KAJIAN SISTEM STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
e-PROCUREMENT
(Studi Kasus : Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Secara Elektronik di LPSE Provinsi Sumatera Barat)
ARTIKEL
AHMAD HADI SUGIANTO
NPM . 1110018312006
Program Studi Teknik Sipil
PENDAHULUAN
Proses pada suatu pekerjaan harus
dirancang dan dikembangkan, kesalahan
prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan
tidak dirancang dengan baik, dapat
menimbulkan berbagai permasalahan.
Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap
yang bersifat standard, sehingga siapa saja,
kapan saja dan dimana saja dilakukan
Kabupaten Indragiri Hilir, secara
keseluruhan belum berjalan dengan optimal
langkah-langkahnya tidak berubah.
Keberhasilan dalam mengikuti proses
pelelangan secara elektronik (e-
langkah-langkahnya tidak berubah. Para
penyedia barang/jasa harus bisa memahami
tentang Standar Operasional Prosedur
(SOP) yang diterapkan.
Langkah-langkah kerja yang tertib
ini disebut SOP (standard operasional
prosedur).Dengan adanya SOP diharapkan
pekerjaan dapat terlaksana dengan baik,
KAJIAN SISTEM STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
E-PROCUREMENT
Oleh,
, ,
Magister of Civil Engineering, Pogtraduate of Bung Hatta University e-mail: ahmadhadisugianto@gmail.com
ABSTRACT
This study highlights some of the problems that arise in the implementation of Standard Operating Procedures (SOP) and the preparation of a framework Standard Operating Procedure (SOP) LPSE e-procurement in West Sumatra. Implementation begins with the identification of issues concerning the implementation of the Standard Operating Procedure (SOP) that emerged from some of the providers of goods / services.Move of the results of monitoring of the implementation and development of SOP's framework, this study will answer two main things that the objectives associated with the problem, the problem of identification of the Implementation of Standard Operating Procedures (SOP) and the preparation of the framework identifies the Standard Operating Procedure (SOP) e-procurement.Through descriptive analysis used in this study, it can be concluded that the implementation of the Standard Operating Procedure (SOP) to fail to run as a result of the human resources are not invested in a position related to its capacity. not the process evaluation of the planning and preparation of the system refers to the organizational structure and working procedures as well as the main duties and functions, this is evidenced by the existence of deviations from verifying the data provider, the announcement of the award of the tender to be caused by the lack of a sense of responsibility for the policy issued and the absence of sanctions applicable law.This is certainly should be understood as a strategic step for the Government of West Sumatra to be optimal in the dissemination and capacity building of human resources through education and training programs to the provider, and the framework of the preparation of SOP is expected to be more complex,is made as simple as possible and to provide clarity to some policy activity.
tepat waktu, dan dapat dipertanggung
jawabkan , Agus Dwiyanto( 1999). Menurut
Atmoko Tjipto (2010) Standard Operasional
Prosedur (SOP) adalah proses standar
langkah - langkah sejumlah instruksi logis
yang harus dilakukan berupa aktivitas,
aliran data, dan aliran kerja yang teratur,
sistematis, dan dapat
dipertanggungjawabkan; menggambarkan
bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan
sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang
berlaku; menjelaskan bagaimana proses
pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai
sarana tata urutan dari pelaksanaan dan
pengadministrasian pekerjaan harian
sebagaimana metode yang ditetapkan;
menjamin konsistensi dan proses kerja yang
sistematik; dan menetapkan hubungan
timbal balik antar Satuan Kerja. Miftah
Thoha (2001) Penyusunan Standar
Operasional Prosedur terbagi dalam tiga
proses kegiatan utama yaitu :
- Requirement discovery yaitu berupa teknik
yang digunakan oleh sistem tersebut untuk
mengidentifikasi permasalahan sistem dan
pemecahannya dari pengguna sistem;
- Data modeling yaitu berupa teknik untuk
mengorganisasikandan,mendokumentasikan
system data
- Process modelling berupa teknik untuk
Mengorganisasikan,dan,medokumentasikan
struktur dan data yang ada pada seluruh
sistem proses atau logis, kebijakan prosedur
yang akan diimplementasikan dalam suatu
proses sistem.
Permasalahan dalam penelitian ini
adalah kurangnya para penyedia dalam
memahami Standar Operasional Prosedur
(SOP) Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah
secra elektronik (e-procurement), hal ini
dibuktikan masih belum sinkron antara yang
telah ditetapkan dengan yang dilaksanakan
(kondisi existing).
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah
identifikasi permasalahan tentang
implementasi Standar Operasional Prosedur
(SOP) pengadaan barang/jasa pemerintah
secara elektronik (e-procurement) serta
mengidentifikasi kerangka kerja
penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) e-procurement.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 e-Procurement
e-Procurement adalah Pengadaan
Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan
menggunakan teknologi informasi dan
transaksi elektronik sesuai dengan
perundang – undangan yang mengharuskan
sistem pengadaan barang dan Jasa publik
mampu menghidupkan pasar pengadaan
(Perpres 54 ;2010)
2.2 Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur adalah
instruksi logis yang harus dilakukan berupa
aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. James
L. Gibson dkk (1997). Sedangkan menurut
SS.Purwanto (2001) Secara umum, SOP
merupakan gambaran langkah-langkah kerja
(sistem, mekanisme dan tata kerja internal)
yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu
tugas untuk mencapai tujuan instansi
pemerintah. SOP sebagai suatu
dokumen/instrumen memuat tentang proses
dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat
efektif dan efisisen berdasarkan suatu
standar yang sudah baku Menurut Ariefraf
(2008) SOP sebagai suatu
dokumen/instrument memuat tentang proses
dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat
efektif dan efisien berdasarkan suatu standar
yang sudah baku
2.3 Penyusunan Kerangka Kerja SOP
Miftah Thoha (2001) Penyusunan
Standar Operasional Prosedur terbagi dalam
tiga proses kegiatan utama yaitu
Requirement Discovery, Data Modelling
dan Process Modeling, serta beberapa
prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga
mengurangi beban pengawasan;
2) Spesialisasi harus dipergunakan
sebaik-baiknya;
3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha
yang tidak perlu;
4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan
yang sebaik-baiknya;
5) Mencegah kekembaran (duplikasi)
6) Harus ada pengecualian yang
seminimun-minimunya terhadap peraturan;
7) Mencegah adanya pemeriksaan yang
tidak perlu;
8) Prosedur harus fleksibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
9) Pembagian tugas tepat;
Herianto, dkk.(2010) Prinsip dasar
yang perlu diperhatikan dalam penyusunan
SOP adalah : 1) Penyusunan SOP harus
mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur
dokumen;
2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab
semua anggota organisasi;
3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh
prosedur, sehingga perlu dikembangkan
diagram alur dari kegiatan organisasi;
4) SOP didasarkan atas kebijakan
5) SOP dikoordinasikan
6) SOP tidak terlalu rinci;
7) SOP dibuat sesederhana mungkin;
8) SOP ditinjau ulang secara periodik dan
dikembangkan sesuai kebutuhan.
Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP
disusun dalam bentuk diagram alur (flow
chart) dan menggunakan model IDEFO
dengan menggunakan simbol-simbol yang
aliran dokumen, tahapan mekanisme, serta
waktu kegiatan.
2.4 Design Penyusunan SOP
Menurut Douglas T.Rossdesoft ( 1983)
IDEF0 adalah metode perancangan metode-
metode keputusan aksi dan aktifitas atau
sistem organisasional kerja metoda yang
dilakukan dalam mendesain yang digunakan
untuk mengambil keputusan,aksi yang
dilakukan (action) dan kegiatan yang
dikenakan pada organisasi ataupun sistem.
IDEF 0 didasarkan pada pembangunan
secara grafik(graphical language),analisis
struktur(Structured Analysis) dan teknik
pendesainan.
Flowchart
Menurut ([http 5]), Flowchart adalah
penggambaran secara grafik dari
langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu
program.
III. METODE PENELITIAN
Rusidi (2002) mengemukakan
bahwa kata metodelogi dapat diartikan
sebagai cara berpikir dan cara melaksanakan
hasil berpikir (teknik) guna malakukan
suatu pekerjaan secara lebih baik dalam
mencapai tujuannya (secara efektif). metode
yang akan disajiakan dalam penelitian
diantaranya adalah: 1: Pendekatan atau
stategi penelitian: 2. Instrumen penelitian: 3.
Instrumen pengumpulan data dan
instrument pengolahan data yang
dikumpulkan. Untuk mencapai tujuan
penelitian yang pertama yaitu
mengidentifikasi tentang implementasi
standar operasional prosedur
e-procurement,instrument pengumpulan data
yang digunakan adalah teknik wawancara
dan observasi, serta studi literature
3.2 Instrument pengumpulan data
- Studi Literature ;
adalah mencari referensi teori yang relefan
dengan kasus atau permasalahan yang
ditemukan , referensi tersebut berisikan
tentang Standar Operasional Prosedur
(SOP) e-Procurement.
Kerangka Kerja Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Merupakan
langkah –langkah proses kegiatan utama
dalam penyusunan SOP diantaranya
Requirement discovery berupa teknik yang
digunakan oleh sistem tersebut untuk
mengidentifikasi permasalahan sistem dan
pemecahannya dari pengguna sistem, yang
kedua yaitu Data modeling berupa teknik
untuk mengorganisasikan dan
mendokumentasikan sistem data; dan yang
ketiga yaitu Process modeling berupa teknik
untuk mengorganisasikan dan
mendokumentasikan struktur dan data yang
ada pada seluruh sistem proses atau
logis,kebijakan prosedur yang akan
diimplementasikan dalam suatu proses
merupakan metoda dalam mendesain yang
digunakan untuk mengambil keputusan,aksi
yang dilakukan (action) dan kegiatan yang
dikenakan pada organisasi atau pun system
informasi dengan penggambaran secara
grafis dari langkah-langkah dan urut-urutan
prosedur dari suatu program, dengan
menggunakan sismbol – symbol flowchart.
- Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mencapai
tujuan pertama dan tujuan kedua dari
penelitian ini, diantaranya ;
1. Identifikasi permasalahan tentang
implementasi Standar Operasional
Prosedur (SOP) Pengadaan barang/jasa
secara elektronik.
2. Mengidentifikasi Kerangka Kerja
Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Pengadaan Barang/Jasa
Secara Elektronik.
Menurut moleong (2002) informan penelitian adalah orang-orang yang
dimanfaatkan untuk memberikan informasi
tentang situasi dan kondisi latar
penelitian.Dalam penelitian ini terdapat 7
(tujuh) informan diantaranya: Kepala UPTD
Balai LPSE, Ka. Subag Tata Usaha, Kasi
Pelayanan Teknis dan Ka.ULP para staf
serta Penyedia barang dan jasa (konsultan
dan kontraktor) dan
perorangan/organisasi/lembaga yang ada
terkait dengan pengadaan secara elektronik.
Penentuan informan diambil dengan
menggunakan teknik purposive sampling.
Manurut Lufri (2005) purposeve sampling
adalah sampel yang sengaja dipilih
berdasarkan karakteristik tertentu yang
diperlukan dalam penelitian Penulis
memakai teknik purposive dalam penentuan
informan karena jumlah dari masing-masing
kelompok relatif besar, selain itu sumber
informasi dalam penelitian ini sudah bisa
dideteksi keberadaannya.
- Observasi dokumentasi
Observasi adalah sistem atau
rencana untuk mengamati perilaku, dan
dapat diartikan juga sebagai pengamatan
dan pencatatan secara sistematik terhadap
gejala yang tampak pada objek
penelitian.Ardhana( 2012: pengumpulan
data kualitiatif)
IV. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Instrumen pengumpulan data adalah
cara-cara yang dapat digunakan oleh
peneliti untuk mengumpulkan data.
Instrumen sebagi alat bantu dalam
menggunakan metode pengumpulan data
yang merupakan sarana yang dapat
diwujudkan dalam benda, misalnya angket
,perangkat tes, pedoman wawancara,
pedoman observasi, skala dan sebaginya.
4.1 Pengumpulan Data
Sesuai dengan fokus penelitian maka
tujuan penelitian yaitu permasalahan
implementasi dan kerangka kerja
penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) pengadaan barang/jasa pemerintah
secara elektronik di Lembaga Pengadaan
Secara Elektronik (LPSE) Provinsi
Sumatera Barat. Pengumpulan data
dilakukan berdasarkan wawancara dengan
beberapa responden untuk identifikasi
permasalahan implementasi SOP dan
identifikasi Kerangka Kerja Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP).
Untuk mengetahui implementasi
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara
elektronik di LPSE Provinsi Sumatera Barat
akan dilihat dari hasil wawancara dari 2
(dua) kelompok pelaku yang berperan
dalam implementasi SOP tersebut yaitu : 1)
Pengguna (Ka. UPTD Lpse sumbar) dan 2)
Penyedia (Konsultan dan Kontraktor).
4.2 Pihak – pihak terlibat dalam
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) e-Procurement
Pihak – pihak yang terlibat langsung
dalam penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Pengadaan barang/jasa
pemerintah secara elektronik di Unit
Layanan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Provinsi Sumatera Barat;
I. Tingkat Pusat : Direktorat
E-procurement, Kepala Sub Direktorat
Pengelolaan dan Pembinaan LPSE serta
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
.Sumber :LKPP-2012
II. Tingkat Daerah : Gubernur Selaku Tim
Koordinasi, Kepala Bappeda Provinsi
Sumatera Barat Selaku Penanggung
Jawab, Kepala UPTD Balai LPSE, Ka.
Subag Tata Usaha , Kasi Pengembangan
dan SDM ,serta Kasi Pelayanan Teknis
dan Staf (Sumber : UPTD LPSE
Bappeda
- Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan sekelompok
orang – orang yang bekerjasama untuk
mencapai tujuan dalam suatu organisasi
- Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ; Pembentukan Tim Penyusun Standar
Operasional Prosedur (SOP) pada LPSE
merupakan Keputusan dari Gubernur
Provinsi Sumatera Barat sesuai dengan
Nomor ; 050-104-2013 tanggal 25 Januari
2013; dengan susunan personil sebagaimana
tersebut dalam lampiran keputusan Tugas
Tim sebagaimana dimaksud dalam Diktum
KESATU adalah sebagai berikut :
a. Tim pengarah bertugas mengambil
kebijakan dalam rangka penyusunan
standar operasional dan prosedur
pengadaan barang /jasa pemerintah
secara elektronik pada UPTD LPSE
b. Tim pelaksana teknis bertugas dan
bertanggung jawab dalam hal
penyusunan dan pembuatan
aturan-aturan, prosedur dan mekanisme
kerangka kerja penyusunan SOP secara
elektronik di LPSE Pemerintah
Provinsi Sumatera Barat; dan
c. Staf sekretariat bertugas
mempersiapkan rapat dan bahan
aturan-aturan, prosedur dan mekanisme
penyusunan dan pembuatan
aturan-aturan, prosedur dan mekanisme
kerangka kerja penyusunan SOP secara
elektronik di LPSE Pemerintah
Provinsi Sumatera Barat serta
melaksanakan tugas administrasi.
Rincian tugas dan tanggung jawab pada
LPSE Provinsi Sumatera Barat:
1. Kepala Bappeda Sumatera Barat (Group
Head) bertugas ;
- Mengelola dan mengkoordinasikan
ekspansi / penambahan account LPSE
dalam penyusunan SOP
- Mengelola dan memantau seluruh
kegiatan manajerial, operasional, dan
eksekusi dalam rangka pengembangan
dan implementasi Standar Operasional
Prosedur (SOP)
- Mengkoordinasikan perencanaan
penggunaan dan alokasi sumber daya
dalam rangka pengembangan dan
implementasi Standar Operasional
Prosedur (SOP) e-procurement;
- Melakukan monitoring dan evaluasi
penyusunan progam inisiasi dan
implementasi SOP melalui
e-procurement, termasuk realisasi
pelaksanaan lelang secara elektronik di
seluruh Kab/Kota .
2. Kepala UPTD Balai LPSE/Pengelola
Database Kegiatan
- Mengkoordinasikan layanan administrasi
perkantoran termasuk kegiatan
operasional e-procurement;
- Melakukan alignment dan monitoring
atas eksekusi alokasi sumber daya dan
pelaksanaan kegiatan implementasi SOP;
- Menyiapkan data kegiatan e-procurement
3. Kasi Pelayanan Teknis, bertugas sebagai
berikut;
- Mengkoordinasikan aspek-aspek
pengembangan LPSE di seluruh
Kabupaten/Kota di Provinsi Sumatera
Barat;
- Melaksanakan penyelarasan kegiatan
dalam pengembangan sub sistem audit
- Memfasilitasi koordinasi kebutuhan
training antar pengguna e-procurement.
- Mengembangkan pedoman dan prosedur
implementasi lelang elektronik.
4. Kasubag Tata Usaha;
- Mengadministrasikan jadwal dan
- Memantau sinkronisasi kegiatan antara
kegiatan LPSE Pusat dengan LPSE
Daerah.
5. Staf Helpdesk Officer ;
- Melaksanakan pendampingan terhadap
calon penyedia pada implementasi e-
procurement;
- Memberikan bantuan untuk menjawab
kesulitan- kesulitan teknis dalam
implementasi e-procurement.
6. Staf Admin Organizer & Controller III ;
- Mengelola administrasi operasional
untuk Training User Support
7. Staf Entri Data Proses ;
-Menginput dan meng-update database
training user support & services;
8. Staf Office Service Support ;
-Melaksanakan logistic register pada
inventaris perkantoran LPSE;
9. Staff IT Development
-Mengkoordinasikan pengembangan sistem
informasi
10.Staf Special Project
-Perencanaan, perancangan, dan
pengembangan system CA – Sistem
Pengaman Komunikasi Dokumen
11. Staf Sistem Tendering
- Pengembangan fitur-fitur baru system
e-tendering
12. Staf DB Engineer
- Riset terkait database (keamanan,
optimasi);
- Prosedur back up dan restore database
13. Staf Technical Engineer ;
- Membuat dokumentasi desain system;
4.3 Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP)
pengadaan barang/jasa pemerinatah secara
elektronik merupakan gambaran
langkah-langkah , mekanisme, dan tata kerja yang
diperlukan disaat mengikuti proses tahapan
pelelangan secara elektronik di LPSE .
4.4 Alur Proses Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan Aplikasi;
Gambar 1: Alur Proses SPSE (SPSE:2010) Mulai
Daftar Online dan Offline
Login/register
Isi data penyedia
Daftar lelang
Download Dokumen
Aanwijzing
Upload Dokumen
Upload Dokumen Penawaran
Proses Lelang:
- Panitia buka penawaran
- Evaluasi
- Pengumuman pemenang
Masa sanggah
Untuk dapat mengikuti lelang melalui
Sistem Pengadaan Secara Elektronik
(SPSE),terlebih dahulu Publik (masyarakat
umum yang termasuk di dalamnya
perusahaan yang akan menjadi penyedia)
harus mendaftar untuk menjadi penyedia.
Pendaftaran ini dilakukan secara online dan
offline.
1. Mendaftar Secara Online
Pada halaman utama SPSE, klik link
mendaftar sebagai penyedia barang/jasa.
Lalu akan tampil halaman ”Pendaftaran -
1”. Isikan alamat email perusahaan pada
kolom Alamat email, kemudian unduh
Formulir Pendaftaran dan Formulir
Keikutsertaan. Lalu klik tombol
2. Mendaftar Secara Offline
Melakukan proses pendaftaran secara offline
dengan datang langsung ke LPSE setempat.
Menu ini terdiri dari beberapa sub menu
yang berisi form isian untuk data Penyedia
mulai dari data umum, identitas perusahaan,
ijin usaha, akta, pemilik, pengurus, tenaga
ahli, perlatan, pengalaman,
4.5 Kerangka Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
1. Requirement Discovery ; berupa teknik
yang digunakan oleh system tersebut
untuk mengidentifikasi permasalaha
system dan pemecahan nya dari
pengguna system;
2. Data Modeling; berupa teknik untuk
mengorganisasikan,dan,mendokumentasi
kan sistem data seperti;Mentukan Format
SOP, administrasi disusun,dengan,format
bentuk flowchart
3 Process Modeling ; berupa teknik untuk mengorganisasikan,dan,mendokumentasi
kan struktur dan data yang ada pada
seluruh system proses atau logis,
kebijakan procedure yang akan
diimplementasikan dalam suatu proses
system. Setelah melakukan identifikasi
terhadap sistem lama melalui serangkaian
wawancara yang telah dilakukan, maka
proses dari sistem lama menuju sistem
baru dapat digambarkan melalui diagram
arus data atau melalui IDEFO, maka kita
akan dapat megetahui aliran data dari
suatu entitas ke entitas yang lain.
4.6 Pengolahan Data
Berdasarkan PTI Sinus (2012)
Pengolahan data merupakan system yang
melakukan pengolahan data yang
menggambarakan fakta nyata dilapangan
agar menjadi bentuk yang lebih berguna dan
sempurna, Pengolahan data terdiri dari tiga
langkah utama, yakni input, proses
(pengolahan), dan output.
Identifikasi Permasalahan SOP
1. SOP sulit dipahami karena banyak syarat
dan langkah-langkah dalam SOP pada
saat proses yang harus dipenuhi dan
diikuti sehingga sedikit menyulitkan bagi
para penyedia barang dan jasa serta tidak
fleksible.
2. Sumber Daya Manusia yang disebabkan
karena keterbatasan kemampuan sumber
daya disetiap Instansi, dan para penyedia
barang/jasa.
3. Waktu Proses pelaksanaan merupakan
waktu yang dibutuhkan sangat singkat
yaitu hanya 2 menit
4. Disaat melakukan Registrasi agency/
Verifikasi Penyedia Barang/Jasa terjadi
pada tahapan lelang sulit untuk
mendapatkan auto respon dari aplikasi
karna ada beberapa tahapan-2 data dan
file perusahaan yg harus dilakukan
dalam proses pengarsipan
5. Disaat melakukan Upload Dokumen
Penawaran, hal ini terjadi pada tahapan
lelang sulit untuk mendapatkan auto
respon dari aplikasi karna terlalu banyak
data dan file dokumen penawaran yg
harus dimasukan kedalam satu file data –
data dokumen yg menyebabkan system
menjadi berat/loading
6. Disaat Pemanfaatan Bidding Room,
Bidding room tidak bisa dipergunakan
secara maksimal karna keterbatasan
bidding room yg ada.
7. Sata melakukan perubahan alamat e-mail
penyedia ,terjadi pada tahapan lelang sulit
untuk cepat mendapat auto respon
8. Penyedia tidak bisa login karena lupa
email dan password, hal ini terjadi pada
tahapan lelang tidak mendapatkan auto
respon
9. Permintaan Perubahan data karena
panitia salah input data , hal ini terjadi
pada tahapan lelang tidak mendapatkan
auto respon
10.SOP selalu berubah – rubah Perubahan –
perubahan tersebut sebaiknya terlebih
dahulu dilakukan penyesuaian dengan
kondisi yang ada.
Berdasarkan identifikasi permasalahan
diatas , maka Standar Operasional Prosedur
pengadaan barang/jasa pemerintah secara
elektronik yang diterapkan di LPSE masih
belum dimengerti dan dipahami oleh semua
penyedia,dalam kata lain adalah gagal untuk
diimplementasikan. Lalu apa masalahnya?
Masalah utama adalah Lembaga/Instansi
yang bersangkutan gagal dalam
mendefinisikan SOP tersebut untuk
kemudian dijalankan di lapangan oleh para
penyedia, maka data – data tersebut diatas
merupakan acuan untuk kemudian diolah
dan dievaluasi kembali. Dibawah ini
merupakan tahapan-tahapan yang harus
dilakukan oleh LPSE untuk menjalankan
implementasi SOP secara tepat;
(1) Kesalahan dalam mendefinisikan SOP
(Standard Operating Procedure)
bingung untuk melaksanakan SOP
tersebut.
(2) Tidak melakukan proses trial SOP
secara tepat.
(3) Program dan proses evaluasi yang tidak
dapat menyebabkan proses
implementasi tidak terpantau aspek
konsistensinya.
Dari kesalahan tersebut, maka LPSE dapat
memperbaiki proses implementasi dengan
memperbaiki program penyusunan definisi
terhadap SOP yang dimaksudkan tersebut.
Menurut Amarrilyaf (2010) Komitmen
manajemen seperti apa saja yang
menyebabkan implementasi SOP menjadi
gagal untuk diimplementasikan;
(1) Ketiadaan sumber daya
(2) Tidak adanya proses evaluasi dari proses
perencanaan dan penyusunan system.
(3) Konsistensi kebijakan
V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
1. Implementasi Standar Operasional
Prosedur (SOP) e-Procurement di LPSE
Provinsi Sumataera Barat tidak efektif,
karena adanya kesalahan dalam
mendefinisikan SOP, Informasi teknis yang
tidak umum, belum optimalnya pemenuhan
informasi kepada masyarakat luas seperti
kurangnya keterbukaan, sosialisasi dan
pelatihan kepada para penyedia, hal ini
terlihat adanya miskomunikasi/masih belum
sinkron antara yang telah ditetapkan dengan
yang dilaksanakan, penyimpangan terjadi
mulai dari melakukan verifikasi data
penyedia, pengumuman lelang hingga
penetapan pemenang selalu berubah- ubah
akibat adanya kebijakan yang tak jelas.
2. Penyusunan Standard Operasional
Prosedure (SOP) menjadi gagal untuk
dijalankan sebagai akibat dari sumber daya
manusia yang tidak diinvestasikan dalam
posisi lebih terkait dengan kapasitasnya, hal
ini dibuktikan belum tersedianya sarana dan
prasarana, pendukung, secara, menyeluruh,
belum melakukan proses trial secara tepat,
belum adanya proses evaluasi dari proses
perencanaan dan penyusunan system, serta
belum mengacu kepada SOTK (Susunan
organisasi dan tata kerja) dan TUPOKSI
(Tugas pokok dan fungsi) serta alur
dokumen, hal ini dibuktikan dengan masih
rendahnya rasa tanggungjawab terhadap
kebijakan yang dikeluarkan serta tidak
adanya sangsi hukum yang berlaku.
5.2 Saran
1. Perlu adanya sosialisasi dan peningkatan
kapasitas sumber daya manusia melalui
program pendidikan dan pelatihan kepada
para penyedia,dalam hal ini dukungan
pemerintah melalui LPSE dalam
memberikan informasi dan arahan tentang
yang berlaku dalam mengikuti pelelangan
secara elektronik
2. Kerangka Kerja Penyusunan SOP
e-procurement diharapkan adanya perubahan –
perubahan yang mendasar seperti diperlukan
SOP yang lebih kompleks, dibuat
sesederhana mungkin dan dapat memberikan
kejelasan terhadap beberapa aktivitas
kebijakan yang mengacu pada SOTK
(Susunan organisasi dan tata kerja) ,
TUPOKSI (Tugas pokok dan fungsi), SOP
ditinjau ulang secara periodik dan
dikembangkan sesuai kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
AGIMO, Publication of Australian Government of Finance and Deregulation,
www.agimo.gov.au/publications/200 1/11/ar00-01/glossary didownload
pada tanggal 18 Januari 2010
Agus Dwiyanto, 1999. “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik”. Makalah
Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya.
Yogyakarta .Jurusan Ilmu
Administrasi Negara FISIPOL UGM
Atmoko Tjipto, 2010 . Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah
Ardhana , 2012.Teori Dasar Penelitian Kualititatif, Jakarta, erlangga
Ariefraf ,2008. Pengertian-SOP (online) [http:ariefraf.wordpress.com
didownload pada tanggal 8 Maret 2010
Bernard,2005.Business process diagram Jakarta;Hyatt
Bungin ,2001.Instrumen Penelitian- Jakarta
Chaffey dkk, 2004. Memahami Untuk Melayani Melaksanakan e- Procurement dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Jakarta.
Djamaludin Antjok. 1999.
“Penyelenggaraan Good Governance
Douglas T.Rossdesoft 1983 (Publikasi ke 183)
Djoko Iskandar .2008 .Standar Operation Procedur .”Makalah Implementasi SOP” pada seminar Universitas negeri Jakarta”
Dewan TIK Nasional melalui kepres No. 20 tahun 2006
George Therry .2010, Instrumen Pengolahan Data. Jakarta:Tridaya Cipta
Httf// : www: lpse-sumbar : 2012
Herianto, dkk.2010; Kebijakan SOP dalam implementasi e-procurement
James L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur dan
Proses.Jakarta : Erlangga.
Jones .2001. “Organizational Theory “Jakarta : Bintang
LPSE Balai BAPPEDA Provinsi Sumatera Barat, Service (e-Procurement) melalui www.lpse.Sumbarprov.go.id
Laporan e-monitoring perencanaan dan pengendalian Dinas Prasjal Tarkim Sumatera Barat, 02 januari 2012
LPSK, 2009 Implementasi e-Procurement
sebagai inivasi layanan publik. Jakarta .Pres.
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerinta, Buku Manual SPSE Versi 3.5, 2012
Martin R. Weisbord. 1988. Organisational Diagnosis : A Workbook of Theory And Practice. USA : Addison-Wesley Publishing Co.
Media Indonesia 3 Desember 2009, Posted by Humas KPK 3 Desember 2009). X-solution. ). Di akses 5 April 2010.
Miftah Thoha. 2001. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta :
Purwanto, Erwan Agus, dkk. 2008. e-Procurement di indonesia, Jakarta; Kemitraan Patnership & LPSE Nasional.
PTI Sinus 2012; Sistem Analisa Pengolahan Data
Perpres RI Nomor 54 tahun 2010 tahun tentang Pedoman Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah.
PLOUGH, E-Procurement White Paper,
didownload dari
www.ploug.org.pl/interesujace_teksty/e Procurement_White_Paper_Final.pdf pada tanggal 17 Mei 2010.
Richard M. Steers. 1980. Efektivitas
Organisasi. Jakarta : Erlangga
Rusidi .2002. Hand out Mata Kuliah Metodelogi Penelitian,
Jatinangor;Program PascaSarjana- UNPAD
S.S, Purwanto 2008, Kajian Prosedur Pengadaan Jasa Konstruksi Secara
EProcurement,Bath School of Management Bath University.
Taylor dan Lexy J Moleong, 2002, Metodologi Penelitian Kualitatif , Bandung, PT.Remaja Rosda Karya
Nasional.
PTI Sinus 2012; Sistem Analisa Pengolahan
Data
Perpres RI Nomor 54 tahun 2010 tahun
tentang Pedoman Pengadaan
Barang / Jasa Pemerintah.
PLOUGH, E-Procurement White Paper,
didownload dari
www.ploug.org.pl/interesujace_tekst
y/eProcurement_White_Paper_Final.
pdf pada tanggal 17 Mei 2010.
Richard M. Steers. 1980. Efektivitas
Organisasi. Jakarta : Erlangga
Rusidi .2002; Hand out Mata Kuliah
Metodelogi Penelitian,
Jatinangor;Program Pasca Sarjana-UNPAD
S.S, Purwanto 2008, Kajian Prosedur
Pengadaan Jasa Konstruksi Secara
EProcurement,Bath School of
Management Bath University.
Taylor dan Lexy J Moleong, 2002,
Metodologi Penelitian Kualitatif ,
