TERM OF REFERENCE (TOR)
4074.994
LAYANAN PERKANTORAN
TAHUN 2019
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI DAN PENDIDIKAN MASYARAKAT BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN ANAK USIA DINI DANPENDIDIKAN MASYARAKAT
TERM OF REFERENCE (TOR)
4074.994
LAYANAN PERKANTORAN
TAHUN 2019
Kementerian Negara/Lembaga : (023) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Unit Eselon I : (05) Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia
Dini dan Pendidikan Masyarakat
Satker (403504) Balai Pengembangan PAUD dan DIKMAS Gorontalo
Program : (09) Program Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat
Kegiatan : (4074) Layanan Pengkajian, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu PAUD dan DIKMAS
Sasaran Kegiatan : Tersedianya hasil pengkajian dan Pengembangan Model/Program yang bermutu, berwawasan Gender, EDS dan Keawarganegaraan Global, serta Replikabel di seluruh Regional/Wilayah Kerja Output Kegiatan : (994) Layanan Perkantoran (Non IKK)
Indikator Output Kegiatan : (01) Jumlah Gaji dan Tunjangan (02) Jumlah dokumen Operasional dan
Pemeliharaan Kantor Volume : - 12 (dua belas) Bulan
Satuan Ukur Keluaran : - Layanan Perkantoran dalam satu tahun Anggaran : - Rp. 4.336.841.000,-
A Latar Belakang 1. Dasar Hukum
a. Undang –undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. b. Undang-UndangNomor 17 Tahun 2003 tentangKeuangan Negara
c. Undang-UndangNomor1 Tahun 2004 TentangPerbendaharaan Negara d. Peraturan pemerintah no 73 tahun 1991 tentang Pendidikan Luar Sekolah. e. Peraturan Pemerintah No 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan.
f. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintah
g. Peraturan Pemerintah No.6 Th 2006 tentang pengelolaan Barang Milik Negara
h. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya.
i. Peraturan Menteri Keuangan No.120 /PMK 06/2007 tgl 27 September 2007 tentang penata usahaan BMN
j. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 16 tahun 2008 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
k. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 16 Tahun 2009
TentangSatuanPengawasan Internal (SPI)
l. Peraturan Direktur Jenderal No. PER-24/PB/2006 tentang Pelaksanaan Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga
m. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 5 tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;
n. Program Kerja Balai Pengembangan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat Gorontalo Tahun 2018.
2. Gambaran Umum
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat. Pada pasal
2 dinyatakan bahwa Tugas dan Fungsi BP PAUD Dikmas adalah untuk melaksanakan Pengembangan Program dan Pengembangan Mutu Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat. Dalam melaksanakan tugasnya, BP PAUD dan Dikmas memiliki Fungsi sebagai Pengembangan program PAUD dan Dikmas, Pemetaan Mutu Satuan dan Program PAUD dan Dikmas, Supervisi Satuan PAUD dan Dikmas, Fasilitasi Penyusunan dan Pelaksanaan Program, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Pengelolaan Sistem Informasi, Pelaksanaan Kemitraan di Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat dan Pelaksanaan Urusan Administrasi BP PAUD dan Dikmas.
Kegiatan Layanan Perkantoran adalah merupakan layanan yang lebih bersifat pada pelayanan internal bagi para Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Pramubhakti, Sopir dan satpam yang ada di lingkungan Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat Gorontalo terkait pemberian Gaji dan tunjangan bagi PNS dan Honor bagi tenaga pramubhakti, sopir dan satpam, layanan daya dan jasa, pemeliharaan halaman dan gedung kantor, perawatan kendaraan dan layanan-layanan lannya.
Selain pelayanan internal dalam kegiatan Layanan Perkantoran tersebut juga menyangkut layanan eksternal seperti jamuan bagi tamu, pemberian layanan bagi mitra kerja Balai serta pemberian jasa konsultasi dan bimbingan teknis bagi lembaga mitra terkait dengan program kerja Balai dan Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat Gorontalo
B Penerima Manfaat
Penerima manfaat dari kegiatan Layanan Perkantoran (Overhead), adalah : 1. Bagi Pemerintah
a. Sebagai salah satu tolak ukur keberhasilan program dan kebijakan PAUD DIKMAS
b. Sebagai umpan balik untuk penentuan kebijakan PAUD DIKMAS
c. Sebagai dasar pengambilan tindak lanjut pelaksanaan program dan kebijakan PAUD DIKMAS.
2. Bagi Lembaga
a. Sebagai masukan bagi pendidik untuk terus melakukan peningkatan PAUD DIKMAS
b. Sebagai gambaran/masukan bagi lembaga untuk meningkatkan program dan kebijakan PAUD DIKMAS
c. Sebagai gambaran tentang program dan kebijakan PAUD DIKMAS sehingga bisa diam bila tindak lanjut yang tepat.
3. Masyarakat sasaran program PAUD DIKMAS C Strategi Pencapai Keluaran
1. Metode Pelaksanaan
Metode pencapaian keluaran Indikator Kinerja Kegiatan Layanan Perkantoran dilakukan dengan swakelola dan kontraktual (Pihak Ketiga).
2. Jenis Layanan Perkantoran
a. Pembayaran Gaji dan Tunjangan
b. Penyelenggaraan operasional dan pemeliharaan perkantoran: c. Kebutuhan sehari-hari perkantoran;
Kebutuhan sehari-hari perkantoran terdiri dari :
- Pembayaran Honorarium Pramubakti, Sopir dan Satpam, Rincian jumlah petugas satuan pengamanan, sopir, pesuruh dan pramubakti
- Pengadaan ATK Keuangan;
Biaya jasa kebersihan/cleaning service
d. Langganan Daya dan Jasa (Listrik, Telp./Fax., Air, Speedy &JasaPos); e. Pemeliharaan Kantor, terdiri dari :Pemeliharaan Peralatan dan Fasilitas
Perkantoran dan Pemeliharaan Gedung dan halaman kantor f. Pembayaran terkait operasional perkantoran, terdiri dari :
- Pembayaran Honorarium pengelola keuangan; - Opersional sehari-hari perkantoran;
- Perjalanan dinas pimpinan;
D Tahapan dan Waktu Pelaksanaan
Tahapan Pelaksanaan Program Layanan Perkantoran a. Penggajian dan Tunjangan Pegawai
Tahapan : 1) Perencanaan
Meliputi kegiatan penyusunan program kerja administrasi & pengelolaan penggajian & tunjangan
2) Pelaksanaan
Meliputi kegiatan pengelolaan adminstrasi penggajian & tunjangan 3) Evaluasi dan Tindak Lanjut
Kegiatan ini meliputi evaluasi pengelolaan penggajian & tunjangan selama tahun berjalan.
Waktu kegiatan dilaksanakan bulan mulai Januari s/d Desember tahun 2019 (sepanjang tahun)
b. Penyelenggaraan Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran 1) Jamuan Perkantoran
Hal pertama yang dilakukan adalah identifikasi kebutuhan. Kebutuhan akan jamuan delegasi tamu bisa dilihat dari jumlah tamu yang akan hadir dari surat masuk ataupun dari surat undangan yang kita keluarkan. Setelah mengetahui jumlah tamu, kita juga perlu mengetahui kapan jamuan akan dilaksanakan, berkaitan dengan berapa kali pemberian snack dan makan selama pertemuan berlangsung. Setelah ditetapkan jumlah dan berapa kali waktu makannya, bekerjasama dengan penyedia jasa konsumsi yang ditunjuk jamuan dilaksanakan.
Waktu kegiatan dilaksanakan bulan mulai Januari sampai Desember 2019. 2) Pelayanan Perpustakaan
Tahapan : - Perencanaan
Meliputi kegiatan identifikasi kebutuhan barang dan sarana pendukung lainnya yang diperlukan dalam kegiatan peningkatan penyelenggaraan pelayanan selama satu tahun.
- Pelaksanaan
Meliputi kegiatan : pengadaan sarana dan alat yang diperlukan dalam perawatan dan operasional perpustakaan, pelayanan rutin, dan upaya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dengan melakukan pelatihan/diklat perpustakaan, seminar, studi banding dan studi observasi ke penerbit dan perpustakaan lain.
- Evaluasi dan Tindak Lanjut
Kegiatan ini meliputi evaluasi kepuasan pelanggan (pemustaka) yang terdiri dari karyawan dan mitra kerja atau siapa saja yang masuk ke lingkungan kantor BP PAUD Dikmas Gorontalo
Waktu pelaksanaan kegiatan perpustakaan dilaksanakan bulan mulai Januari s/d Desember tahun 2019 (sepanjang tahun) saat jam kerja (08.00 s/d 16.00 WITA).
3) Keperluan Harian Perkantoran Tahapan :
- Perencanaan
Melakukan identifikasi kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor Membuat rincian kebutuhan rumah tangga BP PAUD Dikmas
Gorontalo
Mengelompokan jenis kegiatan yang disesuaikan dengan anggaran yang tertuang dalam DIPA ba paud Dikmas Gorontalo Tahun 2019 - Pelaksanaan
Dari hasil identifikasi kebutuhan kantor dibelanjakan setiap bulannya Pendistribusian dan administrasi peralatan/perlengkapan kantor
dikelola oleh Sub Bagian Umum BP PAUD Dikmas Gorontalo - Tindak Lanjut
Proses kegiatan pengadaan/perlengkapan kantor BP PAUD Dikmas Gorontalo dilakukan setiap akhir bulan yang termuat dalam SABMN. Setiap akhir bulan membuat laporan yang dipertanggungjawabkan kepada Kasubag Taus
Pihak- pihak yang terlibat dalam kegiatan pengadaan peralatan/perlengkapan kantor :
Bagian Keuangan sebagai pihak yang melakukan proses pencairan dana
KPPN Gorontalo sebagai pihak yang memberikan perintah pencairan dana
Rekanan Penyedia ATK
Waktu pelaksanaan kegiatan pengadaan peralatan/perlengkapan kantor dilaksanakan oleh BP PAUD Dikmas Gorontalo dalam kurun waktu 1 tahun ( Januari s/d Desember 2019 )
4) Keamanan & Kebersihan Kantor
Tahapan pelaksanaan dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan keamanan yang diperlukan di lingkungan BP PAUD Dikmas Gorontalo. Setelah adanya identifikasi kebutuhan keamanan dan kemudian dilakukan penetapan tenaga kebersihan dan keamanan serta diberikan kesejahteraan kepada tenaga kebersihan dan keamanan pada setiap awal bulan selama 12 bulan dalam tahun 2019.
5) Pencetakan/Penerbitan/Penggandaan
Pada tahap ini proses kegiatan yang dilakukan adalah : - Persiapan dan Pelaksanaan
Peliputan berita pelaksanaan dan penyelenggaraan program PAUD DIKMAS
Pemuatan materi sosialisasi pada media cetak. - Tindak lanjut
Waktu pelaksanan kegiatan mulai bulan Maret sampai Desember 2019 6) Penerbitan Majalah/ Jurnal
Tahapan dan Waktu Pelaksanaan: - Persiapan / rapat koordinasi - Pengumpulan materi naskah - Editting dan lay out
- Print out / cetak - Distribusi
Majalah dan jurnal dua kali terbit yaitu pada bulan Juli dan bulan Desember, tempat kegiatan penyusunan dan pengolahan Majalah dan Jurnal adalah di BP PAUD Dikmas Gorontalo, sedang wilayah distribusinya meliputi Kota Gorontalo dan Kabupaten Gorontalo
c. Langganan daya dan jasa 1) Langganan Daya dan Jasa
Tahapan pelaksanaan layanan daya dan jasa adalah secara langsung berlangganan listrik dengan PLN dan berlangganan telepon dengan PT. Telkom. Dalam hal ini Kepala BP PAUD Dikmas Gorontalosebagai penanggungjawab dan Kasubag Umum sebagai pelaksana. Kegiatan dilaksanakan selama 12 bulan dalam 1 tahun dari bulan Januari sampai Desember 2019.
2) Pos/ Giro/ Persuratan
Tahapan pelaksanaan dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan persuratan yang diperlukan di lingkungan BP PAUD Dikmas Gorontalo. Setelah adanya identifikasi kebutuhan dan penetapan setiap awal bulan selama 12 bulan dalam tahun 2019 serta pelaksanaan kegiatan persuratan (pos/giro/persuratan) sesuai kebutuhan instansi.
d. Pemeliharaan Kantor
1) Pemeliharaan Gedung/ Perkantoran Tahapan :
- Pengumuman Seleksi Konsultansi Perencanaan dan Pengawasan
- Seleksi Konsultansi Perencanaan dan Pengawasan, mulai dari Pendaftaran Peserta seleksi sampai dengan penandatanganan kontrak/SPK
- Pelaksanaan pekerjaan perencanaan - Serah terima pekerjaan perencanaan
- Pengumuman Pelelangan Umum Jasa Pemborongan.
- Proses pelelangan dari mulai pendaftaran peserta lelang sampai dengan penandatanganan kontrak
- Pelaksanaan pekerjaan pemborongan dan pengawasan
- Serah terima pekerjaan pemborongan dan pengawasan pekerjaan
Seleksi jasa konsultansi perencanaan dan pengawasan sejak Pengumuman sampai dengan serah terima pekerjaan Januaris.d Maret 2019. Jasa Pemborongan sejak pengumuman sampai dengan serah terima I April s.d Nopember 2019. Jasa Pengawasan sejak April s.d Nopember 2019.
2) Pemeliharaan Inventaris Perkantoran - Perencanaan
Tahap persiapan pelaksanaan kegiatan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin kantor meliputi :
Inventarisasi peralatan yang akan diperbaiki Pembuatan jadwal perbaikan peralatan
Pembuatan SK Pejabat Pengadaan Barang/jasa (Kepanitiaan)
- Pelaksanaan
Tahap Pelaksanaan kegiatan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin kantor meliputi :
Surat Permintaan Penawaran Pemeliharaan peralatan dan mesin ke Rekanan (CV/PT)
Penjelasan Pekerjaan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin kantor Pemasukan Penawaran
Evaluasi Penawaran
Surat Keputusan Penunjukan PenyediaJasa Surat Perintah Kerja (SPK)
Pelaksanaan perawatan oleh Rekanan ( CV/PT ) - Tindak Lanjut
Pemeriksaan hasil pekerjaan oleh pihak perlengkapan Pembayaran Penyedia Jasa
Pembuatan Laporan
3) Pemeliharaan Kendaraan Bermotor Roda 4
Dalam hal ini metode pelaksanaan sesuai Kepres No. 54 Tahun 2010. Dalam hal ini rekanan yang dianggap mempunyai kualifikasi prosedur perbengkelan yang sesuai dengan standart perawatan kendaraan maka akan menjadi pihak yang terlibat dalam kegiatan ini dan memiliki kriteria: - Peralatan
- Tenaga Teknisi - Sertifikasi
Kegiatan perawatan ini adalah kendaraan dinas berplat merah yang ada di BP PAUD dan Dikmas Gorontalo.
No Merk/Type Th. Perakitan Jml Ket
1. Toyota Kijang Kuda 2003 1 Unit Milik BP PAUD
DIKMAS
2. Toyota Kijang Innova 2017 1 Unit Milik BP PAUD
DIKMAS
4) Pemeliharaan Kendaraan Bermotor Roda 2
Dalam hal ini metode pelaksanaan sesuai Kepres No. 54 Tahun 2010. Dalam hal ini rekanan yang dianggap mempunyai kualifikasi prosedur perbengkelan yang sesuai dengan standart perawatan kendaraan maka akan menjadi pihak yang terlibat dalam kegiatan ini dan memiliki kriteria meliputi :
- Peralatan - Tenaga Teknisi - Sertifikasi
Kegiatan perawatan ini adalah 7 kendaraan dinas roda 2 berplat merah yang ada di BP PAUD Dikmas Gorontalo
No Merk/Type Th. Perakitan Jml Ket
1. Motor Yamaha 2017 5 unit Milik BP PAUD
DIKMAS
e. Pembayaran terkait pelaksanaan operasional kantor Penyelenggaraan Operasional & Pemeliharaan Perkantoran Tahapan :
- Perencanaan
Meliputi kegiatan penyusunan program kerja administrasi & pengelolaan - Pelaksanaan
Meliputi kegiatan pengelolaan - Evaluasi dan Tindak Lanjut
Kegiatan ini meliputi evaluasi pengelolaan selama tahun berjalan dan penyusunan laporan kegiatan.
Waktu kegiatan dilaksanakan bulan mulai Maret 2018, menganggarkanpengadaanseragamkerjabagisatpam, pesuruh dan sopir. - Operasional Perkantoran dan Pimpinan,
Pelaksanaan operasional satuan kerja dilakukan dengan berdasarkan fenomena yang ideal,BP PAUD Dikmas Gorontalo memandang penting kegiatan operasionalsatuankerja untuk mendukung kinerja lembaga yang bermuara pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) sesuai dengan budaya mutu yang telah dibangun bersama BP PAUD Dikmas Gorontalo.Waktu pelaksanaan dari bulan Januari sampai Desember 2019.
E Waktu Pencapaian Keluaran
Waktu Pencapaian Pelaksanaan Program Layanan Perkantoran 1. Penggajian & Tunjangan Pegawai
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Pembinaaan
Administrasi dan Pengelolaan Kepegawaian
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
2. Penyelenggaraan Operasional Perkantoran a. Jamuan Perkantoran
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Jamuan
Perkantoran √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
b. Pelayanan Perpustakaan
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Pelayanan
c. Keperluan Harian Perkantoran
No Kegiatan
Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Keperluan
Harian Perkantoran
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
d. Kebersihan dan Pengamanan Kantor
No Kegiatan
Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Kebersihan &
Pengamanan Kantor
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
e. Penerbitan Majalah/ Jurnal
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Penerbitan
Majalah/ Jurnal √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
f. Pencetakan/Penerbitan/Penggandaan
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Pencetakan/
Penerbitan/ Penggandaan
√ √
3. Langganan daya dan jasa a. Langganan Daya dan Jasa
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Langganan
Daya&Jasa √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
b. Layanan Persuratan
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Layananpersur
4. Pemeliharaan Kantor
a. Pemeliharaan Gedung/ Perkantoran
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Pemeliharaan
Perkantoran √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
b. Pemeliharaan Inventaris Perkantoran
No
Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Pemeliharaan
Inventarisasi Perkantoran
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
c. Pemeliharaan Kendaraan Bermotor Roda 4
NO JENIS PERAWATAN BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Triwulan √ √ √ √ 2. Tahunan √ 3. Tak terduga √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
d. Pemeliharaan Kendaraan Bermotor Roda 2
NO JENIS PERAWATAN BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Triwulan √ √ √ √ 2. Tahunan √ 3. Tak terduga √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
5. Pembayaran terkait pelaksanaan operasional kantor a. Operasional Perkantoran dan Pimpinan
No Kegiatan Bulan
Jan Peb Mrt Aprl Mei Juni Juli Agts Sept Okt Nov Des 1 Operasional
Perkantoran & Pimpinan
E Biaya Yang Diperlukan
Anggaran Pembiayaan terhadap pencapaian Output Kegiatan (994) Layanan Perkantoran BP PAUD dan Dikmas Gorontalo sebesar Rp. 4.336.841.000,- (Empat
Milyar Tiga Ratus Tiga Puluh Enam Juta Delapan Ratus Empat Puluh Satu Ribu Rupiah), bersumber dari anggaran DIPA BP-PAUD DIKMAS Gorontalo Tahun 2019
dengan Rincian Anggaran Belanja (RAB terlampir). F Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (Term Of Reference/TOR) Output Kegiatan
(994) Layanan Perkantoran BP PAUD DIKMAS Gorontalo ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Gorontalo, Januari 2019
Kepala BP PAUD dan Dikmas Gorontalo
Drs. H. Bambang Kunaedi, M.Si NIP. 19650309 199802 1 002
