REVIEW PADA PT ERAMAS COCONUT INDUSTRIES
TUGAS SARJANA
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat – Syarat Penulisan Tugas Sarjana
Oleh
JHAN PRANATA BRAHMANA 160403037
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N
2 0 2 1
No. Dok : FM-GKM-S1TI-FT-6-06-07; Tgl. Efektif : 09 Juli 2018; Rev : 01; Halaman : 1 dari 1
Judul : Analisis Pengendalian Bahan Baku dengan Wagner Within Algorithm dan Continous System Review Pada PT Eramas Coconut Industries
Saya menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil karya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya
Medan, 27 Januari 2021
Jhan Pranata NIM. 160403037
viii
ABSTRAK
Persaingan bisnis mengharuskan adanya upaya meningkatkan daya saing dalam mencapai keuntungan yang maksimal, salah satunya dengan meminimumkan biaya produksi yang berkaitan dalam pengendalian persediaan. PT Eramas Coconut Industries merupakan industri pengolahan santan kelapa yang belum memiliki sistem pengendalian persediaan bahan baku. Persediaan bahan baku yang terkadang sangat minim menyebabkan pabrik harus mengurangi jumlah kapasitas produksi, sementara ketika pasokan bahan baku yang terlalu banyak menyebabkan kelebihan persediaan sehingga membutuhkan biaya penyimpanan yang besar. Biaya penyimpanan yang dikeluarkan berdasarkan hasil perhitungan kondisi aktual perusahaan selama sebulan terakhir sebesar Rp 231.053.292. Tujuan dari penelitian ini adalah menentukan metode persediaan terpilih dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku berdasarkan total biaya persediaan yang minimal. Penelitian ini menggunakan metode algoritma wagner within dan continous system review.
Adapun sumber data yang digunakan adalah data histori perusahaan selama sebulan terakhir. Berdasarkan hasil perhitungan, metode continuous system review merupakan metode yang menghasilkan penurunan total biaya persediaan terendah sebesar Rp 228.692.643, dengan persentase penurunan biaya sebesar 2,49%.
Kata Kunci : Pengendalian Persediaan, Algoritma Wagner Within, Continous System Review, Ukuran Lot Pemesanan, Biaya Persediaan Terendah.
ABSTRACT
Business competition requires efforts to increase competitiveness in achieving maximum profits, one of which is by minimizing production costs related to inventory control. PT Eramas Coconut Industries is a coconut milk processing industry that does not yet have a raw material inventory control system. The supply of raw materials which is sometimes very minimal causes the factory to reduce the amount of production capacity, while when the supply of raw materials is too much it causes excess inventory, which requires large storage costs. The storage costs incurred based on the calculation of the company's actual conditions during the last month amounted to Rp 231,053,292. The purpose of this study is to determine the preferred inventory method in meeting raw material needs based on the minimum total cost of inventory. This research uses Wagner Within algorithm and continuous system review method. The data source used is company history data for the last month. Based on the calculation results, the continuous system review method is a method that produces the lowest total cost reduction of Rp.228,692,643, with a decrease in costs of 2.49%.
Keywords: Inventory control, Wagner Within Algorithm, Continous System Review, order lot size, lowest inventory cost.
iv
Puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas sarjana ini dengan baik.
Tugas sarjana merupakan salah satu persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Teknik (Strata Satu Teknik Industri) di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Penulis melaksanakan Tugas Sarjana di PT Eramas Coconut Industries. Tugas Sarjana ini berjudul Analisis Pengendalian Bahan Baku Dengan Wagner Within Algorithm Dan Continous System Review Pada PT Eramas Coconut Industries
Besar harapan penulis penyusunan laporan penelitian ini dapat menambah pengetahuan bagi pembaca. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan ini, karena pengetahuan dan pengalaman penulis yang masih terbatas. Oleh sebab itu, penulis menerima secara terbuka setiap kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak untuk perbaikan tulisan ini.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan semoga laporan penelitian ini dapat bermanfaat
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PENULIS,
MEDAN, JANUARI 2020 JHAN PRANATA BRAHMANA
v
Penulis memanjatkan Puji dan Syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa bahwa penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik. Penulisan Tugas Sarjana ini tidak akan terselesaikan dengan baik jika penulis tidak mendapatkan bimbingan, bantuan dan doa dari berbagai pihak untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua tercinta, Pantas Rukun Brahmana dan Lismiaty Br Surbakti yang telah mengizinkan penulis untuk menempuh pendidikan sarjana dan memberikan dukungan dan motivasi baik dari segi moril, doa, maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana ini.
2. Kepada adik kandung saya, Melianty Brahmana yang telah memotivasi dan memberi dukungan kepada saya melalui doa, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana ini
3. Ibu Dr. Ir. Meilita Tryana Sembiring, MT, IPM, sebagai Ketua Departemen dan Bapak Buchari, ST, M.Kes, sebagai Sekretaris Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara yang telah mengizinkan pelaksanaan tugas sarjana.
4. Bapak Prof. Dr. Ir. Harmein Nasution, MSIE selaku koordinator tugas sarjana yang telah memberi saran dan masukan untuk laporan tugas sarjana.
5. Ibu Khalida Syahputri, ST, MT selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan kesediaan baik waktu maupun ilmu, nasihat, saran, semangat
dan masukan yang membangun untuk penulis agar penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Sarjana.
6. Pihak PT Eramas Coconut Industries yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian dan memberikan data yang mendukung penelitian tugas sarjana.
7. Seluruh dosen Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan pengajaran selama perkuliahan yang menjadi bekal penulis dalam meyelesaikan penulisan tugas sarjana ini.
8. Staf pegawai Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara, Bang Tumijo, Bang Nurmansyah, Kak Rahma, Bang Eddy, Kak Neneng, Kak Ester, Bu Aniaty, dan Kak Mia atas bantuannya dalam hal penyelesaian administrasi untuk melaksanakan tugas sarjana ini.
9. Yayasan Karya Salemba Empat yang telah memberi dukungan materil sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana ini.
10. Sahabat penulis Letno Noventa Gurusinga, William Rossi Sianturi, Daniel Hasudungan Siagian, Jhon Sianturi, Syaiful Anwar, Styfe Ricky Menna yang telah memberi semangat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas sarjana ini.
11. Rekan-rekan penulis Meilani Amelia Br Ginting, Desmar Saputra Situmorang, Jefry Andi Sinaga, Satria Perwira, Rossana Dumenggan, Jernita Nadeak, Lufia Ulva Hutapea, Afriati Manik, Sara Ginting, Okta Fander Sembiring, Ayu Khairani, Dwinitha Aura, Anggi Ridho, Wulan Pratiwi, Wira
Sopyana, Evander Saragih, Febri Br Ginting yang telah mendukung serta mendoakan penulis dalam menyelesaikan tugas sarjana ini
12. Teman-teman Karya Salemba Empat, IMKA Pandekaliaga FT USU, IKAMA Karo, PERMATA CARMENIA dan PANAL TI USU Stambuk 2016 yang telah memberikan tempat kepada penulis untuk belajar berorganisasi dan mendukung penulis selama perkuliahan.
13. Teman-teman penulis di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik USU khususnya teman-teman angkatan 2016 (FIERLAS) yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberikan dukungan kepada penulis dalam penyelesaian laporan tugas sarjana ini.
Medan, Januari 2021 Jhan Pranata Brahmana
x
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ... v
ABSTRAK ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
I PENDAHULUAN ... I-1 1.1. Latar Belakang ... I-1 1.2. Perumusan Masalah... I-7 1.3. Tujuan Penelitian ... I-7 1.4. Manfaat Penelitian... I-8 1.5. Batasan Masalah ... I-9 1.6. Sistematika Penulisan ... I-9
II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1 2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-1 2.3. Lokasi Perusahaan ... II-1 2.4. Daerah Pemasaran ... II-2 2.5. Organisasi dan Manajemen ... II-2 2.5.1. Struktur Organisasi ... II-2 2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ... II-6
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
2.6. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ... II-9 2.7. Standar Mutu Bahan dan Produk ... II-11 2.8. Bahan Yang Digunakan ... II-11 2.8.1. Bahan Baku ... II-11 2.8.2. Bahan Tambahan ... II-12 2.8.3. Bahan Penolong ... II-12
III LANDASAN TEORI ... III-1 3.1. Pengertian Persediaan ... III-1 3.2. Jenis dan Manfaat Persediaan ... III-2 3.3. Sifat Permintaan ... III-3 3.4. Tujuan Persediaan ... III-4 3.5. Perencanaan Persediaan……… ... III-7 3.6. Pengendalian Persediaan ... III-8 3.7. Komponen Biaya Persediaan ... III-9 3.8. Sistem Pengendalian Persediaan ... III-11 3.9. Pengendalian Persediaan Probabilistik... III-12 3.10. Metode Continous Review ... III-13 3.11. Algoritma Wagner-Within ... III-16
IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV 1 4.1. Tempat dan Waktu Penelitian ... IV-1 4.2. Jenis Penelitian ... IV-1 4.3. Objek Penelitian ... IV-1 4.4. Variabel Penelitian ... IV-2 4.5. Kerangka Konseptual Penelitian ... IV-3 4.6. Rancangan Penelitian ... IV-4
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
4.7. Pengumpulan Data ... IV-5 4.8. Pengolahan Data ... IV-6 4.9. Analisis Pemecahan Masalah ... IV-9 4.10. Kesimpulan dan Saran ... IV-9
V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... V-1 5.1. Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1. Sistem Persediaan Bahan Baku ... V-2 5.1.2. Data Penerimaan Kelapa Bulan Oktober 2020 ... V-2 5.1.3. Harga Bahan Baku Produksi ... V-3 5.1.4. Biaya Pemesanan dan Biaya Simpan ... V-3 5.1.5. Waktu Tunggu (Lead Time) Kelapa ... V-5 5.2. Pengolahan Data ... V-5 5.2.1. Kondisi Aktual PT. Eramas Coconut Industries ... V-5 5.2.2. Metode Continous System Review... V-17
VI ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... VI-1 6.1. Analisis Perbandingan Hasil Perhitungan Aktual Perusahaan dengan
Metode Algoritma Wagner Within dan Metode Continous System Review ... VI-1
VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1 7.1. Kesimpulan ... VII-1 7.2. Saran ... VII-2
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xiii
TABEL HALAMAN
1.1. Data Penerimaan Kelapa Tahun 2020 ... I-4 2.1. Rincian Jumlah Karyawan pada PT. Eramas Coconut
Industries ... II-10 2.2. Jam Kerja Administrasi ... II-10 2.3. Jam Kerja Karyawan ... II-11 5.1. Data Penerimaan Kelapa Bulan Oktober Tahun 2020 ... V-3 5.2. Biaya Pemesanan ... V-4 5.3. Biaya Penyimpanan per Bulan ... V-4 5.4. Ukuran Pemesanan Kelapa dengan Metode Perusahaan ... V-5 5.5. Rakapitulasi Perhitungan Nilai fn ... V-15 5.6. Ukuran Pemesanan Kelapa dengan Metode Algoritma
Wagner Whitin ... V-16 5.7. Rekapitulasi Perbandingan Ukuran Lot Pemesanan dan Biaya
Persediaan Aktual, Metode AWW dan Metode CRS ... V-20 6.1 Rekapitulasi Perbandingan Ukuran Lot Pemesanan dan Biaya
Persediaan Aktual, Metode AWW dan Metode CRS ... VI-2 6.2. Rekapitulasi Perband ingan Biaya-Biaya Persediaan
Aktual, Metode AWW dan Metode CRS ... VI-3 6.3. Persentase Penurunan Biaya Persediaan Menggunakan
Metode AWW dan CRS ... VI-4
xiv
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
2.1. Lokasi PT. Eramas Coconut Industries ... II-2 2.2. Struktur Organisasi PT. Eramas Coconut Industries ... II-5 2.3. Kelapa ... II-12 2.4. Xanthan Gum ... II-13 2.5. Guar Gum ... II-13 2.6. Gula ... II-14 2.7. Air ... II-14 2.8. Block Diagram Proses Produksi Santan Kelapa ... II-16 4.1. Kerangka Konseptual Penelitian ... IV-3 4.2. Langkah – Langkah Penelitian ... IV-5 5.1. Alternatif Pemenuhan Kebutuhan Kelapa... V-9 5.2. Total Variable Cost Pemenuhan Kebutuhan Kelapa ... V-11 5.3. Rekapitulasi Total Biaya Minimum Kelapa Matriks Fn ... V-14
xv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN 1 Form Pengajuan Tugas Akhir ... L-1 2 Surat Keputusan Tugas Akhir ... L-2 3 Form Asistensi ... L-4
I-1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan bisnis yang semakin ketat, mengharuskan adanya upaya meningkatkan daya saing untuk menghadapi persaingan pasar yang semakin tajam guna mencapai keuntungan yang maksimal. Salah satu langkah yang bisa dilakukan untuk memaksimalkan keuntungan yaitu dengan meminimumkan biaya.
Dengan persaingan pasar yang semakin tajam, perusahaan dituntut untuk bekerja lebih efisien sehingga dapat menekan harga pokok produksi yang pada akhirnya berimbas pada harga jual. Ketika perusahaan dapat mempertahankan harga jual dan mampu bersaing dipasar maka pasar akan semakin luas sehingga angka penjualan semakin tinggi dan memperoleh profit yang lebih besar. Salah satu upaya dalam meminimumkan biaya produksi yaitu berkaitan dalam pengendalian persediaan dimana sangat diperlukan perencanaan persediaan yang baik untuk persediaan bahan baku yang merupakan faktor paling berpengaruh terhadap kelancaran bisnis.
Mencapai peningkatan efesiensi persediaan, pakar manajemen operasional telah menawarkan berbagai macam konsep untuk menurunkan biaya persediaan, yaitu berproduksi dengan sediaan minimal atau dengan tanpa sediaan bahan baku digudang. Dengan meminimalisir persediaan bahan baku yang harus disimpan, perusahaan akan menghemat biaya investasi maupun pemeliharaan gudang yang harusnya ditanam dalam persediaan. Hal itu jelas mengurangi kerugian yang
timbul akibat persediaan yang ada digudang seperti kerugian karena rusak, dicuri, kebakaran ataupun biaya perawatan untuk bahan baku yang memerlukan pemeliharaan khusus di gudang.
Tidak ada kepastian jumlah bahan baku yang dibutuhkan dalam memenuhi kebutuhan produksi, karena permintaan pasar akan produk yang dihasilkan juga tidak bisa dipastikan dari waktu ke waktu. Mengantisipasi permintaan yang fluktuatif, diperlukan suatu langkah pengendalian untuk persediaan bahan baku. Menurut Sondang P. Siagian dalam buku Nanang Fattah (2007:176). Menjelaskan bahwa : “Pengendalian adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan”. Dalam memenuhi persediaan bahan baku tersebut, diperlukan langkah pengendalian dalam memenuhi kebutuhan pabrik sehingga mampu menciptakan persediaan yang efektif dan efesien yang mampu memenuhi permintaan pasar saat keadaan yang biasa maupun sedang berfluktuasi.
Pengendalian persediaan merupakan pengumpulan atau penyimpanan komoditas yang akan digunakan untuk memenuhi permintaan dari waktu ke waktu. Bentuk persediaan itu bisa berupa bahan mentah, komponen, barang setengah jadi, spare pert, dan lain-lain.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pengendalian persediaan dipabrik yaitu: kapan pemesanan kembali bahan baku perlu dilakukan, berapa banyak barang yang harus dipesan, dan berapa nilai persediaan yang harus disimpan dalam gudang sebelum melakukan pemesanan kembali. Selain itu,
menurut Jacobs, Chase, dan Aquilano (2009), Render dan Heizer (2008), serta Krajewski dan Ritzman (2005), pengendalian persediaan itu memiliki dua macam faktor utama yang perlu dijawab, yaitu: (1) penentuan jumlah atau volume pesanan sediaan per order; dan (2) penentuan waktu penyampaian pemesanan sediaan. Penerapan pengendalian persediaan dalam suatu perusahaan dilakukan agar diperoleh jumlah yang tepat dan kualitas yang baik dari barang-barang yang tersedia dalam gudang pada waktu yang dibutuhkan yaitu saat barang akan dikeluarkan dari dalam gudang dengan biaya yang dikeluarkan minimum sehingga perusahaan memperoleh untung.
Penelitian ini dilakukan di PT Eramas Coconut Industries yang merupakan perusahaan pengolahan santan kelapa yang menghasilkan produk berupa santan cair, santan beku dan tepung kelapa. Adapun sistem persediaan yang dianut pada perusahaan ini adalah make to stock , dimana pabrik akan melakukan proses produksi tanpa harus menunggu pemesanan dan disimpan di gudang sampai menunggu pembelian dari consumer. Dari hasil observasi awal dengan pihak perusahaan, terlihat bahwa perusahaan belum memiliki metode pengendalian persediaan bahan baku. Persediaan bahan baku berupa kelapa yang terkadang sangat minim di gudang, menyebabkan pabrik harus mengurangi jumlah kapasitas produksi. Ada masa ketika pasokan bahan baku yang terlalu banyak masuk ke gudang, menyebabkan kelebihan persediaan di gudang bahkan hingga harus menitip bahan baku di gudang pabrik sebelah yang masih satu grup dengan PT.
Eramas Coconut Industries. Hal ini dapat menyebabkan tingginya biaya yang
dikeluarkan seperti biaya pemeliharaan ataupun kerusakan bahan baku akibat penyimpanan kelapa yang memiliki masa kadaluwarsa.
Berikut merupakan data penerimaan bahan baku kelapa tahun 2020 yang dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1. Data Penerimaan Kelapa Tahun 2020
No Bulan Tonase (Kg)
1 Januari 1.607.250
2 Februari 1.916.050
3 Maret 2.234.570
4 April 1.274.770
5 Mei 2.367.370
6 Juni 2.741.640
7 Juli 2.668.980
8 Agustus 1.878.810
9 September 3.558.300
10 Oktober 2.550.420
11 November 1.418.220
Total 24.216.380
Sumber: PT. Eramas Coconut Industries
Dari Tabel 1.1. dapat dilihat bahwa pabrik mengalami kekurangan maupun kelebihan bahan baku selama tahun 2020. PT. Eramas Coconut Industries memiliki kapasitas produksi sebesar 60-120 ton per hari, sehingga dalam sebulan kebutuhan minimal pabrik sebanyak 1.560 ton dan kemampuan maksimal pabrik dalam produksi sebesar 3.120 ton untuk 26 hari kerja. Berdasarkan Tabel 1.1.
dapat dilihat pada bulan April penerimaan kelapa yang kurang dari kabutuhan minimal pabrik dengan penerimaan sebanyak 1.274.770 Kg, sementara di bulan September pabrik mengalami kelebihan dengan penerimaan kelapa sebanyak 3.558.300 Kg. Jika dibandingkan dengan kebutuhan rata-rata pabrik 90 ton per harinya ataupun 2.340 ton per bulan, maka dibulan April terjadi kekurangan kelapa sebanyak 780 ton, sehingga jika harga 1 Kg santan Rp 37.000 dengan
persentase perolehan santan cair 60% yang menghasilkan sebanyak 468.000 kg santan, maka ada sebanyak Rp 17.316.000 kehilangan kesempatan perusahaan untuk memperoleh penghasilan akibat kekurangan bahan baku kelapa.
Berdasarkan uraian permasalahan yang di atas maka perlu dilakukan penelitian untuk menentukan metode dalam pengendalian persediaan bahan baku dengan mempertimbangkan masa kadaluwarsa dari bahan baku tersebut sehingga dapat meminimalkan biaya.
Pemecahan masalah dalam perencanaan persediaan dilakukan menggunakan metode pengendalian persediaan secara statistik yaitu Algoritma Wagner Within dan continuous review system yang biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (independent) dan dikelola saling tidak bergantung, berbeda dengan metode MRP yang mengendalikan persediaan bahan baku yang bersifat dependent demand ataupun metode kanban yang mengendalikan persediaan berdasarkan pekerjaan yang berurutan yang hanya dilakukan apabila ada pemesanan . Algoritma Wagner and Within adalah metode yang menggunakan prosedur optimasi yang didasari model program dinamis yang memberikan solusi yang optimal dan tidak terlalu banyak memerlukan persyaratan matematika dalam penyelesaian masalah yang dinamis- deterministik dan metode Continuous review system yang mana mampu mengurangi tingkat persediaan karena selalu dikendalikan secara terus menerus sehingga tidak terjadi overstock atau stockout mengingat bahan baku kelapa yang digunakan memiliki masa kadaluwarsa.
Penelitian Mochamad Saiful (2019) yang berjudul Penentuan Quantity Order, Reorder Point dan Safety Stock melalui Continuous Review System dalam Situasi Ketidakpastian Permintaan diperoleh hasil penghitungan quantity order, reorder point, dan safety stock yang optimal dengan mempertimbangkan probabilistik demand, sehingga dapat mengatisipasi fluktuatif perubahan demand yang tidak pasti dan kemungkinan kecil untuk terjadi overstock atau stockout persediaan bahan baku. Hasil perbandingan total biaya persediaan sebelum menggunakan metode continuous review sebesar Rp 163,816,692, namun setelah menggunakan metode continuous review sebesar Rp 137.482.432 artinya ada efisiensi dari aspek biaya bahan baku sebesar Rp 26,334,260 atau 16,07 %.
Menurut Maitimu dan Meirlin S. Peea (2017) dalam penilitiannya yang berjudul Penentuan Ukuran Lot Pemesanan Optimal Bahan Baku Ikan Tuna Dengan Model Dinamis Algoritma Wagner-Within Dalam Upaya Minimasi Ongkos Total Persediaan diperoleh hasil perhitungan menggunakan metode Algoritma Wagner-Within untuk ukuran lot pemesanan sehingga ongkos total adalah Rp. 1.018.747.950 lebih optimal jika dibandingkan dengan sistem yang dipakai perusahaan. Sehingga persentase penghematan yang dapat terjadi akibat penurunan ongkos total adalah sebesar 24% hingga 28 % dapat dilakukan oleh perusahaan jika menggunakan metode Algoritma Wagner-Within.
Amri Yanuar (2020) dalam penelitiannya yang berjudul Analisis Pengendalian Persediaan Material Scrap Besi Dengan Menggunakan Metode Algoritma Wagner Within Pada PT Purna Sentana Baja, melakukan Perhitungan metode Algoritma Wagner Within menghasilkan total ukuran lot pemesanan
material scrap besi lebih kecil jika dibandingkan dengan ukuran lot pemesanan sebelumnya yang tanpa menggunakan peramalan dan penggunaan metode pengendalian persediaan yaitu sebesar 29.577 ton per tahun dengan frekuensi pemesanan sebanyak 12 kali dalam waktu 12 periode. Total biaya inventory perusahaan sebelum melakukan peramalan dan penggunaan metode pengendalian persediaan adalah Rp. 209.317.771.680, dan setelah melakukan peramalan dan penggunaan metode pengendalian persediaan menjadi turun yang membuat perusahaan dapat memperoleh penghematan biaya sebesar Rp.7.011.000.000 per tahun untuk material scrap besi.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, permasalahan yang terdapat di perusahaan yaitu belum adanya metode pengendalian persediaan bahan baku sehingga mengakibatkan pasokan bahan baku yang terkadang minim sehingga tidak dapat memenuhi kapasitas produksi maupun terkadang pasokan yang berlebih sehingga membutuhkan biaya penyimpanan yang besar dan bisa mengakibatkan kadaluwarsa.
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan umum dari penelitian ini adalah melakukan analisis persediaan bahan baku dengan Algoritma Wagner Within dan Continous System Review.
Selain tujuan umum, adapun tujuan khusus dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Menentukan jumlah lot pemesanan bahan baku.
2. Menentukan total biaya persediaan dari hasil perolehan biaya paling rendah.
3. Menganalisis metode pengendalian persediaan bahan baku yang menghasilkan biaya persediaan paling rendah
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat bagi Mahasiswa
Menambah pengetahuan mahasiswa dalam memecahkan permasalahan pada pengendalian persediaan dengan menggunakan metode yang dapat meminimkan biaya produksi.
2. Manfaat bagi Perusahaan
Memberikan masukan kepada perusahaan dalam hal pengendalian persediaan untuk memperoleh biaya total persediaan yang lebih minim
3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
Menambah referensi penelitian bagi mahasiswa Teknik Industri Sumatera Utara sehingga dapat membantu untuk melakukan penelitian lebih lanjut berkaitan dengan pengendalian persediaan.
1.5. Batasan Penelitian
Pada penelitian ini terdapat batasan masalah yaitu sebagai berikut:
1. Penilitian dilakukan untuk persediaan bahan baku produksi berupa kelapa 2. Penelitian dilakukan di PT. Eramas Coconut Industries.
3. Data yang diambil pada penelitian ini adalah data histori perusahaan selama sebulan terakhir.
4. Metode pengendalian persediaan yang dipilih berdasarkan biaya pemesanan minimal.
5. Metode pengendalian persediaan yang dibandingkan yaitu menggunakan Metode Algoritma Wagner Within dan Continous System Review
6. Kualitas bahan baku dianggap sama untuk setiap pemesanan.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas sarjana ini disajikan dalam beberapa bagian berikut.
Bab I Pendahuluan, menguraikan latar belakang permasalahan, perumusan permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, batasan masalah yang digunakan dalam penelitian serta sistematika penulisan laporan penelitian.
Bab II Gambaran Umum Perusahaan, menguraikan secara ringkas mengenai sejarah perusahaan, kondisi perusahaan PT. Eramas Coconut Industries.
Bab III Landasan Teori, menguraikan teori-teori yang mendukung pemecahan permasalahan penelitian. Teori yang digunakan berkaitan dengan metode pengendalian persediaan.
Bab IV Metodologi Penelitian, menguraikan langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian seperti tempat dan waktu penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, variabel penelitian, kerangka konseptual penelitian, rancangan penelitian, metode pengumpulan data, metode pengolahan data, analisis pemecahan masalah, serta kesimpulan dan saran.
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, menguraikan pengumpulan data, serta pengolahan data yang diperlukan untuk memperoleh hasil dalam menganalisis metode pengendalian persediaan yang menghasilkan biaya paling minim
Dalam Bab VI Analisis dan Pembahasan menguraikan analisis terhadap hasil dari pengolahan data dan pembahasan terhadap pemecahan masalah dalam penelitian.
Dalam Bab VII Kesimpulan dan Saran diuraikan kesimpulan yang diperoleh dari diskusi pemecahan masalah, serta saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan dan pengembangan penelitian selanjutnya.
II-1
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Eramas Coconut Industries merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam menghasilkan produk santan kelapa yang terletak di Jl.Pertahanan 62 Dusun III Desa Sigara Gara Kec.Patumbak Kab. Deli Serdang Indenesia Deli.
Perusahaan ini didirikan pada Juli tahun 2018 dengan kepemilikan 6 pemegang saham. Untuk memenuhi permintaan bahan baku, PT Eramas mendapat supplier bahan baku kelapa dari daerah Tembilahan dan Aceh, sementara untuk bahan tambahan seperti xantan gum, guar gum dipesan dari Jakarta.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
Ruang lingkup bidang usaha dari PT. Eramas Coconut Industries yaitu bergerak dalam produksi santan kelapa. Ada 3 jenis produk yang dihasilkan dari perusahaan tersebut yaitu santan milk, santan frozen dan dessicated coconut.
2.3. Lokasi Perusahaan
PT. Eramas Coconut Industries terletak di Jl.Pertahanan 62 Dusun III Desa Sigara Gara Kec.Patumbak Kab. Deli Serdang Sumatera Utara yang dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1. Lokasi PT. Eramas Coconut Industries
2.4. Daerah Pemasaran
Hasil produksi dari PT. Eramas Coconut Industries dipasarkan diluar negeri dan untuk produk dari perusahaan ini, tidak dapat dijumpai dipasar Indonesia. Beberapa negara tujuan pengiriman produksi dari perusahaan ini yaitu di Negara Afrika, Timur Tengah dan Asia.
2.5. Organisasi dan Manajemen 2.5.1. Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kerangka terstruktur yang didalamnya berisikan wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan masing- masing fungsi tertentu. Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai
pembagian tugas dan tanggung jawab kepada individu maupun bagian tertentu dari organisasi. Struktur Organisasi menggambarkan jabatan maupun kedudukan kerja mulai dari yang tertinggi hingga terendah yang bekerja sama dalam menjalankan tugas sesuai bagian masing-masing untuk mencapai fungsi-fungsi manajemen, wewenang, dan tanggung jawab dari setiap orang yang ada dalam organisasi.
Secara umum terdapat empat jenis struktur organisasi formal, yaitu:
1. Struktur Organisasi Garis
Struktur organisasi ini menerapkan aliran wewenang langsung dari top manajemen ke manajemen di bawahnya. Pemimpin perusahaan memiliki kewenangan langsung dalam mengawasi bawahannya. Kelemahan model ini adalah tanggung jawab dipikul sepenuhnya oleh pemimpin perusahaan sehingga dapat terjebak pada pekerjaan yang bersifat administratif sehingga kekurangan waktu untuk memikirkan hal-hal dan rencana yang bersifat strategis. Struktur organisasi jenis ini cocok untuk perusahaan berskala kecil dan menengah.
2. Struktur Organisasi Garis dan Staf
Struktur organisasi ini merupakan gabungan antara organisasi lini dan departemen staf. Departemen staf memberikan saran kepada departemen lini.
Pengambilan keputusan tetap pada departemen lini. Departemen staf hanya memberikan dukungan teknis khusus. Struktur organisasi ini banyak ditemukan pada perusahaan menengah dan besar.
3. Struktur Organisasi Fungsional
Pada struktur organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi- fungsi yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini merupakan suatu desain struktural yang menugaskan para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek yang dipimpin oleh seorang manajer.
PT. Eramas Coconut Industries memiliki struktur organisasi yang berbentuk lini fungsional yaitu masing-masing bagian/departemen bertanggung jawab kepada masing-masing atasannya sesuai struktur organisasi perusahaan akan tetapi memiliki tanggung jawab tersendiri dan spesialisasi. Struktur organisasi PT.
Eramas Coconut Industries yang berbentuk lini fungsional dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Direktur Utama
Supervisor
Manajer Adm & HR Manajer Produksi
Operator
Helper
Asisten Purchase Asisten Supply Chain
Asisten Logistik
(Eksport & Import) Asisten HR
Staff Staff Staff Staff
Staff Staff Staff Staff
Kabag QC
Asisten QC Hubungan Lini
Hubungan Fungsional
Sumber: PT. Eramas Coconut Industries
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Eramas Coconut Industries
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
PT. Eramas Coconut Industries memiliki beberapa departemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi satu dengan yang lainnya. Apabila salah satu departemen tersebut tidak berjalan dengan baik maka akan mempengaruhi proses produksi. Berikut pembagian tugas dan tanggungjawab dari masing-masing jabatan pada PT. Eramas Coconut Industries :
1. Direktur Utama
a. Menentukan kebijakan perusahaan sesuai dengan pedoman-pedoman yang telah ditetapkan
b. Mengangkat pegawai tingkat staf serta menentukan tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian.
c. Mengadakan pengawasan dan pemeriksaan terhadap keuangan perusahaan.
d. Memperbesar kapasitas produksi dan penjulan melalui pembelian alat-alat produksi dan penjualan melalui pembelian alat-alat produksi yang sesuai dan berkualitas tinggi.
2. Manajer Produksi
a. Merencanakan dan mengawasi proses produksi yang ada agar berjalan dengan baik, efektif, dan efisien
b. Mengevaluasi pengembangan pabrik demi meningkatnya produktifitas c. Mengupayakan pencapaian target yang telah ditetapkan perusahaan
d. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
3. Manajer Administrasi dan Human Resource
a. Memantau biaya pengeluaran dan membantu penyusunan anggaran b. Melakukan perekrutan pegawai
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
4. Kepala Bagian Quality Control
a. Bertanggung jawab atas kualitas produk yang dihasilkan
b. Memantau dan menguji perkembangan semua produk yang diproduksi c. Merekomendasikan pengolahan ulang terhadap produk-produk yang
berkualitas rendah
d. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
5. Supervisor Produksi
a. Mengatur dan mengkoordinasikan semua tugas operator produksi b. Memantau pelaksanaan setiap pengolahan produksi
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Manajer Produksi.
6. Operator Produksi
a. Mengoperasikan dan memonitor kondisi mesin dan peralatan produksi b. Memastikan Delivery produk ke proses selanjutnya
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Supervisor.
7. Helper Produksi
a. Melakukan bongkar muat barang ke dalam gudang untuk penerimaan barang masuk
b. Mencatat barang masuk dan keluar dari gudang
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Supervisor.
8. Asisten Purchase
a. Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli
b. Mediasi pembayaran dan memastikan pembayaran tepat waktu
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi & Human Resources.
9. Asisten Supply Chain
a. Melakukan negosiasi dan mengatur kontrak dengan supplier
b. Merencanakan rute terbaik untuk mendapatkan barang dari supplier menuju pabrik produksi.
c. Mempersiapkan perkiraan-perkiraan dan juga stok barang
d. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi & Human Resources.
10. Asisten Logistik (Eksport & Import)
a. Mencari dan mensurvei data jumlah bahan material beserta harganya dari supplier
b. Menentukan lokasi penyimpanan bahan baku dan produk jadi.
c. Melakukan pengiriman produk jadi
d. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi & Human Resources.
11. Asisten Human Resource
a. Mengawasi dan memotivasi staff
b. Mendorong proses rekrutmen serta pelatihan dan pengembangan
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi & Human Resources.
12. Asisten Quality Control
a. Mengambil dan melakukan pengujian sampel produk b. Mencatat hasil pengujian sampel produk
c. Dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Quality Control.
2.6. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja
PT. Eramas Coconut Industries memiliki 70 tenaga kerja dengan pembagian kedudukan dan tugas seperti pada tabel 2.1.
Tabel 2.1. Rincian Jumlah Karyawan pada PT. Eramas Coconut Industries
No. Keterangan Jumlah
Orang
1. Direktur Utama 1
2. Manajer Produksi 1
3. Manajer Administrasi & Human Resources 1
4. Kepala Bagian Quality Control 1
5. Supervisor Produksi 8
6. Operator Produksi 25
7. Helper Produksi 15
8. Asisten Purchase 1
9. Staff Purchase 1
10. Asisten Supply Chain 1
11. Staff Supply Chain 1
12. Asisten Logistik 1
13. Staff Logistik 3
14. Asisten Human Resources 1
15. Staff Human Resources 1
16. Asisten Lab/Quality Control 8
Total 70
Sumber: PT. Eramas Coconut Industries
Pengaturan jam kerja PT. Eramas Coconut Industries adalah sebagai berikut.
1. Bagian Administrasi
Jam kerja bagian administrasi dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Jam Kerja Administrasi
Hari Waktu Keterangan
Senin - Jumat Pukul 08.00 – 17.00 WIB Bekerja Sabtu Pukul 08.00 – 15.00 WIB Bekerja
Sumber: PT. Eramas Coconut Industries
2. Jam kerja karyawan
Jam kerja karyawan dapat dilihat pada Tabel 2.3.
Tabel 2.3. Jam Kerja Karyawan
Hari Waktu Keterangan
Senin - Jumat
Pukul 08.00 – 12.00 WIB Pukul 12.00 – 13.00 WIB Pukul 13.00 – 17.00 WIB
Bekerja Istirahat Bekerja Sabtu
Pukul 08.00 – 12.00 WIB Pukul 12.00 – 13.00 WIB Pukul 13.00 – 15.00 WIB
Bekerja Istirahat Bekerja
Sumber: PT. Eramas Coconut Industries
2.7. Standar Mutu Bahan dan Produk
Dalam penerimaan bahan produksi dalam pengolahan santan kelapa, PT.
Eramas Coconut Industries memiliki standar mutu dalam pembeliaan bahan penolong seperti guar gum dan xhantan gum berupa Certificate of Analysis (COA) yang menyatakan didalam bahan tersebut tidak mengandung zat berbahaya bagi tubuh manusia dan sudah terdapat label halal. Produk santan dari PT Eramas Coconut Industries juga sudah memiliki sertifikat halal yang dikeluarkan oleh LPPOM MUI pada kemasannya.
2.8. Bahan Yang Digunakan 2.8.1. Bahan Baku
Bahan baku merupakan bahan utama yang digunakan dalam proses produksi sehingga bahan tersebut akan tampak pada produk jadi yang dihasilkan.
Bahan baku yang digunakan pada proses produksi adalah kelapa. Gambar kelapa dapat dilihat pada gambar 2.3.
Sumber : PT. Eramas Coconut Industries
Gambar 2.3. Kelapa
2.8.2. Bahan Tambahan
Bahan tambahan adalah bahan yang digunakan untuk memberi nilai tambah terhadap produk yang dihasilkan. Bahan tambahan yang digunakan dalam produksi santan kelapa dan tepung kelapa adalah kemasan packaging yang digunakan sebagai kemasan produk jadi dan stempel yang digunakan untuk memberi keterangan tanggal produksi dan expired date.
2.8.3. Bahan Penolong
Bahan penolong adalah bahan yang digunakan untuk membantu dalam proses produksi yang dikenakan secara langsung terhadap bahan utama.Bahan penolong yang digunakan pada proses produksi ini adalah sebagai berikut.
1. Xanthan Gum
Xanthan Gum merupakan bahan campuran yang digabungkan untuk membantu merekatkan air dan minyak pada proses pasteurisasi. Bahan xanthan gum yang digunakan dapat dilihat pada gambar 2.4. berikut.
Sumber : PT. Eramas Coconut Industries
Gambar 2.4. Xanthan Gum
2 . Guar Gum
Guar Gum merupakan bahan campuran juga yang digunakan untuk pengentalan santan pada proses pasteurisasi. Bahan guar gum yang digunakan dapat dilihat pada gambar 2.5. berikut.
Sumber : PT. Eramas Coconut Industries
Gambar 2.5. Guar Gum
3. Gula
Gula merupakan bahan penolong yang digunakan sebagai penambah cita rasa daripada produk. Bahan gula yang digunakan dapat dilihat pada gambar 2.6.
berikut.
Sumber : PT. Eramas Coconut Industries
Gambar 2.6. Gula
4. Air
Air merupakan bahan yang digunakan dalam proses produksi dalam melakukan pembersihan daging kelapa sebelum dilakukan proses pemarutan kelapa. Air yang digunakan dapat dilihat pada gambar 2.7. berikut.
Gambar 2.7. Air
2.9. Proses Produksi
Proses produksi merupakan kegiatan dalam menambah nilai guna suatu bahan atau barang menjadi barang-barang yang bernilai jual dan siap dipasarkan dengan melewati beberapa aliran produksi. Proses produksi PT. Eramas Coconut Industries dapat dilihat dalam block diagram dibawah pada Gambar 2.8.
Penerimaan Kelapa dan Sortarisasi Kelapa
Pencungkilan Kelapa
Pengupasan Kulit Ari Daging Kelapa
Pemerasan Santan Kelapa
Penampungan Santan Kelapa dan Sterilisasi Santan
Pemanasan Santan Kelapa Pemarutan Daging Kelapa
Pencampuran Santan dengan Xantan Gum, Guar Gum dan
Gula Putih
Penggabungan dan Homogenezer Santan dan
Bahan Emulsion Fyer Pembersihan Ampas Kelapa
Pengeringan Ampas Kelapa
Pemisahan Santan Kelapa dengan Ampas Kelapa
Penyaringan Ampas Kelapa Menjadi Produk Tepung
Kelapa
Packaging Tepung Kelapa
Packaging Santan Kelapa
Gambar 2.8. Block Diagram Proses Produksi Santan Kelapa
III-1
LANDASAN TEORI
3.1. Pengertian Persediaan
1Persediaan (inventory) adalah sumber daya yang disimpan untuk memenuhi permintaan saat ini dan mendatang. Setiap perusahaan biasanya mempunyai persediaan, pengecer selalu menyediakan dagangannya, rumah sakit menyimpan darah dan obat, Bank menyiapkan uang kas, bahkan ibu rumah tangga punya aneka persediaan. Menurut suatu penelitian persediaan merupakan bagian yang besar (sekitar 40 persen) dari modal yang ditanamkan dan biaya menyimpan persediaan (termasuk di antaranya asuransi, penyusutan, bunga, sewa) dapat mencapai 30 persen dari nilai persediaan. Karena itu banyak perusahaan sangat peduli terhadap perencanaan dan pengendalian persediaan untuk memperoleh penghematan yang berarti.
2 Menurut Handoko (1994) fungsi persediaan yaitu:
1. Fungsi Decoupling
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan (independence). Persediaan decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier.Mengatur radio, CD
1 Mulyono, Sri. Riset Operasi. 2017. Jakarta: Mitra Wacana Media
2 Sulaiman, Fahmi. Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dengan Menggunakan Metode Eoq Pada Ud. Adi Mabel. 2015. Medan: Program Studi Teknik Industri, Politeknik LP3I Medan
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber dayasumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko dan sebagainya)
3. Fungsi Antisipasi
Sering perusahaan mengalami fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories)
3.2. Jenis dan Manfaat Persediaan
Ada banyak bentuk persediaan, di antaranya bahan mentah, bahan dalamproses, perlengkapan operasi dan perawatan, serta barang jadi. Bahan baku adalah barang ang sudah dibeli dan menunggu untuk diproses, Bahan dalam proses adalah baban yang sedang diproses, dengan demikian telah berubah, namun belum selesai. Rerlengkapan diperlukan untuk kelancaran operasi dan pemeliharaan peralatan vang dapat terganggu secara tak terauga. Sementara barang jadi adalah produk yang telah dirampungkan dan menunggu untuk dikirim.
Ada banyak alasan mengapa perusahaan punya persediaan. Pertama, untuk memenuhi permintaan konsumen yang telah diramalkan. Karena permintaan tak diketahui dengan pasti, dapat dimiliki persediaan tambahan yang dinamakan safety or buffer stocks untuk memenuhi lonjakan permintaan yang diramalkan. Faktor musim, seperti lebaran, natal dan tahun ajaran baru sangat berpengaruh terhadap gejolak permintaan. Dengan demikian safety stocks dapat menghindari stocks out atau shortage. Kedua, untuk mendapatkan potongan harga jika membeli dalam jumlah banyak. Ketiga, untuk menghindari risiko akibat kenaikan harga. Keempat, persediaan bahan mentah dapat menjaga kelancaran produksi karena dapat menghindari stocksout jika terjadi kelambatan pengiriman, kerusuhan massa atau bencana alam.
3.3. Sifat Permintaan
Persediaan diadakan untuk memenuhi permintaan yang diramalkan.
Permintaan dapat dibedakan menjadi dependent dan independent. Permintaan dependent terjadi pada bahan mentah atau bahan dalam proses, permintaan ini berasal dari dari dalam perusahaan untuk menghasilakn barang jadi. Contohnya, yaitu PT Astra Internasional ingin menghasilkan 100 mobil baru, maka diperlukan 500 velg. Dalam hal ini permintaan terhadap velg adalah dependent terhadap produksi mobil. Dikatakan dengan cara lain permintaan terhadap suatu barang dipengaruhi permintaan barang lain.
Permintaan independen biasanya pada barang jadi, berasal dari luar perusahaan, jadi tidak tergantung kegiatan internal perusahaan dan di luar kontrol
perusahaan. permintaan mobil baru pada PT Astra adalah contohnya. Di samping perbedaan seperti di atas, permintaan mendatang dapat diketahui secara pasti dan tidak pasti atau mengikuti distribusi probabilitas tertentu.
3.4. Tujuan Persediaan
3Pengadaan sediaan pada umumnya ditujukan untuk memenuhi hal-hal berikut:
1. Untuk memelihara independensi operasi.
Apabila sediaan material yang diperlukan ditahan pada pusat kegiatan pengerjaan dan jika pengerjaan yang dilaksanakan oleh pusat kegjatan produksi tersebut tidak membutuhkan material yang bersangkutan dengan segera, akan terjadi fleksibilitas pada pusat kegiatan produksi. Fleksibilitas tersebut terjadi karena sistem mempunyai sediaan untuk menjamin keberlangsung proses produksi. Akan tetapi, sepanjang diperlukan penyetelan atas mesin- mesin untuk tujuan menghasilkan produk yang baru, independensi atas alat-alat produksi memungkinkan untuk mempertimbangkan jumlah produksi yang ekonomis. Manajemen dapat memperhitungkan bahan yang dibutuhkan untuk melaksanakan produksi yang ekonomis tersebut. Apabila bahan yang dialokasikan tidak selesai diproses dalam waktu vang telah ditentukan, akan tercipta persediaan atas produk yang sedang dalam pengerjaan.
3 Murdifin Haming, Haji. Manajemen Produksi Modern Operasi dan Jasa. 2017. Jakarta: PT Bumi Aksara
2. Untuk memenuhi tingkat permintaan yang bervariasi. Apabila volume permintaan dapat diketahui dengan pasti, perusahaan memiliki peluang untuk menentukan volume produksi yang sama dengan volume permintaan dimaksud. Sejalan dengan itu, perusahaan tidak perlu menyediakan persediaan pengaman (safety stock) yang diperlukan untuk menjawab fluktuasi permintaan. Akan tetapi, di dunia nyata, volume permintaan tidak dapat ditentukan dengan pasti. Volume permintaan dapat saja melebihi perkiraan karena keberhasilan dalam aktivitas promosi penjualan. Sebaliknya, volume permintaan dapat pula kurang dari yang diramalkan karena adanya tekanan persaingan yang ketat atau pengaruh faktor musiman. Sehubungan dengan itu, volume permintaan pasar yang dihadapi mempunyai gejala yang berfluktuasi. Untuk menjawab fluktuasi permintaan tersebut, perusahaan perlu memelihara persediaan pengaman.
3. Untuk menerima manfaat ekonomi atas pemesanan bahan dalam jumlah tertentu, Apabila dilakukan pemesanan material dalam jumlah tertentu biasanya perusahaan pemasok akan memberikan potongan harga (quantity discount). Di samping itu, frekuensi pemesanan juga akan berkurang. Dengan demikian, biaya pemesanan (ordering cost), termasuk biaya pengiriman sediaan juga akan berkurang.
4. Untuk menyediakan suatu perlindungan terhadap variasi dalam wak penyerahan bahan baku. Penyerahan bahan baku oleh pemasok kepada perusahaan memiliki kemungkinan untuk tertunda karena berbagai penyebab.
Penyebab itu dapat berupa pemogokan pada perusahaan pe- masok,
perusahaan pengangkutan, atau oleh buruh pelabuhan. Mungkin pula terjadi permintaan yang disampaikan ditolak oleh pemasok karena berbagai alasan, kapasitas alat angkutan yang tersedia tidak cukup, dan sebagainya.
Sehubungan dengan itu, untuk memberikan perlindungan kepada sistem produksi, perusahaan perlu memelihara sediaan pengaman (safety stock) yang cukup, guna mengantisipasi kekurangan sediaan karena faktor lead-time yang dimaksud.
5. Untuk menunjang fleksibilitas penjadwalan produksi. Sehubungan dengan adanya gejala fluktuatif atas permintaan pasar, perusahaan perlu pula mengatur penjadwalan produksi yang bervariasi. Volume permintaan pasar yang berfluktuasi perlu dijawab oleh volume keluaran yang juga bervariasi.
Variasi volume produksi dapat memengaruhi penggunaan kapasitas, khususnya jumlah shift buruh yang harus dipekerjakan untuk menunjang rencana produksi tersebut. Selanjutnya, juga berpengaruh terhadap jumlah bahan baku yang harus disediakan. Untuk menunjang terwujudnya fleksibilitas dalam penjadwalan produksi, manajemen perlu mengatur jumlah persediaan bahan yang perlu dipelihara setiap saat.
Selain itu, menurut Jacobs, Chase, dan Aquilano (2009), Render dan Heizer (2008), serta Krajewski dan Ritzman (2005), pengendalian perse- diaan itu memiliki dua macam faktor utama yang perlu dijawab, yaitu: (1) penentuan jumlah atau volume pesanan sediaan per order; dan (2) penentuan waktu penyampaian pemesanan sediaan.
3.5. Perencanaan Persediaan
4Perencanaan dan pengendalian persediaan tidak terbatas hanya pada meminimumkan kerugian yang diakibatkan oleh skrap, kerusakan atau produk yang cacat. Perusahaan harus menyusun jadwal pembelian; jika tidak, persediaan akan berlebih pada periode tertentu dan tidak mencukupi pada periode lainnya.
Tujuan manajemen adalah agar investasinya pada persediaan mencapai keseimbangan maksimum di antara persediaan yang berlebih dan persediaan yang tidak mencukupi. Di antara kedua titik ekstrem ini terdapat tingkat persediaan yang diinginkan; dan sasaran kita adalah menentukan berapa jumlah persediaan yang optimum tersebut. Persediaan yang berlebih merupakan pemborosan dana yang menganggur. Selain itu, persediaan tersebut memerlukan tambahan biaya penyimpanan dan sebagainya sehingga menurunkan profitabilitas perusahaan.
Stockout (habisnya persediaan), stockout sementara (temporarily out of sioch/TOS), dan pemesanan kembali (back orders(B/O) mengacu kepada keadaan perusahaan yang kekurangan persediaan. Jika persediaan bahan baku tidak segera tersedia setelah pesanan penjualan diterima, mungkin siklus produksi perlu distop atau diperlambat. Penundaaan semacam itu menyebabkan hilangnya kesempatan menjual. Jenis produk bersangkutan berpengaruh dalam hal ini; misalnya, jika stockout terjadi atas barang konsumsi sehari-hari, maka pelanggan akan beralih ke merek lain.
Jumlah persediaan ditentukan oleh tingkat pelayanan yang akan diberikan perusahaan kepada para pelanggan. Kerelaan pelanggan untuk mentolerir
4 Rayburn, Letricia Gayle. Akuntansi Biaya: Dengan Menggunakan Pendekatan Manajemen Biaya. 1999. Jakarta: Erlangga
penundaan pengiriman barang juga mempengaruhi jumlah persediaan.
Sebelumnya, manajer yang menggunakan sistem persediaan tradisional mengetahui secara pasti bahwa tingkat pelayanan yang lebih andal pasti memerlukan investasi yang lebih besar dalam persediaan.
3.6. Pengendalian Persediaan
5Pengendalian persediaan (inventory) merupakan pengumpulan atau penyimpanan komoditas yang akan digunakan untuk memenuhi permintaan dari waktu ke waktu. Bentuk persediaan itu bias berupa bahan mentah, komponen, setengah jadi, spare part, dan lain-lain. Dalam pengendalian persediaan terdapat beberapa fungsi, diantaranya:
1. Siklus persediaan (Inventory Cycle)
Siklus persediaan berkaitan dengan membeli atau menyediakan dalam jumlah lebih besar dari yang dibutuhkan. Alasannya karena factor ekonomis, dengan jumlah yang besar akan mendapatkan diskon besar pula. Disamping itu hambatan-hambatan berupa faktor teknologi, transportasi dan lain-lain.
2. Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Mencegah terhadap ketidaktentuan (uncertainties) persedian. Artinya sebelum persediaan habis kita harus mempersiapkan sejumlah persediaan, jika disuatu saat ternyata persediaan habis sedang pemesanan kembali tidak bias tersedia seketika itu. Karena ketika ada permintaan dari pelanggan
5 Aminudin. Prinsip-Prinsip Riset Operasi. 2005. Jakarta:Erlangga
sedangkan persediaan habis maka akan timbul stock out cost yang mungkin tidak kecil, yaitu biaya pengganti atau biaya karena kehabisan barang.
3.7. Komponen Biaya Persediaan
Persoalan utama yang ingin dicapai oleh pengendalian persediaan adalah meminimumkan total biaya operasi perusahaan. Hal ini berkaitan dengan berapa jumlah komoditas yang harus dipesan dan kapan pemesanan itu harus dilakukan.
Dalam menentukan jumlah yang dipesan pada setiap kali pemesanan, pada dasarnya harus dipertemukan dua titik ekstrim yaitu memesan dalam jumlah yang sebesar-besarnya dan memesan dalam jumlah yang sekecil-kecilnya. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, jika memesan dalam jumlah yang besar akan meminimumkan biaya pemesanan, besar diskon dan faktor teknologis. Sedangkan jika memesan dalam jumlah sekecil-kecilnya akan meringankan penanganan dan penyimpanan, pajak kepemilikan, bunga pinjaman, asuransi barang, dan penyusutan.
Jenis-jenis biaya yang perlu diperhitungkan dalam mengevaluasi persoalan persediaan adalah:
1. Ordering Cost dan Procurement Cost
Ordering dan Procurement Cost merupakan total biaya pemesanan dan pengadaan komoditas hingga siap untuk dipergunakan. Biaya ini berkaitan dengan biaya pengangkutan, pengumpulan, kepemilikan, penyusutan dan penempatan di gudang sampai kepada biaya-biaya manajerial dan klerikal yang berhubungan dengan pemesanan. Total biaya pemesanan dikelompokkan
menjadi dua. Pertama kelompok biaya pemesanan yang bersifat tetap (fixed) yaitu tidak tergantung pada jumlah biaya yang dipesan. Kedua, kelompok biaya pemesanan yang bersifat berubah-ubah (variable) yang bergantung pada jumlah barang yang dipesan. Bagian yang bersifat fixed disebut ordering cost, sedangkan yang bersifat variable disebut procurement cost.
2. Holding Cost Atau Carryng Cost
Holding cost atau carryng cost timbul karena perusahaan menimpan persediaan. Sebagian besar merupakan biaya penyimpanan fisik, pajak, asuransi. Disamping itu ada biaya “opportunity cost” yang proporsinya cukup besar disbanding pajak dan asuransi barang. Hal ini dikarenakan modal yang ada dalam persediaan barang kemungkinan akan lebih menguntungkan bila digunakan untuk investasi lain.
3. Shortage Cost
Shortage Cost terjadi apabila ada permintaan terhadap barang yang kebetulan sedang tidak tersedia atau stok habis. Untuk barang-barang tertentu yang kebutuhannya tidak mendesak mungkin pelanggan diminta untuk menunggu atau dengan istilah back order. Tetapi untuk barang yang sifatnya mendesak atau kebutuhan sehari-hari maka pelanggan tidak akan menunggu dan akan segera mencari dan membeli penggantinya di tempat lain. Bila hal ini terjadi maka perusahaan akan kehilangan pelanggan.
3.8. Sistem Pengendalian Persediaan
6Situasi persediaan (inventory) yang pasti pada dasarnya tidak ada, sebaliknya yang ada ialah keadaan yang tidak pasti. Waktu menunggu permintaan dan penyediaan barang pada umumnya berfluktuasi, yaitu menunjukkan gerakan naik turun sehingga sukar untuk diramalkan. Di dalam situasi pada saat kedua hal tersebut konstan dan diketahui, model persediaan sebelumnya memberikan hasil pemecahan yang optimum. Ini berarti sulit sekali dalam praktiknya untuk mengetahui secara pasti kapan dan berapa jumlah permintaan. Asumsi yang berkenaan dengan jumlah pesanan ekonomis biasa- nya tidak berlaku untuk semua situasi persediaan. Besarnya permintaan barang bisa lebih besar atau lebih kecil dari perkiraan semula karena adanya berbagai faktor, baik internal maupun eksternal. Begitu juga waktu tunggu sampai tersedianya barang (acquisition lead time) bisa berbeda, kadang-kadang lama, sebab hal ini tergantung kepada supplier yang mungkin mengalami kesukaran dalam proses produksi atau peng- angkutan.
Di dalam hal permintaan tidak dapat dipenuhi karena tidak tersedianya persediaan, maka dikatakan terjadi shortages atau slock out. Situasi semacam ini bisa menimbulkan merosotnya keuntungan atau bahkan dapat menimbulkan kerugian.
6 Supranto, Johannes. Riset Operasi Untuk Pengambilan Keputusan. 2018.Depok: PT Rajagrafindo Persada
3.9. Pengendalian Persediaan Probabilistik
7Terdapat empat jenis metode dalam pengendalian persediaan probabilistik (Silver, Pyke, & Peterson, 1998):
1. Metode persediaan Continuous review
Metode continuous review mengendalikan tingkat persediaan secara terus menerus. Pada sistem ini ketika tingkat persediaan mencapai reorder point atau dibawahnya maka baru akan dilakukan pemesanan produk.
Sistem ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu: Sistem Continuous Review (s,Q) yang merupakan sistem dimana akan dilakukan pemesanan sebesar jumlah pemesanan (Q) ketika persediaan berada pada titik reorder point atau dibawahnya dan Sistem Continuous Review (s,S)
Sistem (s,S) merupakan sistem dimana akan dilakukan pemesanan sampai tingkatan persediaan maksimum (S) ketika persediaan berada pada titik reorder point atau dibawahnya, dimana S = s + Q.
2. Metode Persediaan Periodic Review
Metode periodic review system mengendalikan persediaan berdasarkan interval waktu (T). Pemesanan dilakukan dengan jumlah pemesanan (Q) yang bervariasi dengan periode pemesanan tetap. Sistem ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu: Sistem Periodic Review (R,S) yang merupakan sistem persediaan dimana pemesanan dilakukan berdasarkan waktu yang telah ditetapkan dan sistem periodic review (r,s,s) yang merupakan sistem persediaan dimana akan
7 Syamil, Rio Avicenna. Penentuan Kebijakan Persediaan Produk Kategori Food Dan Non-Food Dengan Menggunakan Metode Continuous Review (S,S) System Dan (S,Q) System Di PT.XYZ Untuk Optimasi Biaya Persediaan. 2018. Jurnal Integrasi Sistem Industri (JISI). ISSN: 2355- 2085
dilakukan pemesanan sampai tingkat persediaan S untuk setiap periode R ketika persediaan berada atau dibawah s.
3.10. Metode Continous Review
Menurut Verawaty, et.al. (2015) metode Continous Review merupakan metode yang mengendalikan tingkat persediaan dengan melakukan pemesanan kembali ketika persediaan itu sudah mencapai titik reorder point atau dibawahnya yang dilakukan secara terus-menerus.
Pemecahan masalah mengenai konsep perencanaan persediaan dengan kondisi ketidakpastian permintaan dengan tujuan meminimalkan biaya persediaan dalam kurun waktu tertentu dengan metode continuous review system yang mana metode ini mampu mengurangi tingkat persediaan karena selalu dikendalikan secara terus menerus sehingga tidak terjadi overstock atau stockout.
8Perusahan perlu memantau tingkat persediaan yang dimiliki sebagai upaya mengendalikan aset perusahan. Tingkat ketidakpastian permintaan dari marketing berdampak pada perencanaan pembelian bahan baku akan kurang akurat, sehingga menimbulkan biaya persediaan yang tinggi. Peninjauan persediaan menggunakan sistem continuous review system dilakukan secara terus-menerus dimana R= 0 sehingga posisi stok selalu diketahui.
Kelebihan dari sistem ini yaitu kecil kemungkinan adanya kekurangan stok maupun kelebihan stok karena posisi stok selalu ditinjau setiap saat. Namun, peninjauan terus-menerus dapat menyebabkan beban kerja karyawan lebih besar
8 Syaiful, Mochamad. Penentuan Quantity Order, Reorder Point Dan Safety Stock Melalui Continuous Review System dalam Situasi Ketidakpastian Permintaan. 2019. Seminar Nasional Inovasi dan Aplikasi Teknologi di Industri (SENIATI). ISSN : 2085-4218
dan beban kerja kurang dapat diprediksi. Selain itu, kelemahan lain dari sistem ini yaitu besarnya biaya peninjauan dan review error. Akurasi perencanaan bahan baku akan berdampak terhadap penerapan just in time pada jadwal produksi yang mana pesanan akan dikurangi apabila tidak sesuai jadwal dan tentunya akan ada biaya pinalti terhadap ketidaksesuaian jadwal.
Langkah-langkah menggunakan metode Continous Review dalam memecahkan permasalahan dengan Hadley-Within adalah sebagai berikut:
1. Langkah Pertama
Menghitung total kebutuhan rata-rata kelapa menggunakan rumus:
X= ∑
X = Total kebutuhan rata-rata
∑Xi = Jumlah selisih kebutuhan pemakaian aktual dengan kebutuhan rata-rata N n = frekuensi hari kerja
2. Langkah Kedua
Menghitung standart deviasi menggunakan rumus:
σ = √∑
σ = Standar deviasi 3. Perhitungan Iterasi
Iterasi I
a. Melakukan perhitungan iterasi dengan melakukan langkah-langkah pengerjaan: Menentukan ukuran lot pemesanan dengan menghitung nilai q0 menggunakan rumus:
q0=
√
Dimana:
q0 = Ukuran lot pemesanan A = Biaya pesan produk (Rp) D = Demand/bulan
h = Biaya simpan produk / Kg
b. Menentukan besarnya nilai kekurangan persediaan(ɑ) kemudian menentukan titik pemesanan kembali.
α=
Dimana:
Cu = Biaya kekurangan produk
c. Menghitung nilai r1* menggunakan rumus dibawah ini:
r1= D*L + 𝑍 α*S √ Dimana :
r1 = Reorder point atau titik pemesanan kembali
d. Berdasarkan r1 yang telah didapat maka selanjutnya menghitung q02
dengan persamaan yang diperoleh berikut ini:
q
02=√
∫dimana:
∫ = SL[f(Zα
) -
Zα 𝜓(𝑍𝛼)]Dimana :
Zɑ = Deviasi normal
e. Hitung kembali α dan r2 dengan persamaan berikut
α=
r2= D*L + 𝑍 α*S √
4. Perhitungan Total Biaya
Bandingkan nilai r1* dan r2* Bandingkan nilai r1* dan r2* jika harga relatif sama dengan r1* iterasi selesai dan akan diperoleh r1*= r2* dan q1*=q2*. Jika tidak kembali ke langkah 3 dengan menggantikan nilai r1*=
r2* dan q1*=q2*. (Sari, et.al., 2016) Untuk menghitung total biaya persediaan menggunakan rumus seperti dibawah ini
OT = Dp + + h ( (
) Dimana:
OT = Ongkos Total Biaya
3.11. Continuous review (R, Q ) policy -inventory level distribution
9 Pertimbangkan sekarang sistem inventaris dengan permintaan Poisson majemuk diskrit, yang dikendalikan oleh kebijakan tinjauan berkelanjutan (R, Q).
Kita akan memperoleh beberapa hasil penting untuk sistem seperti itu.
Dengan
IP = inventory position.
9 Axsater, Sven. Inventory Control.2000. International Series In Operations Research &
Management Science. Stanford University
