Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Di PT Najwa Semesta
Mandiri
Design Management Information System of PT Najwa Semesta Mandiri 1
Riska Novianti Wijaya, 2Magnaz Lestira Oktaroza, 3Elly Halimatusadiah
1,2,3
Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No.1 Bandung 40116
email: 1riskan.wijaya@gmail.com, 2ira.santoz@gmail.com, 3elly.halimatusadiah@hayoo.com
Abstract. PT Najwa Semesta Mandiri is a company engaged in the field of travel services umrah and hajj special. There are several subsystems that support the company's business processes, including: cash register and cash receipt information system, inventory information system and payroll information system that is being applied by the company, but there are still many weaknesses in the system such as no complete forms, Internal because there is no separation of authority and responsibility on each employee. Analysis and design of information system of registration and cash receipt, inventory management and payroll of employees in PT Najwa Semesta Mandiri aims to identify the needs of companies in the management of data and information transactions business operations. The research method used in the research with FAST approach and JAD development techniques by following the DCLS stage so that the end result of the developed system will get a structured system. The results obtained from the analysis and design of this system is a design of information systems registration and cash receipts, inventory management information system and employee payroll information system yng able to support the operational needs of the company. The advantages of the new system that can improve internal control, security of data security and integrated input and output processes.
Keywords: Management Information System, PT Najwa Semesta Mandiri.
Abstrak. PT Najwa Semesta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang biro jasa perjalanan umrah dan haji khusus. Terdapat beberapa subsistem yang mendukung proses bisnis perusahaan, diantaranya: sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, sistem informasi persediaan dan sistem informasi penggajian yang sedang diterapkan oleh perusahaan, namun masih terdapat banyak kelemahan dalam sistem tersebut seperti tidak diterapkan formulir-formulir yang lengkap, lemahnya pengendalian internal karena tidak terdapat pemisahan wewenang dan tanggung jawab pada masing-masing pegawai. Analisis dan perancangan sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, pengelolaan persediaan dan penggajian pegawai di PT Najwa Semesta Mandiri bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dalam pengelolaan data dan informasi transaksi operasional bisnisnya. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian dengan pendekatan FAST dan teknik pengembangan JAD dengan mengikuti tahapan DCLS sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan mendapatkan sistem yang terstruktur. Hasil yang didapat dari hasil analisis dan perancangan sistem ini adalah sebuah rancangan sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, sistem informasi pengelolaan persediaan dan sistem informasi penggajian pegawai yng mampu untuk menunjang kebutuhan operasional perusahaan. Adapun keunggulan dari sistem yang baru yaitu dapat meningkatkan pengendalian internal, keterjaminan keamanan data dan proses input dan output yang terintergrasi.
Kata Kunci: Sistem Informasi Pengelolaan, PT Najwa Semesta Mandiri. A. Pendahuluan
PT Najwa Semesta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang biro jasa perjalanan umrah dan haji khusus, yang beralamat di Jl. Saluyu A XV No 262 Bandung, Jawa Barat. Dalam proses bisnisnya perusahaan membagi dua aktivitas utama, yaitu operasional yang menangani pendaftaran dan bertanggung jawab pada persediaan perlengkapan umrah dan haji yang ada di gudang, dan bagian keuangan bertugas menerima pembayaran dari peserta pendaftar.
Permasalahan yang muncul pada perusahaan ini terkait pengelolaan data pendaftar yang berhubungan dengan prosedur pendaftaran dan penerimaan kas. Permasalahan lain yang muncul yaitu terkait sistem pengelolaan persediaan perlengkapan umrah dan haji. Hal tersebut terjadi karena perusahaan belum
menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi dan masih dilakukan secara manual pada kegiatan pengelolaannya. Disamping itu terdapat masalah lain yaitu pada sistem penggajian pegawai, perusahaan tidak mencantumkan rincian gaji. Hal ini disebabkan perusahaan tidak menerapkan sistem absensi sehingga pihak perusahaan tidak dapat mengetahui dengan pasti pegawai yang absen maupun terlambat.
Dalam menyelesaikan permasalahan tersebut, PT Najwa Semesta Mandiri perlu membenahi sistem informasi akuntansi yang sedang diterapkan. Penggunaan sistem informasi akuntansi dapat meningkatkan kualitas, efisiensi, keunggulan kompetensi perusahaan, dan memberikan informasi yang tepat waktu dan dapat dipercaya. Sehingga sistem informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi bisnis perusahaan (Krimiaji, 2015:13).
Dewasa ini banyak perusahaan yang menggunakan komputer dalam melakukan operasinya. Seiring dengan perkembangan dunia usaha, perusahaan melakukan komputerisasi dalam sistem informasi untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat (Puspita & Anggadini, 2014:17). Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan, penulis tertarik untuk merancang sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, sistem informasi pengelolaan persediaan dan sistem informasi penggajian untuk digunakan dalam menunjang proses bisnis perusahaan.
Berlandaskan pada latar belakang di atas maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini antara lain: “Bagaimana sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan PT Najwa Semesta Mandiri?”. Selanjutnya, dapat diketahui tujuan penelitian adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan PT Najwa Semesta Mandiri.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi pengelolaan yang sesuai dengan PT Najwa Semesta Mandiri untuk diterapkan di perusahaan.
B. Landasan Teori
Laudon dan Laudon (2012:15) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat komponen yang saling terkait dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam sebuah organisasi. Sistem informasi menerima input, kemudian diubah melalui berbagai proses menjadi output informasi sehingga dapat digunakan oleh users (Hall, 2011:7).
Kuswadi (2006:59) mendefinisikan penjualan jasa sebagai pelaksanaan tugas yang secara kontraktual telah disepakati untuk dilakukan selama suatu perode waktu. Sistem informasi penjualan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seluruh aktivitas penerimaan pendaftaran peserta umrah atau haji, dan penerimaan kas atas penjualan paket jasa perjalanan umrah dan haji.
Menurut Suandy dan Jessica (2008:17) “Persediaan merupakan aset milik perusahaan, persediaan yang terdapat dalam perusahaan jasa adalah persediaan perlengkapan”. Persediaan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah persediaan perlengkapan umrah dan haji yang ada di gudang dan akan diserahkan kepada peserta. Maka sistem informasi persediaan yaitu semua aktivitas yang mencatat data dan informasi tentang persediaan perlengkapan.
Proses penggajian dalam suatu perusahaan terjadi karena interaksi orang, peralatan, metode, dan kontrol yang menciptakan arus informasi untuk mendukung rutinitas kerja (Gelinas & Dull, 2008:501). Sistem informasi penggajian yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seluruh data, kegiatan dan informasi mengenai
gaji yang akan dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan pada setiap periodenya. C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Perbandingan Sistem Awal dan Sistem Baru
Tabel 1. Perbandingan Sistem Awal dan Sistem Baru
No. Sistem yang sedang
diterapkan
Sistem yang baru Alasan
Model Permasalahan Umum
1 Tidak terdapat
struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan fungsi masing-masing divisi.
Dibuatkan struktur organisasi yang menyatakan wewenang menurut fungsi hirarki agar memperjelas jabatan pegawai di setiap divisi.
Agar tidak terjadi penumpukan tugas disalah satu kegiatan yang membuat pekerjaan tidak efektif dan efisien.
2 Tidak terdapat
pemisahan fungsi pada setiap pegawai.
Fungsi operasional dibagi menjadi tiga bagian yaitu bagian pelayanan, bagian penerimaan barang dan bagian pengeluaran barang. Ketiga bagian tersebut dikepalai oleh manajer
operasional.
Agar tidak terjadi penyalahgunaan pada saat penerimaan pembayaran,
penerimaan barang dan saat mengeluarkan barang digudang.
Model Permasalahan Khusus Sistem Informasi Pendaftaran dan Penerimaan Kas
3 Formulir pendaftaran
untuk umrah dan haji menggunakan satu formulir yang sama dan
tidak terdapat nomor registrasi pada formulir tersebut.
Dibuatkan formulir terpisah untuk pendaftaran umrah dan haji dan diberi keterangan nomor registrasi.
Agar memudahkan dalam dalam
pengelolaan formulir dan mencari informasi yang diperlukan serta formulir dapat
diarsipkan dengan baik.
4. Tidak terdapat arsip atau catatan khusus untuk
mendokumentasikan data peserta umrah dan haji.
Dibuatkan database peserta umrah dan haji
Agar mempermudah dalam memperoleh data ketika diperlukan dan meminimalisisr terjadinya kehilangan data.
5. Kwitansi bukti penerimaan pembayaran umrah/haji hanya terdapat dua rangkap dan tidak memiliki nomor urut cetak.
Kwitansi dibuat sebanyak tiga rangkap dan diberikan nomor urut cetak. Rangkap pertama untuk bagian keuangan, rangkap kedua untuk bagian pelayanan dan rangkap ketiga diberikan kepada peserta. Agar menetapkan tanggung jawab terhadap timbulnya transaksi penerimaan kas, Mengurangi kemungkinan kesalahan dan memudahkan dalam melacak transaksi. 6. Petugas yang menerima kas, mengotorisasi penerimaan pembayaran dan mencatatat kas masuk adalah petugas yang sama.
Dibuatkan pemisahan fungsi, petugas yang menerima uang dari peserta dan yang melakukan otorisasi adalah bagian
pelayanan, dan bagain keuangan yang melakukan pencatatat berdasarkan kecocokan uang dengan kwitansi dari bagian pelayanan.
Agar tercipta pengendalian dalam pelaksanaan tugas dan menghindari
penyalahgunaan pencatatan transaksi penerimaan kas.
7. Tidak memiliki laporan data peserta umrah, laporan data peserta haji dan laporan penerimaan kas atas penjualan paket umrah dan haji.
Dibuatkan laporan data peserta umrah, laporan data peserta haji khusus dan laporan pembayaran peserta yang terkomputerisasi berdasarkan dengan kebutuhan perusahaan
Agar terdapat rekaman jejak pada setiap transaksi dan
meminimalisir resiko kehilangan data.
Model Permasalahan Khusus Sistem Informasi Persediaan Perlengkapan
8. Tidak terdapat catatan yang
mendokumentasikan persediaan
perlengkapan saat masuk gudang dan pada saat
perlengkapan keluar gudang.
Dibuatkan formulir penerimaan barang untuk bagian penerimaan barang dan formulir pengeluaran barang untuk bagian pengeluaran barang.
Agar perlengkapan yang masuk ke gudang dan keluar dari gudang dapat didokumentasikan dalam setiap formulir dan menjaga
pengendalian barang di gudang.
9. Tidak terdapat bagian penerimaan barang
Pada bagian operasional
dibuatkan pemisahan fungsi pada
Menghindari
pada saat
perlengkapan datang dan tidak ada bagian pengeluaran barang saat perlengkapan keluar.
penerimaan barang dan pengeluaran barang. pemeriman perlengkapan maupun saat mengeluarkan perlengkapan di gudang. 10. Tidak mengetahui jumlah pasti persediaan perlengkapan di gudang dan tidak mengetahui apabila terdapat selisih.
Dibuat database barang dengan sistem pengkodean agar setiap barang yang masuk dan keluar dapat disimpan ke database persediaan perlengkapan.
Dapat memonitoring setiap perlengkapan yang masuk dan keluar, baik dalam jumlah yang banyak maupun sedikit.
Model Permasalahan Khusus Sistem Informasi Penggajian Pegawai
11. Tidak melakukan pencatatan absensi pegawai pada saat hari kerja berlangsung
Dibuatkan formulir absensi untuk menjaga pengendalian dan sebagai data yang digunakan dalam perhitungan gaji
Melalui absensi pegawai, akan dapat diketahui apabila pegawai tidak masuk kerja atau terlambat masuk kerja, sehingga tidak terjadi
penyalahgunaan.
Desain Prototype Interface Pengguna
Gambar 3. Desain Menu Transaksi Gambar 4. Desain Formulir Registrasi Pendaftaran
Gambar 5. Desain Data Pendaftar
Gambar 6. Desain Daftar Pendaftar Umrah
Gambar 9. Desain Laporan Penerimaan
Kas Gambar 10. Desain Pencarian Peserta
Gambar 11. Desain Persediaan Barang Gambar 12. Desain Masuk Barang
Gambar 13. Desain Tabel Barang Masuk
D. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, peneliti menyimpulkan beberapa hasil penelitian sebagai berikut:
1. Sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian Gambar 15. Desain Tabel Barang Keluar
Gudang
Gambar 16. Laporan Persediaan
Gambar 17. Desain Menu Pegawai Gambar 18. Desain Input Pegawai
Gambar 19. Desain Data Pegawai Gambar 20. Desain Laporan Daftar Gaji Pegawai
yang sedang diterapkan oleh PT Najwa Semesta Mandiri saat ini masih terdapat kelemahan-kelemahan pada dokumentasi, job description, dan prosedur. Adapun kelemahan-kelemahan yan dikemukakan pada sistem informasi pengelolaan PT Najwa Semesta Mandiri adalah sebagai berikut:
Kelemahan secara umum seperti tidak adanya struktur organisasi secara tertulis dan tidak adanya job description yang menyebabkan pegawai tidak mendapatkan kejelasan fungsi dan wewenang pada tugasnya masing-masing
Kelemahan khusus pada input sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan, dan penggajian terdapat kelemahan pada formulir seperti: (1) Formulir pendaftaran untuk umrah dan haji menggunakan satu formulir yang sama dan tidak terdapat nomor registrasi, (2) Tidak terdapat formulir penerimaan barang masuk, (3) Tidak terdapat formulir pengeluaran barang, (3) Tidak terdapat kartu barang, (4) tidak terdapat absensi pegawai.
Pada proses sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian terdapat kelemahan-kelemahan, seperti: (1) tidak terdapat pemisahan fungsi pada saat penerimaan pembayaran oleh peserta dan pada saat penerimaan barang dan pengeluaran barang (2) Tidak mempunyai data base peserta, persediaan dan data pegawai (3) Bukti penerimaan pembayaran hanya terdapat dua rangkap dan tidak memiliki nomor urut (4) Tidak terdapat register gaji dan slip gaji.
Terdapat kelemahan pada output sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian, yaitu: tidak memiliki laporan pada setiap bagian yang terkait dengan pendaftaran dan pembayaran, persediaan dan penggajian di PT Najwa Semesta Mandiri.
2. Pada pengembangan sistem informasi pengelolaan perlu dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi pendaftaran dan penerimaan kas, persediaan dan penggajian yang sedang diterapkan PT Najwa Semesta Mandiri, seperti:
Membuat struktur organisasi tertulis.
Membuat job description secara tertulis yang bertujuan agar pegawai mengetahui wewenang dan tanggung jawab dalam mengerjakan tugasnya.
Membuat sistem input seperti: (1) Formulir pendaftaran umrah, (2) Formulir pendaftaran haji (3) Formulir penerimaan barang, (2) Formulir pengeluaran barang, (4) Formulir absensi pegawai.
Membuat sistem proses seperti: (1) Kartu barang, (2) Bukti penerimaan pembayaran dengan nomor urut tercetak, (3) Register gaji, (4) Slip Gaji.
Membuat output laporan seluruh kegiatan data peserta dan penerimaan kas, pengelolaan persediaan dan penggajian pegawai yang bertujuan untuk mempermudah direktur dalam mengambil keputusan.
Saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran-saran kepada pihak PT Najwa Semesta Mandiri untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil anaisis yang telah dilaksanakan sebaiknya PT Najwa Semesta Mandiri memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dapat menimbulkan suatu masalah.
2. Besar harapan penulis agar sistem informasi pengelolaan PT Najwa Semesta Mandiri yang dirancang oleh penulis dapat diimplementasikan untuk membantu operasional perusahaan.
3. Pengendalian terhadap prosedur pengelolaan agar ditingkatkan, karena kesalahan-kesalahan yang kecil dapat berakibat fatal dikemudian hari seperti hilangnya aset.
Daftar Pustaka
Gelinas, Ulric J. dan Richacd B. Dull. 2008. Accounting Information System. Edisi 7. Natorp Boulevard Mason: The Thomson Corporation.
Hall, James A. 2011. Accounting Information System. Edisi 7. Natorp Boulevard Mason: Cengage Learning.
Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 2. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu YKPN.
Kuswadi. 2006. Memahami Rasio-Rasio Keuangan. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon. 2012. Management Information System. Edisi 12. New Jersey: Pearson Prentince Hall.
Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadini. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Suandy, Erly dan Dessica. 2008. Praktikum Akuntansi Manual dan Komputerisasi dengan MYOB. Jakarta: Selemba Empat.
