BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam dunia konstruksi kita akan melibatkan banyak pihak, antara lain konsultan Quantity Surveyor (QS) yang berperan sebagai penengah antara Owner dengan Kontraktor. Quantity Surveyor bertugas untuk mengatur tahapan proyek mulai dari tahap Pre Contract hingga tahap Post Contract. Pada tahapan Pre Contract inilah seorang QS dituntut untuk membuat perencanan biaya awal (Cost Plan) sebagai dasar pembiayaan konstruksi. Berikut merupakan penjelasan dari beberapa unsur yang berkaitan dengan Cost Plan.
2.1. Quantity Surveyor
Dalam perhitungan pembiayaan suatu proyek diperlukan seorang / konsultan QS yang bertugas untuk mengatur tahapan proyek konstruksi. Berikut merupakan penjelasan beberapa unsur yang berkaitan dengan Quantity Surveyor.
2.1.1. Sejarah Quantity Surveyor
Sistem Quantity Surveyor (QS) telah dipercayai ada sejak zaman mesir kuno, namun QS dikembangkan sebagai suatu pekerjaan (profesi) pada abad ke-17 setelah terjadi “Great Fear” di London. QS berkembang di inggris pada abad ke-19 walaupun perusahaan Henry Cooper and Sons of Reading didirikan pada tahun 1785. Sejak tahun 80-an jasa QS mulai banyak digunakan proyek – proyek konstruksi di Indonesia yang dilaksanankan oleh swasta. Perkembangan penggunaan jasa QS tersebut dipengaruhi oleh berubahnya pendekatan Owner/Investor yang merasa penting untuk menghitung besarnya pengeluaran sebelum memulai, melaksanakan dan menyelesaikan proyek agar tidak melebihi pendapatan yang diperoleh, selain itu yang membuat profesi QS berkembang adalah semakin mengertinya para Owner/Investor akan konsep “value for money” dalam mengembangkan proyek.
Di Indonesia sendiri profesi QS ini masuk di awal dekade 70. Pada awal perkembangannya tidak setiap proyek konstruksi menggunakan jasa QS baik di pihak kontraktor maupun di pihak Owner/Investor. Selaras dengan perkembangan industri konstruksi di Indonesia, maka pada dekade 80 jasa QS ini mulai banyak digunakan di proyek-proyek konstruksi di Indonesia terutama di sektor swasta. Perkembangan jasa QS ini banyak dipengaruhi oleh berubahnya cara pendekatan para Owner/Investor dalam menyelesaikan atau menjalankan proyek-proyeknya. Para Owner/Investor makin merasa perlu menghitung besarnya investasi yang harus dikeluarkannya sebelum memulai proyek-proyeknya. Hal ini dikarenakan, pada prinsipnya Owner/Investor harus memperhitungkan pengeluaran-pengeluarannya (untuk biaya mendapatkan tanah, biaya konstruksi, perijinan dll.) agar tidak melebihi pendapatan yang akan didapat dari proyek yang dibangunnya. Jika total pengeluaran ditambah keuntungan lebih kecil dari pendapatan yang akan didapat maka proyek tersebut dapat dikatakan secara komersil tidak layak. Hal lain lagi yang membuat profesi berkembang pada dekade ini adalah dengan makin mengertinya para Owner/Investor akan konsep ‘Value for Money’ dalam mengembangkan proyek-proyeknya. Owner/Investor, dengan makin berkembangnya industri konstruksi, makin merasa perlu menganalisis pemakaian bahan-bahan yang akan digunakan pada proyeknya secara optimum, dalam arti bahwa bahan yang digunakan akan memberikan nilai yang maksimal sesuai dengan uang yang dikeluarkannya. Katakanlah, jika penggunaan granit untuk lantai tidak akan menambah nilai komersil bangunan, maka hal itu sebaiknya dihindari karena akan menambah jumlah pengeluaran Owner/Investor. Selain dua hal di atas yang banyak mendorong berkembangnya profesi QS di Indonesia, ada
hal lain lagi yang juga turut mendorong, yaitu pengaruh dari institusi keuangan (Bank), dimana institusi tersebut meminta perincian biaya pembangunan sebelum mereka dapat memberikan pinjamannya. Pembuatan perincian biaya pembangunan adalah merupakan salah satu kecakapan QS.
2.1.2. Pengertian Quantity Surveyor
Quantity Surveyor (QS) merupakan pakar dibidang pakar ekonomi konstruksi yang memiliki objektif untuk memastikan sumberdaya yang terdapat dalam industri konstruksi yang digunakan secara maksimal dan ekonomis dengan memberikan jasa konsultsi biaya konstruksi bagi klien dan team desain slama proses konstruksi. (Ming San, 1978)
Quantity Surveyor (QS) merupakan seorang professional yang menyiapkan Bill of Quantity (BQ) yang akurat untuk dihargakan oleh Kontraktor yang mengikuti tender dan yang mengukur dan menilai semua perubahan yang mungkin terjadi selama proses pembangunan konstruksi. (Seelay, 1997 dalam Chong, et. Al, 2012) Secara umum kecakapan QS meliputi beberapa bidang, yaitu ekonomi konstruksi (construction economic), hukum, manajemen proyek, pengukuran volume dan teknik bangunan (secara umum, bukan yang bersifat perencanaan). Dengan kecakapan atas bidang-bidang tersebut profesi QS kemudian berkembang sebagai bagian dari suatu struktur organisasi proyek. Dengan keahliannya tersebut seorang QS dapat bekerja untuk Owner/Investor, Kontraktor, Badan-badan pemerintah atau bahkan sebagai Credit Analyse di institusi keuangan (Bank).
Berdasarkan laporan yang dibuat oleh RICS di tahun 1971, fungsi dan peranan QS didefinisikan sebagai ‘Suatu profesi yang mempunyai keahlian dalam perhitungan volume, penilaian pekerjaan konstruksi, sedemikian sehingga suatu pekerjaan
dapat dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan, direncanakan, dianalisis, dikendalikan dan dipercayakan’. Karena itu di dalam organisasi proyek QS, biasanya berperan sebagai pengatur masalah-masalah finansial proyek (Financial Management). QS akan membuat dan mengelola anggaran proyek sedemikian sehingga hasil optimum dan efisien dari suatu proyek dapat dicapai. Hal itu dilakukan mulai dari tahap paling awal dari suatu proses pembangunan sampai dengan diselesaikannya suatu proyek. Dengan kata lain QS berperan dalam membuat perencanaan anggaran dan juga sebagai pengendali anggaran, baik pada masa perencanaan maupun pada masa pelaksanaan proyek. Karena itu perusahaan jasa QS biasanya menyebut perusahaannya sebagai Konsultan Biaya Konstruksi (Construction Cost Consultant). Hal lain yang dijalankan oleh QS di dalam organisasi proyek adalah sebagai Administrator Kontrak (Contract Administrator). Hal-hal yang berkaitan dengan pelelangan, dokumentasi kontrak, administrasi kontrak selama pelaksanaan pekerjaan dan pada saat akhir pekerjaan, biasanya dilakukan oleh QS. Dalam hal administrasi kontrak selama masa pelaksanaan pekerjaan biasanya QS akan berperan sebagai penasihat ataupun pembantu Manajer Proyek untuk hal-hal yang berkaitan dengan kontrak antara Owner/Investor dan Kontraktor.
2.1.3. Tugas dan Peranan Quantity Surveyor
Menurut Budi Prasetyo, secara tradisional tugas dan peranan QS di dalam organisasi proyek adalah:
1. Perencanaan dan pengendalian biaya konstruksi
Dalam membuat perencanaan biaya konstruksi ini QS dapat dilibatkan dari tahap paling awal dari suatu proses perencanaan, yaitu pada tahap ‘Inception’.
Pada tahap ini memang tidak ada hasil konkret yang didapat. Pada tahap ini Owner/Investor biasanya baru mulai menjajaki kemungkinan dia membuat suatu proyek. Untuk keperluan penjajakan ini informasi dari QS diperlukan. Informasi itu biasanya berupa suatu patokan biaya-biaya konstruksi untuk jenis-jenis bangunan tertentu. Dari informasi tersebut Owner/Investor kemudian menentukan sikap apakah akan membangun, membeli atau menyewa. Jika diputuskan membangun, maka dari informasi - informasi tersebut dapat ditentukan besarnya bangunan yang dapat dibangun oleh Owner/Investor dengan mengingat kemampuan finansial Owner/Investor. Pada tahap selanjutnya dari proses pembangunan, QS berperan dalam membuat perencanaan biaya pembangunan proyek tersebut. Seperti juga perencanaan teknis dari proyek tersebut yang tidak dapat langsung jadi sekaligus, perencanaan biaya juga mengalami proses sejalan dengan perkembangan perencanaan. Sampai tahap perencanaan skematik perencanaan biaya belumlah pasti, dalam arti anggaran tersebut belum disetujui atau diverifikasi oleh Owner/Investor. Begitu perencanaan skematik disetujui oleh Owner/Investor, maka perencanaan biayanya (anggarannya) harus disetujui. Setelah kedua hal tersebut disetujui oleh Owner/Investor, maka tugas QS, pada tahap selanjutnya dari proses perencanaan, akan menjadi pengendali biaya konstruksi pada tahap perencanaan. Pengendalian biaya pada tahap perencanaan ini dimaksudkan untuk membatasi pengembangan perencanaan agar masih di dalam koridor anggaran yang telah ditetapkan. Ataupun jika terjadi peningkatan biaya pembangunan yang cukup besar dapat diketahui dan diantisipasi sedini
mungkin. Fungsi pengendalian biaya ini akan terus dilaksanakan sampai dengan semua perencanaan selesai.
2. Dokumentasi
Setelah para Perencana merampungkan perencanaanya maka tibalah saatnya QS untuk mempersiapkan Dokumen Lelang. Di dalam dokumen lelang ini, biasanya dilengkapi dengan Bill of Quantity (BQ) atau dalam bahasa sehari-harinya dikenal juga sebagai Daftar Uraian Pekerjaan. Di dalam BQ ini suatu proyek diuraikan menjadi bentuk pokok-pokok pekerjaan yang akan menunjukkan lingkup pekerjaan yang dilelangkan. Dalam membuat BQ ini ada aturan-aturan baku yang dimiliki oleh QS, baik dalam perhitungan volume pekerjaan maupun dalam memerinci pekerjaan menjadi pokok-pokok pekerjaan. Aturan baku tersebut biasa dituangkan dalam bentuk yang biasa disebut Standard Methode of Measurement (SMM). SMM ini banyak macamnya dan agak berbeda di setiap negara. Perbedaan tersebut sebenarnya terjadi dikarenakan adanya perbedaan cara kerja yang biasa dilakukan di suatu negara. Di Indonesia SMM yang biasa digunakan ada beberapa acuan antara lain Hong Kong Standard, Singapore Standard, UK Standard maupun yang biasa digunakan kontraktor asing di Indonesia yang biasa disebut dengan POMI (Procedure of Measurement International).
3. Administrasi kontrak
Seperti dijelaskan di atas bahwa QS mempersiapkan syarat-syarat kontrak, maka pada tahap pelaksanaan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kontrak menjadi bagian dari jasa QS yang diberikan kepada Owner/Investor. Hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kontrak ini adalah dimulai dari
masa pelelangan pekerjaan, masa pelaksanaan pekerjaan dan masa penyelesaian pekerjaan. Pada masa pelelangan QS, selain menyiapkan dokumen lelang, mengatur tata cara pelelangan, mengeluarkan risalah-risalah rapat pelelangan, mengikuti rapat-rapat klarifikasi lelang, mengikuti proses negosiasi dan diakhiri dengan pembuatan evaluasi lelang yang akan diberikan kepada Owner/Investor sebagai bahan pertimbangan pemilihan kontraktor. Selain itu QS juga memberikan evaluasi dan rekomendasi atas sistim Procurement yang akan digunakan oleh Owner/Investor untuk melaksanakan proyeknya tersebut. Yang dimaksud dengan sistem Procurement di sini adalah sistim manajemen pelaksanaan proyek, apakah menggunakan sistem tradisional (Main Contractor), Design and Build, Manajemen Konstruksi, Manajemen Kontraktor, Project Manager dll.
Pemilihan sistem Procurement ini harus dibicarakan dengan seksama oleh QS dan Owner/Investor dengan mempertimbangkan prioritas Owner/Investor. Dari prioritas tersebut kemudian dianalisis untuk dicarikan sistem yang tepat untuk digunakan pada suatu proyek.
Pada masa pelaksanaan, QS melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan administrasi kontrak yang berupa pembayaran berkala (Interim Valuation), memeriksa tagihan dan klaim-klaim kontraktor yang berkaitan dengan kerja tambah-kurang, membantu dokumentasi instruksi-instruksi lapangan, menentukan status kontraktor secara kontraktual dan hal-hal lain yang berkaitan dengan masalah administrasi. Selama masa ini seringkali QS dimintai bantuan oleh Manajer Proyek atau Manajemen Konstruksi atau siapapun Pengelola proyek untuk memberikan masukkan mengenai
langkah-langkah yang sesuai dengan kontrak jika terjadi sesuatu perselisihan atau perbedaan pendapat antara Kontraktor dan Pengelola Proyek. Hal lain yang tidak kalah penting pada masa pelaksanaan ini adalah pembuatan laporan keuangan atas kondisi pelaksanaan proyek. Laporan ini biasanya dibuat secara periodik sebagai kontrol Owner/Investor atas komitmen finansialnya. Jika terjadi pekerjaan tambah-kurang yang terlalu banyak, yang tentu saja akan mempengaruhi biaya pembangunan secara keseluruhan, hal ini harus dilaporkan kepada Owner/Investor agar langkah-langkah antisipatif dapat dilakukan. Jika hal itu terjadi, maka adalah tugas Manajer Proyek atau Manjemen Konstruksi atau siapapun Pengelola Proyeknya untuk sedapat mungkin mengembalikan keadaan tersebut ke jalur yang telah disepakati, dalam hal ini adalah anggaran yang telah disepakati. Pada akhir proyek, tugas utama QS adalah menyaipkan perhitungan akhir (Final Account) proyek. Perhitungan akhir ini akan melibatkan perhitungan kembali kontrak awal kontraktor, tagihan pekerjaan tambah-kurang, tagihan-tagihan antar kontraktor, kontra klaim dan denda-denda. Hal-hal tersebut harus dibicarakan dan disetujui oleh kontraktor dan Owner/Investor, sehingga harga akhir proyek dapat ditemukan dan dibayarkan. Pada akhir proyek ini pula QS seringkali dimintakan bantuannya oleh Pengelola Proyek untuk menyiapkan Serah Terima Pekerjaan, baik dari segi format serah terimanya maupun dari status pekerjaan tersebut. Demikianlah secara garis besar fungsi administrasi QS pada masa pelaksanaan pekerjaan sampai diserahkannya pekerjaan oleh kontraktor kepada Owner/Investor.
4. Arbitrasi
Dengan kemampuannya dan pemahamannya di bidang kontrak dan administrasi kontrak, QS dapat ditunjuk sebagai Arbitrator dalam menyelesaikan masalah antara Owner/Investor dengan Kontraktor atau antara Kontraktor dengan para Sub-Kontraktornya. Arbitrator yang dimaksud di sini adalah tindakan pendahuluan penyelesaian masalah sebelum dilimpahkan ke pengadilan atau Badan Arbitrasi Nasional (BANI).
Di dalam standar kontrak JCT, hal ini dimungkinkan. Jika terjadi perselisihan antara pihak-pihak yang mengikat kontrak maka kedua belah pihak dapat menunjuk seorang atau institusi independen yang akan bertindak sebagai penengah dalam menyelesaikan perselisihan atau perbedaan pendapat tersebut. Biasanya, orang atau institusi yang ditunjuk tersebut adalah QS. Hal ini disebabkan karena alasan yang disebutkan di atas, selain untuk mempercepat proses penyeleaian masalah atau perselisihan. Jika melalui jalur pengadilan atau BANI hal ini tidak dapat diselesaikan secara cepat. Cepatnya penyelesaian masalah seringkali diperlukan karena, biasanya perselisihan tersebut menyangkut masalah keuangan atau ada sangkut pautnya dengan uang, jika terlalu lama diselesaikannya akan berakibat kepada makin lamanya uang atau tagihan yang diperselisihkan tersebut menjadi beban bagi kedua belah pihak.
Demikianlah tugas dan fungsi QS secara tradisional berdasarkan keahlian dasarnya. Di Indonesia sendiri fungsi dan peranan QS, selama ini baru sampai pada taraf perencanaan dan pengendalian biaya. Hal itulah yang terlintas di benak para praktisi konstruksi jika disebutkan profesi QS. Hal-hal lain yang dapat dikerjakan oleh QS, seperti digambarkan di atas, seringkali masih rancu atau
tersamar dengan sistim pengelolaan proyek yang banyak digunakan di Indonesia, seperti sistim Manajemen Konstruksi, Rancang Bangun dll. Profesi ataupun jasa QS sendiri di Indonesia kebanyakan masih digunakan oleh para Pengembang atau Owner/Investor swasta, terutama jika Owner/Investornya meminjam uang dari Bank (asing) untuk menjalankan proyeknya. Untuk proyek-proyek pemerintah jarang menggunakan jasa QS. Namun secara tidak langsung jasa QS juga digunakan yaitu melalui institusi BAPPENAS atau BAPPEDA. Di dalam BAPPENAS proyek-proyek dilihat kelayakannya, baik dari segi finansial, teknis dan sosialnya. Apa yang dilakukan di sana sebenarnya tidak jauh dari apa yang dilakukan QS pada suatu proyek swasta pada tahap-tahap awal perencanaan. Fungsi pengendalian biaya, yang merupakan salah satu fungsi QS, pada proyek pemerintah akan dilakukan oleh BPKP ataupun BPK. Sedangkan fungsi administrasi kontrak biasanya dijalankan oleh tim proyek, yang dikepalai oleh seorang Kepala Proyek.
2.1.4. Ilmu Dasar Quantity Surveyor
Ilmu dasar yang harus dimiliki oleh seorang QS, dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.1. Ilmu Dasar QS
QS
Accounting Measurement Estimating Cons. Tech & Service Construction Cons. Law Building Economic Management2.2. Cost Planning (Perencanaan Biaya)
Perencanaan anggaran (Cost Plan) merupakan suatu batasan biaya yang dijadikan patokan dalam merencanakan atau menghasilkan desain yang diharapkan oleh Owner/Investor. Berikut merupakan penjelasan unsur dan pengertian Cost Plan. 2.2.1. Pengertian Perencanaan Biaya
Mirza, 2009 mengemukakan bahwa perencanaan anggaran adalah suatu teknik atau cara dengan mana anggaran suatu proyek dibuat dan dialokasikan ke dalam pos-pos biaya atau elemen biaya sehingga para Perencana mendapatkan suatu batasan biaya yang dijadikan patokan dalam merencanakan atau menghasilkan desain yang diharapkan oleh Owner/Investor.
Perencanaan anggaran biaya pada masa dahulu dilakukan setelah perencanaan selesai dan dibuat secara detil untuk keseluruhan proyek. Hal ini tentu saja memberikan kerugian bagi Owner/Investor, yang tidak mengetahui seberapa besar komitmen biaya yang harus ditanggungnya sebelum desain tersebut benar-benar selesai. Namun seiring berjalannya waktu, perkembangan ilmu, perkembangan manajemen proyek dan kebutuhan akan produk dari proses konstruksi, perencanaan biaya berangsur masuk ke dalam proses perencanaan. Hal ini dikarenakan kebutuhan Owner/Investor akan data biaya konstruksi sedari tahap awal perencanaan. Data tersebut diperlukan antara lain untuk menentukan sistem pembiayaan proyek, prediksi arus kas, jadwal pelaksanaan, pengelolaan pengadaan barang, prediksi pendapatan, perencanaan pemasaran dan lain-lain.
Perencanaan anggaran biaya dibuat bertahap menyesuaikan dengan tahapan perencanaan. Mengacu kepada Royal Institution of Chartered Surveyor (RICS)
perencanaan biaya disusun dengan mengacu kepada tahapan perencanaan yang dibuat oleh Royal Institution of British Architect (RIBA) melalui tahapan Plan of Work. Di setiap tahapan perencanaan diperlukan cara dan teknik perencanaan yang berbeda dengan menyesuaikan data atau informasi proyek yang tersedia. Di awal proyek, dimana data dan skema proyek yang akan dibuat belum secara jelas diketahui, cara empiris dengan mengandalkan data dari proyek sejenis yang ada dapat digunakan. Sejalan dengan makin bertambahnya data atau informasi yang ada, maka perencanaan biaya dibuat dan dianalisis dengan cara yang lebih baik dan terinci.
Pada saat ini, dengan makin berkembangnya teknologi, desain dan kebutuhan, perencanaan anggaran biaya menjadi suatu hal yang kompleks. Perencanaan anggaran biaya tidak lagi hanya memperhitungkan satu skema bangunan, namun sering melibatkan banyak skema dalam satu proyek seperti untuk kompleks bangunan terpadu atau yang biasa dikenal dengan konsep mix-used. Belum lagi dengan konsep multi-level basement, gedung pencakar langit dengan ketinggian lebih dari 40 lantai dan lain-lain. Hal tersebut membuat perencanaan anggaran biaya menjadi hal yang rumit dan kompleks, tidak lagi menjadi hal yang sederhana dan langsung (straight forward estimate). Pemberi Tugas memerlukan informasi biaya pembangunan seawal mungkin dan seakurat mungkin, walaupun informasi mengenai skema pembangunan masih belum jelas atau definitif.
Sumber : Literatur Cost Planning
Gambar 2.2. Diagram Posisi Perencanaan Biaya dalam Konstruksi
Sumber : Literatur Cost Planning
2.2.2. Tujuan Perencanaan Biaya
Secara tradisional, tujuan perencanaan biaya dalam proyek konstruksi adalah: 1. Sebagai Dasar Pendanaan Pembangunan
Sekarang ini para Pengembang atau Owner/Investor banyak menggunakan dana yang ukan berasal dari bisnisnya, melainkan berasal dari pinjaman Bank atau badan-badan pemberi pinjaman lainnya. Dana-dana tersebut ada yang dipinjamkan secara jangka panjang maupun jangka pendek. Pencarian dana ini oleh Owner/Investor sering dilakukan sejalan dengan tahap awal dari proses perencanaan dan karenanya, untuk keperluan pencarian dana ini, QS sering dilibatkan terutama dalam pembuatan aliran dana (Cash Flow) dari proyek tersebut. Pihak Bank biasanya meminta perhitungan biaya pembangunan (Perencanaan Biaya) atau aliran dana, yang merupakan dasar pemberian pinjaman.
2. Sebagai Dasar Perencanaan Design yang effisien
Dalam pelaksanaan suatu proyek QS secara kolektif dengan para Perencana lainnya berusaha mewujudkan apa yang diinginkan oleh Owner/Investor secara optimal. Perencanaan biaya yang dilakukan oleh QS cukup berperan dalam menentukan garis besar perencanaan (Outline Design) karena di awal perencanaan biaya sudah memberikan suatu batasan biaya pembangunan yang dapat digunakan sedemikian sehingga Perencana harus membatasi juga desainnya.
3. Sebagai Dasar Pengendalian Biaya selama masa Konstruksi
Dengan cara pengendalian biaya ini pekerjaan yang abortive atau sia-sia bisa dihindari, jika Owner/Investor (yang sebelumnya tidak menyiapkan estimasi
atau Cost Plan selama masa perencanaan) mendapatkan harga penawaran dari kontraktor (setelah desain diselesaikan) jauh di atas atau bahkan di bawah anggaran yang dimilikinya. Satu hal yang harus selalu diingat bahwa keputusan penyesuaian tersebut sepenuhnya ada di tangan Owner/Investor.
2.2.3. Jenis / Model Cost Planning
Dari sudut pandang QS maka ‘Çost Model’ diartikan sebagai perhitungan biaya awal dari suatu pembangunan pada saat perencanaan masih sangat awal sekali.
COST MODEL TRADISIONAL
Secara tradisional QS, biasanya, menyiapkan BQ yang siap untuk diberi harga oleh para kontraktor. Setelah dihargakan maka BQ tersebut akan menjadi suatu perwakilan atau model dari biaya pembangunan suatu bangunan. Akan tetapi BQ tersebut baru dapat dipersiapkan pada saat akhir dari perencanaan atau ketika gambar-gambar sudah selesai sehingga segala informasi yang didapat dari perubahan kuantitas dan harga akan sangat terlambat, untuk menghindari usaha-usaha meninggalkan atau merubah perencanaan. Oleh karenanya, jelas diperlukan suatu metode atau model yang lebih sederhana pada tahap awal perencanaan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas. Kerumitan dari ‘model’ ini adalah sangat tergantung kepada tingkat informasi yang diberikan oleh para Perencana kepada QS.
Secara skematik perkembangan perencanaan biaya dapat digambarkan seperti skema atau diagram berikut:
Sumber : Literatur Cost Planning
Gambar 2.4. Skematik Perkembangan Perencanaan Biaya
a. Pada 2 tingkatan pertama ‘Cost Model’ dibuat berdasarkan metode ‘Single Price Rate’. Ukuran atau massa dari bangunan diukur kemudian dikalikan dengan Single Price Rate untuk mendapatkan perkiraan biaya. Cara ini mempunyai kelemahan karena tidak memungkinkannya menghubungkan perkiraan tersebut pada tahap-tahap perencanaan selanjutnya. Usaha untuk memperbaiki metode ini adalah dengan menyiapkan Approximate Quantities (seperti pada level 4). Namun inipun masih mempunyai kelemahan, karena QS akan membutuhkan waktu ekstra untuk menyiapkan volume dan juga gambar-gambar harus sudah lebih lengkap. Apa yang dibutuhkan di sini sebenarnya adalah suatu metode yang dapat menghubungkan perkiraan biaya awal, yang dihitung berdasarkan suatu ukuran-ukuran atau level spesifikasi tertentu dan perhitungan yang
diketahui atau tercatat. Perkiraan biaya awal ini juga harus dapat dihubungkan dan/atau diperiksa pada tahap perencanaan berikutnya, sesuai dengan perkembangan perencanaan. Di sini jelas dibutuhkan perencanaan biaya yang dapat diperiksa dan dikendalikan. Jadi jika perencanaan biaya yang tidak dapat diperiksa atau dikendalikan, hal itu bukanlah perencanaan biaya akan tetapi hanya perkiraan semata.
b. Pada tingkat 3 dari diagram, perkiraan biaya sudah menggunakan metode elemen. Dengan cara ini ada keuntungan yang didapat yaitu setiap bagian-bagian utama dari perencanaan dapat diperhitungkan terpisah dan digunakan sebagai dasar untuk pemeriksaan ketika bagian atau elemen tersebut dikembangkan.
c. Pada level 5, ‘Model’ sudah dibuat berdasarkan suatu BQ yang cukup lengkap. Ada satu kritik mengenai BQ ini karena item pekerjaannya masih dihitung secara ‘netto’ tanpa ada tunjangan untuk waste, peralatan, buruh dan lain-lain, yang tidak menunjukkan biaya sebenarnya dari operasi pelaksanaan atau pengerjaan suatu item pekerjaan. Semua itu harus sudah termasuk di dalam harga satuan pekerjaan (all-in unit rate). Namun sebenarnya sukar untuk memeriksa kebenaran dan keakuratan dari tunjangan-tunjangan tersebut yang termasuk di dalam harga satuan pekerjaan tersebut. Kemungkinan suatu saat nanti sistim tersebut akan dirubah untuk dapat mendekati ke proses produksi.
d. Pada level 6 dan 7, ‘Model’ sudah lebih akurat karena dalam tingkatan ini kontraktor sudah memperhitungkan biaya berdasarkan operasi yang dilaksanakannya dan juga sudah mengantisipasi perhitungan biayanya
berdasarkan sumber daya yang digunakannya. Perhitungan berdasarkan sumber daya inilah yang sebetulnya merupakan ‘biaya murni’ dari pembangunan dan/atau pelaksanaan suatu item pekerjaan.
Dalam memperkirakan biaya sebenarnya banyak hal yang diasumsikan untuk membangun suatu Cost Plan. Asumsi –asumsi ini kemungkinan bisa betul, dalam arti mendekati biaya sebenarnya dan dapat pula tidak benar (berbeda jauh dengan biaya sebenarnya). Dalam mengasumsikan ini diperlukan suatu pengalaman dan pertimbangan professional. Keberhasilan suatu estimasi sangat tergantung kepada bagaimana mengantisipasi dan menginterpretasikan harga-harga yang dianalisis.
2.2.4. Perencanaan Biaya secara Elemental
Perencanaan biaya pembangunan dengan cara ini adalah yang paling banyak dikenal dalam kategori produk based ini . Dengan cara ini kita akan mendapatkan pos-pos biaya pembangunan secara elemental. Adapun yang dimaksud dengan elemen adalah ‘bagian dari satu bangunan yang selalu muncul dengan fungsi yang sama tanpa membedakan jenis bangunan dan spesifikasinya’. Cara ini banyak digunakan oleh para QS dalam pembuatan perencanaan biaya karena selain dapat digunakan sebagai perencanaan biaya dapat juga dipakai sebagai pengendalian biaya. Perencanaan biaya dengan cara ini akan mengantisipasi besarnya biaya pembangunan dengan harga yang kompetitif atau berdasarkan harga lelang yang kompetitif , karena data-data yang dipakai dalam perencanaan biaya ini diambil dari data-data proyek sebelumnya yang telah dilelangkan.
Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam pembuatan suatu perencanaan biaya. Secara umum suatu perencanaan biaya harus bisa mengantisipasi nilai
penawaran kontraktor sedekat mungkin. Selain itu ada dua (2) syarat penting yang harus selalu diingat sebelum suatu estimasi dapat dikatakan menjadi suatu perencanaan biaya (Cost Plan), yaitu :
a. Perencanaan biaya harus dibuat sedemikian sehingga semua gambar-gambar yang dihasilkan oleh Perencana nantinya dapat diperiksa dan dibandingkan dengan Cost Plan-nya, tanpa harus menunggu keseluruhan perencanaannya selesai. Dengan cara ini akan memungkinkan diadakannya perbaikan, modifikasi atau bahkan perubahan pada perencanaan untuk mendapatkan suatu perencanaan yang memenuhi anggaran.
b. Perencanaan biaya harus bisa dibandingkan dengan proyek-proyek lain, yang sejenis, agar supaya jumlah uang yang dialokasikan untuk masing-masing bagian dari bangunan bisa dilihat apakah sudah cukup layak (reasonable) baik secara elemental maupun secara keseluruhan.
Dari penjelasan dan pra-syarat di atas jelas terlihat bahwa perencanaan biaya membutuhkan data-data dari proyek - proyek sejenis sebelumnya untuk bahan membandingkan estimasi yang dibuat. Karenanya dari dua hal yang harus diingat dalam pembuatan Cost Plan nampaknya pra-syarat kedua lebih perlu diperhatikan. Pertanyaan yang timbul dari pra-syarat ini adalah bagaimana membandingkan biaya pembangunan suatu proyek dengan proyek lainnya.
Agar supaya kita dapat membandingkan suatu bagian dari bengunan secara baik dan benar, maka kita harus mengganti format pembagian pos-pos biaya dari bangunan tersebut . Kita dapat membaginya ke dalam bentuk elemental. Ada sedikitnya 6 elemen dalam suatu bangunan, yaitu :
b) Dinding luar dan dalam c) Lantai atas (termasuk tangga) d) Atap
e) Instalasi Pelayanan (M/E) f) Pekerjaan halaman
Pembagian di atas digunakan untuk merinci biaya pembangunan suatu bangunan. Beberapa institusi ada yang membagi elemen menjadi empat puluh (40) atau lebih. Namun demikian berapapun banyaknya elemen yang kita akan buat, ada aturan-aturan yang harus diingat antara lain :
a. Definisi elemen harus selalu dipakai sebagai batasan, untuk kepentingan penyeragaman.
b. Elemen harus merupakan kumpulan biaya utama (cost importance).
c. Elemen harus dapat dipisahkan secara mudah, baik dalam pengukuran pada saat desain awal maupun pada saat persiapan BQ.
d. Elemen yang dipilih harus bisa dibandingkan dengan yang digunakan orang lain.
2.3. Aliran Kas Proyek
Dalam aliran kas proyek suatu investasi terdapat beberapa bagian di dalamnya, yaitu : jadwal penerimaan, kas awal, finansial, kas akhir, dan bunga. Berikut merupakan penjelasan dari beberapa unsur berikut :
2.3.1. Cash Flow
Cash flow menurut arti katanya adalah arus kas. Namun dalam pengertian sebenarnya, adalah suatu realisasi atau taksiran dari pemasukkan uang (Inflow)
maupun pngeluaran (Outflow) yang terjadi pada suatu investasi dalam jangka waktu tertentu. Aliran kas terbentuk dari perkiraan biaya pertama, modal kerja, biaya operasi, biaya produksi dan Revenue (Soeharto, 1997). Peranan Cash Flow dalam pelaksanaan proyek adalah besar sekali dan sangat penting. Unsur utama dari Cash Flow ada dua yaitu : Jadwal Penerimaan dan Jadwal Pengeluaran. Sedangkan unsur lainnya adalah kas awal, finansial dan kas akhir. Unsur finansial di sini, dimaksudkan untuk mengatasi bila Cash Flow mengalami defisit. Jadwal penerimaan pada umumnya sudah diatur pada saat perjanjian, sehingga untuk mengatur ulang jadwal penerimaan tidaklah mudah, walaupun masih bisa ditempuh jalan negosiasi. Sedangkan jadwal pengeluaran sepenuhnya ada pada kendali perusahaan, namun tetap mengacu pada program kerja yang ada. Kebijakan operasional di sinipun dapat mengatur jadwal pengeluaran, yaitu antara cash (tunai) dengan credit (pembayaran berjangka waktu).
2.3.2. Jadwal Penerimaan
Unsur utama dari cash flow adalah penerimaan, karena dari penerimaan atau rencana penerimaan yang ada, maka terjadilah kegiatan pengeluaran. Untuk proyek konstruksi, realisasi penerimaan sangat ditentukan oleh sistem pembayaran yang telah ditetapkan pada surat perjanjian atau kontrak konstruksi. Jadwal penerimaan harus dapat disusun secara tepat dan akurat, artinya jumlah penerimaannya benar dan waktu cairnya tepat. Rencana jumlah penerimaan umumnya berkaitan dengan besarnya prestasi pekerjaan, oleh karena itu prestasi pekerjaan pada waktu tertentu, misalnya tiap akhir bulan, harus diperkirakan secara cermat. Pencairan rencana penerimaan akan melalui suatu proses yang
memerlukan waktu, mulai semua persyaratan fisik dan administratif sudah dipenuhi sampai dengan masuknya dana ke dalam kas/rekening perusahaan.
2.3.3. Kas Awal
Pada umumnya setiap proyek memerlukan kas awal untuk dapat memulai kegiatannya. Walaupun proyek dengan fasilitas pembayaran uang muka sekalipun tetap memerlukan kas awal. Hal ini disebabkan karena pencairan uang muka pekerjaan memerlukan waktu, sehingga tidak mungkin cair sebelum pekerjaan dimulai.
Yang dimaksud kas awal adalah sejumlah uang yang harus disediakan pada awal kegiatan proyek, yang nantinya uang ini harus dikembalikan dari penerimaan di akhir proyek. Kas awal biasanya diperlukan pada awal proyek (bulan pertama).
2.3.4. Finansial
Finansial adalah keputusan keuangan untuk mengatasi dan menyesuaikan kondisi kas sesudah kas awal. Bila kondisi kas setelah selesai kas awal defisit maka perlu dicarikan jalan keluar seperti memasukkan dana pinjaman dan bila sudah surplus cukup besar dapat dipergunakan untuk mengembalikan pinjaman (bila ada pinjaman). Tolak ukurnya jika melakukan keputusan untuk melakukan dana pinjaman adalah tingkat/jumlah suku bunga pinjaman yang harus dibayarkan. (Asiyanto, 2005).
2.3.5. Kas Akhir
Kas akhir adalah kondisi kas pada akhir bulan dimana merupakan penjumlahan dari kas sesudah kas awal dan total finansial. Oleh karena itu, aliran kas ini berasal dari pengembalian modal kerja dan penjualan serta aktiva tetap. Aliran kas
terminal merupakan arus kas masuk untuk selanjutnya dianalisis dengan kriteria penilaian investasi.
2.4. Uraian Hasil Penelitian 10 Tahun Terakhir
Penelitian ini merupakan analisis perhitungan nilai Cost Planning secara keseluruhan untuk pekerjaan struktur dan arsitektur yang bertujuan untuk memperoleh nilai budget estimate bagi Owner. Secara umum belum ada penlitian sebelumnya yang membahas perhitungan cost plan untuk pekerjaan struktur dan arsitektur, namun ada beberapa penelitian yang berkaitan dengan bentuk – bentuk perhitungan biaya elemental, faktor – faktor yang berpengaruh pada cost plan dan elemen yang berpengaru terhadap cost plan, penelitian tersebut antara lain :
Tabel 2.1 Hasil Penelitian 10 Tahun Terakhir
NO TOPIC AUTHOR VARIABEL RESEARCH METHODE RESULTY
1
Estimasi Biaya Konseptual pada Konstruksi Gedung Perkantoran dengan Metode Fuzzy Logic
Jennyvera, Fakultas Teknik Sipil, Universitas Indonesia, 2012 Biaya Konseptual, Gedung Perkantoran, Metode Fuzzy Logic Kuisioner, Studi Literarture dan Pakar
Pada Jurnal ini membahas faktor - faktor yang mempengaruhi biaya konstruksi suatu gedung perkantoran dan membuat suatu permodelan estimasi biaya konseptual pada gedung perkantoran dengan fuzzy logic. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat enam faktor utama yang mempengaruhi biaya konseptual pada konstruksi gedung perkantoran. Dengan keenam faktor ini, suatu permodelan estimasi biaya konseptual akan dibentuk dan dapat digunakan untuk memprediksi suatu proyek di masa mendatang.
2 Analisis Biaya Elemental untuk Perencanaan Biaya Proyek Apartemen Meidy Kempa, Pascasarjana Magister Teknik Sipil, UK Petra, 2013 Biaya Elemental, elemen - elemen biaya, Apartemen Studi literatur, observasi lapangan
Pada Jurnal ini menunjukkan bahwa format elemen bangunan dalam analisis biaya elemental terdiri dari 11 elemen, yaitu Preliminaries, Sub structure, Super structure, Finishes, Fittings, Services, Site Works, External Services, Waterproofing, Grills & Besi dan Pool. Sedangkan range harga elemen dalam analisis biaya elemental proyek apartemen terdapat perbedaan jika dilihat
berdasarkan jumlah lantai dan tinggi bangunan.
3 Permodelan Cost Planning Pembangunan Bangunan Gedung Negara Candra Yuliana, Fakultas Teknik, Universitas Lambung Mangkurat, 2011 Biaya, faktor - faktor pengaruh terhadap cost planning Studi literatur, observasi lapangan, data proyek sebelumnya
Pada Jurnal ini menjelaskan bahwa besarnya besar perkiraan biaya diperlukan untuk pelaksanaan proyek bangunan gedung negara. Adapun faktor - faktor yang mempengaruhi permodelan cost planning antara lain tipe struktur, bentuk bangunan, ukuran bangunan, komposisi ruang dan lain sebagainya. permodelan cost planning yang digunakan adalah memakai data dan informasi proyek terdahulu dan metode faktor.
...lanjutan Tabel 2.1 Hasil Penelitian 10 Tahun Terakhir
NO TOPIC AUTHOR VARIABEL RESEARCH METHODE RESULTY
4 Cost Planning & Control
Kenneth Kwan, Rider Levett Bucknall, Ping An, 2014 Cost Planning, elemen - elemen penyusun cost planning Studi literatur, observasi lapangan, data proyek sebelumnya
Pada Jurnal ini menjelaskan bahwa pembiayaan adalah point penting dalam manajemen pembiayaan yang mempunyai peranan penting dalam keberhasilan suatu proyek. Untuk proyek jangka panjang, hal ini akan sangat berpengaruh dalam perputaran nilai dana dari suatu owner. maka dari itu, diperlukan perencanaan biaya yang matang agar tetap sesuai dengan budget owner berupa cost planning.
5
Effective Cost Planning in
Buildings and User Participation Harriet Eliufoo, Uni. College of Lands & Architectural Studies, Tanzania Cost Planning, user, Studi literatur, observasi lapangan, kuisioner
Jurnal ini menjelaskan proses cost planning untuk sebuah proyek bangunan di Tanzania dan menganalisis pengaruh pengguna terhadap keberhasilannya sebuah proyek konstruksi. Dalam hal ini pengguna sangat berpengaruh terhadap keefektifan cost control, lemahnya cost control dapat menyebabkan terjadinya
pembengkakan biaya. 6 Critical Factor Affecting Construction Cost in Albania MSc.Eng. Valdete Ballhysa, Eng Marsella Blloku
Cost, faktor - faktor pengaruh terhadap cost planning Studi literatur, observasi lapangan, kuisioner
Jurnal ini menjabarkan mengenai faktor - faktor yang sangat mempengaruhi biaya konstruksi antara lain Keterlambatan pembayaran pekerjaan, arus kas kontraktor yang kurang stabil, seringnya terjadi perubahan desain, kurangnya pengalaman antara perencana dan kontraktor.
7 Identifying Contractors Planned Quality Cost in Indonesian Construction Projects Puti F. Marzuki, Construction Engineering & Management Research Group, Institusi Teknologi Bandung, 2014 Cost, Kontraktor, quantity Studi literatur, observasi lapangan, kuisioner
Makalah ini menyajikan identifikasi biaya konstruksi yang direncanakan dalam tiga proyek konstruksi yang dilakukan oleh 2 kontraktor besar Indonesia di Jakarta. Tujuannya adalah
memungkinkan kontraktor untuk menguraikan perencanaan biaya kualitas mereka dalam meningkatkan hasil pekerjaan. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun kontraktor besar, tetapi masih kurangnya sistematis mengenai analisis quantity.
