1
LAPORAN TAHUNAN
LAYANAN INFORMASI PUBLIK
(LAPORAN DAN EVALUASI)
TAHUN 2019
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)
DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN PERLINDUNGAN ANAK DAN
PENGENDALIAN PENDUDUK DIY
2019
2 A. Latar Belakang
Indikator Kinerja Utama dari DP3AP2 DIY adalah : 1. Prevalensi Kekerasan terhadap perempuan 2. Rata-rata usia pernikahan pertama perempuan
3. Persentase legalitas keluarga (perkawinan dan kelahiran)
Untuk mencapainya, berbagai program dan kegiatan telah dilaksanakan. Target-target yang harus dicapai bukan hanya menjadi tugas dari DP3AP3, namun meruapakan tugas lintas sektor/lintas bidang, untuk itu perlu koordinasi yang baik dari seluruh elemen di Pemerintah Daerah DIY.
Dengan adanya berbagai program yang dijalankan tersebut, banyak informasi yang dapat dibagikan kepada masyarakat luas, baik yang disampaikan melalui website DP3AP2 DIY maupun melalui media sosial.
Dari berbagai informasi yang ada, telah dilakukan klasifikasi informasi, khususnya klasifikasi publik yang mengacu pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Untuk itu melalui Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik (PPID) DP3AP2 DIY Tahun 2019, kiranya dapat memberi gambaran serta sebagai bahan Evaluasi Kegiatan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di DP3AP2 DIY.
Laporan ini tentu saja masih jauh dari sempurna, kedepan dengan segala optimisme, kami akan berusaha mempertahankan peringkat 2 di tahun yang akan datang bahkan menaikkan peringkat menjadi peringkat 1.
Berdasarkan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 di atas, pasal 13 menyebutkan bahwa setiap Badan Publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana dengan membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi. PPID bertugas dan bertanggung-jawab dalam mengkoordinasikan :
1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian dan pengamanan informasi; 2. Pelayanan Informasi Publik sesuai dengan aturan yang berlaku;
3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat dan sederhana; 4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik; 5. Pengujian Konsekuensi;
6. Pengklarifikasian Informasi dan/atau pengubahannya; 7. Penetapan Informasi yang dikecualikan;
8. Penetapan Pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik
3
Hal itu dipertegas lagi melalui Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 30 Tahun 2013 Tentang Pedoman pengelolaan informasi dan dokumentasi, Tugas dan Fungsi PPID :
● Tugas PPID adalah merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di Iingkungan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta;
● Fungsi PPID yaitu :
1. Penghimpunan,penyediaan, pendokumentasian dan penyimpanan informasi publik dari seluruh SOPD di Iingkungan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta;
2. Pelayanan informasi publik kepada masyarakat, pemohon dan pengguna informasi publik;
3. Pelaksanaan Uji Konsekuensi atas Informasi yang Dikecualikan; 4. Penyele saian sengketa informasi publik
Sedangkan Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor: 338/kep/2010 Tentang Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi Daerah menggambarkan bahwa Tugas PPID adalah sebagai berikut :
1. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
2. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik;
3. Melakukan verifikasi bahan informasi publik;
4. Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; 5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi dan
6. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat
Jenis-jenis Informasi yang harus disediakan oleh PPID sebagai berikut : 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2. Informasi yang diumumkan secara serta-merta; seperti kasus bencana, penyakit, atau hal lain yang menyangkut hajat hidup orang banyak;
3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; sesuai dengan data publik yang telah dimiliki; 4. Informasi yang dikecualikan; seperti informasi yang jika diberikan kepada publik akan
dapat menghambat proses penegakan hukum, dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat, juga informasi-informasi yang membahayakan keamanan negara;
4
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi DP3AP2 DIY menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan informasi, pemohon dapat menggandakan/fotocopy secara mandiri disekitar kantor Badan Publik setempat, biaya penggandaan ditanggung oleh Pemohon Informasi
Dengan demikian, maka PPID DIY Secara umum telah menjalankan amanat dan menerapkan prinsip pelayanan publik yang baik sebagai wujud pelaksanaan atas peraturan perundang-undangan yang berlaku.
B. Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik
1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik
Fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan Layanan Informasi Publik terdiri atas :
a. Desk Informasi Publik
Dalam rangka memberikan pelayanan informasi kepada pemohon informasi yang datang langsung, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan desk informasi publik yang dilengkapi dengan:
1. 1 meja front desk dan kursi petugas serta kursi tamu, 2. 1 unit PC yang terhubung dengan internet;
3. 1 Printer; 4. 1 line Telepon;
5. Ruang layanan PPID
b. Pelayanan Informasi melalui media antara lain :
Website : http://www.dp3ap2.jogjaprov.go.id
Email : dp3ap2@jogjaprov.go.id
Facebook : DP3AP2 DIY Twitter : @diy_dp3ap2 Instagram : @dp3ap2diy
Whatsaap : 0877-1929-2111 (TeSAGa) Line : TeSAGa DIY
2. Struktur Organisasi PPID
Struktur organisasi PPID di DP3AP2 DIY di tuangkan dalam Surat Keputusan Kepala DP3AP2 DIY Nomor 188/00076 Tahun 2019 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Surat Keputusan Nomor 188/00077 Tahun 2019 tentang Petugas Layanan Informasi dan Dokumen (PLID). Adapun Struktur Organisasi PPID ini dapat dilihat pada lampiran 1 dan 2.
5 3. Sumber Daya Manusia
Sekeretariat yang terdiri dari Sub Bagian Umum dan Sub Bagian Program yang membawahi layanan Informasi Publik dibantu dengan tenaga Pegawai Non PNS sejumlah 3 (tiga) Orang dari S1 dan 2 dari D3.
Petugas pelayanan Informasi siap melayani setiap saat pada jam kerja dan mempunyai tugas penting dalam layanan antara lain :
1. Mengolah Informasi sebagai bahan Dokumen 2. Menyampaikan Informasi ke dalam Website PPID 3. Memberikan Informasi apabila ada pemohon 4. Melakukan Tugas Kearsiapan
5. Membantu tugas penting dari atasan
c. Anggaran Pelayanan Informasi
Untuk petugas layanan Publik di PPID DP3AP2 tahun 2019 telah menganggarkan Honor sesuai UMR kota Yogyakarta sebanyak 3 orang dengan Pihak Ketiga selama 12(dua belas) bulan. Anggaran PPID DP3AP2 DIY Tahun 2019 sebagai berikut :
No Uraian Jumlah
1 Update website DP3AP2 78.830.000 2 Tunjangan pengadaan barang dan jasa
update website DP3AP2 1.170.000 3 Pengelola Data dan Informasi 63.171.500 4 Pengelola Arsip 94.801.675
Total 237.973.175
C. Operasional Pelayanan Informasi Publik 1. Pelayanan Informasi Publik
Waktu Pelayanan Informasi :
Hari Jam Pelayanan Istirahat
Senin s.d. Kamis 08.00 s.d. 15.00 WIB 12.00 s.d. 13.00 WIB Jumat 08.00 s.d. 14.00 WIB 11.00 – 13.00 WIB
PPID Pembantu Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk DIY dalam rangka pelayanan informasi publik, menyediakan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi antara lain:
a. Melalui Website atau E-mail : Masyarakat dapat mengakses/mengunduh informasi publik yang tersedia pada website (http://dp3ap2.jogjaprov.go.id), kemudian mengisi FORMULIR ONLINE yang disediakan, atau melalui email dengan alamat: dp3ap2@jogjaprov.go.id
6
b. Melalui Telepon/Fax : Masyarakat dapat menghubungi melalui nomor telepon (0274) 562714 atau melalui Fax dengan nomor (0274) 558402
c. Melalui Jasa Pos/Persuratan : Mengirimkan surat melalui jasa pos, ditujukan kepada: "Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) d/a. Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk DIY, Jl. Tentara Rakyat Mataram No.31 Yogyakarta, Kode Pos 55231."
d. Datang Langsung : Datang langsung ke desk layanan informasi PPID Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk DIY, Jl. Tentara Rakyat Mataram No.31 Yogyakarta. Sebelum datang langsung, pemohon dapat terlebih dahulu mengisi dan membawa FORMULIR ISIAN Permohonan Informasi.
2. Alur Pelayanan Informasi
3. Alur Pengaduan
4. Jumlah Permohonan Informasi Publik
Sejak Bulan Januari 2019 sampai dengan Desember 2019 jumlah Pemohon informasi sejumlah 81 (delapan puluh satu) pemohon baik datang secara langsung, melalui email maupun website.
7
5. Waktu Untuk Memenuhi Permintaan Informasi Publik
Waktu melayani informasi dari masing-masing pemohon memakan waktu kurang lebih 1 Jam 30 menit, Sesuai dengan peraturan UU No.14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik bahwa layanan informasi publik waktu pemenuhan informasi dengan waktu maksimal 10 (sepuluh) hari kerja sesuai peraturan yang berlaku,bila terjadi permohonan perpanjangan akibat belum dapat diberikan data pemohon maka dapat diperpanjang selama 7 (tujuh) hari untuk pemberian layanan informasi publik.
6. Jumlah Permohonan Informasi Publik Yang Dikabulkan Baik Sebagian Atau Seluruhnya
Dari 81 permohonan yang diterima oleh PPID Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk DIY, semua permohonan dikabulkan dan pemohon merasa cukup sesuai dengan layanan oleh petugas PPID.
7. Jumlah Permohonan Informasi Publik Yang Ditolak
Bila terjadi penolakan permohonan informasi publik dikarenakan informasi yang diminta adalah informasi yang dikecualikan maka petugas dapat menolak permohonan tersebut atas dasar UU No.14 tahun 2008 tentang keterbukaan Informasi publik. Untuk Tahun 2017 tidak ada permohonan informasi yang ditolak.
Dari 81 permohonan yang diterima oleh PPID Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk DIY tidak ada permohonan ditolak.
8. Jenis Permohonan
Beberapa jenis pelayanan informasi yang diminta antara lain : 1. Konsultasi
2. Publikasi 3. Anggaran
4. Kebijakan berupa Perda/Pergub/SK 5. Dokumen
8
TABEL REKAPITULASI
AKSES LAYANAN INFORMASI PUBLIK ATAS DASAR PERMINTAAN (DATANG LANGSUNG, MELALUI EMAIL/FAX/WEB)
1 JANUARI – 31 DESEMBER 2019
NO PEMOHON PEKERJAAN TANGGAL
1 Novenna Afira Melanda Mahasiswa 08/01/2019 2 Ediyanto PNS 14/01/2019 3 R. Sutopo PNS 23/01/2019 4 Henrarti Lealla Septanti Mahasiswa 25/01/2019 5 Aca Novita Kelimagun Mahasiswa 30/01/2019 6 Adrian Nur Iman Mahasiswa 01/02/2019 7 Ratih Permatasari Mahasiswa 01/02/2019 8 Rochmi Rochiman PNS Biro Kesra Jateng 12/02/2019 9 Imran PNS Staf Protokol DPRD Prov.
Riau
12/02/2019 10 Meila Nurul Fajriah Mahasiswa 26/02/2019 11 Pamela Aprillida
Ammarandatu
Mahasiswa 05/03/2019 12 Ardi Irawan Mahasiswa 08/03/2019 13 Ratih Komala Devi Mahasiswa 21/03/2019 14 Sita Novalida Mahasiswa 22/03/2019 15 Arum Bella Adelia Mahasiswa 07/05/2019 16 Firdausa Rafidani Mahasiswa 09/05/2019 17 Puput Tri Wahyuningsih Mahasiswa 10/05/2019 18 Umar Haidas Ali Mahasiswa 27/05/2019 19 Yuni Retnowati Mahasiswa 13/06/2019 20 Hafizh Humam Safi'i Mahasiswa 24/06/2019 21 A,Y Koesoemawardani Mahasiswa 25/06/2019 22 Mario Stephen Mahasiswa 22/07/2019 23 Rica Andini Putri Mahasiswa 31/07/2019 24 Rica Andini Putri Mahasiswa 02/07/2019 25 Abdul Roni PNS (Sekdis DP3AP SUMSEL) 02/07/2019 26 Ihsan Basir PNS 07/08/2019 27 M.Wirawansyah Mahasiswa 01/08/2019 28 Intan Masruroh PNS 19/06/2019 29 Arumnanto CSD Specialist - Unicef 19/07/2019 30 Maria Regina A PNS 19/07/2019 31 Fatmah R PNS 19/07/2019 32 Eko Pratama Putera Mahasiswa 05/08/2019 33 Yustin Aldi Saputro PNS 07/08/2019 34 Alfiasari Peneliti 14/08/2019 35 Nurhasanah Mahasiswa
36 Elpina Sari
37 Gunawan Peneliti Kemendagri 27/08/2019 38 Nur Afifah Mahasiswa 29/08/2019 39 Iwan Setiawan PNS 04/09/2019 40 Bayu Putro P. PNS 04/09/2019 41 Saptiwi Mumpuni DP3AP2KB Prov. Jateng 06/09/2019
42 Jainuddin PNS
43 Arief Nur Aisyah Mahasiswa 09/09/2019 44 Fransiska Palentek ASN 13/09/2019 45 Tazha Amelia Caesarani Mahasiswa 17/09/2019
9
46 Qibtiyatun Mahasiswa 18/09/2019 47 Indah Puspita Sari Mahasiswa 18/09/2019 48 Dwi Budi Prasetyo PNS 20/09/2019 49 Ojom Sumantri PNS 03/10/2019 50 Ubik Irawan PNS 09/10/2019 51 Siti Nur Hidayah Mahasiswa 10/10/2019 52 Tarmanta M.Kes PNS 10/10/2019
53 Dusikni PNS
54 Garin Essyad Aulia Mahasiswa 18/10/2019 55 Diba Nifsiah Mahasiswa 25/10/2019 56 Lucia Ventyningrum Mahasiswa 25/10/2019 57 Nurdiyah Eka Arumsari Mahasiswa 25/10/2019 58 Maya Azmiati Mahasiswa 25/10/2019 59 Dara Malida Mahasiswa 30/10/2019 60 Maulida Fitria Averoes Mahasiswa 31/10/2019 61 Muhammad Zulkarnain Mahasiswa 04/11/2019 62 Siti Ulfah Fatimah DP3AKKB Prov. Banten 05/11/2019 63 Floreksio Pringdias PNS 05/11/2019 64 Devi Anggraini Mahasiswa 06/11/2019 65 Khotima Galuh Nindya Mahasiswa 06/11/2019 66 Dinas Perlindungan
Perempuan dan
Perlindungan Anak Prov. Kalsel
ASN Prov. Kalsel 07/11/2019
67 Cristi Utami Faridha Sari Mahasiswa 08/11/2019 68 Salma Qowiyatun N. Mahasiswa 12/11/2019 69 Tarmanta, S. Sos./ M.
Kes
Kepala Seksi Keluarga Sejahtera 14/11/2019 70 Lulu Rusdyaningsih,
S.Si
Kabid PP DP3A Salatiga 15/11/2019 71 Novera Anjarbaiti Mahasiswa 18/11/2019 72 Alissa Fauzia Rachman Mahasiswa 18/11/2019 73 Yella Jeneka Mahasiswa 22/11/2019 74 Edwin Arief N. PNS 22/11/2019 75 Kartika Ayu Putri C. Mahasiswa 22/11/2019 76 Fitrah Nabila Dista Mahasiswa 27/11/2019 77 Reno Ismadi Mahasiswa 09/12/2019 78 Kasmon Wijoyo Mahasiswa 09/12/2019 79 Tiwik Setyani PNS 11/12/2019 80 Ega Karisma Bumi L.N. Mahasiswa 16/12/2019 81 Diana Mawar W. SPT. Prov. Jateng 17/12/2019
10
D. Kendala Pelaksanaan Layanan Informasi Publik
1. Keterbatasan kompetensi dan kuantitas SDM pengelola Layanan Informasi Publik; 2. Perubahan struktur kelembagaan pemerintahan daerah berakibat pada kurang efektifnya
data dan informasi yang diperoleh;
3. Masih lemahnya tingkat koordinasi antara PPID Utama dan PPID Pembantu, dan 4. Belum terintegrasinya pengelola Layanan Informasi Publik;
E. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut Untuk Meningkatkan Kualitas Pelayanan Informasi
1. Perlu adanya peningkatan kompetensi teknis SDM pengelola Layanan Informasi Publik; 2. Perlu adanya peningkatan sarana dan prasarana;
3. Perlu adanya sistem yang mengintegrasikan pengelola Layanan Informasi Publik;
4. Perlu adanya upaya peningkatan komitmen OPD untuk pengelola Layanan Informasi Publik yang lebih baik;
5. Perlu disusun SOP internal OPD berkaitan dengan pengelolaan Layanan Informasi Publik; 6. Meningkatkan koordinasi dengan satuan kerja untuk dapat mempercepat dalam pelayanan
kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan yang ada dalam UU No.14 Tahun 2008.
Demikian Laporan hasil evaluasi atas kinerja PPID pada Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk Tahun 2019. PPID secara umum memberikan supporting yang nyata dalam menciptakan transparansi informasi publik yang nantinya mampu menjadi jembatan sekaligus kontrol masyarakat secara luas.
Yogyakarta, Februari 2020 Sekretaris DP3AP2
Selaku PPID Pembantu
Dra. Carolina Radiastuty, MM NIP. 19640823 199102 2 001
