PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN
KECAMATAN TURI KABUPATEN SLEMAN
Naskah Publikasi
Diajukan oleh:
Eva Diah Andriani
09.12.3642
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
DESIGNING INFORMATION SYSTEMS DATA PROGRESSING TURI SLEMAN DISTRIC POPULATION
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN KECAMATAN TURI KABUPATEN SLEMAN
Eva Diah Andriani 09.12.3642 Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Population information system in intended to increase efficiency in the public service. Sub Turi Sleman Yogyakarta has been in the form of information systems are still manual so difficult and slow in the process of adding, changing or deleting data especially family card data and identity card. The purpose of this information system to avid duplicat of identity fraud and identity cards as well as to improve the efficiency in terms of community service.
The steps taken in this regard are the system requirements analysis, system design, and system testing. It is used in the design of ER diagram and DFD. ER Diagram is a diagram that illustrates how the relationship between the entities with one another while the Data Flow Diagram (DFD) is used to describe the flow of information and the transformation applied to the data when moving to exit level. In this implementation used Visual Basic 6.0 programming language and as databases used SQL server 2000. Based on the results of this study concluded several things : The software can be used to handle the data entry, data changes, deletions and searches population data, the system can also provide printed reports of family cards and identification cards.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi seperti sekarang ini, baik di instansi pemerintahan maupun
swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui derasnya arus informasi dalam segala
bidang khususnya dalam bidang komputer. Keterlibatan komputer dalam berbagai bidang kerja
manusia, mendorong para ahli untuk selalu berusaha mengembangkan agar seperti atau
bahkan melebihi kemampuan kerja manusia. Komputer adalah salah satu kemajuan teknologi
yang dalam perkembangannya sangat membantu dalam instansi pemerintahan khususnya
pelayanan masyarakat.
Informasi kependudukan merupakan salah satu faktor yang utama dalam pemerintahan
di kecamatan karena dengan informasi kependudukan ini maka dapat memudahkan dan
mempercepat dalam pelayanan kepada masyarakat karena biasanya dalam melanyani
masyarakat misalnya dalam pembuatan KTP membutuhkan waktu yang sangat lama dan setiap
permohonan kartu penduduk selalu melampirkan data data keluarga hal ini tidak efisien.
Disamping itu untuk menghindari adanya pemalsuan dan penggandaan kartu tanda penduduk
yang telah sering terjadi. Dengan adanya sistem informasi kependudukan ini maka diharapkan
pemerintahan di Kecamatan Turi dapat membuat program kerja yang baik dan tepat sasaran
disesuaikan dengan informasi yang ada tersebut. Mengingat pentingnya informasi
kependudukan ini diharapkan di kecamatan memiliki informasi kependudukan yang lengkap.
Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengangkat judul ”Perancangan Sistem
Informasi Pengolahan Data Kependudukan Kecamatan Turi Kabupaten Sleman”. Sistem
tersebut adalah berupa perangkat lunak yang berisi informasi kependudukan dalam pembuatan
kartu keluarga dan kartu tanda penduduk.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Teori Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran,
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi
Gordon. B. Davis (1985) mendefinisikan Informasi sebagai data yang telah dioleh
menajdi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan
masa kini maupun yang akan datang.
2.2.2 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya
dengan satuan nilai uang, tetapi dapat diatksir nilai efektifitasnya. Pengukurannya dapat
menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.2.3 Siklus Informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerima-penerimanya, perlu untuk
dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinikan sebagai berikut.
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi
untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi
bagi pengambilan keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
2.4 Konsep Dasar Penduduk 2.4.1 Pengertian Data
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (the description of
things and events that we face).
2.4.2 Pengertian Penduduk
Penduduk adalah semua orang yang berdomisili di wilayah geografis Indonesia selama
enam bulan atau lebih dan atau mereka yang berdomisili kurang dari enam bulan tetapi
2.5 Konsep Dasar Basis Data 2.5.1 Pengertian Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai
obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau
symbol).
2.6 Sistem Perangkat lunak yang digunakan 2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft
windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang
sederhana samapi aplikasi yang kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun
untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
2.6.2 Microsoft SQL Server 2000 2.6.2.1 Pengenalan SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database
server. Kemampuan dalam menajemen data dan kemudahan pengoperasian DBMS (Database
Managament System) menjadi pilihan para database administrator.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 TINJAUAN UMUM
3.1.1 Profil Kantor Kecamatan Turi
Mengungkap sejarah merupakan perjalanan yang rumit dan melelahkan. Setidaknya
pengalaman tersebut dapat dipetik dari upaya Dati II Sleman untuk menentukan hari jadinya.
Setelah melalui penelitian, pembahasan, dan perdebatan bertahun-tahun, akhirnya hari jadi
Kabupaten Dati II Sleman disepakati. Perda no.12 tahun 1998 tertanggal 9 Oktober 1998,
metetapkan tanggal 15 (lima belas) Mei tahun 1916 merupakan hari jadi Sleman. Di sini perlu
ditegaskan bahwa hari jadi Sleman adalah hari jadi Kabupaten Sleman, bukan hari jadi
Pemerintah Kabupaten Dati II Sleman. Penegasan ini diperlukan mengingat keberadaan
Kabupaten Sleman jauh sebelum Proklamasi 17 Agustus 1945 sebagai wujud lahirnya negara
Keberadaan hari jadi Kabupaten Sleman memiliki arti penting bagi masyarakat dan
pemerintah daerah untuk memantapkan jati diri, sebagai landasan yang menjiwai gerak langkah
ke masa depan. Penetapan hari jadi ini akan melengkapi identitas yang saat ini dimiliki
Kabupaten Sleman.
Dalam perhitungan Almanak, hari jadi Kabupaten Sleman jatuh pada hari Senin Kliwon,
tanggal 12 (dua belas) Rejeb tahun Je 1846 Wuku Wayang. Atas dasar perhitungan tesebut
ditentukan surya sengkala (perhitungan tahun Masehi) Rasa Manunggal Hanggatra Negara
yang memiliki arti Rasa = 6, manunggal = 1, Hanggatra = 9, Negara = 1, sehingga terbaca
tahun 1916. Sementara menurut perhitungan Jawa (Candra Sengkala) hari jadi Kabupaten
Sleman adalah Anggana Catur Salira Tunggal yang berarti Anggana = 6, Catur = 4, Salira = 8,
Tunggal = 1, sehingga terbaca tahun 1846. Kepastian keberadaan hari jadi Kabupaten Sleman
didasarkan pada Rijksblad no. 11 tertanggal 15 Mei 1916. Penentuan hari jadi Kabupaten
Sleman dilakukan melalui penelaahan berbagai materi dari berbagai sumber informasi dan fakta
sejarah.
3.1.2 Sistem Yang Sedang Berjalan
Mekanisme pengolahan data yang digunakan oleh Kecamatan Turi adalah pencatatan
semua data penduduk secara manual atau pada buku yang dicatat oleh Kecamatan Turi.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Identifikasi Masalah
Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan
teknologi dan kebutuhan saat ini. Sedangkan di Kecamatan Turi, Kabupaten Sleman,
pengolahan data kependudukan masih menggunakan sistem yang konvensional.
3.2.2 Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah harus diadakan analisis terhadap kinerja, Informasi,
Ekonomi, Keamanan Aplikasi, Efisiensi dan pelayanan terhadap penduduk.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh
sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem tersebut,
atau mememutuskan bahwa pengembangan suatu sistem baru sebenarnya tidak perlu
3.4 Perancangan Sistem
Dalam tahap perancangan sistem, peneliti perlu merancang spesifikasi yang
dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja yang memuat berbagai uraian input, proses dan output
dari analisis sistem yang diusulkan. Tujuan tahap perancangan sistem adalah memenuhi
kebutuhan pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap untuk programmer dan ahli – ahli teknik yang terlibat.
Dalam perancangan sistem terdiri dari perancangan proses, perancangan basis data,
perancangan tabel dan perancangan interface.
4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Pengertian Implementasi
Tahap implementasi sistem (sistem implementation) adalah tahap meletakkan sistem
supaya siap dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai
berikut :
4.1.1 Rencana Implementasi
Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diterapkan, maka
perlu jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian, rencana implementasi
merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan
untuk mengatur biaya dan waktu.
4.1.2 Kegiatan Implementasi
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan.
Melakukan kegiatan implentasi adalah proses pembuatan dari aplikasi yang akan
diimplentasikan tersebut. Dimana langkah pembuatan tersebut dimulai dari pengetikan program
hingga uji coba program terhadap kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi sebelum
memasuki implentasi sistem. Kegiatan berikut ini didasarkan pada bentuk-bentuk kegiatan
dalam tahapan implentasi.
4.1.2.1 Pemrograman dan implentasi Database
Pemrograman merupakan tahap implentasi dimana dilakukannya pengkodean berdasarkan
hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem yang baru
sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan
menggunakan bahasa pemrograman Microsoft visual basic 6.0 sedangkan database yang
4.1.2.2 Pengujian Program
Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh
karena itu program harus di test untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan benar dan baik
bukan berarti program tersebut juga akan berjalan dengan program lainnya dalam sistem
dengan baik.
4.1.2.3 Instalasi Hardware dan Software
1. Instalasi Hardware
Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi
pengolahan data kependudukan kecamatan turi kabupatan sleman ini seperti yang telah
tercantum pada bab analisis dan perancangan sistem. Instalasinya dilakukan oleh pemasar
atau toko komputer pada saat pembelian perangkat keras.
2. Instalasi software
Software dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah
sistem yang baru yaitu sistem informasi pengolahan data kependudukan kecamatan turi
kabupatan sleman yang akan ditempatkan pada sistem komputer dengan cara instalasi CD
yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut.
4.1.2.4 Pemilihan dan Pelatihan Personil
1) Pemilihan personil
Pemilihan personil sangat penting karena personil-personil tersebut yang
nantinya akan terlibat langsung dengan program aplikasi yang dibangun oleh analisi dan
programmer untuk memenuhi kebutuhan.
2) Pelatihan pegawai
Personil-personil yang akan menduduki posisi baru, perlu dilatih untuk hal-hal
yang belum mereka pahami. Pendidikan untuk personil ini lebih ditekankan pada
bagaiman kerja dari sistem dan apa yang diperoleh dari sistem, sedangkan pelatihannya
lebih ditekankan pada bagaimana mengoperasikan sistem ini.
4.1.2.5 Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan setelah instalasi program. Pengujian dilakukan untuk
memeriksa kekompakkan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utam dari
pengujian sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau
mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem
termasuk juga pengujian program secara menyeluruh.
4.1.2.6 Konversi Sistem
Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan
untuk menggantikan proses sistem yang lama. Pelaksanaan konversi sistem pada Kantor
KecamatanTuri Kabupaten Sleman dilakukan secara konversi parallel, dimana sistem baru dan
sistem lama dijalankan secara bersamaan lalu dibandingkan kelebihan sistem baru dengan
sistem lama. Walaupun terdapat besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan dua buah
sistem secara bersamaan tetapi diperoleh keuntungan yaitu proteksi yang tinggi kepada
organisasi terhadap kegagalan sistem baru.
4.1.2.7 Pemeliharaan
Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan
selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi
pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem
pemeliharaan maka sistem tersebut dapat di control, sehingga ketika di operasikan tidak akan
mengalami hambatan.
4.2 Tindak Lanjut Implementasi
Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap penerimaan
sistem. Pada pengujian ini menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang
telah ditentukan.
4.3 Manual Program
Untuk menjalankan program yang telah dibuat, pemakai atau user perlu memahami manual
programyang telah dibuat. Manual program merupakan penuntun bagi user tentang cara aturan
pengoperasian sistem, sehingga data yang akan diolah sesuai dengan aturan yang telah dibuat.
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga banyak mengalami
kendala terutama dalam memberikan informasi kepada para pegawai. Dengan sistem baru
kendala-kendala tersebut dapat dicegah karena sistem informasi kependudukan sudah
dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih
berkualitas.
2. Aplikasi sistem kependudukan ini dapat digunakan untuk membantu kinerja pegawai pada
Kantor Kecamatan Turi yang berkepentingan dalam mengolah data penduduk maupun kartu
keluarga dimana pegawai tersebut hanya menginputkan data dan proses pengolahan
dilakukan oleh computer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya
terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak atau mengganggu sistem yang
selama ini berjalan di kependudukan, tetapi dengan sistem ini dapat mendukung kinerja
proses pengolahan data pada Kantor Kecamatan Turi tersebut sehingga menjadi lebih
efisien.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, penulis memberikan saran-saran
yang mungkin berguna dan dapat dipertimbangkan, antara lain :
1. Aplikasi sistem pengolahan data penduduk dan kartu keluarga yang penulis usulkan dapat
diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data penduduk dan kartu
kelauarga serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan
keputusan.
2. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data penduduk dan kartu
keluarga yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan sistem yang baru ini.
3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan
dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan
pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem
informasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain SISTEM INFORMASI Yogyakarta: Penerbit ANDI
OFFSET.
Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Yogyakarta: Penerbit
HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI OFFSET.
Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI OFFSET.
