LECTURE NOTES
PENGENALAN TERHADAP
MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI
Bachtiar H. Simamora, M.Sc., Ph.D
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Memahami kebutuhan akan manajemen proyek yang lebih baik, terutama pada proyek
dalam bidang teknologi informasi.
2. Dapat menjelaskan apa yang dimaksud dengan proyek, contoh-contoh proyek IT, daftar
atribut dari pada proyek, dan memaparkan 3 batasan dari manajemen proyek.
3. Memahami hubungan antara proyek, program dan portofolio dari manajemen dan
kontribusi dari masing-masing atribut untuk menjamin suksesnya suatu perusahaan.
4. Memahami peran dari seorang manajer proyek , apa yang manajer proyek lakukan, skill
yang diperlukan , dan karir seperti apa yang dimiliki pada bidang manajer proyek IT.
5. Memperdalam pengenalan terhadap manajemen proyek, termasuk sejarah, peran serta
organisasi professional seperti Project Management Institute (PMI), pentingnya
sertifikasi dan etika, dan keunggulan dari piranti lunak untuk manajemen proyek.
OUTLINE MATERI :
- Defenisi proyek teknologi informasi
- Elemen-elemen utama dari kerangka menejemen proyek
- Peran dari menejer proyek
ISI
PENGENALAN
Pada masa kini banyak orang ataupun organisasi yang tertarik terhadap manajemen
proyek. Sampai pada era tahun 1980, manajemen proyek berfokus pada penyajian jadwal dan
data sumber daya yang diperuntukan pada top manajemen dalam bidang militer, komputer, dan
industri konstruksi.
Saat ini manajemen proyek memiliki peran lebih besar, dan individu di setiap industry pada
setiap negara memanfaatkan manajemen proyek.
Pada era modern ini setiap perusahaan, pemerintahan, organisasi non profit menyadari bahwa
kesuksesan hanya bisa diraih jika di sertai dengan kemahiran yang cukup pada kemampuan
manajemen proyek yang baik. Para individu juga harus mengerti dan mengembangkan
kemampuan mereka agar bisa menjadi anggota tim dan kepala tim proyek yang baik.
Keuntungan dari implementasi manajemen proyek :
• Kontrol yang lebih baik terhadap finansial, alat-alat dan sumberdaya manusia
• Meningkatkan hubungan dengan para customer
• Waktu pengembangan yang lebih singkat
• Mengurangi pembiayaan dan meningkatkan produktivitas
• Kualitas dan reliabilitas yang lebih baik
• Margin keuntungan yang lebih tinggi
• Koordinasi internal yang lebih baik
• Dampak positif dalam memenuhi tujuan strategic
• Moral pekerja yang lebih tinggi
APA YANG DIMAKSUD DENGAN PROYEK?
Proyek adalah pekerjaan yang dilaksanakan secara sementara (ada awal dan akhir) untuk
maksud dengan operasi adalah pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk menjaga
keberlangsungan bisnis. Proyek berbeda dengan operasi karena proyek memiliki batas akhir
penyelesaian yakni jika tujuan sudah tercapai.
Contoh-Contoh Proyek Dalam Bidang Teknologi Informasi :
• Mengganti 10 laptop pada suatu divisi / departemen.
• Mendevelop software kecil untuk kepentingan internal.
• Implementasi wireless access pada kampus, dll.
Atribut-Atribut Proyek
Seperti yang kita tahu, proyek mempunyai keseluruhan bentuk dan ukuran, oleh sebab itu
atribut-atribut berikut akan membantu untuk mendefinisikan proyek lebih jauh :
• Sebuah proyek mempunyai tujuan yang unik. Setiap proyek seharusnya sudah di tentukan
apa yang menjadi tujuan utama misalnya produk, layanan jasa ataupun hasil-hasil
lainnya.
• Sebuah proyek bersifat sementara. Setiap proyek mempunyai awal dan waktu yang jelas
(terdefinisi).
• Proyek dikembangkan menggunakan elaborasi progresif, pada umumnya proyek akan
didefinisikan secara luas (tidak mendetail) pada saat proyek tersebut mulai dan semakin
lama proyek berjalan maka detail-detail akan semakin jelas. Oleh sebab itulah sebuah
proyek harus dikembangkan secara progresif. Sebuah tim proyek harus mengembangkan
rencana awal dan memperbaharuinya dengan detil-detil berdasarkan informasi baru
ataupun perubahan pada proyek.
• Sebuah proyek membutuhkan berbagai macam sumber daya dari banyak area. Sumber
daya termasuk manusia, perangkat keras, perangkat lunak dan asset-asset lainnya.
• Sebuah proyek harus mempunyai customer atau sponsor utama. Kebanyakan proyek
biasanya mendapat banyak ketertarikan dari sponsor atau pemegang saham, tetapi salah
satunya harus mengambil untuk menjadi yang utama. Sponsor proyek biasanya
• Sebuah proyek pasti mempunyai hal-hal yang tidak pasti. Karena proyek ini sifatnya unik, oleh sebab itu, kadang-kadang sulit untuk menentukan objektif dari suatu proyek,
contohnya : durasi proyek, biaya proyek, scope proyek.
3 Batasan proyek (triple constraint)
Setiap proyek di batasi 3 hal utama yakni: cakupan, waktu dan biaya. 3 atribut ini biasa kita
kenal dengan nama triple constraint. Agar proyek berhasil maka seorang manajer proyek harus
mempertimbangkan ke 3 batasan tersebut. Manajer proyek harus mempertimbangkan hal-hal
berikut :
• Cakupan (scope) : pekerjaan apa yang harus dilakukan sebagai bagian dari proyek? Apakah hasil (produk, layanan, hasil) seperti yang di harapkan oleh customer atau
sponsor? Dan bagaimana caranya cakupan ini di uji.
• Waktu (time) : berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut? Bagaimana dengan jadwal proyek? Bagaimana tim mengukur kinerja terhadap jadwal
aktual? Siapa yang boleh menyetujui perubahan dari jadwal?
• Biaya (cost): berapa biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek? Seberapa besar
budget dari proyek tersebut? Bagaimana biaya bisa ditelusuri? Siapa yang boleh
menyetujui perubahan biaya dari proyek tersebut?
APA YANG DIMAKSUD DENGAN MANAJEMEN PROYEK?
Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, kemampuan, peralatan dan teknik
dari suatu aktivitas proyek untuk mencapai kebutuhan / tujuan dari proyek tersebut. Manajer
proyek tidak hanya mengusahakan cakupan, waktu dan biaya tetapi juga segala hal yang
memfasilitasi seluruh proses untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari orang-orang yang
terlibat dalam aktivitas proyek tersebut.
Pemangku kepentingan (stakeholder) proyek
Adalah orang-orang yang terlibat atau terimbas dari aktivitas proyek dan termasuk sponsor
proyek, tim proyek, staff pendukung, customer, pemakai, vendor, dan juga lawan dari proyek.
• Pemilik proyek dapat berupa pemilik proyek baru, mereka yang membayar biaya pembangunan dan bisa saja dalam skala budget yang cukup sempit. Oleh sebab itu
mereka berharap kontraktor dapat memberikan estimasi yang tepat dalam hal
pembiayaan pembangunan rumah. Mereka juga harus realistis tentang ide kapan mereka
bisa menempati rumah yang baru. Di lain sisi, mereka juga harus membuat keputusan
penting untuk menjaga agar biaya sesuai dengan yang sudah dibudgetkan.
• Manajer proyek dalam hal ini biasanya adalah si kontraktor yang bertanggung jawab atas
pembangunan rumah. Manajer proyek harus bekerja sama dengan pemilik modal untuk
menggali kebutuhan dan harapan mereka.
• Tim proyeknya adalah para pekerja, ahli listrik, tukang kayu, dan sebagainya. Pemegang
modal harus mengetahui secara tepat apa saja yang menjadi pekerjaan setiap individu.
Mereka juga harus mengetahui peralatan dan material yang di perlukan dan juga urutan
dari pekerjaan masing-masing individu.
• Staff pendukung bisa merupakan karyawan dari si pembeli, administrasi dari si
kontraktor, dan orang orang lain yang mendukung pemegang modal.
• Pembangunan rumah membutuhkan penyuplai barang. Penyuplai akan menyediakan
kayu, jendela, material lantai, dan lain–lain. Supplier membutuhkan keterangan detail
tentang item-item apa saja yang harus disediakan dan kapan harus dikirimkan.
• Bisa saja ada beberapa lawan dari proyek ini misalnya tetangga yang keberatan karena para pekerja sangat berisik kala melakukan pembangunan atau hal-hal lainnya yang bisa
menghambat keberlangsungan proyek
Area pengetahuan manajemen proyek
Area ini adalah kunci dari kompetensi seorang manajer proyek yang harus dikembangkan
Pengetahuan inti :
• Manajemen cakupan termasuk mendefinisikan dan mengatur semua pekerjaan yang perlu
dilakukan untuk menjamin selesainya proyek
• Manajemen waktu termasuk memperkirakan berapa waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan, membuat jadwal, dan menjamin penyelesaian proyek berbasis
• Manajemen biaya termasuk mempersiapkan dan mengatur budget dari proyek tersebut
• Manajemen kualitas memastikan agar proyek memuaskan berdasarkan dari kebutuhan
dari pelaksanaan proyek tersebut.
Manajemen proyek di fasilitasi 4 area pengetahuan yakni sumberdaya manusia, komunikasi,
resiko, dan manajemen pembelian.
• Manajemen sumber daya manusia berkenaan dengan meningkatkan effektifitas kerja dari
orang-orang yang bekerja pada proyek
• Manajemen komunikasi digunakan dalam membuat, mengumpulkan menyebarkan dan
menyimpan informasi dari proyek yang sedang berlangsung
• Manajemen resiko yakni mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon untuk segala
resiko yang terkait dengan proyek
• Manajemen pengadaan digunakan dalam mengumpulkan atau membeli barang-barang
dan jasa untuk kepentingan proyek dari luar organisasi
Alat Bantu dan Teknik Manajemen Proyek
Berikut alat bantu yang sering digunakan.
Kategori/Area Pengetahuan Alat Bantu dan Teknik
Manajemen integrasi Metode seleksi proyek, metode manajemen proyek, analisa stakeholder, project charter, rencana manajemen
proyek, piranti lunak manajemen proyek, change
requests, change control boards, pertemuan peninjauan proyek, laporan pembelajaran
Manajemen cakupan Pernyataan cakupan, work breakdown structure, surat perintah kerja, analisa kebutuhan, rencana manajemen
cakupan, teknik verifikasi cakupan, pengaturan perubahan
cakupan
Manajemen waktu Grafik Gantt, diagram jaringan proyek, analisa jalur kritis, crashing, fast tracking, pengukuran kinerja jadwal
manajemen portofolio proyek, estimasi biaya, rencana manajemen biaya, cost baselines
Manajemen kualitas Quality metrics, checklists, quality control charts, diagram pareto, fishbone diagrams, maturity models,
metode statistik
Manajemen sumber daya Teknik motivasi, pendengaran empatik, responsibility
manusia assignment matrices, grafik organisasi proyek, histogram
sumber daya, latihan team building
Manajemen komunikasi Rencana manajemen komunikasi, kick-off meetings, manajemen konflik, seleksi media komunikasi, status and
progress reports, komunikasi virtual, templates, web sites
proyek
Manajemen resiko Rencana manajemen resiko, risk register,
probability/impact matrices, risk rankings
Manjemen pengadaan Analisa buat atau beli, kontrak, permintaan proposal atau
quotes, seleksi sumber, supplier evaluation matrices
Kesuksesan Proyek
Bagaimana cara kita menentukan keberhasilan ataupun kegagalan dari sebuah proyek? Ada
beberapa cara untuk menentukan apakah sebuah proyek bisa di katakan sukses. Berikut
merupakan contoh daftar dari tolak ukur kesuksesan proyek mengupgrade 500 unit desktop
computer untuk jangka waktu 3 bulan dengan biaya 300,000 USD
• Proyek sesuai cakupan, waktu dan biaya, jika proyek ini memenuhi kriteria yakni 500 komputer ter-upgrade, di kerjakan selama 3 bulan atau kurang dan tidak lebih dari
300,000 usd dalam segi biaya maka proyek ini bisa dikategorikan sukses untuk kriteria
ini.
• Proyek memuaskan bagi sponsor atau customer. Walaupun proyek memenuhi 3 contraint
tetapi pengguna dan/atau manager tetap tidak puas dengan proyek ini. Mungkin ada
etika-etika yang tidak sesuai misalnya tim atau manajer proyek kasar dalam merespon
customer merasa tidak senang dengan aspek-aspek yang penting dari sebuah proyek
maka hal ini bisa dikategorikan sebagai kegagalan. Di lain sisi jika proyek tidak
memenuhi ke 3 contraint tetapi customer merasa senang maka sebuah proyek masih bisa
dikategorikan sukses walaupun mungkin memerlukan biaya atau waktu dan cakupan
lebih banyak untuk menyelesaikannya.
• Hasil dari proyek memenuhi tujuan, misalnya menghemat sejumlah dana, memenuhi ROI
yang baik atau membuat sponsor senang. Maksudnya walaupun biaya proyek melebihi
dari estimasi, memerlukan waktu yang lebih lama untuk selesai, dan tim proyek memiliki
kerja sama yang buruk, berdasarkan kriteria ini proyek tersebut dapat dikatakan sukses
jika tujuan tercapai. Pada contoh lain, misalnya sponsor menyetujui peningkatan nilai
proyek untuk menghasilkan ROI yang baik dengan mempercepat pekerjaan dan
menghasilkan keuntungan lebih. Jika tujuan tercapai, sponsor bisa menganggap proyek
berhasil, walaupun banyak faktor lain yang terlibat.
Mengapa ada beberapa proyek IT yang berhasil tetapi di lain sisi ada juga yang gagal?. Kita bisa
melihat bahwa sangat penting untuk melihat jauh di atas rasio sukses proyek per individu dan
fokus pada bagaimana sebuah organisasi bisa meningkatkan kinerja dari proyek tersebut. Setelah
diteliti, maka kita bisa berkesimpulan pada beberapa best practice berikut :
• Menggunakan toolbox yang terintegrasi. Organisasi yang mempunyai sukses rasio yang cukup konsisten terhadap proyek-proyek yang dilakukan biasanya mendefinisikan apa
saja yang harus dilakukan, oleh siapa , kapan dan bagaimana di suatu proyek. Mereka
menggunakan alat bantu yang terintegrasi , termasuk alat bantu manajemen proyek,
metode dan teknik.
• Mengembangkan manajer proyek. Manajer proyek yang kuat melambangkan pemimpin
dalam proyek dan tentu saja sangat krusial untuk kesuksesan proyek. Komponen yang
penting lainnya adalah bahwa manajer proyek yang baik harus juga mempunyai
pengetahuan yang baik tentang kepemimpinan bisnis, dan kemampuan interpersonal dan
kemampuan interpersonal yang baik. Perusahaan juga bisa mendidik manajer proyek
secara internal dengan memfasilitasi mereka dengan jenjang karir, kesempatan, pelatihan
• Mengembangkan proses pelaksanaan proyek. Perusahaan-perusahaan yang baik biasanya mempunyai suatu metodologi khusus atau step step yang bisa membawa kesuksesan
dalam proyek, menganalisa fluktuasi dalam pekerjaan, mencari cara untuk mengurangi
deviasi dan menghindari prosess yang bottleneck
• Mengukur kesehatan proyek. Perusahaan-perusahaan yang baik menggunakan tolak ukur
kinerja untuk menghitung kemajuan dari sebuah proyek, dan berfokus pada pengukuran
yang penting serta mengaplikasikan pada keseluruhan proyek. Ukuran-ukuran ini
termasuk, kepuasan pelanggan, ROI (return of investment), dan persentase dari jadwal
yang terpakai.
Manajer proyek mempunyai peranan penting dalam sebuah proyek, oleh sebab itu manajer
proyek harus bekerja bersama sponsor proyek, tim proyek, dan para pemegang saham lainnya
dalam memenuhi tujuan dari proyek. Seorang manajer proyek yang baik tidak akan berasumsi
bahwa definisi dari kesuksesan mereka sama dengan definisi kesuksesan sponsor. Mereka harus
bersabar untuk memahami tentang keinginan sponsor dan melacak kinerja proyek berdasarkan
kriteria-kriteria sukses yang penting.
PROGRAM DAN MANAJEMEN PORTOFOLIO PROYEK
Proyek merupakan sebagian besar pekerjaan dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan.
Keberhasilan mengelola proyek tersebut adalah hal yang sangat penting untuk kesuksesan
perusahaan. Dua konsep penting yang membantu proyek memenuhi tujuan perusahaan adalah
penggunaan program dan manajemen portofolio proyek.
Program
Program adalah kumpulan proyek yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh tujuan
atau manfaat tertentu. Berikut ini adalah beberapa contoh program umum di bidang IT.
• Infrastruktur: seperti menyediakan perangkat nirkabel untuk akses internet, upgrade
perangkat keras dan perangkat lunak hingga mengembangkan standar perusahaan untuk
• Pembangunan aplikasi: seperti memperbarui sebuah sistem perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) , pembelian sistem Billing, atau
mengembangkan sistem manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship
Management System).
• Dukungan pengguna: seperti proyek untuk menyediakan sistem e-mail yang lebih baik
atau seseorang untuk mengembangkan pelatihan teknis bagi pengguna.
Seorang manajer program bertugas untuk memimpin dan memberikan arahan untuk manajer
proyek dalam sebuah program. Manajer program juga bertugas mengkoordinasikan tim proyek,
kelompok fungsional, pemasok, dan staf operasi yang mendukung proyek untuk memastikan
bahwa proyek dan proses implementasi berjalan maksimal sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Manajer program bertanggung jawab atas keberhasilan dari produk dan proses yang dihasilkan
oleh suatu proyek. Manajer program harus menyadari bahwa mengelola sebuah program adalah
lebih kompleks dibandingkan mengelola sebuah proyek tunggal sehingga keahlian yang
diperlukan seorang manajer program bukan hanya keahlian teknis tetapi juga harus memiliki
pengetahuan bisnis yang kuat, kemampuan kepemimpinan, dan kemampuan berkomunikasi.
Manajemen Portofolio Proyek
Sebagai bagian dari manajemen portofolio, organisasi mengelompokkan dan mengelola proyek
dan program sebagai portofolio investasi yang dapat memberikan kontribusi bagi kesuksesan
perusahaan.
Manajer portofolio membantu organisasi untuk membuat keputusan investasi yang bijaksana
dengan membantu untuk memilih dan menganalisis proyek dari sisi strategis, Hal yang paling
penting adalah manajer portofolio harus memiliki keahlian analisis yang kuat dan dapat
memahami bagaimana proyek dan program sehingga dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan
strategis.
Perbedaan antara manajemen proyek dan manajemen portofolio proyek:
Manajemen Proyek Manajemen Portofolio Proyek
pendek. panjang.
Kepentingan yang ditekankan adalah Kepentingan yang ditekankan adalah
“Apakah kita melaksanakan proyek dengan “Apakah kita bekerja pada proyek yang
baik?, Apakah proyek tepat waktu dan tepat?, Apakah kita berinvestasi pada bidang
sesuai anggaran?, Apakah stakeholder yang tepat?, Apakah kita memiliki sumber
mengetahui apa yang harus mereka daya yang tepat untuk menjadi kompetitif?
lakukan?
Manajer Produk dari Pacific Edge Software, Eric Burke, mendefinisikan manajemen portofolio
proyek sebagai suatu proses berkelanjutan untuk memilih dan mengelola inisiatif proyek dengan
optimal yang memberikan nilai bisnis yang maksimal.
Banyak organisasi menggunakan pendekatan untuk manajemen portofolio proyek dengan
mengembangkan standar dan perangkat lunak untuk membantu dalam manajemen portofolio
proyek. Berikut contoh pendekatan manajemen portofolio proyek :
Gambar 1. Contoh Pendekatan Portofolio Proyek
Berdasarkan contoh pendekatan di atas, kategori portofolio dari sebuah proyek IT antara lain:
• Venture: Proyek dalam kategori ini membantu mengubah bisnis. Sebagai contoh,
pelanggan dan pemasok memberikan feedback dengan cepat terkait produk atau jasa yang
diberikan perusahaan. Proyek ini dapat membantu mengubah bisnis dengan
mengembangkan kemitraan lebih dekat dengan pelanggan dan pemasok.
• Growth: Proyek dalam kategori ini akan membantu perusahaan tumbuh dalam hal
pendapatan. Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki proyek IT untuk memberikan
informasi di situs web perusahaan mereka dalam berbagai bahasa misalnya penambahan
bahasa Cina dan Jepang. Kemampuan ini dapat membantu mereka mengembangkan
bisnis mereka di negara-negara tersebut.
• Core: Proyek dalam kategori ini harus diselesaikan untuk menjalankan bisnis. Sebagai
contoh, sebuah proyek IT menyediakan komputer untuk karyawan baru.
Jika dilihat dari segi pendanaan maka dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu :
• Nondiscretionary Cost, berarti perusahaan tidak memiliki pilihan dalam penentuan pendanaan seperti apakah akan mendanai proyek atau tidak.
• Discretionary Cost, berarti perusahaan dapat menggunakan kebijaksanaan sendiri atau penilaian dalam memutuskan apakah mendanai proyek atau tidak.
Sebagai catatan, bahwa risiko, nilai, dan waktu proyek biasanya meningkat ketika saat kita
bergerak dari proyek Core menuju proyek Growth hingga proyek Venture.
PERAN MANAJER PROYEK
Manajer proyek mempunyai peranan penting dalam sebuah proyek. Manajer proyek harus
bekerja sama dengan stakeholder lainnya pada proyek, terutama tim sponsor dan tim proyek.
Uraian Pekerjaan Manajer Proyek
Seorang manajer proyek dapat memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda, yang dapat bervariasi
berdasarkan organisasi dan proyek. Sebagai contoh, Monster.com memiliki kategori pekerjaan
• Manajer proyek untuk perusahaan konsultan: bertugas untuk menyusun rencana, jadwal, dan mengontrol kegiatan untuk memenuhi tujuan proyek. Menerapkan teknis, teori,
keahlian dan kepemimpinan yang dimiliki untuk memenuhi persyaratan proyek.
Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan antara tim dan individu serta membangun
hubungan positif profesional antara klien dan perusahaan.
• Manajer proyek untuk perusahaan jasa keuangan: bertugas untuk mengelola,
memprioritaskan, mengembangkan, dan menerapkan solusi teknologi informasi untuk
memenuhi kebutuhan bisnis. Menyiapkan dan melaksanakan rencana proyek dengan
menggunakan perangkat lunak manajemen proyek berikut metodologi standar
pelaksanaan proyek. Mengimplementasikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.
Bertindak sebagai penghubung antara pihak ketiga penyedia layanan dan end user.
Berpartisipasi dalam pengembangan kontrak dan manajemen anggaran Menyediakan
dukungan pasca implementasi.
• Manajer proyek untuk perusahaan konsultan nirlaba: bertanggung jawab untuk
melakukan analisa bisnis, pengumpulan persyaratan proyek, perencanaan proyek,
penaksiran anggaran, pengembangan, pengujian, dan implementasi. Dapat bekerja
dengan berbagai penyedia layanan untuk memastikan proyek selesai tepat waktu, hemat
biaya dan berkualitas.
Keahlian Yang Disarankan Untuk Manajer Proyek
A Guide to the Project Management Body of Knowledge the PMBOK®merekomendasikan
bahwa tim manajemen proyek harus memahami dan menggunakan keahlian berikut:
• Project Management Body of Knowledge
• Pengetahuan penerapan aplikasi, standarisasi, dan regulasi
• Pengetahuan lingkungan proyek
• Keahlian dan pengetahuan manajemen umum
PMBOK®, edisi keempat menjelaskan tiga dimensi kompetensi manajemen proyek yaitu:
pengetahuan manajemen proyek dan kompetensi kinerja (mengetahui tentang manajemen proyek dan mampu menerapkan pengetahuan) serta kompetensi pribadi (sikap dan karakteristik kepribadian). Manajer proyek sebaiknya memiliki keahlian dan pengetahuan sebagai berikut:
• Keahlian dan pengetahuan manajemen umum. Mereka harus memahami topik penting
yang terkait dengan mengelola keuangan, pengadaan akuntansi, penjualan, pemasaran, kontrak, manufaktur, distribusi, logistik, supply chain, perencanaan strategis,
perencanaan taktis, manajemen operasi, struktur organisasi dan perilaku, administrasi
kepegawaian, kompensasi dan benefit, jalur karir, kesehatan dan keselamatan kerja.
• Soft skill, meliputi komunikasi efektif, mempengaruhi organisasi untuk mengambil keputusan, kepemimpinan, motivasi, negosiasi, manajemen konflik dan pemecahan
masalah. Kemampuan mendengarkan secara aktif apa yang dikatakan orang lain,
membantu mengembangkan pendekatan baru untuk memecahkan masalah, dan kemudian
mengajak orang lain untuk bekerja mencapai tujuan proyek.
• Manajer proyek harus memimpin tim proyek mereka dengan menyediakan visi,
mendelegasikan pekerjaan, menciptakan lingkungan yang energik dan positif,
memberikan contoh yang sesuai dan berperilaku efektif. Manajer proyek harus fokus
pada keterampilan bekerja dalam tim secara efektif. Mereka harus mampu untuk
memotivasi berbagai jenis orang dan mengembangkan semangat tim proyek dan
stakeholder proyek lainnya. Manajer proyek harus bersikap fleksibel, kreatif, dan
terkadang harus sabar dalam bekerja untuk mencapai tujuan proyek, mereka juga harus
gigih dalam membuat proyek diketahui dan dikenal banyak pihak.
• Manajer proyek khususnya yang mengelola proyek IT, harus mampu memanfaatkan
teknologi secara efektif.
Semua manajer proyek harus terus mengembangkan pengetahuan dan pengalaman dalam
Pentingnya Keahlian Kepemimpinan
Dalam sebuah proyek diperlukan keahlian dan kompetensi yang berbeda dalam berbagai situasi
proyek. Berikut beberapa keahlian dan kompetensi paling penting dalam berbagai situasi
berdasarkan sebuah penelitian:
• Proyek-proyek besar: diperlukan keahlian kepemimpinan, pengalaman mengelola proyek
yang sejenis sebelumnya, perencanaan, kemampuan menghadapi orang lain, komunikasi
verbal, dan kemampuan membangun tim yang paling penting.
• Proyek dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi: diperlukan keahlian manajemen risiko,
manajemen ekspektasi, kepemimpinan, kemampuan menghadapi orang lain, dan keahlian
perencanaan yang paling penting.
• Proyek yang sangat baru: diperlukan kepemimpinan, kemampuan menghadapi orang lain,
memiliki visi dan tujuan, percaya diri, manjemen ekspektasi, dan keahlian mendengarkan
yang paling penting.
Berikut adalah 10 keahlian dan kompetensi paling penting untuk manajer proyek:
1. Kemampuan menghadapi orang lain (people skills)
2. Kepemimpinan (leadership)
3. Kemampuan mendengarkan orang lain (listening)
4. Integritas, perilaku etis, konsisten (integrity, ethical behaviour, consistent)
5. Kuat dalam membangun kepercayaan (strong at building trust)
6. Komunikasi verbal (verbal communication)
7. Kuat dalam membangun tim (strong at building teams)
8. Resolusi konflik, manajemen konflik (conflict resolution, conflict management)
9. Pemikiran kritis, pemecahan masalah (critical thinking, problem solving)
10.Pemahaman, keseimbangan prioritas (Understands, balances priorities)
Pemimpin dan manajer adalah istilah yang sering digunakan bergantian walau terdapat
perbedaan. Umumnya, seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan objektif yang
besar lalu menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut. Sedangkan seorang manajer
mengerjakan hal tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Pemimpin menentukan visi, dan
dan manajer. Manajer proyek yang baik dapat mengetahui apakah seseorang akan mensukseskan
atau menggagalkan proyek, sehingga mereka bisa selalu memimpin tim proyek untuk
mensukseskan proyek. Oleh karena itu, manajer proyek yang baik adalah manajer proyek yang
memiliki karakteristik kepemimpinan dan manajemen. Mereka harus memberi contoh pada tim
proyek dan fokus pada pencapaian hasil yang positif.
Karir Untuk Manajer Proyek
ITSebuah artikel terbaru menunjukkan bahwa, yang paling dicari perusahaan IT pada tahun 2010
dapat adalah mereka yang tidak mendalami keterampilan teknis sama sekali. Sedangkan sebuah
survei terbaru oleh CIO.com menyampaikan bahwa posisi IT Executive akan menjadi paling laris
dalam dua sampai lima tahun mendatang, Dari survei yang dilakukan didapatkan hasil bahwa
pekerjaan IT yang paling diminati adalah Project/Program Management yaitu sebanyak 60%.
PROFESI MANAJEMEN PROYEK
Profesi dari manajemen proyek berkembang dengan sangat cepat. Untuk mempermudah
pembelajaran jenis pekerjaan seperti ini, kita perlu secara singkat mengetahui sejarah dari
manajemen proyek, mengetahui mengenai Project Management Institute(PMI) dan beberapa
layanan yang diberikannya(pemberian sertifikat), dan membahas perkembangan dari piranti
lunak manajemen proyek.
Sejarah Manajemen Proyek
Walaupun seseorang telah bekerja dalam proyek untuk waktu yang lama, banyak orang setuju
bahwa konsep moderen dari manajemen proyek bermula dari The Manhattan Project, dimana
pasukan militer amerika serikat memimpin untuk mengembangkan bom atom dalam perang
dunia kedua. The Manhattan Project melibatkan banyak orang dengan beragam kemampuan di
beberapa lokasi berbeda. Manajemen dari misi, jadwal, serta anggaran dipisahkan yang dipimpin
oleh jenderal Leslie R. Groves, dimana manajemen teknis dipimpin oleh pimpinan ilmuan, DR.
Robert Oppenheimer. The Manhattan Project berjalan selama 3 taun dengan biaya hamper 2
Dalam mengembangkan proyek, pihak militer menemukan bahwa para ilmuan dan para spesialis
teknis lain tidak memiliki keinginan ataupun kemampuan untuk mengelola proyek besar.
Contohnya, setelah ditanya berulang kali mengenai tanggung jawab dari masing masing anggota
dalam laboratorium baru Los Alamos pada tahun 1943, DR. Oppenheimer akhirnya memberikan
jawaban dengan melempar secarik kertas dengan struktur organisasi tertulis di dalamnya pada
pemimpin sambil berkata, “Here’s your damn organization chart.” Manajemen proyek dikenal
sebagai displin ilmu yang berbeda yang membutuhkan orang-orang dengan kemampuan special,
dan yang paling penting, keinginan untuk memimpin tim proyek.
Pada tahun 1917, Hendry Gantt mengembangkan grafik Gantt yang terkenal untuk penjadwalan
kerja di pabrik. Grafik Gantt adalah format standar untuk menampilkan informasi jadwal proyek
dengan menjabarkan aktivitas proyek dan waktu mulai dan akhir dari aktivitas tersebut dalam format kalender. Awalnya, manajer mengambarkan grafik Gantt manual untuk menunjukkan
tugas serta informasi jadwal proyek, dan alat bantu ini memberikan format standar untuk
perencanaan serta peninjauan dari seluruh pekerjaan pada awap proyek-proyek militer.
Saat ini, manajer proyek masih menggunakan grafik Gantt sebagai alat bantu utama untuk
mengkomunikasikan informasi jadwal proyek, tetpai dengan bantuan computer, sehingga tidak
perlu lagi menggambar secara manual dan diagram tersebut dapat dengan mudah didistribusikan
kepada stakeholders proyek. Gambar 1-6 mengambarkan grafik Gantt yang dibuat menggunakan
Gambar 2. Contoh Grafik Gantt Yang Dibuat Menggunakan Microsoft Project
Pada masa perang dingin pada tahun 1950-an dan 1960-an, pihak militer terus menjadi kunci
dalam pengembangan beberapa teknik manajemen proyek. Para anggota dari proyek peluru
kendali/kapal selam U.S. Navy Polaris pertama kali menggunakan diagram jaringan pada tahun
1958. Diagram ini membantu para manajer memodelkan hubungan dari tugas-tugas proyek, yang
memudahkan mereka untuk membuat jadwal yang lelbih realistis. Gambar 1-7 menggambarkan
diagram jaringan yang dibuat menggunakan Microsoft Project. Terlihat pada diagram tersebut
adanya panah yang menggambarkan tugas mana yang berhubungan dan urutan dari anggota
mana yang harus melaksanakan tugas tersebut. Konsep untuk menentukan hubungan dari
tugas-tugas merupakan konsep penting yang membantu mengembangkan penjadwalan proyek. Konsep
ini mempermudah pengguna untuk menemukan dan memonitor crtical path-jalur yang
membutuhkan waktu terlama dalam diagram jaringan yang menentukan waktu tercepat
penyelesaian proyek.
Gambar 3. Contoh Diagram Jaringan
Pada tahun 1970-an, Pihak militer amerika serikat dan para pemasok sipilnya
mengembangkan piranti lunak untuk membantu dalam pengelolaan proyek besar. Piranti lunak
manajemen proyek awalnya sangat mahal untuk beli dan harus dijalankan di komputer
mainframe. Contohnya, artemis adalah produk piranti lunak yang membantu manajer
menganalisa jadwal perancangan pesawat yang kompleks. Karyawan seringkali dibutuhkan
untuk menjalankan pirantik lunak yang rumit dan plotter pulen yang mahal perlu mengambarkan
Saat piranti keras komputer menjadi semakin kecil dan lebih terjangkau dan piranti lunak
mengikutsertakan antar muka dalam bentuk grafis yang mudah, piranti lunak manajemen proyek
menjadi lebih murah dan lebih sering digunakan. Hal ini membuat industri-industri dapat
menggunakan piranti lunak manajemen proyek dalam segala jenis dan ukuran proyek. Piranti
lunak baru membuat alat bantu dasar, seperti grafik Gantt dan diagram jaringan dengan murah,
mudah dibuat, dan tersedia bagi semua orang untuk diperbaharui.
Pada tahun 1990-an, banyak perusahaan mulai membuat kantor manajemen proyek untuk
membantu mereka dalam menangani bertambahnya jumlah dan kompleksitas dari proyek.
Sebuah Project Management Office(PMO) adalah kumpulan organisasi yang bertanggung jawab
untuk mengkoordinasi fungsi manajemen proyek di seluruh organisasi. Ada banyak cara untuk
menstruktur sebuah PMO, dan masing masing dapat memiliki tanggung jawab dan peran yang
bervariasi. Berikut tujuan dari PMO :
• Mengumpulkan, mengorganisasikan, dan mengintegrasikan data proyek untuk
keseluruhan organisasi.
• Mengembangkan dan mengelola contoh dari dokumen proyek.
• Mengembangkan atau mengkoordinasikan pelatihan dalam topik-topik manajemen
proyek.
• Mengembangkan dan menyediakan jalur karir formal untuk manajer proyek
• Menyediakan layanan konsultasi manajemen proyek.
• Menyediakan struktur kepada manajer proyek saat mereka sedang bekerja sebagai
manajer proyek atau sedang mengalami transisi antar proyek.
Pada akhir abad 20, setiap orang pada seluruh industri di seluruh dunia mulai
menginvestigasi dan mengaplikasikan aspek-aspek yang berbeda dari manajemen proyek pada
proyek mereka. Tingkat kerumitan dan efektivitas dari alat bantu manajemen proyek mana yang
diaplikasikan dan digunakan sekarang ini mempengaruhi cara perusahaan melakukan bisnis,
menggunakan sumber daya, dan menanggapi kebutuhan pasar dengan cepat dan tepat. Banyak
organisasi sekarang ini menggunakan piranti lunak manajemen portofolio proyek atau
perusahaan untuk membantu mengelola portofolio proyek.
Banyak sekolah, universitas, dan perusahaan di seluruh dunia menawarkan kelas mengenai
bermacam-macam aspek dari manajemen proyek. Anda bahkan dapat mendapatkan gelar
ada 280 institusi yang menawarkan gelar dalam manajemen proyek, 103 diantaranya berada di
China. Saat perusahaan barat datang ke China, mereka cenderung mempekerjakan seseorang
yang memiliki sertifikasi PMP sebagai verifikasi tambahan dari kemampuan mereka.
Dalam survei gaji kami, perbedaan gaji dalam IT sangat dramatis. Seseorang dengan sertifikasi
dapat mendapatkan lima sampai enam kali lipat gaji lebih banyak. Oleh karena itu terdapat
keuntungan yang besar untuk mendapatkan sertifikasi dan bekerja untuk perusahaan barat.
Masalah dalam pengelolaan proyek, publikasi mengenai manajemen proyek, dan kepercayaan
bahwa hal ini dapat membuat perbedaan terus berkontribusi dalam perkembangan dari bidang
ini.
The Project Management Institute
Walaupun banyak perhimpunan profesional mengalami kemunduran dalam jumlah
anggota, Project Management Institute(PMI)., sebuah perhimpunan profesional bertaraf
internasional bagi manajer proyek didirikan tahun 1969, terus memikat dan memelihara para
anggota, dengan 277.221 anggota dari seluruh dunia pada 31 Agustus 2008. Sebagian besar
anggota PMI bekerja dalam bidang teknologi informasi dan lebih dari 13.000 membayar biaya
tambahan untuk bergabung ke grup minat spesifik sistem informasi. Karena banyak orang
bekerja dalam proyek dalam industri yang bermacam-macam, PMI membuat grup minat
spesifik(SIGs) yang membantu anggota untuk membagi ide tentang manajemen proyek dalam
area aplikasi tertentu, seperti sistem informasi. PMI juga memiliki SIGs untuk
pertahanan/kedirgantaraan, layanan keuangan, kesehatan, manajemen perhotelan, manufaktur,
pengembangan produk baru, retail, dan pembangunan perkotaan, dll. Selain PMI, terdapat
perhimpunan lain untuk para manajer poyek.
Sertifikasi Manajemen Proyek
Sertifikasi profesional adalah faktor penting dalam mengakui dan memastikan kualitas
dari profesi. PMI menyediakan sertifikasi sebagai profesional manajemen proyek(PMP) –
seseorang yang telah mendokumentasikan pendidikan dan pengalaman proyek yang cukup,
menyetujui untuk mengikuti kode etik PMI dalam pelaksanaan profesi, dan mendemonstrasikan
Jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi PMP terus berkembang. Pada tahun 1993, terdapat
1.000 profesional manajemen proyek. Pada tanggal 31 Desember 2008, terdapat 318.289 PMP
yang aktif. Gambar 1-8 menunjukkan pertumbuhan yang pesar dalam jumlah orang yang
mendapatkan sertifikasi profesional manajemen proyek.
Gambar 1-8 Perkembangan Pemilik Sertifikasi PMP
Beberapa penelitian menunjukkan bahwa organisasi yang mendukung sertifikasi teknis
cenderung beroperasi dalam lingkungan teknologi informasi yang kompleks dan lebih efisien
dibanding perusahaan yang tidak mendukung sertifikasi. Organisasi yang mendukung sertifikasi PMP melihat nilai tambah dari investasi dalam program pengembangan pengetahuan manajemen
proyek bagi karyawan-karyawannya. Banyak perusahaan sekarang membutuhkan sertifikasi
spesifik untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki kemampuan tersebut dan pencari
kerja seringkali mendapatkan keuntungan saat mereka mendapatkan dan mengelola sertifikasi
yang diminati pasar. Certification Magazine survei pada tahun 2006 pada 35.000 pekerja
teknologi informasi yang berasal dari 197 negara menemukan bahwa pekerja teknologi informasi
dengan sertifikasi PMP mendapatkan gaji terbesar dari seluruh pekerja teknologi informasi
dengan sertifikasi profesional.
Saat proyek teknologi informasi menjadi semakin kompleks dan global, kebutuhan untuk orang
yang telah mendemonstrasikan pengetahuan dan kemampuan dalam manajemen proyek akan
terus berlanjut. Seperti kelulusan dari ujian CPA adalah standar bagi akuntan, kelulusan dari
manajer proyek untuk bersertifikasi PMP. Sertifikasi manajemen proyek juga membuat
profesional dapat menyebarkan pengetahuan dasar mengenai manajemen proyek. Sebagai
contoh, setiap orang yang bersertifikasi PMP dapat menjabarkan, mendeskripsikan, dan
menggunakan sembilan area pengetahuan manajemen proyek. Penyebaran pengetahuan dasar
sangat penting karena itu dapat membantu mengembangkan teori serta aplikasi teori dari
manajemen proyek. PMI juga menawarkan sertifikasi lain seperti manajemen penjadwalan,
resiko dan program.
Etika dalam Manajemen Proyek
Etika didefinisikan sebagai kumpulan norma yang mengarahkan pengambilan keputusan kita
didasarkan pada apa yang benar dan salah. Pengambilan keputusan secara etis adalah bagian
penting dari hidup personal maupun profesional kita karena hal tersebut dapat meningkatkan
kepercayaan dari orang lain terhadap kita. PMI memiliki kode etik dan pelaksanaan profesi yang
disahkan pada tanggal 1 januari 2007. Berikut kutipan dari dokumen tersebut :
2.2.1Kami mengambil keputusan dan melaksanakan berdasarkan kebutuhan utama dari
masyarakat, keamanan publik, serta lingkungan.
2.2.2Kami hanya menerima tugas yang konsisten dengan latar belakang, pengalaman,
kemampuan, dan kualifikasi kami.
2.2.3Kami berkomitmen untuk memenuhi apa yang kita janjikan – kita kerjakan apa yang kita
telah katakan akan kita kerjakan.
3.2.1Kami menginformasikan diri kami tentang norma dan kebudayaan dari orang lain
dan menghindari terjadinya sikap yang mereka anggap tidak menghormati mereka.
3.2.2Kami mendengarkan sudut pandang orang lain dan berusaha untuk mengerti.
3.2.3Kami secara langsung menyelesaikan kepada siapa kami mengalami konflik maupun
pertentangan.
4.2.1Kami mendemonstrasikan transparansi dari proses pengambilan keputusan kami.
4.2.2Kami tetap mengecek ulang keadilan dan objektivitas, serta mengambil tindakan
korektif jika diperlukan.
4.3.1Kami secara proaktif dan secara penuh memperlihatkan konflik keinginan yang nyata
maupun potensial pada stakeholder yang sesuai.
5.2.1Kami sunguh-sungguh berusaha untuk mengerti tentang kebenaran.
Piranti Lunak Manajemen Proyek
Berikut tiga kategori piranti lunak manajemen proyek berdasarkan fungsi dan harga :
• Low-end tools : Alat bantu ini menyediakan fitur manajemen proyek dasar dan biasanya memiliki harga dibawah $200 setiap pengguna. Alat bantu jenis ini biasa
direkomendasikan untuk proyek kecil dan satu pengguna. Kebanyakan alat bantu ini
memudahkan pembuatan grafik Gantt yang sulit dilakukan jika dibuat menggunakan
piranti lunak produktivitas sekarang.
• Midrange tools : Alat bantu ini dirancang untuk menangani proyek yang lebih besar, banyak pengguna, maupun banyak proyek. Semua alat bantu jenis ini mampu membuat
grafik Gantt dan diagram jaringan, dan dapat membantu dalam analisa jalur kritis, alokasi
sumber daya, pelacakan proyek, pelaporan status, dll. Harga berkisar antara $200 sampai
$600 setiap pengguna, dan beberapa alat bantu membutuhkan tambahan piranti lunak
server untuk penggunaaan fitur workgroup.
• High-end tools : Biasa disebut piranti lunak manajemen proyek perusahaan, alat bantu jenis ini menyediakan kapabilitas yang kuat untuk menangani proyek yang sangat besar, kelompok kerja tersebar, dan fungsi manajemen portofolio dan perusahaan yang
merangkum dan menggabungkan informasi proyek individu untuk menyediakan tampilan
perusahaan dari seluruh proyek. Produk-produk ini memiliki lisensi berbasis tiap
pengguna, terintegrasi dengan piranti lunak manajemen database perusahaan, dan dapat
diakses lewat internet.
Seperti yang telah dijabarkan sebelumnya, banyak alasan untuk mempelajari manajemen proyek,
terutama saat itu berhubungan dengan proyek teknologi informasi. Jumlah proyek teknologi
informasi terus berkembang, kompleksitas dari proyek-proyek ini pun terus meningkat, serta
profesi dari manajemen proyek terus berkembang dan dewasa. Saat makin banyak orang
mempelajari dan bekerja pada bidang penting ini, persentase sukses dari proyek teknologi
SIMPULAN
• Proyek adalah sekumpulan kegiatan dengan waktu terbatas yang mempunyai tujuan
untuk menghasilkan suatu produk, layanan atau output tertentu
• Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, kemampuan, metode dan peralatan
dalam kegiatan proyek untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut.
• Managemen proyek dibagi menjadi dua bidang kategori yaitu bidang inti (core area) dan
bidang fasilitasi (facilitating area), area inti dari manajemen proyek adalah manajemen cakupan (scope management), manajemen waktu, manajemen biaya dan manajemen kualitas, sedangkan bidang fasilitasi manajemen proyek meliputi manajemen sumberdaya, manajemen komunikasi, manajemen risiko dan manajemen pengadaan.
• Program adalah kumpulan proyek yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh
tujuan atau manfaat tertentu.
• Pemangku kepentingan proyek (Project stakeholder) adalah orang-orang yang terlibat atau terimbas dari aktivitas proyek dan termasuk sponsor proyek, tim proyek, staff pendukung, customer, pemakai, vendor, dan juga lawan dari proyek.
• Manajer proyek mempunyai peranan penting dalam sebuah proyek. Manajer proyek
DAFTAR PUSTAKA
1. Schwalbe, Kathy. (2009). Information Technology Project Management. Sixth edition.
Course Technology. Augsburg. ISBN: 978-0324786927.
2. Marchewka, Jack T. (2006). Information Technology Project Management:
