TAHAPAN
PLANNING-TAHAPAN PLANNING
PROJECT RISK MANAGEMENT
eMail Addr : heriyanto.lucky@gmail.com : lucky_heriyanto@hotmail.com Contact No : 081318170013
Dalam kamus manapun akan didefinisikan
b h
k
k
d
k d
bahwa resiko erat kaitannya dengan keadaan
potensial untuk “kehilangan” atau “kerugian”
Resiko negative dapat dipahami sebagai suatu
masalah yang mungkin terjadi dan berpotensi
menghambat kesuksesan suatu proyek
Negative risk management is like a form of
Negative risk management is like a form of
Resiko positive merupakan resiko-resiko yang
dapat menghasilkan sesuatu yang positive dapat menghasilkan sesuatu yang positive. Terkadang disebut peluang (opportunities)
d fi i i d i ik k d l h k d
definisi umum dari resiko proyek adalah keadaan
tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak
bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak
Tujuan project risk management adalah bagaimana
meminimalkan resiko negative dan memaksimalkan meminimalkan resiko negative dan memaksimalkan resiko positive
KEY: 1 = LOWEST MATURITY RATING 5 = HIGHEST MATURITY RATING Knowledge Area Engineering/ Construction Telecommunications Information Systems Hi-Tech Manufacturing Scopep 3.52 3.45 3.25 3.37 Time 3.55 3.41 3.03 3.50 Cost 3.74 3.22 3.20 3.97 Quality 2.91 3.22 2.88 3.26 Q y Human Resources 3.18 3.20 2.93 3.18 Communications 3.53 3.53 3.21 3.48 Risk 2.93 2.87 2.75 2.76 Procurement 3.33 3.01 2.91 3.33
*Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (March 2000).
80% 100% 80% 60% 47% 47% 43% 35% 40% 60% 80% 6% 0% 20% 40% e s s s /avo id pr oble ms Preven t su rprises bilit y to neg otia te er co mm itment s e sch edul e s lips ce co st o verr uns None Antic ipat e/a Pre Impr ove abil Me et cust om e Red uce Redu ce
*Kulik, Peter and Catherine Weber, “Software Risk Management Practices – 2001,” KLCI Research Group (August 2001).
Project risk management adalah proses sistematis untuk
k d f k l d
merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Proses yang terlibat:
Perencanaan manajemen risiko Identifikasi risiko
Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif Perencanaan respon risiko
Proses memutuskan bagaimana mendekati dan me-laksanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek
laksanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek.
Memastikan tingkat, tipe, dan visibilitas manajemen
risiko yang setara dengan risiko dan kepentingan proyeky g g p g p y bagi organisasi
Menyediakan sumberdaya dan waktu yang memadai
t k kti it j i ik
untuk aktivitas manajemen risiko
Menetapkan basis yang disepakati untuk mengevaluasi
risiko. risiko.
The main output of risk management planning is a risk
management plan - a plan that documents the
d f i i k h h j
Input Tehnik Output
Input Tehnik Output
Faktor lingkungan
Aset proses organisasi
Planning Meeting and Analysis
Rencana manajemen risiko:
Aset proses organisasi Pernyataan ruang
lingkup proyek
y risiko:
Metode
Peran dan tanggung Rencana Manajemen proyek jawab Anggaran Waktu Waktu Kategori risiko
Definisi peluang dan d k i ik
Contingency plans are predefined actions that the
j ill k if id ifi d i k
project team will take if an identified risk event occurs.
F llb k l d l d f i k th t h
Fallback plans are developed for risks that have a
high impact on meeting project objectives, and are put into effect if attempts to reduce the risk are not effective.
Contingency reserves or allowances are provisions
held by the project sponsor or organization to reduce the risk of cost or schedule overruns to an acceptable level.
Menentukan risiko-risiko yang mempengaruhi
k d d k ik k k i ik
proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya.
Peserta yang terlibat: manajer proyek, anggota tim
proyek anggota manajemen risiko ahli teknis proyek, anggota manajemen risiko, ahli teknis diluar tim proyek, customer, end user, dan ahli manajemen risiko
Merupakan proses iteratif karena risiko-risiko baru
mungkin diketahui sebagai kemajuan proyek melalui siklus hidupnya
Input Teknik Output Faktor lingkungan
Aset proses organisasi
Documentation review Brainstorming Risk register Daftar risiko p g Pernyataan ruang lingkup proyek Rencana manajemen g Delpi Interview teridentifikasi
Daftar respon potensial Risiko akar penyebab Rencana manajemen
proyek
Rencana manajemen risiko
Root cause identification SWOT
Analisis Checklist
Risiko akar penyebab Kategori risiko yang up date.
risiko Analisis Checklist
Teknik diagram (cause effect, flow chart)
risk breakdown structure adalah hirarki kategori resiko yang berpotensi muncul dalam pelaksanaan proyek
K n ow led ge A rea R isk C on d ition s
Integratio n Inadequate p la nning ; poo r reso urce allo cat io n; po o r integratio n m a nage m e nt; lack o f po st-pro je ct review
m a nage m e nt; lack o f po st pro je ct review
S co pe P oor defin it io n o f sco pe o r w ork packages; inco mplete de finit io n o f qua lit y requ ire m e nts; inadequate sco pe co ntro l
T im e E rrors in est im at ing tim e o r reso urce ava ila bilit y; po o r allo c atio ng y; p and m a nage m e nt o f flo at; early re lea se o f co mpet itive pro ducts C o st E stim at ing errors; inadequ ate pro ductivit y, co st, chang e, or
co ntinge nc y co ntro l; po or m a inte na nc e, securit y, purchasing, etc. Q ua lit y P oor attitude to w ard qualit y; su bstandard
desig n/m ateria ls/w o rkma nship ; inadequ ate qualit y a ssurance pro gram
H u m a n R e so urces P oor co nflict m a nag e m e nt; poo r pro ject o rganizat io n a nd H u m a n R e so urces P oor co nflict m a nag e m e nt; poo r pro ject o rganizat io n a nd
de fin it io n o f respo nsib ilit ie s; abse nce o f leadership
C o m m u nicat io ns C are le ssness in p la nning o r co m m u nicat ing ; la ck o f co nsu ltat io n w ith ke y stakeho lders
R isk Igno ring risk ; unc lear assig nm e nt o f r isk ; po or insura nce m a nage m e nt
Brainstorming adalah sebuah teknik dimana sekelompok orang berdiskusi bersama-sama untuk mengidentifikasi orang berdiskusi bersama sama untuk mengidentifikasi resiko berikut solusinya secara spontan.
Delphi Technique adalah suatu panel yang digunakan
k k k d hl ( )
untuk menarik suatu konsensus dari setiap ahli (expert) guna dievaluasi dan dijustifikasi lebih lanjut.
Interviewing adalah teknik untuk mendapatkan informasi Interviewing adalah teknik untuk mendapatkan informasi melalui suatu diskusi face-to-face, menggunakan telepon, e-mail, atau instant-messaging
SWOT analysis (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) digunakan selama identifikasi resiko, baik negative maupun positive
The main output of the risk identification process
i li f id ifi d i k d h i f i is a list of identified risks and other information needed to begin creating a risk register.
A risk register is:s eg ste s
A document that contains the results of various risk
management processes and that is often displayed in a table or spreadsheet format
a table or spreadsheet format.
A tool for documenting potential risk events and
related information.
Ri k f ifi i h
Risk events refer to specific, uncertain events that
may occur to the detriment or enhancement of the project.
An identification number for each risk event. A rank for each risk event.
A rank for each risk event. The name of each risk event. A description of each risk event.
The category under which each risk event falls (RBS) The category under which each risk event falls (RBS) The root cause of each risk.
Triggers for each risk; triggers are indicators or symptoms of t l i k t
actual risk events.
Potential responses to each risk.
The risk owner or person who will own or take responsibility f h i k
for each risk.
The probability of the risk occurring (high, medium, low).
The impact to the project if the risk occurs (high, medium, low)
No. Rank Risk Description Category Root Cause Triggers Potential Responses Risk Owner
Probability Impact Status Cause Responses Owner
R44 1
R21 2
Menilai prioritas risiko teridentifikasi menggunakan
l j di d d k h d j
peluang terjadinya dan dampaknya terhadap tujuan proyek bila risiko itu terjadi
Menilai faktor faktor lain seperti kerangka waktu Menilai faktor-faktor lain seperti kerangka waktu
dan tolerasi risiko dari kendala biaya, jadwal, ruang lingkup, dan mutu.
Input Teknik Output Aset proses organisasi
Pernyataan ruang lingkup
Penilaian probabilitas dan dampak risiko
Matrik probabilitas dan
Risk register (up date) lingkup
Rencana manajemen risiko
Matrik probabilitas dan dampak
Penilaian mutu data risiko
Risk register risiko
Kategorisasi risiko
A probability/impact matrix or chart lists the
l i b bili f i k i id
relative probability of a risk occurring on one side of a matrix or axis on a chart and the relative impact of the risk occurring on the other.p g
List the risks and then label each one as high,
medium, or low in terms of its probability of d i i if i did
occurrence and its impact if it did occur.
Can also calculate risk factors:
f f
Numbers that represent the overall risk of specific
events based on their probability of occurring and the consequences to the project if they do occur.
Monthly Ranking
Ri k It Thi L t N b Ri k R l ti Risk Item This
Month Last Month Number of Months Risk Resolution Progress Inadequate l i
1 2 4 Working on revising the
i j l
planning entire project plan
Poor definition of scope
2 3 3 Holding meetings with
project customer and sponsor to clarify scope sponsor to clarify scope Absence of
leadership
3 1 2 Just assigned a new
project manager to lead the project after old onep j quit
Poor cost estimates
4 4 3 Revising cost estimates Poor time
estimates
5 5 3 Revising schedule
` Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan
oleh proses analisis risiko kualitatif oleh proses analisis risiko kualitatif
` Proses menggunakan teknik seperti simulasi monte
carlo dan pohon keputusan untuk:
M hi h il ki d l
Menghitung hasil yang mungkin dan peluangnya Menilai peluang untuk mencapai tujuan proyek
Mengidentifikasi risiko yang membutuhkan perhatiang y g p
paling besar dengan menghitung kontribusi relatifnya terhadap keseluruhan risiko proyek
Mengidentifikasi biaya, jadwal, dan target ruang lingkupg y , j , g g g p
yang realistik dan dapat dicapai
Menentukan keputusan manajemen proyek ketika beberapa
Input Teknik Output Aset proses organisasi Data gathering: Interviewing, Risk register (updates): Pernyataan ruang lingkup R probability distribution, expert judgment. Analisis probabilistik proyek, peluang mencapai tujuan Rencana manajemen risiko Risk register Quantitative technique: analisis sensitivitas, analisis mencapai tujuan biaya dan waktu, daftar prioritas risiko terkuantifikasi
Rencana
manajemen proyek
Expected Monetary Value (EMV), pohon keputusan, modeling d i l i
A decision tree is a diagramming analysis technique
d h l l h b f i i
used to help select the best course of action in situations in which future outcomes are uncertain.
Estimated monetary value (EMV) is the product of a Estimated monetary value (EMV) is the product of a
risk event probability and the risk event’s monetary value.
Proses mengembangkan pilihan dan menentukan
i d k k i k k k d
tindakan untuk meningkatkan kesempatan dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Ini mengikuti analisis risiko kualitatif dan kuantitatif.g
Input Teknik Output Risk management
plan
Ri k i t
Strategi untuk risiko negatif/ ancaman St t i t k i ik
Risk register (updates) Project management
l (U d t ) Risk register Strategi untuk risiko
positif/ kesempatan Strategi untuk d plan (Updates) Risk related contractual agreement ancaman dan kesempatan Strategi respon kontingen kontingen
Avoid. penghindaran risiko melibatkan perubahan
rencana manajemen untuk menghilangkan ancam-rencana manajemen untuk menghilangkan ancam an oleh risiko merugikan, mengisolasi tujuan proyek dari dampak risiko, atau mengendurkan tujuan yang dalam bahaya.j y g y
Transfer. pemindahan risiko mensyaratkan
peng-gantian penerima dampak negatif dari pemilik ke
g p p g p
pihak ketiga.
Mitigateg . pengurangan peluang dan atau dampakp g g p g p
peristiwa berisiko merugikan ke ambang/batas yang dapat diterima
Exploit. Strategi untuk memastikan bahwa
kesempatan (risiko positif) dapat terealisasi. kesempatan (risiko positif) dapat terealisasi. Contoh: menugaskan SDM yang lebih berbakat untuk mengurangi waktu penyelesaian atau menyediakan mutu lebih baik dari yang di-menyediakan mutu lebih baik dari yang di rencanakan.
Share. Alokasi kepemilikan kepada pihak ke tiga
yang memiliki kemampuan terbaik menangkap yang memiliki kemampuan terbaik menangkap peluang manfaat proyek. Contoh: special purposes company, joint venture
Enhance Memodifikasi “ukuran” kesempatan dgn
Enhance. Memodifikasi ukuran kesempatan dgn
meningkatkan peluang dan atau dampak positif dengan mengidentifikasi dan memaksimalkan pengendali kunci dari risiko berdampak positif
Acceptance. sangat jarang kemungkinan untuk
hil k l h i ik k Ti k
menghilangkan seluruh risiko proyek. Tim proyek memutuskan tidak mengubah rencana manajemen proyek namun menyesuaikannya dengan risiko.
Penerimaan pasif Æ tidak ada tindakan
Penerimaan aktif Æ menetapkan cadangan Penerimaan aktif Æ menetapkan cadangan
kontingensi termasuk jumlah waktu, uang, dan sumber daya
