3.1 Siklus Akuntansi, Sistem Akuntansi dan Prosedur Akuntansi Usaha Perhotelan

3.1 Siklus Akuntansi, Sistem Akuntansi dan Prosedur Akuntansi Usaha Perhotelan 3.1.1 Siklus Akuntansi

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya (gambar 3.1)

Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. Ada beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu :

1. Penjualan produk dan jasa, dan dicatat dalam jurnal khusus penjualan.

2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas, dan dicatat dalam jurnal khusus penerimaan dan pengeluaran kas. Merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai, dan pengeluaran kas.

3. Pembelian produk dan jasa, dan dicatat dalam jurnal khusus pembelian

4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja.

Dasar akuntansi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, di mana setiap entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.

1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit.

2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.

3. Trial balance, menunjukkan daftar saldo akun dalam suatu periode.

4. Financial statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yangbiasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi.

Gambar 3.1 Siklus Akuntansi Transaksi

Akuntansi

Bukti Transaksi

Bukti kas Bukti Penjualan Bukti Pembelian Bukti Retur dan Potongan Umum & khusus

Pencatatan

Buku kas Buku Penjualan Buku Pembelian Buku Retur dan Potongan Buku Umum &

khusus Jurnal Khusus

JK Kas Masuk JK kas keluar JK Penjualan JK Pembelian JK Retur & Potongan Jurnal Umum

Klasifikasi

Buku Besar

Peringkasan

Neraca Percobaan

Penyesuaian Akrual

- Pembayaran uang muka - Pos-pos

taksiran - Penyusutan

Aktiva Tetap Neraca Lajur

(Opsional)

Neraca Saldo Yang Disesuaikan Penyusunan

Laporan Keuangan

1. Neraca 2. Laba Rugi 3. Perubahan

Modal 4. Aliran kas

Analisis dan Interprestasi

Pengguna Laporan Keuangan

Jurnal Balik (Akun riil)

Jurnal Penutup (Akun nominal)

Buku Pembantu

- Piutang - Persediaan - Aktiva

Tetap - Hutang

3.1.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi

Sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu : pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, system adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Cecil Gillespie (1971) menyatakan bahwa system akuntansi terdiri dari :

1. Subsistem akuntansi utama - Kode rekening

- Buku besar dan buku pembantu - Jurnal

- Bukti transaksi

2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang

- Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur - Distribusi penjualan

- Piutang

- Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3. Subsistem pembelian dan pengeluaran uang

- Order pembelian dan laporan penerimaan barang - Distribusi pembelian dan biaya

- Hutang

- Prosedur pengeluaran uang

4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian - Personalia

- Pencatatan waktu - Penggajian

- Distribusi gaji dan upah

5. Subsistem produksi dan biaya produksi - Order produksi

- Pengawasan persediaan - Akuntansi biaya

Sedangkan dari pendekatan komponen, system adalah kumpulan dari komponen- komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh system yang diidefinisikan dari pendekatan komponen misalnya adalah system computer yang terdiri dari kumpulan dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

Prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian/departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang. Pekerjaan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.

Tujuan utama dari system khususnya sitem informasi adalah untuk menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus relevan, tepat waktu, dan akurat.

Tugas dari system khususnya system informasi adalah melakukan siklus pengolahan data atau disebut juga siklus informasi. Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu :

1. Komponen input 2. Komponen model 3. Komponen output 4. Komponen teknologi 5. Komponen data base 6. Komponen control

Data Diolah Informasi

Gambar 3.2 Komponen Sistem Informasi

1. Komponen Input

Input dari system informasi berupa data yang akan diolah oleh system informasi. Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap dari peristiwa atau data yang terjadi. Contohnya reservation card, guest registration, guest bill, cash receipt dan lain- lainnya.

Input Model Output

Data Base

Teknologi

Kontrol

Sehingga secara ringkas proses input data dapat digambar sebagai berikut:

Data

2. Komponen Model

Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan model matematika. Contoh model logika adalah untuk melihat barang mana yang sudah harus dipesan kembali, dapat dilihat dari sisa barang yang tersedia, apakah sudah sama atau lebih kecil dengan titik reorder point. Sedangkan untuk model matematika misalnya suatu inventory harus dipesan kembali 100 krat. Mengapa harus pesan 100? Mengapa tidak kurang dari seratus? Karena setelah dihitung dengan model matematika atau Economics Order Quantity (EOQ) order 100 itu adalah order yang paling ekonomis.

3. Komponen Output

Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di database dan diproses menggunakan model tertentu. Contoh output sistem informasi adalah Laporan barang yang harus dipesan kembali.

4. Komponen Data Base

Database adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

5. Komponen Teknologi

Tanpa adanya teknologi yang mendukung maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu. Teknologi yang memegang peranan penting adalah teknologi computer dan teknologi di bidang telekomunikasi

6. Komponen Kontrol

Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dari sistem informasi adalah informasi yang akurat. Sistem pengendalian dalam sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagi sistem pengendalian umum dan sistem pengendalian aplikasi.

Dokumen Dasar

Proses Input Data

Pengendalian umum dapat terdiri dari :

 Pengendalian organisasi

 Pengendalian dokumentasi

 Pengendalian perangkat keras

 Pengendalian keamanan fisik

 Pengendalian keamanan data

 Pengendalian komunikasi

Pengendalian aplikasi dapat dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, dan pengendalian output. Pengendalian aplikasi biasanya sudah diprogramkan di perangkat lunaknya.

3.2 Struktur pengendalian Intern di Perhotelan

AICPA mendefinisikan pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikordinasikan dan digunakan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk menjaga keamanan serta harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan

Secara garis besar pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu (1) pengendalian akuntansi, (2) pengendalian administrative. Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan semua prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Pengendalian administratif terdiri dari struktur organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan dengan efisensi operasi dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan

Struktur pengendalian intern menurut COSO terdiri dari lima komponen yakni:

a) Lingkup pengendalian (control environment)

Manajemen dan seluruh pegawai harus menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat

b) Penilaian resiko (risk assessement)

Pengendalian intern harus menyediakan penilaian resiko yang dihadapi oleh organisasi baik yang bersumber dari dalam maupun dari luar organisasi

c) Aktivitas pengendalian (control activities)

Aktivitas pengendalian intern membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian harus efisien dan efektif mencapai tujuan pengendalian

d) Informasi dan komunikasi (information dan communications)

Informasi harus dicatat dan dokomunikasikan kepada manajemen dan satuan kerja lainnya dan suatu entitas yang membutuhkan, dalam bentuk dan jangka waktu yang masih memungkinkan untuk menyelenggarakan pengendalian intern dan tanggung jawab lainnya.

e) Pemantauan (monitoring)

Pemantauan pengendalian intern harus selalu menilai kualitas kinerja dan memastikan bahwa temuan audit atau review lainnya diselesaikan tepat waktu.

Sedangkan komponen-komponen menurut CoCo adalah berikut ini:

1) Purpose

 Tujuan harus dinyatakan dan dikomunikasikan ke seluruh stakeholder

 Perencanaan untuk menuntun pencapaian tujuan organisasi harus disusun dan dikomunikasikan

2) Commitment

 Nilai-nilai etika termasuk integritas harus dibuat secara formal,dikomunikasikan kepada seluruh stakeholder dan organisasi

 Wewenang, tanggung jawab,dan tanggungugat harus secara jelas didefinisikan dan konsisten dengan tujuan organisasi sehingga keputusan-keputusan dan perilaku- perilaku diperagakan dengan benar oleh pegawai

3) Capabiity

 Pegawai harus memiliki pengetahuan, keahlian, dan peralatan yang cukup untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi

 Proses komunikasi harus mendukung nilai dan pencapaian organisasi atas tujuan yang telah ditetapkan

4) Monitoring and Learning

 Lingkungan internal dan eksternal harus dimonitor untuk memperoleh informasi sehingga tujuan dan pengendalian organisasi tetap mutakhir

 Kinerja harus dimonitor, dibandingkan dengan target dan indikator yang telah ditetapkan

 Manajemen secara periodic menilai efektivitas pengendalian dan kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada para pihak yang bertanggungjawab

Dalam praktiknya, model yang dibangun untuk menyusun sistem pengendalian intern yang baik harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

 Pengendalian intern seharusnya tidak dilihat sebagai suatu kelompok kegiatan yang berdiri sendiri, tetapi lebih merupakan suatu rangkaian aktivitas yang terjadi pada seluruh operasi entitas secara berkesinambungan

 Manfaat pengendalian intern harus lebih besar daripada biaya untuk menyusun, mengimplementasikannya dan risiko yang mungkin terjadi

 Aplikasi sistem pengendalian intern harus didukung oleh semua pegawai dalam organisasi dari manajemen puncak hingga staff terbawah. Resonsif terhadap perubahan

 Aplikasi sistem pengendalian intern harus memperhatikan budaya organisasi. Oleh karena itu SPI yang akan diterapkan oleh perusahaan harus dilihat sebagai bagian dari manajemen perubahan

3.3 Rerangka Konseptual Akuntansi

Rerangka kerja konseptual serupa dengan konstitusi adalah suatu sistem koheren yang terdiri dari tujuan dan konsep fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan bagi penetapan standar yang konsisten dan penentuan sifat, fungsi serta batas-batas dari akuntansi keuangan dan laporan keuangan.

FASB telah menerbitkan enam Statement of Financial Accounting Concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu:

1. SFAC No. 1, “Obyectives of Financial Reporting By Business Enterprise” yang menyajikan tujuan dan sasaran akuntansi

2. SFAC No. 2, “Qualitative Characteristics of Accounting Information” menjelaskan karakteristik yang membuat informasi akuntansi bermanfaat

3. SFAC No. 3, ”Element of Financial Statements of Business Enterprise” memberikan definisi dari pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan, seperti: Aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban

4. SFAC No. 5, ”Recognition and Measurement in financial statements of Business Enterprise”, menetapkan kriteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman tentang informasi apa yang biasanya harus dimasukkan dalam laporan keuangan dan kapan waktunya.

5. SFAC No. 6, “Elemet of Financial Statements”, menggantikan SFAC No. 3 dan memperluas lingkup SFAC No. 3 dengan memasukkan organisasi-organisasi nirlaba 6. SFAC No. 7, “Using cash flow information and present value in accounting

Measurements”, memberikan kerangka kerja bagi pemakaian arus kas ke masa depan yang diharapkan dan nilai sekarang sebagai dasar pengakuan

3.4 Sturktur Organisasi di Departemen Akuntansi

Bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:

1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel

2. Cashier Oultet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet

3. Income Auditor, adalah orang yang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor

4. Night Auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet

5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill

6. Account Receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account Receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)