xvi
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
(Studi kasus di CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
Felix Arie Eka Paksi NIM : 082114136 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2015
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem dalam informasi akuntansi penggajian di CV. IFrame.
Jenis Penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan Dokumentasi, wawancara, dan observasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah : (1) Teknik analisis deskriptif. (2) Membandingkan antara teori dengan praktek pada CV. IFrame. (3) Menarik kesimpulan.
xvii
ABSTRACT
EVALUATION OF THE PAYROLL SYSTEM
(A Case Study at CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
Felix Arie Eka Paksi NIM : 082114136 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2015
This study attempts to evaluate the system in payroll information accounting of CV.IFrame.
Type of this research is case study. Data obtained by documentation , interview and observation. Data analysis technique used was: (1) Descriptive analysis techniques, (2) Comparison between the theory to practice on the company.
i
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
(Studi kasus di CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Felix Arie Eka Paksi 082114136
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
iv
MOTO
"
Jika anda memiliki keberanian untuk memulai,anda juga memiliki keberanian untuk sukses. "
(David Viscoot)
“ Jangan mencari ketakutanmu melainkan carilah harapan dan
mimpimu. Jangan berfikir tentang frustasimu, tapi tentang
potensimu yang belum terpenuhi. Perhatikan dirimu bukan
dengan apa yang telah kamu coba dan gagal, tapi dengan apa
yang masih mungkin untuk melakukan sesuatu. “
( Paus Yohanes XXIII )
PERSEMBAHAN
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN (Studi kasus di CV. Iframe Rumah Bingkai Yogyakarta) dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 25 Mei 2015 adalah
hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 29 April 2015 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA TULIS UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Felix Arie Eka Paksi
Nomor Mahasiswa : 082114136
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN (Studi kasus di CV. Iframe Rumah Bingkai Yogyakarta)
Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencatumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal 29 April 2015 Yang menyatakan,
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak untuk memberikan hasil yang terbaik. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.sc, Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3. Drs. Y.P Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
4. Drs. YFM. Gien A., Dra. M.M., Akt. selaku dosen wali yang telah memberikan pengarahan dan masukan selama kuliah.
5. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA., CA selaku Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
viii
7. Semua dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah membimbing, membantu dan memberikan ilmunya kepadaku selama kuliah di Universitas Sanata Dharma.
8. Bapakku tercinta Andreas Mase , dan Ibuku tersayang Lucia Pemba yang selalu mendukung untuk selalu belajar, memotivasi dan membiayai penulis untuk segera menyelesaikan kuliah dan skripsinya.
9. Adikku tercinta Paskalis Dwi Lianda yang selalu memberi semangat dalam penyelesaian skripsi ini.
10. Sahabat-sahabatku SIPIKI, Bang Aloy (Tanto), Nak Lambe (Stanis), Rigel, Rio, Batak (Fery), Kika, Pacil (Adit), Niko, Lando, Kendra, terimakasih atas semangat, bantuan dan kehadiran kalian selama ini.
11. Teman-teman seperjuangan dan senasib Bowo, Gawer (Hendy), yang saling bahu membahu bertukar pikiran, memotivasi selama proses Skripsi sampai selesai. 12. Teman-teman akuntansi Sanata Dharma angkatan 2008 Fakultas Ekonomi USD. 13. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini yang tidak
ix
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Penulis
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... x
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xiv
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xv
ABSTRAK ... xvi
ABSTRACT ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7
A. Landasan Teori ... 7
xi
2. Sistem Penggajian ... 9
3. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 11
4. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian ... 12
5. Elemen-Elemen dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 17
6. Fungsi Dalam Sistem Penggajian ... 30
7. Pengendalian Intern ... 36
8. Pengendalian Intern Penggajian ... 39
9. Hubungan Antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern ... 40
10. Aspek Pengendalian Intern dalam Penggajian ... 41
BAB III METODE PENELITIAN ... 44
A. Jenis Penelitian ... 44
B. Subyek dan Obyek Penelitian ... 44
C. Jenis dan Sumber Data ... 44
D. Teknik Pengumpulan Data ... 46
E. Teknik Analisis Data ... 46
BAB IV SEJARAH UMUM PERUSAHAAN ... 56
A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 56
B. Visi dan Misi Perusahaan ... 57
C. Produk yang dihasilkan ... 57
xii
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 62
A. Mendeskripsikan Data Sistem Akuntansi Penggajian Di
CV. IFrame ... 62 1. Kegiatan Pokok ... 62 2. Dokumen Pendukung yang digunakan di CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 63 3. Fungsi-Fungsi organisasi yang terkait pada CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji karyawan ... 64 4. Catatan Akuntansi Penggajian yang digunakan oleh
CV. IFrame dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 66 5. Jaringan Prosedur yang digunakan oleh CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 67 6. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen di CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 67 7. Unsur-unsur Pengendalian Intern pada CV. IFrame dalam
Sistem Akuntansi Penggajian ... 68 8. Bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian ... 70 9. Membandingkan data sistem akuntansi Penggajian
Antara Teori dengan Praktek di CV. IFrame ... 79 B. Masalah yang Ditemukan ... 84 C. Kelemahan-Kelemahan yang terjadi di CV.IFrame
xiii
D. Evaluasi pengendalian intern penggajian yang terjadi di
CV.Iframe serta menarik kesimpulan ... 85
BAB VI PENUTUP ... 88
A. Kesimpulan ... 88
B. Keterbatasan Penelitian ... 89
C. Saran ... 89
DAFTAR PUSTAKA ... 90
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 16
Tabel 2 Dokumen Pendukung ... 60
Tabel 3 Catatan Akuntansi ... 61
Tabel 4 Fungsi-fungsi Akuntansi ... 61
Tabel 5 Jaringan Prosedur ... 62
Tabel 6 Informasi yang diperlukan manajemen ... 62
Tabel 7 Perbandingan informasi yang diperlukan manajemen ... 63
Tabel 8 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 63
Tabel 9 Praktik pada CV. IFrame ... 64
Tabel 10 Masalah Yang Ditemukan ... 71
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian pencatat waktu, gaji dan upah ... 28 Gambar 2 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian utang ... 29 Gambar 3 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian Keuangan ... 30 Gambar 4 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian Jurnal dan Kartu Biaya ... 31 Gambar 5 Alur Sistem penginputan kartu absensi CV. Iframe ... 56 Gambar 6 Alur Sistem penginputan kartu absensi lembur CV.
Iframe ... 57 Gambar 7 Alur Sistem Gaji karyawan model A dan B CV. Iframe ... 58 Gambar 8 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
CV.Iframe ... 66 Gambar 9 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
xvi
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
(Studi kasus di CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
Felix Arie Eka Paksi NIM : 082114136 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2015
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem dalam informasi akuntansi penggajian di CV. IFrame.
Jenis Penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan Dokumentasi, wawancara, dan observasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah : (1) Teknik analisis deskriptif. (2) Membandingkan antara teori dengan praktek pada CV. IFrame. (3) Menarik kesimpulan.
xvii
ABSTRACT
EVALUATION OF THE PAYROLL SYSTEM
(A Case Study at CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
Felix Arie Eka Paksi NIM : 082114136 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2015
This study attempts to evaluate the system in payroll information accounting of CV.IFrame.
Type of this research is case study. Data obtained by documentation , interview and observation. Data analysis technique used was: (1) Descriptive analysis techniques, (2) Comparison between the theory to practice on the company.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang masalah
Dalam era persaingan seperti sekarang ini perusahaan dituntut unggul dalam berbagai kegiatan agar perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya. Hal ini menuntut segala bentuk kegiatan dalam perusahaan tersebut berjalan secara baik, efektif dan efisien. Termasuk dalam bidang teknologi informasi.
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, perusahaan dituntut untuk menggunakan komputerisasi dalam berbagai kegiatan. Komputerisasi ini mempermudah jalannya kegiatan perusahaan tersebut seperti halnya pengolahan data secara cepat dan cermat.
Pengendalian intern terkait dengan aspek yang ada dalam perusahaan, salah satu aspek tersebut adalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya manusia, karena akan mempengaruhi prestasi dan semangat kerja karyawan.
Pengendalian intern dalam perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan dalam pemberian gaji dan upah. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan, meningkatkan efisiensi ( Hartadi, 1986:2).
B. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu Apakah pengendalian intern penggajian di CV.IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta sudah berjalan baik sesuai teori?
C. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian merupakan arah pelaksanaan penelitian yang akan menguraikan apa yang akan dicapai, sesuai dengan kebutuhan peneliti dan pihak lain yang berhubungan dengan penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi apakah pengendalian intern penggajian yang terdapat di CV.IFrame Rumah Bingkai sudah berjalan baik sesuai teori.
D. Manfaat penelitian
Diharapkan agar penelitian yang akan dilaksanakan ini dapat berguna bagi:
1. Perusahaan
Penulis berharap dari hasil penelitian ini dapat dijadikan sumber informasi, bahan pertimbangan, dan evaluasi dalam pelaksanaan dan pengembangan pengendalian intern penggajian.
2. Penulis
untuk menambah pengalaman dalam melakukan penelitian dalam bidang pengendalian intern penggajian.
3. Bagi Universitas
E. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II : Landasan Teori
Dalam bab ini, menguraikan gambaran umum mengenai teori-teori yang mendukung dalam proses-proses penelitian ini.
Bab III : Metode Penelitian
Dalam bab ini, akan memaparkan berisi jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang digunakan, teknik pengumpulan data, jenis data, dan teknik analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan
Dalam bab ini, akan memaparkan berisi uraian singkat mengenai sejarah, perkembangan dan kondisi CV.IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta saat penelitian dilakukan. Bab V : Analisis dan Pembahasan
Bab VI : Penutup
7
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur atau bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang. Pengertian sistem menurut beberapa pendapat adalah sebagai berikut:
Menurut Diana dan Setiawati ( 2011 : 3 ) sistem adalah: “Sistem merupakan serangakaian bagian yang saling tergantung dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Menurut Mulyadi ( 2008 : 5 ) sistem adalah: “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
Sedangkan menurut Hall ( 2007 : 6 ) sistem didefinisikan sebagai: “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”
Sedangkan Secara umum pengertian informasi adalah suatu keterangan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tujuan. Informasi disini merupakan data yang telah disusun melalui suatu proses sehingga dapat menyajikan berbagai informasi yang dapat dipercaya.
Pendapat Barry E. Cushing dalam bukunya “Accounting information and business organization” yang kemudian diterjemahkan oleh La Midjan (2000:8) dalam bukunya menjelaskan tentang pengertian informasi sebagai berikut: “Informasi diartikan sebagai keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima.”
Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah diproses bentuknya menjadi informasi yang bernilai selanjutnya dapat digunakan oleh orang yang memerlukannya dalam mengambil suatu keputusan.
Informasi mempunyai sifat-sifat tertentu yang dijadikan lebih bernilai dan berguna.Informasi ini menunjukan ciri atau sifat yang mempengaruhi kualitas pengambilan keputusan.
pemakai apabila memiliki karakteristik. Secara singkat, keempat karakteristik tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Dapat dipahami
Kualitas penting informasi yang digunakan dalam laporan keuangan adalah dapat dimengertinya informasi tersebut oleh pemakai.
b. Relevan
Agar informasi dapat bermanfaat, maka informasi harus dapat memenuhi kebutuhan pemakai dalam proses pengambilan keputusan c. Keandalan
Agar bermanfaat, informasi juga harus andal (realible). Informasi memiliki kualitas andal jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material, dan dapat diandalkan pemakaiannya sehingga penyajian yang tulus dan jujur (faithful refresentation) dari yang seharusnya disajikan atau yang secara wajar diharapkan dapat disajikan.
d. Dapat diperbandingkan
Pemakai informasi harus dapat diperbandingkan laporan keuangan perusahaan untuk mengevaluasi posisi keuangan secara berkelanjutan.
2. Sistem Penggajian
a. Gaji
kerjanya. Gaji sering disebut juga sebagai upah, tetapi kedua hal tersebut memiliki sedikit perbedaan. Adapun ada beberapa definisi gaji seperti berikut ini:
Menurut Soemarso mendifinisikan gaji (2005: 307), yaitu :“ Gaji (salaries) adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulanan”.
Menurut Mulyadi ( 2008 : 373 ) gaji adalah : “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.”
Sedangkan pengertian sistem penggajian menurut Amir Abadi Jusuf (2000 : 285) adalah : “sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajer.”
3. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem informasi akuntansi merupakan dasar untuk mendapatkan informasi-informasi yang tepat dan cepat. Tepat artinya data benar-benar berguna dan dapat dipercaya kebenarannya, sedangkan cepat berarti informasi ini benar-benar aktual dan tepat waktunya. Selain memberikan gambaran sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan juga digunakan untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistempenggajian dan pengupahan. Sistem informasi akuntansi penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Berikut ini ada beberapa pengertian sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan menurut beberapa ahli:
Prianthara (2010:137) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan jasa konstruksi melibatkan fungsi karyawan, keuangan, dan fungsi akuntansi”
Selanjutnya menurut Mulyadi (2008 : 17) menyatakan: “Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi gaji dan upah karyawan dan pembayaranya.”
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif.
4. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
a. Pengertian Bagan Alir Dokumen
Bagan alir (Flowchart) digunakan oleh personal sistem dan manajemen.Bagan alir mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah bagan alir (flowchart) menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan. Di dalam mode pemrosesan dapat diketahui apakah masih menggunakan manual atau sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses media , bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan (Bodnar, Hopwood 2006: 44).
1. Manfaat Bagan Alir Dokumen
a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
d. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir (Mulyadi, 2010: 64).
2. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen
a. Keunggulan document flowchart: dapat dengan jelas merepresentasikan aliran proses yang terjadi pada program. b. Kelemahan document flowchart yang paling terlihat : jika program
yang dibuat terlalu besar maka document flowchart akan terlihat sangat rumit karena terlalu banyak komponen yang digambarkan. 3. Jenis-Jenis Bagan Alir
Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis, yaitu:
a. Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
b. Bagan alir dokumen, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
c. Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedaannya terletak pada digunakan gambar-gambar komputer dan peralatan yang lain selain penggunaan simbol bagan alir.
1
e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
Tabel 1. Simbol Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
NO SIMBOL NAMA MAKNA
1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah simbol.
2 Catatan Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen formulir. Nama catatan akuntansi dicatumkan di dalam simbol ini.
3 Penghubung pada
halaman yang sama (on-page
connector)
Simbol penghubung ini digunakan untuk penghubungkan aliran dokumen yang terhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan dilokasi lain pada halaman yang sama.
4 Penghubung pada
halaman yang berbeda (off-page
connector)
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya pada halaman yang berbeda.
5 Akhir arus
dokumen
1
6 Awal arus dokumen Simbol ini berasal dari simbol
penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut
7 Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan kegiatan manual: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klarikal lainnya.
8 Keterangan komentar Simbol ini digunakan untuk
menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang akan di sampaikan dalam bagan alir.
9 Arsip sementara Arsip sementara adalah tempat
penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut:
A= Menurut abjad N = Menurut nomor urut
T= Kronologis, menurut tanggal
10 Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
11 On-line kumputer
proses
Simbol ini menggambarkan pengolahan data komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
12 Keying (trping, verifying)
Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
13
Ya Tidak
Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.
14 Garis alir
(flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anaka panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dank e kanan. Jika raus dokumen mengalir untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Tabel 1 (Lanjutan) Simbol Bagan Alir Dokumen(Document Flowchart)
5. Elemen-Elemen Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Elemen atau fungsi dalam gaji dan upah sangat berperan penting dalam kelangsungan prosedur dalam penggajian dan pengupahan dalam sebuah perusahaan. Ada beberapa elemen atau fungsi dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang saling terkait dan bekerja sama satu sama lain untuk melaksanakan tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2008 : 382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi pada fungsi kepegawaian berada ditangan Bagian kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan Umum.
b. Fungsi Pencatatan Waktu
waktu berada di tangan Bagian Pencatat Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada di tangan bagian gaji, di bawah departemen personalia dan umum.
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menjawab kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pension). Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi yang menangani sistem informasi akuntansi penggajian berada di tangan : Bagian utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.
1) Bagian utang
otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.
2) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
3) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
d. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menuangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisai , fungsi keuangan berada di tangan Bagian Kassa.
informasi akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2008 : 374) adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerja (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
b. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat setiap jam hadir karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu Jam Kerja
diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama. d. Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah.
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
h. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatatan waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umunya bertarif di atas tarif gaji biasa).
b. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji.
d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
perusahaan banyak, pembayaran gaji biasnya dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.
Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembayaran gaji dan upah bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah perusahaan merupakan sebuah prosedur yang dibuat atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Bagian Pecatata
Waktu Bagian Gaji & Upah
Mulai RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pertanyaan Gaji DG = Daftar Gaji
Gambar 1. Sistem Akuntansi Penggajian bagian pencatatan waktu, bagian gaji dan upah
Bagian Utang
KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
Bagian Jurnal Bagian kartu Biaya
BKK = Bukti Kas Keluar
6. Fungsi Dalam Sistem Penggajian
a. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian 1) Fungsi Kepegawaian
Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan.
2) Fungsi Pencatat Waktu
Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
4) Fungsi Akuntansi
Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
5) Fungsi Keuangan
dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
b. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian 1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu adalah sebagai berikut:
a) Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang
b) Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir c) Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan
ke bagian gaji dan upah 2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian gaji danupah adalah sebagai berikut:
a) Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal
b) Membuat daftar gaji (DG) rangkap 2 berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir
e) Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang
f) Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar (BKK) lembar ke-3, daftar gaji (DG) lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa
g) Mengarsipkan BKK lembar ke-3 dan DG lembar ke-2 berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad
3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut:
a) Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 , SPG dan KPK dari bagian gaji dan upah
b) Membuat bukti kas keluar rangkap 3
c) Mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar (BKK) lembar ke-1
d) Menyerahkan bukti kas keluar (BKK) lembar ke-2 dan rekap daftar gaji (RDG) lembar ke-1 ke bagian jurnal
e) Menyerahkan BKK lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 ke bagian jurnal
g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftargaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian jurnal 4) Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian kasa
dengan uraian kegiatan sebagai berikut:
a) Bagian kasa menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan daribagian utang
b) Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas kepada kepala bagian keuangan
c) Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji
d) Membayarkan gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan
e) Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya
f) Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian utang
h) Surat pernyataan gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji
5) Prosedur distribusi biaya gaji
Prosedur ini dilakukan oleh bagian jurnal dan bagian kartu biaya dengan uraian kegiatan sebagai berikut:
a) Bagian jurnal menerima dokumen bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 dari bagian utang
b) Bagian jurnal membuat bukti memorial
c) Bagian jurnal membuat jurnal umum berdasarkan dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2
Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam tiga tahap yaitu:
Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar
lembar ke-2, dicatat oleh bagian utang pada kewajiban gajike dalam bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan upah Rp xxx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rpxxx
Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal
mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umumsebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp xxx Biaya Administrasi dan Umum Rp xxx
Gaji dan Upah Rp xxx
Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp xxx
Kas Rp xxx
d) Bagian kartu biaya menerima dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian jurnal
e) Bagian kartu biaya mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam kartu biaya berdasarkan dokumen bukti memorial yang dilampiri rekap daftar gaji lembar ke-1
f) Bagian kartu biaya mengarsipkan dokumen dari bagian jurnal berdasarkan nomor urut
g) Bagian jurnal menerima bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2
h) Mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek berdasarkan bukti kas keluar lembar ke-1 yang telah dicap lunasoleh bagian kasa
7. Pengendalian Intern
a. Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern merupakan salah satu fungsi manajemen dalam operasinya, yaitu tindakan pengaturan pengarahan pelaksanaan pekerjaan dengan maksud tercapainya tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Pengendalian intern digunakan baik dalam perusahaan yang berskala kecil yang mengelola informasinya secara manual maupun perusahaan yang berskala besar yang mengelola informasinya dengan sistem komputerisasi. Pengertian pengendalian intern menurut Mulyadi (2002;180) adalah Suatu proses yang dijadikan oleh dewan komisaris manajemen, dan personal lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1) Keandalan informasi keuangan
2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3) Efektivitas dan efisien operasi
b. Tujuan Pengendalian Intern
c. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001;164) unsur pokok pengendalian intern adalah: 1) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dalam otorisasi dan prosedur pencatatan pada suatu perusahaan terdapat pemisahan fungsi dan tanggung jawab seperti:
a) Daftar gaji diotorisasi oleh bagian personalia
b) Kartu jam hadir diotorisasi oleh bagian pencatat waktu c) Bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian akuntansi. 2) Praktek yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:
b) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
c) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan mendapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. 3) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Diantara unsur-unsur pengendalian intern diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsure sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya seperti:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya
8. Pengendalian Intern Penggajian
Suatu pengendalian intern penggajian mempunyai suatu tujuan yaitu untuk menentukan kelebihan jumlah yang dibayarkan kepada setiap pegawai atau karyawan untuk menjamin bahwa jumlah yang dibayarkan kepada setiap yang berhak menerimanya atau untuk menjaga kebenaran jumlah karyawan yang ada.
La Midjan dan Azhar Susanto (2001;259) mengemukakan prinsip pengendalian intern penggajian yaitu:
a. Harus terdapat organisasi intern yang memadai, dimana terdapat pemisahan fungsi yang serasi antara:
1) Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui penetapan besarnya gaji dan upah oleh kepala bagian personalia
2) Fungsi pencatatan yang melakukan pencatatan atas absensi
3) Fungsi penghitungan atas gaji oleh bagian akuntansi gaji, bagian akuntansi umum, baik gaji kotor maupun gaji bersih
4) Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan dan juru bayar (pay master).
b. Harus dapat ditentukan jumlah pembayaran yang jumlahnya tepat untuk karyawan sumber daya manusia yang tepat juga harus dapat dihindari adanya pembayaran kepada sumber daya manusia fiktif, waktu kehadiran fiktif maupun jumlah yang kurang bayar.
d. Secara periodik dan surprise harus dilakukan pengamatan atau pembayaran gaji dan upah dan pencatatan kehadiran.
e. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji.
f. Dikembangkan pengawasan fisik ketiga oleh karyawan sendiri mengenai kabenaran gaji yang diterimanya dengan prestasi yang diberikan.
g. Untuk mengembangkan internal check yang baik, sistem pencatatan absensi menggunakan absensi.
h. Tunjangan dan potongan berikutnya penjumlahan telah benar dan telah melalui pengecekan.
i. Sedapat mungkin petugas kas meneliti tiap karyawan yang akan mengambil gaji baik mengenai orangnya maupun tanda tangannya. j. Harus dicek bahwa karyawan yang tercantum di dalam daftar gaji itu,
memang berhak untuk dicantumkan dalam daftar gaji.
k. Perlu dicek bahwa potongan-potongan yang dilakukan dari gaji adalah benar dan dapat dipertanggung jawabkan.
9. Hubungan Antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern
prosedur penggajian dengan pengendalian intern yang baik memerlukan unsur-unsur sebagai berikut:
a. Prosedur
Prosedur penetapan, pembayaran gaji dibagi:
1) Penentuan dan pencatatan waktu kerja sebagai dasar untuk menghitung gaji
2) Mengadakan pemeriksaan atas perhitungan pencatatan dan pembuatan daftar gaji
3) Melakukan pembayaran serta penyimpanan gaji yang diambil oleh yang berhak
b. Pelaksanaan
Prosedur yang telah ditetapkan itu hendaknya oleh orang yang cakap, meliputi pengetahuan dan adanya wewenang yang cakap.
c. Pemisahan fungsi
Pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan, dilakukan oleh orang yang cakap saja tidak cukup, sebab pengendalian intern tidak akan berfungsi apabila suatu prosedur dikerjakan oleh satu orang dari awal sampai akhir
10.Aspek Pengendalian Intern dalam Penggajian
a. Aspek Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas
b. Aspek Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftargaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagaikaryawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upahharus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
c. Aspek Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasidengan daftar gaji dan upah karyawan
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi ketelitiannyan oleh fungsi akuntansi
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat buktikas keluar sebelum dilakukan pembayaran
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan
44
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Menurut Indriantoro dan Supomo (2009 : 26), studi kasus merupakan penelitian yang melakukan penyelidikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu.
B. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
Subjek yang dimaksud adalah orang-orang yang dijadikan responden yang akan ditanyai untuk memperoleh informasi. Subjek penelitian ini adalah Sumber Daya Manusia di CV. IFRAME
2. Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah variabel yang diteliti atau sesuatu yang bisa diukur. Objek dari penelitian ini adalah sistem penggajian pegawai di CV. IFRAME
C. Jenis dan Sumber Data
1. Jenis data
45
a. Data kualitatif: meliputi gambaran umum objek penelitian, visi, misi dan keterangan lain yang berhubungan dengan penelitian dari pihak pimpinan atau manajemen perusahaan, sistem penggajian dan flowchart
b. Data kuantitatif: meliputi daftar upah dan rekap upah 2. Sumber data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data internal perusahaan. Data internal merupakan data yang diperoleh dari pihak-pihak intern terkait, dimana data itu terbagi dua:
a. Data primer
Data primer adalah data yang dikumpulkan langsung dari sumbernya tanpa melalui pengolahan dari pihak lain. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari kartu jam hadir, kartu jam kerja, serta dokumen lain yang dianggap perlu.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk sudah diolah dan jadi seperti dokumen-dokumen dalam perusahaan, berupa:
1) Sejarah singkat dan perkembangan perusahaan 2) Visi dan misi perusahaan
3) Struktur organisasi
46
D. Teknik Pengumpulan Data
Penelitian yang dilakukan oleh peneliti menggunakan metode survei, yang tujuannya untuk mengambil suatu generalisasi dari pengamatan yang tidak mendalam lewat sampel yang digunakan.
Pengumpulan data dalam penelitian ini diperoleh melalui: 1. Wawancara
Salah satu cara memperoleh data (informasi dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara lisan) untuk mendapatkan informasi dengan bertanya jawab langsung dengan pimpinan perusahaan.
2. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti. Tujuannya adalah mendapatkan data yang berkaitan dengan subjek penelitian.
3. Teknik analisis data
Mengumpulkan data-data yang ada dengan memperhatikan teori-teori yang ada. Kemudian mengalaisis data yang didapat dengan membandingkan sesuai dengan teori yang ada
E. Teknik Analisis Data
1. Teknik analisis data yang akan digunakan untuk menjawab rumusan masalah yaitu dengan membandingkan antara teori dengan praktek di CV. IFRAME.
47
b. Membandingkan dokumen- dokumen sistem akuntansi pengupahan di perusahaan
c. Membandingkan fungsi -fungsi akuntansi yang terkait dalam sistem akuntansi pengupahan di perusahaan
d. Membandingkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan di perusahaan
e. Membandingkan jaringan prosedur yang membe ntuk sistem akuntansi pengupahan di perusahaan
f. Membandingkan informasi yang diperlukan oleh manajemen di perusahaan
g. Membandingkan unsur pengendalian dalam sistem akuntansi pengupahan di perusahaan
h. Membandingkan bagan alir dokumen di perusahaan 2. Menarik kesimpulan
48
diberikan saran yang tentunya disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan tersebut.
3. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua mengenai kelamahan yang terdapat pada sistem akuntansi penggajian yaitu sebagai berikut
a. Mendiskripsikan pelaksanaan sistem akuntansi penggajian pada CV. IFRAME untuk mengetahui kelemahan –kelamahan dari sistem akuntansi penggajian tersebut dengan caramelihat dari tabel perbandingan teori dan praktik. Pendiskripsian ini dilakukan untuk melihat apakah sistem penggajian di CV. IFRAME memiliki kelemahan yang diakibatkan dari pelaksanaan sistem yang salah ataupun akibat dari sumber daya manusia y6ang tidak mendukung. Kelemahan kelemahan tersebut dianalisis untuk mencari solusi yang tepat guna mengatasi kelemahan tersebut. Rekomendasi akan diberikan untuk mengatasi kelemahan sistem akuntansi penggajian CV.IFRAME.
Berikut ini aspek Sistem akuntansi penggajian beserta tabel perbandingan antara teori dengan prakteknya. Penggunaan tabel akan membantu untuk membandingkan pendapat mengenai teori dengan praktik yang ada di lapangan sebagai berikut:
1) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian
49
CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Sumber : Mulyadi (2010: 382-384)
2) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
penggajian
Tabel 2 Perbandingan kajian teori tentang jaringan prosedur sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Sumber : Mulyadi (2010: 385-386)
1) Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian
Tabel 3 Perbandingan kajian teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak
Fungsi Kepegawaian Fungsi pencatatan waktu Fungsi pembuatan daftar gaji Fungsi akuntansi
Fungsi keuangan
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak
Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pembuatan daftar gaji
Prosedur distribusi biaya gaji Prosedur pembuatan bukti kas keluar
50
Sumber : Mulyadi (2010: 374-381)
2) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian
Tabel 4 Perbandingan kajian teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
3) Unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas
Tabel 5 Perbandingan kajian teori tentang Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak Amplop gaji dan upah Bukti kas keluar Kwintansi
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak
Jurnal umun
51
Teori Praktik Keterangan
Ya Tidak
Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Fungsi Pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasi. Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Keuangan
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Tabel 6 Perbandingan kajian teori tentang Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel berikut:
Teori Praktik Keterangan
Ya Tidak
Setiap orang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkat sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan yang berwenang. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi fungsi yang berwenang.
kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.
Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
52
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan di rekosiliasi dengan daftar gaji karyawan
Sumber : Mulyadi (2010 :170-171) c) Praktik yang sehat
Tabel 7 Perbandingan kajian teori tentang praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan bagian organisasi yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel berikut:
Teori Praktik Keterangan
Ya Tidak
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu
Pembuatan daftar gaji harus di verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitunganya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Kartu jam hadir harus
dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar
distribusi biaya tenaga kerja Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh pihak yang berwenang
53
d) Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggungjawabnya Tabel 8 Perbandingan kajian teori tentang karyawan yang
kompeten sesuai dengan tanggungjawabnya yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel berikut:
Teori Praktik Keterangan
Ya Tidak
Perekrutan karyawan melalui proses seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang
Langkah ketiga cara mengambil kesimpulan
Cara untuk mengambil kesimpulan Evaluasi sistem akuntansi penggajian dengan metode analisis deskriptif adalah sebagai berikut: 1) Mendeskripsikan semua sistem yang berkaitan dengan sistem
54
Bingkai. Deskripsi yang dilakukan juga meliputi deskripsi mengenai dokumen, catatan akuntansi yang digunakan, fungsi yang dilaksanakan, jaringan prosedur yang menjelaskan tentang sistem akuntansi penggajian, dan kegiatan pokok yang dilaksanakan. Mendeskripsikan disini berarti menceritakan secara keseluruhan dari sistem yang ada di perusahaan berkaitan dengan dokumen, catatan, fungsi, dan jaringan prosedur yang digunakan dan terdapat di CV. Iframe Rumah Bingkai.
55
Bingkai akan dibandingkan dengan teori yang terdapat di dalam buku yang menjadi acuan.
3) Memberikan penilaian sistem yang berjalan baik atau belum baik. Setelah mendapat semua data tentang gambaran sistem yang berjalan serta pembandingan sistem dengan teori yang terjadi di CV. Iframe Rumah Bingkai tersebut dengan teori yang ada. Jika sistem yang berjalan sesuai dengan teori dan telah sesuai dengan Standar Pengendalian Intern (SPI) maka sistem yang berjalan dikatakan baik, dan jika sistem yang berjalan tidak sesuai dengan teori dan tidak sesuai dengan SPI maka sistem yang berjalan tersebut dikatakan belum baik.
56
BAB IV
SEJARAH UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
CV. Iframe adalah pabrik pembuatan bingkai foto yang didirikan oleh oleh Aditya Budi Kusuma dan Dimas Habibie pada tahun 2009 di daerah pandega marta. CV. Iframe merupakan sebuah perusahaan yang dirancang tumbuh dan berkembang untuk menghasilkan produk frame dengan berbagai bentuk yang bermutu tinggi.
B. Visi dan Misi Perusahaan
1. VISI
Menjadikan perusahaan yang memenuhi harapan dan pelanggan 2. Misinya
Produk-produk yang dihasilkan mewujudkan kepuasan pelanggan adalah komitmen kami.
C. Produk yang dihasilkan
1. Router
(Sumber: Iframe 2015)
2. Bingkai minimalis
(Sumber: Iframe 2015)
Gambar IV.1 Frame Produksi Iframe
3. Custom Frame
(Sumber: Iframe 2015)
Harga kayu per meter:
1. Odisey : Rp. 10.000.- / Meter 2. RZ : Rp. 20.000.- / Meter 3. LPD : Rp. 35.000.- / Meter
4. Klasik : Rp. 30.000.- sampai Rp. 60.000.- / Meter
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan hubungan antara karyawan dan atasannya juga menggambarkan pembagian pekerjaan dan tanggung jawab suatu kelompok kerja. Struktur organisasi selalu tergantung pada luasnya bidang pekerjaan, dalam struktur organisasi akan terlihat jelas karena digambarkan dalam badan organisasi yang membuat kedudukan dan status fungsional.
Struktur Organisasi CV. Iframe Gambar IV.1
(Sumber: Iframe 2015)
Tugas–tugas yang harus dikerjakan oleh para pengurus CV. IFRAME antara lain :
Pemilik
Marketing Produksi
Administrasi dan keuangan
Karyawan
1. Owner/ Pemilik
a. Mengawasi jalannya produksi b. Mengawasi jalannya pemasaran
c. Menerima laporan keuangan juga laporan produksi
d. Bertanggung jawab sepenuhnya atas semua hal mengenai pengurusan dan pemilikan(penguasaan).
2. Administrasi dan keuangan a. Mencata segala transaksi
b. Mengelola pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan c. menyusun dan mengkoordinasi kegiatan perencanaan dan
pengembangan sumber daya menusia
d. Mengolah data karyawan untuk kehadiran / absensi kerja dan penggajian karyawan
e. Membuat laporan kehadiran kerja karyawan agar diketahui aktifitas dan produktifitas karyawan diperusahaan
f. Mengelola pengajian karyawan dan membuat laporan gaji karyawan
3. Marketing
a. Melakukan pemasaran akan produk
4. Produksi
a. Mempersiapkan, memonitor, dan mengontrol semua anggaran biaya dan pemakaian tenaga kerja di pabrik. Universitas Sumatera Utara
b. Mengatur pelaksanaan pekerjaan dan koordinasi bidang engineering sesuai dengan seksi-seksi dan prioritas pekerjaan
pabrik.
62
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Dalam mencapai tujuan perusahaan dan kelancaran operasional perusahaan maka dibutuhkan adanya hubungan yang baik antar karyawan, atasan dan lingkungan perusahaan. Selain hubungan antar karyawan, juga dibutuhkan karyawan yang handal dalam melaksanakan tugas-tugas, sehingga pencapaian tujuan perusahaan dapat tercapai.
Demi kelancaran operasional perusahaan maka dibutuhkan sistem yang baik guna mendukung kelancaran perusahaan.Sehingga karyawan dapat termotivasi dalam bekerja. Sistem akuntansi yang baik juga dapat mendukung keakuratan perhitungan jam kerja karyawan dan perhitungan dapat dipercaya. Berikut ini analisis dan pembahasan sistem akuntansi penggajian di CV. IFRAME.
A. Mendeskripsikan Data Akuntansi Penggajian di CV. IFRAME
1. Kegiatan pokok
2. Dokumen pendukung yang digunakan diCV. IFRAME dalam sistem pembayarangaji karyawan
a. Dokumen pendukung perubahan gaji.
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji .
b. Kartu jam hadir.
Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
c. Kartu jam kerja.
Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
d. Daftar gaji .
Daftar gaji merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
