L A ND ASA N T E O RI

II-1

B A B II

L A ND ASA N T E O RI

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kesatuan dari berbagai elemen yang bekerja sama mencapai tujuan. Dalam hal ini, tujuan utama sistem informasi adalah untuk mengelola dan menyampaikan informasi dengan baik dan benar sesuai dengan peruntukannya. Dewasa ini, hampir semua organisasi bisnis bergantung pada kehadiran sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya.

2.2.1 Pengertian Sistem dan Sistem Informasi

Sistem adalah suatu entity atau kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu [2] .

Menurut Barry E. Cushing [3] : ³Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.´

Menurut George H. Bodnar [3]: ³Suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan hubungan satu dengan yang lainnya´

Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin [3]: ³Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terjadi dari interaksi sub sistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama´

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sebuah kesatuan antar komponen di dalam suatu enviroment atau organisasi, yang keberadaannya dirancang untuk mendukung proses pencapaian goal di dalam lingkungan tersebut.

Informasi dapat diperoleh dari sebuah sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:

II-2

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan startegi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan. [2]

Sistem informasi manajemen sering dikenal dengan singkatan SIM, merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM didefinisikan oleh George M. Scott sebagai berikut [3]:

Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional.

Menurut Barry E. Cushing [3]:

Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung-jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah sistem yang terintegrasi dengan berbagai elemen di dalam organisasi/ perusahaan dan bertujuan untuk mengoptimalkan berbagai proses bisnis di dalam organisasi.

Sistem informasi terdiri dari lima komponen [4]. Kelima komponen itu dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin.

2. People dan procedures yang merupakan manusia dan tata cara menggunakan mesin.

3. Data yang merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

Gambar 2.1 K omponen Sistem Informasi

Hardware Software

Data

Procedures _People

2.2.2 Software Development Life Cycle (SD L C)

Tidak ada sistem informasi yang serta merta langsung jadi dan siap digunakan. Sebelum sebuah sistem informasi siap untuk digunakan oleh user, ada tahapan dan langkah- langkah yag harus dilewati hingga sistem informasi siap dan seara menyeluruh dianggap layak untuk dipakai. Agar proses pengembangan berjalan dengan baik maka diperlukan suatu proses sistematis yang mampu menjamin bahwa sistem informasi yang dibangun bersifat tepat guna, berjalan secara efektif, dan maintainable di kemudian hari. Maka dari itu diperlukan suatu kaidah proses yang baik. Kaidah dalam pengembangan sistem informasi ini sering disebut dengan software development life cycle.

Siklus hidup pengembangan perangkat lunak atau software development life cycle (SDLC) adalah tahapan yang umum dilakukan dalam pembuatan atau perbaikan/ penggantian sebuah sistem/ software, dan mengacu juga pada metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan software. Pada ruang lingkup RPl, konsep SDLC menjelaskan urutan- urutan fase, aktivitas dan keluaran setiap fase- fase terkait dengan pengembangan perangkat lunak. Setiap fase pada SDLC menggunakan hasil dari fase sebelumnya. Salah satu model SDLC yang paling dikenal adalah waterfall [5]. Di dalam model waterfall terdapat beberapa urutan aktivitas sebagai berikut :

1. Requirement Definition. Pelayanan, batasan, dan tujuan sistem ditentukan melalui konsutasi dengan user sistem. Persyaratan ini kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.

2. System and Software Design. Proses Perancangan sistem membagi persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistemm perangkat lunak yan mendasar dan hubungan- hubungannya.

3. Implementation and Unit Testing. Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau

II-4

unit program. Pegujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.

4. Integration and System Testing. Unit program atau program individual diintegrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak dikirim ke pelanggan.

5. Operation and System Maintenance. Biasanya ini merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diinstall dan dipakai. Maintenance mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap- tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan- persyaratan baru ditambahkan.

2.2.3 System Maintenance

Sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang mampu menjawab masalah di dalam organisasi dan berfungsi secara korelatif dengan tujuan pengembangan. Dalam proses pengembangan, maintenance mengisi lebih dari 50% total proses pengembangan sistem [6]

Menurut Lients dan Swanson, mereka mengelompokkan maintenance menjadi empat tipe, yaitu korektif, adaptif, perfektif dan preventif [7]

Pemeliharaan korektif meliputi semua aktivitas yang dilakukan untuk memperbaiki kegagalan atau kesalahan yang ditemukan setelah software dipasang di level user. Pemeliharaan adaptif meliputi perubahan yang dilakukan oleh software sebagai respon adaptasi terhadap perubahan lingkungan misalnya ada perubahan terhadap hardware atau sistem operasi yang digunakan, atau perubahan eksternal misalnya perubahan business rules, kebijakan pemerintah atau workflow. Pemeliharaan perfektif dilakukan untuk mengakomodasi perubahan user yang baru atau perubahan terhadap kebutuhan yang sudah ada. Pemeliharaan perfektif mengacu pada peningkatan fungsionalitas atau kinerja sistem untuk meningkatkan layanan terhadap user. Pemeliharaan preventif, meliputi semua aktivitas yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan pada

pemeliharaan sistem di masa mendatang, seperti memperbaharui dokumen, menambahkan komentar, dan meningkatkan struktur program.

Salah satu model yang umum dipakai digunakan untuk mengadopsi karakteristik sistem yang bersifat evolusioner dan kebutuhan pemeliharaan adalah model Boehm. Model Boehm adalah pemodelan untuk pemeliharaan sistem yang dilandasi oleh model dan prinsip ekonomi, yang menyatakan bahwa semua keputusan biasanya didasari oleh pertimbangan ekonomi [8]. Boehm menyatakan proses pemeliharan sebagai sebuah lingkaran tertutup (close-loop cycle) dari 4 fase utama yaitu keputusan manajemen yang menyetujui perubahan, implementasi perubahan yang akan menyebabkan versi baru software digunakan, software baru digunakan dan akan memberikan hasil, yang kemudian dievaluasi dan hasilnya dapat berupa usulan perbaikan/perubahan. Jadi, proses pemeliharaan didasari oleh keputusan manajemen yang menyelaraskan antara tujuan dan kendala pemeliharaan. Gambar 2.2. menunjukkan ilustrasi model Boehm [6]:

Gambar 2.2 Model Pemeliharaan Sistem Boehm [6]

2.2 Evaluasi Sistem Informasi

Evaluasi sistem informasi salah satunya dimaksudkan untuk melihat sejauh mana kesesuaian antara sistem informasi yang sudah dikembangkan dengan tujuan dikembangkannya sistem atau user requirement. K ecocokan

II-6

dengan user requirement merupakan salah satu variabel dalam tujuan adanya evaluasi sistem informasi selain performance.

Ron Weber [9] menyatakan bahwa evaluasi sistem informasi dapat dipandang dari dua sisi yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi menekankan evaluasi atas kualitas ketersediaan sistem yang meliputi misalnya kehandalan sistem, jumlah waktu akses, jumlah waktu down-time dan sebagainya. Sedangkan efektivitas mengkaji sistem informasi dari sisi kualitas sistem dibandingkan dengan ekspektasi yang diharapkan atas sistem tersebut.

Lu dan Chin [10] mengkategorikan 5 aliran dalam mengevaluasi sistem yaitu: user satisfaction (kepuasan pengguna), behavioral intention (perilaku pengguna), structuration (struktur sistem informasi), innovation diffusion, dan task-technology fit research stream. Dimensi user pada evaluasi sistem informasi digambarkan dalam pendekatan kerangka kerja taksonomi evaluasi sistem seperti pada gambar 2.3.

Setiap sistem yang telah dilaksanakan perlu dinilai atau dievaluasi unjuk kerjanya untuk melihat sejauh mana keberhasilannya dalam mencapai tujuan dan sasaran awal yang ditetapkan. Periode evaluasi tergantung dari kebutuhan dan kebijakan manajemen [9].

2.2.1 Evaluasi Usability dan Utility Sistem Informasi

Sudut pandang evaluasi lainnya yaitu mengenai evaluasi usability dan utility system. Usability mengacu kepada pengalaman pengguna ketika berinteraksi dengan produk atau sistem, yang dapat berupa situs web, software, peralatan atau aplikasi. Usability terkait dengan efektivitas, efisiensi dan kepuasan pengguna secara keseluruhan. Usability bukan merupakan satu dimensi properti produk, sistem atau antarmuka. Usability merupakan kombinasi berbagai faktor antara lain: perancangan yang intuitif, kemudahan dipelajari, efisiensi penggunaan (seberapa cepat pengguna dapat menyelesaikan tugasnya), kemudahan diingat, tingkat kesalahan pengguna, dan kepuasan pengguna secara subyektif.

Utility dapat dipandang sebagai kepuasan atau kegembiraan, atau keinginan yang terpenuhi (desire-fulfilment). Saat ini, utility mengacu pada berbagai interpretasi, salah satunya mengacu pada kepuasan pengguna ketika memakai sistem dan seberapa jauh pengguna memakai sistem untuk menunjang kebutuhannya. Hubungan antara usability dan utility dapat dilihat secara lebih jelas pada diagram yang disajikan oleh Mifsud [11] seperti pada gambar 2.4. Pada gambar terlihat bahwa usability akan mempengaruhi utility, tetapi Utility mengacu sejauh mana produk tersebut dianggap berguna dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

II-8

Gambar 2.4 Perbandingan Ruang Lingkup Usability dan Utility

2.2.2 Evaluasi Implementasi Sistem dengan System Utility

Salah satu pendekatan evaluasi sistem dari segi efektivitas adalah pendekatan System Utility [12]. Pendekatan ini dikemukakan oleh Kendall & Kendall yang meninjau keberhasilan implementasi sistem dari enam sudut pandang yaitu [12] : posession Utility, Goal Utility, Place Utility, Form Utility, Time Utility, dan Actualization Utility. Pendekatan ini termasuk pada kategori efektivitas dikarenakan berusaha mengevaluasi sistem berdasarkan ekspektasi pengguna terhadap sistem. Keenam sudut pandang tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Goal Utillity

Goal Utility mencoba menjawab mengapa sistem informasi tersebut dibutuhkan, dengan menanyakan apakah keluaran sistem memiliki peranan yang berarti bagi organisasi dalam mencapai tujuannya

2. Posession Utility

Posession Utility mencoba menjawab siapa yang harus menerima keluaran sistem. Hal ini berpengaruh pada aspek kepemilikan informasi pada sistem tersebut. Jika keluaran sistem tidak jelas pihak mana yang membutuhkan,

maka ini dapat menjadi indikasi bahwa sistem telah dibangun tanpa memperhatikan kebutuhan pengguna sistem.

3. Place Uillity

Place Utility mencoba menjawab ruang lingkup distribusi informasi, dengan kata lain, mengevaluasi seberapa jauh informasi dapat tersebar di satu lingkungan atau organisasi pengguna informasi tersebut.

4. Form Utility

Form utility menjawab pertanyaan jenis keluaran yang seperti apa yang didistribusikan kepada para pengambil keputusan. Pertanyaan ini digunakan untuk mengevaluasi apakah keluaran yang sudah dihasilkan disajikan dalam bentuk yang bermanfaat bagi pengguna sistem.

5. Time Utility

Time utility menjawab pertanyaan kapan informasi akan dikirimkan, atau menyangkut apakah sistem sudah menghasilkan keluaran tepat pada waktu yang sudah diinginkan oleh pengguna sistem.

6. Actualization Utility

Actualization utility menjawab bagaimana informasi diperkenalkan dan digunakan oleh pengambil keputusan.

Sejauh ini, belum banyak penelitian terkait pemanfaatan pendekatan System Utility seperti yang dikemukakan oleh Kendall & Kendall. Salah satu penelitian yang mengembangkan pendekatan System Utility menjadi satu alat untuk mengevaluasi sistem yaitu dengan menggabungkan enam sudut pandang tersebut terhadap tiga dimensi persepsi pengguna terhadap sistem informasi [13] yaitu dimensi produk (sistem informasi atau informasi yang dihasilkan oleh sistem itu sendiri), proses (bagaimana informasi itu dihasilkan), dan layanan atau service (bagaimana kualitas layanan sistem informasi ataupun infrastruktur pendukung terhadap pengguna) [14]. Penggabungan ini dilakukan agar diperoleh gambaran yang lebih menyeluruh atas persepsi pengguna terhadap sistem.

II-10

Lebih lanjut, dilakukan juga identifikasi elemen evaluasi dengan meninjau ulang definisi setiap aspek dan menerjemahkannya menjadi identifikasi kualitas sistem informasi. Tabel 2.1 menunjukkan identifikasi kualitas yang akan dinilai berdasarkan pendekatan System Utility.

Tabel 2.1 Aspek Penilaian K erangka System Utility [13]

Sudut Pandang Aspek Penilaian

Goal Dukungan sistem terhadap pencapaian tujuan organisasi Dukungan sistem terhadap kinerja organisasi

Posession Keluaran sistem dibutuhkan oleh fungsi tertentu pada organisasi Keluaran sistem sudah tepat sasaran

Place Kemudahan akses Ketersediaan sistem

Cakupan akses terhadap sistem

Form Fleksibilitas keluaran dalam berbagai bentuk Kemudahan distribusi keluaran

Konten informasi yang ditampilkan pada keluaran

Actualization Informasi dikirimkan tepat pada saat dibutuhkan.

Rekapitulasi informasi yang penting dikirimkan secara rutin kepada unit organisasi yang berwenang.

Time Para pengambil keputusan mengenal kehadiran sistem dan konten informasi yang dapat disampaikan oleh sistem.

Para pengambil keputusan dapat memanfaatkan konten tersebut untuk memberikan rekomendasi perbaikan

Konten informasi yang ditampilkan memuat data yang akurat dan terkini

Sebagai contoh, misalnya untuk elemen possession (menjawab siapa yang harus menerima keluaran sistem) dapat diterjemahkan menjadi siapa yang berpotensi paling besar memanfaatkan keluaran dari sistem. Interpretasi tersebut kemudian dikembangkan berdasarkan tiga sudut pandang, sehingga, misalnya untuk sudut pandang Posession, dihasilkan pernyataan berikut [14]:

1. PS1: Keluaran sistem bermanfaat dalam mendukung operasional pekerjaan 2. PS2: Keluaran sistem mempengaruhi kelancaran pekerjaan

3. PS3: Keluaran sistem menentukan respon terhadap satu kejadian

Kode di atas menjelaskan bahwa PS menyatakan Posession, dan 1, 2, 3 menyatakan persepsi dari tiga sudut pandang. Pendekatan tersebut kemudian digunakan untuk mendefinisikan kode pernyataan kuesioner seperti berikut:

1. PS (Possession) : dengan nomor PS1, PS2, ... 2. FR (Form) : dengan nomor FR1, FR2, ... 3. PL (Place) : dengan nomor PL1, PL2, ...

Model ini kemudian dijadikan landasan untuk membangun pendekatan yang lebih aplikatif dan dilengkapi dengan langkah-langkah aktivitas yang lebih realistik untuk mengevaluasi sistem informasi yaitu [15]:

1. Membangun kuesioner berdasarkan pendekatan evaluasi yang dipilih. 2. Mengumpulkan opini terhadap dimensi kualitas sistem informasi (diukur

melalui atribut- atributnya).

3. Menganalisis data hasil opini untuk mengetahui dari sudut pandang mana suatu sistem informasi dianggap sudah memenuhi dan yang belum atau kurang memenuhi ekspektasi pengguna.

4. Membuat rekomendasi untuk mengatasi masalah.

2.2.3. K uesioner System Utility

Pada penelitian ini, digunakan paket kuesioner yang dikembangkan oleh Falahah [16], yang merupakan bagian dari penelitian dalam skala yang lebih besar yaitu mencakup implementasi SISKOTKLN dari enam sudut pandang dan untuk seluruh Indonesia. Rancangan kuesioner dibangun dengan tahapan sebagai berikut:

1. Pada setiap sudut pandang penilaian, diturunkan beberapa pernyataan sesuai dengan sasaran setiap sudut pandang. Sebagai contoh, untuk sudut pandang GOAL, diturunkan dua sasaran utama yaitu untuk mengetahui peranan sistem dalam mencapai tujuan organisasi yang diukur dari dua hal yaitu :

a. Peranan output sistem pada proses pengambilan keputusan di dalam organisasi

b. Peranan output sistem untuk mengukur kinerja organisasi.

Berdasarkan identifikasi pengukuran di atas, disusun aspek penilaian dari tiga dimensi dan contoh hasilnya dapat dilihat pada tabel 2.3.

2. Berdasarkan hasil identifikasi aspek penilaian pada tabel 2.1., dikembangkan beberapa pernyataan yang dianggap dapat merepresentasikan parameter yang

II-12

ingin diukur. Pada sudut pandang GOAL seperti contoh di atas, untuk sasaran pertama, diturunkan menjadi beberapa pernyataan, misalnya :

a. Output informasi sistem digunakan sebagai masukan pada pengambilan keputusan

b. Output informasi sistem sesuai dengan kenyataan

c. Output informasi sistem tidak memiliki kesalahan baik dari segi perhitungan maupun konten data

d. Kehadiran sistem dirasakan manfaatnya oleh pengguna e. Output sistem bermanfaat bagi manajemen

f. Output sistem bermanfaat bagi target pengguna

Tabel 2. 2 Identifikasi Aspek Penilaian pada Sudut Pandang Goal Sudut

Pandang

Target Aspek

Penilaian

Rinciani Aspek Penilaian

Goal Menjawab bagaimana luaran sistem informasi dapat membantu organisasi mencapai tujuan Dukungan sistem terhadap pencapaian tujuan organisasi. Sistem dapat menyediakan informasi yang bermanfaat bagi organisasi untuk mencapai tujuan. Kriteria bermanfaat: 1. Informasi tersebut diperlukan dalam proses pembuatan keputusan 2. Isi informasi sesuai dengan kenyataan 3. Isi informasi bebas dari kesalahan Informasi dihasilkan dalam satu proses yang distandarkan (memiliki SOP), dan dijalankan sesuai dengan standar proses tersebut. Sistem dapat menyediakan layanan yang dibutuhkan oleh unit tersebut. Kriteria layanan yang dibutuhkan adalah : Sesuai dengan proses bisnis di unit tersebut Muatan informasi mendukung percepatan proses bisnis. Dukungan sistem terhadap kinerja organisasi. Informasi yang dihasilkan sistem dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi, yaitu: Termasuk pada parameter KPI organisasi Dapat diperoleh informasi sebelum dan sesudah periode penilaian tertentu. Dapat dibedakan antara informasi yang dihasilkan melalui proses yang standar dengan yang tidak sesuai standar

Pada sasaran kedua, diturunkan pernyataan sebagai berikut :

a. Output informasi merupakan bagian dari parameter KPI (Key Performance Indicator)

Output informasi dapat diperoleh pada periode-periode tertentu.

Atas dasar identifikasi pernyataan di atas, dibangun kandidat pernyataan kusioner untuk sudut pandang Goal seperti contoh pada tabel 2.4.

3. Kuesioner diatas akan diajukan kepada 3 jenis pengguna yang umum terdapat pada suatu sistem informasi yaitu pihak manajemen, operator (petugas entri data) dan pengguna informasi (user). Untuk memudahkan pengolahan data, semua pernyataan tersebut diberi kodifikasi sesuai dengan pihak pengguna dan dimensi penilaian, sehingga diperoleh format kodifikasi sebagai berikut :

II-14

USX-G Y Y NN Dengan ketentuan :

US : Singkatan dari User System Utility

X : Pihak pengguna, M menyatakan Manajemen, O menyatakan operator, U menyatakan pengguna informasi/user. G : menyatakan sudut pandang evaluasi yaitu Goal

YY : menyatakan dimensi evaluasi yaitu Produk (PD), Process (PR), dan Service (S)

NN : menyatakan nomor urut pernyataan, dibuat secara hirarki misalnya 11 menyatakan sub pernyataan 1.1

Contoh :

USM-GPR12 :User System Utility, dari pihak M anajemen, Goal, dimensi Proses, nomor pernyataan 1.2 (menyatakan bahwa untuk satu aspek, ada dua pernyataan penilaian).

Tabel 2.3 K andidat Pernyataan untuk K uesioner, pada Sudut Pandang Goal [16] GPD1:

Output informasi sistem digunakan sebagai masukan pada pengambilan keputusan

Output informasi sistem sesuai dengan kenyataan

Output informasi sistem tidak memiliki kesalahan baik dari segi perhitungan maupun konten data Kehadiran sistem dirasakan manfaatnya oleh pengguna Output sistem bermanfaat bagi manajemen

Output sistem bermanfaat bagi target pengguna

GPR1:

Tersedia SOP untuk memproses informasi

Proses pengolahan informasi dijalankan sesuai dengan SOP yang berlaku.

Tersedia SOP yang mengharuskan pengguna berpartisipasi dalam menggunakan sistem

GS1 :

Output sistem diperlukan untuk pelaksanaan proses bisnis

Output sistem dapat membantu percepatan proses bisnis

GPD2 :

Output informasi merupakan bagian dari parameter KPI

Output informasi dapat diperoleh pada periode-periode tertentu.

GPR2 :

Untuk output yang keliru, dapat

dikenali dengan cepat

kekeliruannya.

Berdasarkan tabel 2-4 di atas, diturunkan pernyataan kuesioner beserta kodifikasi penomoran pernyataan seperti pada tabel 2.5.

4. Kuesioner disajikan menggunakan skala pengukuran evaluasi semantik diferensial yang mengukur penilaian berdasarkan sikap responden terhadap satu kondisi. Pilihan jawaban dipetakan dalam bentuk Likert scale dengan

rentang nilai 1 (sangat tidak setuju) 2 (tidak setuju), 3 (ragu- ragu), 4 (setuju), 5 (sangat setuju).

Tabel 2.4 Contoh Pernyataan K uisiner untuk Sudut Pandang Goal [16]

ID_question Question

USM-GPR11 Tersedia SOP untuk memproses informasi

USM-GPR12 Proses pengolahan informasi dijalankan sesuai dengan SOP yang berlaku.

««

USM-GPD15 Output sistem bermanfaat bagi manajemen

USM-GPD11

Output informasi sistem digunakan sebagai masukan pada pengambilan keputusan

USM-GPD12 Output informasi sistem sesuai dengan kenyataan

USM-GPD14 Kehadiran sistem dirasakan manfaatnya oleh pengguna

USU-GPD14 Kehadiran sistem dirasakan manfaatnya oleh pengguna

««

USU-GS12 Output sistem dapat membantu percepatan proses bisnis

USM-GS11 Output sistem diperlukan untuk pelaksanaan proses bisnis

III-1

B A B III

T INJA U A N O R G A NISASI D A N SIST E M IN F O R M ASI

Pada bab ini akan dibahas mengenai keadaan organisasi yang mengelola dan menggunakan Sistem Komputerisasi Tenaga Kerja Luar Negeri (SISKOTKLN) serta ruang lingkup sistem informasi yang akan diteliti.

3.1 Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga K erja Indonesia (BNP2T K I).

BNP2TKI adalah lembaga pemerintah yang dibentuk pada tahun 2004 berdasarkan Undang-Undang pemerintah nomor No 39/2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri, pasal 94 ayat (1) dan (2). Struktur operasional BNP2TKI diatur pada Peraturan Presiden (Perpres) No 81/2006 tentang Pembentukan BNP2TKI yang ruang lingkup kerjanya melibatkan unsur-unsur instansi pemerintah pusat terkait pelayanan TKI, antara lain Kemenlu, Kemenhub, Kemenakertrans, Kepolisian, Kemensos, Kemendiknas, Kemenkes, Imigrasi (Kemenhukam), Sesneg, dan lain-lain.

Pada 2006 pemerintah mulai melaksanakan penempatan TKI program Government to Government (G to G) atau antarpemerintah ke Korea Selatan melalui Direktorat Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Luar Negeri (PPTKLN) di bawah Direktorat Jenderal PPTKLN Depnakertrans. Kemudian dikeluarkan Peraturan Kepala BNP2TKI No 01/2007 tentang Struktur Organisasi BNP2TKI yang meliputi unsur-unsur intansi pemerintah tingkat pusat terkait pelayanan TKI. Dasar peraturan ini adalah Instruksi Presiden (Inpres) No 6/2006 tentang Kebijakan Reformasi Sistem Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia [24].

Dengan kehadiran BNP2TKI ini maka segala urusan kegiatan penempatan dan perlindungan TKI berada dalam otoritas BNP2TKI, yang dikoordinasi Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi namun tanggung jawab tugasnya kepada presiden. Program penempatan TKI G to G ke Korea pun dilanjutkan oleh BNP2TKI, bahkan program tersebut diperluas BNP2TKI bekerjasama pemerintah Jepang untuk penempatan G to G TKI perawat pada 2008, baik untuk perawat rumah sakit maupun perawat lanjut usia.

Saat ini, struktur organisasi BNP2TKI terdiri atas tiga Deputi, kepengurusan tingkat provinsi (BP3TKI) dan kabupaten yang membawahi beberapa wilayah (P4TKI) [25]. Gambar 3.1. memperlihatkan struktur organisasi di BNP2TKI saat ini.

Gambar 3.1 Struktur O rganisasi B NP2T K I [25]

K e TENAGA PROFESIONAL Kep INSPEKTORAT Kepal a BNP2TKI Kepala BNP2TKI SEKERTARIAT UTAMA Kepal a BNP2TKI Kepal a BNP2TKI BP3TKI / LP3TKI K epala BNP2TKI K epala BNP2TKI P4TKI Kepal a BNP2TKI Kepal a BNP2TKI PUSAT LITBANG DAN INFORMASI Kepala BNP2TKI Kepala BNP2TKI KEPALA BNP2TKI Kepal a BNP2TKI

Deputi Bidang Kerjasama Luar Negeri Dan Promosi

Kepal a BNP2TKI DEPUTI BIDANG PENEMPATAN Kepal a BNP2TKI DEPUTI BIDANG PERLINDUNGAN

III-3

BP3TKI (Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia) adalah Unit Pelaksana Teknis di lingkungan BNP2TKI yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BNP2TKI, sedangkan P4TKI adalah Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI, yang dioperasikan di bawah BP3TKI dan memiliki area kerja berupa beberapa wilayah setingkat kabupaten, misalnya P4TKI Cirebon memiliki area kerja Kabupaten Cirebon, Indramayu, Karawang, dan Majalengka. Kehadiran P4TKI dimaksudkan untuk mendekatkan layanan kepada para calon TKI yang memerlukan.

3.1.1 BP3T K I (Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga K erja Indonesia)

BP3TKI mempunyai tugas memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan, perlindungan dan penyelesaian masalah Tenaga Kerja Indonesia secara terkoordinasi dan terintegrasi di wilayah kerja masing-masing BP3TKI. Dalam melakukan tugasnya, BP3TKI bekerjasama dengan instansi pemerintah terkait baik Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah sesuai dengan tugas masing-masing, meliputi ketenagakerjaan, keimigrasian, verivikasi dokumen kependudukan, kesehatan, kepolisian, dan bidang lain yang dianggap perlu.

Dalam melaksanakan tugas tersebut di atas, BP3TKI menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan, Pengembangan Program dan Anggaran;

2.Pembinaan, Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Lembaga Penempatan Tenaga Kerja Indonesia;

3. Penyelenggaraan Pemasyarakatan Program Penempatan dan perlindungan Tenaga Kerja Indonesia;

4. Pelayanan Penerbitan Kartu Tenaga Kerja Luar negeri (KTKLN);

5. Pengumpulan data, Pembinaan Layanan Informasi serta Pembinaan Sistem dan Jaringan Informasi Penempatan dan

Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia;

7. Pemberdayaan dan Pembekalan Akhir Pemberangkatan Tenaga Kerja Indonesia;

8. Pelaksanaan Pemantauan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Negara Penempatan;

9. Pelaksanaan Pendaftaran dan Seleksi Calon Tenaga Kerja Indonesi melalui penempatan oleh pemerintah (G to G dan G to P);

10. Monitoring penyediaan dan pelaksanaan sertifikat CTKI; 11. Pemantauan pelaksanaan kerjasama luar negeri dan promosi; 12. Pelaksanaan fasilitasi LTSP dan P4TKI; Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan penempatan dan perlindungan TKI.

13. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga BP3TKI. 3.1.2 Tenaga K erja Indonesia

Tenaga Kerja Indonesia yang dimaksud pada penelitian ini adalah warga negara Indonesia yang bekerja di luar negeri. Secara umum, Tenaga Kerja Indonesia (TKI) dibagi menjadi dua kategori yaitu informal dan formal. TKI informal adalah TKI yang bekerja pada pihak yang tidak memiliki badan hukum seperti majikan perorangan, sedangkan TKI formal adalah pekerja yang bekerja di perusahaan yang memiliki badan hukum [26]. Bidang pekerjaan yang dianggap sebagai sektor formal, berdasarkan Permenaker No. 1/2015 adalah babysitter (pengasuh bayi), caregiver (pengasuh orang tua), cook (koki), gardener (tukang kebun), child care (pengasuh anak), driver (sopir), dan house keeper (pembantu rumah tangga). Meskipun demikian, penentuan formal dan informal tergantung kepada pengguna atau majikan. Jika majikan bukan berupa badan hukum, maka TKI tersebut, meskipun trampil tetap dianggap sebagai TKI informal.

III-5

Selain kategori formal dan informal, saat ini dikenal juga kategori penempatan TKI government to government (G to G), yaitu melalui perjanjikan kerjasama antar negara seperti dengan Korea dan Jepang. TKI yang ditempatkan melalui program G to G ini termasuk pada kateogri TKI trampil dan formal, dikarenakan pengguna jasa mereka adalah perusahaan berbadan hukum seperti pabrik, industri, dan rumah sakit [27].

3.1.3 K artu Tenaga K erja Luar Negeri ( K T K L N)

KTKLN adalah singkatan dari Kartu Tenaga Kerja Luar Negeri. Kartu ini adalah kartu identitas yang wajib dimiliki oleh setiap WNI yang bekerja di luar negeri sebagaimana diamanatkan dalam UU Nomor 39 Tahun 2004 tentang Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia Di Luar Negeri. KTKLN ini merupakan persyaratan kelengkapan dokumen pemberangkatan bagi mereka yang ingin bekerja di luar negeri. KTKLN dapat diberikan apabila TKI telah memenuhi persyaratan dokumen penempatan TKI di luar negeri, telah mengikuti Pembekalan Akhir Pemberangkatan (PAP), dan telah diikutsertakan dalam perlindungan program asuransi [25].

Lokasi penerbitan KTKLN adalah Kantor Pusat Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI), Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI (BP3TKI), Pos Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI (P4TKI), tempat pelayanan penempatan TKI yang direkomendasikan oleh BNP2TKI, cq Deputi Bidang Penempatan dan Perwakilan RI di luar negeri yang telah dilengkapi dengan perangkat keras dan perangkat lunak KTKLN serta jaringan komunikasi data. 3.1.4 Struktur K elembagaan Pelayanan Penerbitan K T K L N

Struktur kelembagaan Sistem Pelayanan Penerbitan KTKLN adalah struktur organisasi yang bersifat fungsional di BNP2TKI dan BP3TKI yang bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional pelayanan penerbitan KTKLN. Pada tingkat Pusat akan disusun Tim KTKLN yang bertugas melaksanakan perencanaan, evaluasi, monitoring, pengadaan dan pengembangan sistem pelayanan penerbitan KTKLN,

dan dibentuk melalui Keputusan Kepala BNP2TKI. Pada tingkat BP3TKI akan disusun dan dibentuk organisasi pelaksana penerbitan KTKLN yang bertugas melaksanakan operasionalisasi pelayanan penerbitan KTKLN, dan dibentuk melalui keputusan Kepala BP3TKI.

Gambar 3.2 Susunan O rganisasi K elembagaan Pelayaanan K T K L N di BP3T K I dan P4T K I

Susunan organisasi pelayanan KTKLN sebagai berikut: 1. Penanggung Jawab : Kepala BP3TKI/P4TKI.

2. Pelaksana Teknis: Kepala Seksi Penyediaan dan Penempatan. 3. Administrasi KTKLN : Kasubbag Tata Usaha dan staff.

4. Penerbitan KTKLN : Staff BP3TKI/P4TKI yang memenuhi persyaratan, juml petugas yang disesuaikan dengan volume pelayanan KTKLN di BP3TKI/P4TKI.

5. Penanggung Jawab Sistem: Staff yang mempunyai ketrampilan dibidang IT atau praktisi IT dari luar BP3TKI/P4TKI yang ditunjuk.

6. Pemeriksaan KTKLN Embarkasi/Debarkasi: Staff BP3TKI/P4TKI yang ditunjuk untuk bertugas secara bergantian di Embarkasi/Debarkasi.

III-7

Gambar 3.3 Contoh K T K L N dengan Data T K I (Tampak Depan)

Gambar 3.4 Contoh K T K L N dengan Data T K I (Tampak Belakang)

KTKLN memiliki berbagai manfaat seperti:

1. Sebagai tanda bahwa TKI berangkat secara prosedural/legal, 2. Memberikan kemudahan dalam penyelesaian permasalahan,

3. Memberikan suatu kepastian dan kesinambungan pelayanan mulai dari pra, masa, dan pasca penempatan,

4. Memastikan dokumen perlindungan telah lengkap, 5. Akurasi data penempatan TKI lebih terjamin.

Fungsi lain dari KTKLN, antar lain:

2. Di sektor mana saja mereka bekerja , siapa majikan atau perusaan apa mereka bekerja

3. Memastikan mereka di gaji sesuai dengan standar negara tempat mereka bekerja

4. Memudah kan pemerintah menangani TKI yg terkena masalah di negara tempat dia bekerja

Syarat membuat KTKLN:

1. Paspor dan KTP beserta fotokopinya. 2. Visa kerja, atau re-entry visa bagi TKI cuti.

3. Bukti pembayaran DP3TKI (Dana Pembinaan Penyelenggaraan Penempatan Tenaga Kerja Indonesia/Dana Perlindungan) dan asuransi TKI (dapat dibayar di BNP2TKI/BP3TKI) atau ke bank

4. Lulus pemeriksaan kesehatan dan latihan kerja 3.2 SISK O T K L N

SISKOTLN merupakan singkatan dari Sistem Komputerisasi Tenaga Kerja Luar Negeri. Sistem ini dikembangkan dengan maksud agar pemerintah untuk membantu memerikan pelayanan dalam rangka penempatan dan perlindungan yang layak, cepat, murah dan efisien kepada warga negaranya yang akan bekerja ke luar negeri berbasis teknologi informasi yang terpadu melalui Sistem Komputerisasi Tenaga Kerja Luar Negeri (SISKOTLN) yang melibatkan stakeholder dan instansi terkait. [28]

Hal ini dikarenakan mekanisme penempatan Tenaga Kerja Indonesia (TKI) dan Calon Tenaga Kerja Indonesia (CTKI) masih memerlukan banyak penyempurnaan, karena ternyata dengan berbagai cara TKI dapat lolos memperoleh pekerjaan di luar negeri secara ilegalgelap/tidak melalui jalur resmi, sembunyi- sembunyi, dan tanpa dokumen sehingga mereka berada dalam posisi yang rentan karena melanggar peraturan keimigrasian setempat.

III-9

3.2.1 Stakeholder SISK O T K L N

Dalam pelaksanaan SISKOTKLN didalamnya terdapat sejumlah instansi yang terkait dimana seluruh instansi ini beberapa diantaranya secara langsung menjadi pengguna SISKOTKLN, konsumen informasi (keluaran sistem), pengguna informasi, dan atau berada di dalam proses bisnis pelamaran KTKLN sebagai keluaran SISKOTKLN, sementara instansi lainnya menjadi pengguna tidak langsung atau pihak yang menerima informasi sekunder dari keluaran SISKOTKLN. Instansi- instansi tersebut diantaranya [28]:

1. Instansi Pemerintah

a. Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan TKI (BNP2TKI) Bertugas Melakukan penempatan atas dasar perjanjian secara tertulis antara pemerintah dengan pemerintah negara pengguna TKI atau pengguna berbadan hukum di negara tujuan penempatan.

Memberikan pelayanan, mengkoordinasikan, dan melakukan pengawasan mengenai

1. Dokumen;

2. Pembekalan Akhir Pemberangkatan (PAP); 3. Penyelesaian masalah;

4. Sumber-sumber pembiayaan; 5. Pemberangkatan s/d pemulangan; 6. Peningkatan kualitas Calon TKI; 7. Informasi;

8. Kualitas pelaksana penempatan TKI; dan

9. Peningkatan kesejahteraan Tenaga Kerja Indonesia dan keluarganya.

b. Kementerian Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Kemensosnakertrans)

kabupaten/ kota-nya bertugas untuk memberikan pelayanan registerasi CTKI/ TKI dan memberikan rekomendasi passport untuk kemudian diteruskan kepada Dinas Imigrasi.

c. Kementerian Dalam Negeri

d. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia e. Kementerian Luar Negeri

f. Kementerian Kesehatan g. Kementerian Perhubungan h. Kepolisian Republik Indonesia

i. Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) j. Perwakilan RI (KBRI/ KJRI/ KDRI)

k. Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI (BP3TKI)

l. Unit Pelaksaan Teknis Pelayanan Penempatan dan perlindungan TKI (UPT-P3TKI) Surabaya

m. Loka Pelayanan Penempatan dan Perlindungan TKI (LP3TKI) n. Dinas Provinsi yang membidangi Ketenagakerjaan

o. Dinas Kabupaten/ Kota yang membidangi ketenagakerjaan p. PT. Angkasa Pura

q. PT. Pelindo

r. Perusahaan (BUMD dan BUMN) yang mengirimkan TKI 2. Instansi Swasta

a. Pelaksana Penempatan Tenaga Kerja Indonesia Swasta (PPTKIS) b. Pelaksana Penempatan Pelaut Perikanan (P4)

c. Perusahaan Pelaksana Perekrutan dan Penempatan Pelaut (P5) d. Perusahaan Swasta Nasional yang mengirimkan TKI ke luar negeri

untuk kepentingan perusahaan sendiri e. Lembaga Pemeriksaan Psikologi f. Sarana kesehatan

III-11

h. Lembaga Sertifikasi Profesi i. Asuransi Perlindungan TKI j. Lembaga Keuangan

3.2.2 Mekanisme Pelayanan SISK O T L N

Fungsi utama SISKOTKLN adalah mengelola data TKI mulai dari penerbitan job order hingga pemberakatan TKI ke luar negeri. Adapun alur kerjanya sebagai berikut [28] :

1. Endorsement Job Order/ Demand Letter 2. Penerbitan Surat Ijin Pengerahan (SIP) 3. Penerbitan Surat Pengantar Rekrut (SPR) 4. Registerasi Calon TKI

4.1. Registerasi CTKI/ TKI yang bekerja pada pengguna perseorangan (informal) dan pengguna berbadan hukum (Formal secara Online oleh Dinas Kabupaten/ Kota)

4.2. Registerasi CTKI/ TKI yang bekerja pada pengguna berbadan hukum (Formal) secara Online oleh BP3TKI/ UPT-P3TKI/ LP3TKI/ P4TKI

4.3. Registerasi CTKI/ TKI secara Online untuk TKI yang berasal dari provinsi Maluku, Maluku Utara dan Papua Barat dilakukan di seluruh BP3TKI/ UPT-P3TKI/ LP3TKI/ P4TKI

4.4. Registerasi CTKI/ TKI secara Online untuk TKI program G to G oleh Direktorat Pelayanan Penempatan Pemerintah (PPP)

4.5. Registerasi CTKI/ TKI secara Online unuk TKI Pelaut oleh perusahaan Manning Agent

4.6. Registrasi CTKI/ TKI secara Online untuk TKI Perseorangan Mandiri/ Re-Entry oleh BP3TKI/ UPT-P3TKI/ LP3TKI/ P4TKI 5. Pemeriksaan Psikologi

6. Pemeriksaan Kesehatan

8. Uji Kompetensi TKI 9. Asuransi TKI

10. Lembaga Keuangan

11. Pembekalan Akhir Pemberangkatan (PAP) 3.3 Jalur K emitraan BNP2T K I

Dikarenakan pengoperasian SISKOTKLN melibatkan berbagai instasi di luar BNP2TKI, BP3TKI dan P4TKI, maka dipandang perlu untuk menggambarkan jalur kemitraan dan koordinasi informasi dan data yang selama ini dilakukan oleh BNP2TKI dalam proses pengelolaan pemberangkatan TKI. Gambar 3.2. menampilkan skema jalur kemitraan BNP2TKI dengan instasi terkait.

Gambar 3.5 Jalur K emitraan B NP2T K I

BP 2TKI B NP2T K I BP 2TKI BP3T K I BP 2TKI P4T K I P5 PPTKIS P4 Sarana K esehatan B L K L N DI NSOSN A K E R T R A NS B P2TK I K antor Catatan Sipil _B P2TKI K antor Imigrasi

III-13

3.3.1 Proses Bisnis SISK O T K L N

Alur kerja pada SISKOTKLN melibatkan banyak pihak. Masing-masing pihak memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing. Berikut ini proses bisnis pendaftaran calon TKI hingga penerbitan KTKLN yang terjadi pada SISKOTKLN.

1. Mitra pengerah tenaga kerja mengajukan surat permohonan pengesahan (endorsement) perjanjian kerjasama penempatan, surat permintaan TKI (job order), rancangan perjanjian kerja, kepada perwakilan RI.

2. BNP2TKI mengesahkan perjanjian kerjasama penempatan, surat permintaan TKI dan rancangan perjanjian kerja.

3. PPTKIS mengajukan permohonan Surat Ijin Penempatan (SIP) kepada BNP2TKI (untuk PPTKIS yang berarea kerja lebih dari satu provinsi), atau BP3TKI (untuk PPTKIS dengan area kerja satu provinsi).

4. BP3TKI/LP3TKI/P4TKI/UPT-P3TKI melakukan input jumlah permintaan TKI dan jenis jabatan sesuai dengan job order ke dalam SISKOTKLN.

5. BP3TKI/LP3TKI/P4TKI/UPT-P3TKI menerbitkan surat ijin pengerahan (SIP) untuk PPTKIS

6. PPTKIS mengajukan permohonan Surat Pengantar Rekrut (SPR) kepada BP3TKI atau Dinas Provinsi (Dinsosnaker).

7. BP3TKI/LP3TKI/P4TKI/UPT-P3TKI dan Dinsosnaker Provinsi memverifikasi dan menerbitkan Surat Pengantar Rekrut (SPR).

8. PPTKIS memberikan dokumen kelengkapan pendaftaran dan menghadirkan Calon TKI kepada Dinsosnaker atau BP3TKI/LP3TKI/P4TKI/UPT-P3TKI. 9. Dinsosnaker dan BP3TKI/LP3TKI/P4TKI/UPT-P3TKI melakukan verifikasi

dokumen, validasi biometric petugas rekrut, dan input data calon TKI, menerbitkan rekomendasi passport.

10. PPTKIS mengajukan permohonan pemeriksaan kesehatan calon TKI kepada sarana kesehatan, calon TKI mengikuti pemeriksaan kesehatan, setelahnya sarana kesehatan akan mengisikan data hasil pemeriksaan kesehatan.

12. BLKLN melakukan registrasi calon TKI sesuai kewenangan.

13. Calon TKI dan instruktur pelatihan melaksanakan absen sidik jari di BLKLN. 14. BLKLN menerbitkan sertifikat pelatihan

15. PPTKIS menyerahkan data calon TKI kepada asuransi dan membayar premi asuransi.

16. Asuransi melakukan pembaruan nomor dan tanggal kartu peserta asuransi (KPA), menerbitkan polis dan KPA.

17. PPTKIS mengajukan permohonan pembekalan akhir pemberangkatan (PAP) kepada BP3TKI/UPT-P3TKI/LP3TKI.BP3TKI/UPT-P3TKI/LP3TKI, yang kemudian melakukan verifikasi data dan dokumen calon TKI, penjadwalan PAP dan pelaksanaannya, menerbitkan surat keterangan telah mengikuti PAP. 18. PPTKIS mengajukan surat permohonan penerbitan KTKLN kepada

BP3TKI/UPT-P3TKI/LP3TKI/P4TKI.

19. BP3TKI/UPT-P3TKI/LP3TKI/P4TKI melakukan verifikasi data dokumen, mencetak hasil verifikasi, mengunduh data calon TKI, update data yang berhubungan dengan penerbitan KTKLN, menerbitkan KTKLN, memberikan dan membuat tanda terima KTKLN kepada PPTKIS.

Proses bisnis di atas secara skematis dapat dilihat pada lampiran 1. 3.3.2 Deskripsi Sistem Informasi SISK O T K L N

Adapun, beberapa tampilan SISKOTKLN dapat dilihat pada gambar 3.8, dan 3.9 yang merupakan tampilan input data CTKI pelamar KTKLN dan output berupa list berita acara seleksi CTKI yang berhasil diinput ke dalam sistem.

III-15

Gambar 3.6 Tampilan SISK O T K L N untuk M enu Input C T K I

IV-1

B A B I V

M E T O D O L O G I PE N E L I T I A N

4.1 K erangka K erja Evaluasi System Utility

Pendekatan evaluasi System Utility yang diperkenalkan oleh Kendal lebih menekankan pada pemanfaatan sistem oleh pengguna. Pada model ini, sudut pandang evaluasi banyak menekankan pada sudut pengguna atau user. Sehingga dengan dipilihnya pendekatan evaluasi System Utility diharapkan dapat :

1. Memberikan pendekatan alternatif dalam mengevaluasi suatu sistem informasi.

2. Evaluasi sistem informasi lebih fokus pada sudut pandang pengguna 3. Mengembangkan wacana baru di dalam penggunaan model evaluasi

sistem informasi yang saat ini lazim dipakai kalangan akademisi di Indonesia.

Dari model yang terdiri dari enam sudut pandang ini akan dipilih tiga sudut pandang. Yaitu Goal, Posession dan Place. Adapun alasan dipilihnya ketiga sudut pandang ini adalah karena objek dari ketiga sudut pandang ini karena

1. Ketiga sudut pandang ini merupakan hal yang essensial di dalam organisasi. Yaitu : Siapa saja yang berhak mendapatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem (Posession Utillity), Mengapa sistem informasi ini dibutuhkan (Goal Utility), Sebesar apa ruang lingkup distribusi informasi. Berdasarkan pengamatan di lapangan, dari ketiga elemen yang terkait kuat dengan penggunaan SISKOTKLN. Hal ini karena :

IV-2

Pertama, Disnaker, BP3TKI, P4TKI. Ada pihak yang mengeluhkan ketidaksamaan jumlah data KTKLN yang diterbitkan oleh BNP2TKI dengan data yang tercatat di disnaker kabupaten-kota. Maka dipilihlah Place dan Goal Utility untuk menyoroti persebaran distribusi informasi dan objektivitas dari pihak mana saja yang berhak terhadap kepemilikan informasi.

Kedua, adalah isu mengenai penghapusan KTKLN menjadi masalah multidimensi ketika diikuti oleh pengumuman presiden. Berbagai pihak, dari mahkamah konstitusi [29] buruh migran, dan pengamat menyoroti ucapan presiden pada bulan November 2014 silam. Yang mana saat ini kepastiannya masih nampak berada dalam labirin tidak berujung mengenai kejelasan hukum penghapusannya. Karena dianggap berkontradiksi dengan UU no. 39 tahun 2004 Pasal 62 ayat (1) [30]. Maka dipilihlah sudut pandang Goal Utillity.

2. Dinilai lebih mudah untuk dalam perolehan datanya dibanding ketiga sudut pandang yang lain. Karena pengguna sistem akan lebih mudah dipahami oleh pengguna sistem, yang notabene belum lama dan terbiasa menggunakan sistem komputerisasi.

3. Dalam beberapa komponen penilaian, ketiga sudut pandang lainnya secara dominan telah terwakili oleh ketiga sudut pandang ini.

4.2 Rancangan Penelitian

Penelitian dilakukan dengan teknik menyebarkan kuesioner dan wawancara. Untuk memudahkan koordinasi dan komunikasi, semua responden diundang menghadiri forum diskusi (Focus Discussion Group/ FGD) yang dilaksanakan di kantor BP3TKI Kota Semarang. Detil kegiatan selama 3 hari dapat dilihat pada tabel di bawah :

Tabel 4.1 Agenda K egiatan Pelaksanaan Penelitian

Tanggal K egiatan

18-Maret-2015 Focus Discussin Group (FGD) di kantor BNP3TKI Provinsi Jawa

Tengah (dihadiri 31 responden).

Wawancara dan diskusi dengan semua responden yang hadir

19-Maret-2015 Kunjungan ke Dinsosnaker Tegal, Brebes dan Kendal

20-Maret-2015 Kunjungan ke P4TKI dan Dinsosnaker Cilacap

Pada kegiatan FGD tersebut selain diberikan sosialisasi tentang tujuan dan manfaat penelitian, juga diinformasikan tata cara pengisian kuesioner.

Secara skematis, langkah-langkah di atas dapat dilihat pada gambar 4.1 :

Gambar 4.1 Langkah dalam Penelitian Evaluasi Sistem

4.2.1 Mempelajari Model System Utility

Rancangan kuisioner penelitian disusun menurut pendekatan System Utility yang dikemukakan oleh Kendall. Pendekatan ini mengedepankan aspek evaluasi sistem dari 6 sudut pandang yaitu :

IV-4

x Goal utility, mencob amenjawab apakah output sistem dapat membantu organisasi mencapai tujuannya

x Possession Utility, mencoba menjawab siapa yang seharusnya menerima output

x Place Utility, mencoba menjawab kemana informasi seharusnya didistribusikan

4.2.2 Menyusun K uesioner

Rancangan kuisioner penelitian disusun menurut pendekatan System Utility yang dikemukakan oleh Kendall dengan mengambil 3 dari 6 sudut pandang di dalamnya, yaitu :

x Goal Utility, mencoba menjawab apakah output sistem dapat membantu organisasi mencapai tujuannya

x Possession Utility, mencoba menjawab siapa yang seharusnya menerima output

x Place Utility, mencoba menjawab kemana informasi seharusnya didistribusikan

Kuesioner dirancang sesuai dengan kerangka kerja yang dihasilkan dari pemetaan pada proses sebelumnya. Kuisioner akan diberikan kepada berbagai pihak sesuai dengan peranan dan fungsi masing-masing. Secara garis besar, peranan dan fungsi ini dapat dibedakan menjadi : pihak manajemen, pihak operasional (staf yang mengoperasikan sistem) dan pihak customer (yang memanfaatkan layanan informasi dari sistem).

Bentuk umum kuisioner disusun mengikuti skala pengukuran evaluasi semantik diferensial yang mengukur penilaian berdasarkan sikap responden terhadap satu kondisi. Pilihan jawaban dipetakan dalam bentuk Likert scale dengan rentang nilai 1 (sangat tidak penting) hingga 6 (sangat penting).

Selanjutnya, untuk setiap dimensi penilaian, diturunkan beberapa statemen sesuai dengan sasaran setiap dimensi. Sebagai contoh, untuk dimensi GOAL, diturunkan dua sasaran utama yaitu untuk mengetahui peranan sistem dalam mencapai tujuan organisasi yang diukur dari dua hal yaitu :

x Peranan output sistem pada proses pengambilan keputusan di dalam organisasi x Peranan output sistem untuk mengukur kinerja organisasi.

Identifikasi parameter pengukuran atau aspek penilaian pada setiap sudut pandang yang dipetakan berdasarkan tiga dimensi sistem yaitu produk, proses dan layanan, dapat dilihat pada tabel di bawah :

Hal di atas berperan sebagai kerangka untuk membangun perangkat kuisioner yang akan disebarkan kepada target responden. Untuk setiap kelompok statement di atas, diturunkan menjadi lembar kuisioner.  

Berdasarkan uraian di atas, diperoleh 55 pernyataan yang diberi nomor berupa kode pernyataan sesuai dengan domain dan matriks pada tabel di atas. Semua pernyataan tersebut kemudian dipetakan berdasarkan pengguna sistem yang dibagi menjadi 3 kelompok yaitu sebagai pihak manajemen, operator/petugas, dan sumber informasi yaitu Tenaga Kerja Luar Negeri (TKLN).

Untuk memudahkan proses pengolahan dan analisis data, setiap pernyataan pada kuesioner dibuat dalam bentuk kodifikasi yang mengacu pada sudut pandang dan dimensi yang dinilai, misalnya :

PSS01 : sudut pandang Posession, pernyataan pertama PSPD02 : sudut pandang Possession, pernyataan kedua

Sehingga bentuk akhir kuesioner yang diberikan kepada responden seperti contoh pada tabel 3.2.

Tabel 4.2 Contoh K uesioner Sudut Pandang PlacePoint Evaluasi : Place

Kode : PLPR

Keterangan Skala Penilaian : 1. Sangat tidak setuju 2. Tidak setuju 3. Ragu-ragu

IV-6

4. Setuju 5. Sangat setuju

Lembar pertama kuesioner digunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai profil responden. Informasi yang dicatat dapat dilihat pada tabel 4.3.

Dikarenakan sistem digunakan oleh banyak pihak, dan diperlukan penilaian dari berbagai pihak baik oleh operator/ petugas entri data maupun dari manajemen/penanggung jawab, maka pernyataan pada kuesioner dibagi-bagi lagi berdasarkan fungsi pengguna. Oleh karena itu, dibuat 3 macam paket kuesioner untuk 3 kategori responden yaitu penanggung jawab (mewakili pihak manajemen), operator, dan pengguna sistem

Tabel 4.3 Informasi M engenai Profil Responden

No Elemen Data K eterangan

1 Id_responden Nomor identifikasi responden, diberikan oleh penyelenggara

survey

2 Kabupaten/Kota Nama kabupaten/kota tempat survey

3 Tanggal Tanggal survey dilakukan

K ode Pernyataan SK O R PE NI L A I A N

SS S R G TS STS

PLPR11 Tersedia ruang kerja yang memadai untuk akses _sistem

PLPR12 Hardware yang digunakan cukup memadai

PLPR13 Tersedia software pendukung yang relevan

PLPR14 Jaringan komputer berjalan dengan baik ....

4 Lokasi Tempat survey dilakukan, berupa kantor instansi BP3TKI / P4TKI, atau Disnakertrans

5 Usia Kategori usia responden, dibagi menjadi 4 kelompok : <20 tahun,

20-30 tahun, 30-40 tahun, >40 tahun.

6 Pendidikan Pendidikan terakhir responden, dibagi menjadi 5 kategori :

<SMA, SMA/sederajat, D3/S1, S2, S3

7 Masa Kerja Masa kerja responden secara keseluruhan, baik yang terkait

SISKOTKLN maupun pekerjaan lain secara umum. Diukur dalam tahun, dibagi menjadi 5 kategori yaitu : < 3 bulan, 3-6 bulan, 6 bulan ± 1 tahun, 1- 2 tahun, > 2 tahun.

8 Pengalaman

Menggunakan

sistem berbasis

komputer

Pengalaman responden menggunakan sistem berbasis computer, termasuk aplikasi perkantoran dan pendukung administrasi lainnya. Diukur dalam tahun, dibagi menjadi 5 kategori yaitu : < 3 bulan, 3-6 bulan, 6 bulan ± 1 tahun, 1- 2 tahun, > 2 tahun.

9 Pengalaman

Menggunakan Sistem SISKOTKLN

Pengalaman responden menggunakan SISKOTKLN. Diukur dalam tahun, dibagi menjadi 5 kategori yaitu : < 3 bulan, 3-6 bulan, 6 bulan ± 1 tahun, 1- 2 tahun, > 2 tahun.

10 Posisi Pekerjaan Posisi responden dalam pekerjaan, dibagi menjadi 4 kategori

yaitu: administrasi/operator, supervise, manajer tingkat

menengah, dan lainnya.

1. Fungsi Manajerial/ Penanggung Jawab

Penanggung Jawab Sistem terdiri dari penanggung jawab SISKOTKLN di lingkungan Dinsosnakertrans, P4TKI, dan BNP3TKI. Contoh potongan paket kuesioner untuk Penanggung Jawab Sistem seperti pada tabel 4.4

Tabel 4. 4 Contoh Paket K uesioner untuk Penanggung Jawab Sistem

No K ode Pernyataan SK O R PE NI L A I A N

SS S R G S STS T

1 GPD11 Output informasi sistem digunakan sebagai _{masukan pada pengambilan keputusan}                    

2 GPD12 Output informasi sistem sesuai dengan kenyataan                    

3 GPD13 Output informasi sistem tidak memiliki kesalahan _{baik dari segi perhitungan maupun konten data}                    

4 GPD14 Kehadiran sistem dirasakan manfaatnya oleh _pengguna                    

« « ««          

2. Operator

Operator sistem yaitu operator SISKOTKLN yang hanya tersebar di lingkungan Dinsosnakertrans, P4TKI, dan BNP3TKI. Operator bertugas mengentrikan

IV-8

aplikasi permohonan KTKLN oleh PPTKIS/ CTKI yang akan menghasilkan sekumpulan data ID TKI. Berikut contoh potongan paket kuesioner untuk Operator, seperti pada tabel 4.6

Tabel 4.5 Contoh Paket K uesioner untuk O perator Sistem

No K ode Pernyataan SK O R PE NI L A I A N

SS S R G TS STS

1 GPD12 Output informasi sistem sesuai dengan _kenyataan

2 GPD13

Output informasi sistem tidak memiliki kesalahan baik dari segi perhitungan maupun

konten data

3 GPD22 Output informasi dapat diperoleh pada periode-_{periode tertentu.}

4 GPR11 Tersedia SOP untuk memproses informasi

5 GPR12 Proses pengolahan informasi dijalankan sesuai _{dengan SOP yang berlaku.}

««« «««««

3. User

User yaitu pihak ketiga yang ditunjuk oleh BP3TKI untuk penyedia prasyarat pengajuan KTKLN. User terdiri dari pihak Sarana kesehatan, asuransi, dan PPTKIS. User tidak bertugas dan tidak bisa mengentri data. Namun bisa meng-update data sesuai dengan proporsi masing- masing. Misalnya pihak Sarana kesehatan hanya bisa mengupdate dan menambah data kesehatan dari calon TKI, namun mereka tidak bisa menambah biodata dari calon TKI, dan untuk melakukannya pihak Sarkes menggunakan ID calon TKI. Jadi dapat disimpulkan bahwa user mengisi id calon TKI, setelah keluar data, user melakukan update data dan status. Berikut contoh potongan paket kuesioner untuk user seperti pada tabel 4.6

Tabel 4. 6 Contoh Paket K uesioner untuk User/Pengguna Sistem

K ode Pernyataan Skor penilaian

SS S R G TS STS

GPD12 Output informasi sistem sesuai dengan kenyataan                    

GPR13 Tersedia SOP/ aturan/ SK yang mengharuskan pengguna berpartisipasi dalam menggunakan sistem                    

         

         

PLPD11 Sistem dapat diakses dalam waktu singkat                    

PLPD12 Respon time sistem cukup baik                    

         

PLPR 21

Sistem mudah pulih ketika mengalami gangguan

atau tidak aktif.                    

PLPR14 Jaringan computer berjalan dengan baik                    

         

         

PLS11 Akses dapat dilakukan dari tempat-tempat yang menjadi sumber informasi dan konsumen informasi                    

         

4.2.3 Menentukan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan mengambil target pelaksanaan di daerah Provinsi Jawa Tengah, yaitu pada lokasi-lokasi sebagai berikut :

1. Kantor BP3TKI Provinsi Jawa Tengah 2. Kantor Disnaker Kabupaten Semarang 3. Kantor Disnaker Kabupaten Kendal 4. Kantor Disnaker Kabupaten Brebes 5. Kantor Disnaker Kabupaten Tegal 6. Kantor Disnaker Kabupaten Brebes 7. Kantor P4TKI Kabupaten Cilacap 8. Kantor Disnaker Kabupaten Cilacap 9. Asuransi Perlindungan TKI Cilacap

Dipilihnya kantor- kantor dan instansi diatas adalah dengan pertimbangan bahwa kantor yang dipilih sebagai objek penelitian telah ditentukan oleh BNP2TKI. Yang meliputi kantor P4TKI, Disnkaer, P4TKI, BLKLN, dan seluruh elemen yang tergabung dalam BP3TKI yang secara kondisional

IV-10

umumnya meliputi operator SISKOTKLN, Asuransi Perlindungan TKI, dan layanan medis

Adapun terpilihnya kota dan kabupaten diatas sebagai tempat dilakukannya penelitian didasarkan pada pertimbangan berikut : Daerah tersebut merupakan wilayah pengirim TKI terbesar di Jawa Tengah, kemudahan pengumpulan para responden, keterbatasan dana penelitian, dan kemudahan koordinasi dengan petugas lapangan. Data tersebut dapat dilihat pada tabel 4.7

Tabel 4.7 Presentase Persebaran Jumlah K T K L N di Provinsi Jawa Tengah Per Februar i 2015 Provinsi Jumlah kabupaten / kota Total K T K L N Provinsi

K andidat Target Survey

N

No. kota K abupaten/ Total K T K L N % Teregistrasi

Persentase terhadap total KTKLN Provinsi Jawa Tengah 57%

Jawa

Tengah Total KTKLN Provinsi 314,017 Cilacap 1 53,404 37

2 Kendal 33,676 43 3 Brebes 28,843 28 4 Tegal 21,499 11 5 Grobogan 19,365 28 Total KTKLN 156,787

Persentase terhadap total KTKLN Provinsi Jawa Tengah 50%

4.2.4 Menentukan Responden

Responden ditentukan didasarkan pada standar proses bisnis SISKOTKLN yang sudah ditetapkan oleh BNP2TKI, yaitu : Perwakilan Disnaker, Perwakilan BP3TKI, P4TKI, Sarana Kesehatan, Asuransi, PPTKIS, dan BLKLN

Profil Responden

Pemilihan responden didasarkan pada keterlibatan langsung terhadap sistem yaitu sebagai operator, pengguna informasi, maupun penanggung jawab sistem. Pada pelaksanaan penelitian ini, dilibatkan responden dengan daftar seperti pada tabel di bawah :

No K eterangan Responden Jenis

1. PENANGGUNG JAWAB P4TKI CILACAP USM-Manajemen

2. OPERATOR P4TKI CILACAP USO-Operator

3. ASURANSI CILACAP USU-User

4. PPTKIS OKDO HARAPAN MULIA USU-User

5. PENANGGUNG JAWAB, DINSOSNAKER KAB. _CILACAP USM-Manajemen

6. OPERATOR DINSOSNAKER KAB. CILACAP USO-Operator

7. DINSOSNAKER KAB. KENDAL USM-Manajemen

8. DINSOSNAKER KAB. BREBES USM-Manajemen

9. DINSOSNAKER KAB. TEGAL USM-Manajemen

10. DINSOSNAKER KAB. SEMARANG USM-Manajemen

11. DINSOSNAKER GROBOGAN USM-Manajemen

12. BP3TKI PROVINSI JAWA TENGAH Manajemen-USM Operator- USO

13. OPERATOR DINSOSNAKER KENDAL USO-Operator

14. OPERATOR DINSOSNAKER BREBES USO-Operator

15. OPERATOR BP3TKI PROVINSI JAWA TENGAH USO-Operator

16. OPERATOR DINSOSNAKER KAB.SEMARANG USO-Operator

17. OPERATOR BP3TKI SEMARANG USO-Operator

18. OPERATOR BP3TKI SEMARANG USO-Operator

19. OPERATOR PPTKIS 1 USO-Operator

20. OPERATOR BLKLN USO-Operator

21. SARKES 1 USU- User

22. ASURANSI USU- User

23. PPTKIS USU- User

24. OPERATOR DINSOSNAKER GROBOGAN USO-Operator

25. OPERATOR BP3TKI PUDAKPAYUNG SEMARANG USO-Operator

26. OPERATOR DINSOSNAKER BREBES USO-Operator

27. OPERATOR DINSOSNAKER TEGAL USO-Operator

IV-12

4.2.5 Mengumpulkan Data

Menyebarkan kuesioner, melakukan dokumentasi, dan wawancara 4.2.6 Mengolah Data dan Melakukan Analisis

Mengolah data hasil kuesioner dan melakukan analisis data. Setelah data hasil kuesioner dikumpulkan, kemudian dilakukan pengolahan data dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Langkah pertama pengolahan data yaitu membuat analisis deskriptif atas perolehan skor dari kuesioner. Analisis ini dilakukan dengan menghitung rata-rata skor untuk setiap pernyataan, untuk tiga sudut pandang yaitu Goal, Place dan Posession (analisis deskriptif) untuk diidentifikasi pernyataan dengan skor terbesar dan terkecil sebagai gambaran hipotesis awal perspektif user terhadap sistem.

2. Selanjutnya, untuk analisis yang lebih mendalam, dilakukan perhitungan rata-rata skor untuk setiap sudut pandang dan terhadap 3 kategori responden, yaitu manajemen (penanggung jawab), operator dan user.

3. Melihat gambaran perspektif user terhadap dimensi produk, proses dan layanan dari sistem untuk setiap sudut pandang dalam System Utility sebelum menyimpulkan data.

4. Menyimpulkan hasil olah data System Utility berdasarkan statistik. 5. Membandingkan hasil analisis data dengan temuan yang diperoleh

dari wawancara langsung dengan pihak terkait.

6. Menyusun rekomendasi berdasarkan perspektif user dari hasil analisis statistik yang digabungkan dengan hasil wawancara. Sehingga dapat digali penilaian dan ekspektasi responden terhadap sistem, sesuai dengan pendekatan System Utility yang meninjau keberhasilan implementasi sistem dari enam sudut untuk menilai efektivitas sistem.

V-1

B A B V

A N A L ISIS D A T A

5.1 Tinjauan Sistem

SISKOTKLN merupakan sistem informasi terintegrasi yang melibatkan berbagai pihak. Gambar 5.0.1. Memperlihatkan konteks diagram SISKOTKLN serta pihak-pihak yang berkontribusi terhadap sistem.

SISKOTKLN SARKES ASURANSI BP3TKI/P4TKI BLKLN PPTKIS KANTOR IMIGRASI DINSOSNAKER CATATAN SIPIL CTKI

Data CTKI, Berita Acara, Rekomendasi Passport

Foto, Biodata, Sidik Jari

No ID CTKI, Berita Acara Seleksi, Rekomendasi Passpor, Status TKI Fit/ Unfit, Polis Data CTKI, Status Penerbitan KTKLN, PAP

Status Kelengkapan

Data Kependudukan TKI

Rekomendasi Passport

Data CTKI

Rekap Data CTKI, Rekomendasi Passport

H as il T es t S ta tu s T K I F it/ U nf it to W or k ID C T K I N om or , T gl K ar tu P es er ta A su ra ns i S ta tu s P el at ih an C T K I N om or S er tif ik at B LK LN

Gambar 5. 1 Diagram K onteks SISK O T K L N

Pada gambar terlihat bahwa SISKOTKLN menerima masukan dari CTKI berupa biodata yang diserahkan oleh PPTKIS untuk dientrikan. Setelah dientrikan dan divalidasi, sistem akan mencetak berita acara, untuk diserahkan ke PPTKIS dan CTKI

V-2

V-2

yang bersangkutan. Berita acara ini juga akan disertai dengan rekomendasi passport untuk bagian imigrasi. Selanjutnya P4TKI atau BP3TKI akan melakukan validasi data dan jika data sudah dianggap valid, calon TKI tersebut akan mengikuti serangkaian proses lanjut seperti pelatihan di BLKN, test kesehatan dan pembayaran asuransi. Data yang diolah pada proses terinci yang terdapat di dalam SISKOTKLN dapat dilihat pada gambar 5.2, yang menggambarkan diagram alir data level 0 SISKOTKLN.

Gambar 5.2. memperlihatkan enam proses utama pada SISKOTKLN, yaitu : 1. Pendaftaran

2. Validasi

3. Validasi akurasi data (pencocokan dokumen dan bukti fisik) 4. Entri hasil test kesehatan

5. Entri data asuransi

6. Entri data status pelatihan

7. Approval PAP (Pembekalan Akhir Pemberangkatan) 8. Validasi status kelengkapan akhir