BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Berdirinya Pemerintahan Kota Medan
Kampung kecil, yang dalam masa kurang lebih 80 tahun dengan pesat berkembang menjadi kota, yang dewasa ini kita kenal sebagai kota Medan, berada di satu tanah datar atau Medan, ditempat sungai Babura bertemu dengan sungai Deli, yang di waktu itu dikenal sebagai “Medan Putri”, tidak jauh dari jalan Putri Hijau sekarang.
Menurut Tengku Lukman Sinar, SH dalam bukunya yang bernama “Riwayat hampiran perak” yang terbit dalam tahun 1971, yang mendirikan kampong medan adalah Raja Guru Patimpus, nenek moyang Datuk Hamparan perak (Dua Belas Kuta) dan Datuk Sukapiring, yaitu dua dari tempat Kepala Suku Kesultanan Deli.
Deli mulai terkenal namanya setelah orang-orang Belanda, yang dipelopori Neinhuys, membuka perkebunan tembakau di sekitar Medan.Dalam beberapa tahun saja deli terkenal diseluruh dunia karena dalam tembakau yang dihasilkannya tidak ada tandingan sampai sekarang sebagai daun pembungkus cerutu. Hal ini menarik investor-investor asing dan menyebabkan banyak orang-orang dari daerah lain yang pindah ke daerah Deli untuk mencari nafkah.
Neinhuys kemudian meninggalkan kantornya dari labuhan ke Medan Putri dari tempat mana kota Medan berkembang dengan pesat dan akhirnya menjadi pusat pemerintahan Provinsi Sumatera Utara Timur dan Kerajaan Deli.
Di tahun 1981, Medan menjadikan Kotapraja, tetapi tidak termasuk dalamnya daerah kota Maksum dan daerah sungai Kera yang tetap berada dibawah kawasan Sultan Deli. Ketika itu, penduduk Medan telah berjumlah 43,826 jiwa, dan terdiri dari 409 orang bangsa Eropa, 25.000 orang bangsa Indonesia 8.269 orang bangsa Cina dan 130 orang bangsa Asing
Kemudian melalui undang-undang darurat No.7 dan tahun 1956, dibentuk di provinsi Sumatera Utara daerah-daerah Tingkat II. Antara lain, Kabupaten Deli Serdang dan Kotamadya Medan.Perkembangan selanjutnya di Provinsi Sumatera Utara umumnya dan Kotamadya khususnya, memerlukan perluasan daerah untuk mampu menampung laju perkembangan. Oleh karena itu, maka dikeluarkan peraturan pemerintah No.22 Tahun 1973, melalui nama dimasukkan beberapa bagian dari Kabupaten dan 116 Kelurahan dengan surat persetujuan Mendagri No.140/2271/PUOD tanggal 05 Mei.
Visi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan adalah sebagai berikut:
“Terselenggaranya Urusan Administrasi Pemerintah Umum yang Prima dan Profesional, Efisien dan Efektif”.
Misi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan adalah sebagai berikut:
1) Meningkatkan kualitas aparatur yang handal.
2) Meningkatkan pelayanan yan semakin cepat dan tepat. 3) Meningkatkan pemanfaatan teknologi.
4) Meningkatkan peyediaan sumber data yang akurat dan akuntabel.
Tujuan
Dalam rangka mendukung visi dan misi yang ada, perlu adanya tujuan yang jelas agar apa yang kita capai tepat pada sasaran, yaitu:
1. Terpenuhinya kebutuhan aparatur baik sarana dan prasarana. 2. Terselenggaranya kegiatan aparatur.
3. Terselenggaranya kegiatan yang melibatkan masyarakat umum.
Sasaran
Adapun sasaran strategis dari bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan yang ingin dicapai yaitu:
1. Meningkatkan koordinasi dan efektivitas antar daerah terutama di bidang pemerintahan umum.
2. Meningkatnya efektivitas tindak lanjut konsultasi antara Pemerintah Kota, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.
3. Meningkatkan ketentraman masyarakat dan ketertiban umum
B. Makna dan Logo Pemko Medan
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan (2016) Gambar 2.1.
Logo Pemko Medan Pengertian Lambang Kota Medan :
• 17 biji padi berarti tanggal 17 dari hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia. • 8 bunga kapas berarti bulan 8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia.
• Satu bambu runcing yang terletak dibelakang perisai adalah lambang perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting dihadapan bambu runcing berarti kemakmuran serta keadilan social yang merata ada dihadapan kita.
• Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk kota Medan khususnya dan umumnya Indonesia akan bersinar-sinar bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.Lima sinar bintang berarti lima bahan pokok. terpenting yang di ekspor dari kota Medan dan lima bagian perisai berarti Pancasila yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia.
C.Gambaran Umum Kantor Walikota Medan
Kantor Walikota Medan terletak di Jalan Kapten Maulana No. 2, Nomor telepon (061) 4512412, Faks (061) 4579228, 4520782, Email sekretariat@pemkomedan.go.id.Dimana Kantor Walikota bersebelahan dengan Grand Palladium dan sebelah kanan terdapat sungai Deli berseberangan dengan Kantor DPRD (Dewan Perwakilan Rakyat Daerah) Provinsi Sumatera Utara.
Pada Kantor Walikota Medan terdiri atas beberapa lantai yaitu lantai basement, lantai satu hingga lantai empat dimana pada posisi tengah dalam kantor terdapat lapangan kecil untuk apel pegawai setiap harinya.
Pada lantai basement sebelah kanan terdapat Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK) Sekretariat Daerah Kota Medan, Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah Kota Medan, Subbag Rumah Tangga Sekretariat Daerah Kota Medan, Kantor Sandi Daerah Kota Medan, Koperasi, Kantin. Dan basement sebelah kiri terdapat Badan Pemberdayaan Masyarakat, Perlengkapan dan Asset.
Pada lantai satu sebelah kanan terdapat Badan Penelitian dan Pengembangan (Balitbang) Kota Medan, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan, Badan Administrasi Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Medan.Di bagian belakang terdapat sebuah ruangan Poliklinik Kantor Walikota Medan, Bagian Hubungan Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Medan, Bagian Administrasi Sumber Alam Sekretariat Daerah Kota Medan.Dan lantai satu sebelah kiri terdapat Bagian Hubungan Masyarakat Sekretariat Daerah Kota Medan,
Badan Kepegawaian Daerah.Pada bagian tengah lantai satu juga terdapat lapangan untuk apel para pegawai.
Pada lantai dua sebelah kanan terdapat Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota Medan, Asisten Pemerintah Sekretariat Daerah Kota Medan, Asisten Kesejahteraan Masyarakat Sekretariat Daerah Kota Medan, Ekonomi dan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan, Ruang Rapat II Kantor Walikota Medan, Badan Lingkungan Hidup Kota Medan, Bagian Administrasi Perekonomian Sekretariat Daerah Kota Medan, Bidang Akuntansi dan Pelaporan Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kota Medan. Dan sebelah kiri pada lantai dua terdapat Badan Pengelolan Keuangan dan Aset Daerah Kota Medan, Ruangan Sekretaris Daerah Kota Medan, Ruangan Walikota dan Wakil Walikota, Bagian Keuangan (Subbag Perbendaharaan, Subbag Verifikasi) Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kota Medan, Ruang Rapat I Kantor Walikota Medan.
Pada lantai tiga sebelah kanan terdapat Inspektorat, Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Medan, Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Sekretariat Daerah Kota Medan, Bagian Agama dan Pendidikan Sekretariat Daerah Kota Medan. Dan sebelah kiri pada lantai tiga terdapat Bagian Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Daerah Kota Medan, Badan Perencanaan Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan, Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Medan.
Pada lantai terakhir yaitu lantai empat terdapat Inspektorat Kota Medan, Ruang StaffAhli dan Ruang Rapat III Walikota Medan.
D. STRUKTUR ORGANISASI
A. Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan
Struktur Organisasi adalah susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu sasaran.Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan antara unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada.Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah tercapai struktur organisasi yang bersangkutan.Sebelum menjalankan aktivitas organisasi/instansi sangatlah penting dalam membuat tata hubungan dari pada wewenang dan tugas masing-masing bagian organisasi/instansi.
Adapun StrukturOrganisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan dapat di lihat pada Gambar 2.2
Struktur Organisasi pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan yaitu sebagai berikut :
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan (2016) Gambar 2.1.
Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan.
Adapun struktur organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kantor Walikota Medan adalah sebagai berikut:
A. Sekretariat Daerah
B. Asisten Pemerintah, terdiri dari
1. BagianAdministrasiPemerintahUmum, membawahi : a) Sub BagianKetentramandanKetertibanUmum
Kepala Bagian Umum Mhd. Andi Syahputra, SSTP, MAP
NIP. 19791222 200012 1 001
Kasubbag Protokoler Topan Obaja Putra Ginting
SSTP, M.SP NIP. 19830407 200101 1
Kasubbag Ketatausahaan Sumiadi, SS
NIP. 19730818 200003 1 002
Kasubbag Rumah Tangga Yoga Budi Pratama Irawan
SSTP, M.Si
b) Sub BagianKependudukandanPerlindunganMasyarakat c) Sub BagianPengawasandanTugasPembantuan 2. BagianHubunganMasyarakat, membawahi : a) Sub BagianPengumpulandanPenyaringanInformasi b) Sub BagianPemberitaan c) Sub BagianDokumentasi
3. Bagian Hubungan KerjaSama, membawahi : a) Sub BagianHubunganKerjasamaAntar Daerah b) Sub BagianHubunganKerjasamaLuarNegeri C. Asisten Kesejahteraan dan Kemasyrakatan, terdiri dari
1. BagianAdministrasiKesejahteraandanKemasyrakatan Rakyat, membawah: a) Sub BagianKesehatan
b) Sub BagianPendidikan
2. Bagian Agama danPendidikan, membawahi : a) Sub Bagian Agama
b) Sub BagianPendidikan
3. BagianAdministrasiKemasyrakatan, membawahi :
a) Sub BagianKesatuanBangsaPolitikdanPemerdayaanMasyrakat b) Sub BagianKepumadaandanOlahrag
D. Asisten Perekonomian dan Pembangunan, terdiri dari 1. BagianAdministrasi Pembangunan, membawahi :
a) Sub BagianPerencanaan Pembangunan PenelitiandanStatistik b) Sub BagianPerhubungandanPekerjaanUmum
2. BagianAdministrasiSumberDayaAlam, membawahi : a) Sub BagianPertaniandanKelautan
b) Sub BagianLingkunganHidupEnergidanSumberDaya Mineral 3. BagianAdminsitrasiPerekonomian, membawahi :
a) Sub BagianPerindustriandanPerdagangan b) Sub BagianKoperasidan Usaha Kecil Menengah c) Sub Bagian Usaha Daerah
E. Asisten Adminisrasi Umum, terdiri dari 1. BagianHukum, membawahi : a) Sub BagianPeraturanPerundang-undangan b) Sub BagianBantuanHukum c) Sub BagianEvaluasidanDokumentasi 2. BagianOrganisasidanTatalaksana, membawahi : a) Sub BagianKelembagaan
b) Sub BagianAnalisaFormasiJabatandan SDM Aparatur c) Sub BagianKetatalaksanaan 3. BagianKeuangan, membawahi : a) Sub BagianAnggaran b) Sub BagianAkuntansidanPelaporan c) Sub BagianBelanjaPegawai d) Sub BagianPerbendaharaan e) Sub BagianVerifikasi
4. Bagian Perlengkapandan Asset, membawahi : a) Sub BagianPerlengkapan
c) Sub BagianMutasi Asset 5. BagianUmum, membawahi : a) Sub Bagianketatausahaan b) Sub BagianProtokol c) Sub BagianRumahTangga E. Uraian Teoritis
Didalam Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan terdapat Job Description pada setiap bagiannya. Berikut ini adalah Job Description dari Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan :
Dalam melaksankan tugas pokok dan fungsi, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan dipimpin oleh 1 (satu) orang Kepala Bagian dan dibantu 3 (tiga) orang Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian Ketatausahaan, Sub Bagian Protokoler, dan Sub Bagian Rumah Tangga.
Adapun struktur organisasinya sebagai berikut : 1. Sub Bagian Ketatausahaan
2. Sub Bagian Protokoler 3. Sub Bagian Rumah Tangga
Bagian umum mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah melalui Assisten Administrasi Umum dalam menyusun perumusan kebijakan, pembinaan administrasi dan pengkoordinasian perangkat daerah lingkup ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah tangga.
Dalam hal ini Bagian Umum menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bagian Umum;
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah tangga;
c. Penyusunan bahan perumusan kebijakan lingkup ketatausahaan ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah tangga;
d. Pelaksanaan kegiatan tata usaha umum dan pimpinan;
e. Pelaksanaan urusan kepegawaian, urusan keuangan, dan urusan rumah tangga sekretariat;
f. Pelaksanaan urusan prtokol dan perjalanan dinas; g. Pelaksanaan pembinaan kearsipan sekretariat;
h. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah lingkup ketatausahaan sekretariat, protokol dan rumah tangga;
i. Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dalam melaksanankan tugas pokok dan fungsinya Bagian Umm Sekretariat Daerah Kota Medan membawahi 3 (tiga) Sub Bagian Ketatausahaan, Sub Bagian Protokol, dan Sub Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas pokok dan fungsinya sebagai berikut.
1. Sub Bagian Ketatausahaan
Tugas pokok Sub Bagian Ketatausahaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum lingkup perlengkapan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Ketatausahaan; b) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup ketatausahaan sekretariat;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup ketatausahaan sekretariat;
d) Pelaksanaan kegiatan tata usaha umum dan pimpinan; e) Pelaksanaan tata usaha keuangan sekretariat;
f) Pelaksanaan urusan kepegawaian pada Bagian Umum Sekretariat; g) Pelaksanaan urusan perbekalan dan materil bagian;
h) Pelaksanaan tugas ketatausahaan;
i) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
j) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan fungsinya.
2. Sub Bagian Protokol
Tugas pokok Sub Bagian Protokol mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum lingkup keprotokolan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyiapan bahan penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Protokol; b) Penyiapan bahan peyusunan petunjuk teknis lingkup protokol;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup protokol; d) Pengumpulan bahan dan data serta menyusun acara keprotokolan;
e) Pelaksanaan administrasi perjalanan dinas;
f) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai tugas dan fungsinya.
3. Sub Bagian Rumah Tangga
Tugas pokok Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum lingkup kerumahtanggaan. Dan adapun fungsinya yaitu :
a) Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga; b) Peyusunan bahan petunjuk teknis lingkup rumah tangga;
c) Pengumpulan dan penganalisaan data bahan perumusan kebijakan lingkup rumah tangga;
d) Pelaksanaan kegiatan urusan kerumahtanggan yang meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas, rumah dinas, serta memelihara kantor dan pekarangan; e) Pelaksanaan pembinaan, pengendalian, pemantauan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas;
