TUGAS AKHIR
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT SOCFIN INDONESIA
Oleh :
SATYA SAILENDRA 132102118
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2016
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : SATYA SAILENDRA
NIM : 132102118
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT SOCFIN INDONESIA
Tanggal : 2016 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Drs. Hasan Sakti Siregar NIP.
Tanggal : 2016 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal : 2016 Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis USU
Prof. Dr. Ramli, S.E, M.S NIP. 19580602 198803 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SATYA SAILENDRA
NIM : 132102118
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT SOCFIN INDONESIA
Medan, Juni 2016
SATYA SAILENDRA NIM: 132102118
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur atas segala kesempatan yang telah diberikan oleh Tuhan Yang Maha Esam kiranya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan guna memperoleh gelar pada program stdui D-III Akuntansi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Penulis meyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati dan rasa hormat yang sebesar-besarnya, Penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat membangun dari semua pihak, demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mendapatkan banyak bimbingan, bantuan, dukungan serta masukan dari berbagai pihak. Untuk itu, dalam kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar- besarnya kepada :
1. keluarga besar saya, yaitu kedua orang tua saya, dan kedua adik saya yang selalu memberikan semangat kepada saya ketika sedang lelah nya mengerjakan Tugas Akhir ini,
2. bapak Prof. Dr. Ramli, S.E, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atas dedikasinya demi kemajuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis,
3. bapak Drs. Rustam, M.Si. Ak, CA selaku Ketua Program Studi D-III
4. bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si. Ak selaku sekretaris Program Studi D- III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
5. bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing penulis yang telah berkenan meluangkan waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan serta dukungan yang sangat berharga bagi saya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini,
6. ibu Mylita selaku Pengarah dan Pembimbing dari tempat saya magang yang telah memberikan motivasi kepada saya,
7. bapak dan Ibu Dosen/ Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara,
8. untuk teman-teman magang seperjuangan, Agustina Tampubolon, Prilly Andariska Siregar, Mutia Ulfa, Asrina dan Winda yang selalu bersama saya dikala letihnya mengerjakan pekerjaan Magang dan Tugas Akhir, 9. teman-teman D-III Akuntansi Grup C seangkatan seperjuangan yang sama
sama menyelesaikan Tugas Akhir.
Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 2016 Penulis,
Satya Sailendra Nim: 13210211
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Rencana Penulisan ... 5
1. Jadwal Survey / Observasi ... 6
2. Rencana Isi ... 6
BAB II PT. SOCFIN INDONESIA ... 9
A. Sejarah Ringkas ... 9
1. Visi PT. SOCFIN INDONESIA ... 12
2. Misi PT. SOCFIN INDONESIA ... 12
3. Tujuan PT. SOCFIN INDONESIA ... 13
B. Struktur Organisasi ... 14
C. Job Description ... 16
D. Jaringan Usaha ... 24
E. Kinerja Usaha Terkini... 25
F. Rencana Usaha... 25
BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT. SOCFIN INDONESIA ... 26
A. Pengertian Gaji dan Upah ... 26
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah ... 28
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ... 32
D. Sistem Perhitungan Gaji Dan Upah ... 32
E. Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah ... 38
F. Penerapan Sistem Pengendalian Internal ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A. Kesimpulan ... 47
B. Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 49
LAMPIRAN ... 50
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
1.1 Jadwal Survey/ Observasi ... 6
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1 Struktur Organisasi PT. SOCFIN INDONESIA ... 15
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
1 Surat Izin Riset/ Survey ... 50
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Tenaga kerja merupakan titik penting dalam perusahaan karena tenaga kerja adalah penggerak utama yang menjalankan kebijakan perusahaan termasuk didalamnya mengambil keputusan mengolah bahan mentah menjadi produk yang dapat dikonsumsi serta memberikan jasa yang baik kepada pelanggan dan masyarakat, hal ini berarti faktor tenaga kerja merupakan masalah yang kompleks sehingga diperlukan usaha untuk memelihata dan mengembangkannya agar dapat bekerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Suatu perusahaan dapat dikatakan baik apabila tenaga kerja didalamnya memiliki kompetensi serta profesional dalam menjalankan tugas yang dilimpahkan kepadanya.
Selain itu dibutuhkan kerjasama tim antara pegawai dengan atasan sehingga tercipta hasil pekerjaan yang baik dan memuaskan. Dalam rotasi dunia kerja di Indonesia pada saat ini sedikit banyaknya telah berpengaruh terhadap iklim ketenaga-kerjaan. Saat ini dalam dunia bisnis, para tenaga kerja dituntut untuk lebih giat dan teliti serta memiliki keahlian dalam bidang yang mereka jalani. Berbicara mengenai tenaga kerja maka tidak dilepas dari masalah gaji dan upah karena gaji dan upah merupakan pembayaran perusahaan kepada tenaga kerja sebagai imbalan atas jasa yang telah diberikan.
Gaji dan upah juga merupakan kewajiban bagi perusahaan kepada staff dan para pegawainya. Tanpa adanya gaji dan upah maka tenaga kerja tidak akan
bekerja sesuai harapan perusahaan. Jumlah gaji dan upah yang diberikan perusahaan berdasarkan jabatan tenaga kerja tersebut dalam perusahaan.
Mengingat masalah gaji dan upah adalah masalah yang sensitif, maka tidak mudah bagi suatu perusahaan atau kantor menetapkan gaji para staff dan pegawainya.
Jika tenaga kerja merasa bahwa perusahan tidak cukup bijaksana dan tidak memperhatikan gaji dan upah mereka, maka mereka dapat mengadakan kegiatan- kegiatan yang terkadang bertentangan dengan ketentuan-ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan sehingga operasional perusahaan terhalang.
Misalnya mogok kerja atau unjuk rasa, mengurangi kegiatan kerjanya, meminta berhenti kerja, dan lain-lain.
PT SOCFIN INDONESIA merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang perkebunan. Perusahaan ini mengutamakan pengabdian kepada masyarakat. Gaji merupakan suatu bentuk kompensasi yang dibayarkan perusahaan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan yang bersangkutan.
Sistem penggajian yang baik dapat merangsang timbulnya motivasi kerja sehingga karyawan bisa bekerja lebih produktif. Karena besarnya gaji akan berpengaruh positif pada kinerja karyawan dan perkembangan perusahaan.
Dalam keadaan tersebut perlu diadakan suatu penanganan yang dapat dijadikan kontrol bagi seluruh operasional perusahaan. Salah satunya yaitu dengan dilakukannya suatu pengendalian internal gaji dan upah yang baik untuk menunjang kelancaran aktifitas perusahaan itu sendiri. Namun selain itu,
pengendalian internal juga dilakukan untuk menjaga perusahaan dari kemungkinan-kemungkinan buruk yang bisa terjadi, seperti kerugian, pemborosan, dan kecurangan-kecurangan.
Oleh sebab itu dengan diterapkannya pengendalian internal gaji dan upah yang baik dan efektif sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, pimpinan perusahaan tidak perlu terus-menerus mengawasi aktivitas karyawan secara langsung, tetapi cukup dengan pendelegasian wewenang terhadap bawahannya atau yang sering disebut dengan auditor intern, yakni auditor yang bertugas menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak telah dipatuhi, menentukan baik tidaknya penjagaan terhadap kekayaan organisasi, menentukan efisiensi dan efektifitas prosedur kegiatan organisasi.
Tujuan utama diadakannya sistem pengawasan internal gaji dan upah adalah untuk mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap sistem penggajian dan pengupahan, yang memberikan masukan untuk koreksi atau perbaikan bagi pihak yang berkepentingan.Oleh sebab itu Sistem Pengendalian internal Gaji dan Upah ini sangat penting dilakukan untuk menjaga harta milik perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis tertarik membuat tugas akhir dengan judul “Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pada PT.
SOCFIN INDONESIA”.
B. Rumusan Masalah
Pengendalian gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai pendistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri.
Dengan adanya pengendalian yang tegas dan objektif, perusahaan dapat mendorong para karyawan untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Berdasarkan hal tersebut diatas maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Apakah Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pegawai yang diterapkan PT. SOCFIN INDONESIA telah berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui bagaimana manajemen PT SOCFIN INDONESIA dalam melaksanakan pengendalian internal gaji dan upah.
b. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal gaji dan upah pegawai yang diterapkan PT SOCFIN INDONESIA telah berjalan sesuai prosedur?
2. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah:
a. Bagi penulis, berguna untuk mengetahui perbedaan yang ada antara praktek yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori buku pada bangku perkuliahan dan melalui buku-buku perusahaan.
b. Bagi instansi, dapat memberikan masukan-masukan yang berguna.
c. Bagi peneliti selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
1. Jadwal Survey / Observasi
Survey/ Observasi ini dilakukan pada PT SOCFIN INDONESIA yang terletak di Jl. K.L. Yos Sudarso No.106 Medan. Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survei/ observasi penulis:
Tabel 1.1
Jadwal Survey/ Observasi
No Kegiatan
April Mei Juni
III IV I II III IV I II III 1 Pengesahan Tugas Akhir
2 Pengajuan Judul 3 Permohonan Izin Riset
4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan.Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap denga tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan yang mencakup jadwal survey/ observasi dan rencana isi.
BAB II : PT SOCFIN INDONESIA
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah perusahaan yang terdiri dari visi, misi dan tujuan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha, kinerja usaha terkini, serta rencana usaha.
BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT SOCFIN INDONESIA
Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian pengawasan internal, unsur-unsur pengawasan internal, pengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah, pengawasan internal gaji dan upah, analisis dan evaluasi unsur-unsur gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Sebagaimana akhir dari tugas ini, maka penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada PT SOCFIN
INDONESIA dan beberapa saran yang mungkin akan bermanfaat bagi PT SOCFIN INDONESIA.
BAB II
PT SOCFIN INDONESIA
A. Sejarah Ringkas
PT SOCFIN INDONESIA telah berdiri sejak tahun 1930 dengan nama Socfindo Medan SA (Societe Financiere Des Caulthous Medan Societe Anoyme) didirikan berdasarkan Akte Notaris William Leo No.45 tanggal 07 Desember 1930 dan merupakan perusahaan yang mengelola perusahaan perkebunan di daerah Sumatera Utara,Aceh Selatan dan aceh Timur.
Pada tahun 1965 berdasarkan penetapan Presiden No. 6 Tahun 1965, keputusan Presiden Kabinet Dwikora No. A/d/50/1965, Instruksi Mentri Perkebunan No.20/MPR/M.Perk/65 dan No. 29/MPR/M.Perk/65. No SK100/M.Perk/1965 maka perkebunan yang di kelola perusahaan PT Socfindo Medan SA berada dibawah pengawasan Pemerintah RI. Pada tahun 1966 diadakan serah terima surat hak milik perusahaan oleh pimpinan PT. Socfindo Medan SA Kepada Pemerintah RI sesuai naskah serah terima Tanggal 11 Januari 1960 No.1/Dept/66 dan dasar penjualan perkebunan dan harta PT. Socfindo Medan SA tersebut.
Pada tanggal 29 April 1968 dicapai suatu persetujuan antara pemerintahan RI (Diwakili Menteri Perkebunan) dengan Plantation Nort Sumatera SA (pemilik saham PT. Socfindo SA) dengan tujuan mendirikan suatu perusahaan perkebunan Belgia dengan komposisi modal 40% dan 60%. Pada tanggal 17 juni 1960, Presiden (dengan keputusan No. B-68/Press/6/1968 tanggal 13 Juni 1968)
dan Menteri Pertanian (dengan keputusan No. 94/kpts/OP/6/1968 tanggal 17 juni 1968). Menyetujui terbentuknya perusahaan patungan antara Pemerintah RI dengan pengusaha Belgia. Perusahaan patungan ini dinamai PT SOCFIN INDONESIA atau disingkat dengan PT SOCFINDO.
Pendiri perusahaan ini dikukuhkan dengan akte notaris Chairil Bahri di Jakarta pada tanggal 21 Juni 1968 dan Akte perubahan tanggal 12 Mei 1968 No.
J.A 5/1202/1 Tanggal 13 September 1969. Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami perubahan berdasarkan Akte No. 10 tanggal 13 September 2001 oleh Notaris Ny. R. Arie Soetarjo. Menganai Perubahan pemengan saham dengan komposisi modal menjadi 90% pengusaha Belgia dan 10 % Pemerintah Indonesia.
Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan perusahaan meliputin hal sebagai berikut :
1. Mengusahakan perkebunan kelapa sawit, karet dan lain-lain, tanaman serta pengolahannya.
2. Mengadakan rehabilitasi, perkebunan serta modernisasi perkebunan dan pembibitan, instalasi dan alat-alatnya sampai saraf yang mutahir.
3. Mendirikan dan mengusahakan perusahaan atau kehutanan.
4. Melakukan ekspor dan penjualan local hasil perkebunan dan hasil hutan tersebut diatas.
Perkebunan PT SOCFIN INDONESIA yang berkedudukan dimedan memiliki dua wilayah yang cukup luas yaitu berada di dua provinsi Sumatera Utara dan Naggroe Aceh Darussalam.
1. Wilayah Sumatera Utara terdiri dari:
a. Kebun Mata Pao b. Kebun Bangun Bandar c. Kebun Tanjung Maria d. Kebun Tanah Bersih e. Kebun Lima Puluh f. Kebun Tanah Gambus g. Kebun Aek Loba h. Kebun Aek Paminke i. Kebun Halimbe j. Kebun Negeri Lima
k. Kebun PSBB (Pusat Seleksi Bangun Bandar)
2. Wilayah Nanggroe Aceh Darussalam terdiri dari:
a. Kebun Seunagan b. Kebun Seumanyan c. Kebun Lae Butar d. Kebun Sei Liput
Tanaman yang diusahakan oleh perusahaan ini ada dua jenis yaitu tanaman karet dan tanaman kelapa sawit. Produk yang dihasilkan PT SOCFIN INDONESIA Medan terdiri dari:
a. CPO (Crued Palm Oil) b. Olein
c. Stearin d. Fatty Acid e. Kernet f. PKE (Pallet) g. RBD PKO h. Exlauric i. Crumb Rubber
PT SOCFIN INDONESIA Medan menangani langsung kegiatan pembibitan kelapa sawit dan karet, yang pemeliharaannya dan penanganannya serta pengolahan produksi hingga terakhir kegiatan pemasarannya. Hasil produksi dari perkebunan sebagian besar diekspor dan sisanya dipasarkan didalam negeri sesuai dengan permintaan konsumen yang diterapkan oleh pemerintah.
Perkembangan penjualan pada PT SOCFIN INDONESIA Medan setiap tahunnya selalu mengalami perkembangan yang sangat pesat.
1. Visi PT. SOCFIN INDONESIA
Visi PT SOCFIN INDONESIA adalah menjadi perusahaan industri perkebunan kelapa sawit dan karet kelas dunia yang efisien dalam produksi dan memberikan keuntungan kepada para stake holder.
2. Misi PT. SOCFIN INDONESIA
Adapun misi PT. SOCFIN INDONESIA adalah:
a. Mengembangkan bisnis dan memberikan keuntungan bagi pemegang saham.
b. Memberlakukan sistem menajemen yang mengacu pada standar internasional dan acuan yang berlaku di bisnisnya.
c. Menjalankan operasi dengan efisien dan hasil yang tertinggi (mutu dan produktivitas) serta harga yang kompetitif.
d. Menjadi tempat kerja pilihan bagi karyawannya, aman dan sehat.
e. Menggunakan sumber daya yang efisien dan minimalisasi limbah.
f. Membagi kesejahteraan bagi masyarakat dimana kami beroperasi.
3. Tujuan PT. SOCFIN INDONESIA
Sesuai dengan akta pendirian perusahaan, tujuan perusahaan adalah turut melaksanakan dan menunjang kebijakan serta program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional umumnya, khususnya di sektor pertanian dan sub sektor perkebunan dalam arti seluas-luasnya dengan tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip perusahaan yang sehat berdasarkan kepada azas:
a. Mempertahankan dan meningkatkan melalui kontribusi pendapatan nasional dari sektor perkebunan melalui upaya peningkatan produksi dan pemasaran dari berbagai jenis komoditi perkebunan untuk kepentingan konsumsi dalam negeri sekaligus dalam rangka meningkatkan ekspor dan non migas.
b. Memperluas lapangan kerja dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat pada umumnya serta karyawan pada khususnya.
c. Memelihara kelestarian sumber daya alam dan lingkungan, air serta kesuburan tanah.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai komponen-komponen atau susunan organisasi yang berkaitan yang menunjukkan kerangka dan perwujudan pola hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang mempunyai kedudukan, tugas, wewenang clan tanggung jawab atas fungsi yang bersangkutan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Berikut ini Penulis sajikan Gambar dari Struktur Organisasi PT SOCFIN INDONESIA Medan.
C. Job Description
Berikut ini akan dijelaskan uraian tugas (job description) yang terdapat pada struktur organisasi PT SOCFIN INDONESIA terdiri dari:
1. Principal Derictor
a. Memimpin dan mengurus perusahaan
b. Mewakili perusahaan baik didalam maupun diluar perusahaan
c. Bertanggung jawab atas seluruh keputusan dan ketetapan dalam kebijakan perusahaan
2. General Manager
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan b. Mewakili principal director
3. Estate Advisor
a. Memberikan pendapat langsung atau saran kepada principal director
4. General Department (Bagian umum)
Dipimpin oleh seorang kepala bagian umum yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
a. Urusan anggaran, Law, Security, dan Public Relation
1) Mengurus masalah HGU PT SOCFIN INDONESIA Medan
2) Mengurusi masalah hukum, peraturan yang berhubungan dengan kegiatan PT SOCFIN INDONESIA
3) Menangani masalah yang timbul serta mengatur penjagaan asset perusahaan.
4) Menangani masalah hubungan masyarakat
b. Urusan Home Affairs, Transportation, Statictic, Accounting
1) Menangani masalah kepegawaian 2) Menangani masalah pengangkutan 3) Pencatatan kegiatan dalam statistik
4) Menghitung dan mengkontrol biaya umum 5) Membuat daftar gaji dan budget
c. Urusan Training, Jamsostek, dan Inner Social
1) Memprogram dan melaksanakan training, seminar dan Bench Marking
2) Menangani masalah jamsostek
3) Menangani masalah perumahan di seluruh kebun
4) Menangani masalah umum
d. Urusan Head Office dan Estate Security
1) Menangani masalah keamanan kantor besar medan, kompleks perumahan PT SOCFIN INDONESIA
2) Menangani masalah pencurian, penjarahan kelapa sawit dan karet
3) Menangani masalah keamanan dengan instansi terkait
4) Mengatur sistem keamanan kebun-kebun
5) Mengamankan asset perusahaan
e. Urusan Electric Data Processing dan Communication Instrument
1) Electric Data Processing
2) Mengurus dan mengatur peralatan komunikasi (radio, telepon, HT dan lain-lain
3) Mengatur dan mengawasi peralatan komputer.
f. Urusan General Expenses dan Non Staff Personil
1) Menangani personali pegawai
2) Membuat perhitungan biaya umum dan masalah asuransi
3) Membuat daftar golongan staf dan pegawai
4) Membuat laporan
g. Urusan Human Resources Recrutment, Security, Statistic dan Administration
1) Menangani administrasi penerimaan pegawai pimpinan
2) Membuat statistik laporan keamanan
3) Medical Report
4) Membuat daftar gaji seluruh staf dan pegawai kantor besar medan
5) Membuat daftar pelamar kerja
h. Urusan Home Affair dan Inventory Equipment
1) Membuat daftar rincian bangunan rumah staf dan karyawan kantor besar medan
2) Membuat dan memeriksa tagihan air, listrik, telepon, dan lain-lain
3) Mengawasi pemakaian mess dan bungalow
4) Menyusun anggaran perabot dan inventaris
5) Membuat daftar inventaris kebun kantor besar medan
6) Memeriksa bangunan rumah staf
i. Urusan Working Permit, Vehicle Licence dan Guest
1) Mengurus izin tenaga kerja asing
2) Mengurus tiket pesawat
5. Agricultural Department (Bagian Tanaman)
Dipimpin oleh seorang kepala bagian dan bertanggung jawab kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
a. Urusan Kultur Teknis Kelapa Sawit dan Karet
1) Membuat rekomendasi mengenai kultur teknik kelapa sawit dan karet
2) Mengecek dan mereview program sadap, stimulasi, rencana serta panel-panel deres yang dibuat staf urusan administrasi karet.
3) Mengecek dan mereview program pemupukan kepala sawit dan karet yang dibuat oleh star urusan administrasi kepala sawit dan pemupukan
4) Mengambil contoh Dawn dan LD
5) Mengecek dan mereview produksi karet dan kelapa sawit yang dibuat oleh staf
6) Urusan administrasi karet
b. Urusan Control Panen Kelapa Sawit
Tugasnya adalah memeriksa seluruh keperluan tanaman.
c. Urusan Eksploitasi Karet
Tugasnya dalah memeriksa seluruh aspek eksploitasi dan stimulasi semua kebun karet.
d. Urusan hama dan Penyakit Tanaman
1) Melaksanakan pengendalian hama penyakit sawit dan karet 2) Membuat laporan pengendalian hama penyakit
3) Mengevaluasi pengendalian hama penyakit
6. Technical / Technologi Department (Bagian Teknik / Teknologi)
Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggung jawab kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
a. Urusan Bangunan Pabrik dan Perawatan Instalasi Pengolahan
1) Membuat desain, kalkulasi dan mengawasi pekerjaan bangunan pabrik dan seluruh instansi
2) Memeriksa dan memberi petunjuk mengenai perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin pengolahan
3) Mengawasi jaringan listrik dan kapasitas pabrik
4) Mengawasi kunjungan rutin ke kebun-kebun
5) Mengawasi pesanan barang dan mengevaluasi biaya perawatan bangunan instalasi pabrik dan mesin
b. Urusan Pemeliharaan dan Mesin – Mesin Penggerak
1) Memeriksa pengoperasian boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan
2) Memberi petunjuk perawatan boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan
3) Mengawasi perbaikan mesin-mesin dan instalasi pabrik
7. Sales Department (Bagian Penjualan)
Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
a. Eksport Rubber / Seeds and Local Seeds
1) Membuat dan memeriksa dokumen ekspor karet dan kecambah
2) Membuat dan memeriksa dokumen penjualan kecambah
3) Memeriksa rekening pengangkutan dan ekspedisi karet
b. Eksport Oil
1) Membuat dan memeriksa dokumen ekspor CPO dan turunannya
2) Pembayaran pajak ekspor
3) Memeriksa rekening pengangkutan CPO dan turunannya
4) Memeriksa rekening PT SOCFIN INDONESIA
8. Finance Department
a. Mempersiapkan slip jurnal untuk mutasi neraca dan laba rugi setiap kebun
b. Mempersiapkan slip jurnal hutang-hutang pegawai, staf, dan pensiunan
c. Memeriksa jurnal transaksi pembukuan kantor besar
d. Mempersiapkan financial result
e. Mempersiapkan daftar sisa hutang dan pemotongan hutang pegawai
f. Mempersiapkan laporan keuangan
g. Mempersiapkan daftar rincian perkiraan No. 1271, 1272, 1273 dan 1278
9. Purchase Department (Bagian Pembelian)
a. Urusan pembelian lokal, impor, dan gudang
b. Mengkoordinir seluruh proses pembelian lokal, impor, dan gudang
c. Memeriksa permintaan uang dan pertanggung jawaban
10. IT Department
a. Mempersiapkan dan memelihara sistem komputerisasi yang terintegrasi (SAP untuk kantor besar harvest IT plus untuk kebun-kebun)
b. Mengadakan dan memelihara seluruh jaringan komputerisasi dan hardwarenya
c. Memelihara dan menyimpan data-data perusahaan yang ada di server
11. Internal Audit
Dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut:
a. Kepala Internal Audit
1) Menyusun rencana audit dan anggaran
2) Melakukan pemeriksaan di Medan atau di kebun
3) Membuat dan memeriksa laporan audit
4) Memonitor tindak lanjut
b. Staf Internal Audit
1) Menyiapkan daftar pemeriksaan dan audit program
2) Melaksanakan pemeriksaan dan manyiapkan laporan pemeriksaan
D. Jaringan Usaha
PT SOCFIN INDONESIA memiliki beberapa anak perusahaan diantaranya; PT Socfin Indonesia Perkebunan Aek Loba , PT Socfin Indonesia Perkebunan Aek Pamienke , PT Socfin Indonesia Perk. Aceh dll. Jaringan kegiatan usaha yang dilakukan oleh PT SOCFIN INDONESIA adalah mengelola hasil kebun karet yang akan di kirim ke kebun sepupu.
PT SOCFIN INDONESIA juga menyediakan infrastruktur yang memadai yang mendorong keselamatan dan kesehatan kerja. Apabila sarana umum tidak tersedia, PT SOCFIN INDONESIA juga akan menyediakan sarana tempat tinggal, pendidikan, air bersih, kesehatan, dan fasilitas umum yang memadai.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu jugapada PT. SOCFIN INDONESIA, yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalahmerencanakan dan mengalokasikan sumber daya tertentu untuk menjalankan program pembangunan dan pengembangan masyarakat dalam bentuk kegiatan ataupun sumbangan yang ditujukan untuk menciptakan kesejahteraan, pendidikan, lapangan kerja, kesehatan, lingkungan dan budaya setempat.
F. Rencana Usaha
Rencana usaha PT. SOCFIN INDONESIA antara lain adalah sebagai berikut :
1. Membuat journal voucher untuk tata buku
2. Mengumpulkan data-data untuk penyusunan anggaran biaya kebun
3. Mengawasi pembuangan limbah padat di kantor pengurus
Sedangkan kwitansi yang diterima akan dicatat dengan jurnal:
Hutang Gaji dan Upah xxx
Kas xxx
Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengendalian internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan. Untuk melaksanakan sistem pengendalian intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengendalian, penilaian resiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT.
SOCFIN INDONESIA
Pada bab ini, peneliti mencoba untuk membandingkan antara penerapan pengawasan gaji dan upah PT SOCFIN INDONESIA dengan teori yang didapatkan peneliti. Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sudah pasti membutuhkan karyawan untuk menjalankan kegiatan operasi. Begitu juga dengan PT SOCFIN INDONESIA yang bergerak dalam bidang perkebunan.
Karyawan yang bekerja akan mendapat balas jasa dan kompensasi. Dimana kompensasi yaitu fungsi manajemen personalia yang merupakan balas jasa untuk memotivasi karyawan tersebut. Karyawan-karyawan tersebut bekerja bukan berdasarkan unsur paksaan dari perusahaan.
Salah satu untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang diterima dalam bentuk uang disebut sebagai gaji. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Untuk itu dalam bab ini penulis mencoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pelaksanaan pengawasan gaji dan upah pegawai pada PT SOCFIN INDONESIA.
A. Pengertian Gaji dan Upah
Berikut ini adalah pengertian gaji dan upah menurut pendapat para ahli, yaitu: Menurut Malayu (2005 : 118) yaitu: Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima pegawai sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan.
Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95) : Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada karyawan yang diberi tugas administratif dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberi kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.
Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor-faktor tersebut diatas. Dengan kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.
Dalam praktek diperusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda yaitu:
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk waktu yang lebih panjang biasanya dibayarkan per sebulan.
2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada industri manufaktur.
3. Upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses industri.
Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Karyawan adalah aset perusahaan, oleh karena itu harus diperhatikan sebaik-baiknya. Tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsungan hidup keluarganya dengan pemberian berupa gaji, upah, dan tunjangan-tunjangan lainnya.
Selain penting bagi karyawan, gaji dan upah penting pula bagi perusahaan karena merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra
untuk menghindari terjadinya penyelewengan. Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja.
Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti yang tertera dibawah ini:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh tarif yang lebih tinggi dibanding tarif yang sebelumnya.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerjanya.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang, misalanya minyak, gula, beras, dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti: pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan. Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati semua unsur tersebut selain gaji pokok.
Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Pada PT SOCFIN INDONESIA, unsur-unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Gaji Pokok adalah gaji yang diberikan kepada para karyawan yang siangkat dalam satu pangkat / golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan golongan ataupun ketentuan yang berlaku.
2. Tunjangan diberikan kepada karyawan memiliki syarat dan ketentuan sebagai berikut:
a. Karyawan yang tidak tinggal dirumah perusahaan, berhak atas tunjangan sewa rumah ( 20/5 % ) dari gaji. Jika karyawan tinggal dirumah perusahaan, maka karyawan tersebut tidak berhak mendapatkan tunjangan tersebut.
b. Transport allowance perhari Rp 9.400 dengan catatan: apabila karyawan tersebut tidak ke kantor (sakit, izin, dinas ke lapangan, training, dan lain sebagainya) maka karyawan tersebut tidak mendapatkan tunjangan transport.
c. Food Allowance, hanya diberikan bagi karyawan yang berada di Belawan saja.
3. Overtime adalah upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja biasa yang telah ditetapkan sebelumnya. Apabila sudah mendapatkan lembur, maka karyawan tidak berhak mendapatkan premi tetap.
4. Catu yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk bahan pokok beras. Setiap bulannya setiap karyawan berhak mendapatkan 15 kg beras. Untuk istri maka diberikan tambahan 9 kg. Sedangkan untuk anak akan diberikan 7,5 kg perkepala dengan ketentuan maximal 3 anak.
5. Tunjangan Hari Raya (THR) yang biasa diberikan kepada setiap karyawan pada hari-hari besar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Premi Extra, hanya diberikan kepada supir yang hanya pergi ke kebun.
7. Bonus diberikan kepada setiap karyawan. Selama 4 tahun mendapatkan 4 kali lipat dari gaji pokok. Jumlah bonus dapat turun dengan perhitungan maksimal 4 bulan gaji pokok, namun jumlah bonus tidak dapat naik.
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji PT SOCFIN INDONESIA yaitu:
a. Jaminan sosial tenaga kerja merupakan program publik yang memberikan perlindungan bagi tenaga kerja untuk mengatasi resiko sosial ekonomi tertentu yang penyelenggaraannya menggunakan mekanisme sosial. Setiap gaji karyawan akan dipotong sebesar 2% untuk jamsostek termasuk catu.
b. Pajak penghasilan merupakan pajak yang dikenakan terhadap penghasilan yang diterima dari pekerjaan baik dalam hubungan kerja maupun dari pekerjaan bebas oleh wajib pajak perorangan dalam negeri.
c. Iuran-iuran untuk organisasi lainnya.
C. Analisis dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Dalam hal ini PT SOCFIN INDONESIA telah menerapkan sistem tambahan gaji pegawai yang mengabdikan dirinya pada perusahaan. Tambahan gaji yang diberikan oleh perusahaan juga memberikan tambahan pendapatan atau selain gaji pokok perusahaan juga memberikan tambahan pendapatan atau bantuan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan seperti tunjangan-tunjangan dan insentif.
Dengan ini dapat dilihat bahwa perusahaan sangat memperhatikan kesejahteraan pegawainya agar dapat hidup layak. Dan dengan demikian tidak ada alasan bagi pegawai untuk menyatakan bahwa perusahaan tidak memperhatikan kesejahteraan mereka, apalagi sampai melakukan tindakan-tindakan yang tidak sesuai dengan peraturan perusahaan.
D. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan.
Menurut Mulyadi (2009 : 389) dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai.
Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi diperusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
3. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time Keeping Department Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. b. Payroll Department Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klarifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan
upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
b. Cost Department Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklarifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Pada PT SOCFIN INDONESIA, prosedur pencatatan gaji dan upah sudah menggunakan sistem komputerisasi yang handal untuk mempermudah bagian- bagian yang terlibat dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga prosedur pencatatan yang dibutuhkan perusahaan tidak terlalu rumit dan berbelit-belit agar setiap karyawan tetap merasa puas atas jasa yang diberikannya tanpa harus menunda-nunda waktu penggajian.
Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan proses gaji sering terlambat. Oleh sebab itu, perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien.
Prosedur pencatatan gaji dan upah pada PT SOCFIN INDONESIA adalah
sebagai berikut:
1. Setiap bulannya bagian umum akan mencetak daftar absensi sehingga apabila ada karyawan yang mangkir atau tidak masuk kerja akan langsung
dokumen, maka data absensi akan langsung diinput. Data yang diinput akan langsung dihitung oleh sistem dan sistem akan langsung melakukan pemotongan.
2. Untuk lembur, bagian umum akan mencetak daftar absensi serta jumlah jam kerja masing-masing karyawan. Daftar tersebut akan diberikan ke bagian masing-masing karena akan dilakukan revisi. Setelah daftar direvisi, daftar akan langsung dikembalikan ke bagian umum untuk diinput dan dihitung oleh sistem.
3. Premi extra supir akan ada pencatatannya, sehingga akan langsung terlihat di sistem berapa jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada supir.
Menurut Malayu (Edisi 2005 : 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem Waktu
Besarnya gaji dan upah ditetapkan berdasarkan standar waktu seperti jam, minggu, atau bulan. Besarnya kompensasi sistem waktu hanya didasarkan kepada lamanya bekerja bukan dikaitkan kepada prestasi kerjanya.
2. Sistem Hasil (Output)
Besarnya gaji dan upah ditetapkan atas kesatuan unit yang dihasilkan pekerja, seperti per potong, meter, liter, kilogram. Besarnya kompensasi selalu didasarkan kepada banyaknya hasil yang dikerjakan bukan kepada lamanya waktu mengerjakannya.
3. Sistem Borongan
Sistem borongan merupakan suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.
Penetapan besarnya balas jasa berdasarkan sistem borongan cukup rumit, lama mengerjakannya, serta banyak alat yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Hari Kerja Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada PT SOCFIN INDONESIA sebagai berikut:
Senin – Kamis:
Pukul: 07.25 – 15.30
Jumat – Sabtu:
Pukul: 07.25 – 12.00
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut:
1. Cuti Tahunan Diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun.
Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam satu bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak 4 hari.
2. Cuti Khusus
a. Cuti pada saat pernikahan
Pada saat pernikahan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 12 hari.
b. Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu.
E. Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah
Di dalam pengendalian terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga glongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses, dijalankan untuk memberikan keyakinan memadai dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi.
Pengendalian internal merupakan pengendalian yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi PT Socfin Indonesia, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada PT Socfin Indonesia. Pemberian gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengendalian internal telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji per bulan dilaporkan.
Adapun terdapat istilah internal control diterjemahkan kedalam sebagai control intern atau sering juga ditulis sebagai pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk mrminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi didalam perusahaan.
Berikut merupakan pendapat mengenai pengertian pengendalian internal, yaitu :
Holmes, Burns (2005:1112) “Pengendalian internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manejemen.
Pengawasan atau pengendalian internal meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang dikoordinasikan, yang digunakan di dalam perusahaan atau instansi untuk melindungi kepentingan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam operasi, dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, untuk terlaksananya pengendalian internal gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini sangat penting untuk menghindari tugas-tugas yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal gaji dan upah menurut Bridwan (2001 : 125) adalah :
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengendalian itern gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian gaji dan upah
Tugas dari bagian gaji dan upah dalam pengendalian intern gaji dan upah untuk seluruh guru/ karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah serta menyusun statistik gaji dan upah.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengendalian intern gaji dan upah untuk meneliti kebenaran nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tarif gaji dan daftar potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengendalian intern gaji dan upah untuk mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengendalian intern gaji dan upah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian internal bagi suatu organisasi, yaitu :
1. Sistem pengendalian internal merupakan management responsibility.
Bahwa sesungguhnya yang paling penting dalam sistem pengendalian internal suatu etnis atau organisasi adalah manajemen, karena dengan sistem pengendalian internal yang baik maka top management dapat mengharapkan kebjakannya dipenuhi, aktiva atau harta dilindungi, dan penyelenggaraan pencatatan berjalan dengan baik.
2. Sistem pengendalian internal seharusnya bersifat generic, yaitu dapat diterapkan pada tiap organisasi pada umumnya.
3. Sistem pengendalian internal adalah reasonable assurance, yaitu tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal control tidak menjamin sepenuhnya bahwa suatu organisasi akan dapat mencapai tujuannya, melainkan hanya member reasonable
assurance (keyakinan memadai) yang mendorong tercaoainya tujuan manajemen atau organisasi.
4. Sistem pengendalian internal memiliki keterbatasan-keterbatasan, misalnya sebaik-baiknya control jika pegawai ayang melaksanakannya tidak tekun atau teliti maka tujuan pengendalian tersebut mungkin tidak tercapai.
5. Sistem pengendalian internal harus selalu dan terus-menerus di evaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi.
F. Penerapan Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain (Mulyadi, 2009: 166) sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum.
Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi
unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain,
formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahua terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur sistem pengendalian yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
c. Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
Pada PT SOCFIN INDONESIA, bagian penerapan sistem pengendalian gaji dan upah yang berhubungan dalam pengendalian gaji dan upah tersebut yaitu:
1. Bagian Umum
Tugas bagian umum dalam pengawasan internal gaji dan upah adalah meneliti kebenaran nama-nama, kehadiran, serta jam kerja yang terdapat dalam daftar absensi, daftar tarif gaji dan daftar potongannya.
2. Bagian Pembelanjaan
Bagian ini bertugas untuk membuat kwitansi pembayaran, membayarkan gaji kepada karyawan, mencatat dan membukukan kwitansi. Daftar gaji dan upah yang telah dihitung melalui sistem yang diterima dari bagian umum akan dicatat kedalam buku besar dengan jurnal:
Beban Gaji dan Upah xxx
Hutang Gaji dan Upah xxx
Sedangkan kwitansi yang diterima akan dicatat dengan jurnal:
Hutang Gaji dan Upah xxx
Kas xxx
Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengendalian internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan. Untuk melaksanakan sistem pengendalian intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengendalian, penilaian resiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa, peneliti mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian internal gaji dan upah pada PT. SOCFIN INDONESIA.
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah erta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu:
1. Prosedur perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik, walaupun terdapat jumlah karyawan yang banyak namun tetap melaksanakan perhitungan gaji dan upah dengan baik yang dipertanggungjawabkan.
2. Sistem pengendalian internal gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik ditandai dengan pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai dari perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja.
3. Unsur-unsur gaji dan upah pada PT SOCFIN INDONESIA telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan kepada karyawan dengan memberi tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya.
4. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, karena telah dilakukan pencatatan gaji dan upah pada bagian yang terpisah dan telah mengikuti sistem.
5. Struktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai fungsi pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka disini penulis memberikan saran-saran kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah:
1. Pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.
2. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi tingkat kebutuhan yang semakin tinggi.
3. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisiensi kerja, maka perlu diadakan job training bagi para pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan S.P, Melayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi.
Penerbit Bumi Aksara : Jakarta.
Mulyadi. 2009. Sistem Akuntansi. Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Mulyadi, Auditing. Edisi Keenam. Cetakan Kesatu. Penerbit Salemba Empat.
2002 : Jakarta.
Sugiarso, Winarni, 2005. Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran Untuk Karyawan Perusahaan. PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.
Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1999. Akuntansi Gaji Dan Upah.
Penerbit Salemba Empat : Jakarta.
Warrens, Carl S, James M, Reeve, and Philip E.Fees, 2005. Pengantar
Akuntansi. Edisi Kelima, Penerjemah, Amanugahani, dan Taufiq Hendra, Penerbit : Salemba Empat : Jakarta.
