MANAJEMEN DATA PADA EXCEL

(1)

(2)

SUBJECT

• SORT • FILTER • FORM

• _{VALIDATION DATA} • _SUBTOTALS

• _{PIVOT TABLE} • _{PIVOT CHART}

(3)

INTRODUCTION

• _{EXCEL dapat menangani tabel yang kompleks,}

diantaranya fasilitas entri data mengurutkan data, validasi data, analisa data untuk menghitung nilai tertentu dan analisa data untuk menarik kesimpulan dari suatu tabel data.

(4)

INTRODUCTION

• _{Pastikan bahwa} _data _{yang berada} _{dalam satu}

kolom harus sejenis

• _{Kolom yang ebrisi data sejenis tersebut dinamakan}

field

• _{Setiap isi dari setiap feld dinamakan}_record

• _{Judul tabel data tidak boleh berdampingan dengan}

(5)

INTRODUCTION

• _{Pengguna tidak perlu menyorot seluruh range jika}

(6)

INTRODUCTION

(7)

SORT

• _Sort_adalah _{perintah untuk mengurutkan data}

berdasarkan kondisi tertentu.

(8)

SORT

• _{Pastikan penunjuk cell berada di dalam range data}

(9)

EXPLANATION OF SORT

• _{Keterangan korak dialog Sort :}

• Add level : Menambah level pengurutan untuk mebgurutkan data secara bertingkat.

• Delete Level : Menghapus level pengurutan

• _{Copy Level : Mengocpy jenis urutan} • _{Option : Memlih arah pengurutan}

(10)

EXPLANATION OF SORT

• _{My Data Has Headers}_{: Jika pengguna menceklis bagian}

ini, nama field akan ditampilkan pada list Sort by, Jika pengguna mengilangkan ceklistnya, nama kolom yang akan ditampilkan pada list Sort by.

• _{Sort by} _{: Berisikan daftar nama feld atau nama kolom}

(11)

SORT

• _{Sebagai contoh}_:

• _{Untuk mengurutkan Tanggal lahir dari waktu terlampau}

(12)

SORT

• _{Perhatikan bahwa tampilan data berubah sesuai dengan}

(13)

SORT

(14)

SORT

• _{Sebagai Contoh pengurutan bertingkat, pengguna dapat}

mencoba mengurutkan data berdasarkan Nama dan Tanggal lahir.

• Pilih feld Nama, pada list Sort by, pastikan pada list Order

adalah A to Z.

• _Klik _{Add Level}_{, lalu pilih} _{Tanggal Lahir} _{pada list} _{Then by}

dan pastikan pada list Order adalah Oldest to Newest.

(15)

SORT

(16)

SORT

(17)

FILTER

• _Filter_adalah_{perintah untuk menyaring data dengan}

kriteria tertentu.

• Ada dua metode yang bisa digunakan, yaitu

(18)

AUTO FILTER

• _AutoFilter_{akan menyaring data secara otomatis.}

• _{Cara menggunakannya yaitu :}

(19)

AUTO FILTER

NIM NAMA ALAMAT JURUSAN TUNGGAKA

N

(20)

AUTO FILTER

(21)

AUTO FILTER

• _{Perhatikan pada tabel data pengguna. Muncul panah}

kecil di sebelah kanan tiap nama feld.

• Tombol panah kecil tersebut digunakan untuk menyaring data pada feld yang bersangkutan.

• _{Pilih bagian data yang ingin pengguna saring melalui}

tombol panah kecil tersebut.

(22)

AUTO FILTER

(23)

AUTO FILTER

• _{Untuk mengembalikan semua data, pilih}_{Select All}_.

• _{Untuk menonaktifkan fasilitas} _Autofilter_{pada data}

pengguna, klik toogle button Filter pada tab Data

(24)

ADVANCED FILTER

• _{Advanced Filter} _{akan menyaring data berdasarkan}

kriteria tertentu.

• Pengguna dapat menyaring data dengan lebih akurat dengan menggunakan perintah ini.

(25)

ADVANCED FILTER

• _{Ketikkan terlebih dahulu sehingga akan terdapat}

data, seperti di bawah ini.

NIM NAMA ALAMAT JURUSAN TUNGGAKA

N

211116 Anton Sutedja Lembang

332 Bisnis Rp 300.000 211115 Meri Lasmini Cemara 01 Bisnis Rp 350.000 211112 Rafael Khurdi Cihampelas

(26)

ADVANCED FILTER

• _{Setelah data tersebut sudah dibuat, lalu pilih sheet}

Advanced Filter.

(27)

ADVANCED FILTER

(28)

ADVANCED FILTER

• _{Isikan kriteria penyaringan pada tabel tersebut. Sebagai}

contoh, jika Pengguna ingin melihat semua mahasiswa jurusan Akuntansi, maka ketikkan Akuntansi pada sel E23, yaitu dibawah feld JURUSAN

• Pada tab Data kategori Sort & Filter, klik Advanced

(29)

ADVANCED FILTER

• _{Isikan kriteria penyaringan pada tabel tersebut. Sebagai}

contoh, jika Pengguna ingin melihat semua mahasiswa jurusan Akuntansi, maka ketikkan Akuntansi pada sel E23, yaitu dibawah feld JURUSAN

• Pada tab Data kategori Sort & Filter, klik Advanced

(30)

ADVANCED FILTER

• _{Pada kotak dialog}_{Advanced Filter}_{ada beberapa bagian,}

yaitu :

• Pada bagian Action, aktifkan Filter the list, in-place

agar hasil penyaringan diletakan pada sheet yang sama. Pilihan Copy to another location digunakan untuk menempatkan hasil penyaringan di tempat lain.

• _{List range}_{, adalah range data asli yang akan disaring,}

umumnya sudah terisi.

• _{Criteria range}_{, isikan dengan range tabel hasil}

(31)

ADVANCED FILTER

(32)

ADVANCED FILTER

(33)

ADVANCED FILTER

• _{Untuk menonaktifkan fasilitas} _{Advanced Filter}_{, pada}

(34)

FORM

• _Form_adalah _{fasilitas untuk menyunting atau mengedit}

dengan madalahenggunakan kotak dialog khusus, yaitu dialog Form.

• Fasilitas ini sangat berguna untuk menangani proses entri data dalam suatu tabel data yang kompleks.

(35)

FORM

(36)

FORM

• Ketika muncul kotak dialog Excel Options pilih tab

Costumize.

• _Pilih_{Command Not in The Ribbon} _{pada list} _Choose

Command from, dan pilih button Form pada list

(37)

FORM

(38)

FORM

• _{Sekarang button}_Form_{telah berada di}_{Quick Access Toolbar.}

• Cara menggunakan button Form, yaitu :

• _{Pastikan penunjuk cell berada di dalam range data.}

(39)

FORM

(40)

FORM

• _{Perhatikan bahwa pada kotak dialog ini pengguna dapat merubah}

setiap Record data dengan mudah.

• New – untuk membuat Record baru • Delete – untuk menghapus Record

• Restore – untuk membatalkan perubahan Record • _{Find Prev – untuk melihat field sebelumnya}

• _{Find Next – untuk melihat field selanjutnya}

• _{Criteria – untuk membatasi Record dengan kriteria} tertentu

(41)

VALIDATION

• Validation adalah fasilitas untuk mengatur keabsahan data.

• _{Fasilitas ini sangat berguna dalam menangani suatu tabel}

data yang memiliki Record tetap atau berdasarkan kriteria tertentu.

(42)

VALIDATION

• Pada file yang sudah sebelumnya dibuat pada slide 19 dan 25, lalu pilih sheet Validation.

• _Tentukan _{range data} _{yang akan diberi validasi, sebagai} contoh :

• Field NAMA, hanya boleh diisi dengan teks maksimal 25 karakter.

• _Field _{JURUSAN, hanya boleh diisi dengan} _Informatika, Bisnis dan Akuntansi.

(43)

VALIDATION

• Untuk mengatur validasi feld NAMA, sorot range di bawah feld NAMA, yaitu C5:C20.

• _{Pada tab} _Data _kategori _{Data Tools,} _pilih _Data

(44)

VALIDATION

• Ketika kotak dialog Validation tampil, pada tab Settings, bagian Validation Criteria, lakukan pengaturan sebagai berikut :

• _Allow_{: Text Length}

• Data : Less than or equal to

(45)

(46)

VALIDATION

• Tab Input Message

digunakan untuk menampilkan informasi singkat atau panduan untuk mengisi Record

(47)

VALIDATION

• Tab Error Alert

(48)

VALIDATION

• Tekan OK jika telah selesai

• _{Hasilnya akhirnya tampak seperti berikut ini.}

(49)

(50)

VALIDATION

(51)

VALIDATION

• Untuk mengatur validasi JURUSAN, buat terlebih dahulu

tabel Jurusan pada sel C22:C25 lalu isikan dengan

Informatika, Bisnis serta Akuntansi.

(52)

VALIDATION

• Sorot range dibawah feld JURUSAN, yaitu E5:E20

• _{Pilih tab}_Data_kategori_{Data Tools}_pilih_{Data Validation}

hingga kotak dialog Data Validation tampil.

• _{Pada tab} _Settings_{, bagian Validation Criteria, lakukan}

pengaturan sebagai berikut :

• _Allow_{: List}

(53)

(54)

VALIDATION

• Tekan tombol OK, jika telah selesai.

• _{Perhatikan hasilnya. Pada Field} _JURUSAN_pengguna

(55)

VALIDATION

• Untuk mengatur validasi feld BEASISWA, sorot range di bawah feld BEASISWA yaitu cell F5:F20.

• Pada tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation, hingga kotak dialog Data Validation tampil.

• Pada tab Settings, bagian Validation Criteria, lakukan pengaturan sebagai berikut :

• _{Allow : Date}

• Data : Between

• Minimum : 1/1/2014

(56)

VALIDATION

(57)

SUBTOTALS

• Perintah Subtotals digunakan untuk menghitung nilai

subtotal dan grand total (total keseluruhan) data dengan kriteria tertentu.

(58)

SUBTOTALS TUNGGAL

• Subtotal Tunggal digunakan untuk menghitung nilai subtotal dan grand total berdasarkan satu kriteria saja.

(59)

SUBTOTALS TUNGGAL

(60)

(61)

SUBTOTALS TUNGGAL

• Pada sheet tersebut terdapat tabel data penjualan laptop selama 1 tahun.

• _{Misalkan Anda, akan menghitung} _{nilai subtota}_l

(62)

SUBTOTALS TUNGGAL

• Pada tab Data kategori Outline pilih Subtotals

• _{Kotak dialog} _Subtotals _{akan ditampilkan}_. _Ada

(63)

SUBTOTALS TUNGGAL

• At each change in – untuk memilih nama feld yang dijadikan kriteria perhitungan

• _{Use function} _{– Untuk memilih fungsi yang digunakan}

dalam perhitungan subtotal

• _{Add Subtotal to}_{– Untuk memilih nama feld data yang}

(64)

SUBTOTALS TUNGGAL

• Replace current subtotals – Untuk mengganti hasil perhitungan dengan subtotal yang baru

• Page break between groups – untuk menempatkan setiap kelompok data subtotal pada halaman terpisah saat dicetak dengan printer

• Summary below data – untuk menampilkan hasil perhitungan subtotal di bawah tabel data

(65)

(66)

SUBTOTALS TUNGGAL

• As Example, Anda bisa atur bagian-bagian dalam kotak dialog tersebut sebagai berikut :

• At each change in : Merk Barang

• _{Use Function :}_Sum

• Add subtotal to : Total

• _{Replace current subtotals :}_aktif

• _{Page break between groups :}_aktif • _{Summary below data :}_aktif

(67)

(68)

SUBTOTALS TUNGGAL

• _{Disisi kiri worksheet muncul}_{Outline Bar y}_{ang berfungsi}

untuk mengatur tampilan data.

• _{Anda dapat mengubahnya dengan menggunakan} tombol + (plus) dan – (minus), atau gunakan tombol 1, 2, dan 3:

• _{Tombol 1 –}_{untuk menampilkan nilai}_{Grand Total}_saja

• _{Tombol 2 –} _{untuk menampilkan nilai} _SubTotal _dan_Grand Total

(69)

(70)

SUBTOTALS BERTINGKAT

• Subtotal Bertingkat digunakan untuk menghitung nilai Subtotal dan Grand Total berdasarkan beberapa kriteria sekaligus.

(71)

SUBTOTALS BERTINGKAT

• Pada Sheet yang sama, hapus subtotal yang telah dibuat sebelumnya dengan menggunakan tombol

Remove All pada kotak dialog Subtotals

• Misalkan Anda akan menghitung nilai Subtotal dan

grand total berdasarkan Merk Barang dan Kota,

maka urutkan data berdasarkan field Merk Barang

kemudian Kota dengan menggunakan perintah Sort

(72)

SUBTOTALS BERTINGKAT

• _{Pada tab}_Data_kategori_{Outline > Subtotals}_{hingga kotak dialog} Subtotals ditampilkan

• _{Lakukan pengaturan dalam kotak dialog tersebut sebagai berikut :} • At each change in : Merk Barang

• _{Use Function :}_Sum • _{Add subtotal to :}_Total

• Replace current subtotals : aktif

• Page break between groups : aktif

(73)

(74)

SUBTOTALS BERTINGKAT

• Tampilkan kembali kotak dialog Subtotals lalu atur pengaturannya sebagai berikut :

• At each change in : Kota

• _{Use Function :}_Sum

• Add subtotal to : Total

• _{Replace current subtotals :}_{Non Aktif} • _{Page break between groups :}_aktif • _{Summary below data :}_{Non Aktif}

(75)

(76)

PIVOT TABLE

• Pivot Table digunakan untuk membuat kesimpulan dari berbagai sudut pandang suatu tabel dalam Excel.

• Fasilitas ini digunakan terutama pada analisa data yang kompleks.

(77)

PIVOT TABLE

(78)

PIVOT TABLE

• Klik pada salah satu cell di dalam tabel

(79)

(80)

PIVOT TABLE

• Pada bagian Choose the data that you want to analyze ada 2 pilihan, yaitu :

• _{Select a table or range :}_{umumnya sudah terisi karena}

sebelumnya telah menempatkan penunjuk cell pada salah satu cell di dalam tabel

• _{Use an external data source :} _{data yang akan di}

(81)

PIVOT TABLE

• Pada bagian Choose where you want the PivotTable report to be placed, ada 2 pilihan, yaitu :

• _{New Worksheet}_{: untuk menempatkan report PivotTable}

pada sheet baru

• _{Existing Worksheet} _{: untuk menempatkan report}

(82)

PIVOT TABLE

• Biarkan kotak dialog seperti pada saat muncul lalu klik

OK

• _{Perhatikan pada Workbook Anda, secara otomatis Excel}

akan menyisipkan sheet baru yang berisikan beberapa elemen, yaitu :

• _{Layout PivotTable}_{– Bidang utama Pivot Table}

• _{Kotak dialog PivotTable Field List} _{– Berisikan}

(83)

(84)

PIVOT TABLE

• Layout PivotTable yang masih kosong dapat Anda isi dengan cara drag & drop feld-feld yang tersedia dalam

PivotTable Field List ke Area Section yang diinginkan, yaitu :

• _{Report Filter} _{– digunakan menyaring seluruh laporan}

(85)

PIVOT TABLE

• Column Labels – digunakan untuk menampilkan kolom seperti kolom di bagian atas laporan

• _{Row Labels} _{– digunakan untuk menampilkan kolom}

seperti baris pada sisi laporan

• _Value_{– digunakan untuk menampilkan akumulasi data}

(86)

PIVOT TABLE

• As Example :

• Drag feld Jenis Barang ke bagian Report Filter

• Drag feld Bulan ke bagian Column Labels

• _{Drag feld}_{Nama Barang}_{ke bagian}_{Row Labels}

(87)

(88)

PIVOT TABLE

• Sampai dengan pengajaran tahap ini, Anda telah dapat membuat kesimpulan dari suatu tabel data pada Excel

dengan menggunakan fasilitas PivotTable

(89)

PIVOT TABLE

• Sampai dengan pengajaran tahap ini, Anda telah dapat membuat kesimpulan dari suatu tabel data pada Excel

dengan menggunakan fasilitas PivotTable

(90)

(91)

PIVOT CHART

•

Pivot Chart

digunakan untuk membuat

kesimpulan berbentuk grafk pada suatu tabel

dalam Excel

•

Fasilitas ini

digunakan terutama pada analisa

(92)

PIVOT CHART

• PivotCharts berhubungan erat dengan PivotTable

karena PivotChart mengambil data dari PivotTable

yang telah dibuat sebelumnya

• Sehingga, setelah Anda selesai membuat

PivotTable tadi, Anda dapat langsung membuat

PivotChart

(93)

PIVOT CHART

• Pada PivotTable Tools tab Options kategori Tools

(94)

PIVOT CHART

(95)

PIVOT CHART

(96)

CONDITIONAL FORMATING

• INTRODUCTION

Lets Imagine you have a spreadsheet with thousands of rows of data. It would be extremely difcult to see

patterns and trends just from examining the raw data. Excel gives us several tools that will make this task

easier. One of these tools is called Conditional

Formatting. With Conditional Formatting, you can apply formatting to one or more cells based on the value of

the cell. You can highlight interesting or unusual cell values, and visualize the data using formatting such as

data bars.

Lets Imagine you have a spreadsheet with thousands of rows of data. It would be extremely difcult to see

patterns and trends just from examining the raw data. Excel gives us several tools that will make this task

easier. One of these tools is called Conditional

Formatting. With Conditional Formatting, you can apply formatting to one or more cells based on the value of

the cell. You can highlight interesting or unusual cell values, and visualize the data using formatting such as

(97)

CONDITIONAL FORMATING

• _{Highlight Cell Rules}

• This rule highlight specific cells based on your option choice.

• For example, you can choose for Excel to highlight cells that are greater than, less than, or equal to number, and between two numbers.

• _{Also, you can choose for Excel to highlight cells}

that contain specific text, including a specific date

(98)

CONDITIONAL FORMATING

• Langkah awal untuk mencoba menggunakan Highlight Cells Rules adalah buat data terlebih dahulu, seperti berikut ini :

(99)

(100)

• Pilih tab Home, lalu pada group styles pilih Conditional

Formatting

(101)

CONDITIONAL FORMATING

• Isi kan nilai 300 di field Format Cells that are Greater Than dan,

• Pada field sebelahnya pilih Light Red Fill with Dark Red Text

(102)

(103)

• Top/Bottom Rules

• This conditional formatting option highlights cell values that meet specific criteria, such as top or bottom 10 percent, above average, and below average.

• _{If you choose this option, a dialog box will appear,}

(104)

CONDITIONAL FORMATING

• Caranya : dengan menggunakan sheet yang sebelumnya, pada tab Home pilih group Style

• _{Kemudian pilih} _{Conditional Formatting}_{, lalu klik}

Top or Bottom Rules

• _{Sebagai contoh} _{pilih Below Average.} _{Ini untuk}

(105)

CONDITIONAL FORMATING

• Ini adalah jendela Below Average

• _{Pada field for the selected range with, pilih}_Yellow

Fill with Dark Yellow Text

(106)

CONDITIONAL FORMATING

(107)

• Data bars

• This is an interesting option that formats the selected cells with colored bars

• _{The length of the data bar represents the value in}

the cell

(108)

CONDITIONAL FORMATING

• Caranya sebagai berikut :

• _{Dengan menggunakan data yang sebelumnya,}

tambahkan data tersebut berikut ini :

Salesperson Region Account Order Amount

Haveria, Luiz South 54393 2600

Doe, Jane East 65532 350

Haveria, Luiz South 55667 155

(109)

CONDITIONAL FORMATING

(110)

Langkahnya adalah :

• Blok cell yang dijadikan untuk dimunculkan data bars-nya,

• _{Kemudian pada tab Homepilih group Styles, lalu}

pilih Conditional Formatting pilih Data bars

(111)

CONDITIONAL FORMATING

(112)

(113)

• Color Scales

• This option applies a two- or three-color gradient to the cells

• _{Diferent shades and colors represent specific}

(114)

• Caranya :

• Blok cell yang dijadikan untuk dimunculkan data bars-nya,

• _{Kemudian pada tab Homepilih group Styles, lalu}

pilih Conditional Formatting pilih Color Scales

(115)

CONDITIONAL FORMATING

(116)

(117)

• To Manage Conditional Formatting Rules

• _{Click the Conditional Formatting Command}

(118)

• To Remove Conditional Formatting Rules

• Click the Conditional Formatting Command

• _{Select Clear Rules. A cascading menu appears.}

(119)

EXERCISE

(120)

EXERCISE

• Hitunglah rata rata dari setiap Mahasiswa tersebut!

• Syarat :

a. Jika rata-rata 0 – 50 : maka warna merah

b. Jika rata-rata 51 - 60 : maka warna biru langit

c. Jika rata-rata 61 – 70 : maka warna hijau

d. Jika rata-rata 71 – 80 : maka warna kuning

(121)

EXERCISE

(122)

END OF FILE

• THANK YOU …

• MERCI …

(123)

SUMBER

• Bagian Pengembangan pegawai. 2011. Modul Pembelajaran Microsoft Excel 2007 Tingkat Pemula dan Menengah. Bagian Pengembangan Setditjen Perbendaharaan

• Rahayu, Raddini Gusti. 2008. Working with Microsoft Excel 2007. Microsoft User Group Indonesia

• http://www.homeandlearn.co.uk/excel2007/excel2007s6p2.html