MANAJEMEN PROYEK
Rina Resmiati 16160110
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN DESAIN
UNIVERSITAS BSI BANDUNG
A. MANAJEMEN PROYEK 1. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah suatu proses untuk merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan suatu kegiatan,
anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai tujuan tertentu dari
suatu organisasi atau perusahaan.
2. Pengertian Proyek
Proyek adalah suatu usaha yang bersifat sementara untuk
menghasilkan suatu produk atau layanan. Sebuah proyek biasanya
melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan dan sponsor utama
dari proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang
efektif untuk menyelesaikan proyek secara efektif dan efisien.
Setiap proyek mempunyai batasan yang berbeda terhadap ruang
lingkup, waktu, biaya, yang biasanya disebut sebagai triple constraint
(Tiga Kendala). Setiap proyek manajer harus memperhatikan 3 hal
penting dalam manajemen proyek. Pertama, ruang lingkup (scope),
kedua, waktu (time) dan ketiga, biaya (cost). Ketiga batasan tersebut
memiliki sifat saling tarik – menarik. Artinya, jika ingin meningkatkan
kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka harus
melakukannya dengan cara meningkatkan mutu, yang selanjutnya
berakibat pada naiknya biaya melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin
menekan biaya maka biasanya harus berkompromi dengan mutu atau
jadwal.
Proyek adalah kegiatan yang kompleks, tidak rutin, dan usaha satu
waktu yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi
kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifat
proyek yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga
pengelolaannya pun harus lebih ekstra.
1) Sebuah proyek memiliki tujuan yang khusus. Artinya, proyek harus
menghasilkan suatu produk khusus, layanan, dan hasil akhir.
2) Proyek bersifat sementara. Artinya, proyek memiliki awal dan akhir
yang jelas.
3) Proyek membutuhkan sumber daya. Artinya, sumber daya dapat
berupa hardware, software, dan sumber daya lainnya.
4) Proyek harus memiliki pelanggan utama (primary customer) /
sponsor.
5) Proyek melibatkan ketidakpastian – ketidakpastian, karena setiap
proyek bersifat unik maka sangat sulit untuk menentukan
objektifitas proyek, mengestimasi waktu proyek, dan biayanya.
3. Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan kegiatan merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya
organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan dalam waktu dan sumber
daya tertentu.
Manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan,
skills, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud
memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari
sebuah proyek.
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisir,
memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk
mencapai sasaran dengan jangka waktu yang pendek yang telah
ditentukan.
Terdapat 3 elemen penting dalam manajemen proyek antara lain :
1) Manajer Proyek, elemen paling penting dalam manajemen proyek
adalah manajer proyek. Manajer proyek adalah seseorang yang
bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan, dan
mengintegrasikan usaha kerja dari anggota untuk mencapai tujuan
fungsional dan mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian
dari biaya, jadwal, dan pembagian tugas dalam suatu proyek.
2) Tim proyek, tim proyek merupakan kumpulan orang yang biasanya
berasal dari area fungsional yang berbeda yang akan saling bekerja
sama dengan tujuan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek.
3) Sistem Manajemen Proyek, manajer proyek dan tim proyek harus
ada dan digunakan sebagai alat bantu dalam sebuah sistem
manajemen proyek. Sistem manajemen proyek dibuat berdasarkan
struktur organisasi, proses informasi, dan pelatihan serta prosedur
yang mengintegrasikan elemen dari organisasi proyek secara
vertikal dan horizontal. Elemen vertikal meliputi pemecahan tugas
dalam proyek sedangkan elemen horizontal meliputi unit fungsional
dan departemen yang terlibat dalam proyek.
Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa
disusun dengan menjawab pertanyaan berikut:
1) apakah yang harus dikerjakan?
2) apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
3) sampai kapan waktu yang tersedia?
4) bagaimana pembiayaannya?
5) apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? Atau bahkan
gagal?
Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa
dipilah menjadi beberapa fase proses, yaitu:
1) Perencanaan dan penyusunan jadwal.
Adalah tahapan paling penting karena didalamnya terdapat
proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan
hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.
2) Pengelolaan perubahan.
Selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan
penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.
4. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Project Manajemen a. Project Life Cycle
Karena proyek bersifat unik dan mengandung ketidakpastian
yang tinggi, maka suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa
fase agar dapat dilakukan kontrol yang lebih baik oleh manajemen.
Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya
deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya.
Project life cycle mendefinisikan suatu awal dan akhir dari
proyek sehingga urut-urutan kegiatan dari proyek dapat terlihat
dengan jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa kegiatan dalam
suatu proyek dilakukan secara paralel atau overlapping dan sering
diistilahkan sebagai fast tracking.
b. Project Stakeholders
Project stakeholders adalah individu atau organisasi yang secara
aktif terlibat di dalam suatu proyek, atau kepentingan seseorang
yang akan terpengaruh baik secara positif maupun negatif sebagai
akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek.
Tim project management harus mengidentifikasi stakeholder untuk
mengetahui apa saja kebutuhan dan harapan mereka terhadap suatu
proyek yang apabila dipenuhi dapat berpengaruh terhadap
suksesnya suatu proyek.
Stakeholder dari setiap proyek dapat meliputi :
1) Project manager, orang yang bertanggung jawab melaksanakan
proyek
2) Pelanggan, orang atau organisasi yang akan menggunakan
produk tersebut
3) Organisasi pelaksana, perusahaan dimana kebanyakan
karyawannya terlibat langsung dalam melaksanakan proyek
tersebut
4) Sponsor, orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang
c. Struktur Organisasi
Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi
yang lebih besar. Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat
berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena tugas dan
tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang
berbeda adalah tidak sama.
Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang
diterapkan dalam perusahaan, diantaranya adalah :
1) Fungsional, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh
manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu
proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang
anggotanya dapat diambil dari staf manager fungsional lainnya.
Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
- Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya
masing-masing.
- Komunikasinya menggunakan bottom-top communication
sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah,
sederhana, dan tidak berulang-ulang
- Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang
kerja masing-masing dan komunikasi antar bagian
cenderung kurang terbuka
- Pergerakan dan komunikasi tiap-tiap bagian masih
tersekat-sekat
- Biasanya ditemukan pada organisasi-organisasi yang
memproduksi barang
2) Matrix, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager
fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek
biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional
yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staf tersebut.
- Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang
sedang dijalankan
- Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang
kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
- Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai
pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
- Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan
dengan tipe fungsional
- Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
- Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan
sampai terjadi “rebutan SDA”
- Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada,
sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang
notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai
penyedia SDA yang ada.
Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai
koordinator proyek.
3) Projectized, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh project
manager yang langsung membawahi staf-staf yang menangani
langsung suatu proyek.
Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
- Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang
dikerjakan
- Masing-masing kegiatan proyek mempunyai struktur
- Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi
pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga
mudah
- Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing-masing proyek
- Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar
(outsourcing) dalam pengerjaan proyek
- Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung
jawab dan inisiatif yang tinggi
Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak
proses administrasi dan birokrasi
d. General Manager Skill
Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena
kelangsungan dari proyek sangat tergantung dari kemampuan
seorang manajer proyek untuk menangani aspek finansial,
perencanaan, organisasi dan aspek lainnya secara sinergis dan
berkesinambungan.
Beberapa contoh management skill yang harus dimiliki oleh
pemimpin proyek adalah:
Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena
dipengaruhi oleh pihak ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh
pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah:
- Globalisasi
- Pengaruh budaya
- Kondisi perekonomian
- Stabilitas politik
5. Daur Hidup Manajemen Proyek
Daur hidup proyek (Project Life Cycle) merupakan kumpulan dari
tahapan – tahapan proyek. Tahapan dari daur hidup proyek terdiri dari :
a. Project Feasibility Terdiri dari tahap konsep dan pengembangan.
Tahapan ini berfokus kepada perencanaan.
b. Project Acquisition Terdiri dari tahap implementasi dan
penyelesaian (Close-Out). Tahap ini berfokus kepada penyampaian
tugas yang nyata dan seharusnya dilaksanakan.
Sebuah proyek harus dapat menyelesaikan setiap tahapan dengan sukses
sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Pendekatan daur hidup
proyek ini menyediakan suatu pengendalian manajemen yang lebih baik
dan hubungan yang tepat terhadap operasi yang berjalan dalam suatu
organisasi.
6. Sembilan Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Sembilan area pengetahuan manajemen proyek menggambarkan
kunci utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.
Empat inti dari area pengetahuan manajemen proyek meliputi
manajemen ruang lingkup proyek, waktu, biaya, dan manajemen
kualitas. Proses – proses tersebut merupakan inti dari area pengetahuan
karena mereka memimpin untuk tujuan proyek yang lebih spesifik.
Empat area pengetahuan untuk memfasilitasi manajemen proyek
adalah sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan manajemen
pengadaan proyek. Disebut area pendukung karena proses – proses
tersebut merupakan proses – proses yang dilalui untuk mencapai tujuan
proyek. Area pengetahuan yang terakhir adalah manajemen integrasi
menjadi satu kesatuan yang utuh untuk mencapai tujuan terlaksananya
proyek dengan baik.
References
Dosen, T. (2015). MODUL PERKULIAHAN Manajemen Proyek Perangkat Lunak. Universitas Mercu Buana.
Noerlina. (2008). PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI ONLINE BISNIS. Jurnal Piranti Warta.
