BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup
tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana
seharusnya manusia bergaul.Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling
menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata karma, protokoler
dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan
masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung
tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah
dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan
dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya
etika di masyarakat.
Istilah ETIKA berasal dari bahasa yunani kuno,bentuk tunggal kata
“Etika” sedangkan bentuk jamaknya yaitu “ta etha”. Ethos mempunyai banyak arti
yaitu : akhlak, watak, sikap, kebiasaan/adat, cara berfikir. Sedangkan kata Etha
yaitu adat kebiasaan. Jadi,Etika merupakan nilai-nilai atau pola perilaku yang
ditunjukan oleh seseorang atau organisasi tertentu dalam interaksinya dengan
lingkungan atau kebiasaan yang baik dan dapat diterima oleh lingkungan
pergaulan seseorang atau organisasi tertentu (Ernawati,2013: 257).
Dalam arti luas, etika sering disebut tindakan mengatur tingkah laku atau
perilaku manusia dalam bermasyarakat.Tingkah laku ini perlu diatur agar tidak
melanggar norma-norma atau kebiasaan yang berlaku dimasyarakat.Hal ini
disebabkan norma-norma atau kebiasaan masyarakat berbeda sesuai dengan
Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab
sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan
hanya pilihan. Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam
perusahaan harus memahami dasar-dasar etika kesekretariatan, yang melandasi
professional seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika dalam
menunjang kemantapan karier dan sukses berkesinambungan.
Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari
orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika
kerja pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau
masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etika kerja apa yang semula dikenal
sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah
pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan
idealisme dan tidak adanya lagi respek yang pantas yang diberikan kepada profesi
tersebut.
Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi
masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor
maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda –
beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia
lakukan.
Disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan surat-menyurat,
kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang sering
dilakukan oleh seorang sekretaris karena komunikasi tertulis perlu disertai dengan
komunikasi secara lisan baik menggunakan alat maupun tidak. Apabila banyak
tamu yang dapat diterima oleh pejabat lain atau tidak seharusnya diterima oleh
pimpinan,tetapi diterima oleh pimpinan,maka hal ini berarti setiap saat pimpinan
harus menerima tamu secara terus-menerus. Dan bila hal ini dibiarkan
terjadi,tentu akan menggangu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu
pimpinan perusahaan membutuhkan sekretaris yang handal dan
dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.Tetapi bukan hanya
itu saja, seorang sekretaris juga harus memilki etika khususnya dalam hal
pelayanan terhadap tamu terutama pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan.
PT Perkebunan Nusantara IV Medan disingkat PTPN IV Medan didirikan
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1996 tetang Peleburan
Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII menjadi Perusahaan
Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akta Pendirian Perusahaan
Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV no. 37 tanggal 11 maret 1996
yang dibuat dihadapan Notaris Hukum Kamil, SH dan Anggaran Dasar telah
mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia.
PT Perkebunan Nusantara IV Medan mengusahakan perkebunan dan
pengolahan komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal
tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman yang menghasilkan, pengolahan
komoditas menjadi bahan baku berbagai industry, pemasaran komoditas yang
dihasilkan dan pendukung lainnya.
PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki sekretariat perusahaan yang
berperan penting dalam mengatur ketatausahaan perusahaan serta
keberlangsungan perusahaan. Di dalam sekretariat perusahaan dipimpin oleh
kepala bagian dan dibantu oleh sekretaris perusahaan, staf-staf, sekretaris direksi
serta sekretaris kepala bagian. Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan
berperan penting dalam penerimaan dan pelayanan tamu, sebelum tamu bertemu
dengan pimpinan. Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan dituntut untuk
dapat beretika dengan baik dan benar, bukan hanya kepada tamu saja tetapi juga
terhadap lingkungan kerja yaitu kepada pimpinan dan rekan lingkungan kerja.Hal
ini merupakan suatu keharusan agar sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV
Medan dapat menjalankan etika kerja yang benar yaitu bersikap ramah,
sopan-santun, cekatan dan teliti. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris PT
Perkebunan Nusantara IV Medan akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan
Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan memberikan pelayanan
kepada tamu sesuai dengan ketetapan peraturan perusahaan yaitu, tamu yang
berkunjung ke perusahaan memiliki jadwal kunjungan tamu yaitu hari Selasa dan
Kamis, selama jam berkunjung tamu diwajibkan meninggalkan kartu identitas
KTP (Kartu Tanda Penduduk) untuk menjamin keamamanan perusahaan. Tamu
yang diterima dengan etika kerja yang baik oleh sekretaris dipersilahkan duduk,
menanyakan asal dan keperluan tamu berkunjung dan dipersilahkan mengisi buku
tamu.Sekretaris melapor kepada pimpinan untuk memastikan tamu diperbolehkan
bertemu dengan pimpinan atau tidak, dan jika pimpinan tidak ingin bertemu
dengan tamu, sekretaris menyampaikan dengan sopan terhadap tamu dan
memberikan alasan yang tidak menyinggung perasaan tamu.
Penerapan sekretaris terhadap etika pelayanan penerimaan tamu pada PT
Perkebunan Nusantara IV Medan yang cukup baik dengan keamanan yang ketat,
membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana penerapan
etika kerja pelayanan tamu oleh sekretaris pada bagian sekretariat perusahaan
yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada
perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan
perusahaan.
Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan
untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya
yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika
etika tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran
dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkan pengamatan
dan uraian penulis selama berada di PT Perkebunan Nusantara IV Medan, maka
penulis tertarik untuk memilih judul
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas
Akhir ini adalah “Bagaimana Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan
Tamu Pada Bagian Sekretariat Di PT Perkebunan Nusantara IV Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :
Untuk mengetahui etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada
bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis, menambah wawasan dan pengetahuan mengenai
pelaksanaan etika kerja seorang sekretaris dan pelayanan tamu perusahaan.
2. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan bagi PT Perkebunan
Nusantara IV Medan dalam meningkatkan kinerja karyawan serta
sumbangan pemikiran dan masukan terhadap pelaksanaan etika kerja
sekretaris, terutama pada pelayanan tamu.
3. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang
pelaksanaan etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan
untuk dapat mengatur waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhirini
diselesaikan tepat waktu. Riset ini dilakukan oleh penulis pada bulan April dan
Mei 2014 dikantor bagian sekretariat perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penelitian
Sumber : Penulis (2014)
F. Sistematika Penulisan
Luas pembahasan Tugas Akhir dibagi menjadi 4 (empat) bab yang
dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hasil yang dianggap penting dan
relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas
Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai
berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (suvei)
dan sistematika penulisan.
No Kegiatan April
II
April III
April IV
Mei I 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam bab ini terdiri dari: Sejarah
ringkas instansi,jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (
job-description), serta tata ruang kantor di PT Perkebunan Nusantara IV Medan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan membahas tentang pengertian etika dan dasar-dasar
etika, pengertian sekretaris, macam-macam sekretaris, peranan sekretaris,
pemgertian sekretariat, etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu
pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas
Akhir, dalam bab ini akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi
