cetak mengonsep surat/ untuk dokumen
2. Disposisi/perintah atasan petunjuk kerja
3. Data-data Keuangan Penyusunan laporan keungan
4. Data-data Perlengkapan penyusunan laporan inventaris barang
5. Data-data kerumah tanggaan untuk pembuatan laporan – laporan kerumahtanggaan
6. DPA Dasar melaksanakan tugas
7. Peraturan perundang-undangan Pedoman pelaksanaan tugas
8. SOP Pedoman pelaksanaan tugas
8. Perangkat/ Alat Kerja
No. Alat Kerja Digunakan untuk Tugas
1. ATK mengonsep surat/ dokumen
2. Komputer mengetik/ dokumen
3. Flask disk Menyimpan dan memindah data dalam
bentuk soft copy
4. Fasilitas internet mengunduh bahan materi pendukung
pelaksanaan tugas
5. Meubelair melaksanakan kegiatan kantor
sehari-hari
6. Sarana komunikasi berkomunikasi
7. Sarana mobilitas mobilitas
9. Hasil Kerja
No. Hasil kerja Jumlah
Satuan
Waktu yang Diperlukan
(menit)
Total Waktu
yang Diperlukan
(menit)
1. Program kerja bagian umum 1 dok 300 300
2. Surat Perintah Tugas 3 SPT 300 900
3. Bahan saran, pendapat, dan pertimbangan kepada atasan;
3 dok 300 900
4. Konsep Laporan Keuangan Bulanan, Triwulanan, dan Tahunan
19 dok 240 4560
5. Bahan evaluasi dan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan APBD;
2 dok 90 180
6. Bahan pengelolaan pembinaan dan pengawasan penatausahaan keuangan;
12 dok 60 720
7. Usulan Pengguna Anggaran,
Bendahara Pengeluaran / Pengeluaran Pembantu dan SK Pengguna Anggaran tentang Penunjukan Pejabat Pembuat Komitmen, PPTK, Pejabat
Penatausahaan Keuangan;
No. Hasil kerja JumlahSatuan
Waktu yang Diperlukan
(menit)
Total Waktu
yang Diperlukan
(menit) 8. Bahan penyeliaan dan kelengkapan
SPP UP, SPP GU, SPP TU, SPP LS dan SPP LS Gaji/ Tambahan
Penghasilan PNS;
287 dok 10 2870
9. Laporan Kinerja Triwulanan, Semesteran dan Tahunan
7 lap 60 420
10. Lap. Rapat / sosialisasi/ seminar, Lap. Dinas, RKA, RKPA, DPA, DPPA, Daftar nominatif wajib LP2P, Arsip LP2P, Buku Lap DAK LH;
8 lap 60 480
11. Laporan barang Bulanan, Triwulanan, semesteran dan Tahunan
19 lap 60 1140
12. Laporan penyediaan urusan rumah
tangga Bupati/Wakil Bupati 60 lap 60 3600
13. laporan barang bulanan, semesteran, dan tahunan;
19 lap 60 1140
14. Konsep laporan keuangan bulanan, semesteran, dan tahunan;
19 dok 240 4560
15. Laporan penyediaan urusan rumah tangga kantor
200 lap 60 12000
16. Laporan rekapitulasi penggunaan BBM 12 lap 60 720
17. Laporan acara yang membutuhkan sound
96 lap 30 2880
18. Laporan kondisi kendaraan secara berkala.
432 lap 60 25920
19. Laporan keadaan dan situasi
keamanan dilingkungan Kantor dalam keadaan aman.
12 lap 60 720
20. Laporan penyelenggaraan Makanan dan minuman Pegawai.
12 lap 30 360
21. Laporan kondisi kebersihan ruangan, halaman kantor, dapur dan toilet, serta tanaman
12 lap 30 360
22. RKBU 12 dok 90 1080
23. RKPBU 12 dok 90 1080
24. Penilaian SKP bawahan 3 SKP 300 900
25. Laporan evaluasi bagian Umum 1 lap 300 300
Jumlah 68.810
10. Tanggungjawab
a. Kelancaran proses pengajuan SPP dan SPMU;
b. Pengelolaan keuangan yang tepat guna, efektif, efisien dan ekonomis;
c. Kualitas pembukuan setiap transaksi keuangan yang tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, transparan, dan didukung dengan buktibukti administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan;
f. Ketepatan waktu, keakuratan dan kebenaran laporan pertanggungjawaban keuangan baik bulanan, semesteran maupun tahunan.
g. Ketersediaan daftar kabutuhan rumah tangga Setda dan Bupati/Wakil Bupati h. Kebenaran laporan dan SPJ penyediaan logistik Setda dan Bupati/Wakil Bupati i. Kebenaran laporan rekapitulasi penggunaan BBM
j. Kebenaran laporan kondisi kendaraan secara berkala. k. Ketersediaan makanan/minuman
l. Ketersediaan dokumen RKBU dan RKPBU;
m. Kebenaran hasil evaluasi pengelolaan barang inventaris; n. Kelayakan acara yang membutuhkan sound
o. Keamanan dilingkungan kantor dalam keadaan aman. p. Kebersihan halaman kantor, dapur dan toilet
q. Kesiapan ruangan kantor
11. Wewenang
a. Merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan yang berorientasi pada output setiap 3 bulan dan setiap tahun, atau mengarahkan tugas yang jangka waktunya sama;
b. Menyesuaikan kelas pegawai atau prosedur kerja dalam unit organisasi untuk membuat alokasi sumber daya pada jenjang yang lebih tinggi;
c. Mempertimbangkan pembelian peralatan baru;
d. Menyempurnakan metode dan prosedur kerja yang digunakan;
e. Mengawasi pengembangan data, estimasi, statistik, saran, dan informasi lain yang berguna untuk pejabat yang lebih tinggi dalam menentukan tujuan dan sasaran yang diutamakan;
f. Merencanakan pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan, menetapkan dan menyesuaikan prioritas jangka pendek, dan menyusun jadwal penyelesaian pekerjaan; g. Memberikan pekerjaan kepada bawahan berdasarkan prioritas, tingkat kesulitan dan
persyaratan tugas, dan kemampuan pegawai; h. Mengevaluasi kinerja bawahan;
i. Memberikan saran atau petunjuk kepada pegawai masalah pekerjaan dan administrasi; j. Mendengarkan dan menyelesaikan pengaduan dari pegawai;
k. Melakukan tindakan disiplin ringan, seperti peringatan dan teguran, memberikan rekomendasi tentang tindakan lain dalam kasus yang lebih berat;
l. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan dan pelatihan pegawai dengan cara memberikan atau mengatur;
m. Menemukan cara pengembangan output atau meningkatkan kualitas pekerjaan yang diarahkan.
12. Korelasi Jabatan No
. Jabatan
Unit Kerja/
Instansi Dalam Hal
1. Asisten Administrasi Sekretaria
t Daerah
Arahan pelaksanaan tugas dan pelaporan
2. Kasubbag. Keuangan Bagian
Umum Setda
Pelaksanaan tugas dan pelaporan
3. Kasubbag. RTA Bagian
Umum Setda
Pelaksanaan tugas dan pelaporan
No
. Jabatan
Unit Kerja/
Instansi Dalam Hal
Umum Setda
pelaporan
13. Kondisi Lingkungan Kerja No
. Aspek Faktor
1. Tempat kerja Dalam ruangan tertutup
2. Suhu Dingin sampai dengan sedang
3. Udara Kering
4. Keadaan ruangan Cukup
5. Letak
-6. Penerangan Terang
7. Suara
-8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran
-14. Resiko Bahaya No
. Fisik/ Mental Penyebab
1. -
-15. Syarat Jabatan
a. Pangkat/ Gol Ruang : Pembina (IV/a)
b. Pendidikan : S1
c. Kursus/Diklat :
1) Penjenjangan : Diklatpim III
2) Teknis :
-d. Pengalaman kerja : pernah menduduki jabatan 2 kali pada eselon IV/a e. Pengetahuan kerja :
-f. Ketrampilan kerja : mengoordinasikan
g. Bakat kerja :
1) G = Intelgensia 2) V = verbal
3) N = Numerik
4) Q = Ketelitian
h. Temperamen :
1) D : kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan
2) M : kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan pertimbangan, atau perbuatan peraturan berdasarkan kriteria yang diukur atau dapat diuji.
3) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
1) 1.a : Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan benda-benda dan objek-objek;
2) 3.a : pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin
j. Upaya fisik :
Duduk, berbicara.
k. Kondisi fisik :
1) Jenis kelamin :
-2) Umur :
3) Tinggi badan : -4) Berat badan : 5) Postur badan : -6) Penampilan : -l. Fungsi Jabatan :
1) D1 : mengoordinasikan data 2) O1 : berunding
3) O6 : berbicara
4) O3 : menyelia
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan
No. Hasil kerja Jumlah
Satuan
Waktu yang Diperlukan
(menit)
Total Waktu
yang Diperlukan
(menit)
1. Program kerja bagian umum 1 dok 300 300
2. Surat Perintah Tugas 3 SPT 300 900
3. Bahan saran, pendapat, dan pertimbangan kepada atasan;
3 dok 300 900
4. Konsep Laporan Keuangan Bulanan, Triwulanan, dan Tahunan
19 dok 180 3420
5. Bahan evaluasi dan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan APBD;
2 dok 90 180
6. Bahan pengelolaan pembinaan dan pengawasan penatausahaan keuangan;
12 dok 60 720
7. Usulan Pengguna Anggaran,
Bendahara Pengeluaran / Pengeluaran Pembantu dan SK Pengguna Anggaran tentang Penunjukan Pejabat Pembuat Komitmen, PPTK, Pejabat
Penatausahaan Keuangan;
3 dok 180 540
8. Bahan penyeliaan dan kelengkapan SPP UP, SPP GU, SPP TU, SPP LS dan SPP LS Gaji/ Tambahan
Penghasilan PNS;
287 dok 10 2870
9. Laporan Kinerja Triwulanan, Semesteran dan Tahunan
7 lap 60 420
10. Lap. Rapat / sosialisasi/ seminar, Lap. Dinas, RKA, RKPA, DPA, DPPA, Daftar nominatif wajib LP2P, Arsip LP2P, Buku
No. Hasil kerja JumlahSatuan
Waktu yang Diperlukan
(menit)
Total Waktu
yang Diperlukan
(menit) Lap DAK LH;
11. Laporan barang Bulanan, Triwulanan,
semesteran dan Tahunan 19 lap 60 1140
12. Laporan penyediaan urusan rumah tangga Bupati/Wakil Bupati
60 lap 60 3600
13. laporan barang bulanan, semesteran, dan tahunan;
19 lap 60 1140
14. Konsep laporan keuangan bulanan, semesteran, dan tahunan;
19 dok 180 3420
15. Laporan penyediaan urusan rumah tangga kantor
200 lap 60 12000
16. Laporan rekapitulasi penggunaan BBM 12 lap 60 720
17. Laporan acara yang membutuhkan sound
96 lap 30 2880
18. Laporan kondisi kendaraan secara berkala.
432 lap 60 25920
19. Laporan keadaan dan situasi
keamanan dilingkungan Kantor dalam keadaan aman.
12 lap 60 720
20. Laporan penyelenggaraan Makanan dan minuman Pegawai.
12 lap 30 360
21. Laporan kondisi kebersihan ruangan, halaman kantor, dapur dan toilet, serta tanaman
12 lap 30 360
22. RKBU 12 dok 90 1080
23. RKPBU 12 dok 90 1080
24. Penilaian SKP bawahan 3 SKP 300 900
25. Laporan evaluasi bagian Umum 1 lap 300 300
Jumlah 66.350
17. Butir Informasi Lain
-.
Boyolali, Desember 2015 Kabag. Orpeg Setda Kabupaten Boyolali
selaku Koordinator Penyusunan Analisis Jabatan,
Drs. AWIEK SUNARYONO NIP. 19601116 198910 1 001
Penyusun Analisis Jabatan,
