1 BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan diuraikan latar belakang dari masalah yang diangkat serta perumusan masalah dari latar belakang tersebut. Kemudian agar penelitian ini menjadi terarah dan spesifik, terdapat batasan-batasan yang diterapkan dalam pembahasannya, Batasan-batasan masalah tersebut akan dijelaskan pada bagian ini. Selain latar belakang, perumusan masalah dan batasan- batasannya, pada bab ini juga akan dibahas mengenai tujuan, manfaat, serta kontribusi dari penelitian ini.
I.1. LATAR BELAKANG
PT. Telkomsel, tbk. (selanjutnya akan disebut sebagai Telkomsel) merupakan salah satu provider jaringan Global System for Mobile Communications (GSM) dengan pangsa pasar kurang lebih 50% pada akhir
tahun 2009 di Indonesia (sumber: Marketing Telkomsel, 2010). Memimpin dunia layanan telekomunikasi Indonesia dengan pangsa pasar terluas, Telkomsel merupakan operator telekomunikasi seluler GSM dengan lebih dari 72 juta pelanggan (sumber: www.telkomsel.com, 2010).
Selayaknya sebagai provider GSM dengan pangsa pasar terbesar di Indonesia, Telkomsel harus menjalankan organisasinya dengan efektif.
Untuk itu, Telkomsel tentunya harus mengatur jalannya perusahaan sekaligus terus menerus mengevaluasinya. Tidak hanya bagaimana perusahaan berinteraksi dengan pelanggan eksternalnya, namun juga bagaimana perusahaan menjalankan proses-proses bisnisnya. Proses bisnis suatu perusahaan dapat memengaruhi besarnya pangsa pasar suatu perusahaan secara signifikan. Terlebih lagi, proses bisnis yang baik dapat
2
menghemat biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan secara signifikan (Harrington: 1991, p. 1-3).
Berdasarkan wawancara pada tanggal 4 Agustus 2010 (studi pendahuluan untuk mendukung proposal penelitian) kepada divisi Marketing Telkomsel Regional Jawa Barat diketahui keadaan existing proses bisnis di perusahaan.
Ternyata proses bisnis yang ada saat ini untuk advertising yang dilakukan oleh Divisi Marketing mulai dari tender vendor hingga tagihannya dapat dibayarkan cukup rumit. Rumitnya proses bisnis existing dipengaruhi oleh banyaknya personil yang terlibat antar divisi, tidak adanya standar kerja yang jelas, dan juga panjangnya birokrasi dalam menyelesaikan kegiatan advertising. Hal-hal ini menyebabkan lamanya penyelesaian advertising
yang dilakukan oleh Divisi Marketing perusahaan, terutama pembayaran tagihan kegiatan tersebut karena banyaknya interaksi dengan divisi lain dalam penyelesaiannya. Pada kasus-kasus tertentu yang telah terjadi, beberapa tagihan memerlukan waktu hingga 1 tahun hingga akhirnya dibayarkan oleh perusahaan. Hal ini dirasa terlalu lama oleh vendor yang telah melakukan kegiatan advertising hingga pihak vendor tersebut sendiri yang mengeluhkan lamanya pemrosesan ini ke perusahaan. Persentase keluhan vendor kepada perusahaan yang terjadi dapat dilihat secara rinci pada Tabel I.1.
Tabel I.1 Persentase Keluhan Vendor Advertising dan Klasifikasinya (Sumber: Marketing Telkomsel, 2010)
Advertising yang mengalami keluhan terbanyak adalah kegiatan dengan tagihan yang berkisar antara Rp 200,000,000.00 hingga Rp 500,000,000.00, yaitu tiga kali (60%) selama tujuh bulan pertama tahun 2010. Rincian untuk ketiga kasus tersebut dapat dilihat pada Tabel I.2. Lamanya waktu siklus
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul
< Rp 5,000,000.00 - - - - 1 - - 1 42 2%
Rp 5,000,000.00 - Rp 20,000,000.00 - 1 - - - - - 1 23 4%
Rp 20,000,000.00 - Rp 200,000,000.0 - - 1 - - 1 - 2 8 25%
Rp 200,000,000.00 - Rp 500,000,000 1 - - - 1 - 1 3 5 60%
> Rp 500,000,000.00 - - - - - 1 - 1 2 50%
Jumlah Keluhan Vendor Tahun 2010 Klasifikasi Aktivitas Advertising
Divisi Marketing
Total Keluhan
Total Advertising
% Keluhan
3
kegiatan ini yang menyebabkan munculnya keluhan-keluhan dari vendor yang bersangkutan. Keluhan-keluhan seperti ini dari vendor dapat mengakibatkan efek-efek negatif untuk perusahaan, maka daripada itu perusahaan perlu mengatasinya dengan tanggap. Padahal Telkomsel sudah memiliki standar waktu yang ditentukan, yaitu 5.9 minggu untuk advertising, hanya saja standar ini belum dapat diterapkan dengan baik.
Pada kenyataannya, rata-rata waktu siklus untuk kelima kasus yang terjadi selama Januari hingga Juli 2010 adalah 26 minggu. Keseluruhan kasus yang terjadi melampaui batas 5.9 minggu yang ditetapkan oleh perusahaan, dan tiga diantaranya dikeluhkan secara langsung oleh vendor karena dirasa terlalu lama.
Tabel I.2 Rincian Advertising Berkeluhan (Sumber: Marketing Telkomsel, 2010)
Permasalahan dari proses bisnis ini yang menyebabkan lamanya waktu pemrosesan aktual secara umum adalah rumitnya birokrasi di dalam perusahaan. Untuk menyederhanakan proses bisnis di dalam perusahaan tanpa mengurangi tingkat keamanannya, akan digunakan metode Business Process Improvement (BPI) yang telah sebelumnya dikembangkan oleh Harrington.
Agar waktu siklus aktual dapat mendekati standar yang telah ditetapkan, penting untuk memahami dan memetakan proses bisnis existing yang terjadi di dalam perusahaan. Dari proses existing dapat diketahui aktivitas mana saja yang dapat disederhanakan. Selain menyederhanakan proses bisnis, dalam penelitian ini juga akan disusun langkah-langkah operasional yang perlu diterapkan oleh perusahaan dalam bentuk Standard Operational Procedure (SOP). Setelah jelas alur kerja dalam proses bisnis pembayaran
Kasus Waktu Kejadian Lama Waktu Siklus (minggu) Pemasangan iklan di HU Pikiran Rakyat Januari 2010 47
Pemasangan iklan on air di Radio Ardan Mei 2010 33 Pengadaan event off air di Radio Ardan Juli 2010 28
4
tagihan usulan, akan dilakukan validasi untuk mengukur seberapa signifikan pengurangan waktu yang dapat dilakukan. Dengan penyederhanaan proses bisnis ini diharapkan waktu proses yang diperlukan untuk membayarkan tagihan-tagihan Divisi Marketing dapat menjadi lebih efisien. Dari uraian di atas menjadi latar belakang perlunya penelitian untuk mengkaji proses bisnis advertising Telkomsel menggunakan Business Process Improvement.
I.2. PERUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang permasalahan, didapatkan perumusan masalah pada penelitian ini adalah
1. Bagaimana cara mengefisiensikan waktu siklus advertising?
2. Bagaimana rancangan proses bisnis usulan advertising di Divisi Marketing?
3. Bagaimana SOP yang digunakan untuk menstandardisasi dan mengefisiensi proses bisnis advertising?
I.3. TUJUAN
Adapun tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah 1. Mengefisiensikan waktu siklus advertising.
2. Merancang proses bisnis advertising Divisi Marketing yang terstandardisasi.
3. Merancang SOP proses bisnis advertising usulan.
I.4. MANFAAT
Adapun manfaat dari penelitian tugas akhir ini adalah
1. Mengurangi waktu proses bisnis pembayaran tagihan Telkomsel.
2. Dapat digunakan untuk mendukung perbaikan proses bisnis menggunakan Business Process Improvement.
3. Mengusulkan SOP yang dapat digunakan oleh pelaku advertising.
5
4. Memberikan masukan-masukan bagi perusahaan, terutama mengenai perbaikan proses bisnis dan dampak-dampak yang dapat diberikan oleh perbaikan proses bisnis.
5. Memberikan rekomendasi mengenai spesifikasi yang dapat mengurangi waktu pemrosesan tagihan yang masuk ke dalam perusahaan.
I.5. BATASAN MASALAH
Adapun batasan masalah dari penelitian tugas akhir ini agar pembahasan mengenai hasil penelitian dapat lebih terarah adalah
1. Kegiatan yang diamati adalah advertising yang memiliki nilai Rp 200,000,000.00 hingga Rp 500,000,000.00.
2. Penelitian ini membahas usulan proses bisnis advertising, sedangkan implementasi dari proses bisnis ini terlepas dari penelitian.
I.6. SISTEMATIKA PENELITIAN
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab 1 Pendahuluan
Pada bab ini akan diuraikan latar belakang dari masalah yang diangkat serta perumusan masalah dari latar belakang tersebut.
Kemudian agar penelitian ini menjadi terarah dan spesifik, terdapat batasan-batasan yang diterapkan dalam pembahasannya. Batasan- batasan masalah tersebut akan dijelaskan pada bagian ini. Selain latar belakang, perumusan masalah dan batasan-batasannya, pada bab ini juga akan dibahas mengenai tujuan, manfaat, serta kontribusi dari penelitian ini.
Bab II Landasan Teori
Untuk memperbaiki proses bisnis, beberapa peneliti telah mengembangkan berbagai metode. Bab ini akan memaparkan berbagai landasan teori yang mendukung pelaksanaan Tugas Akhir
6
ini, yaitu Business Process Improvement (BPI). Landasan teori ini akan memberikan pemahaman yang lebih detil mengenai topik-topik tersebut sehingga akan memudahkan proses analisis pada bab selanjutnya.
Bab III Metodologi Penelitian
Pada bab ini akan dijabarkan struktur masalah penelitian menggunakan suatu model konseptual dan langkah-langkah yang akan dilalui untuk memecahkan masalah tersebut. Hal ini penting untuk memperjelas sistematika penelitian ini ke depannya.
Termasuk di dalamnya adalah langkah-langkah penyederhanaan proses bisnis menggunakan metode BPI dan cakupan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini.
Bab IV Pengumpulan Data
Pada bab ini data yang digunakan selama penelitian seperti proses bisnis existing, kapasitas perusahaan, serta permintaan pelanggan akan dijabarkan secara rinci untuk kemudian dianalisis lebih lanjut pada pengolahan data di bab berikutnya.
Bab V Analisis dan Usulan
Data yang telah dikumpulkan dan diolah pada Bab IV akan dianalisis pada bab ini. Usulan perbaikan yang berupa streamlining proses bisnis, dan SOP (Standard Operational Procedure) di antara seluruh entitas akan dijabarkan secara rinci pada bab ini.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Penelitian ini akan disimpulkan pada bab ini. Sasaran dan tujuan penelitian akan kembali disorot untuk melihat hasil dari penelitian yang telah dilakukan. Saran dan masukan untuk penelitian- penelitian ke depannya juga dicantumkan pada bab ini.
