BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG 3.1. Kedudukan dan Koordinasi
Sumber : The Springs Club, 2020 Gambar 3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Berdasarkan gambar 3.1 Kedudukan dan Koordinasi penulis ditempatkan sebagai staff bersama Bu Emalia dan Pak Wisnu. Pak Wisnu ini menjadi atasan bagi penulis selama melakukan praktek kerja magang di The Springs Club serta yang menginstruksikan seluruh tugas dan tanggung jawab penulis dalam melakukan kerja magang sedangkan Ibu Caroline merupakan atasan bagi pak Wisnu dalam melakukan kegiatan di seluruh departemen human resource management diperusahaan. Dalam melaksanakan proses kerja magang di The Springs Club, penulis ditempatkan di departemen Human Resource Management dalam devisi HR Administration jabatan penulis dalam melakukan proses kerja magang adalah sebagai staff dengan tugas serta tanggung jawab yang dimilki yaitu : mengurus bagian training yang berkoordinasi langsung dengan Bapak Wisnu Cahya Adrian selaku Human Resource Coordinator The Springs Club Ibu Emalia Viviana selaku Human Resourece Administration The Springs Club.
Tanggung jawab utama yang dilakukan penulis adalah melaksanakan kegiatan tentang training dari awal hingga berakhirnya training seperti: melakukan kegiatan mencari vendor Training yang dibutuhkan, Membuat draf jadwal nama peserta training yang akan dilaksanakan, ikut serta membantu dalam pelaksanaan training, menyiapkan formulir kehadiran peserta training, melakukan input serta biaya & nama peserta yang telah mengikuti training ke database perusahaan, melakukan rekapitulasi data training 2018. Melaksanakan kegiatan timekeeper yang dilakukan di (Pagi,siang serta sore hari) untuk di upload ke portal perusahaan The Springs Club, melakukan koreksi absensi security di berita acara untuk disesuaikan dengan jam masuk kerja, melakukan koreksi absesnsi karyawan perdepartemen sesuai jam kerja, melakukan panggilan kepada calon kandidat untuk memastikan terlebih dahulu data karyawan dan melakukan invitation interview melalui whatsapp kepada calon candidat dan mendaftarkan free parking kepada karyawan yang membawa kendaraan.
3.2. Tugas yang Dilakukan
Beberapa tugas yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktek kerja magang di The Springs Club periode (09 Maret 2020 – 27 Maret 2020) lalu dilanjutkan tanggal (20 Juli 2020 – 25 Agustus 2020).
Tabel 3.1. Tugas Utama
No Jenis pekerjaan yang dilakukan Koordinasi
1 Melakukan pencarian vendor sesuai dengan training yang dibutuhkan
HR Coordinator Pak Wisnu & HR Administrasi
Bu Emalia 2 Membuat draf jadwal nama peserta training yang
akan dilaksanakan
HR Administrasi Bu Emalia 3 Melaksanakan training service excellence HR Coordinator Pak
Wisnu & HR Administrasi Bu Emalia
4 Memberikan dan memastikan formulir kehadiran terisi dengan lengkap oleh peserta training
HR Administrasi Bu Emalia 5 Melakukan input nama peserta yang telah
mengikuti training
HR Coordinator Pak Wisnu & HR Administrasi
Bu Emalia Administrasi Bu Emalia 6 Melakukan input biaya training yang telah
dilaksanakan
HR Coordinator Pak Wisnu & HR Administrasi
Bu Emalia 7 Melakukan rekapitulasi training tahun 2018 HR Administrasi Bu
Tabel 3.2 Tugas Tambahan
No Jenis pekerjaan yang dilakukan Koordinasi
1 Melakukan invitation interview calon candidat HR Administrasi Bu Emalia 2 Melakukan tarik absensi yang dilakukan di pagi
hari, siang hari dan sore hari lalu di upload ke portal web perusahaan
HR Coordinator Pak Wisnu & HR Administrasi Bu
Emalia 3 Memonitoring jam kerja karyawan perminggu
setiap hari senin dan pengecekan presensi lalu disesuaikan dengan berita acara
HR Coordinator Pak Wisnu & HR Administrasi Bu
Emalia 4 Melakukan pendaftaran kendaraan karyawan untuk
free parking melalui formulir free parking
General Affair Pak mad komy
3.3. Uraian Pelakasanaa Kerja Magang
Selama proses pelaksanaan program kerja magang yang di lakukan di perusahaan The Springs Club penulis memiliki job description seperti membantu pelaksanaan training dari awal training di mulai hingga selesai, melaksanakan dan membantu proses recruitment, serta membantu dan melaksanakan proses penginputan serta monitoring absensi yang akan di uraikan secara detail sebagai berikut:
3.3.1. Proses Pelaksanaan kerja magang
1. Proses pencarian dan menghubungi vendor training
Penulis di tugaskan untuk menghubungi vendor training yang telah di tentukan dari perusahaan untuk bagian training general affair melalui chat whatsapp dan penulis mencari vendor training yaitu training untuk HACCP Cheff
di beberapa website dengan cara membandingkan harga, modul yang akan dibawakan serta benefit yang didapatkan apa saja, kebutuhkan training ini disesuaikan dengan kebutuhan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan serta dapat mempermudah pekerjaan karyawan yang membutuhkan training tersebut. disini penulis bertugas untuk mastikan bahwa budget training yang disediakan perusahaan sesuai dengan budget yang vendor training inginkan lalu penulis menunggu keputusan kepada Bapak Wisnu dan Ibu Caroline apakah vendor yang diajukan sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau tidak jika sudah di setujui penulis akan menghubungi vendor dan untuk memastikan kapan pelaksanaan training akan di lakukan.
Sumber : Data Pribadi, 2020
Sumber : Data Pribadi, 2020
Gambar 3.4 Proses Followup Vendor Training
2. Menginput jadwal dan daftar nama calon peserta training
Sebelum melakasanakan kegiatan training, departemen human resource bagian administrasi dan penulis saling berkoordinasi terkait nama calon peserta training, dan penulis melakukan penginputan jadwal terkait training yang akan dilaksanakan kedalam database perusahaan The Springs Club.
Sumber : Data Pribadi, 2020
Gambar 3.5 Proses penginputan Jadwal dan Daftar Nama Peserta Training
3. Membuat pengumuman training yang akan di laksanakan
Penulis di berikan tugas untuk memberikan pengumuman dalam grup training yang telah dibuat guna untuk menyampaikan info terkait pelaksanaan training, penulis mendapat kesempatan untuk menyampaikan informasi tentang
schedule training yang akan dilaksanakan, kegiatan ini dilakukan untuk membantu Ibu Emalia dalam pekerjaanya.
Sumber : Data Penulis, 2020 Gambar 3.6 Informasi Training
4. Melaksanakan Kegiatan Training Service Excellence
Pada training ini, penulis ikut serta dalam pelaksanaan training service excellence bersama trainer yang berasal dari banquet sales dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan sesuai dengan standar perusahaan yang telah
ditetapkan sehingga training ini diharapkan untuk memberikan good service terhadap customers The Springs Club, training service execellence ini merupakan training yang dilakukan secara bergilir dengan tujuan setiap karyawan bisa mengikuti training ini.
Sumber : Dokumentasi Penulis, 2020 Gambar 3.7 Training Service Excellence
5. Daftar Hadir Peserta Training
Peserta yang mengikuti training akan di arahkan untuk menulis nama, jabatan, bagian dan tanda tangan di formulir hadir yang diberikan secara estafet oleh penulis, penulis bertugas memastikan bahwa peserta wajib
mengisi formulir dengan lengkap untuk menghindari miss penulis melaksanakan proses penginputan data peserta yang telah mengikuti training.
Sumber : The Springs Club, 2020 Gambar 3.8 Formulir Kehadiran Training
Setelah penulis ikut serta menyusun jadwal training dan mengikuti pelaksanaan training maka proses selanjutnya adalah penulis melakukan input data training kedalam database perusahaan The Springs Club.
Sumber : The Springs Club, 2020 Gambar 3.9 Proses Input Data Training
Menyelenggarakan sebuah training menjadikan alah satu upaya untuk meningkatkan kualitas umber daya manusia ke arah yang lebih baik dan perusahaan harus bersedia menyediakan anggaran untuk pelatihan karyawan yang pastinya didalam pelatihan terdapat fasilitas dan materi training yang di berikan kepada peserta, maka perusahaan memberikan biaya untuk menunjang training supaya berjalan dengan lancar sesuai dengan perencanaan. Penulis melakukan input daftar biaya training yang telah dilaksanakan suapaya terhindar dari salahnya perhitungan biaya yang telah diberikan perusahaan dan menjadi salah satu tolak ukur kinerja karyawan setelah mengikuti training.
Sumber : The Springs Club, 2020 Gambar 3.10 Input Biaya Training
Penulis disini bertugas untuk melakukan rekapitulasi training tahun 2018 yang belum terselesaikan, rekapitulasi ini bertujuan mempermudah atasan untuk mengetahui aktivitas apa yang telah berikan dan dilakukan sehingga atasan dapat mengawasi serta mudah dalam mengambil keputusan.
Sumber : The Springs Club
Sumber : The Springs Club, 2018 Gambar 3.12 Rekapitulasi Data Training
9. Melakukan invitation interview kepada calon kandidat melalui telephone dan chat whatsapp
Pada pekerjaan ini penulis membantu Ibu Emalia dalam malakukan invitation interview melalui via telepone dan chat, Penulis melakukan panggilan telephone kepada calon kandidat untuk memastikan apakah calon kandidat masih belum bekerja di tempat lain dan bersedia datang untuk melakukan interview di perusahaan The Springs Club serta memastikan data yang terlampir di dalam curriculum vitae benar, dan pada kesempatan tersebut penulis diminta untuk mengundang calon candidat karyawan untuk melakukan interview yang disampaikan melalui chat whatsapp dengan tujuan untuk remainder calon candidat terkait waktu pelaksanaan interview. Hal ini dilakukan untuk mengkonfirmasi kepada calon candidat siapa saja yang dapat hadir untuk melaksanakan interview dengan membalas chat tersebut.
Sumber : Dokumentasi Penulis, 2020 Gambar 3.13 Invitation Interview Calon Kandidat
Sumber : Data Penulis, 2020
10. Melakukan Penarikan Absensi
Penulis mendapat tugas dan perintah dari atasan untuk menjadi Time keeper, di hari sebelum memulai kerja karyawan di haruskan untuk melakukan presensi pada waktu datang dan pulang kerja melalui fingerprint sehingga dapat di dokumentasi kan dan menjadi barang bukti jika suatu saat terjadi kesalahan perhitungan absensi antar karyawan dan perusahaan. Dokumentasi absensi dapat di lihat di portal web perusahaan dimana seluruh karyawan dapat mengakses dan dapat melihat presensi mereka.
Sumber : The Springs Club, 2020
Sumber : The Springs Club, 2020 Gambar 3.16 Portal Web The Springs Club
11. Memonitoring Absensi Karyawan
Penulis mendapatkan tugas untuk memonitoring presensi karyawan yang dilakukan setiap seminggu sekali, memonitoring presensi bertujuan untuk menyesuaikan jam kerja karyawan yang terkadang turun atau hari check out fingerprint nya lewat dari hari mereka kerja. Lalu sebulan sekali penulis juga melakukan penyamaan presensi security dari potal web dengan berita acara tujuanya adalah untuk memastikan bahwa presensi mereka benar sesuai dengan absensi di portal web perusahaan.
Sumber : The Springs Club, 2020
Gambar 3.17 Presensi Karyawan di Portal Web The Springs Club.
Sumber : The Springs Club, 2020
Gambar 3.18 Berita Acara Absensi Security The Springs Club 12. Formulir Free Parking
Formulir free parking bertujuan untuk mendaftarkan karyawan yang membawa kendaraan untuk mengisi formulir tersebut, penulis berkesempatan mendapatkan tugas tambahan dari devisi general affair, yaitu penulis bertugas untuk memastikan bahwa karyawan yang mengisi formulir ini untuk melengkapi data yang terlampir hal ini di peruntukan kepada karyawan The Springs Club yang baru membawa kendaraan sehingga mereka tidak tidak akan di kenakan biaya saat melakukan check out kendaraan. Tugas ini berasal dari General Affair yang di serahkan penulis jika pengisian formulir sudah selesai maka penulis akan menyerahkan kepada General Affair kembali.
Sumber : The Springs Club, 2020
Gambar 3.19 Formulir Free Parking The Springs Club 3.4. Kendala Yang Di Temukan
Kendala yang ditemukaan pada saat proses kerja magang di The Springs Club berlangsung, penulis menemukan kendala – kendala yang terjadi, sebagai berikut: 1. Penginputan Data Yang Tidak Efisen Dan Efektif
Dalam melakukan proses penginputan data setelah training dilakukan masih berantakan sehingga banyak dokumen training belum terekapitulasi dengan baik seperti rekapitulasi tahun 2018 belum terselesaikan, hal tersebut akan tertunda terus – menerus sehingga banyak nama peserta yang telah mengikuti training belum terekap dengan baik, hal tersebut mengakibatkan kendala terutama untuk pihak HR Administration jika atasan meminta data secara tiba – tiba dan data yang di minta belum terrekapitulasi sehingga penulis harus mencari satu persatu di folder training yang belum terorganisir dengan baik
sehingga akan membutuhkan waktu yang sedikit lama untuk mencari dokumen yang di minta.
2. Komunikasi Yang Kurang Baik Antara HR dan Karyawan Mengenai Sistem Portal Yang Berlaku
Komunikasi menjadi salah satu hal penting untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar, selama proses kerja magang penulis menemukan ada karyawan yang melakukan cuti tanpa melihat sudah berapa banyak karyawan tersebut sudah ambil jatah cuti hal tersebut menjadi perdebatan oleh pihak hr karena dalam catatan hr karyawan tersebut sudah melampaui batas cuti tetapi di protal web perusahaan tidak ada batas maksimal pengambilan cuti hal seperti ini akan menjadi kesalahpahaman akibat komunikasi yang kurang baik antar pihak hr dan karyawan. Jika hal tersebut tidak segera diperbaiki maka pada saat karyawan telah mengambil cuti hal tersebut dapat menunda training karena tidak ada notifikasi terlebih dahulu kepada pihak hr jika karyawan tersebut tidak masuk karena telah mengambil cuti lewat form portal web perusahaan.
3. Kurangnya Fungsi Hardware Yang Kurang Mendukung Berjalanya Training. Saat pelaksanaan training akan di mulai di tengah – tengah perbincangan laptop yang digunakan error dan juga lemot sehingga menghambat proses training, maka training yang harusnya selesai tepat waktu jadi harus di perpanjang sehingga karyawan mengeluh karena karyawan yang mengikuti training juga mempunyai tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang harus diselesaikan sesuai dengan deadline yang telah di tentukan.
3.5. Solusi Dari Kendala Yang Telah Terjadi
Berdasarkan kendala yang telah ditemukan dan telah terjadi maka penulis ingin memberikan solusi atas kendala yang terjadi tersebut, berikut solusi nya yaitu :
1. Melakukan Rekapitulasi Data Terdahulu Yang Belum Terinput Menggunkan Excel.
Untuk menghadapi kendala yang telah di jelaskan diatas, maka sebaiknya proses rekapitulasi data terdahulu menggunakan excel harus segera di selesaikan secepatnya sehingga pada saat atasan meminta data terkait training yang telah berlalu, data tersebut sudah ada dan sudah siap serta tidak akan menunda pekerjaan dengan alasan mencari dokumen yang diminta oleh atasan.
2. Perusahaan Memberikan Pembaruan Portal Web Perusahaan Untuk Mempermudah Pekerjaan.
Dari kendala komunikasi yang kurang baik ini, penulis menemukan solusi sehingga tidak terjadinya miss komunikasi sebaiknya pihak perusahaan melakukan pembaruan portal web sehingga adanya maksimal pengambilan cuti sehingga pada saat karyawan yang telah mengambil cuti lebih dari yang di tetapkan, karyawan tersebut tidak dapat mengisi form cuti di portal web, hal tersebut dapat meminimalisir terjadinya miss komunikasi dan kesalah pahaman antara pihak human resource management dan karyawan. Hal tersebut juga akan berdampak pada aktivitas training yang di lakukan, jika karyawan tersebut memberikan penjelasan kepada pihak huma resource sebelum mengambil cuti maka proses training tidak akan tertunda.
3. Pihak IT Harus Melakukan Pembaruan Perangat Yang di Butuhkan Saat Training
Dalam proses training efisiensi waktu yang dibutuhkan, penulis menemukan solusi atas kendala pada saat training. Perbaruan sistem atau perbaruan perangkat sangat di perlukan untuk menunjang kelancaran
training sehingga tidak mengulur waktu peserta training dan tidak merugikan pihak yang ingin menyelesaikan tugas pekerjaanya.
