commit to user
5 BAB IITINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Administrasi
Menurut Albert Lepawsky, is
dipergunakan dalam ilmu politik dalam 2 arti yang seluas-luasnya, administrasi menunjukkan pekerjaan yang termasuk dalam penyelenggaraan yang nyata dari unsur-unsur pemerintah tertentu.
Dengan demikian administrasi sebaik-baiknya hanya membicarakan administrasi daripada cabang legislatif pemerintahan, administrasi daripada urusan-urusan pengadilan atau kehakiman, atau administrasi daripada kekuasaan eksekutif maupun administrasi daripada urusan- urusan cabang administrasi pemerintahan, atau penyelenggaraan daripada urusan-urusan pemerintah pada umumnya (Moekijat. 1992: 5).
Menurut prajuri Atmosudirjo (26) dalam buku Inu kencana syafiie,dkk (1999:14):
Administrasi merupakan suatu fenomena sosial,suatu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern. Eksistensi administrasi ini berkaitan dengan organisasi, artinya administrasi itu terdapat di dalam suatu organisasi. Jadi barang siapa hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari terlebih dulu suatu organisasi yang masih hidup, di situ terdapat administrasi (Inu kencana Syafiie,dkk. 1999:14)
Menurut S.P Siagian, Administrasi di dalam buku ini didefinisikan lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yan (Moekijat.1992 :9)
Menurut Munawardi Reksohadiprawiro, dalam arti luas, administrasi mencakup tiga pengertian :
1) Sebagai proses yang kontinu, meliputi keseluruhan kegiatan pemikiran, pengaturan, dimulai dari penentuan tujuan-tujuan sampai pelaksanaan kerja sehingga tujuan tersebut dapat direalisasikan.
2) Sebagai kegiatan usaha (fungsional) yang secara sadar dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula.
3) Sebagai pranata (institution) yang terdiri dari keseluruhan orang- orang, baik secara individual maupun kolektif, yang secara kesatuan menjalankan kegiatan-kegiatan untuk menhasilkan karya-karya sesuai dengan tujuan semula. (Moekijat.1992: 10)
Menurut J. Wajong, kata administrasi dalam arti sempit dikenal dalam pengertian tata usaha, yakni pekerjaan yang bersifat tulis menulis.
terjadi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan (Moekijat. 1992:12)
Menurut G.R Terry, bahwa administrasi dalam arti sempit atau -kegiatan manusia pada umumnya bersifat badaniyah, yang terdapat di kantor-kantor seperti mengetik, mengagenda, menulis cepat (steno), surat menyurat, mengurus arsip dan sebagainya. (Moekijat. 1992:16).
Menurut Sondang P. Siagian (1992:38-39). Administrasi dalam arti sempit berkisar pada berbagai kegiatan ketatausahaan. Kegiatan- kegiatan ketatausahaan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan organisasi terutama karena kegiatan-kegiatan tersebut menyangkut penanganan informasi yang dikatakan berperan sebagai
Proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Salah satu diantaranya kegiatan tersebut adalah pengelolaan administrasi. Jadi dapat disimpulkan administrasi adalah kegiatan yang meliputi tata usaha atau segala sesuatu yang berhubungan dengan tulis-menulis, mengetik, korespondensi, agendaris, kearsipan dan sebagainya yang mengenai pokok pkerjaan kantor yang berada pada kantor di bagian kesekretariat atau tata usaha.
Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang menunjang untuk kegiatan pokok suatu organisasi yang artinya bahwa peningkatan organisasi itu akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administrasi.
Selanjutnya dalam setiap kegiatan organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan ketatausahaan (pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar). Untuk kelancaran diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh.
B. Ruang Lingkup Surat 1. Pengertian Surat
Jika diteliti pekerjaan tatausaha dengan lebih seksama maka nampaklah satu yang sangat menonjol, yaitu yang berkenaan dengan surat menyurat, demikian dinyataan dalam Buku Pedoman Umum Tata Surat- Menyurat Pemerintahan. Dijelaskan dalam buku tersebut bahwa
berurusan dengan soal penulisan, pencatatan, penerimaan, pendistribusian surat-surat itu dan lain-lainnya.
Dalam Buku Petunjuk Administrasi Umum Departemen
alat penyampainya berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, dll (Pariata Westra. 1973: 7-8)
Dari buku-buku dan pendapat penulis-penulis diatas pada kenyataannya tergambar adanya penonjolan arti surat merupakan media komunikasi walaupun harus diakui bahwa informasi saja bila
ini maka surat termasuk kepada apa yang lazim disebut keterangan atau informasi. Jadi, dengan demikian dapatlah surat diberi arti sebagai warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antar pihak terutama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu.
2. Bagian-bagian Surat
Menurut Nanang Kustiawan (2003:46- 61), bagian bagian surat terdiri dari:
a) Kepala Surat
Kepala surat sering disebut kop surat. Surat yang ada kopnya biasanya surat-surat instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penulisan kepala surat
untuk memberi informasi tentang identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan dan alamatnya.Pada umumnya kop surat terdiri dari :
1) Nama kantor, perusahaan, lembaga, atau organisasi tertentu.
2) Alamat lengkap dengan nomor telepon , faximile atau email.
3) Nama kantor cabang dan kotanya 4) Nama banker
5) Berbagai jenis usaha
6) Nomor kotak pos atau teromol pos 7) Logo perusahaan atau lembaga.
b) Nomor Surat
Setiap surat resmi atau surat dinas yang dikirim (keluar) selalu disertai dengan nomor. Sebab nomor pada surat resmi berguna untuk :
1) Memudahkan mencari arsip surat itu kembali 2) Memudahkan penyimpanan
3) Mengetahui banyaknya surat keluar c) Tanggal Surat
Surat resmi atau surat dinas harus disertai dengan tanggal.
Tanggal yang ditulis menginformasikan kapan surat itu dibuat.
Apabila surat itu menggunakan kop atau kepala surat, maka penulisan tanggal tidak perlu didahului dengan nama tempat atau kota. Sebab pada kop surat sudah tercantum alamat.
Namun jika surat itu tidak berkepala (tidak ada kopnya), bolehlah dibubuhi dengan nama kota.
d) Lampiran
Lampiran yang dimaksudkan ialah lembaran selain surat utama yang disertakan, misalnya daftar riwayat hidup, daftar
harga, brosur, pengumuman dan sebagainya. Diterangkan pula, berapa helaikah lampiran itu disertakan. Lampiran harus diterangkan di awal surat. Penulisan lampiran bisa disingkat Lamp.Kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan angka yang menerangkan beberapa banyak lampiran disertakan.
e) Hal atau Perihal
Dalam setiap surat dinas atau resmi sebaiknya dicantumkan
atau perihal ini sangat berguna bagi penerima dan pembaca surat. Karena dengan cepat ia mengetahui inti tujuan surat tersebut. Penulisan hal atau perihal biasanya di bawah lampiran.
f) Alamat
Hendaknya alamat yang ditulis di luar surat di amplop dengan yang ada di dalam harus sama agar tidak membingungkan penerimanya. Dalam menulis alamat surat hendaknya menjaga kesopanan dan memperhatikan derajat siapakah yang dikirimi surat tersebut. Di samping itu alamat tujuan surat harus ditulis selengkap-lengkapnya, terutama yang berada di amplop. Perhatikan nama, alamat, nomor rumah, gang, kelurahan, kota, jalan dan negara tujuan.
g) Salam Pembuka
Di dalam menulis surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka atau kata pembuka. Hal ini bertujuan untuk menekankan kesan sopan (jika surat kita tulis kepada atasan atau penjabat), atau menekankan kesan akrab (jika surat kita tulis kepada orang yang setingkat atau di bawah kita).
h) Paragrap Pembuka
Paragraph pembuka disebut juga sebagai kata pendahuluan.
Kalimat ini ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya sebagai pengantar isi surat. Oleh karena itu gunakan kalimat yang dapat
menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembacanya untuk mengetahui dengan segera maksud kita. Dengan demikian maka pembaca akan terikat dan memiliki minat untuk mempelajari surat kita sampai selesai.
i) Paragrap Isi
Paragraph isi adalah memuat sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan lain sebagainya. Isi surat harus singkat, jelas, hormat dan sopan. Hindari kata-kata yang tidak umum dan jarang dipahami artinya.Sebab jika menggunakan kalimat atau kata yang asing, maka dikhawatirkan tidak dapat dimengerti oleh pembacanya.
j) Paragraph Penutup
Jika kita telah menulis pargrap pembuka, lalu disambung dengan isi, maka harus diikuti dengan paragraph penutup.
Tanpa paragrap penutup, maka surat tidak lengkap. Fungsi paragraph penutup merupakan kunci isi surat. Dengan adanya paragraph penutup berarti pembicaraan telah selesai.
k) Tandatangan Penanggungjawab/Pengirim
Untuk mengetahui siapa yang berwenang menandatangani sebuah surat dalam suatu lembaga atau perusahaan, maka terlebih dahulu harus diketahui siapa yang bertanggungjawab atas lembaga atau perusahaan tersebut.
Tandatangan dibubuhkan tepat salam penutup yaitu
Penulisan nama lengkap tidak perlu diberi tanda kurung.
Keslahan yang sudah menjadi kebiasaan dan sering kita jumpai adalah penulisan nama lengkap dengan diberi tanda kurung.
Begitu juga dengan huruf kapitas atau diberi garis bawah, semuanya menyalahi aturan yang berlaku.
l) Tembusan
Surat dinas, surat lamaran pekerjaan sering kali disertai dengan tembusan. Hal ini jika surat tersebut ditunjukkan selain kepada satu alamat. Tembusan surat diberikan kepada beberapa kantor atau beberapa bagian, di samping sebagai arsip. Jika memang menggunakan tembusan, maka perlu ditulis tembusan.
3. Jenis- jenis Surat
Menurut Thomas Wiyasa. (1987: 2-3) Surat dapat digolongkan sebagai berikut :
a) Menurut isi dan pengirimnya 1) Surat resmi (dinas pemerintahan) 2) Surat niaga
3) Surat pribadi
b) Menurut maksud dan menurut tujuannya 1) Surat Pemberitahuan
2) Surat Keputusan 3) Surat Perintah
4) Surat Permintaan Atau Permohonan 5) Surat Peringatan
6) Surat Panggilan 7) Surat Penawaran 8) Surat Perjanjian 9) Surat Pesanan 10) Surat Laporan
11) Surat Pengantar Atau Pengantar Jalan 12) Surat Lamaran Pekerjaan
13) Surat Penegasan
14) Surat Penuntutan (Klaim) c) Menurut wujud dan bentuk surat
1) Kartu pos
2) Warkat pos 3) Surat bersampul 4) Nota atau memo 5) Telegram dan teleks d) Berdasarkan jaminan
1) Surat sangat rahasia 2) Surat rahasia
3) Surat konfidensial (terbatas) 4) Surat biasa
e) Berdasarkan urgensi penyelesainnya 1) Surat kilat khusus
2) Surat amat segera/kilat 3) Surat biasa.
4. Bentuk Surat
Yang dimaksud bentuk surat ialah surat ialah letak atau posisi tertentu sesuai dengan fungsi perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi memproses surat tersebut. Pada dasarnya ada 2 bentuk surat yang dibedakan secara tajam yaitu bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk atau bentuk bergigi (indented style). Bentuk Bentuk Surat menurut Thomas Wiyasa.
(1987:16)
a) Model Balok Penuh ( Model Lurus Penuh) (Full Block Style) b) Model Balok (Model Lurus) (Block Style)
c) Model Setengah Balok (Model Setengah Lurus) (Semi Block Style)
d) Model Alamat Bergerigi (Indented Style)
e) Model Paragraph Menggantung (Hanging Paragraph) f) Model Surat Resmi Pemerintah
1) Model Lama 2) Model Baru
5. Fungsi Surat
Menurut Sikka Mutiara Silmi. (2001: 2-4), surat berfungsi sebagai :
a) Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
b) Wakil, Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c) Bahan bukti, Mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hokum.
d) Sumber data, Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti.
e) Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
f) Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
g) Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hokum, semisal dalam surat kontrak.
h) Alat promosi, Tak terletakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang muat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
i) Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga, dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
6. Syarat dan Ciri Surat Yang Baik
Menurut Thomas Wiyasa. (1987: 3) untuk mampu menyusun surat yang baik menarik dan modern penulis harus menguasai syarat dan ciri surat yang baik.
Syarat surat yang baik tersebut ialah:
a. Penulis harus memahami bentuk surat yang digunakan.
b. Dalam menulis surat penulis hendaknya bersikap seolah- olah ia sedang berbicara dengan orang yang dituju, usahakan tidak menyinggung atau merendahkan pembaca.
c. Surat tidak perlu panjang dan bertele- tele.
7. Format Lipatan Surat
Menurut Sikka Mutiara Silmi (2001: 56) bentuk surat atau format lipatan surat yang biasa ditemui dalam berkorespondensi sehari-hari diantaranya adalah :
a. Standart fold (lipatan baku)
b. Low standart fold (lipatan baku rendah) c. Accordon fold (lipatan akordion)
d. Low accordion fold (lipatan akordion rendah) e. Single fold (lipatan tunggal)
f. Parallel double fold (lipatan ganda sejajar) g. French fold (lipatan model perancis) h. Baronial fold (lipatan model baron ) 8. Contoh Contoh Amplop
Menurut Sikka Mutiara Silmi (2001: 60) contoh surat bentuk amplop yang biasa ditemui, diantaranya adalah :
a. Commercial envelope (amplop surat komersil/ niaga).
b. Security envelope (amplop keamanan) c. Opened envelope (amplop rekat silang tutup) d. Window envelope (amplop berjendela)
e. Doubled window envelope (amplop berjendela ganda/dua)
f. Side seams envelope (amplop lapisam sisi) g. Work docked envelope (amplop dokumen) h. Catalogue envelope (amplop katalog)
i. Button and setting envelope (amplop berkancing dan bertali) j. Eyelet and clasp envelope (amplop berlubang dan jepitan) k. Church envelope (amplop gereja )
l. X- ray envelope (amplop film ronsen) 9. Pengelolaan Surat Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/
perusahaan baik yang berasal dari instansi/ perusahaan lain atau bagian lain pada instansi/ perusahaan yang sama. Dengan demikian, surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi/ perusahaan tersebut.
Kecermatan dan ketetapan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Bagian kesekretariat harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk sekretaris harus segera meneliti dengan cermat dan secepatnya disampaikan kepada pimpinan. Sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar surat yang harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia, surat sangat rahasia, konfidensial, surat biasa dan surat pribadi.
Sekretaris harus siap meletakkan surat-surat diatas meja pimpinan sebelum pimpinan dating.Namun apabila tidak memungkinkan karena ada sesuatu hal, maka surat-surat yang telah diteliti, segera disampaikan setelah keadaan pimpinan tidak dalam keadaan sibuk atau masih menerima tamu.
Tugas sekretaris dalam pengolahan surat-surat adalah sebagai berikut:
a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan.
b. Mendistribusikan surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan kepada para pejabat atau unit kerja yang tercantum dalam lembar disposisi.
c. Menyampaikan dan meneruskan surat-surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan ke bagian arsip atau ekspedisi ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut. (Thomas Wiyasa. 2003 : 1-2).
Catatatn:
Pada waktu mendistribuskan surat-surat tersebut perlu menggunakan Buku Ekspedisi sebagai tanda terima surat-surat yang disampaikan kepada pejabat maupun unit kerja.
10. Pengelolaan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang buat dan dikirim oleh suatu instansi/ perusahaan atau antar bagian tersebut, dan ditujukan kepada instansi/ perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/
perusahaan yang sama.
Menurut Thomas Wiyasa. (2003:17), langkah langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengelola surat keluar adalah pertama- tama semua surat yang akan dikirim keluar terlebih dahulu diletakkan diatas meja pimpinan untuk ditandatangani pimpinan.
Setelah surat- surat itu ditandatangani diambil kembali oleh sekretaris untuk meneliti kembali, yaitu :
a. Apakah surat-surat tersebut telah ditandatangani semua ?
b. Apakah semua surat telah diberi nomor surat, tanggal dan lampiran yang diperlukan?
c. Apakah penulisan alamat sudah lengkap, baik pada lembar surat maupun pada amplop termasuk kode pos?
d. Apakah berikutnya ialah semua surat sudah distempel dengan betul?
Langkah berikutnya ialah semua surat yang akan dikirim harus dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar. Jadi administrasi keluar masuk surat dalam pengamatan ini adalah segenap kegiatan pengelolaan surat menyurat dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, dan mengirim serta menyimpan bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
C. Metode Pengamatan 1. Jenis Pengamatan
Keluar Masuk Surat Pada Dinas Sosial Tenaga Kerja dan
dalam pengamatan ini adalah diskriptif kualitatif. H.B Sutopo (2002: 45-46) berpendapat bahwapenelitian diskriptif kualitatif yaitu suatu pengamatan yang studi kasusnya mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan. Data yang dilampirkan secara sistematis mengenai fakta-fakta yang ada dengan diikuti teori yang mendukung dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Lokasi Pengamtan
Dinas Sosial Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kota Surakarta terletak di pusat keramaian dan tepat di tengah pusat kota Surakarta, yang beralamatkan di Jalan Brigjen Slamet Riyadi no.
306 Surakarta. Dalam pengamatan ini penulis ditempatkan di bagian Kesekretariatan atau tata usaha yang bertugas mengurusi admnistrasi keluar masuk surat pada instansi tersebut.
3. Penentuan Sumber Data
Menurut H.B sutopo (2002: 49) data yang digunakan dalam pengamatan dengan metode kualitatif meliputi :
a. Teknik Penentuan Sampel
Dalam pengamatan ini teknik pengambilan sampel dalam metode diskriptif kualitatif menggunakan purposive sampling, yaitu dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang akurat. H.B Sutopo (2002: 56).
Hal ini pengamat bisa menentukan informan di bagian kesekretariat yang di percaya mengetahui semua kegiatan administrasi surat menyurat.
b. Sumber Data
1) Narasumber (informan) yaitu jenis sumber data yang berupa manusia dalam peneliti pada umumnya dikenal sebagai responden. Oleh karena itu di dalam memilih siapa yang akan menjadi informan, peneliti wajib memahami posisi dengan bereagam peran dan keterlibatannya dengan kemungkinan akses informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan pengamatannya.
2) Peristiwa atau aktivitas. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Berbagai permasalahan memang memerlukan pemahaman lewat kajian terhadap perilaku atatu sikap dari para pelaku dalam aktivitas yang dilakukan atau yang terjadi sebenarnya.
4. Teknik Pengumpulan Data
H.B Sutopo berpendapat bahwa teknik pengumpulan data pada diskriptif kualitatif meliputi :
a. Observasi
Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda serta rekaman gambar.Observasi dapat dilakukan baik secara berperan aktif maupun pasif. H.B Sutopo (2002: 64). Dengan metode ini dilakukan penulis secara langsug sehingga dapat mengamati gejala dari masalah yang saya amati disebut juga dengan observasi berperan aktif. Tidak sebagaimana halnya dengan observasi berperan pasif, observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dab penulis tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan tema yang diangkat oleh penulis, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya dan bisa dimanfaatkan bagi pengambilan data. Dalam hal ini penulis berperan aktif di bagian kesekretariatan dan ikut serta dalam kegiatan adminstrasi keluar masuk surat pada instansi tersebut.
b. Wawancara
Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan.Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara. H.B Sutopo (2002: 58). Wawancara adalah Tanya jawab secara lisan dari penulis kepada narasumber yang dianggap ahli di bidang kesekretariat untuk mendapatkan data atau informasi yang falid dari pertanyaan yang saya butuhkan untuk tujuan pengamatan ini.
c. Dokumentasi
Dokumen dan Arsip merupakan bahan tulis yang gayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. H.B Sutopo (2002: 54). Dokumen yang saya ambil dari pengamatan yang saya kaji yaitu dokumen tentang jumlah surat keluar masuk surat pada Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kota Surakarta sebagai arsip hanya tahun 2013.
5. Teknis Analisis Data
Teknis analisi data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisis data kualitatif, dimana analisi data kualitatif merupakan pengolahan data berupa pengumpulan data, penguraiannya kemudian membandingkan dengan teori yang berhubungan masalahnya, dan akhirnya menarik kesimpulan.
Dalam penulisan laporan ini penulis menggunakan analisis data kualitatif. Analisa dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo (2002:94-96) terdiri dari 3 komponen utama yaitu : a. Reduksi data
Merupakan komponen pertama dalam analisi yang merupakan proses selektif pemfokusan, penyederhanaan dan abstraksi data dari pengumpulan data yang berlangsung dengan memuat ringkasan catatan data yang diperoleh dilapangan.
b. Sajian data
Merupakan suatu rakitan organisai informasi, diskriptif dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan , sajian ini disusun secara logis dan sistematis sehingga mudah dibaca dan mudah dipahami.
Sajian data ini mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan. Dengan melihat penyajian data penulis akan mengerti apa yang terjadi dan
memungkinkan untuk mengerjakan suatu pada analisis data.
Sajian data selain dalam bentuk narasi kalimat, juga dapat berbentuk seperti jenis metrik, gambar atau skema, dan tabel sebagai pendukung narasinya.
c. Penariakan Simpulan.
Pada awal pengumpulan data, pengamat harus memahami arti berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan kinfigurasi, arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi yang didasarkan pada semual hal yang terdapat pada reduksi maupun sajian datanya.Kemudian pada awal penarikan simpulan kurang jelas kemudian meningkat secara ekspilsit dan mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir.
Simpulan perlu disertifikasi agar cukup mantap dan benar- benar bisa dipertanggungjawabkan.
Gambar 2.1. Model Analisis Interaktif Sumber : Sutopo (2002:96)
PENGUMPULAN DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULAN/VERIFIKASI REDUKSI DATA
