18 3.1. Sekilas Tentang PPIC PT. Surabaya Wire
Setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa manufaktur, PPIC merupakan sebuah departemen yang wajib dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Dapat dikatakan PPIC merupakan jantung dari perusahaan tersebut. Karena dalam departemen ini proses produksi dan pengaturan inventarisasi stok dilakukan. PPIC sela lu berperan sebagai perencana dan pelaksana suatu proses produksi pada setiap perusahaan. Sehingga tepat waktu dan efisiensi suatu perusahaan manufaktur dalam memenuhi permintaan pasar dan pesanan pelanggan sangat dipengaruhi oleh sistem PPIC.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi
Board Of Directors
Secretary Sales & Raw Material
Purchasing
Divisi Support Divisi Operation Divisi Finance &
Accounting
Departemen Quality Assurance
Departemen Information Technology
Departement Marketing Support
Departemen Drawing, Cutting, & Annealing
Departemen Nail &
Packaging
Departemen Enginneering
Departemen PPIC &
Warehouse
Departemen HRD, Pers &
Grade Assessment Departemen Finance
Departemen Accounting
Purchasing
PT Surabaya Wire Organization Structure 2003
Menyadari begitu besar peranan PPIC dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, PT. Surabaya Wire berusaha mewujudkan suatu bentuk desain sistem PPIC berbasis komputer untuk menggantikan sistem PPIC yang lama. Saat ini PT. Surabaya Wire memproduksi empat macam produk, yaitu:
a. Paku , paku disini merupakan produk utama dari PT. Sur abaya Wire. Dalam proses produksinya juga dibedakan menjadi dua, yaitu : lokal dan eksport.
b. Kawat Bakar (Bendrat) , untuk produk ini perusahaan juga memenuhi dua pangsa pasar, yaitu lokal dan eksport.
c. Kawat Potong (Beton Ezer).
d. Kawat Paku, untuk hasil produksi ini PT. Surabaya Wire hanya memenuhi pasar lokal. Tetapi paling banyak digunakan untuk keperluan produksi sendiri.
Karena bahan ini merupakan bahan baku dari paku.
3.2. Proses Target Produksi Marketing – PPIC
Pada PT. Surabaya Wire divisi marketing dibagi menjadi 2 bagian, yaitu : bagian sales dan bagian raw material.
Setiap akhir bulan marketing sales menawarkan target penjualan pada setiap distributor PT. Surabaya Wire. Setelah mengetahui pesanan dari tiap distributor, marketing mengecek stok pada gudang jadi (finish good) sesuai dengan jenis dan ukuran masing-masing barang. Apabila stok tiap barang tidak sesuai dengan permintaan maka marketing sales akan membuat target produksi berdasarkan pesanan distributor per ukuran dan per merk. untuk PPIC, sesuai dengan kekurangan dari tiap barang. Lalu target produksi tersebut diolah berdasarkan per ukuran oleh PPIC.
Tugas marketing selain membuat target produksi bulanan, juga membuat target produksi untuk eksport atau untuk memenuhi permintaan khusus dari distributor. Untuk memenuhi kebutuhan pesanan eksport atau permintaan khusus (job order), marketing menunggu penawaran sisa kapasitas mesin hasil perencanaan produksi bulanan dari PPIC.
Gambar 3.2 Flow Sistem Order dan Target Produksi
3.3 . Proses Perencanaan Produksi
PPIC membuat rencana produksi untuk proses produksi paku dan tarik (drawing). Perencanaan produksi pada PT. Surabaya Wire dibagi menjadi dua bagian, yaitu mass production (produksi bulanan) dan job order (pesanan baik eksport maupun lokal). Untuk perencanaan produksi mass production paku maupun bendrat dilakukan setiap awal bulan menunggu permintaan kebutuhan dari marketing sales. Setelah menerima permintaan kebutuhan bulanan, PPIC baru merencanakan produksi per ukuran dan kapasitas per mesinnya. Bagian produksi dibagi menjadi dua unit, yaitu unit 1 dan unit 2. Untuk mesin pada unit 2 baru akan digunakan apabila kapasitas mesin unit 1 yang dijadwalkan tidak mencukupi.
PPIC akan mengalokasikan sisa dari kapasitas mesin unit 1 ke unit 2 untuk memenuhi kebutuhan produksi. Kemudian PPIC melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku dan bahan sub materialnya. Apabila bahan baku wire rod yang dibutuhkan tidak mencukupi atau kosong maka PPIC melakukan alokasi
Marketing
Target Produksi Cek Lap Stok
Gudang Finish Good Cek Order MARKETING
Tdk Sesuai
Jual Sesuai
Data Pesanan dan Order Order Pesanan
Store Data Pesanan
PPIC Job Order
Data Target Produksi Store Target Produksi
Flow Sistem Order dan Target Produksi Distributor
kebutuhan pada marketing raw material. Lalu marketing memberikan jadwal kedatangan wire rod yang dipesan.
Sedangkan untuk alokasi kebutuhan sub material, PPIC melakukan permintaan pada divisi pembelian (purchasing). Setelah itu PPIC melakukan penjadwalan produksi.
Gambar 3.3 Flow Perencanaan Produksi PPIC
3.4. Proses Alokasi Kebutuhan WR
Pada saat bahan baku wire rod untuk produksi paku dan bendrat tidak mencukupi, maka PPIC akan mengajukan permintaan pembelian wire rod sesuai dengan yang dibutuhkan kepada divisi marketing raw material. Kemudian marketing mengajukan permintaan tersebut kepada direktur untuk disetujui.
Apabila disetujui maka maka marketing akan melakukan pembelian ke supplier dan mendapatkan jadwal kedatangan wire rod .
PPIC akan menerima laporan kedatangan wire rod dari marketing sehingga dapat merencanakan kembali produksi tersebut. Dan dapat mendahulukan produksi yang bahan bakunya tersedia untuk terlebih dahulu diproduksi.
FLOW OF PERENCANAAN PRODUKSI PPIC
PPIC
Perencanaan Produksi (1) Gudang
Finish Good
Cek Order
Cek Order Produksi Cek Stok Lap Stok Finish
Good
Data Perencanaan Produksi (2) &
(3)
Store Perencanaan Produksi Lap Perencanaan
Produksi Report
Data Kapasitas Mesin (teoritis) Store Kapasitas Mesin
Perencanaan Kebutuhan Bhn Forecast Kebutuhan Baku
Forecast Produksi
Cek Stok WR di Gudang WR
Cek Stok
Alokasi Kebutuhan Tdk Cukup
Marketing Laporan Stok Finish Good
Lap WIP di Paku Lap Sisa WR di
Gudang Drawing Lap Kawat di
Stuffle Drawing - Paku
Lap WIP di Packaging Lap WIP di Poles
Cek Stok Sub- Mat di Gdg
SubMat
Cek Stok Order Pembelian
Tdk Cukup Pembelian
Order Produksi
Cukup Cukup
Data Kebutuhan Bahan Baku
Laporan Kebutuhan Bahan
Baku
Laporan
Lap Stok Potong dan Produksi
Potong
Lap WIP Drawing Cek Stok Marketing
Target Produksi
Gambar 3.4 Flow Sistem Alokasi kebutuhan WR
3.5 . Proses Penjadwalan PPIC
Masalah permintaan target produksi, perencanaan, sampai penjadwalan produksi pada PT. Surabaya Wire ditangani oleh departemen PPIC & warehouse dengan menggunakan perpaduan sistem manual dan komputer. Data -data perencanaan, penjadwalan produksi dan stok yang disimpan dalam database PPIC masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel, sedangkan untuk mengecek WIP produksi sudah menggunakan sistem aplikasi Microsoft Access dari tiap departemen. Sehingga untuk beberapa masalah perencanaan dan penjadwalan produksi masih sering terjadi kelebihan produksi, kelebihan pemakaian bahan baku dan masalah ketidaktepatan waktu produksi. Penyebab dari seringnya kelebihan bahan tersebut karena proses penjadwalan ya ng dilakukan oleh PPIC belum dapat menentukan bahan-bahan yang digunakan dan mengetahui lokasi bahan tersebut berada. Juga disebabkan proses inventory hasil produksi kawat paku dan kawat bakar yang terdapat pada stuffle drawing belum terurutkan
PPIC Alokasi Kebutuhan
Order Pembelian WR
Data Kebutuhan WR
Store Data Kebutuhan WR
Marketing Order Pembelian
Data Pembelian WR Store Data Pembelian WR
Pembelian WR Order Pembelian
Supplier
Lap DO &
kedatangan W.R Simpan
Kirim
Flow Chart System Alokasi Kebutuhan WR dan Pembelian WR
Lap Kedatangan WR
Timbang DO WR Gudang Wire Rod
Kedatangan WR Laporan WR
berdasarkan nomor label yang terdapat pada masing-masing hasil produksi, juga disesabkan karena hilang atau jatuh dari bahan tersebut. Selain itu masalah kecepatan, akurasi dan ke tepatan data dengan sistem pembukuan dan pengarsipan manual masih belum teruji karena me mperbesar faktor kesalahan manusia (human error).
Proses penjadwala n meliputi ukuran, hari kerja, kapasitas produksi yang harus dilakukan mesin per hari dan per shiftnya sehingga diketahui jumlah produksi yang harus dicapai per minggu dan total per bulan, data penggunaan barang dan hasil produksi yang harus dicapai setiap harinya sampai waktu yang telah ditentukan. Hasil produksi tersebut diketahui setelah melakukan perencanaan produksi per bulannya atau sesuai dengan periode waktu yang telah ditentukan saat membuat rencana produksi. Hari kerja produksi dan komposisi kapasitas mesin disesuaikan dengan jadwal kerja perusahaan. Sedangkan pada hari sabtu biasanya jumlah produksinya setengah dari hari biasa. Dalam penjadwalan yang terpenting selain menghasilkan jadwal kerja juga menghasilkan data penggunaan bahan (wire rod / kawat paku) dan sub material, serta mengetahui asal bahan dan lokasinya (gudang wire rod , stuffle drawing, stuffle paku). Sehingga PPIC dapat mengef isiensi bahan baku dan tidak terjadi penumpukan bahan baku di stuffle.
Setelah jadwal produksi selesai dibuat, PPIC akan memberikan jadwal tersebut ke masing-masing departemen produksi untuk melakukan produksi dan mengambil bahan baku sesuai dengan jumlah dan lokasi bahan yang telah ditetapkan.
Bagian PPIC juga wajib memberikan laporan-laporan baik itu data maupun informasi yang berhubungan dengan jadwal produksi dalam jangka waktu tertentu, biasanya per periode tertentu (harian, mingguan, bulanan, dan tahunan).
Laporan-laporan tersebut biasanya ditujukan kepada manajer, kepala divisi dan kepala departemen pada bagian produksi dan marketing sebagai referensi untuk memonitor bagaimana kinerja produksi secara menyeluruh.
