ANALIS IS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I
PEMBELIAN DAN PERS EDIAAN ALAT TULIS KANTOR
PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK
S KRIPS I
Oleh :
Ayu Aulia Julisyah (1000839794) Novita Arbiani (1000877615) Indah Lestary (1000885453)
Kelas/ Kelompok : 07 PAA/ 5
Jakarta 2010
ANALIS IS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I
PEMBELIAN DAN PERS EDIAAN ALAT TULIS KANTOR
PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK
SKRIPSI
diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Jenjang Pendidikan Strata-1
Oleh :
Ayu Aulia Julisyah (1000839794) Novita Arbiani (1000877615) Indah Lestary (1000885453)
Kelas/ Kelompok : 07 PAA/ 5
Jakarta 2010
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN
ALAT TULIS KANTOR
PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL,TBK
SKRIPSI
Disusun oleh
Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary 1000839794 1000877615 1000885453
Disetujui oleh: Pembimbing
Purwoko, SE.,M BA (D 2056)
UNI VERSITAS BINA NUSANT ARA
JAKART A
iii
Universitas Bina Nusantara
Pernyataan Kesiapan S kripsi untuk Ujian Pendadaran Pernyataan Penyusunan Skripsi
Kami/S aya, Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary
dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :
ANALIS IS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I
PEMBELIAN DAN PERS EDIAAN ALAT TULIS KANTOR
PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL,TBK
adalah benar hasil karya kami dan belum pernah diajukan sebagai karya ilmiah, sebagian atau seluruhnya, atas nama kami atau pihak lain
( ) ( ) ( ) Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary (1000839794) (1000877615) (1000885453)
Disetujui oleh Pembimbing
S aya setuju skripsi tersebut diajukan untuk Ujian Pendadaran
( )
Purwoko, S E.,MBA Tanggal Persetujuan Pembimbing
v
PRAKATA
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang M aha Esa, atas segala berkat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktu yang telah ditetapkan.
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat meraih gelar kesarjanaan pada Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi, Binus University, Jakarta. Penulisan skripsi ini merupakan “ANALISIS DAN PERANCANGAN DARI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEM BELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT PEM BANGUNAN JAYA ANCOL, TBK”.
Skripsi ini dapat terwujud berkat bimbingan, bantuan, perhatian, dukungan dan doa dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. DR. Ir. Harjanto Prabowo, MM selaku Rektor Binus University yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan skripsi ini.
2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M .Sc., M .Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Ibu Yanti, S.Kom., M M , selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi.
4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi.
5. Bapak Purwoko, SE.,M BA selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan waktu, pikiran, petunjuk, pengarahan dan bimbingan kepada penulis dari awal hingga selesainya skripsi ini.
vi
6. Bapak selaku Direktur Utama PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK yang telah memberikan izin untuk melakukan observasi.
7. Bapak Eko selaku Penanggung Jawab karena telah memberikan informasi tentang sistem berjalan pada PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK.
8. Bapak Hekta selaku Penanggung Jawab karena telah memberikan informasi tentang sistem berjalan pada PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK.
9. Orang tua, saudara, dan teman-teman yang telah banyak memberikan dukungan dan semangat dalam penyusunan skripsi ini.
10. Semua pihak terkait yang secara tidak langsung telah membantu kami dalam proses pembuatan skripsi ini hingga selesai.
Pada akhirnya kami minta maaf yang sebesar-besarnya apabila terdapat kesalahan dalam penulisan skripsi kami ini dan kami juga mengharapkan agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Jakarta, Januari 2010
vi
DAFTAR IS I
Halaman
HALAM AN JUDUL LUAR ... i
HALAM AN JUDUL DALAM ...ii
HALAM AN PERSETUJUAN SOFT COVER...iii
ABSTRAK ... iv
PRAKATA ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ...viii
DAFTAR GAM BAR ...xxii
DAFTAR LAMPIRAN ... xxiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Ruang Lingkup ... 3
vii
1.3.1 Tujuan Proyek ... 4
1.3.2 M anfaat Proyek ... 5
1.4 M etodologi ... 5
1.5 Sistematika Penulisan... 7
BAB 2 LANDAS AN TEORI 2.1 Pengertian Sistem dan Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem...9
2.1.2 Pengertian Informasi...11
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi...12
2.2 Sistem Informasi Akuntansi...14
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi...14
2.2.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi...15
2.2.3 Komponen – komponen Dalam Sistem Informasi Akuntansi...16
2.2.4 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi...16
viii 2.2.4.1 Siklus Pendapatan...16 2.2.4.2 Siklus Pembelian...18 2.2.4.3 Siklus Konversi...19 2.3 Persediaan...19 2.3.1 Teori Persediaan...19 2.3.2 Fungsi persediaan...23 2.3.3 Jenis-Jenis Persediaan...24
2.3.4 Persediaan minimum / Safety Stock...25
2.3.5 Prosedur dalam persediaan...26
2.3.6 Pengendalian Internal Persediaan...27
2.3.7 Pengertian Sistem Informasi Persediaan...29
2.3.8 M etode Pencatatan Persediaan...29
2.3.9 Istilah – istilah dalam Persediaan...30
2.4 Diagram Aliran Data...32
2.5 Pembelian...33
2.5.2. Pengertian Pembelian...33
ix
2.6 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Berbasis Orientasi pada Object...34
2.6.1 Pengertian Analisis Sistem Informasi...34
2.6.2 Pengertian Perancangan Sistem...35
2.6.2.1 Pengertian Object...35
2.6.2.2 Object-Oriented Analysis & Design...36
2.6.2.3 Pengertian Event...37
2.6.2.4 Pengertian Workflow Table...37
2.6.2.5 Pengertian UM L (Unified Modelling Language) ...37
2.6.2.6 Pengertian UM L Activity Diagram...38
2.6.2.7 Pengertian Overview Activity Diagram...38
2.6.2.8 Pengertian Detailed Activity Diagram...39
2.6.2.9 Pengertian Rich Picture...39
2.6.3.0 Pengertian Class Diagram...39
2.6.3.1 Pengertian Navigation Diagram...39
x
2.6.3.3 Pengertian Rancangan Database...40
2.6.3.4 Pengertian Rancangan Formulir...43
2.6.3.5 Pengertian Rancangan Layar...44
2.6.3.6 Pegertian Rancangan Laporan...45
2.7 SQL (Structured Query Languange) ...46
2.8 Visual Basic (VB)...49
BAB 3 AN ALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan...50
3.1.1 Sejarah perusahaan...50
3.1.2 Visi dan M isi Perusahaan...51
3.1.2.1 Visi...51
3.1.2.2 M isi...51
3.1.3 Struktur Organisasi PT Pembangunan Jaya Ancol...52
3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang...53
3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan...58
xi
3.2.2 Rich Picture Proses Persediaan dan Pembelian...61
3.2.3 Event Table dari Sistem yang Berjalan...64
3.2.3 Overview Diagram dari Sistem yang Berjalan...68
3.2.4 Workflow Table dari Sistem yang Berjalan...69
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey...74
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi...78
BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG DIUS ULKAN 4.1 Narasi Sistem yang Diusulkan...79
4.1.1 Prosedur Sistem Pembelian yang Diusulkan...79
4.1.2 Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan...82
4.2 Rich Picture Sistem yang Diusulkan...86
4.2.1 Rich Picture Prosedur Pembelian...86
4.2.2 Rich Picture Prosedur Persediaan...87
4.3 Event table Sistem yang Diusulkan...88
4.4 Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...94
xii
4.5 Workflow Table Sistem yang
Diusulkan...95
4.6 Detailed Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...103
4.5.1 Detail Activity Diagram Event M enginput Anggaran...103
4.5.2 Detail Activity Diagram Event M eminta Barang...104
4.5.3 Detail Activity Diagram Event M emeriksa Barang...105
4.5.4 Detail Activity Diagram Event M embuat FPB...106
4.5.5 Detail Activity Diagram M engotorisasi FPB...107
4.5.6 Detail Activity Diagram Event M embuat SPPPH...108
4.5.7 Detail Activity Diagram Event M engotorisasi SPPPH...109
4.5.8 Detail Activity Diagram Event M embuat PO...110
4.5.9 Detail Activity Diagram Event M enerima Barang...111
4.5.10 Detail Activity Diagram Event M embuat SRP...112
4.5.11 Detail Activity Diagram Event M encetak SRP...113
4.5.12 Detail Activity Diagram Event M embuat BPBA...114
4.5.13 Detail Activity Diagram Event M engambil Barang...115
xiii
Laporan Persediaan...116
4.5.15 Detail Activity Diagram Event M embuat TTF...117
4.5.16 Detail Activity Diagram Event M elakukan Pembayaran...118
4.5.17 Detail Activity Diagram Event M embuat Jurnal Pembelian...119
4.6Class Diagram...120
4.7Rancangan Database...121
4.9 Usecase...129
4.10 Rancangan Layar Sistem yang Diusulkan...130
4.10.1 Layar Login...130
4.10.2 Layar MDI...131
4.10.3 Layar M aster Departemen...132
4.10.4 Layar M aster Barang ATK...132
4.10.5 Layar M aster Supplier...133
4.10.6 Layar M aster User...134
4.10.7 Layar Pengajuan Permintaan Departemen...135
4.10.8 Layar Pengajuan Pembelian Barang...136
xiv
4.10.10 Layar Pengajuan PO Supplier...138
4.10.11 Layar Pengajuan Retur Pembelian...139
4.11.12 Layar Pengajuan BPBA (Bukti Permintaan Barang ATK)...140
4.10.13 Layar Pengajuan TTF (Tanda Terima Faktur)...141
4.10.14 Layar Pengajuan BPK (Bukti Pengeluaran Kas)...142
4.10.15 Layar View ROP...143
4.10.16 Layar View Permintaan Barang...144
4.10.17 Layar View SPPPH...145
4.10.18 Layar Approval Permintaan Barang...146
4.10.19 Layar Approval Pembelian Rumah Tangga...147
4.10.20 Layar Approval Pembelian Administrasi...148
4.10.21 Layar Approval Retur Pembelian...149
4.10.22 Layar Message box validasi...150
4.11 Rancangan Formulir Sistem yang Diusulkan...151
4.11.1 Form Bukti Permintaan dan Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor...151
xv
4.11.3 Form Surat Permintaan Pembelian
barang/Jasa dan Perbandingan Harga...153
4.11.4 Form Purchase Order...154
4.11.5 Form Surat Retur Pembelian...155
4.11.6 Form Bukti Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor...156
4.11.7 Form Tanda Terima Faktur...157
4.11.8 Form Bukti Pengeluaran Kas...158
4.12 Rancangan Laporan Sistem yang Diusulkan...159
4.12.1 Laporan Pemakaian Barang Alat Tulis Kantor...159
4.12.2 Laporan Retur Pembelian...159
4.12.3 Laporan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor...160
4.12.4 Laporan Pembelian Barang Alat Tulis Kantor...160
4.13 Navigation Diagram Sistem yang Diusulkan...161
4.13.1 Login, Logout, Change Password,Exit...161
4.13.2 Pengajuan Form...162
xvi
4.13.4 Approval...164
4.13.5 M aster...165
4.13.6 Laporan Stok, Laporan Pembelian...166
4.14 Standar dan Prosedur...167
4.14.1 Tahapan penggunaan program...169
4.14.1.1 Login...169
4.14.1.2 Permintaan Barang Department...170
4.14.1.3 Pembelian Barang...171 4.14.1.4 SPPPH...171 4.14.1.5 PO Supplier...172 4.14.1.6 Retur Pembelian...172 4.14.1.7 BPBA...173 4.14.1.8 TTF...173 4.14.1.9 BPK...174 4.14.1.10 View...174 4.14.1.11 Laporan...174
xvii
4.15.1 M atrik Jadwal Implementasi...175
4.15.2 M atrik Distribusi Laporan...176
4.15.3 M atrik Level Akses...177
4.15.4 M atrik Jadwal Pengolahan Data...180
4.16 Specification Requirement ...182
4.17 Konfigurasi Sistem...183
BAB 5 SIM PULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...184 5.2 Saran...186 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT SURVEI
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Diagram Aliran Data... 32
Tabel 3.2 Event Table dari Sistem yang Berjalan...64
Tabel 3.3 Workflow dari Sistem yang Berjalan ...69
Tabel 4.1 Event Table Sistem yang Diusulkan ...88
Tabele 4.2 Workflow Sistem Yang Diusulkan ...95
Tabel 4.3 Rancangan Database M aster Barang ...121
Tabel 4.4 Rancangan Database M aster Departemen...122
Tabel 4.5 Rancangan Database M aster Supplier ...122
Tabel 4.6 Rancangan Database Transaksi BPP ...123
Tabel 4.7 Rancangan Database Transaksi FPB ...123
Tabel 4.8 Rancangan Database Transaksi SPPPH ...124
Tabel 4.9 Rancangan Database Transaksi PO... ..125
Tabel 4.10 Rancangan Database Transaksi SRP ...126
Tabel 4.11 Rancangan Database Transaksi BPBA ...126
ix
Tabel 4.13 Rancangan Database Transaksi BPK ...127
Tabel 4.14 Rancangan Database Transaksi Jurnal Pembelian ...128
Tabel 4.15 M atrik Jadwal Implementasi ...175
Tabel 4.16 M atrik Distribusi Laporan ...176
Tabel 4.17 M atrik Level Akses ...177
xxii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Pengembangan dengan OOAD...38
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pembangunan Jaya Ancol, TBK...52
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Pembelian dan Persediaan...61
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan ...68
Gambar 4.1 Rich Picture Prosedur Pembelian ...86
Gambar 4.2 Rich Picture Prosedur Persediaan ...87
Gambar 4.3 Overview Activity Diagram yang Diusulkan ...94
Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event M enginput Anggaran ...103
Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event M eminta Barang...104
Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event M emeriksa Barang ...105
Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event M embuat FPB ...106
Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event M engotorisasi FPB...107
Gambar 4.9 Detail Activity Diagram M embuat SPPPH...108
Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event M engotorisasi SPPPH ...109
xxiii
Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event M enerima Barang...111
Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event M embuat SRP ...112
Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event M encetak SRP...113
Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event M embuat BPBA...114
Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event M engambil Barang...115
Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event M embuat Laporan Persediaan...116
Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event M embuat TTF ...117
Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event M elakukan Pembayaran...118
Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event M embuat Jurnal Pembelian...119
Gambar 42.1 Class Diagram ...120
Gambar 4.22 Usecase...129
Gambar4.23 Layar Login ...130
Gambar 4.24 Layar M DI ...131
Gambar 4.25 Layar M aster Departemen ...132
Gambar 4.26 Layar M aster Barang ATK ...132
Gambar 4.27 Layar M aster Supplier ...133
xxiv
Gambar 4.29 Layar Pengajuan Permintaan Departemen ...135
Gambar 4.30 Layar Pengajuan Pembelian Barang...136
Gambar 4.31 Layar Pengajuan SPPPH ...137
Gambar 4.32 Layar Pengajuan PO Supplier ...138
Gambar 4.33 Layar Pengajuan Retur Pembelian ...139
Gambar 4.34 Layar Pengajuan BPBA (Bukti Permintaan Barang ATK) ...140
Gambar 4.35 Layar Pengajuan TTF (Tanda Terima Faktur) ...141
Gambar 4.36 Layar Pengajuan BPK (Bukti Pengeluaran Kas)...142
Gambar 4.37 Layar View ROP ...143
Gambar 4.38 Layar View Permintaan Barang ...144
Gambar 4.39 Layar View SPPPH ...145
Gambar 4.40 Layar Approval Permintaan Barang ...146
Gambar 4.41 Layar Approval Pembelian Rumah Tangga ...147
Gambar 4.42 Layar Approval Pembelian Administrasi ...148
Gambar 4.43 Layar Approval Retur Pembelian ...149
Gambar 4.44 Layar Message box validasi...150
xxv
Barang Alat Tulis Kantor ...151
Gambar 4.46 Form Permintaan Barang Alat Tulis Kantor ...152
Gambar 4.47 Form Surat Permintaan Penawaran barang/jasa dan Perbandingan Harga ...153
Gambar 4.48 Form Purchase Order...154
Gambar 4.49 Form Surat Retur Pembelian ...155
Gambar 4.50 Form Bukti Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor ...156
Gambar 4.51 Form Tanda Terima Faktur ...157
Gambar 4.52 Form Bukti Pengeluaran Kas...158
Gambar 4.53 Laporan Pemakaian Barang Alat Tulis Kantor...159
Gambar 4.54 Laporan Retur Pembelian ...159
Gambar 4.55 Laporan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor...160
Gambar 4.56 Laporan Pembelian Barang Alat Tulis Kantor...160
Gambar 4.57 Login, Logout, Change Password,Exit...161
Gambar 4.58 Pengajuan Form...162
Gambar 4.59 View ...163
xxvi
Gambar 4.61 M aster ...165
Gambar 4.62 Laporan Stok, Laporan Pembelian ...166
xxiv
WDAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1A Layar Login ...L1
Lampiran 1A Login Password kosong ...L1
Lampiran 1C Login salah password ...L1
Lampiran 2A Ubah password...L2
Lampiran 2B Password Success diganti ...L2
Lampiran 2C Password tidak sesuai ...L2
Lampiran 3A Layar input permintaan barang oleh Departemen...L3
Lampiran 3B Layar permintaan barang oleh Departemen
berhasil di simpan...L3
Lampiran 4A Layar approve permintaan barang
oleh Bagian Gudang ...L4
Layar 4B Layar Permintaan barang telah
diterima oleh Bagian Gudang...L4
xxv
Lampiran 5B Layar input pembelian barang oleh Bagian Gudang...L5
Lampiran 6A Layar input pembelian barang
oleh Bagian Gudang tersimpan ...L6
Lampiran 6B Layar Approve pembelian
oleh Bagian Rumah Tangga ...L6
Lampiran 7A Layar input SPPPH oleh Bagian Administrasi ...L7
Lampiran 7B Layar SPPPH telah tersimpan ...L7
Lampiran 8A Layar Approval SPPPH
oleh Kepala Bidang Administrasi...L8
Lampiran 8B Layar Input PO oleh Bagian Administrasi ...L8
Lampiran 9A Form Purchase Order ...L9
Layar 9B Input Form Retur Pembelian ...L9
Layar 10A Form Retur Pembelian tersimpan...L10
Lampiran 10B Approve retur pembelian
oleh Bagian Administrasi ...L10
Lampiran 11A Form Surat Retur Pembelian...L11
xxvi
Lampiran 12A Bukti Penerimaan Barang ATK ...L12
Lampiran 12B Input Tanda Terima Faktur ...L12
Lampiran 13A Tanda Terima Faktur telah tersimpan ...L13
Lampiran 13B Form Tanda Terima Faktur ...L13
Lampiran 14A Layar Bukti Pengeluaran Kas ...L14
Lampiran 14B Form Bukti Pengeluaran Kas ...L14
Lampiran 15A View Status Permintaan...L15
Lampiran 15B View Status SPPPH ...L15
Lampiran 16A Laporan Stok Barang ATK ...L16
Lampiran 17A Laporan Pembelian ...L17
Lampiran 18A Jurnal Pembelian ...L18
Lampiran Bukti Permintaan dan Penerimaan Alat Tulis Kantor...L19
Lampiran Purchase Order...L20
Lampiran SPPPH...L21
Lampiran Kartu Stok...L22
Lampiran Cetakan1...L23
xxvii
Lampiran Alat Tulis Kantor1...L25
