BAB 4
USULAN PENGEMBANGAN MODEL BISNIS DAN
ARSITEKTUR INFORMASI
4.1Menjabarkan Trend Bisnis Masa Depan
Berdasarkan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) terhadap PT. PRAA Express yang telah dibahas pada bab sebelumnya, diketahui bahwa posisi perusahaan berada pada kuadran satu yaitu SO (strategi Strengths Opportunities), dimana perusahaan harus mampu menggunakan dan memaksimumkan kekuatan yang dimilikinya untuk merebut dan memanfaatkan peluang bisnis yang ada. Peluang juga dapat menjadi kekuatan bagi perusahaan untuk menciptakan strategi baru agar perusahaan dapat menyesuaikan dengan perkembangan bisnis pengiriman barang saat ini.
Seperti telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, PT. PRAA Express bergerak di bidang penyediaan jasa layanan pengiriman barang (ekspedisi). Perkembangan trend bisnis jasa pengiriman barang saat ini sangat pesat dan akan terus berkembang di masa yang akan datang. Trend bisnis di dunia ekspedisi sangat dipengaruhi oleh kemajuan sarana transportasi dan perkembangan teknologi informasi. Salah satu fenomena yang muncul di dunia ekspedisi saat ini yaitu diciptakannya pesawat jumbo jet khusus untuk mengangkut barang yang dilengkapi dengan fasilitas GPS (Global Positioning System) untuk order tracking seperti yang telah dimiliki oleh PT. Federal
Express. Pesawat jumbo jet ini memiliki banyak keunggulan yaitu di antaranya memiliki kapasitas muatan yang sangat besar, hampir setara dengan kapasitas muatan kapal laut, sehingga dapat mengangkut berbagai jenis barang mulai dari dokumen hingga jenis paket-paket barang lainnya. Selain itu pesawat ini memiliki keunggulan untuk mengantarkan barang dalam waktu jauh lebih singkat dibandingkan dengan sarana transportasi lainnya, serta juga dilengkapi dengan fasilitas order tracking system berbasis GPS yang mampu menyajikan status barang secara real time kepada pelanggan. Dengan memiliki armada pesawat jumbo jet, PT. Federal Express mampu menjadi yang terdepan dalam dunia bisnis ekspedisi saat ini karena dapat menyediakan layanan pengiriman barang tercepat dari dan ke manapun tujuannya di seluruh dunia. Mengingat biaya pengadaan dan perawatan armada pesawat jumbo jet membutuhkan biaya yang sangat besar, saat ini penggunaan pesawat ini masih sangat terbatas, namun mengingat perkembangan ekonomi global, cepat atau lambat, keberadaan pesawat jumbo jet ini akan menjadi trend sekaligus kebutuhan dalam dunia bisnis ekpedisi.
Selain kemunculan pesawat jumbo jet, saat ini telah dikembangkan juga teknologi labelling barang yang dilengkapi dengan barcode yang mampu menunjukkan spesifikasi rinci dan status keberadaan barang secara cepat dan real time di manapun lokasi barang tersebut. Hal ini tentunya sangat bermanfaat bagi perusahaan dan juga bagi pelanggan sebagai pengguna jasa pengiriman barang, karena dengan adanya teknologi ini dapat memudahkan pelanggan untuk memperoleh informasi rinci yang akurat dan real time mengenai barang yang dikirimnya.
Perkembangan layanan dan teknologi yang sangat pesat pada bisnis jasa pengiriman barang menjadikan PT. PRAA Express juga harus mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan yang ada serta mampu memilih sarana dan prasarana yang tepat untuk mendukung pelayanannya demi memenuhi tuntutan pelanggan yang juga akan terus meningkat dari waktu ke waktu. Dalam rangka membantu PT. PRAA Express merumuskan strategi informasi yang tepat untuk pengembangan bisnisnya, dalam pembahasan selanjutnya akan dibahas usulan pengembangan model bisnis dan arsitektur informasi yang sesuai bagi PT. PRAA Express.
4.2 Usulan Struktur Organisasi
Mengacu pada struktur organisasi yang dimiliki PT. PRAA Express saat ini (lihat halaman 91), ditemui beberapa permasalahan yaitu penetapan struktur organisasi dan job description yang kurang jelas dan tidak terstruktur dengan baik. Hal ini mengakibatkan masih adanya perangkapan tugas maupun jabatan yang terjadi akibat belum tersedianya SDM yang memiliki keahlian khusus untuk ditempatkan pada pos-pos tertentu yang sebenarnya memiliki fungsi cukup penting dalam perusahaan.
Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan terhadap struktur organisasi PT. PRAA Express yaitu berupa penambahan posisi-posisi baru yang dapat menunjang proses bisnis perusahaan, serta menetapkan pembagian fungsi, tugas dan tanggung jawab dari setiap divisi secara lebih jelas. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap kondisi dan kebutuhan perusahaan saat ini, maka
diusulkan struktur organisasi baru PT. PRAA Express, yang dapat dilihat pada gambar 4.1.
Dalam menjalankan proses bisnisnya, perusahaan membutuhkan dukungan optimal dari sumber daya manusia yang dimilikinya. Sebagai perusahaan ekpedisi, PT. PRAA Express membutuhkan SDM yang memiliki keahlian khusus yang relevan dengan bidang usahanya yaitu pengiriman barang.
Seperti telah dijelaskan pada bab sebelumnya, PT. PRAA Express memiliki 4 (empat) divisi yaitu Operasional, Pemasaran, Keuangan, dan HRD. Seiring dengan perkembangan perusahaan, saat ini 4 (empat) divisi tersebut tidak memadai lagi untuk menangani seluruh proses bisnis perusahaan, mengingat bertambahnya kebutuhan perusahaan dan tuntutan pelanggan. Demi meningkatkan kualitas pelayanannya, PT. PRAA Express membutuhkan dukungan aplikasi atau sistem berbasis komputer, sehingga perusahaan sangat membutuhkan SDM-SDM yang memiliki keahlian khusus di bidang IT yang dapat mengembangkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menangani perawatan dan pemeliharaan sistem serta melakukan pemantauan secara berkala terhadap kinerja sistem. Oleh sebab itu, kami mengusulkan adanya penambahan divisi IT dalam perusahaan yang akan bertanggung jawab langsung terhadap Manajer Keuangan.
Organization Chart
PT. PRAA Express
Gambar 4.1 Usulan Struktur Organisasi Dewan Komisaris Dewan Direksi Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Operasional Legal General Affair Personalia General Manager Manajer Operasional Manajer Keuangan Koordinator Kurir Airport Handling Seaport Handling Cashier
Debt & Credit Collection Ass. Manajer Keuangan Manajer Pemasaran Marketing Executive Customer Service Yang diusulkan Maintenance Programmer IT Developer Network Audit
Dengan adanya penambahan divisi IT dalam perusahaan, maka perencanaan, pengembangan, penerapan dan pemeliharaan teknologi informasi dalam PT. PRAA Express akan lebih terkontrol. SDM yang akan direkrut untuk divisi IT ini menggunakan sistem kontrak demi efisiensi biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Selain divisi IT, SDM dengan keahlian dan kualifikasi khusus di bidang hukum juga sangat diperlukan oleh perusahaan, karena PT. PRAA Express bekerjasama dengan perusahaan pelanggan maupun vendor berdasarkan kontrak kerjasama (based on contract). Kontrak kerjasama merupakan permasalahan yang sangat penting karena menyangkut hukum yaitu hitam di atas putih, dan dapat menimbulkan permasalahan yang berakibat kerugian bagi perusahaan apabila tidak ditangani oleh orang yang menguasai masalah hukum. Oleh karena itu, keberadaan seorang staf legal, dirasa sangat penting untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan kontrak kerjasama. Seperti dapat dilihat pada usulan struktur organisasi pada halaman 122, staf legal akan bertanggung jawab langsung pada Manajer General Affair yang juga membawahi staf personalia.
Dengan penambahan dua divisi yaitu IT dan Legal, seluruh aktivitas bisnis dalam PT. PRAA Express akan dapat ditangani dengan baik dan semua divisi dapat berkonsentrasi penuh dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, tanpa perlu adanya perangkapan tugas seperti yang dulu sering terjadi. Untuk terus meningkatkan kualitas dan kemampuan SDM perusahaan, sebaiknya PT.
PRAA Express melakukan pelatihan secara rutin terhadap seluruh karyawannya. Pelatihan dapat dilakukan sehubungan dengan penerapan sistem baru di dalam perusahaan ataupun pelatihan yang berhubungan dengan bisnis pengiriman barang. Jajaran eksekutif perusahaan pun perlu mengikuti pelatihan-pelatihan yang relevan demi meningkatkan kemampuan dan intuisi jajaran eksekutif PT. PRAA Express dalam mengarahkan perusahaan mencapai visi dan misinya.
Pelatihan yang diadakan oleh perusahaan akan memberikan banyak dampak positif, yaitu meningkatkan motivasi kerja karyawan yang disebabkan oleh meningkatnya kepercayaan diri karyawan seiring dengan meningkatnya kemampuan dan keahlian yang diperoleh dari pelatihan yang diikutinya.
Dengan adanya penambahan beberapa divisi dalam sruktur organisasi dalam perusahaan, maka terdapat beberapa perubahan proses kerja yang membawa dampak yang lebih baik. Berikut dijabarkan tugas dan tanggung jawab dari divisi-divisi baru dalam perusahaan.
• IT Developer
a. Mengkoordinasi teknologi informasi didalam perusahaan b. Membuat aplikasi program
c. Memperbaiki aplikasi
d. Memantau pekerjaan para pegawai dibawahnya - Audit
1. Menganalisa sistem baru
- Network
1. Menyediakan peralatan dan perlengkapan yang berhubungan dengan sistem
2. Meminimalkan kapasitas disk dan waktu yang digunakan untuk mengakses data
3. Mengkoordinasikan penggunaan data yang disimpan dibawah pengendalian sistem manajemen basis data.
- Programmer
1. Bertanggung jawab membuat dan menguji program aplikasi
2. menyelesaikan masalah logic (sintaks, program) dalam sistem
- Maintenance
1. Bertanggung jawab memelihara dan merawat sistem aplikasi, hardware dan software yang ada.
2. Meminimalkan biaya hardware yang digunakan untuk manajemen data.
• Legal
a. Menganalisis kontrak yang akan dibuat
b. Menganalisis kelayakan perusahaan yang akan mengadakan kontrak kerjasama.
c. Menghubungi pengacara dan mewakili perusahaan bersama pengacara jika perusahaan mengalami masalah perdata maupun pidana yang harus disidangkan.
d. Membuat standardisasi kontrak perusahaan dengan perusahaan lain.
e. Mengadakan kontrak dengan perusahaan pemasok dan perusahaan pelanggannya.
4.3 Usulan Proses Bisnis
Dengan tujuan agar dapat bertahan dalam menghadapi persaingan bisnis, maka PT. PRAA Express harus dapat meningkatkan keunggulan bersaing dengan terus berupaya meningkatkan kualitas layanan yang diberikan terhadap pelanggan. Untuk dapat meningkatkan kualitas layanan, perusahaan juga perlu melakukan pengembangan terhadap proses bisnis perusahaan, mengingat tuntutan pelanggan yang ajan terus meningkat dari waktu ke waktu. Selain itu perusahaan juga harus konsisten dalam usaha pencapaian visi dan misi perusahaan.
Visi dan Misi sangat penting bagi perusahaan untuk dijadikan sebagai acuan yang dapat menghasilkan satu arah dan tujuan yang jelas dari segala upaya yang dilakukan perusahaan, sehingga semua aktivitas bisnis yang dilakukan perusahaan harus selalu terarah menuju pencapaian Visi dan Misi perusahaan tersebut.
Dalam menghadapi persaingan bisnis saat ini, perusahaan perlu mengetahui kondisi dan tuntutan pasar, agar dapat tetap dapat memuaskan kebutuhan pelanggan. Untuk itu, perusahaan harus mampu mengidentifikasikan seluruh kebutuhan, sehingga perusahaan dapat melakukan pengembangan terhadap model bisnisnya. Dengan mengidentifikasi seluruh kebutuhannya, maka perusahaan dapat mengetahui dengan pasti langkah-langkah yang harus
dilakukan untuk perbaikan dan pengembangan perusahaan kearah yang lebih baik.
Perusahaan harus melakukan perencanaan yang baik dalam rangka pengembangan model bisnisnya. Bagi PT. PRAA Express sebagai perusahaan ekspedisi, pengembangan bisnis dapat dilakukan pada sektor layanannya yaitu antara lain dengan mengembangkan jenis-jenis paket layanan baru yang sesuai dengan tuntutan pelanggannya. Perusahaan juga dapat menjalin kerjasama dengan perusahaan ekspedisi asing untuk dapat mengembangkan bisnisnya ke mancanegara.
Untuk melakukan pengembangan bisnis yang sesuai, perlu diketahui dan diidentifikasi kebutuhan internal perusahaan dan juga kebutuhan eksternal yang datang dari pelanggan. Dengan mengidentifikasikan kebutuhan eksternal dari pelanggan maka perusahaan dapat mengetahui apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pelanggan. Perusahaan harus mendahulukan kebutuhan pelanggan untuk dapat memuaskan dan memenuhi harapan pelanggan sehingga perusahaan dapat terus mengurangi angka customer loss setiap tahun.
Sedangkan kebutuhan internal perusahaan adalah memperbaiki setiap kekurangan dalam perusahaan guna pencapaian visi dan misi perusahaan. Perusahaan memerlukan ketersediaan data dan informasi yang akurat dan real time dari setiap proses bisnisnya agar dapat menunjang proses pengambilan keputusan sehingga mendukung pengembangan model bisnis perusahaan.
PT. PRAA Express juga membutuhkan dukungan infrastruktur-infrastruktur teknologi informasi yang sesuai untuk bisnisnya, mengingat saat ini kemajuan suatu bisnis tidak dapat terlepas dari dukungan teknologi informasi.
Berdasarkan analisis yang dilakukan, berikut ini diidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan baik internal maupun eksternal dari PT. PRAA Express pada gambar 4.2.
Gambar 4.2 Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
4.3.1 Usulan Area Fungsi Bisnis
Fungsi usaha adalah sekelompok aktifitas perusahaan yang dilakukan bersama dan mendukung pencapaian misi atau tujuan perusahaan. Fungsi usaha ini dikelompokkan dalam berbagai area fungsional bisnis yang mengacu pada kegiatan utama perusahaan.
Berikut ini adalah area fungsi bisnis yang diusulkan untuk PT. PRAA Express yang dapat dilihat pada tabel 4.1.
Kebutuhan Internal Perusahaan
• Akurasi dan integrasi Data • Otomatisasi dan pengembangan
aplikasi yang saling terintegrasi pada setiap divisi dalam perusahaan.
• Adanya Divisi IT • Adanya Divisi Legal
Kebutuhan Eksternal Perusahaan (Pelanggan dan Pemasok)
• Perbaikan terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
• Perbaikan terhadap kualitas hubungan kerjasama dengan pelanggan maupun pemasok baik lokal maupun asing.
Tabel 4.1 Usulan Area Fungsi Bisnis
No Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses
1. Operasional Penentuan tarif pada pelanggan
Distribusi Barang
Penghitungan estimasi biaya Pemberian diskon
Pengajuan biaya pada bagian keuangan
Menganalisa jalur
Berkoordinasi dengan handling daerah
Menunjuk kurir yang bertugas. 2. Pemasaran Penerimaan Order
Analisa Pasar Promosi
Analisa pesaing
Mencatat order pelanggan Cetak ConsignmentNote
Menganalisa daya beli masyarakat Menganalisa kebutuhan pelanggan Membuat strategi promosi secara periodik.
Analisa harga jual pesaing Analisa strategi bisnis pesaing. 3. Keuangan Perencanaan Keuangan
Akuntansi
Bukti Tagihan & Pembayaran Piutang Pengelolaan pajak
Menganalisa keadaan keuangan perusahaan
Melakukan perencanaan anggaran perusahaan
Mengelola anggaran perusahaan Mencatat transaksi
Mencatat biaya operasioal Menghitung gaji karyawan
Melakukan dan menerima pembayaran
Membuat laporan keuangan Menganalisis laporan keuangan Mencatat hutang dan piutang Membuat bukti pembayaran Menghitung PPh dan PPN Membuat laporan pajak
4. General Affair* - HRD - Legal Absensi Karyawan Perekrutan karyawan Penggajian Pelatihan Karyawan Kebijakan kompensasi Kontrak
Mendata daftar hadir karyawan Menyeleksi calon karyawan
Melakukan interview terhadap calon karyawan
Menentukan penempatan karyawan Membuat kontrak kerja
Menetapkan gaji karyawan
Melakukan distribusi gaji pada karyawan
Membuat laporan slip gaji
Pengadakan pelatihan terhadap karyawan baru dan lama
Memberikan dorongan dan motivasi kerja
Menetapkan kebijakan kompensasi (cuti hamil, nikah, dan anggota keluarga meninggal)
Menganalisis kelayakan perusahaan yang akan bekerjasama.
Membuat standarisasi kontrak perusahaan.
Mengadakan kontrak kerjasama dengan perusahaan pemasok dan pelanggan.
Memeriksa dan mengawasi keabsahan perjanjian kontrak yang ditandatangani.
Bekerjasama dengan lembaga hukum yang berwenang.
5. IT* Pengembangan SI
Manajemen Data
Memelihara dan merawat sistem, hardware dan software yang ada. Membuat dan menguji program aplikasi.
Meminimalkan biaya yang digunakan untuk manajemen sistem.
Menyediakan peralatan dan perlengkapan yang berhubungan dengan sistem.
Menganalisa sistem yang berjalan dan yang akan dikembangkan.
Menganalisis biaya perbaikan sistem.
Mengkoordinasi penggunaan daa yang disimpan.
Pengendalian database.
4.3.2 Usulan Skema Proses Bisnis
Skema proses bisnis adalah tampilan diagram dari bagian proses bisnis fungsional, dan ditambahkan arus bisnis yang perseptif secara horizontal. Selain itu, arus bisnis didasarkan pada setiap kegiatan divisi yang dapat dilihat dari sistem aplikasi. Skema usulan proses bisnis dari PT. PRAA Express dapat dilihat pada tabel 4.2.
Tabel 4.2 Usulan Skema Proses Bisnis
Level Informasi
Pemasaran Operasional Keuangan Personalia IT Legal
Strategi Strategi pemasaran
dan penjualan. Strategi unit bisnis Strategi keuangan dan akuntansi. Strategi manajemen SDM. Perencanaan & Analisis Melakukan analisa pasar dan analisa pesaing serta merencanakan kegiatan promosi. Melakukan analisa terhadap jalannya kegiatan operasional perusahaan. Perencanaan anggaran keuangan perusahaan dan analisa laporan keuangan perusahaan. Analisa kinerja karyawan. Analisis kinerja sistem berjalan Menganalisa setiap kontrak kerjasama yang dibuat oleh perusahaan. Pengawasan & Pengontrolan Pengontrolan kegiatan pemasaran. Pengontrolan kegiatan operasional. Pengawasan kegiatan keuangan agar terkendali dan dapat dipertanggung jawabkan. Pengontrolan dan pemantauan kinerja seluruh karyawan dalam perusahaan. Pengontrolan keabsahan dan jalannya kontrak.
Transaksi Pemrosesan order
pengiriman barang dan pencetakan consignment note. Pembagian kerja kurir sesuai dengan order yang diterima. Pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan yang dilakukan oleh setiap divisi. Absensi dan penggajian. Input, proses dan output data kedalam database Pendukung Operasional Melayani dan menerima data pelanggan yang akan melakukan transaksi.
Penyimpanan data-data yang diperlukan dalam proses transaksi, seperti data kurir, data pelanggan, dll. Memasukkan data akuntansi yang berasal dari perusahaan maupun dari pelanggan. Data karyawan, data absensi. Data sistem berjalan, jaringan dan pemeliharaan sistem. Menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan legalitas perusahaan.
4.4 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi
Peta sistem aplikasi merupakan pengembangan secara terperinci dan terdistribusi dari proses bisnis pada suatu perusahaan. Usulan peta sistem aplikasi pada PT. PRAA Express dapat dilihat pada gambar 4.3.
Pada divisi Marketing, aktivitas yang akan dikomputerisasi meliputi penyimpanan data order, pembuatan consignment note, proses order pengiriman, pengontrolan kegiatan pemasaran, analisa pasar pesaing, perencanaan pasar dan penjualan serta penentuan strategi pemasaran dan penjualan. Pada divisi ini, kegiatan yang saling berhubungan antara lain, penyimpanan data order dengan data operasional, dan proses order pengiriman barang dengan pembuatan invoice, transaksi akuntansi, pembagian kerja kurir, dan data operasional. Selanjutnya hubungan antara analisa pasar & pesaing dengan analisa kinerja sistem berjalan dan perencanaan pasar & penjualan dengan perencanaan anggaran. Penentuan strategi pemasaran & penjualan juga berhubungan dengan strategi operasional.
Pada divisi Operasional, aktivitas yang akan dikomputerisasi meliputi penyimpanan data operasional, pembagian kerja kurir, pemantauan order operasional, analisa kegiatan dan unit bisnis, dan penentuan strategi operasional. Kegiatan yang saling berhubungan antara lain, analisa kegiatan operasi dan unit bisnis dengan perencanaan anggaran dan analisa kinerja sistem berjalan.
Pada divisi Keuangan, aktivitas yang akan dikomputerisasi meliputi penyimpanan data akuntansi, pemrosesan transaksi akuntansi,
pembuatan invoice, pengeluaran dan pemasukan kas, pengontrolan laporan keuangan, analisa keuangan, perencanaan, anggaran, dan penentuan strategi keuangan & akuntansi. Aktivitas yang saling berhubungan antara lain transaksi akuntansi dengan absensi dan penggajian serta dengan penyimpanan data sistem berjalan, jaringan, dan pemeliharaan sistem. Kemudian analisa keuangan berhubungan dengan analisa kinerja sistem berjalan. Penentuan strategi keuangan dan akuntansi berhubungan dengan strategi manajemen SDM.
Pada divisi HRD, aktivitas yang akan dikomputerisasi meliputi data absensi karyawan, absensi dan penggajian, pemantauan kinerja karyawan, analisa kinerja karyawan, dan strategi manajemen SDM. Aktivitas yang berhubungan antara lain absensi dan penggajian dengan input, proses dan output data, kemudian analisa kinerja karyawan dengan analisa kinerja sistem berjalan.
Pada divisi IT, aktivitas yang akan dikomputerisasi meliputi data sistem berjalan, jaringan, dan pemeliharaan sistem, input, proses dan output data, serta analisa kinerja sistem berjalan.
Pada divisi Legal, aktivitas yang akan dikomputerisasi meliputi penyimpanan data-data mengenai legalitas, mengawasi jalannya kontrak, dan analisa kontrak kerjasama.
Gambar 4.3 Usulan Peta Aplikasi PT. PRAA Express Mon itor &Kontrol Transaksi Str a te gis P enduku ng O p erasional
Perencanaan & Analisis
Office Automation, Communication, E-Mail, Operational Decision Support, dll
Proses order pengiriman Data Order Transaksi akuntansi Pengontrolan kegiatan pemasaran Data
Operasional Data Absensi Karyawan
Pembagian Kerja Kurir Data Akuntansi Pengeluaran& Pemasukan kas Pengontrolan Laporan Keuangan Pembuatan invoice Pemantauan kinerja karyawan Pemantauan order operasional Membuat Consignment Note Analisa pasar pesaing Perencanaan pasar & penjualan Strategi pemasaran penjualan Strategi operasional Strategi manajemen SDM Strategi keuangan & akuntansi Analisa kegiatan operasi & unit bisnis Perencanaan anggaran Analisa Keuangan Analisa Kinerja Karyawan Analisa kinerja sistem berjalan Input, proses & output data
Data sistem berjalan, jaringan & pemeliharaan sistem Analisa kontrak kerjasama Mengawasi jalannya kontrak Menyimpan dokumen legalitas Absensi dan penggajian Penghitungan biaya pengiriman
Keterangan Gambar 4.3:
= Tinggi dan penting untuk dilakukan
= Sedang
= Rendah dan akan dilakukan tapi tidak mendesak
4.4.1 Usulan Perbaikan Aplikasi
Saat ini PT. PRAA Express telah memiliki beberapa aplikasi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yang ada saat ini sudah cukup membantu jalannya proses bisnis dalam perusahaan, namun sumber data dan informasi dari aplikasi-aplikasi yang ada tersebut tidak terintegrasi sehingga sering terjadi duplikasi data dan keterlambatan tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan. Selain itu jajaran manajer perusahaan juga belum memiliki aplikasi yang dapat menyajikan informasi-informasi bersifat strategis untuk menunjang proses pengambilan keputusan.
Secara umum, ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan dalam mengembangkan aplikasi dalam perusahaan, salah satu di antaranya yaitu user interface (tampilan). Tampilan yang baik dari suatu aplikasi harus bersifat user friendly, hal ini bertujuan agar aplikasi mudah dimengerti oleh pengguna, sehingga memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi, sesuai dengan tujuan dari aplikasi tersebut.
Selain itu perlu dilakukan penambahan aplikasi pada beberapa divisi yang masih menggunakan cara manual dalam kegiatan bisnisnya, sehingga dapat membantu kelancaran proses bisnis dan mengurangi kesalahan. Dengan terkomputerisasinya seluruh kegiatan bisnis perusahaan akan memberikan kemudahan dan keakuratan dalam pemrosesan data yang cukup penting bagi perusahaan.
Berdasarkan analisis terhadap kebutuhan perusahaan, aplikasi-aplikasi penunjang yang dapat dikembangkan pada PT. PRAA Express untuk meningkatkan kinerjanya, antara lain :
Sistem informasi eksekutif (EIS) dan Sistem penunjang keputusan (DSS), yang meng-query data yang diambil dari data warehouse perusahaan.
Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi terintegrasi (Financial Integrated Information System), meliputi : General Ledger, Account Receivables, Account Payables, Fixed Assets, Cash Management .
Sistem Informasi Operasional terintegrasi (Operational Integrated Information System) meliputi : sistem informasi pengiriman barang (Delivery Information System) dan sistem informasi penelusuran order pengiriman (Order Tracking Information System).
Sistem Informasi Personalia (Human Resources Information System) yang meliputi: database karyawan, absensi,
penggajian, pelatihan, proses pemilihan calon karyawan, sistem jenjang karir, dan sistem kesejahteraan karyawan.
Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System) Pengembangan website perusahaan yang sudah ada selama ini
yaitu www.praaexpress-jkt.com, dengan menambahkan fasilitas layanan terhadap pelanggan, Misalnya pemesanan via internet, perkiraan penghitungan tarif, order tracking, dll.
4.5 Usulan Arsitektur Data
4.5.1 Usulan Subyek Data
Subyek data adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan yang berisi data atau informasi yang dibutuhkan dalam suatu system dan sering digunakan oleh masing-masing unit organisasi untuk mengelola data tersebut menjadi informasi dalam bentuk laporan. Adapun usulan subyek data untuk PT. PRAA Express adalah sebagai berikut: 23.Order 24.Tarif 25.Pelanggan 26. Rencana Pemasaran 27. Invoice 28.Piutang 29.Keluhan Pelanggan 30.Anggaran 31.Kontrak Kerjasama
32.Pegawai 33.Jadwal Kerja 34.Absensi 35.Gaji 36.Pajak 37.Tujuan Pengiriman 38.Armada Pengangkut 39.Pemasok 40.Handling Daerah 41.Barang 42.Gudang 43.Kontrak Kerja 44.Training
45.Prosedur dan regulasi transaksi 46.Cabang
47.Sales Counter 48.Perekrutan 49.Jenis Layanan 50.Daftar Harga
51.Pembelian Hardware dan Software
4.5.2 Usulan Entity Relationship Diagram
Berikut ini dapat dilihat pada gambar 4.4 mengenai usulan ERD yang menggambarkan struktur database dari aplikasi yang akan dikembangkan pada PT. PRAA Express.
Anggaran Prosedur dan Regulasi Transaksi Absensi Jenis Layanan Invoice Jadwal Kerja Training Tujuan Pengiriman Piutang Pelanggan Pemasok Gaji Pegawai Handling Daerah Tarif Keluhan Pelanggan Kontrak Kerja Armada Pengangkut Barang Sales Counter Gudang Kontrak Kerjasama Order Cabang Pajak Rencana Pemasaran Perekrutan Daftar Harga Pembelian H/ W dan S/W Rencana Pengembangan Perbaikan SI
4.6 Usulan Perbaikan Hardware dan Software
Saat ini PT. PRAA Express telah didukung oleh ketersediaan sistem berbasis komputer dan perangkat keras dalam proses bisnisnya. Namun, seiring dengan perkembangan perusahaan maka muncul kendala-kendala operasional yang menuntut pengembangan perangkat keras dan piranti lunak dalam perusahaan untuk meningkatkan kinerja operasional.
Di bawah ini akan dibahas lebih lanjut mengenai rencana pengembangan perangkat keras dan piranti lunak dalam PT. PRAA Express.
4.6.1 Usulan Perbaikan Software
Software atau piranti lunak merupakan faktor penting yang mendukung pengembangan jalannya sistem informasi dan pengembangan aplikasi dalam perusahaan. Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, sebaiknya perusahaan didukung oleh penggunaan software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemilihan suatu software harus dilakukan dengan pertimbangan yang matang bahwa software tersebut benar-benar dapat membantu membantu meningkatkan kinerja perusahaan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk menunjang pengembangan aplikasi yang akan dilakukan, maka perlu dilakukan upgrade terhadap operating system yang digunakan dalam setiap komputer pada masing-masing divisi. Operating system yang diusulkan yaitu Windows XP Proffesional Edition. Meskipun biaya untuk lisensi software ini cukup mahal, namun pemilihan operating
system buatan Microsoft ini dilakukan mengingat telah banyak tersedianya program-program pendukung yang kompatibel dengan operating system ini, sehingga mempermudah apabila perusahaan ingin melakukan pengembangan lebih lanjut di waktu-waktu yang akan datang. Selain itu untuk menunjang proses pengolahan data dalam aktivitas sehari-hari, setiap komputer yang ada dalam perusahaan harus dilengkapi dengan Microsoft Office XP. Setiap komputer juga sebaiknya dilengkapi dengan program antivirus Norton Enterprise Edition yang berfungsi untuk mengantisipasi kemungkinan kerusakan data akibat adanya virus. Sedangkan untuk pengembangan database perusahaan akan digunakan Ms Office XP Access.
Bagian IT perusahaan memiliki tugas rutin untuk terus mengevaluasi kinerja dari piranti lunak yang digunakan oleh tiap komputer serta melakukan upgrade apabila diperlukan.
Mengingat ada beberapa aplikasi baru yang akan dikembangkan dan juga server baru yang akan mulai beroperasi maka diperlukan juga software Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition, yang berfungsi untuk mengatur traffic atau arus data dalam jaringan yang akan dikembangkan.
4.6.2 Usulan Perbaikan Hardware
Ketersediaan hardware pendukung yang memadai merupakan salah satu faktor penting untuk mendukung proses otomatisasi proses-proses bisnis perusahaan yang dilakukan melalui pengembangan sistem
dan konsep jaringan. Oleh sebab itu, perlu dilakukan pengembangan hardware yang digunakan oleh perusahaan agar dapat sesuai dan menunjang aplikasi dan konsep jaringan yang dikembangkan.
Dengan mempertimbangkan kemungkinan pertambahan jumlah pengguna (user) dalam jaringan dan kecepatan akses ke server yang semakin dibutuhkan, maka perusahaan akan melakukan penambahan jumlah perangkat keras. Di samping itu juga perlu dilakukan penambahan jumlah memori untuk server maupun untuk masing-masing komputer dalam workstation. Hal ini dilakukan untuk mendukung kelancaran arus data dan informasi yang akan semakin meningkat.
Pemilihan pemasok yang tepat untuk memasok penambahan hardware ini sebaiknya mempertimbangkan beberapa hal seperti kualitas dan faktor ketersediaan layanan purna jual.
Dibawah ini adalah beberapa usulan perbaikan hardware bagi perusahaan:
1. Jika penggunaan harddisk didalam perusahaan telah mencapai 70% dari kapasitas yang tersedia maka sebaiknya perusahaan melakukan up-grade terhadap kapasitas harddisk dari komputer-komputer yang digunakan untuk menunjang kelancaran aliran arus data.
2. Penambahan komputer pada divisi baru yang dikembangkan (Legal dan IT), untuk menunjang pelaksanaan tugas dari masing-masing divisi baru tersebut.
4. Penambahan perangkat keras berbasis GPS (Global Positioning System), untuk memantau lokasi setiap armada pengangkut barang (darat) milik perusahaan yang sedang bertugas serta menunjang fasilitas order tracking.
5. Melakukan evaluasi terhadap hardware yang digunakan perusahaan selama ini secara keseluruhan, agar dapat mengidentifikasi kebutuhan dari tiap divisi akan pengembangan hardware.
4.7 Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data
Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data menghubungkan seluruh fungsi bisnis yang ada dengan seluruh subjek data yang dibutuhkan oleh perusahaan, dalam hal ini yaitu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi bisnis dari PT. PRAA Express. Pengelompokan matriks ini ditujukan untuk membantu menentukan fungsi mana yang harus dilaksanakan oleh sub sistem tertentu dan subjek data mana yang digunakan.
Langkah pengelompokan matriks ini dilakukan berdasarkan urutan daur hidup kegiatan bisnis perusahaan. Dari matriks yang terdapat pada Tabel 4.3 di bawah ini, dapat dilihat bahwa ada tujuh kelompok fungsi utama dari PT. PRAA Express, yaitu: Operasional, Pemasaran, General Affair (HRD dan Legal), Keuangan, dan IT. Setelah itu dari setiap urutan fungsi tersebut, ditentukan subjek data mana saja yang dibuat atau diubah oleh fungsi tersebut (ditandai dengan huruf C / Create pada matriks) atau subjek data mana saja yang hanya dibaca oleh fungsi tersebut (ditandai dengan huruf R/ Read pada matriks).
Tabel 4.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data Subje k Data Handling daer ah
Jenis layanan Prosedur
& r egulasi transaksi Bar ang T u juan pengir im an Cabang Ar mada pengangk ut
Gudang Order Keluhan pelangga
n Pelanggan Daftar h arg a Rencana pemasar a n
Vendor Sales counter Tarif Anggar
an
Piutang Invoice Gaji Pajak Pegawai Per
ekr
utan
Absensi Jadwal ker
ja T raining Kontr ak ker jasama Kontr ak ker ja kar y awan Pembelian HW & SW Rencana pengem b angan & per b aikan SI Penentuan tarif R R R R R R C C R Distribusi barang R R R R R R R R R R R Penerimaan order R R R R C R C C R R R C C R R Analisa pasar R R C R R Promosi R R C Analisa pesaing R R R R R Perencanaan keuangan R R R C R R R R R Akuntansi C R R C R
Bukti tagihan & pembayaran piutang R R R R C Pajak R R R R R R C Absensi C C C Perekrutan C C C C C Penggajian R R C R Pelatihan C R R C Kebijakan kompensasi R R R R Kontrak R R R R C C Manajemen data R R Pengembangan SI R C Fungsi Bisnis
4.8 Usulan Rencana dan Jadwal Implementasi
Guna menunjang Visi dan Misi perusahaan, diperlukan suatu perencanaan yang matang dan mendetail mengenai seluruh aktivitas yang mendukung tujuan perusahaan tersebut. Dengan adanya perencanaan dan penjadwalan seluruh aktivitas secara jelas akan memudahkan perusahaan melakukan perencanaan anggaran yang harus dikeluarkan.
Rencana implementasi sistem merupakan rencana proses penerapan sistem informasi yang diusulkan. Rencana implementasi ini merupakan perencanaan jangka panjang yang ingin dicapai oleh perusahaan, meliputi perencanaan bisnis dan perencanaan teknologi informasi.
Untuk memudahkan perusahaan dalam mengatur aktivitas implementasi, maka dibuat suatu penjadwalan terhadap masing-masing aktivitas yang diusulkan. Dengan pertimbangan bahwa perencanaan bisnis dan perencanaan teknologi informasi tidak mudah dilakukan dalam waktu yang bersamaan, karena membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang cukup besar. Sehingga proses implementasi dari perencanaan bisnis dan teknologi informasi harus dilakukan secara bertahap.
Setelah mempelajari serta mengadakan penelitian terhadap pelaksanaan sistem yang lama pada PT. PRAA Express, maka diusulkan menggunakan metode konversi pararel untuk implementasi.
Tujuan dari penggunaan metode konversi pararel adalah agar kegiatan operasional tidak terhenti secara total yang diakibatkan oleh penggantian sistem lama terhadap sistem baru yang belum dipahami oleh karyawan.
Keuntungan dari metode konversi pararel adalah sistem yang lama tetap berjalan sambil diterapkan sistem yang baru. Selama implementasi sistem baru berlangsung dapat diadakan pelatihan bagi karyawan yang akan menggunakan sistem baru tersebut.
Dengan diterapkannya sistem yang baru dan dengan adanya perubahan pada struktur organisasi, yaitu penambahan divisi legal dan divisi teknologi informasi, maka diperlukan penambahan beberapa personil yang berkaitan dengan bidang-bidang tersebut.
Tahap rencana dan jadwal implementasi (time frame) pada PT. PRAA Express dapat dilihat pada tabel 4.4. Jangka waktu implementasi dimulai sejak minggu kedua bulan Januari 2007. Adapun deskripsi dari rencana implementasi yang baru tersebut dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 4.4 Rencana dan Jadwal Implementasi
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3
Program Sasaran
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Pengembangan Struktur
Organisasi 1. Menambah Divisi Legal
2. Menambah Divisi IT Pengembangan SDM 1. Perekrutan 2. Penerimaan 3. Pelatihan 4. Penempatan 5. Evaluasi kerja 6. Mutasi
Perbaikan Sistem 1. Perencanaan sistem
2. Analisis system requirements
3. Perancangan sistem
4. Penambahan hardware & software
5. Implementasi SI Operasional
6. Implementasi SI Keuangan & Akuntansi 7. Implementasi SI Personalia
8. Implementasi EIS & DSS
9. Implementasi SI Pemasaran & pengembangan website
10.Maintenance
Penambahan Fasilitas
4.9 Usulan Perbaikan Arsitektur Jaringan
Untuk mendukung pengembangan aplikasi-aplikasi yang bertujuan untuk memperlancar aktivitas operasional perusahaan, maka konsep jaringan dalam PT. PRAA Express juga perlu dikembangkan. Selain itu, penambahan fasilitas jaringan juga perlu dilakukan sehubungan dengan rencana pengembangan bisnis perusahaan yang dilakukan dengan membuka sales counter pada 2 (dua) wilayah.
Berikut ini usulan rencana pengembangan arsitektur jaringan pada PT. PRAA Express :
Arsitektur Jaringan pada kantor pusat PT. PRAA Express
Lantai 1
Pada lantai 1 terdapat tambahan hardware seperti satu buah PC server yang berfungsi untuk menyimpan seluruh data-data pendukung aplikasi dan menangani arus e-mail perusahaan, serta satu buah switch dan 1 buah workstation seperti yang terlihat pada gambar 4.5.
Pemasaran
printer
Application Server Lt. 1 E-mail Server Lt. 1 Switch
Switch
Lantai 2
Pada lantai 2 yang digambarkan pada gambar 4.6 terdapat beberapa penambahan yang terdiri dari:
• 2 workstations pada bagian keuangan
• 1 workstations pada bagian operational
• 1 buah printer yang terhubung pada bagian keuangan
• 1 buah printer yang terhubung langsung dengan jaringan LAN
Operasional Application Server Lt. 1 Keuangan Laser printer Scanner Laser printer Fax Foto copy E-mail server Lt. 1 Switch Laser printer Laser printer Switch
Lantai 3
Gambar 4.7 menggambarkan beberapa penambahan hardware yang terdapat pada lantai 3 yang terdiri dari :
• 1 buah workstation pada direksi
• 1 buah workstation pada bagian General affair • 1 buah printer yang terhubung pada bagian direksi
Personalia Direksi
Printer Printer
Fax Printer
Application Server Lt. 1 E-mail Server Lt.1
Switch Switch
Arsitektur Jaringan yang menghubungkan Kantor Pusat dengan Sales Counter
Operasional
Application Server Lantai 1 Keuangan Personalia Direksi Pemasaran Printer Printer Printer Scanner Printer Printer Fax Fax Foto copy
Modem ADSL Lantai 1
Internet Provider Telkom Server E-mail Switch Printer Printer Printer
Modem ADSL Lantai 1 Provider Telkom Application Server sales counter
Switch
Secara umum pada gambar 4.8 arsitektur jaringan yang diusulkan tetap menggunakan topologi jaringan yang sudah digunakan oleh PT. PRAA Express sebelumnya, yaitu menggunakan topologi star. Tetapi ada beberapa penambahan hardware yang ada pada setiap lantainya. Selain itu terdapat pula jaringan yang menghubungkan jaringan LAN pada kantor pusat dengan PC server yang berada pada sales counter yang akan dibangun dengan menggunakan media internet.
4.9.1 Usulan Perbaikan Konfigurasi Jaringan
Saat ini untuk menghubungkan antar komputer-komputer pada masing-masing divisi, PT. PRAA Express telah memiliki jaringan LAN yang didukung oleh 1 (satu) server. Seiring dengan perkembangan perusahaan, perlu dilakukan pengembangan agar konfigurasi jaringan dari PT. PRAA Express dapat digunakan secara maksimal dalam mendukung kegiatan bisnis. Pengembangan yang diperlukan yakni penambahan sebuah PC server yang berfungsi untuk menangani arus data dari aplikasi-aplikasi baru yang akan dikembangkan dan juga berfungsi sebagai e-mail server. Sedangkan server yang sudah digunakan perusahaan selama ini akan dialihfungsikan menjadi application server. Selain itu, juga akan ditambahkan satu PC server dan modem untuk membangun jaringan yang menghubungkan antara kantor pusat dengan sales counter yang baru dibuka.
Di samping pengembangan yang akan dilakukan, konfigurasi jaringan yang sedang berjalan juga perlu perawatan secara periodik dan juga evaluasi secara berkala untuk meninjau kinerja jaringan dalam rangka mendukung arus data informasi dari kegiatan operasional sehari-hari perusahaan.
4.10 Estimasi Biaya
Estimasi biaya digunakan untuk meramalkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam mengimplementasikan sistem informasi pada perusahaan sesuai dengan hasil analisis yang telah dilakukan. Perkiraan biaya yang dibuat hanya memperkirakan aspek operasional yang dapat diimplementasikan. Biaya-biaya tersebut dijelaskan lebih jelas dalam tabel 4.5:
Tabel 4.5 Estimasi Biaya
Rencana Pembiayaan
Spesifikasi Biaya yang
diusulkan pada PT. PRAA Express Penambahan Karyawan kontrak selama 3 tahun untuk 6 orang
• 5 orang karyawan IT, dimana:
- 1 orang manajer (S-2) = Rp 3,5 juta x 12 bulan = Rp 42 juta x 3 tahun = Rp 126 juta - 4 orang staff (S-1) = Rp 1,5 juta x 12 bulan x 4
= Rp 72 juta x 3 tahun = Rp 216 juta • 1 orang karyawan Legal, dimana:
- 1 orang = Rp 3 juta x 12 bulan = Rp 36 juta x 3 tahun= Rp 108 juta Rp 126.000.000 Rp 216.000.000 Rp 108.000.000 Pengembangan SDM
Pelatihan karyawan dilakukan setiap tahun, dimana dalam setiap tahun dilakukan pelatihan sebanyak 2 kali, masing-masing 1 bulan
Biaya pelatihan 1 bulan = Rp. 8 juta
Biaya pelatihan selama 3 tahun = 3 x (2x8juta)=
Rp 48 juta Rp 48.000.000
Perbaikan Sistem
- Menambah komputer ( Pentium 4) + printer sebanyak 6 unit.
- 6 unit komputer + printer x Rp 5 juta = Rp 30 juta
- Jaringan Komputer = Rp 50 juta - Biaya Aplikasi = Rp20 juta
Rp 30.000.000 Rp 50.000.000 Rp 20.000.000 Penambahan
Fasilitas
Penambahan fasilitas GPS untuk tracking system Rp 150.000.000
