iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. TASAN MEGAH PRATAMA INTERNASIONAL
Friesca 0600654823
Abstrak
PT. Tasan Megah Pratama Internasional adalah agen distribusi utama dari kosmetik merk Revlon dan Ultima II. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini khususnya yang berkaitan dengan penggajian adalah kurangnya pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi penggajian yang sedang berlangsung pada perusahaan tersebut, tidak efisien dalam pencatatan berbagai transaksi dan pembuatan berbagai laporan yang berkaitan dengan sistem penggajian, pendokumentasian secara manual juga menyebabkan sulitnya penyediaan informasi yang up to date dan andal.
Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisa sistem penggajian yang sedang berjalan di perusahaan dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang mampu menghubungkan semua fungsi yang terkait dan mengadakan pengendalian intern baik secara terkomputerisasi maupun secara manual sehingga mampu mengatasi masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian pada perusahaan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan perancangan. Metode analisis dilakukan dengan melakukan survei, mengidentifikasi permasalahan yang terjadi, dan menganalisis pengendalian intern dalam proses bisnis lama. Hasil analisis kemudian dituangkan dalam perancangan sistem yang diusulkan. Metode perancangan yang digunakan dengan pendekatan berorientasi objek.
Hasil yang dicapai adalah rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam mencatat berbagai transaksi penggajian maupun transaksi kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran kepada karyawan. Sistem ini juga mendukung pengendalian internal atas prosedur penggajian dan dapat mengurangi masalah human error dalam perhitungan komponen gaji.
v
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur serta hormat penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat yang telah dicurahkan kepada penulis sehingga skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional dapat diselesaikan dengan baik. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Strata-1 pada jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini, penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan sehingga skripsi ini dapat selesai. Mohon maaf karena tidak dapat menyebutkan semua pihak yang telah banyak membantu baik secara langsung maupun tidak langsung satu persatu di sini. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu
Komputer.
4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi.
8. Bapak Aryanto Mulyadi S.,Drs., Ak., MM., selaku dosen pembimbing akuntansi yang telah memberikan banyak waktu dan saran dalam penyusunan skripsi ini. 9. Bapak J. Sudirwan, SE., MM., selaku dosen pembimbing sistem informasi yang
telah memberikan banyak waktu dan saran dalam penyusunan skripsi ini.
10.Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan.
vi
12.Mama dan kakak yang telah memberikan dukungan moril, kasih sayang dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
13.Teman-teman kelas PAZ angkatan 2002 khususnya Metta, Maria, dan Yunita Sari yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsi di semester ini dan untuk semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini berguna bagi PT. Tasan Megah Pratama Internasional khususnya, serta dapat memberikan manfaat bagi pembaca.
Jakarta, Januari 2007 Penulis
vii DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Softcover iii
Abstrak iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel xiv
Daftar Gambar xvii
Daftar Lampiran xx
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang Masalah 1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan dan Manfaat 3
1.4 Metodologi 4
1.5 Sistematika Penulisan 5
BAB 2 LANDASAN TEORI 7
viii
2.1.2 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi 8 2.1.3 Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi 9 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 9
2.2.1 Pengertian Gaji 9
2.2.2 Fungsi yang Terkait 10
2.2.3 Data Input 12
2.2.3.1 Sources 12
2.2.3.2 Forms of Input 12
2.2.4 Computer based Batch Processing System 13
2.2.5 Information Output 17
2.2.6 Manajemen Data 18
2.3 Sistem Pengendalian Intern 20
2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 20 2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern 21 2.3.3 Sistem Pengendalian Intern Penggajian 22 2.3.3.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Penggajian
22
2.3.3.2 Struktur Sistem Pengendalian Intern Penggajian
23
2.4 Pajak Penghasilan 31
2.4.1 Pajak Penghasilan Umum 31
2.4.1.1 Objek Pajak 32
ix
2.4.1.3 Cara Melunasi Pajak 33 2.4.2 Pajak Penghasilan Pasal 21 34 2.4.2.1 Wajib Pajak PPh Pasal 21 34 2.4.2.2 Objek Pajak PPh Pasal 21 35 2.4.2.3 Biaya Jabatan dan Biaya Pensiun 36 2.4.2.4 Hak dan Kewajiban Wajib Pajak Pemotong
PPh Pasal 21
37
2.4.2.5 Cara Menghitung PPh Pasal 21 40 2.5 Object Oriented Analysis and Design 44
2.5.1 Pengertian Object 44
2.5.2 System Definition 44
2.5.3 Pengertian Object Oriented Analysis and Design 44 2.5.4 Pengertian Object Oriented Analysis 45
2.5.4.1 Sistem Choice 45
2.5.4.2 Problem Domain Analysis 46
2.5.4.2.1 Class 49
2.5.4.2.2 Structure 50
2.5.4.2.3 Behavior 52
2.5.4.3 Application Domain Analysis 53
2.5.4.3.1 Usage 54
2.5.4.3.2 Function 56
2.5.4.3.3 User Interface 57
x
2.5.5.1 Architecture Design 59
2.5.5.1.1 Component Architecture 63
2.5.5.1.2 Process Architecture 65
2.6 Kaitan Analisis dan Perancangan dengan Orientasi Objek 66
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 68
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 68
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan 68 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 69 3.1.3 Strukur Organisasi dan Uraian Tugas 69 3.1.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 69 3.1.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang 70 3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 75
3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
75
3.2.2 Kebijakan Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
76
3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan 79 3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan 79 3.2.3.2 Prosedur Perhitungan Gaji dan Prosedur
Pembuatan Daftar Gaji
82
xi
3.3 Saran Perbaikan 86
3.4 Analysis Document 88
3.4.1 The Task 88
3.4.1.1 Purpose 88
3.4.1.2 System Definition 88
3.4.1.3 Context 90
3.4.2 The Problem Domain 94
3.4.2.1 Clusters 94
3.4.2.2 Structure 94
3.4.2.3 Classes and Behavior 98
3.4.2.4 Events 109
3.4.3 The Application Domain 111
3.4.3.1 Usage 111
3.3.3.1.1 Overview 111
3.3.3.1.2 Actors 113
3.3.3.1.3 Use Case Specification 114
3.4.3.2 Function 140
3.4.3.3 User Interface 140
3.4.3.3.1 Dialogue Style 141
3.4.3.3.2 Overview 142
3.4.3.4 The Technical Platform 144
3.4.3.5 Recommendation 144
xii
Feasibilty
3.4.3.5.2 Strategy 144
3.4.3.5.3 Development Economy 145
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. TASAN MEGAH PRATAMA INTERNASIONAL
4.1 The Task 146
4.1.1 Purpose 146
4.1.2 Correction to The Analysis 146
4.1.3 Quality Goal 146
4.2 Technical Platform 147
4.2.1 Equipment 147
4.2.2 System Software 148
4.2.3 System Interfaces 148
4.2.4 Design Language 148
4.3 Architecture 149
4.3.1 Component Architecture 149
4.3.2 Process Architecture 150
4.4 Standard 152
4.5 Component 153
4.5.1 Model Component 153
xiii
4.5.1.2 Classes 154
4.5.2 Function Component 156
4.5.3 Operation Specification 156
4.5.4 User Interface Component 159
4.6 Recommendations 161
4.6.1 System Usefulness 161
4.6.2 Plan for Initiating User 161
4.6.3 Implementation Plan 162
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 163
5.1 Simpulan 163
5.2 Saran 164
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Tarif Pajak PPh Pasal 21 33
Tabel 2.2 Aktivitas pada Problem Domain Analysis 49 Tabel 2.3 Aktivitas pada Application Domain 53 Tabel 2.4 Kegiatan Architecture Design 60
Tabel 2.5 Criteria 61
Tabel 2.6 Kegiatan Component Design 63
Tabel 2.7 Jenis Arsitektur client-server 65
Tabel 3.1 Tarif Pembayaran lembur 78
xv
Tabel 3.14 Event Table 109
Tabel 3.15 Definisi aktor Employee 113
Tabel 3.16 Definisi aktor HRD Staff 113
Tabel 3.17 Definisi aktor Sales Staff 113 Tabel 3.18 Definisi aktor Finance (payroll) 114 Tabel 3.19 Spesifikasi use case “Membuat Pendataan Karyawan Baru” 114 Tabel 3.20 Spesifikasi use case “Mencetak Surat Pengangkatan Karyawan” 115 Tabel 3.21 Spesifikasi use case “Membuat Pendataan Karyawan Mutasi” 115 Tabel 3.22 Spesifikasi use case “Membuat Transaksi Pinjaman Karyawan” 116 Tabel 3.23 Spesifikasi use case “Absensi” 117 Tabel 3.24 Spesifikasi use case “Membuat Surat Perintah Lembur” 118 Tabel 3.25 Spesifikasi use case “Membuat Transaksi Tunjangan” 119 Tabel 3.26 Spesifikasi use case “Membuat Transaksi Penjualan Salesman” 119 Tabel 3.27 Spesifikasi use case “Membuat Transaksi Kenaikan Gaji
Karyawan”
120
Tabel 3.28 Spesifikasi use case “Membuat Laporan Daftar Gaji dan Rekapitulasi Daftar Gaji”
121
Tabel 3.29 Spesifikasi use case “Mencetak Laporan Transfer Gaji” 121 Tabel 3.30 Spesifikasi use case “Mencetak Laporan Absensi” 122 Tabel 3.31 Spesifikasi use case “Mengakses Data Pribadi” 122 Tabel 3.32 Spesifikasi use case “Mengakses Data Kehadiran Karyawan” 123 Tabel 3.33 Spesifikasi use case “Mencetak Laporan dan Rekapitulasi
Pajak”
xvi
Tabel 3.34 Function List Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
140
Tabel 3.35 Daftar Windows User Interface dan Printouts Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
141
Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
147
Tabel 4.2 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
147
Tabel 4.3 Operation Specification “Compute Overtime Tariff” 156 Tabel 4.4 Operation Specification “Compute Income Tax” 157 Tabel 4.5 Operation Specification “Compute Transportation” 158
xvii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Diagram Aliran Data computer-based Batch Processing System 16 Gambar 2.2 Struktur Pengendalian Intern 23
Gambar 2.3 Contoh Class Diagram 48
Gambar 2.4 Contoh Statechart Diagram 52
Gambar 2.6 Contoh Use Case 55
Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram 56
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 70 Gambar 3.2 Rich Picture sistem yang sedang berjalan 84 Gambar 3.3 Cluster Model Sistem Informasi Penggajian 94
Gambar 3.4 Struktur dari “Employee” 94
Gambar 3.5 Struktur dari “Payment” 95
Gambar 3.6 Struktur dari “Mutation” 95
Gambar 3.7 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
97
Gambar 3.8 Class “Employee” 98
Gambar 3.9 Statechart Diagram Kelas “Employee” 98
Gambar 3.10 Class “Department” 99
Gambar 3.11 Statechart Diagram Kelas “Department” 99
Gambar 3.12 Class “Position” 100
Gambar 3.13 Statechart Diagram Kelas “Position” 100
Gambar 3.14 Class “Absence” 101
Gambar 3.15 Statechart Diagram Kelas “Absence” 101 Gambar 3.16 Class “Subsidy Transaction” 102 Gambar 3.17 Statechart Diagram Kelas “Subsidy Transaction” 102 Gambar 3.18 Class “Overtime Transaction” 102 Gambar 3.19 Statechart Diagram Kelas “Overtime Transaction” 103
xviii
Gambar 3.21 Statechart Diagram Kelas “Salary Upgrade” 104
Gambar 3.22 Class “Sales” 104
Gambar 3.23 Statechart Diagram Kelas “Sales” 104 Gambar 3.24 Class “Payment Transaction” 105 Gambar 3.25 Statechart Diagram Kelas “Payment Transaction” 105
Gambar 3.26 Class “Payment Detail” 106
Gambar 3.27 Statechart Diagram Kelas “Payment Detail” 106
Gambar 3.28 Class “Mutation” 106
Gambar 3.29 Statechart Diagram Kelas “Mutation” 107
Gambar 3.30 Class “Loan transaction” 107
Gambar 3.31 Statechart Diagram Kelas “Loan transaction” 107 Gambar 3.32 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
112
Gambar 3.33 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Pendataan Karyawan Baru”
124
Gambar 3.34 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Surat Pengangkatan Karyawan”
125
Gambar 3.35 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Pendataan Mutasi Karyawan”
126
Gambar 3.36 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Absensi” 127 Gambar 3.37 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat transaksi
lembur”
128
Gambar 3.38 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Tunjangan”
129
Gambar 3.39 Sequence Diagram untuk Use Case “Transaksi Kenaikan Gaji” 130 Gambar 3.40 Sequence Diagram untuk Use Case “Mengakses Data Pribadi” 131 Gambar 3.41 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi
Pinjaman Karyawan”
132
Gambar 3.42 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Penjualan”
xix
Gambar 3.43 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Laporan Absensi beserta Rekapitulasi”
134
Gambar 3.44 Sequence diagram untuk use case “Membuat laporan gaji beserta rekapitulasi”
135
Gambar 3.45 Lanjutan Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Laporan Gaji beserta Rekapitulasi”
136
Gambar 3.46 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Laporan Transfer Gaji”
137
Gambar 3.47 Sequence Diagram untuk use case “Mengakses Data Kehadiran”
138
Gambar 3.48 Sequence Diagram untuk use case “Membuat Laporan dan Rekapitulasi Pajak”
139
Gambar 3.49 Navigation Diagram 143
Gambar 4.1 Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
150
Gambar 4.2 Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
151
Gambar 4.3 Architecture Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
152
Gambar 4.4 Contoh standard button dalam sistem informasi penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
153
Gambar 4.5 Contoh warning message dalam sistem informasi penggajian pada PT. Tasan Megah Pratama Internasional
153
Gambar 4.6 Revised Class Diagram 155
Gambar 4.7 Class Placement 156
xx
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Form Absence L.1
Lampiran 2 Form Login L.1
Lampiran 3 Form Menu Setting L.2
Lampiran 4 Form Change Password L.2
Lampiran 5 Form Menu Master L.3
Lampiran 6 Form Master New Employee L.3 Lampiran 7 Form Master Employee (Tab Control Personal Information) L.4 Lampiran 8 Form Master Employee (Tab Control Financial Information) L.5
Lampiran 9 Form Master Department L.6
Lampiran 10 Form Master Position L.6
Lampiran 11 Form Menu HRD Transactions L.7
Lampiran 12 Form Overtime L.7
Lampiran 13 Attendance List L.8
Lampiran 14 Form Mutation L.8
Lampiran 15 Form Menu Finance Transactions L.9 Lampiran 16 Form Salary Upgrade Transactions L.9 Lampiran 17 Form Subsidy Transaction L.10 Lampiran 18 Form Loan Transaction L.10 Lampiran 19 Form Menu Sales Transaction L.11 Lampiran 20 Form Sales Transaction L.11
Lampiran 21 Form Menu Reports L.12
xxi
