Contoh surat Penawaran

(1)

Nomor : 007/M/MUR/I/2012

Perihal : Paket Konsultasi Manajemen Pengukuran KPI PT ASABRI (Persero). Kepada Yth :

Unit Layanan Pengadaan PT ASABRI

Jl. Mayjen Sutoyo No 11 Jakarta Timur 13630 Jakarta

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan Quotation Paket Paket Konsultasi Manajemen Pengukuran KPI di PT ASABRI sebagai berikut:

Latar Belakang

1.

Keberadaan Sistem Manajemen yang profesional menjadi prasyarat bagi perusahaan untuk terus berkembang dalam mencapai visi dan target perusahaan.

2.

Dengan penerapan sistem ISO 9001:2008 perusahaan dapat menciptakan efektifitas dan efisiensi proses, di samping aspek kecermatan, ketepatan dan kecepatan

pelayanan.

3.

Penerapan sistem ISO 9001:2008 mensyaratkan dan merekomendasikan pelaksanaan beberapa kegiatan lainnya yang berkaitan dengan pencapaian KPI perusahaan.

Tujuan

1.

Menanamkan dan mengembangkan kesadaran mengenai kinerja dan mutu pelayanan secara komprehensif di seluruh jajaran PT ASABRI.

2.

Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) secara benar dan mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 sebagai simbol efektifitas penerapan sistem tersebut.

3.

Mengintegrasikan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan pelaksanaan dan pencapaian beberapa KPI perusahaan, yaitu:

a.

Tingkat Kepuasan Pelanggan (sudah dilaksanakan secara rutin)

b.

Pengembangan dan Perbaikan Mutu Seluruh Sistem & Prosedur Pelayanan c. Indeks Kepuasan Supplier/Vendor

d. Indeks Kepuasan Pegawai Ruang Lingkup

Ruang lingkup jasa konsultasi ini akan meliputi beberapa pekerjaan sebagai berikut:

1.

Penerapan Standar ISO 9001:2008 . Dengan komitmen yang tinggi dari kedua belah pihak, kami akan menjamin PT ASABRI mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008. Untuk itu diperlukan pembentukan Steering Committee, MR (Management

Representative), dan Tim ISO yang beranggotakan perwakilan seluruh bagian di PT ASABRI. Implementasi Standar ISO 9001:2008 ini diprioritaskan untuk Kantor Pusat PT ASABRI.

(2)

2.

KPI: Pengembangan dan Perbaikan Mutu Seluruh Sistem & Prosedur Pelayanan . Mengembangkan dan memperbaiki seluruh sistem & prosedur yang ada di setiap jajaran di PT ASABRI yang berkaitan dengan pelayanan kepada pelanggan. Pekerjaan ini akan dilaksanakan pada awal seluruh kegiatan karena menjadi prasyarat bagi penerapan Standar ISO 9001:2008.

3.

KPI: Capacity Building Pelaksanaan Survey Kepuasan Supplier/Vendor . Capacity Building dilakukan dengan cara:

a.

Pelatihan 2 (dua) hari kepada pegawai PT ASABRI yang bertugas melaksanakan Survey Kepuasan Supplier/Vendor, dan

b.

Memberikan supervisi kepada pegawai PT ASABRI dalam melaksanakan survey sehingga dapat menghasilkan Indeks Kepuasan Supplier/Vendor Tahun 2012.

4.

KPI: Pelaksanaan Survey Kepuasan Pegawai . Survey ini akan dilaksanakan oleh konsultan kepada seluruh pegawai tetap PT ASABRI di Kantor Pusat dan seluruh Kantor Cabang, melalui meknisme sensus dengan pengisian kuesioner sehingga akan mendapatkan Indeks Kepuasan Pegawai Tahun 2012.

Catatan:

• Pelaksanaan KPI Survey Tingkat Kepuasan Pelanggan Tahun 2012 akan tetap dilaksanakan di akhir tahun dengan proposal kegiatan yang terpisah.

• Pelaksanaan KPI Perusahaan lainnya, seperti: Tingkat Penyelesaian Klaim, Pengembangan Sub Sistem SDM, dan Assesment dan Tindak Lanjut GCG juga akan dibuat dengan proposal kegiatan terpisah.

Tahapan Pekerjaan

1. Penerapan Standar ISO 9001:2008 Tahap 1: Management Commitment

Memperoleh komitmen dari seluruh jajaran manajemen PT ASABRI dalam menerapkan Standar ISO 9001:2008.

Tahap 2: Diagnostic Assessment

Melihat kondisi awal perusahaan baik secara fisik maupun sistem dikaitkan dengan persyaratan-persyaratan dari Standar ISO 9001:2008 dan menunjuk satu orang MR (Management Representative) PT ASABRI dan satu Tim ISO PT ASABRI yang anggotanya berasal dari semua bagian dari organisasi yang masuk dalam ruang lingkup sistem.

Tahap 3: Initial Training

Memberikan training mengenai: (1) kesadaran mutu & sistem, (2) pemahaman Standar ISO 9001:2008, (3) pemahaman Dokumentasi ISO 9001:2008; yang akan diberikan untuk manajemen dalam organisasi dan Tim ISO. Adapun untuk level pelaksana / operasional dilakukan oleh masing-masing anggota Tim ISO.

Tahap 4: Pengembangan Dokumentasi Sistem

Memberikan bimbingan dan panduan untuk menulis dokumen level I, II, III dan IV sesuai dengan ISO 9001:2008.

Tahap 5: Implementasi Sistem

Memeriksa semua dokumen yang sudah ditulis, sebelum disyahkan menjadi ketentuan yang mengikat.

(3)

Tahap 7: Internal Audit & Corrective Action

Memandu Pelaksanaan Audit Internal dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dari hasil audit internal tersebut.

Tahap 8: Management Review

Melaksanakan pre-assessment terhadap penerapan ISO 9001:2008 dengan metode audit yang hampir sama dengan yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi, sebagai try-out

sebelum diaudit secara eksternal oleh badan sertifikasi. Tahap 9: Certification Audit

Melaksanakan audit ISO 9001:2008 yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi eksternal. Tahap 10: Certificate Award

Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 yang diberikan oleh Badan Sertifikasi eksternal. 2. KPI: Pengembangan dan Perbaikan Mutu Seluruh Sistem & Prosedur Pelayanan

Tahap 1: Review SOP yang telah tersedia

Mengumpulkan dan mereview seluruh SOP yang berkaitan dengan pelayanan kepada pelanggan.

Tahap 2: Perbaikan Mutu Sistem & Prosedur

Melakukan perbaikan terhadap seluruh SOP yang berkaitan dengan pelayanan kepada pelanggan.

Tahap 3: Implementasi Seluruh Sistem & Prosedur Pelayanan Mengimplementasikan seluruh sistem dan prosedur pelayanan.

3.

KPI: Capacity Building Pelaksanaan Survey Kepuasan Supplier/Vendor Tahap 1: Pelatihan Metodologi Survey

Memberikan pelatihan 2 (dua) hari mengenai pelaksanaan Survey Kepuasan Supplier/Vendor beserta metode pengolahan data dan penghitungan indeksnya. Tahap 2: Supervisi Pelaksanaan

Melakukan supervisi dalam pelaksanaan survey dengan memperhatikan metodologi sampling dan pembuatan instrumen survey yang benar.

Tahap 3: Supervisi Pengolahan Data dan Pelaporan

Melakukan supervisi dalam pengolahan data dan pembuatan laporan yang memiliki argumentasi ilmiah.

4.

KPI: Pelaksanaan Survey Kepuasan Pegawai

Tahap 1: Pengembangan instrumen survey dan parameter pengukuran

Membuat instrumen survey dan parameter pengukuran yang dapat menghasilkan Indeks Kepuasan Pegawai yang komprehensif.

Tahap 2: Pelaksanaan Survey Kepuasan Pegawai

Melakukan survey kepada seluruh pegawai tetap PT ASABRI di Kantor Pusat dan seluruh Kantor Cabang, melalui meknisme sensus dengan cara pengisian kuesioner.

Tahap 3: Pengolahan Data dan Pelaporan

(4)

Skedul Kegiatan dan Biaya

Feb Mar Apr Mei Jun Jul

1 Pengembangan dan Perbaikan Mutu Seluruh Sistem & Prosedur

Pengembangan _75.000.000 _X _X _X

2 Indeks Kepuasan Supplier/Vendor Pendidikan 50.000.000 X X

3 Indeks Kepuasan Pegawai Pendidikan 225.000.000 X X X

1 Management Commitment X

2 Diagnostic Assessment X

3 Initial Training Pendidikan 44.000.000 X

4 Pengembangan Dokumentasi

Sistem Pengembangan 100.000.000 X X X

5 Implementasi Sistem Pengembangan 75.000.000 X X X

6 Training Internal Audit Pendidikan 24.000.000 X

7 Internal Audit & Corrective Action Pendidikan 100.000.000 X X

8 Management Review Pengembangan 35.000.000 X

9 Certification Audit X 10 Certificate Award X Total Biaya 850.000.000 Pengembangan Pengembangan 10.000.000 112.000.000

A. Pencapaian Target KPI

B. Penerapan Standar ISO 9001:2008

Tahun 2012

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN KATAGORI BIAYA

Catatan :

a. Total biaya pendidikan Rp

443.000.000,-b.

Total biaya Pengembangan Rp

407.000.000,-c.

Skedul ini berlaku setelah Perjanjian Kerjasama (PKS) ditandatangani. Biaya

Seluruh kegiatan ini membutuhkan biaya professional sebesar Rp 850.000.000,- (Delapan ratus lima puluh juta rupiah) sudah termasuk PPN 10% dan juga sudah termasuk

transportasi dan akomodasi jika konsultan melakukan perjalanan ke luar kota. Cara Pembayaran

1. Down payment sebesar 20% setelah penandatangan kontrak.

2.

Pembayaran ke dua sebesar 30% setelah tahapan pelatihan awal selesai dilakukan.

3.

Pembayaran ke tiga sebesar 30% setelah seluruh pencapaian target KPI dan tahapan implementasi sistem (sampai tahap Management Review) selesai dilaksanakan.

4.

Pembayaran ketiga sebesar 20% dilakukan setelah dinyatakan lulus oleh Auditor Badan Seritifikasi pada proses audit sertifikasi.

Demikian penawaran ini kami buat, terima kasih atas perhatiannya. Jakarta, 05 Februari 2012

(5)