Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada CV. Marina Jaya
Oleh : Yasmine Shahnaz Khairunnisa
Pembimbing : Dr. Singgih Jatmiko, S.Si, M.Sc
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan hal yang penting karena penjualan memiliki peranan penting dalam menjaga kelangsungan hidup suatu perusahaan. Penjualan menjamin kegiatan operasional perusahaan, dengan adanya transaksi penjualan setiap harinya, karyawan dituntut untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik. Namun jika karyawan yang bekerja memiliki tugas ganda dalam pekerjaannya, ini dapat menyebabkan karyawan tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dalam pencatatan, perhitungan, penyajian informasi, dan tugas-tugas lainnya.
Untuk mengantisipasi hal ini diperlukan adanya sistem komputerisasi akuntansi yang baik dimana transaksi penjualan kredit yang dikerjakan secara manual dapat digantikan dengan komputer yang terprogram untuk mencatat transaksi dan memprosesnya, serta menyajikan informasi yang dihasilkan. Data yang diproses secara komputerisasi dapat mengurangi terjadinya human error dan juga dapat menghemat waktu. Hal ini dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah dan praktis serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam penyusunan laporan keuangan.
PENDAHULUAN (lanjutan)
Tujuan Penelitian:
1. Untuk mengetahui dan menganalisis penerapan sistem penjualan kredit yang sedang berjalan pada CV. Marina Jaya.
2. Untuk mengidentifikasi efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya.
3. Untuk membuat alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya.
Batasan Masalah:
1. Menganalisis sistem penjualan kredit yang sedang berjalan pada CV.
Marina Jaya dengan menggunakan bagan alir dokumen (flowchart).
2. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit dengan menggunakan Use Case Diagram, Activity Diagram, DFD, ERD dan pembuatan database tahap awal berupa pembuatan tabel dan atribut pada CV. Marina Jaya.
Rumusan Masalah:
1. Bagaimana penerapan sistem penjualan kredit yang sedang berjalan pada CV. Marina Jaya?
2. Bagaimana efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya?
3. Bagaimana alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya?
Metodologi Penelitian
Data / Variabel
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang digunakan untuk menganalisis. Data kualitatif adalah data penelitian yang bukan angka, yang sifatnya tidak dapat dihitung, berupa informasi atau penjelasan yang didasarkan pada pendekatan teoritis dan penilaian logis.
Berdasarkan sumbernya, jenis data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya dan tidak melalui perantara.
Penelitian ini menggunakan variabel yaitu Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit CV. Marina Jaya.
Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah CV. Marina Jaya yang beralamat di Jalan Telkom No. 1, Kelurahan Dumuhung, Kecamatan Tahuna Timur, Sulawesi Utara. Usaha ini bergerak dalam bidang jual beli sepeda motor baru dan bekas.
Teknik Analisis dan Perancangan
Untuk analisis sistem, penulis menggunakan bagan alur berupa flowchart Sistem Akuntansi untuk menganalisis masalah dengan cara mendeskripsikan penerapan Sistem Informasi Akuntansi.
Untuk desain sistem, penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan proses, yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD). Selanjutnya dibuat normalisasi data untuk perancangan database.
PEMBAHASAN
• Analisis Bagian Terkait
Bagian Marketing terdapat kerangkapan fungsi. Hal ini mengakibatkan pengendalian internal perusahaan kurang baik. Pada Bagian Marketing seharusnya bertugas menerima order penjualan dari pembeli dan melaporkannya kepada fungsi-fungsi yang terkait.
Dari hasil analisis, mengusulkan untuk adanya penambahan bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit CV. Marina Jaya, yaitu Bagian Kredit untuk mengotorisasi permohonan kredit pembeli.
• Analisis Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit CV. Marina Jaya adalah Formulir Permhonan Kredit, Surat Order Penjualan, Surat Pengiriman, Surat Jalan, dan Faktur Penjualan. Dokumen yang sudah ada pada perusahaan kurang mencukupi untuk informasi yang dibutuhkan oleh seluruh bagian yang terlibat dalam perusahaan.
Penulis mengusulkan untuk menambah rangkapan Formulir Permohonan Kredit menjadi 3 lembar dan juga membuat Surat Persetujuan Kredit yang berguna untuk mengotorisasi kredit yang diberikan.
• Analisis Prosedur
Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti tidak adanya Bagian Kredit yang bertugas untuk mengotorisasi permohonan kredit yang diajukan pembeli yang apabila permohonan kredit terpenuhi maka Bagian Kredit membuat Surat Persetujuan Kredit. Kemudian kurangnya rangkapan Formulir Permohonan Kredit dalam Sistem Penjualan Kredit.
PEMBAHASAN
• Analisis Pencatatan dan Pelaporan
Catatan akuntansi dan pelaporan yang digunakan CV. Marina Jaya adalah dengan menggunakan Buku Penjualan dan Jurnal. Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual. Sistem manual memiliki kelemahan, yaitu faktor human error.
Penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan sistem penjualan kredit yang terkomputerisasi agar seluruh data disimpan kedalam satu arsip yang memungkinkan untuk dibuka kembali. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat membantu dalam pencatatan dan menghasilkan pelaporan yang cepat, tepat dan akurat.
• Analisis Kebutuhan Informasi
1. Sebaiknya diperlukan manajemen penyimpanan data yang lebih baik lagi agar dapat mempermudah dalam penyimpanan dan pengaksesan data kembali secara cepat sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
2. Sistem penjualan kredit yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan bagi user yang berhak saja, seperti administrator.
3. Sistem penjualan kredit dapat menghitung pendapatan yang harus diterima oleh perusahaan yang dihitung secara bulanan dengan cara terotomatisasi.
4. Penghitungan piutang pelanggan yang harus dibayar.
5. Sistem dapat menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
PEMBAHASAN
Use Case Diagram Penjualan Kredit CV.
Marina Jaya
Activity Diagram Pembuatan
Formulir Penjualan Kredit
Activity Diagram Pembuatan
Surat Persetujuan Kredit
Activity Diagram Pembuatan Surat
Order Penjualan dan Surat Pengiriman
Activity Diagram Pembuatan
Surat Pengantar Gudang
Activity Diagram Pembuatan
Faktur Penjualan
Activity Diagram Pembuatan
Jurnal Penjualan
Activity Diagram Pembuatan
Laporan Penjualan
Activity Diagram Melihat Seluruh
Laporan
PEMBAHASAN (lanjutan)
Diagram Konteks Penjualan Kredit CV. Marina Jaya
Diagram Zero Penjualan Kredit CV. Marina Jaya
PEMBELI
1
Proses Pembuatan FPK
2
Proses Pembuatan SPK
3
Proses Pembuatan SOP & SP
4
Proses Pembuatan SPG
5
Proses Pembuatan FP
6
Proses Pembuatan JP
7
Proses Pembuatan LP
DIREKTUR order
Faktur
FPK
SPK
SOP &
SP
SPG
FP
JP
LP
F. Pembeli
F. Persediaan
F. Jual Kredit F. Piutang
F. Rekening
F. Jurnal
Data Pembeli Data Pembeli
Data Pembeli
Data Pembeli
Data Pembeli
Data Jurnal Data Jurnal Data Rekening Data Piutang
Data Piutang
Data Persediaan
Data Persediaan
Data Persediaan
Data Persediaan
Data Persediaan
Data Persediaan
Data Jual Kredit Data Jual Kredit Data Jual Kredit Data Jual Kredit
Data Jual Kredit Data Jual Kredit Data Jual Kredit
Data Pembeli
Data Piutang
Diagram Level
1
2.1p
Proses Validasi Data 2
2.2p
Proses Pencetakan SPK
FPK SPK 3
F. Pembeli
F. Piutang Data Piutang Data Piutang Data Pembeli
Diagram Level 1 Proses 1 Proses Pembuatan FPK
Diagram Level 1 Proses 2 Proses Pembuatan SPK
Diagram Level (lanjutan)
3
4.1p
Proses Validasi Data 4
4.2p
Proses Pencetakan SPG
5
F. Persediaan
Data Persediaan Data Persediaan
F. Pembeli
Data Pembeli
Diagram Level 1 Proses 3 Proses Pembuatan SOP & SP
Diagram Level 1 Proses 4 Proses Pembuatan SPG
Diagram Level (lanjutan)
5
3.1p
Proses Validasi Data 6
3.2p
Proses Pembuatan Jurnal FP
F. Jurnal
F. Persediaan
F. Jual Kredit
F. Rekening
Data Jurnal
Data PersediaanData Jual Kredit Data Jurnal
Data Rekening
JP
7
Diagram Level 1 Proses 5 Proses Pembuatan FP
Diagram Level 1 Proses 6 Proses Pembuatan JP
Diagram Level (lanjutan)
Diagram Level 1 Proses 7 Proses Pembuatan LP
ERD
Entity Relational Diagram
Normalisasi Data
Bentuk Tidak Normal
Kode_brg Nama_brg Harga Kuantitas No_pembeli Nama_pembeli Alamat
No_telp
No_SOP No_pembeli Tgl_transaksi Kode_brg
Tgl_jatuh_tempo Jangka_waktu Kuantitas No_pembeli Nama_pembeli Alamat
No_jurnal Tgl_transaksi No_pembyran No_rek
Debit Kredit
No_rek Nama_rek
Normalisasi Data (lanjutan)
Bentuk Normal Kesatu
Kode_brg Nama_brg Harga Kuantitas
No_pembeli Nama_pembeli Nama_jalan No_rumah Kode_pos Kota
No_telp
No_pembeli Nama_pembeli Alamat_pembeli Tgl_transaksi Total _piutang Jml_pembyran Tgl_jatuh_tempo
No_SOP No_pembeli Tgl_transaksi Kode_brg
Tgl_jatuh_tempo Jangka_waktu Kuantitas
No_rek Nama_rek No_jurnal
Tgl_transaksi Keterangan No_pembyran No_rek
Debit Kredit
Normalisasi Data (lanjutan)
Bentuk Normal Kedua
Jurnal
No_jurnal Tgl_transaksi Keterangan No_pembyran*
No_rek*
Debit Kredit
Rekening
No_rek*
Nama_rek Saldo Piutang
No_pembeli*
Nama_pembeli Alamat_pembeli Tgl_transaksi Total_piutang Jml_pembyran Tgl_jatuh_tempo Penjualan Kredit
No_SOP*
No_pembeli*
Tgl_transaksi Kode_brg
Tgl_jatuh_tempo Jangka_waktu Kuantitas
Pembeli
No_pembeli*
Nama_pembeli Nama_jalan No_rumah Kode_pos Kota
No_telp Persediaan
Kode_brg*
Nama_brg Harga Kuantitas
Bagian Marketing
Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Kredit
1
FPK 1
Ketentuan kredit terpenuhi
FPK 1 FPK 1
N
N
x ya tidak
pembeli x
FPK 2 FPK 1
Mencocokan FPK 1 dan FPK
2
FPK 1
FPK 2
N pembeli
x
x
FPK 1
SPK 1
SPK 2 FPK 1
3
N Mengakses data
pembeli
Melihat history payment
Memeriksa status kredit pembeli
Memeriksa status kredit pembeli
Mengakses data transaksi
Membuat SPK dan menyimpan data
Mencetak SPK sebanyak 2 lembar
Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Gudang
Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Pengiriman
Bagian Penagihan
Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Keuangan
Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Pimpinan Perusahaan
Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Perbandingan sistem yang sedang berjalan dengan rancangan sistem yang diusulkan
Sistem Penjualan Kredit CV.
Marina Jaya
Rancangan Sistem yang Diusulkan
Pencatatan atas transaksi-transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan dan kekeliruan yang disebabkan oleh human error pada saat proses pencatatan.
Pencatatan transaksi sudah terkomputerisasi sehingga kesalahan dan kekeliruan dapat diminimalisir dan dihindari.
Dokumen yang digunakan masih sederhana dan ditulis secara
manual serta adanya
ketidaklengkapan dokumen.
Dokumen disimpan secara komputerisasi lalu dicetak agar lebih rapi dan mudah ditemukan jika dokumen dibutuhkan.
Sistem pengendalian internal pada CV. Marina Jaya terdapat kerangkapan tugas pada Bagian Marketing.
Sistem pengendalian internal mengusulkan agar dilakukan pemisahan tugas antara Bagian Marketing dan Bagian Kredit.
PENUTUP
Kesimpulan:
Berdasarkan hasil analisis sistem penjualan kredit yang telah dilakukan pada CV. Marina Jaya, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengarsipan yang dilakuakan masih secara manual. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan pencatatan penerimaan dana dan informasi yang disajikan menjadi kurang akurat, informasi yang dibutuhkan tidak tersedia secara cepat dan tepat.
Sistem akuntansi penjualan kredit CV. Marina Jaya berjalan kurang efektif dikarenakan sistem tersebut kurang sesuai dengan standar sistem akuntansi yang telah ditetapkan karena memiliki kelemahan dalam prosedur penjualan kredit yaitu pada beberapa prosedur bagian ditangani oleh bagian yang sama.
Setelah memperhatikan kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya, maka dilakukan perancangan yang terdiri dari pembuatan use case diagram, activity diagram, DFD, ERD, normalisasi data, hingga tahapan perancangan dokumen dan database.
Saran:
1. Dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit CV. Marina Jaya perlu menerapkan sistem terkomputerisasi yang lebih memadai agar pengolahan data menjadi lebih akurat dan menghasilkan informasi yang optimal dan berguna bagi semua pihak.
2. Perlu diadakan uji coba (trial) terhadap perancangan sistem yang telah dibuat agar pengguna sistem dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
3. Melakukan sosialisasi dan pelatihan terhadap pengguna sehingga pengguna dapat beradaptasi dengan sistem yang telah terkomputerisasi.
